档案应急管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案应急管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：档案；应急预案；突发事件

档案记载着人类历史的变迁，档案也记录了人类社会财富的积累，其珍贵性不言而喻，而由于档案承载介质的特殊性，使得其容易遭受突发事件的破坏，破坏的后果就是形成不同程度的有形无形的损失。如何应对突发事件，减少突发事件对档案造成的损毁，将影响降低到最低，因此对于档案管理部门继续建立一套科学合理的行之有效的应急预案管理办法，使得档案应急管理工作处于严格的可控状态。

1 档案部门加强应急预案管理的意义

应急预案是否能够达到预期效果决定了管理部门能否有效的处置各类突发事件。档案管理面对的是越来越复杂的社会环境，因此加强应急预案管理，具有十分重大而紧迫的意义。

人类社会的发展史包含着我们承受的自然灾害和战争灾害，因此很多国家、地区都无法躲避突入袭来的自然灾害和战争灾害，在历史上每次自然灾害和人为灾难都会对所在地区的档案造成巨大的难以弥补的损害。严峻的档案突发安全危机，使得档案部门必须要提高认识，有能力应对各种突发事件。危机既然无法避免，我就要时刻准备着，将危机对档案的损失降到最低。

应急预案能够指导相关单位进行应急管理。是应对突发事件的重要管理措施，也是提升档案部门应急管理能力的关键举措。建立健全应急预案体系，就要求所有的部门和人员必须明确在各自的管理岗位上自身的责任，进而形成统一的联动状态，共同应对。建立健全应急预案体系，使所有人具备识别隐患的能力，处置隐患的能力，降低隐患升级的能力。

2015年12月28日全国档案工作暨表彰先进会议在京举行，国家档案局局长李明华在会上指出，要建立应急处置管理体系，从根本降低突发事件的发生的可能性，产生危害的影响面，要进行常规性的应急状态演练，加大应急状态演练投入，进而形成应急预案的可执行性，会议提出的要求，明确了当前档案安全体系建设存在的问题，需要加强的管理的环节，进一步明确了管理者的责任。强调加强应急预案管理工作，确保国家和民族的历史记忆能够有效的保存，构建确保档案安全保密的档案安全体系，提升档案安全保障能力，促进档案事业全面、健康、可持续发展具有重要的现实意义。

2 档案部门应急预案管理存在的主要问题

从目前我国档案管理部门的应急预案建立的现状可以看出，近些年来档案应急管理能力已经大大加强，但是在一些环节上还有待进一步提高。存在的问题多反映在如下几个关键环节。

2.1 应急预案不健全，联动性不强

部分省份及地区没有对突发事件应急管理工作给予足够的重视，没有建立应急预案体系，或是现有体系形式化严重，可执行性差。南方某省在已经建立档案网站的市区，只有不足一半的市区公布了应急预案，其中还包括个别形式化的预案，可见重视程度十分有限；从其内容上来看，多集中在应对自然灾害的应急预案的制定，而对于社会突发事件的应急预案没有给予考虑。

2.2 预案内容形式化，可执行性不强

从前文所述南方某省的多个市区现有应急预案来看，存在着预案内容形式化，机械照搬照抄，内容空洞，严重与实际不符，没有可执行性。从中抽查的五份市级自然灾害应急处置预案中，几乎全部与该省的档案局的预案一样，可见都是直接在省级预案上进行了名称的修改，甚至内容都完全一样，形式主义在应急预案的编制工作上表现尤为突出，甚至存在多个地区市县互相抄袭应急预案的现象。

2.3 应急预案演练效果差，没有形成联动机制

建立了应急预案后，就要根据预案的假设情境进行有目的的演练，例如按照火灾或是爆炸的事故情境，组织进行演习演练，从演练的表现上和结果上来确定火灾应急预案的科学性与有效性。部分档案部门开始定期的进行应急预案的演练，并且从中取得了很好的演练效果，但是部分单位仍然停留在纸上谈兵的阶段，没有实战演练，应急预案的演练与应急联动能力有着直接关系，应急预案演练不足，应急联动能力就弱，由此产生了档案应急处置实践中“不联不动，联而不动，联而乱动，联而慢动”等混乱现象。

2.4 经费保障不足，影响应急保障能力

只有充足的资金保障才能确保档案部门能够顺利的开展应急预案管理工作，进而保证技术和设备的有效性，满足应急预案的需要，确保保证能力的先进性和有效性。很多地区的档案部门缺少充足的资金保障，存在着设备老化，技术落后，难以保证应急预案的顺利实施。对于必要管理设施没有定期进行维修保养，无法在突发事件出现时，按照预案来实施，已经出现过在发生火灾后，由于火灾报警设备和喷淋设备的失效，没能第一时间形成应急预案的第一道防线。因此就要求档案部门要进行多个资金渠道的投入保障，加大资金投入，保证装备和物资的有效性，确保应急保障能力强大稳定。

3 档案部门应急预案管理的基本内容

档案安全是档案管理工作最根本要求。这就要求档案部门积极开展应急预案管理工作的前期规划和后期实施工作。具体来说，主要有如下几个方面的内容。要建立应急管理小组，明确责任，分工，在组织上形成分工明确，互相协作的状态；对所在地区的档案管理风险进行预测与评估，对人为因素和自然因素进行合理的划分，对于档案部门可能出现的安全隐患进行明确。

政府部门加投入，使得应急演练常规化，演练效果具备可执行性，在演练中检查预案的效果，在演练中筛查预案的效果评价条件，讲多次演练的结果进行综合评估，对评估结果进行分析，然后进一步调整预案的可行性。

4 应急预案管理工作的展望

档案部门的应急管理机制是档案安全体系建设的重要环节和主要工作内容。全面、系统的应急管理机制能够确保档案部门的应对反应速度够快，应对反应结果的有效，更好的预防和应对自然和人类社会的灾害，最大限度地保护档案资源的安全，从而保证人类社会历史的延续性与文明的传承性。

参考文献

第2篇

一、严格的工作人员进出档案管理库制度

对档案采取安全管理工作，首先需要对工作人员的进出进行严格的管理和控制。因为档案管理科室是档案管理部门中最为重要的地方，相关的工作人员必须要根据制定的严格制度进出。科室的制度主要包括这样几个内容：非档案管理科室工作人员严禁出入档案管理科室，如果遇到紧急情况必须要进入科室就需要做好详尽的登记记录；在档案管理室内禁止出现明火，做好消防安全保护工作；下班后要对档案管理室进行严密的巡视和关闭窗门等，保护整个档案管理室的安全性。

二、做好档案管理室内温度和湿度的控制工作

现阶段我国档案资料多数仍然为纸质资料，这就对档案管理室内的温度和湿度提出严格的要求，必须要将其控制在良好的室内温度和湿度中，这样才能延长档案资料使用寿命。档案管理室内一般设置有控制室内温度和湿度的设备，要及时对其进行查看，确保室内的温度和湿度保证在一定的范围之内。根据相关部门制定的规则，档案管理室内的温度一般要控制在十四摄氏度到二十四摄氏度之间，相对湿度则保持在45%-60%之间。一旦在检查过程中，出现任何温度和湿度异常的情况，要立刻采取及时有效的措施加以调整和制止，从而使得温度和湿度恢复到正常的状况。

同时，还有一些相对于高档的档案管理室选择利用恒温的机器设备来确保档案管理室内温度和湿度，从而不断延长档案的使用寿命。

三、档案管理室内的“八防”措施

许多档案管理科是在对档案进行管理和保护过程中，从八个方面加以注意和保护，这八个方面被称之为档案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。档案资料一般为纸质资料，所以防火工作是保护档案安全的重中之重。这就要相关的工作人员一定要经常性的检查档案管理室内的电路，避免因为线路老化导致引发的火灾。同时，要在档案管理室内设置专门的火灾预防制度，并且在档案管理室内安放大量灭火设备和灭火器材等。

（二）防水措施。档案库房应该建立在十燥的环境下，尽量设置在办公区的高层，远离低地势；库房内不设供水管道；档案管理工作人员尽量不要在库房内喝水，以防损坏档案

（三）防潮措施。档案库房管理工作人员应该严格控制档案库房的温度和湿度，避免档案潮湿现象的出现，保障档案库房的通风性良好，常对库房进行防潮处理，确保档案库房干燥通风。

（四）防霉措施。档案发霉现象在档案库房中经常出现，其原因是在档案库房内密集阴暗环境的影响下，微生物极易发生霉变。因此档案库房要及时清理档案库房内的各种垃圾和灰尘；经常对库房进行通风，保障档案库房的十燥；对档案库房进行空气净化，保障档案库房内空气清新；进行一些防霉处理；确保档案库房内的温度和湿度在合理的范围内。

