档案管理要求范文

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第1篇

[关键词]档案管理模式；改革；时代需要

一、档案管理模式的改革，是档案发展的迫切需要，是一项崇高的事业

档案工作是一个基本的服务工作，为党和政府的中心工作服务，为经济发展服务，为广大人民群众的根本利益服务，是档案工作的可持续和谐发展的关键，是开创档案工作新局面。《中国人民共和国档案法》是社会主义档案事业发展的法律保障。《中华人民共和国档案法》规定“中央和县以上的各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收，收集，整理，辖区内的档案。

二、档案管理模式改革是众望所归

改革开放以来，随着社会文化的发展，档案事业也在不断的发展。档案工作在促进生产力的发展，参与先进文化的建设，为人解惑，对创建和谐社会做了大量工作，排忧解难，大量的纠纷和矛盾，受到人民群众的广泛欢迎，取得了举世瞩目的成就。但是，目前的档案管理模式已经不能跟上社会发展的需求，缺陷越来越突出，已成为档案工作发展的障碍。主要在以下几个方面：一是小而全的管理模式，严重浪费。大多数申请单位规模比较小，文件，档案的形成量少，但麻雀虽小，各单位必须建立档案室，所以需要至少占用1间办公室，造成设备、人员的浪费，二是工作不到位，管理水平低的。从目前的情况看，档案室工作水平取决于单位领导重视档案的意识、档案工作质量。档案工作是一门专业，但绝大多数是兼职的档案管理人员在做，档案专业知识的缺乏，工作队伍不稳定，这些因素导致档案工作水平低。现代管理是档案工作发展的必然趋势，但目前情况对现代化管理有很大的阻力。因此，基本的业务培训和业务指导挤占了档案管理大多数时间，所以他们不能开展工作，提高工作水平。一部分没有价值的档案被划定为入馆的范围，因此，在接收档案时档案馆工作压力非常大。三是现代化管理进程缓慢。档案现代化管理应具备的“身份”和“互换性”，只有水平的基本统一，实现资源共享。分散管理，单位管理水平参差不齐，实现资源共享是非常困难的，需要一个很长的时间。四是文件、档案社会化困难。随着社会的进步，人民群众日益增长的档案意识，自我保护意识不断加强，这将促进档案的利用率，不断增加的需求。档案管理难以达到科学管理的要求。因此，不能满足高质量的快速的服务。档案管理模式改革，它不仅可以减少文件多向输入，能满足使用方便；可以节省人力、物力和财力，而且还可以减少档案工作的压力；可以实现科学鉴定，档案文件的合理分布，并能保证档案质量管理活动，根据实际法律科学跟踪管理。档案管理模式的高效，紧凑的改革，节约原则。松散的“小而全”的机关档案室管理模式，快速转化了密集的、科学、社会、管理模式的规模，从而大大提高了工作质量，建立档案工作更广泛地为社会服务。档案工作的生命力是使用，所以起点和档案工作的立足点必须是档案工作利用。旧的管理模式已经不适应需要。我们应该建立一个新的模式。档案管理模式的变革，以适应在一个关键时期改革和发展的客观要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。

三、经济科技社会发展为档案模式改革创造了条件

随着经济全球化步伐的加快，科学技术日新月异的发展，社会的全面进步，创造对档案管理模式改革的条件。通过各区域网络逐步实现档案信息网络，提供技术，实现资源共享的金融和其它方面支持。档案管理模式改革是一个档案部门的新任务新时代的需求。文件的收集、识别、存储、检索、数字和发挥档案管理的全过程，集约化，现代化水平大大提高，社会服务功能越来越多样化，使档案焕发出生机和活力。二是档案文件已成为全社会关注和重视。多年来，档案披着神秘外衣，普通市民可望不可及，日积月累，成为被遗忘的角落。档案管理模式改革，走到社会。在政府方面，公民了解历史的演变。三是体现以人为本的政府”的执政理念，执政为民”。这种以人为本理念的变化，重新塑造政府形象，让老百姓真正感受到政府的关怀，形成了社会与政府之间的真正互动。随着市场经济的不断完善，中国宪法监督维护公民权利、知情权和其他合法的权利和利益的精神，信息管理将成为政府部门的法律功能。在同一时间。所有的社会领域也将更加广泛的需求信息，他们希望政府规范和开放的信息集中，提供更权威的信息系统。面对这种情况，政府部门了解的信息需求，所有的有效途径，提供更集中的、标准化的、权威的、系统的和有效的信息社会。档案的主要部门作为政府对信息资源管理的客观需要，面临进一步优化馆藏结构，起到“信息中心”的优势，积极促进政府职能的转变。

四、档案管理模式的改革，必须在实践中不断完善

档案资源是档案工作的基础。对档案资源的有效整合。加强档案部门的主导作用，实现多通道，宽领域的整合资源，使档案工作更加有所作为。档案工作的性质，决定从事这一工作的要求，不仅要有过硬的专业知识，而且具有高度的责任心和事业心。因此，在实际工作中。要有一个对历史负责任的态度，履行职责，起到记录历史，传承文明的责任。

表面是国家档案资源整合，实质是档案管理制度的创新，我国档案工作，采取集中统一管理的原则。但我们也应看到，档案管理模式的改革，它是一种新的东西。在具体的工作中，不断出现的新情况、新问题，需要我们在实践中不断探索。

总之，档案管理模式改革应坚持以人为本，促进文明开放和现代化管理水平，主要的问题在为全面建设小康社会，主动为经济和社会发展提供优质的服务，赢得了档案事业的可持续发展。

参考文献：

第2篇

关键词：档案工作；措施

中图分类号： C29文献标识码：A 文章编号：

与新形势、新要求相比，档案工作还有不小的差距。一是个别单位重视程度还不够，在机构设置、人员配备、工作机制等方面不能满足档案工作实际需要；二是基础业务发展不平衡，仍有部分的单位档案工作基础较差，一些单位档案没有做到统一管理、及时归档，一些重大活动、重大项目、重要科研项目的档案管理工作没有同步开展；三是硬件设施落后面貌没有根本改观，存在较大的安全隐患。为了做到科学、全面、细致，专门成立了档案工作评价领导小组，制定了《档案工作评价办法》，找出了主要问题，提出了整改措施，达到了预期效果，为我们指明了努力方向。

一、抓安全管理，为维护档案资源尽职尽责

抓归档管理，为档案信息资源建设打牢基础，强化科研档案归档要求和措施，并对档案管理人员及资料员进行系统培训。确保了归档工作顺利开展，全面实现了纸质档案与电子档案同步归档，归档率100％，为档案管理网络化、现代化创造条件。档案资料室是公司安全消防重点单位之一，我们视安全为第一要务，始终把安全工作放在首位。

（1）坚决贯彻“防治结合，以防为主，标本兼治”的要求，坚持每日消防安全检查记录登记和每月安全工作会议制度，定期对室内所有电器开关、照明线路和防盗门窗等部位重点检查，发现问题及时整改解决。因此，从未发生任何安全消防隐患和事故，确保了库存档案的完整与安全。