（五）防虫措施。首先在档案库房的选址时，最好远离潮湿阴暗的环境，远离易产生虫害的厨房、货仓等地；其次，在进行档案入库前，要对库房进行防虫害预处理，在角落内放置驱虫药物，做好预防措施；最后，一旦发现虫害现象，要及时处理，对受害的档案也要进行处理，尽最大可能的减少损失。

（六）防光措施。光的直接照射对档案具有破坏性，尤其是紫外线，会导致纸质变脆，寿命降低。档案库房应尽量建设在没有窗户的房屋内，减少光照。

（七）防尘措施。灰尘会对档案造成隐形的破坏与污染，在档案管理工作中，档案管理人员不可忽视灰尘对档案的破坏作用。档案管理工作人员应该经常对档案进行清理，保持其清洁度；尽量采取一些行之有效的空气净化措施；减少人员的出入，避免带来更多的灰尘。

（八）防盗措施。档案库房应该安装防盗报警系统，设立安全预警机制；档案管理工作人员进出库房要及时锁好门窗并确保门窗的牢固性，发现安全隐患，及时上报，及时解决

四、定期检查、清点档案

档案人员在进行档案管理工作时应该遵循相关工作制度和规范定期对库房内的档案进行检查和清点工作。尤其是在进行档案迁移或更换库房的工作时，一定要认真、细致地做好库房的检查、清点工作，确保库房内档案无问题。

五、档案应急管理

档案的应急管理工作十分重要，档案的应急管理是指在发生灾害时，及时对档案信息资源进行抢救，尽最大可能的减少灾害损失在档案管理工作中，管理部门应该根据具体情况设立档案应急管理方案，组织专人进行培训和预演，加强档案管理工作人员的危机处理能力。

第3篇

在台风波及的地区，特别台风中心附近经常伴有狂风、暴雨、巨浪、大潮等现象，严重威胁着档案的安全。例如，2001年“纳莉”台风挟着暴雨袭击后，我国台湾省台北市府地下二楼300多平方米的市府档案室被水淹泡，泡了好几天后，积水才慢慢被抽出，几十万份湿漉漉的文件，得一一晾干。2006年7月，广东省因受台风“碧利斯”的影响，部分地区发生严重的洪涝灾害，面对突如其来的洪水袭击，一些档案部门由于缺乏防汛抗洪的应急预案，未能妥善安置档案，致使所保存的档案遭受浸泡而造成重大损失。项目建设期间，很多参建单位的档案库房或文件保管场所，大多是租用民房或临时搭建的简易房，安全系数更低，项目档案员应熟悉和掌握与台风有关的知识，在台风来袭之前做好防台风的准备工作，采取有效的措施，把损失降到最小程度。

福建LNG(Liquefied Naturai Gas，液化天然气)站线项目是国家推进能源多样化而从国外引进的大型液化天然气项目，包括接收站终端、码头和输气干线3个部分，参建的施工单位、监理单位、检测单位多达30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、厦门和漳州5个地市，工程历时5年。福建LN G站线项目平均每年受到5个台风的影响，开展台风应急管理工作，建立项目档案的台风应急预案，明确应急管理流程，及时总结应急管理经验，发现规律，不断完善应急管理体制，对避免和减少台风对项目档案的危害，确保项目档案齐全、完整和安全，具有积极的意义。

台风应急管理准备

1　组织台风及防台知识的专项培训

公司邀请大学教授对所有员工及参建单位做台风及防台知识讲座，学习有关台风的定义、强度等级、警报信号、风速、形成、台风的生命史、路径分析与预测、台风应急防范等知识，公司档案室要求所有参建单位的文档员都得参加培训学习。也邀请了政府档案保管专家讲授档案安全管理规范、管理要求并进行现场指导，使台风应急管理与档案安全管理要求相结合，为项目档案的台风应急管理提供必要的专业知识。

2　与公司HSE部门、当地档案机关沟通交流

为做好福建LNG项目建设期间的台风应急管理工作，结合国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》，公司档案室积极与HSE部门、当地档案机关进行沟通台风应急管理程序，建立与公司HSE(健康、安全、环境三位一体管理体系)部门和当地档案机关对接的台风应急预案，形成统一指挥、统一领导的应急处理体系。

3　制定、完善防台风应急预案

在与公司HSE部门、当地政府档案机关充分沟通的情况下，结合项目实际情况，参照公司应急救援总预案及当地档案机关的防台风工作预案，遵循公司应急管理理念和管理要求，充分借鉴和吸收国内外的台风应急管理经验，制定并逐步完善项目档案台风应急预案。

(1)应急方针

根据公司应急委员会的防台风方针，公司档案室贯彻了“安全第一、预防为主”、“十防九空也要防”、“宁可防而不来、不可来而无防”的防台风应急方钆预防为主，防救结合，常备不解。

(2)应急原则

以人为本原则，以落实实践科学发展观为准绳，把保障人的生命安全作为首要任务，台风应急时应最大限度地避免或减少人员伤害。充分利用公司，当地档案机关及周边社会现有资源的原则，福建LNG应急办公室由HSE和总调度成员组成，应利用公司应急办公室的台风信息和应急保卫小组行动。发生重大紧急情况时，可充分请求台风发生地档案机关和其他社会力量现有的资源救援。快速、实用、有效原则，发生台风灾害，立即启动应急程序，以实用、有效的方法迅速处置应急事件。持续改进原则，应急管理在不断的演练和实践中提升，达到提高总体管理水平的目的。

(3)应急预案组成

一是总预案，包括应对台风紧急情况的管理政策、预案的目标、应急组织和责任等内容。总预案是纲领性的，主要明确应急的原则、职责和总体目标，具体的内容由其他文件详细说明。二是程序文件，程序文件说明某个具体行动的目的和范围。程序文件的内容十分具体，包括该做什么、由谁去做、什么时间和什么地点等。程序文件的目的是指导较为复杂的应急行动，使某些应急行动程序化和标准化，确保应急人员在执行应急任务时不会产生误解和误操作。三是指导说明书，说明书要介绍具体的行动细节，应急行动细节的内容往往是供应急行动人员使用，尤其是只涉及少数应急人员的具体工作时，相应的文件应在指导说明书中详细描述。四是应急行动记录，包括应急行动时的相关记录，如指挥与行动记录、现场监测数据记录、应急演习与培训记录、档案损失记录等。这些记录是应急预案必要的组成部分，是改善应急行动与预案的基础，也可能是追究法律责任的依据。

台风应急管理的组织机构

在公司应急委员会的统一领导下，公司档案室负责牵头项目档案的台风应急预案演练和运行工作。项目档案台风应急管理的组织结构如下：

项目档案应急管理受公司应急委员会统一指挥，公司档案室、各部门文档员及各参建单位文档员分级负责实施项目档案应急工作。

1　公司应急委员会职责

应急委员会职责主要包括重大事项决策，应急行动的统一指挥，向上级报告情况，批准并台风应急处理及应急准备和响应控制程序，批准并台风应急预案，组织台风应急演练，负责落实应急资金，满足应急工作及应急演练的需要，负责应急体系的管理评审，并对有关人员和单位进行嘉奖或处罚。

2　应急办公室职责

应急办公室主要职责包括收集台风的预报信息并及时向应急委员会报告；接收现场的报警信息并记录，及时向应急委员会报告；当应急委员会主任宣布应急预案启动后，立即通知应急委员会成员到达应急岗位；负责策划应急演练，组织培训工作；负责应急行动、培训及演练记录的收集并存档；负责监督检查各应急组织的应急准备工作情况，并向应急委员会报告等。

3　应急保卫小组职责

应急保卫小组主要职责包括应急状态下实施对区域的治安保卫；执行应急委员会的应急指令；组织人员或档案财产的疏散或应急撤离；事故现场的救援行动；事故现场的环境保护；参与应急响应技术培训和演练；完成应急委员会交给的其他任务。

4　公司档案室职责

公司档案室职责包括负责编制档案的台风应急预案、应急管理程序、档案应

急说明书；向各参建单位文档员转发应急信息；负责实施档案库房应急管理；负责检查各文件场所安全措施落实情况；对灾后现场情况进行评估并向应急办公室报告；发生重大损失时，经应急委员会批准，召集档案界专家统一补救方案并监督实施等。

5　文档员职责

文档员主要职责包括实施具体的应急行动；应急解除后应立即向档案室汇报档案受灾情况；按应急说明书要求及档案室或档案专家的指导采取即时补救等。

台风应急管理程序

自2003到2009年，福建LNG站线项目台风应急预案成功运行了24次，项目档案没有遭受损失。福建LNG台风应急管理程序如下：

1　跟踪并及时通知台风信息

每年五月份开始有台风时，根据公司应急办公室提供的台风信息，公司档案室跟踪台风实时情况，并及时向所有参建单位文档员传达台风情况，直到台风结束为止。

2　应急启动

台风48小时内可能影响项目部所在地时，根据公司应急委员会宣布的台风应急启动，公司档案室及时将应急启动通知传达给各参建单位文档员，各参建单位文档员按规定时间间隔进行报告项目档案安全隋况，直到防台风工作结束。