（2）坚决执行档案借阅制度，严把档案资料借阅关。我们制定了严格的外协借阅资料管理办法，实行三级审批制度，领导把关，层层负责，从源头上遏制泄密事件的发生。几年来，对外借阅档案资料，从未发生丢失、破损和泄密事件，为维护公司利益，保障档案信息资源的安全做出了不懈的努力。

二、建立适应新形势要求的档案管理体制和运行机制

档案工作逐步形成了 “统一领导，分级管理，横向密切联系，纵向逐级负责”的局面。但随着公司形势的发展，特别是电子信息传播技术的广泛应用，档案管理也暴露一些问题，一是档案布局过于分散，资源利用率不高；二是管理队伍结构不合理，比较松散，个别单位档案管理组织体系还不健全；三是档案向信息和知识转化的程度比较低，档案工作还处于高成本，低效率的管理状况。搞好档案工作，体制是根本，机制是保障。在新时期，如何建立良好的档案工作管理体制，形成有效的运行机制，是档案人员要认真思考，深入研究，并着力解决的问题。对体制和机制进行调整，要注意把握以下两点：

2.1必须符合实际，以满足档案工作自身需求为出发点

（1）通过对档案资源进行整合，进一步调整档案管理布局，提高档案资源的利用效率。要对档案信息进行优化，合理配置档案资源，提高档案的信息和知识含量，为用户提供精品信息；要加强学习，努力运用先进的理论和思想开展工作，不断实现档案管理创新发展。

（2）搞好档案系统队伍建设。要逐步调整档案管理队伍结构，积极培养既懂档案管理，又掌握计算机和网络知识，同时，对公司主营业务有一定了解的复合型人才。档案工作领导要在工作、学习、生活等方面关心支持档案人员，特别是要注意在政治方面的培养。要为档案人员创造条件，帮助解决实际问题，在改善工作环境，改进管理手段，提高服务质量等方面的投入必须给予保证。

（3）采取必要措施，强化归档制度落实。一是各单位档案管理部门要做好对公司和本单位制发的公文，包括纸质和电子文件的归档保管工作。这是记录历史，对历史负责、对未来负责的一件大事。二是要切实做好对工程、经济等资料的收集、整理、保管工作；同时，做好资料的开发应用工作。

2.2必须尊重客观规律，以适应公司未来发展为落脚点

主要是强调进一步转变思想转念，完善服务机制。随着公司管理职能和业务范围拓宽，档案服务领域也将不断伸展。既要服务于科研生产一线，还要服务于矿区建设；不仅要服务于公司经济增长，还要服务于油田稳定与和谐发展。因此，档案工作要承担起相应的社会责任，体现经济效益和社会效益的双重价值，这是新时期公司档案工作必须把握的一个重要的现实和客观规律。

三、要提高认识，强化措施，扎实细致地做好档案安全保密工作

认真贯彻执行国家《档案法》和《保密法》，建立了比较完善的档案资料安全保密管理制度，形成了比较严密的组织管理体系，取得了较好的实际效果。

3.1切实加强资料的安全保密管理

（1）公司下发的一些文件资料，要加强机要文件的管理。对于保存在档案部门的机要文件，档案管理人员要格外引起重视，绝对不可随意外借，泄露机密内容。机要文件的学习、传达、阅读和销毁都有专门的规定和要求，原则上，这些文件由机要部门处置。

（2）工程资料。工程资料管理是档案部门一项非常重要的工作，各单位要高度重视，清醒认识工程资料安全保密工作的必要性。进一步强化保密措施，落实安全责任，处理好保密与利用的关系，切实体现和维护工程资料的严肃性与时效性。

3.2严格执行档案安全保管及销毁制度

对档案安全保密工作，要在思想上要警钟长鸣，在工作上要贯穿始终。要切实履行安全保管和销毁制度。

（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人为的原因：如管理不到位，保管条件不到位等，都是档案防火要求所不允许的，必须加以克服和改进。

（2）防潮、防霉变。有些资料已经保管几十年了，这些资料还要长期保管下去。所以，从事档案管理的同志们要负起这个责任，认真开展档案维护工作。

（3）防止丢失。要避免因借阅管理不善或制度不健全，造成资料丢失现象的发生。

（4）防止资料在借阅、使用、销毁过程中泄密。重点说一下资料的销毁。首先是不能随意将资料处置给废品收购人员。其次，不能采用不具备保密功能的设备销毁机密资料。要严格执行档案销毁制度，对保管到期的档案，档案工作领导小组要组织专业部门，认真进行鉴定，提出实施方案，并报公司档案馆，最后提交公司审批。

（5）各级档案部门领导和工作人员，禁止用手机或非机要电话谈论资料内容。

四、档案管理成效

着力健全档案组织体系，大力推进信息化建设，不断提升基础业务水平，持续推进档案信息资源开发利用，开创了工作新局面。

（1）思想认识实现新提升。主要领导更加重视档案工作，普遍认识到档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用，把档案工作纳入部门绩效考核体系，充分调动积极性。对项目文件与档案实行专业化管理。

（2）组织体系建设取得新进展。按照《档案法》和《档案工作规定》要求，设立了相应档案机构，配备档案人员，形成了统一领导、分级管理的组织体系。

（3）基础业务发展见到新成效。制定了《公司档案管理手册》，宏观上提升了档案工作制度化、规范化和科学化水平。实施归档范围确认制与备案审批制，为收集齐全档案提供了实践经验。

（4）馆库设施建设实现新突破。广泛开展标准化库房创建工作，建立健全档案安全管理制度，改进硬件设施，改善了档案保存条件和安全水平。

（5）档案开发利用实现新进步。把服务科学发展作为档案工作的出发点和落脚点，为公司生产经营和业务发展提供了有力的信息支持。

五、结束语

目前公司正处于深化改革，谋求更大发展的关键时期，档案工作理应承担起相应的责任，档案人员肩负重要的历史使命。在信息化知识经济背景下，档案的信息和知识属性将更加突出，档案服务于企业发展的作用也将更加显著。未来档案工作发展，有赖各级领导的理解与支持，有赖广大档案员工的辛勤和奉献。只要我们齐心协力，真抓实干，就一定能够实现公司档案工作整体、协调、健康发展的目标。

第3篇

随着社会的发展和进步，电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理，成为档案管理领域的发展趋势。但我国档案管理机构和组织在实施电子档案管理过程中，经常会遇到这样那样的问题。本文首先对电子档案管理的基本要求展开分析，并总结了电子档案管理存在的几点问题，最后有针对性的提出电子档案管理的完善策略，为电子档案管理的进一步完善提供资料参考。

关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

参考文献

第4篇

1.1人事档案的内容与特点

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。对于事业单位来说，人事档案相当重要。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门[1]。

1.2人事档案管理与人力资源的关系

人事档案管理是人力资源管理在新时代的新要求，也是人力资源管理的组成部分，企业是人事档案记录了员工的各种档案与信息。这是人力资源管理的必然要求。只有充分利用这些信息，在进入人力资源工作的时候我们才能选拔出最优秀的人才，最适合的人选。同时，这些人事档案的收集和集中，也体现了我国对人才和人力资源工作的重视，同时使部门和企业更好更快地发展[2]。