3　应急准备

台风24小时可能影响项目部所在地，平均风力达6～7级时，根据公司应急委员会下发的台风应急准备行动，公司档案室及时将通知传达给各参建单位文档员，并组织下列工作：

(1)确认台风位置

防台风的关键是如何确定与台风的安全距离。根据公司应急办公室提供的信息，公司档案室及时将台风位置传达给各文档员。

(2)安全检查

台风来临之前，公司档案室组织监理对各承包商进行台风应急专项安全检查，对保管不足地方立即整改，严堵漏洞，做好项目文件的防水防潮工作。

(3)定期台风书面简报

从应急启动开始直到台风结束，参建单位文档员向公司档案室汇报档案现场损失情况，公司档案室向公司应急办公室做档案专题汇总。

4　应急撤离

台风12小时内可能影响项目所在地，平均风力可达10级以上时，根据应急委员会的应急撤离指令，各项目档案保管场所应拔掉所有电器插头，关好门窗，所有文档员及项目文件应撤离到安全地方。

5　应急恢复

第4篇

关键词：突发事件 应急机制 档案局管理 研究

1 档案局管理应急机制介绍

通过查阅国内主要期刊数据库发现，国内关于档案局应急管理方面的研究文献数量相对较少，其中中文文献不足30篇，外文文献也不超过200篇。对这类文献的研究内容来看，针对应对重大突发事件的档案局管理应急机制少之又少，且大多学者将注意力放在了突发事件的预测和演变规律方面，因此档案局应急管理研究理论还存在较大空白，其理论体系急需补充和发展。经过汇总分析，现有文献主要特点如下：

1.1 现有相关研究文献方向十分狭窄，文献作者多为档案局或者档案局基层工作人员，其学术水平相对不高，采用的研究工作和理论基础不足，研究成果缺乏理论指导性。

1.2 大多文献将灾害管理、危机管理、突发事件视为同一个概念，这也是研究初级阶段经常会遇到的问题，而事实上灾害只属于突发事件的一部分，危机事件并不一定就是突发事件，因此，概念混淆容易导致研究方向偏离。

1.3 重大突发事件的发生，往往会给档案局造成毁灭性的损害，也会对档案局内部工作人员和读者造成重大生命威胁，因此，将自然灾害、社会灾害、地质灾害等基础理论融入到重大突发事件研究当中具有十分重要的意义。但是从现有研究文献内容来看，很少有学者关注档案局应急机制的建立和理论研究，更没有针对如何应对突发事件进行深入分析，大多研究文献仅仅停留在比较肤浅的层面。

1.4 研究文献主要为理论分析，缺乏实际案例支撑。这主要与文献作者在实际工作中缺乏应对重大突发事件能力和经验有关，也是当前国内文献主要研究空白之处。

从今后档案局应急管理发展方向来看，结合多学科知识和理论来分析突发事件发生规律和趋势，不断提升档案管理应对突发事件的能力是重点。当前，国内档案局尚没有针对应对重大突发事件建立一套完善的应急管理机制，档案管理预防突发事件的能力较弱。大多数档案局工作人员缺乏应对突发事件的经验能力，安全意识薄弱。在调研过程中发现，不少档案局工作人员对馆内消防应急知识知之甚少，连基本的逃生规则和常识都不了解；档案局也没有针对突发事件建立一套完善的紧急工作组织预案；馆内没有具备良好的紧急避难设施和条件；平时没有重视应对突发事件紧急演练工作，没有指定紧急逃生路线和方案等。现实工作中的空白，也是相关理论研究的主要方向和思路。因此，针对当前档案局应急管理需要，以管理学、社会学、行为学和灾害应急理论为分析工具，来建立一套完善的档案局应急管理体系，不断提高档案局防范重大突发事件的能力，具有十分重要的现实意义。

2 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究方向

根据《中华人民共和国突发事件应对法》对突发事件的定义，是指发生具有较大偶然性，影响面广、会造成重大社会损失和危害、需要全社会联动共同应对的公共自然灾害、社会公共卫生事件和公共安全事件等。档案局所面临的重大突发事件主要有各类自然灾害、公共信息安全威胁以及社会公共安全事故等，这类事件的发生可能会给档案局和内部工作人员、读者造成重大危害，这种危害对人员来说有可能是身体上的，也有可能是心理上的，而对档案局来说，可能是毁灭性的。例如档案局建筑在事故中倒塌，对馆藏文献造成毁灭性的破坏，威胁工作人员、读者生命安全，对档案局的发展产生重大威胁。

综上所述，当前必须要建立一套完善的档案局应急管理体系，为档案局应对重大突发事件提供正确的理论指导。研究目标决定了研究的内容和思路，研究内容要围绕“以人为本”的思想，本着“未雨绸缪、防抗避救相结合”的工作方针，针对如何保护档案、档案局工作人员和读者的安全开展具体研究工作。研究理论能够有效指导档案局建立一套完善地应对重大突发事件的工作机制，不断降低重大突发事故对档案局、工作人员和读者的危害；要指导档案局建立一套完善的重大突发事件预防应对措施，使得在任何重大突发事件发生后，档案局人员能够有条不紊地开展应急自救工作，将事故风险降低到最小程度。概括地说，一套科学合理的应急机制，能够帮助档案局有效规避重大突发事件风险，提高档案资料和馆内人员的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下几方面：

2.1 以重大突发事件预防理论、档案局管理理论为基础，建立档案局重大突发事件应对模型，该模型围绕“以人为本，预防为主”工作方针，不断强化档案局人员安全防范意识，通过未雨绸缪、事先预防来提高公众应对各种突发事件的能力，将事件风险控制在最低范围内。

2.2 重大事件预防理论框架研究。综合各种相关理论，例如自然灾难应急理论、档案局学、信息安全理论、紧急避难理论、社会公共安全理论等，建立一套完善的档案局应对重大突发事件基本理论框架，为指导各地档案局、档案局开展重大突发事件应急工作提供坚实的理论基础和依据。

2.3 重大突发事件预防与应急方案研究，针对如何预防重大突发事件制定一套完善的工作措施和方案，通过评估档案局建筑安全、馆藏档案保管要求以及馆内人员分布特点，不断完善档案局内部重大突发事件管理制度和机构，同时指导日常重大突发事件应急演练，切实提高档案局预防各类重大突发事件的能力。

2.4 选择具体案例深入分析。通过选取有代表性的案例，来分析重大突发事件发生的前因后果，摸出其发生和演变规律，为今天档案局开展重大突发事件预防工作提供可靠的指导依据。

3 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究目标和价值

当前档案局应急机制研究主要集中在预防和应对重大突发事件方面。本着“以人为本，预防为主”的工作原则，围绕提高档案局人员、档案安全来丰富和完善重大突发事件应急管理理论，同时结合档案局管理应急理论和具体经验，不断提高重大突发事件中档案局的应对能力和响应速度。综上所述，本文提出了档案局应对重大突发事件应急理论研究工作的四个图谱。

3.1 针对重大突发事件，制定档案局管理应急机制模型图。该模型能够详细列出档案局在重大突发事件中的管理目标、职责和应对方案，主要强调“以人为本”的应对精神，注重对馆内人员的安全保护，力争将档案局的人员伤亡和档案损失降低到最低限度。

3.2 要针对重大突发事件，编制档案局管理应急机制学科谱。要将涉及到档案局重大突发事件应急相关的理论纳入到档案局应急机制学科图谱中，打造多学科知识理论交叉、综合的档案局应急机制理论体系，不断夯实档案局应对重大突发事件的理论基础。

3.3 要结合当前社会重大突发事件特点，编制档案局管理应急机制内容纲要。要提高档案局应对重大突发事件的能力，必须要编制一套完善的应急机制内容纲要，以提高档案局应急机制中的预案管理能力。预案是帮助档案局提升应对各种突发事件的重要手段，能够针对各种潜在的突发事件做好充足的预防工作，最大程度降低突发事件带来的负面影响和危害。

3.4 典型案例的选择、分析与实用研究。分析具有代表性的重大突发事件管理经验，能够有效提升档案局应对重大突发事件的能力。通过学习具体案例的发生起因、经过和经验教训，能够弥补档案局工作人员应对突发事件实际工作经验不足的缺陷，可以显著提升档案局应对突发事件的总体能力和水平。当前，国内学者在这方面的研究少之又少，理论体系亟待完善和丰富，因此加快这方面的研究具有十分重要的现实意义。经典案例的学习能够为弥补国内重大突发事件档案局应急管理研究模型与基本理论的空白，必须要围绕“以人为本，预防为主”的应急工作方针，不断提高档案局人员安全保护水平，为档案局工作人员和读者创造一个平安的工作和学习环境。

4 结束语

本文深入分析了重大突发事件档案局应急工作特点，并提出了有益指导建议。希望本文的研究成果能够有效指导国内档案局应对各类重大突发事件，不断提高档案局行业应对突发事件的能力，将事故风险控制在最小范围内，促进档案局全面健康发展，为完善和丰富重大突发应急事件做出突出贡献。

参考文献：

[1]石文明.档案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.

第5篇

1前言

引青济秦工程是在1989年秦皇岛市遇到了35年一遇的严重干旱，全市面临断水危机的情况下，经市委、市政府决策应急兴建的。引青济秦工程的建设解除了1990年秦皇岛市的断水危机，同时也为淡水资源十分匮乏、地表水又不丰富的秦皇岛市的发展提供了一个稳定可靠的水源和完整的输水系统。引青济秦工程档案包括从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料，现有档案资料758卷。加强引青济秦工程档案管理和利用是保证工程安全运行，充分发挥工程效益的重要条件。引青济秦工程档案为工程维修、管理、改建、扩建等工作提供了重要依据，保证了工程的安全运行。特别是随着城市建设步伐的加快，与引青相交叉的工程日益增多，引青济秦工程档案为交叉工程施工提供了参考依据，同时也保证了引青工程免遭破坏。

2引青济秦工程档案发挥的重要作用

2.1引青济秦工程档案为工程维修、管理、改建、扩建提供重要依据

引青济秦工程担负着60%以上的城市供水任务，特别是担负着暑期北戴河的供水任务。截至2010年，自供水以来，累计向城市供水11.56亿m3，农业供水11.07亿m3。引青工程不仅保证了全市工业、交通、能源和旅游业发展的需要，而且从根本上改善了秦皇岛市的投资环境，为近年来落户秦皇岛的大型企业提供了用水保证，为秦皇岛市经济发展增添了活力。引青工程对秦皇岛市生态环境产生了积极的影响：水源的丰富避免了海水的倒灌和地面污水的侵入；改善和恢复了市区内河道、海口的生态平衡。引青工程对秦皇岛市社会稳定、经济发展和城市建设起到了支撑和保障作用，取得了显著经济效益、社会效益和生态效益，是支撑秦皇岛市经济社会发展的生命线。因此，为保证引青工程的安全运行，充分发挥并提高其工程效益，延长工程的使用寿命，必须认真做好工程设计、施工、养护维修等工作，而工程档案是做好这些工作的必要条件。随着工程运行年限的增加，引青工程的老化与安全隐患问题也随之增加，必须依据工程档案对工程隐患进行详细调查、分析，然后根据具体情况决定对其采取修补或加固的方法与措施。近年来，引青济秦工程又相继完成了洋河水库除险加固工程、东线扩建一期、东线扩建二期、东西线对接、西线改造等工程，总投资3～4亿元，使引青工程功能进一步完善，供水保证进一步提高。通过查找档案，掌握了准确可靠的资料，设计出最佳施工方案，节省施工资金及时间。

2.2为领导决策，科学研究提供科学依据

当水旱灾害出现的时候，档案中的有关数据（如水库容量、目前水位与蓄水情况等）就是领导决策必不可少的依据。引青济秦工程的历年水质监测资料记录了引青工程城市供水水质、引青工程水源地洋河水库水质、以及水库上游西洋河流域薯粉加工污水排放期的水质情况，这些数据对于开展洋河水库富营养化治理工作，保护好秦皇岛市的重要水源地，控制和治理水污染，保障城市供水水质具有重要意义。

2.3引青济秦工程档案为交叉工程的决策、设计起到重要凭证和依据作用

随着秦皇岛市经济建设的发展，与引青管线相交叉工程日益增多，例如秦抚快速路、津秦客运专线等工程、商住房开发等，真实、完整、可靠的工程档案是签订交叉工程保护协议的依据，能够保证引青管线不受破坏，又能为交叉工程项目的规划建设提供参考。

3加强引青济秦工程档案管理工作的措施

3.1着力做好档案管理的制度化、规范化建设

为规范档案资料的管理，要建立健全按《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等规章制度，明确岗位职责及相应的归档流程。坚持档案工作与整个工程建设同步进行、同步管理，确保工程档案的真实性、完整性、准确性、安全性。要树立全员档案意识，集体参与，使档案的收集工作保质保量，做到完整、准确、系统。另外，实行档案人员走进现场，及时监督指导工程档案的收集、整理、归档工作，这样既改变了档案管理工作的附属地位，又提高了档案工作的效率，使收集归档工作顺利进行。

3.2着力提高档案管理的信息化、网络化建设

档案管理的信息化就是将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现档案的最大经济价值和社会价值。一是积极推进档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化；二是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。

3.3着力提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员不仅要学习档案理论，精通档案业务，还要在工作实践中加强学习工程建设知识，虚心向工程技术人员请教，了解掌握工程项目的、总体规划和安排，积极介入工程的有关活动，及时收集工程各个阶段的档案资料，变被动工作为主动服务，整理出完整、准确、系统的工程档案。特别要注意从计算机管理入手，利用网络和多媒体技术，丰富信息资源，建立专题数据库，逐步实现档案管理的自动化、现代化，提高存档质量和工作效率，实现档案管理与利用的现代化。

第6篇

一、高校档案管理的危机分类

任何档案在管理中都存在潜在的危机因素，而高校档案管理中存在的危机因素则更突出。

1、从原因分析，高校档案危机可分为自然因素和人为因素的危机两类。自然因素危机是由于人力不可抗拒或难以支配和操纵的各类自然灾害所引发造成的，如高温高湿、地震、台风、水涝、火灾、虫害等；人为因素危机包含管理技术水平、手段落后，高校档案管理人员业务操作不当，档案的形成、归档、鉴定、保管等工作不规范以及档案遭到盗窃或破坏，高校档案管理软件维护性差、软件质量不过关等引起的档案危机。目前高校档案主要以纸质档案为主，更容易受自然和人为因素的影响出现危机。

2、从档构成分析，高校档案危机可分为档案实体安全危机和信息安全危机。档案实体安全危机即档案载体的危机，包括档案本身存在如纸张、光盘、磁带的老化问题；由于保管不当造成，如光线强烈、高湿、高温等。档案信息安全危机包括档案的数字化信息安全隐患，以及所有档案的信息安全隐患。当档案信息与载体结合为一体时，载体的安全决定着信息的安全，载体的损坏也相应使信息内容丢失，如纸张褪色、磁带断裂、照片受霉菌的侵害等；当档案信息与载体分离时，档案信息易被修改、盗窃或损毁，面临着信息真实性、完整性、凭证性、保密性等危机。

作为高校管理的重要组成部分的档案工作，信息化建设势在必然。否则，在电子档案迅速崛起的情况下，人工管理为主的高校档案遇到的管理技术危机会更突出，在诸多环节都存在危机因素以至于影响到自身的存在。

3、从工作流程分析，高校档案危机可分为在收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁中的危机。由于高校档案管理人员业务水平良莠不齐，收集不齐全、保管不到位、在利用过程增加了对档案的损害、没有按文件价值进行鉴定等现象，造成了高校档案管理质量不高、档案容易受损等危机。

二、高校档案危机的表现和成因分析

1、经费投入不足。随着数字化档案建设步伐的加快，高校档案管理各项软硬件设施急需得到改善，目前档案管理配备的设施、预算经费已不能满足数字档案建设的需要。档案信息资源化建设、数字化建设经费难以得到切实有效的保障，造成档案管理硬件设施相对落后，难以进行更深层次档案信息编研和服务创新，导致档案工作危机频发。

例如，档案室建设方面。档案室是保管高校所有档案的场所，是所有党群行政档案、人事档案、教学档案、科研档案等各类档案的安身之处。由于高校经费投入不足，导致档案室建设滞后、基础设施落后，是档案实体保管中的重要危机。

2、档案管理方式落后。随着计算机技术在学校各项工作中的广泛应用，虽然一些高校档案部门配置了现代化管理设备，但多数高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不高。

首先是立卷程序和方法仍采用传统方法，即根据文件的主要特征或文件的类型进行区分和初步组合，然后调整、排列并编号，编制案卷封面并装封，最后编制案卷目录。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式，导致利用上的重重困难。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，这种传统的档案管理手段、方式已愈来愈滞后于高校工作的发展需要，难以适应信息化的要求。这种落后的管理方式必将影响档案信息的利用。