1.3人事档案管理的发展现状与提升意见

我国人事档案管理的做的技术化水平还是偏低，没有一套系统的人事档案管理办法，而且存在弄虚作假，使用不当等现象，对此我们应该加强人事档案管理的技术水平，提升保密工作，提升档案的标准化和系统化升级，运用数字化的专业技术，提升人力资源档案的管理水平。对此我们给出以下几点建议，首先，企业和部门应该对人才进行深入的了解，对人才的生活档案和技术档案进行一步步的记录，树立良好的人事档案管理理念。其次，明确制度，加强技术支持和投入，使人事档案管理更加制度化，科技化。最后我们要积极学习国内外的先进理念，融为己用，使得自身人事档案管理水平得到进步，为人才选拔打下良好基础。

2.国内外人力资源档案管理给我们的启示

2.1国外人力资源档案管理方法

在美国，人力资源管理一般分成两类，一类是是公立的人力资源档案管理，一类是私立的人力资源档案管理。他们分管着不同的部门，公立人力资源管理主要的管理范围是政府的公职人员、公务员等国家部门的职员，而私立的人力资源档案管理主要分管银行、公司等私人企业的人力资源档案。在公立的人力资源档案管理方面，美国有着自己独特的途径。凡是在政府内的公职人员，都会经过考核，任命，培训，退休等步骤。而在美国的各个州也有他们自己不同的管理方案，这些方案都会汇总到一个叫人力资源档案管理办公室的地方，对人才进行集中的选拔[3]。

而私人人力资源档案管理工作则更加的复杂，私人的人力资源管理模式是企业化，私人化的。在这里，它包括了一个员工从入职到离职甚至是死亡的一切过程，这些档案中还包括员工的社保账号，身份账号还有银行的信用情况，这些档案与资料可以帮助经理对员工进行深入的了解与考察，而且档案本身不会接触到他的所有者，保证了档案的公平公正。

在法国，这种情况又有所不同，法国的公务员制度是从上到下分级的档案记录制度，没有公共和私人之分，这套人力资源管理档案系统记录了公务员甚至是员工从生到死的一切档案信息，这种集中管理模式也值得我们国家借鉴。

2.2国内人力资源档案管理的特点

我国人事档案的存储由几方面组成，如任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌[4]。

第5篇

一、增强档案管理工作人员的责任意识

档案工作是一项枯燥而又有历史性意义的工作，作为档案工作者必须深刻地意识到自己工作责任的重大，时时绷紧保持档案真实性的高压弦，维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不能主观臆断地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护档案的真实面貌，当好档案卫士。

二、增强档案管理工作人员的学习意识

档案管理是一门综合性较强的工作，因此档案工作人员应不断地学习掌握文史知识、相关学科知识和现代管理知识。一是在档案工作的各个环节，如编目、着录、标引等，只有通晓历史，才能更好地了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理档案信息。二是随着档案管理现代化，档案工作者应加强软件操作、维护技能、档案管理信息系统、电子文件的发展等知识的培训。这些都有利于档案工作者正确应用现代技术，提高办公速度，适应档案工作发展的需要。

三、增强档案管理工作人员的服务意识

档案管理工作的重要性不论在以往、当今都已充分体现，特别是永久性档案的保存，为各级政府、党政机关、企事业单位准确地反映了过去的历史，在今后的发展规划中能借鉴历史经验、趋利避害，制定更适合实际的规划。特别是档案电子化管理后，充分利用现在已有的网络技术，能不断提高档案管理信息化水平，使档案更好地服务于社会。档案管理工作不是独立的，档案信息化的实现要以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存。因此档案管理工作人员应以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。增强档案管理人员的服务意识是实现相关部门档案信息共享的必要。

四、增强档案管理工作人员的保密意识

档案管理工作的特殊性要求其工作人员必须具备较强的保密意识。档案从某种程度上属国家政府机关、企事业的工作机密，档案管理工作人员应对档案实行保密措施，不是档案管理工作人员不能随便出入档案室、随便查阅档案资料，即使因工作原因查阅也应按照档案查询、复制程序，经相关领导批准后，由档案管理工作人员为其查询、复制。增强档案管理人员的保密意识是发挥档案作用的前提。

第6篇

关键词：人事档案 信息化 用人机制 档案管理

客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，进而实现发展与创新。

一、信息时代人事档案的管理要求

信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。

此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。为此，档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。

二、信息时代人事档案的安全要求

概括地说，信息时代对人事档案的安全要求主要有下述两点：第一，档案信息之所以会面临危险，有来自客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。如，人事档案存储的外在介质在遭遇不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破坏，而遭受严重损害；又如，人事档案管理人员出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，同样容易造成人事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见，人事档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作，是维护档案安全的重要因素和环节。第二，信息化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，如果这些数据在云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么人事档案信息安全性将遭受全面丧失。

三、推动人事档案信息化进程工作构想

（一）科学设计档案信息管理系统

传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书面文字形式，信息内容较少，查询具有一定的难度，且管理也费时费力的，不符合时展的要求和人力资源部门工作的需求，为此，应该充分利用现代信息技术，设计科学化的认识档案管理系统，加强人事档案管理现代化建设，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务；同时，应在建立内部局域网平台，形成资源共享，以便于人才管理。此外，鉴于当前人事档案管理工作现代化设施不足所引发的有关信息化进程的滞后，需要积极争取更多支持和投入，依托现代化的档案管理设施，来构建积极完备的信息管理系统。具体地说，一方面需要政府加大财政上的投入与扶持，建立起统一、高效地信息检索系统，实现网络资源共享的同时，为用户提供更便捷的咨询服务；另一方面则要加强对于原始纸质文字资料的收录与编辑，将其统一纳入网络管理系统，保障信息资源安全，防止丢失和遗漏。

（二）强化档案信息技术安全定位

只有保障网络电子信息共享化和安全化的平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展，为广大民众提供更好的服务。而信息技术在为人事档案管理工作带来快捷与高效的同时，也隐藏了一定的风险，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性，这就需要强化档案管理工作中的安全意识，完善信息技术的安全定位。具体地说，首先，要注意原有纸质档案信息的保存环境，防治虫蛀或因自然环境而毁坏；其次，要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置，进行必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完整性；此外，还要定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而给档案所有人造成难以弥补的损失和危害。

（三）构建立体化的人才服务体系

信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训，应当围绕下述三方面展开：一是从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识，在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，要强化其对数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训；其次，要将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不断提升专业能力和综合素质；第三，要以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容，促进工作和服务质量的提升，培养档案管理人员树立强烈的责任感来保障档案信息安全。

（四）积极开展信息安全业务培训

在信息化、数字化接踵而至的今天，人事档案管理的工作人员更需要多角度、全方位提升其个人的综合素质，让业务能力与现代化、科技化、信息化的社会发展轨迹相吻合，使之更加符合人事档案管理工作及各项事宜发展所需。首先，要建立健全人才培训制度，以实际需求与现状为参考作出调整与修正；其次，要面向社会广泛吸纳档案管理人才，完善并落实人才引进制度，将档案管理专业，或拥有高级档案管理职称的人才纳入旗下，储备人才资源；再者，要定期备份档案信息数据至云端，及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码，避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现。而在数据的备份时，还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其他会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时可增加一定的资金和设备投入，以完善对于人事档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

四、总结与建议

人事档案记录着最真实、最全面地员工信息的材料，因此在人事档案管理工作中，必须确保档案的绝对真实与全面，并在原有基础上进行认真清查，详细准确地核对人员信息，剔除无效、虚假信息，对员工提供的虚假材料进行甄别与清除，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，强化档案信息录入，从而获得最全面的员工信息，建立人才数据库，为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。

目前，我国现行法律规定中明确指出档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门，再由法制部门呈送给国家权力机关，以此依据目前的发展现实不断完善管理规范，为此，人事档案管理在信息化进程中，还应以完善的立法体系作为保障，系统地整理所面临的共性问题，例如网络系统共享、信息资源公开等方面内容，报送给有关部门报备，使之将其制度化、规范化，再通过构建有效的法律制度和规划来进一步保障人事档案更趋向于规范化管理。

参考文献：

[1] 郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015（23）.

[2] 汤娇美.关于人事档案管理的几点思考[J].办公室业务，2015（23）.

[3] 李扬.人事档案管理问题与对策研究[J].信息化建设，2015（12）.

[4] 关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理，2016（02）

[5] 沈卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[D].上海：复旦大学，2010.

第7篇

一、档案管理工作改革的困难和重点

（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。

（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。

二、档案管理工作的对策及思考

（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。

（二）档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。

第8篇

关键词：办公室；档案管理；工作改进；人员素质

办公室档案管理在一个单位的管理工作中有着很重要的地位，加强办公室档案管理，能够提升一个单位的管理水平，提高单位的整体办事效率。本文将在分析办公室档案管理工作的特点基础上，探讨如何改进办公室档案管理的工作以及怎样提高办公室档案管理工作人员的素质。

一、 办公室档案管理工作的特点

1、 重点在于收集和保存资料

档案能够真实地记载事件、人物和过程，档案管理能够为后人引用和借鉴。办公室档案管理的工作重点在于收集一些相关的文件和书报资料等等，然后将它们分门别类地归档，再利用信息化的手段进行保存和管理。

2、档案种类繁杂

办公室档案包括各种各样的内容，比如单位的会计档案、行政管理档案、特种载体档案和科技档案等等，还包括上级单位印发的“红头文件”、本单位的各种协议、合同和责任书等等，而且还包括各种录音、录像等电子档案，所以办公室档案的种类十分繁杂。

二、改进办公室档案管理工作的措施

办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室的各项业务的工作的开展具有直接的联系，办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：

1、建立办公室档案管理机制

首先，在办公室档案管理中，要将文件管理和档案管理结合在一起，让档案部门为了方便后期对文件的管理，参与到文件的前期管理过程中，从而减少档案部门在文件管理后期中的难度，使得文件的归梢管理、形成处理和后期的查阅和利用等工作环节都实现统一指导和管理。其次，要制定详细的档案管理程序和规定的条文，使得档案管理工作尽可能地细化。最后，要严格地执行条文的规定，禁止各种滥发文件和发放无用、无效文件的行为。

2、强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

3、提高档案管理人员素质

档案管理工作主要是由专人来负责的，所以档案管理人员素质的高低就直接影响到了档案管理工作的水平。档案管理人员首先要严格控制办公室档案材料的进出，做好专人收文、专人传阅、专人登记和传阅卡的传递等等，还要在领导的安排下，做好科室的起草、编号、附发文卡、办公室登记等工作，以及负责好日常的档案管理工作等。

三、提高办公室档案管理人员素质的对策

1、加强对档案管理人员的业务培训

由于档案管理随着时代的发展也在不断地变化，所以档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步，要做到这一点，就必须定期地加强对档案管理人员的培训。在结合实际的基础上，有针对性地邀请档案管理专家或者有丰富经验的档案管理者对档案管理人员进行培训，巩固他们的知识，并且提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动，让他们吸收先进的档案管理经验，然后深入到自己的工作中去。

2、提高档案管理人员理论与实践相结合的能力

单位要多组织办公室档案管理人员进行同行管理经验的探讨，举办各种档案研讨会和论坛讲座，让档案管理人员熟悉国内外档案管理的动态。其次，要让档案管理人员多学习网络通信技术、信息存储技术、多媒体技术和数字化技术等等现代新技术，巧用现代化的档案管理方式，提高他们的工作效率，使办公室档案的管理跟上时代的发展要求。

3、加强档案管理人员自身素质的修养

首先，档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质，不做违反国家法律的事情；其次，档案管理人员要提高自己的业务素质，巩固理论知识的学习，而且不断地掌握现代科学技术，提高自己的业务操作能力；最后，档案管理人员还要提高自身的身心素质，档案管理工作是一项比较繁杂的工作，日常工作比较琐碎，办公室档案管理人员必须适应这种繁杂的工作，能够泰然地处理这些杂物，做到不急不乱，认真细致地做好每一项工作。

总结：

档案管理工作是单位办公室的一项重要工作，档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多，所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作，使得档案的管理更加轻松和高效。此外，档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素，档案管理人员必须努力提高自身的素质，才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。

参考文献：

[1]王汝秀.高校院系办公室档案管理的规范化[J].兰台世界,2007(09).

[2]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息,2008(13).

第9篇

【关键词】信息素养；信息技术；信息意识；培训

随着信息技术的不断发展和进步，办公自动化和无纸化已成为必然趋势，档案的生成方式已转变为数字档案生成方式。这就要求档案工作人员必须具备一定的信息素养，改变传统的管理方式，适应数字化和信息化的要求，在档案管理中多运用数字化技术，档案管理人员必须提高自身的信息素养。

一、信息化对档案管理人员提出信息素养要求

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，计算机普遍应用于各行各业的管理工作中，办公自动化系统和各种管理信息系统普遍应用，在档案管理工作中产生大量的电子文件和电子数据，使档案工作收集的内容、管理和利用的方式、开发的途径等都与传统方式不同。新技术的发展要求档案工作者熟练运用现代化的技术和手段，做好库藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设，提高档案管理水平和服务水平；档案资源的收集从纸质载体档案向多种载体形式档案的收集发展，新的档案载体形式要求采用新的管理方式，电子文件的信息安全及规范化管理成为档案工作者面临的新课题。档案工作者必须适应环境变化要求，掌握先进的信息化技术，这就对信息化条件下的档案管理人员提出了提高信息素养的要求。而目前许多档案管理人员信息素养较低。主要表现在信息工具运用能力程度不高。