其次，结构不合理、门类单一，缺乏特色馆藏。馆藏档案是开展档案利用服务的物质基础，没有馆藏，档案服务是无水之源、无本之木。受传统档案管理意识的影响，档案收集的主动意识淡薄，馆藏档案资源量不足。同时衡量馆藏建设的标准也以档案数量和排架长度来衡量，许多学校只重视收集的数量，轻视收集的质量。大多数学校注重党群类、行政类、教学、科研类等常规档案的收集，而对特色档案、重点档案、具有典型性、代表性的档案收集较少。再次，档案资源开发编研不合理，档案信息的加工、编研缺乏统一的标准，不能形成完善的档案信息资源体系，有些开发编研产品不利于用户检索、利用。

3、现代信息数字化发展缓慢。随着信息技术的发展，高校档案工作的模式发生了根本性变化，档案工作领域不断拓宽，各大高校相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数高校档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快；档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划；馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准；电子文件存储还存在较大的安全隐患；有些高校档案信息网页设置花哨而不实用，栏目设置不能完全体现用户的需求，不合理现象仍然存在。

信息化时代对档案管理者的综合素质提出了更高的要求，而高素质的档案工作人员和完善的操作规则是档案管理现代化健康发展的重要保证。但是，目前高校档案管理人员普遍缺乏现代技术，综合素质较低，既懂计算机技术、网络技术又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。这极大地制约了高校档案现代化进程。但受传统用人体制的制约，档案工作人才缺乏竞争，既懂档案管理又熟悉计算机操作管理的复合型人才难以吸引进来，致使档案部门人员老面孔，观念落后，技术缺乏，面对当前飞速发展的社会科技有被淘汰的危险。

三、应对高校档案管理危机策略

1、建立完善的服务危机管理法规制度。完备的档案危机管理法规是做好档案危机管理的关键。一套完善的档案服务危机管理法规是采取有力措施减少或规避服务危机的发生的制度保障。在档案馆各项规章制度建设中应加入专门的档案服务危机管理预防制度、危机反应和弥补制度等，使服务危机管理有制度保证，增强服务危机管理能力。在档案馆日常工作中，要对服务过程中存在的潜在危机因子进行分析和预测，分析档案资料、分析馆员、装备等，并落实到服务危机管理制度和运行机制中，编制防范预案，优化服务流程、有效控制，使服务危机管理科学化、法制化，预防危机的发生。

2、提高领导档案意识。学校各部门领导要有档案创新与危机意识，强化高校档案危机意识和高校档案信息系统的安全管理，实行高校档案安全领导负责制，成立高校档案安全工作领导小组，形成严密的医院档案安全工作网络，将高校档案安全工作落到实处。

3、加大档案实体安全管理力度。一是在档案安全移交和接收管理上，对属于归档范围的文件材料做到及时、完整、齐全归档，做到无积存零散文件。应移交、接收的档案能够做到交接登记明确、责任到人，确保交接流转过程中档案不丢失、不损毁。对新接收的档案做到杀虫、杀菌、除尘后入库上架。二是在档案实体相关保障上，对档案实体安全状况坚持定期检查，并对检查情况进行登记；做到定期清点核查。三是在利用中的档案实体安全上，坚持专人负责利用工作，并坚持利用登记制度。对重要的、珍贵的、利用频繁的档案实行双套或多套备份制，也可进行复制，用复制件代替原件提供利用。

第7篇

【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策

由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。

一、纸质档案的特点及缺陷

纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。

二、 纸质档案对档案安全的影响及优势

（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。

（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。

（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。

（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。

三、纸质档案管理的对策研究

（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。

（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。

（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。

（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。

四、结语

虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

【参考文献】

第8篇

【关键词】计算机技术 信息量

随着国家的综合实力的提高，我国各个方面都在快速发展，各方面都有日新月异的变化，尤其是科学技术方面更是跻身于世界前列。21世纪是信息化的网络时代，网络已经渗透到人们生活的各个层面。计算机行业是各行各业的领头军，计算机技术的发展也促进了其它行业的快速发展，尤其是在档案管理方面，有了计算机加入，使档案管理更加的方便、快捷。对于公安机关来说，机关内的档案非常重要，不仅重要，而且数据量非常大，这也加大了公安管理人员的管理难度。传统的档案储存方式过于繁琐，易丢失，运用计算机管理就很好的解决了数据大、整理繁琐等传统管理方法所解决不了的问题。公安机关的档案管理使用计算机技术，使数据和案例的整理更加的简便，查询也更加的方便，提高了公安机关人员的工作效率，也使国家机关的管理体制更加健全，更加的合理有序，促进公安机关档案的可持续发展。但是，这种好的管理方法还没实现完全普及，有些地区仍使用传统的档案管理方法。所以本文通过阐述传统档案管理的弊端，以及对计算机技术在公安机关档案管理中的应用的优势介绍，让人们再次了解到计算机技术对档案管理的重要意义。

1 我国公安档案现状

从计算机引入我国以来，电脑行业就快速发展，计算机已经成为各个行业中不可缺少的设备之一，自然国家机关更不例外。公安机关的档案是指公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料。它主要包括公安文学档案、公安声像档案、公安会计档案、公安人事档案等。简单地来说，就是指一些警员的资料、犯罪分子的案例、犯罪证物和公安人员办事的费用记录等。公安档案管理工作不仅是公安工作中的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分。档案的井然有序，才能使它在打击犯罪、保护人们和维护社会稳定中发挥重要的作用。所以，加强档案管理是目前公安机关的紧迫任务之一。

2 我国公安机关档案管理的现状

在信息化的今天，计算机加入到机关的档案管理中是必然的趋势。我国虽然在一些发达地区实现了在公安机关的档案管理中使用计算机技术，但仍有一些地区没有使用这一新技术，而仍使用传统的管理方法。传统的档案管理方法主要是以人为本，使机关人员的工作负担加重，有耗费时间长，人力耗费大、工作效率低等特点。即便有这些劣势，但这些地区的人员仍不想使用计算机管理档案的方式，不愿意学习新的计算机技术，可见他们对于信息化档案管理的认识不够，仍固守传统的简单整理文件的模式，认为用计算机管理档案过于麻烦，对新的管理方式有抵触心理。计算机管理机关档案，所有的数据都需要人工录入，并且要按照材料的分类归档保管，档案信息的输入、检索、利用等工作都必须按照规定的流程进行，刚开始会比较的繁琐，这也使一些工作人员不愿意使用这种新的档案管理方法，看不到这种方法的好处，对于管理方法的变革不够重视。其次，有些机关人员对于这种新的档案管理方式不熟悉、不了解，甚至对于这种新的系统不会使用，认为现学这种信息化管理方式，太过困难，认为传统的模式也比较方便，这也是信息化档案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我国现在公安机关档案管理的现状是：国家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人员更依赖于传统的档案管理方式，这就造成了矛盾。但不可否认的是，信息化的档案管理方式更适合现代化社会的发展，在信息量如此大的社会，数字化的管理方式使信息查找起来更加的方便快捷。

3 计算机技术在公安机关档案管理中的作用

在地大物博的中国，资料数据非常庞大，所以对档案科学化管理是非常重要的，但现在，一些公安机关人员渐渐的弱视了档案管理的重要性。公安机关的档案繁琐而且数据量庞大，传统的档案管理容易引发很多问题。如资料的丢失，传统的纸质版的保存不能很好长久地储存资料，容易造成资料的丢失；资料的损毁，简单地文件整理，然后放入档案室，对于长时间的储存文件来说，极容易被损坏，造成不可挽回的损失；查找案例的繁琐，在警察办案中很重要的就是对于案件的深入了解，对于嫌疑犯的了解，那么这时就需要对以往的案例进行查找和利用，而传统的档案管理方式使案例的查找变得更加困难。而信息化的档案管理就很好的解决了这些问题，计算机技术在档案信息管理中的兴起已成为了一个必然的趋势。

计算机技术在档案管理应用方面与传统的方式相比有很多不同之处，已成为机关档案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解决了传统管理方式中资料易丢失、易损毁等问题，只要简单地录入数据，根据文件的类别进行归档、备份，那么档案一般就不会丢失；其次，对于公安机关的档案管理信息来说，最重要的是对于信息的查找与利用，在计算机系统中输入数据之后，按年代或地区等方式进行分类放置，查找时，只要在搜索栏搜索想要的数据就可以了，节约了传统管理方法中一一查找的时间，提高了工作效率；扩展了资源共享范围，传统的档案管理受到有限的信息传送技术的影响，无法进一步对资源范围进行拓展，而计算机管理方式就可以很快的进行信息传送，扩展资源共享的范围与区域；使档案信息更加组织化、系统化，更好地维护了历史的真实面貌；实现了公安档案管理同现代技术的有机结合，使公安档案管理更加适应网络现代化的发展，使档案管理工作走上良性发展的道路。

4 计算机技术在公安档案管理中运用的意义

随着计算机技术的飞速发展，公安档案管理工作的重要性进一步加强，人们对于档案管理的认识也逐渐的加强。在档案管理中使用计算机技术，使档案信息更加的组织化、系统化，更好地重现历史的真实面貌。科学规范的公安档案管理，是民生建设的重要组成部分，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。

参考文献

[1]胡海敏.浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2015（04）：49-51.

[2]孙宏君.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2016（18）：184.

第9篇

高校档案“档号”结构比较复杂。给“档号”的编制带来了一定难度。原因：一是档号的长度比较长，其中“年度”占4位、“分类号”占4位(其中一级类目2位，二级类目2位)，“保管期限”占l位，“件号”一般占3位，再加上3个小“一，高校档号一般要占15位。个别学校有的类别档案还分3级类目，那么单件档案的档号会达到17位以上；二是档号的组成比较复杂，档号中有“数字”、有“字母”，还有符号“一”；三是档号编制中，年度、分类号和保管期限与件号的变化不一样，前三者在同一个流水号中不变，但“件号”在同一个流水号中，每一件都得增加一个量。

我们通过调查得知，广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种：

第一种：刻一个“档号章”(章的式样如下)，先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。这种办法相对简单，但也存在两个问题：一是采用手工填写，如果档案工作人员的书写不规范，那么填写的档号有时难以辨别，且一旦写错，需要对档号进行涂改，会造成档案污损；二是手工填写，档号制作的效率比较低。

第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”的结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字(或英文字符)，需要一个什么样的档号，先将数字(字符)手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。这种办法省去了手工填写模糊或污损档案的不足，但是也有两个问题：一是每盖一次，都要手工调一次，效率明显不高；二是这种印章采用加墨的办法，如果墨加得不均匀，就会造成有的地方墨太浓，字迹湮没成一片，有的地方没有墨，字迹不清。

第三种：有的单位先用Excel报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。这种做法编好的档号相对美观，但明显复杂，效率不高。

条形码技术是在计算机应用中产生和发展起来的一种自动识别技术。条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。它是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的一个自动识别系统。我国于1991年加入了国际编码组织EAN协会。近年来条型码技术在部分行业如邮电、银行、超市连锁店、图书馆、交通运输及各大企事业单位得到了完善并广泛使用。利用条形码技术也可以编制档案档号，但需要解决一些问题。

用条型码编制高校档案档号存在的问题：

一是要选择合适条型码制作软件和条型码打印机。要使用条型码来编制高校档案档号，条型码制作软件和条型码打印机必须要具备处理数据库的功能。这是因为高校档案与档号是一一对应的关系，一个档号只对应一份文件，而一份文件也只有一个档号。如果我们的条型码制作软件和条型码打印机不具备处理数据库的功能，那么我们的档号制作效率仍然会较低，而且造成的不便会影响到该技术的使用。

二是具体从档案管理系统中提取档号这一个组合数据字段的公式的技巧。高校档案档号在不同管理系统中都不是一个独立的字段，而是由[年度]、[分类号]、[保管期限]、[件号]4个字段组成，而且每个字段之间还有一个“一”连接符。如果不能将这个字段用一个数据公式组合起来，那么用条型码编制档号，仍是一件低效率的事情。

上面这两个问题，尤其是第二个问题是阻碍高校档案档号条型码编制的难题。第一个问题目前已经得到普遍解决，现在新出的大部分打印机和条型码制作软件已经具备处理数据库功能。解决第二个问题就成了用条型码来编制高校档案的档号的关键。下面我们以飞狐灵通档案管理系统为例来阐述我们对该技术的应用。

第一步，建立档号组合字段。打开飞狐灵通档案管理系统，在菜单栏中进入“系统管理员工具”，选择“数据公式”进入以下页面：

在左上角的空白框内输入“档号”，并在右上角空白框内输入公式“[年度]&‘-’&[分类号]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件号]”，如图：

单击右边的“测试”键，弹出下面的对话框：

单击“确定”键后，再单击左下角的“保存”键。这时重新进入系统，在表单管理中就能找到“档号”这一组合字段了。

第10篇

【关键词】网络 档案管理 机关单位

1.前言

当今社会已经进入互联网时代，网络技术的日益普及和发展为行政管理工作提供了极大的便利，档案管理工作也是如此。机关档案是机关事业单位在长期发展过程中形成的原始资料，档案作为一份特殊的历史记录，是单位发展的历史和见证，对机关事业单位的生存与发展提供现实依据，也是机关单位人事管理、人事劳资和干部提拔使用的重要依据，是机关事业单位未来发展的前提和保证。在互联网时代，机关档案工作面临着挑战和压力，如何利用网络使档案管理日趋现代化，是当前档案工作者的重要使命。

2.网络对机关档案管理的影响

伴随着网络的发展，档案管理工作呈现信息化、网络化以及数字化的趋势，其对机关单位档案管理工作具体影响有：

2.1档案载体日趋多元化

之前，机关事业单位的档案保存多以纸质材料为主，纸质材料不仅存在保管上的难度、存在丢失的可能性，档案资料一旦丢失对当事人是无法弥补的损失。而网络化时代，电子文件不断增多，新兴的信息存储技术，例如缩微技术、扫描技术、光盘技术等等大大提高了档案信息存储的容量，使得机关档案的载体形式发生了很大的变化。而且利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，领导的讲话、机关事业单位的活动、电子文本以及一些视频资料都可以下载到光盘等载体进行储存，存储密度也比纸质档案高出许多倍，而且还既有直观性、选择性、易操作性等优势。

2.2档案信息利用率提高

之前，档案资料使用人在查阅档案时存在诸多不便利的因素，时间和空间的限制使得档案利用率不高。而在网络化时代，档案管理可以部门可以充分利用计算机网络进行档案的传输，充分发挥了信息资源综合和集成共享的优势，大大节约了档案使用人的时间。档案使用人不再受时间和地点的限制，随时随地都可以利用档案管理部门提供的信息查阅服务来检索和寻找所需的资料，不仅准确高效，在档案信息服务的内容和方式上也提高了一个新的层次。

2.3为档案资料共享提供了便利

事业单位档案资料众多，散落于各个部门之中。在纸质材料时代，部门之间的档案材料缺乏有效沟通与资源共享。网络时代，机关事业单位通过建立数字化档案室，加强了档案一体化管理，通过计算机系统整合了各个部门的档案资料，也将音频、影视、实物等档案资料统一纳入数字化管理，各个部门都可以再数字化档案系统查阅所需的资料，实现了档案资源的合理配置和资源共享，最大限度地实现信息资源利用。

3.网络环境下对机关档案管理的几点建议

网络时代的机关单位档案管理是种技术，更是管理理念，如何做好这一工作，需要我们从各个方面入手来提高机关单位档案管理效果。

3.1提高领导对档案信息化管理的认识

如今，加强机关单位档案管理现代化已经成为潮流，档案管理的作用和重要性也日益被人们所熟悉和认可。作为机关和事业单位的领导领导要强化责任意识，认识到电子政务时代档案管理的意义所在，将档案管理工作纳入领导工作日程，不断提高领导的现代化管理水平和网络相关知识，在日常工作中采取有效手段加强档案工作与互相网的整合。作为普通档案管理人员，也要认识到信息技术发展对档案工作的挑战和冲击，要打破常规，更新观念，打铁还需自身硬，在平日工作中不断更新档案信息化管理的知识结构，切实提高工作水平和工作效率，以更好的服务质量适应互联网时代的需求。

3.2不断创新档案管理服务手段

机关事业单位档案管理网络化重在应用，如何利用档案网络化创新服务手段是档案管理人员需要关系的课题。机关单位可以建立档案馆网页，以网站为基础，开展网上利用服务，要进一步加快档案信息资源数据库建设，积极上传各种有效信息和数据，网络化时代，档案电子文化的上传和下载通过网络就可以完成，档案管理部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时有效的收集电子文件，并在档案馆的服务器上归档。尤其是加强电子文件数据库建设，在网站上建立电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化和自动化。机关单位还要建立电子文件数据管理中心。电子文件数据管理中心作为机关单位信息资源的重要组成部分，集中管理各部门的电子文件数据，并在网站上提供档案信息的文件查询和检索服务，档案信息使用人可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。当然对于一些限制性信息和保密电子文件要做好保密工作。通过这些措施实现档案信息和数据的高效使用。

3.3提高档案管理人员的信息素养和能力

机关单位档案管理的信息化操作者是档案管理人员，管理人员的信息素养和能力对档案管理工作有效性具有关键作用。信息化时代，机关单位档案管理人员不仅仅是档案管理者，还是信息财富的管理者和提供者。作为档案管理人员要不断更新知识结构和业务工作水平，以适应网络化管理的需要。然而，很多机关单位档案管理人员或者缺乏档案管理专业知识，或者只是兼职人员，缺乏事业心和职业素养，导致档案管理工作停滞不前。为此，机关单位要提高档案管理工作在机关事业单位中的地位和作用，充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，建立档案管理专职人才专职管护。加强对档案工作人员进行互联网相关的知识的培训以及爱岗敬业的道德品质，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等，来做好网络时代机关事业单位的档案管理工作。