首先，懂计算机编程的档案管理人员较少，能开发高水平软件或者对管理系统进行二次开发，功能扩展的的就更少了，工作中以使用现成的商业应用软件为主，稍微碰到点问题就束手无策。其次，熟悉网络技术、能进行高水平网页建设，通过网络直接公布信息，开展宣传活动的不多，不能胜任档案信息披露与外部需要的接合面的要求。能担负起档案信息化建设软硬件规划， 建设档案网络，管理本部门服务器的就更少了，多数需要外聘专业的人员，增加了档案管理工作的成本。再次，许多档案工作人员在思想观念上还没有完全跟上信息时代的发展，很多档案人员仍安于做“看家守业，坐等利用”的“管理员”。这种状况势必影响档案工作的信息化建设。总而言之，信息化社会环境对档案人员提出信息素养要求，而档案工作目前却缺乏具有高信息素养的复合型人才。

二、档案管理人员应具备的信息素养

(一)应掌握一定的信息开发知识

开发信息资源是一门学问，有着完整的理论体系和方法。档案工作者应该把档案工作和信息工作结合起来，用信息学的理论和方法来开发档案信息资源，这是信息化条件下档案工作人员必须具备的信息素养。

(二)应具有系统的信息开发能力

档案人工作员信息开发就是有目的的进行信息收集、积累、文献资料二次加工、编制各种检索工具、汇编各种专题资料等过程，为单位各方面工作直接提供信息利用，最大限度发挥档案信息的作用。在市场经济体制背景下，信息对一个单位的发展至关重要，采用什么样的方式和方法，使档案信息资源发挥最大作用，需要档案人员提高信息素养，掌握信息学知识，了解信息规律, 既能汇集信息，也能深加工信息。

(三)应掌握计算机和现代通讯技术方面的知识

信息化环境最大的特点是对计算机和现代通讯技术的应用，利用计算机不仅可以随时对所有文件进行多角度的分类、检索， 也可以快速地组织出各种专题目录及索引，这使得档案管理方法和管理手段日趋数字化，因此档案工作人员必须努力学习计算机及网络技术方面的知识，提高自身素质，学习现代化管理手段，采用新型优质软件，提高档案的管理水平。在日常的档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。利用现代科技整合档案信息资源，把丰富的档案信息资源直接推到利用者面前，由利用者择舍，保持档案信息使用通道的方便流畅，更好地适应利用者需要。

(四)应具备较强的判断能力

由于数字化信息技术的发展，信息的搜集环境日益开放化，如果档案信息管理不善，很容易发生信息泄露事件。这就要求档案人员不断提高自己的政治素质，具备较强的判断能力，妥善处理好开放与保密的关系，灵活机动地提供利用信息。档案管理是每一个单位职能活动的一个组成部分，这决定了档案室主要是为本部门服务，对社会仅提供诸如学历、工资、亲属关系等项证明。而即使在单位内部，也要求档案人员能按照不同档案种类、不同档案内容、不同部门及查阅人员群体来正确区分档案的开放、保密的程度，保持适度开放，做到既有利于工作的开展又不致信息泄露。所以档案人员既要讲求原则，严格按保密制度办事，同时又要有较强的判断能力，对新用途的掌握灵活机动。严格执行借阅保密制度，准确、快速地给查档人员提供有关档案材料。

三、提高档案工作人员信息素养的对策

(一)强化档案工作人员的信息意识

过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息意识，对外防止信息被窃取，对内防止信息泄密。强化信息意识是档案管理人员提高信息素养的基础和前提。

(二)加强档案工作人员的信息技术培训

信息化的档案管理方式要求档案工作人员必须具备信息化处理技术，对计算机、网络、软硬件开发与维护等相关技术都要有一定的掌握，才能适应信息化对档案工作人员的素养要求。这就必须加强对档案工作人员的信息技术培训，建立健全在岗档案人员信息技术培训制度，经常性的对档案人员进行信息技术培训，并使这种培训经常化、制度化。要鼓励档案人员到高等院校在职进修信息技术。可以开展针对性、应用性项目培训，通过报告、讲座、结合参观访问、实习交流等多样化方式加强对计算机技术、信息技术方面的学习。还可以利用网络技术开展各种形式的远程培训和网上课程学习，提高档案人员的信息化素养。

(三)提高档案工作人员的综合素养

信息化条件要求档案工作人员要掌握档案管理的专业知识和具备计算机及网络知识，由档案业务人员向档案技术型人才转变，由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变，承担起档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播和利用的重要任务。这对档案工作人员的综合素养提出了极高的要求，成为档案工作发展的关健因素。档案工作者必须根据档案工作出现的新特点不断学习、更新自己的知识、提高自己的水平，以适应时展对档案工作提出的新要求。档案部门还应该引进吸收外来行业特别是计算机管理行业的高素质人才，培养档案部门中的复合型人才。档案工作人员还广泛开展学术研究和交流。使自身的综合素养不断提高。

总之，随着现代信息技术的发展，档案管理工作面临着新的技术条件，也对档案管理人员提出了新的素质要求。档案管理人员必须强化信息意识，加强信息技术学习和培训，提升自身的信息素养和综合素养，才能适应信息化对档案工作人员的要求。

参考文献：

[1]夏冰,周雪梅,周碧蓉.浅析档案管理人员的信息素养[J].铝加工,2011(1):56-57.

[2]林慕婵.信息化社会环境下档案工作者的素质要求[J].热带农业科学,2010(3):79-82.

[3]杨凤仙.论新形势下档案管理人员素质提升对策[J].中小企业管理与科技,2009(9):15.

[4]郝学清.信息化条件下档案管理的相关问题分析[J].中国对外贸易,2011(5):294.

第10篇

（水利部海委漳卫南运河临西河务局河北临西054900）

【摘要】本文从水利工程档案管理的基本要求、核心内容和管理措施三方面进行了具体的分析和阐述。

关键词 水利工程；档案管理；核心内容；管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程档案资料管理的基本要求

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。

1.1档案管理的依据和竣工验收

水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》（水办〔2008〕336号）；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223- 2008）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》（水监［2003］370号）；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类（照片或录像）的声像或电子材料分别立卷。

1.2水利工程档案的归档范围与要求

水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15～50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

1.3档案资料验收与移交

水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。

2. 水利工程档案管理的核心内容和管理措施

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。

2.1水利工程档案的核心内容。

（1）工程准备阶段资料：是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。

（2）施工资料：是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。

（3）监理资料：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。

（4）竣工验收资料：是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。

2.2工程资料的管理职责。

（1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。

（2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。

（3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。

（4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。

（5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

2.3水保档案管理的必要性和对策。

（1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系，档案资料调阅、调集或查询困难，档案信息利用率低，或大部分既有资料未归档、建档。

（2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在，档案资料分布散乱。

（3）档案管理人员匮乏。

（4）未实行专业化管理，档案资料保管或存储的软、硬件条件差，档案资料破损现象严重。

（5）法制意识不强，档案管理工作未引起各地的重视，也无专项经费投入，制约了档案管理的规范化建设。

2.4规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准，建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识，建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力，为水土保持及社会公众提供服务。

3. 总结

水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。

参考文献

［1］梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电，2008，（4）：78～79.

［2］曹良珍.论水利工程档案管理现状与对策J.浙江万里学院学报，2008，（4）：23～25.