总之，机关事业单位档案管理工作是其日常工作的一个不可或缺组成部分，网络化的发展对机关事业单位档案管理工作意义重大。作为档案管理人员要充分认识到这一点，在日常工作不断探索和创新档案管理手段和方法，切实提高机关单位档案管理水平。

参考文献：

[1]唐明利.浅议网络时代的档案管理[J].科技情报开发与经济，2006（ 23）

[2]郑丽萍，略论网络时代的档案管理工作，兰台世界， 2007（6）

第11篇

关键词：网络环境；机关档案；管理；影响

以前的机关档案管理是以档案室为主，纸质记录为辅，用纸作为载体，记录、收集、管理档案，纸有易燃、易霉和保存时间短等缺点，非常不利于档案的管理[1]。随着网络的普及，老式的机关档案管理模式在某些方面也逐渐被网络所替代。研究网络环境对机关档案管理的影响对于机关单位来说有着重要的现实意义。

1 网络环境对机关档案的产生的积极影响

1.1 档案的形成过程发生了变化

以前传统的机关档案产生的过程，主要是通过人工以纸质文件记录、整理的方式来完成的，这个档案产生过程相对缓慢，要靠大量的人力和物力支持，如果在记录过程中出现错误，非常不易于修改。而利用网络办公，实行对机关档案的管理，完美的解决了这了这些问题，打字记录的方式远远比写字记录饿方式快，电脑文档记录只占电脑内存而不消耗其他资源，一旦出现错误也可以随时进行更改。

1.2 档案的载体形式发生了变化

传统的纸质载体一方面不利于档案长久的保存和查找，另一方面也容易造成资源浪费。机关档案实行网络化管理，以更为便捷的记录方式、快速的传输速度开始取代传统纸质办公模式。而且在网络环境中，有着更为立体化的内容，比如说影像和图片，可以在档案中插入图片或者影像，可以更为完整的展示需要传达的内容，使得枯燥的内容变的更加丰富、生动。而且电子档的档案保存的时间更为长久，查找起来更为方便，省时又省力。电子档的档案在传输中也不是纸质文件能够比拟的，电子档的档案传输速度迅速且不易丢失，在机关单位局域网内就能完成办公。电子档档案的备份也比纸质的简单许多，有个U盘就可以了，或者直接上传到网盘中。电子档的档案还可以进行加密处理，这也是纸质文件所不能做到的。

1.3 档案管理的模式发生了变化

机关单位采用网络管理档案的模式取代旧的纸质档案管理模式，实现了档案现代化管理，是档案管理模式的创新与进步。而传统的档案管理模式要求档案管理人员只需要负责档案整理、归档、保存以及查阅等简单的工作就可以了[2]。

2 网络环境下机关档案管理存在的问题

2.1 档案管理人员计算机水平不达标

计算机现在已经是机关现代化办公的必需品，但是毕竟进入机关单位的时间较短，一些年龄稍大点的档案管理人员对计算机的运用并不是十分的熟练，因而在操作方便就会存在各式各样的问题，比如不知道excel如何计算公式、如何插入表格等，这些问题特别容易造成档案资料的错误。

2.2 档案管理人员对电子档案管理方面存在问题

档案管理人员对电子档案管理和保护意识不强，是目前很多机关单位在电子档案管理方面所存在的问题，严重点说这就是“通病”。再加上电子档案归属范围不够明确细致，机关单位内部存在着交叉作业的情况，某些机密电子档案也没有设置密码，档案管理人员没有树立正确的管理理念，对档案的保护意识方面较为薄弱，缺乏应有的责任心和职业素养，由于体制改革所致现在的机关单位都是所谓的“合同工”，这就更加降低了档案管理人员的管理效果，更别提有效保护机关单位档案，以上原因都会致使档案管理的难度加大。

2.3 硬件、软件设备不统一

现阶段在国内办公网络化方面的硬件设备和软件设备还没有一个具体标准，机关单位在此的选择上空间很大，所以就造成了硬件、软件方面的差异化、造成有些文件格式打不开的情况。

2.4 领导对机关档案管理工作不重视

有些领导对机关档案管理重视程度不够，对关于电子档案的法律法规政策也相对的缺乏了解，造成这些的主要原因就是：负责电子档案管理的工作人员更替频繁，由于体制改革等问题使得现在很多档案管理人员都是所谓的“合同工”，在职人员的频繁变化，使得电子档案保管人员成了可有可无的职位，有些机关单位甚至就没有设立档案保管员这个职位；电子档案也不是时时刻刻都需要用得上，不能引起领导的重视；某些观念老旧，思想还停留在传统档案管理时期。

3 网络环境下机关档案管理的几点建议

3.1 提高机关档案管理人员的计算机水平

机关单位应组织档案管理人员在计算机方面的学习，提高档案管理人员的相关知识储备，尤其是办公软件的正确操作与使用，这关系到档案管理工作是否有效的进行。在网络信息化飞速发展的今天，机关单位档案管理人员是档案的管理者，更是信息的收集、归纳和供给者。身为新时代的档案管理工作者，需要不断的学习丰富的网络知识和计算机运用知识来更新知识结构和先进理念，以做到提高档案管理的水平和网络化管理。

3.2 提升档案管理人员的正确管理理念

提高档案管理在机关单位管理中的地位，以加强档案管理人员的工作积极性，并建立档案分类管理制度，做到各部门各司其职，机密文件加密码并且不互通。对机关档案的管理人员进行管理和爱岗敬业培训，树立正确的管理理念，培养责任心和对档案的保护意识，提高档案管理人员的综合素养。

3.3 统一各机关部门使用的办公操作系统

在硬件方面，标准配置的标准要统一，符合日常机关档案管理的需求；在软件方面，机关单位要做到操作系统的优化工作，统一的档案读取软件和统一的软件格式，确保档案在互通过程中的顺利读取，避免的因读取软件不同或者格式不同引起档案打不开的情况发生。

3.4 提高领导对机关档案管理工作的重视程度

首先，设立专门的电子档案管理职位是必须的，做到“术业有专攻”，专门的人才放到专门的职位，懂得多才能做的好，出了成绩才能引起领导对机关档案管理工作的重视；其次，建立健全员工离职、入职和交接制度，做到机关档案的无缝衔接，让领导不再有“需要档案时，却无档案可查”的感觉[3]；再次，机关档案管理人员应该主动出击，多向领导汇报实时的工作情况，提出合理化建议，提升机关档案部门的重要性；相关领导也应该重视和学习机关单位现代化的网络办公、现代化的电子档案管理。

4 网络环境影响之下机关档案管理工作的发展趋势分析

4.1 手工书写，再录入计算机

收工书写主要是指机关单位安排专人从事文书的起草工作，然后将资料交给档案管理人员，由之录入到计算机里，以此作为机关单位的正式文件并加以储存，手稿也作为辅助材料储存。

4.2 直接键盘录入计算机

直接键盘录入计算机就是直接用计算机起草文件并进行修改，完成以后直接保存即可，此种方法方便、省事、便于修改。

4.3 数码影像设备记录生成

数码影像设备主要是用来记录机关单位的重要会议和重要活动，以图片、音频或者视频的形式当作档案储存起来，方便日后查找。

5 结语

总之，机关单位的档案管理工作是日常工作中必不可少的一方面，网络化、无纸化办公的推广与发展对机关单位档案管理工作具有十分重大的意义，机关档案保管人员也应在现代化网络环境之下，全面做好档案管理工作。

参考文献

[1]邵景霞.网络环境下高校档案信息安全问题研究[J].天中学刊.2012.27（2）.

[2]陆颖蕊网络环境下档案管理系统技术研究[J].黑龙江档案2014.

[3]唐明利.浅议网络时代的档案 管理[J].科技情报开发与经济.2014（23）.