第11篇

迄今为止的社会现实表明：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性，而原始记录性是档案的本质特征。高校档案是学校历史的真实记录，是高校教育工作的重要环节，同时也是国家档案事业的重要组成部分，在学校发展中起着重要作用。国家教委文件指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。”“必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中。”广播电视大学（以下简称“电大”）作为一种通过远程教育为手段的成人高校，其档案的管理又有着与全日制高校不尽相同方式方法，这就要求电大系统档案管理员有着特殊的素质。

电大自成立以来主要经历了三个不同的时期。在第一个五年的创立时期中，电大以开展成人学历补偿教育为主要任务，开办电大成人班，为在“”十年间失去接受高等教育机会的大批知识青年，提供了宝贵的学习机会。第二、三个五年的发展初级阶段，主要举办成人高等专科教育，发展为既举办高等专科教育，又举办广播电视中专教育，还开展以岗位培训为主的大学后继续教育、职业教育、行业培训等等。在随后的改革探索时期（第四个五年），中央电大进行了“注册视听生”教育试点。因为电大发展经历的曲折，其档案的管理有着相当的难度，亟待规范化管理。

一、目前电大系统档案管理工作中存在的主要问题

1、思想观念陈旧，管理意识淡薄，对档案管理的认识不足。当前电大系统档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足，缺乏系统的认识和理性的思考，忽视了档案信息资源的开发和利用。许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津，不能发挥其应有的作用，这就造成了资源的极大浪费。其实，成人教育作为高等教育的一种尝试，在各种教学、教研、学生活动中，形成了许多有价值的文件资料。

2、机构设置不够健全，人员专业化程度不高。大多数电大的系、部、处室没有专职档案资料管理人员，多数是教学秘书或行政秘书兼任，他们既有日常教学行政事务性工作，又要兼职收集、整理、归档、保存档案等。有的甚至是归档时才随便抓人或频繁换人，由于这些人员业务不熟悉，给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。有的虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确，导致实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被动局面，也影响了整个学校的档案管理。

3、档案信息缺少开放性，缺乏服务功能。成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高。高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利用者的强烈要求。然而一些电大由于对档案信息的开发利用价值认识不足，档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，这就失去了互相借鉴与交流的机会。缺乏对信息资源的开发和利用，不能把握信息开发和服务的实效性，这就难以形成信息资源开发和服务功能的多元化，也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动。

二、加强电大系统教育档案管理工作的基本对策。

1、提高成人教育工作者的档案意识，是做好档案管理工作的基础。为使成人高校教学档案管理主动适应新形势的发展，必须树立正确的教学档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，增强档案工作者的档案意识。其次要明确档案开发和利用工作的服务方向和服务思想，明确教学档案管理工作的内容，充分认识到搞好教学档案管理工作对提高教学质量、促进教学改革的重要地位和作用，重视教学文件资料的平时积累，杜绝敷衍了事做表面文章应付检查等错误做法。同时，教学档案资源的收集整理、建档、归档、合理开发与利用是一个滚动发展、循序渐进的过程，需要学校上至领导下至各处室、各教学点、各教职工的共同支持和配合。如果大家都有强烈的档案意识，能自觉积极、主动地将在教学及教学管理过程中形成的文件材料按时上交归档，就为管好用好教学档案打下良好的基础。

2、档案管理人员必须加强自身修养， 不断提高自身业务水平。随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下，其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整，档案管理人员要努力成为新型的复合型人才： 一方面， 熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法；另一方面， 能掌握档案网络化的新知识，熟练运用计算机技术， 并将之运用到实际的档案管理工作中去；再一方面， 不仅懂得社会科学知识， 而且懂得自然科学知识， 既具有较高的人文素养， 又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要， 也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都要朝着这一目标而努力。

【参考文献】

冯惠玲、张缉哲主编：《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2001年。

孔月吹：《成人高校档案管理存在的主要问题及对策》，《成人教育》，2002年，第189期。

第12篇

一、人事档案现状及存在的问题

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

二、人事档案管理对策及思考

1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2、强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4、积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

第13篇

高校要实现快速发展，最现实最有效最根本的途径和办法，就是千方百计培养、引进和用好人才，建设一支高素质高水平的师资队伍和干部管理队伍。为此，各高校纷纷出台政策采取措施，加紧实施“人才强校”战略，抢占制高点。作为人事管理工作的重要数据和资料——人事档案，是人才的发现、选拔和培养的重要依据，是完善人才队伍建设的有力保障。但由于种种原因，人事档案管理工作在高校人才队伍建设中的作用往往被忽略，没有得到应有的重视和加强。笔者试图探寻人事档案管理与高校实施“人才强校”战略之间的关系，以引起高校各级领导及广大教职工对人事档案管理工作的重视，促进人事档案管理的建设及“人才强校”战略的顺利实施。

1 做好高校人事档案管理工作对实施“人才强校”战略的重要意义

人事档案是人才信息的重要载体，集中反映了人才个人基本情况、经历、工作表现、工作业绩、奖惩等方面的情况，是知人善任、选贤举能的重要依据，也是针对人才个人特点进行“量体裁衣”，帮助人才在教学、科研等方面建功立业的重要工具。

1.1 做好高校人事档案工作，有利于充分发挥高校人才的巨大优势 高等学校是高级人才和专家学者集中的地方，这些人才有着不凡的奋斗经历和突出的业绩。他们的人事档案如果记载清楚、内容齐全，对于高校而言会是一笔丰厚的财富［1］。宣传部门如果依据档案素材撰写成宣传作品进行宣传，对外可以树立高校形象，提高影响力；对内可以激励人才继续奋进，不断创造新业绩；对于其他职工，可以发挥榜样的力量，形成健康向上创先争优的良好氛围。同时，因为知道个人的优劣表现均有可能被记入档案，影响长远，因此人才会时刻注意警醒自我，本着对自己，对历史负责的态度，最大限度地发挥自身的潜能和智慧。

1.2 做好高校人事档案工作，有利于对人才进行针对性的培养和使用 人事档案管理部门在完成人事档案材料的收集、鉴定、整理、装订、保管的基础上，应该对档案材料所反映的信息进行分类、汇总、统计和分析，形成有针对性的报表，在学校制定师资培训规划、进修计划、人才队伍建设规划，以及职工的职称晋升、干部选拔配备等等方面，提供符合客观实际的科学数据支撑。在“高校优秀人才资助计划”、“人才小高地建设”、“十百千人才工程”、“教学名师奖”、“政府特殊津贴专家”等评优推优和人才培养项目推荐工作中，人事档案可以在人选和项目确定、材料组织等环节发挥积极和权威性作用。在人才岗位设置、调配以及人才团队的组建等方面，人事档案管理部门可以根据人事档案所反应的材料，向人事行政部门提出合理性的建议和意见，改善人才的工作环境和人际环境。在人才职称晋升、科学研究等方面，人事档案管理部门可以通过对人事档案进行分析，查找出人才真正需要填补的是“外语培训”、“专业进修”、“研究时间不足”还是“科研助手配备不够”。人事档案管理部门应该主动变“死档案”为“活档案”，在“人才强校”战略实施的进程中，发挥自身的能动作用，使人才能真正“人尽其才，才尽其用”，团结协作，成功创业。

1.3 做好高校人事档案工作，有利于引进优秀的人才 高校所引进的人才，应该是人才队伍专业结构、学历结构、职称结构以及年龄结构中最紧缺的，又不能在内部调剂补充的人才。人事档案反映着人才有关专业、学历、职称、特长、研究方向、教育、工作及进修经历等第一手最真实、最新、最全面的材料。人事档案管理部门可以在对人事材料进行汇总、统计、分析的基础上，对高校所制定的人才引进计划提出意见和建议。人事档案管理部门可以对前来应聘人才的档案进行专业分析，辨别真伪、检查错漏、预测人才的价值，协助人事行政部门对所引进的人才进行把关，确保所引进的人才各方面符合高校实际需要，促进人才合理梯队的构建。

2 高校人事档案管理存在的主要问题

各高校在实施“人才强校”战略过程中，往往把精力直接地集中在“人才引进”、“师资培训”、“科研项目”等具体的工作中。而这些工作，绝大部分是建立在“根据惯例”、“拍脑袋想当然”、“参考兄弟院校的做法”的基础上，却忽略了源于人事档案的有关数据分析和前瞻预测。这主要是因为高校人事档案在自身建设和管理过程中，存在着种种的问题，主要体现在如下几个方面：

2.1 对高校人事档案管理的重要性认识不够 长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对高校人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管性的事务工作，与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经济效益，只要守好那一堆材料，不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行［2］。因此，人事档案工作变得默默无闻，很少有人过问；人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展工作内容，不主动为学校的教学、科研特别是人才建设工作提供依据和参谋作用。

2.2 高校人事档案材料不齐全、补充不及时 由于重视不够，人事档案材料的收集常常处于消极被动状态，体现在人事档案归档工作制度不健全，执行不严格，被动等待送材料上门而不主动索取和补充等方面，更不会根据工作的需要调整和增加归档的项目。一些人事档案长年得不到填充和更新，无法全面体现人才的现状，对人才建设工作没有参考价值。

2.3 高校人事档案管理手段落后 很多人事档案往往停留在纸质档案的建立和保管层面上，没有随着科学技术手段的不断更新而现实人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅仅局限用于档案目录的打印，还无法进行人员信息的查询和检索，更无法实现对人才信息的筛选、排序、分类、汇总。由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费，人事数据对决策的参考作用常常处于被动状态，而且作用十分有限。

2.4 高校人事档案管理队伍期待加强 由于重视不够，高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致高校人事档案建设滞后，问题不少。哪怕有专职的人事档案管理人员，也往往是半路改行，没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，档案管理只能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行。这对于高校人事档案建设本身以及人事档案对人才管理的贡献方面，都会造成极大的损害。

3 加强高校人事档案管理工作的有效措施

3.1 加大宣传力度，高度重视高校人事档案管理工作 高校人事档案工作，是确保高校顺利实施“人才强校”战略不可或缺的一支重要力量。高校领导要提高认识，在人才队伍建设工作中给人事档案室交任务、压担子，充分发挥人事档案对人才队伍建设的作用。同时，在人员、设备、库房以及人员培训方面，对人事档案部门给予足够的重视和加强。人事档案部门不要缩在幕后，要主动出击加大宣传力度，让各部门及广大教职工认识到人事档案对学校发展、人才队伍建设以及个人发展方面的重要意义，领会和掌握人事档案材料收集和利用的知识、规定，人人主动支持人事档案部门的建设，自觉将教学和科研工作中产生的符合人事档案归档要求的材料交到人事档案管理部门。

3.2 加强人事档案管理队伍的建设 高校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。应该挑选政治上可靠、保密意识高、工作责任心强、综合素质高的人员担任人事档案管理员。同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加人事档案管理工作，充分应用现代科学技术的理论、方法、手段来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障，确保优秀的人才安心从事人事档案管理工作［3］。要加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关人事档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。

3.3 健全人事档案管理制度，开发人事档案多方面的功能 要建立健全人事档案归档、管理、利用等方面的制度，扩大人事档案原有的内涵，丰富一些有价值的内容［2］。要加强宣传与培训工作，把有关人事档案的制度和规定上墙报上校园网，使各部门和个人都能把符合归案要求的材料按规定送交人事档案管理部门，确保人事档案材料的全面、准确。在此基础上，明确人事档案管理部门关于人事档案开发利用的职责，实现人事档案查询、检索、分类、汇总及分析等功能的常规运行，主动形成针对性的报告，为学校各项决策提供参考和借鉴。

总之，高校人事档案管理部门应该主动适应高校改革与发展的需要，应该主动加强自身建设，不断拓展自身的功能，提高自身利用价值，努力成为高校“人才强校”战略最重要的一支推进力量。

参考文献

［1］ 谭巧燕.加强高校人事档案管理的思考［J］.兰台世界，2007(3)：17.

［2］ 莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考［J］.经济与社会发展，2007，5(5)：153－155.

第14篇

关键词：高职院校；人才强校；人事档案管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才强校”是高职院校快速发展的重要战略，稳步实施“人才强校”战略，离不开教学科研水平的提升，而教学科研水平的提升取决于人才素质的高低。作为人才信息缩影的人事档案，是人才在教学、科研、管理服务等工作中形成的原始记录。人事档案管理对高职院校内涵建设、人才选拔与使用、人才预测和培养即打造一支高水平师资队伍和干部管理队伍具有重要价值与作用。科学管理人事档案有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地选拔培养和使用人才。但由于种种原因，人事档案管理工作在高职院校人才队伍建设中的作用往往被忽略。笔者试图探寻人事档案管理在高职院校实施“人才强校”战略中的重要作用，以引起高职院校各级领导及广大教职工对人事档案管理工作的重视，加强人事档案管理，促进“人才强校”战略的顺利实施。

一、做好高职院校人事档案管理工作对实施“人才强校”战略的重要意义

人事档案是人才信息的重要载体，集中反映了人才的基本情况、学识水平、工作表现、工作业绩等方面的情况，是知人善任、选贤举能的重要依据，也是针对人才个人特点进行“量体裁衣”，帮助人才在教学、科研、管理服务等方面建功立业的重要工具。

1.做好高职院校人事档案工作，有利于充分发挥人才的特长优势。高职院校是发展全民教育、培育社会各类技术型人才的集中地，建设一支高素质高水平人才队伍是院校兴旺发达的生命线。特别是近几年各院校逐步引进一批高学历、高职称人才充实师资和管理队伍，这些人才有着不凡的奋斗经历和突出的业绩。他们的人事档案如果记载清楚、内容齐全，对于高职院校而言会是一笔丰厚的财富，能有效作用于“外树形象、内强素质”。同时，鉴于个人的优劣表现均有可能被记入档案，影响长远，因此教职员工会时刻警示自我，本着对自己、对历史负责的态度，最大限度地发挥自身的潜能和智慧。

2.做好高职院校人事档案工作，有利于对人才进行针对性的培养和使用。人事档案管理部门在完成人事档案材料的收集、整理、保管与利用的基础上，应该对档案材料所反映的信息进行分类、统计和分析，形成有针对性的报告，在学院制定人才队伍建设规划、师资培养培训计划以及教职工的职称晋升、干部选拔等方面，提供符合客观实际的科学数据支撑。在学院整体干部队伍建设方面，可以根据人事档案所反应的材料，从人才岗位设置、人员调配以及后备人才选拔等方面，向人事部门提出合理性的建议和意见。在教师队伍建设方面，在专业教学团队建设、教师招聘计划、教学名师培养、双师素质提升等人才培养项目和评优推优等工作中，人事档案可以在项目和人选确定、培训计划与培训内容等环节发挥积极和权威性作用。在职称晋升与学历提升等方面，可以通过对人事档案分析，查找出教师真正需要填补的是外语培训、专业进修，还是科研成果，并在材料组织方面提出有针对性的建议。人事档案管理部门应该主动变“死档案”为“活档案”，在“人才强校”战略实施的进程中，发挥自身的能动作用，使人才能真正“人尽其才，才尽其用”。

3.做好高职院校人事档案工作，有利于引进优秀的人才。高职院校所引进的人才，应该是人才队伍专业结构、学历结构、职称结构以及年龄结构中最紧缺的，又不能在内部调剂补充的人才。人事档案反映着人才专业、学历、职称、特长、研究方向、教育背景、工作及进修经历等第一手最真实、最新、最全面的材料。人事档案管理部门可以在对档案材料信息进行汇总、统计、分析的基础上，对学院所制定的人才引进计划提出意见和建议。人事档案管理部门可以对前来应聘人才的档案进行专业分析，辨别真伪、预测人才的价值，协助人事部门对所引进的人才进行把关，确保所引进的人才各方面符合实际需要，促进人才合理梯队的构建。

二、高职院校人事档案管理存在的主要问题

高职院校在实施“人才兴校”战略过程中，往往把精力直接地集中在“人才引进”、“师资培训”、“科研项目”等具体的工作中。而这些工作，绝大部分是建立在“根据惯例”、“参考兄弟院校的做法”的基础上，却忽略了源于人事档案的有关数据分析和前瞻预测。这主要是因为人事档案在自身建设和管理过程中，存在着种种的问题，主要体现在如下几个方面。

1.对高职院校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是收集、整理、保管等事务性工作，与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经济效益，只要守好那一堆材料，不丢失、不泄密，能应付人事任免、劳资等日常工作及查档工作就行。因此，人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问；人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展工作内容，不主动为学院的教学、科研，特别是人才建设工作提供依据和参谋作用。

2.高职院校人事档案材料不齐全、补充不及时。目前，人事档案都是套用干部档案的模式管理，进档材料大多侧重于反映“政治历史”，专业、科研、诚信等方面材料缺乏。加之重视不够，人事档案材料的收集常常处于消极被动状态，体现在人事档案归档工作制度不健全，执行不严格，被动等待送材料上门而不主动索取和补充，更不会根据工作的需要调整和增加归档的项目，一些人事档案长年得不到填充和更新，无法全面体现人才的现状，对人才建设工作没有参考价值。

3.高职院校人事档案管理手段落后。很多人事档案往往停留在纸质档案的建立和保管层面上，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅仅局限用于档案目录的打印，还无法进行人员信息的查询和检索，更无法实现对人才信息的筛选、排序、分类及汇总。由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费，人事数据对决策的参考作用常常处于被动状态，而且作用十分有限。

4.高职院校人事档案管理队伍有待加强。由于重视不够，高职院校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致人事档案建设滞后，问题不少。即使有专职的人事档案管理人员，也往往是半路改行，没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，档案管理只能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行，这对于人事档案建设本身以及人事档案对人才管理的贡献方面，都会造成极大的损害。

三、加强高职院校人事档案管理工作的有效措施

1.加大宣传力度，高度重视人事档案管理工作。高职院校人事档案工作，是高职院校工作的重要组成部分，人事档案是学院教育教学、科研、职称评定、人才选拔、干部聘任等工作的重要信息依据，是人事工作的核心内容，是干部、教师队伍建设的重要基石，是确保学院顺利实施“人才强校”战略不可或缺的一支重要力量。学院领导要提高认识，在人才队伍建设工作中给人事档案管理工作交任务、压担子，充分发挥人事档案对人才队伍建设的作用。同时，在人员、设备、库房以及人员培训方面，对人事档案部门给予足够的重视和加强。人事档案部门不要缩在幕后，要主动出击加大宣传力度，让各部门及广大教职工认识到人事档案对学院发展、人才队伍建设以及个人发展方面的重要意义，领会和掌握人事档案材料收集和利用的专业知识和相关规定，人人主动支持人事档案部门的建设，及时将教学、科研工作中产生的符合人事档案归档要求的材料交到人事档案管理部门。

2.加强人事档案管理队伍的建设。高职院校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行建档、归档、整理及开发利用。应该挑选在政治上可靠、保密意识高、工作责任心强且综合素质高的人员担任人事档案管理员。同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加人事档案管理工作，充分应用科学的管理理论、方法和手段来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障，确保优秀的人才安心从事人事档案管理工作。要加强人事档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关人事档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。

3.健全人事档案管理制度，开发人事档案多方面的功能。要建立健全人事档案归档、管理、利用等方面的制度，扩大人事档案原有的内涵，丰富一些有价值的内容。要加强宣传与培训工作，把有关人事档案的制度和规定上墙报和校园网，使各部门和个人都能把符合归案要求的材料按规定送交人事档案管理部门，确保人事档案材料的全面、准确。在此基础上，明确人事档案管理部门关于人事档案开发利用的职责，实现人事档案查询、检索、分类、汇总及分析等功能的常规运行，主动形成针对性的报告，为学院各项决策提供参考和借鉴。

4.增加人事档案的个性特点管理。加强专业能力、工作能力、工作业绩、诚信等信息纪录，提高人事档案的利用价值，有利于人才的引进、人才的培养、人才的使用、人才的流动及人才的竞争。提高高职院校对人才专业能力、诚信等各方面的综合评定，提高对人才的有效利用。

总之，高职院校人事档案管理部门应该主动适应高校改革与发展的需要，主动加强自身建设，不断拓展自身的功能，提高自身利用价值，努力成为高职院校“人才兴校”战略中最重要的一支推进力量。

参考文献：

[1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011.

[2]钟桂珍.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策[J].科技信息，2011，（33）.

[3]谭巧燕.加强高校人事档案管理的思考[J].兰台世界，2007，（3）.

第15篇

摘 要：档案收集整理是有效落实档案的关键所在，同时也得到了共识。由于收集管理工作在档案管理中扮演着重要的角色，倘若基础性工程没有做好，今后管理工作一定会存在不足之处。从这个立场来看，开展好档案收集管理工作势在必行，然而不可否认的是，相关部门没有对收集整理工作引起高度重视，致使诸多档案出现信息流失的情况。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

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[3]杜梅，赵丛.政策是收集工作的关键――国外档案收集政策解析[A].2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2013.