第12篇

关键词：网络环境；机关档案管理；多元化；影响

在纸质社会中，机关档案管理还是主要依靠纸质材料进行收集、记录和管理，而档案的储存则主要依靠于机关档案室，这种档案管理方式不仅不利于档案的长久保存和查阅，也不利于提高档案管理工作的发展。而随着网络技术的不断发展，计算机设备得以普及应用，对机关档案管理带来了极大的机遇和挑战，对于传统的、纸质的机关档案管理工作而言，更是带来了极大的冲击。因此，不少学者将研究的眼光放在了网络环境及机关档案管理的研究上，以期能进一步推动机关档案管理的发展。

1网络环境机关档案出现的新变化

1.1档案产生过程的多元化

传统的档案制作一般只有手工制作，而所谓的手工制作则是指在单位内部通过一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式传统档案，并以手工方式保存、管理档案。而随着信息化社会不断发展，电子政务开始出现在大众的眼前，机关部门制作文件档案的方式也有多种路径可选择。具体来说主要包含半手工制作，计算机生成，数码设备生成等等。而信息化的手工制作与传统的手工制作不同，信息化的手工制作在通过一系列的文件起草流程之后，可通过录入电脑以形成正式文件。计算机生成则是指机关文件的制作人通过计算机来生成文件，并在计算机进行修改，打印，最后形成正式的文件档案。在网络化的今天，甚至能通过制作相关的模板来完成签单、拟办等须填写的内容，最终的文档还可通过电子文件的形式来归档，不仅方便查阅，还节约了储存的空间。随着数码设备的出现，在机关部门开始大量使用，不少档案都依靠着数码设备来生成，例如机关召开的会议或活动时，采用数码设备进行全过程的视频、音频记录，并形成相关的电子材料档案。

1.2档案载体、内容记录的多元化

由于计算机设备和电子设备的多种多样，所形成的文档最终也变得多元化。在网络社会的冲击下，电子政务建设开始逐渐成熟，数码技术和新设备大量使用，电子文档的数量也大大增加，机关档案的载体很内容均出现了多元化的趋势。比如在磁性材料中，可以保存电子文本、电话录音等多种形式的材料；而光盘材料则可以保存视频材料、音频材料等。而对于机关档案所记录的内容，在网络环境的影响下，不仅包含了纸质档案，还有电子档案，而电子档案则是根据编码的形式，将其以“0”、“1”来进行组合汇编[4]。对于不同形式的材料，则以不同的形式体现出来。例如磁盘和光盘所储存的语言和视频等依托激光技术来进行录入的信息，语音文件属于波形文件，视频文件属于现代数码技术的刻录文件，用于储存语音[5]。电子设备、磁盘等一磁性材料来作为载体的档案，则是通过电流显示信息，并将其转变为磁记录到介质上，最终形成文档内容。

2网络环境影响下机关档案管理存在的问题探究

网络社会在一定程度上改变了档案的形成方式和内容，使其变得多元化，但也在一定程度上对档案的管理造成了影响，主要体现在以下几个方面。

2.1收集难

由于我国的办公软件并没有一个固定的标准，且各个机关单位的办公软件各不相同，使得一些文档在形成和传递方面存在一定的阻碍，甚至会导致结果发生了改变，这对于文件的收集而言存在着非常大的阻力。档案管理者技术水平受限。部分机关档案管理工作人员的计算机操作水平比较低，以至于在起草、制定或者是修改电子档案中可能会导致出现错误，这将直接影响到电子档案的收集。

2.2归整难

由于在机关单位中编制比较有限，因此一般比较少配备专门的档案管理工作人员，大多数的档案管理工作人员都是身兼数职，这对于其工作而言具有一定的影响。在现代变化多端的网络社会中，现代机关的办公环境深受网络环境的影响，因此无论是档案的形成，还是档案载体、内容，都朝着多元化取向发展。这在一定程度上也会增加相应数量的传真件与修改稿，增加了档案规整的难度。

2.3保存难

即使是在目前科学技术迅速发展的今天，依旧存在档案难保存的问题。由于各类软件与硬件更新换代的速度相当快，以至于很多机关单位来不及更新换代，使得档案的保存一直处于旧版与新版之间，最终使得档案并未得到妥善的保存。由于受到新设备的影响，打印件和复印件成为了档案保存的重要形式之一，但是，由于其文件寿命与纸张质量、复印质量息息相关，因此，这对于机关部门档案的保存而言也存在一定的挑战性。

3网络环境下机关档案管理措施

3.1加强机关档案制度制定与鉴定整理

档案的鉴定管理需要有完善的制度。针对目前机关档案真实性的问题，需要从以下几个方面来进行改善。一是完善档案收集制度，从制度方面人手，加强对档案管理人员的束缚，提高资料收集的效率。二是强化机关档案的鉴定工作。所谓的鉴定工作，不仅鉴定到纸质档案与电子档案，还需要将鉴定的范围扩展到其他新形式中，提升鉴定水平。三是，强化对理论的研究。在网络环境的影响中，机关档案的整理既需要使用现代化的管理模式，也需要使用到先进的设备，因此，强化对新载体的档案管理力度能更好地开展档案管理。

3.2创新服务手段，拓宽服务领域

机关的档案管理服务是其主要职能，因此，创新服务手段和拓宽服务领域对其而言变得十分重要。与传统的档案管理相比，网络环境下的机关档案管理需要创建相关的电子文件数据库等电子储存空间，才能有效利用网络进行电子档案的储存，以实现档案管理的自动化与网络化。而另一方面，传统的机关档案服务面向的是机关单位本身，但随着社会的发展，档案服务开始面向社会，档案信息也越来越能满足综合性需求和满足社会各方面的发展需要。这对于提高档案管理服务质量而言，还是有着极为重要的意义的。

3.3加强机关档案管理人员的管理能力

受到网络环境的影响，如今档案管理工作与传统档案管理工作存在不同，传统档案管理主要是针对实物，如纸质档案、文件等进行整理和管理，如今机关档案多以视频、图形、图像的形式存在，这对于管理人员来说，加大了一定的管理难度，即需要管理人员具备相应的管理能力才能有效提升管理的质量。因此，相关部门的工作人员需要不断加强对机关档案管理人员的管理培训，尤其是注重加强管理人员对全新管理方式，如互联网技术、网络档案技术的掌握，以确保提升个人的工作能力，实现高效的档案管理。

参考文献：

[1]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2014（03）:150-151.

[2]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].档案学研究,2014（01）:12-16.

[3]用数字化手段助推省直机关档案工作稳步发展[J].兰台世界,2014（13）:1+4.

[4]张剑威.网络环境下的机关档案管理探索[J].才智,2014（08）:339.

第13篇

【关键词】医保档案管理计算机信息技术应用分析

前言：

自计算机问世以来，其信息技术的发展对各个行业都起着良好的催化和助推作用，使整个社会在生产与生活上迎来了新一轮的变革和发展。因此将计算机信息技术应用于医保档案的管理中也是符合时展要求的必然结果，通过应用计算机信息技术以提升档案管理的效率，有助于档案管理工作向科学化与信息化转变。

一、医保档案借助计算机信息技术进行管理的必然性

近几年以来，随着计算机信息技术在各行业各领域中的应用和普及，社会节奏逐渐加快，使得医保档案在进行管理时难以适应现代化发展的要求，并且随着国家医保事业不断地发展，医保服务对象与内容也在日趋增多，资料和信息的查阅储存工作也更加繁琐。为了能够有效提高我国医保方面档案管理的工作效率，必须要将计算机信息技术应用于日常的档案管理中。

二、医保档案借助计算机信息技术进行管理的实践意义

现代化的计算机信息技术相较于以往的管理方式而言拥有着极大地优势。以数据的形式实现对档案信息的存储，不仅可以降低医疗单位办公成本，同时也可以提高存储的速度。由于计算机本身拥有较大的数据存储空间，因此可以有效减少资料存储所占用的空间，并且其检索方式相对简单准确，对于后续的查阅和管理都能够带来极大的便利[1]。通过运用信息技术，可以实现档案管理的高效化、标准化以及科学化，对于医疗服务的发展也能带来一定的促进作用。

三、医保档案借助计算机信息技术进行管理时常见问题

计算机信息技术的应用作为今后档案管理的必然趋势，为了能够更好地将其应用于实践当中，必须要做好基础设施的强化工作以及相关的技术培训工作，并加强对文档信息的保密化处理。在开展档案数据信息化管理建设的同时，一方面需要加强对于硬件设施的资金投入力度，以免出现由于机器问题而影响档案信息的存储和管理；另一方面则是需要提高工作人员的计算机水平，通过进行一定程度的计算机技术培训，提升其信息化档案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密处理方面，可以通过借助专业网络安全公司建立安全防护措施，并且要强化工作人员的保密意识，做好对于工作人员的监管工作，以确保信息不被窃取。在信息保存方面，可以通过备份数据资料，以确保信息的完整性。

四、建立信息化的档案管理体系

建立信息化的档案管理体系必须要借助计算机信息技术以提高档案信息的高效化处理能力，针对现阶段档案管理的现状，立足于新时代的发展需要，构建全新的档案管理原则以及理论体系，并逐步确立在资料数据化之下，关于档案管理与服务的具体条例与工作方法，以实现其社会服务的价值。就医保档案信息化建设而言，并非仅仅是对数据进行存储和管理，更多的是要做到信息方面的服务，信息建设作为一项惠民工程，应当以方便人民群众为前提，强化对医保事业的辅助作用。通过建立详细的用户数据中心，并依据用户特点对数据进行详细的分类，以方便后期的管理和查阅，并做好相应的安全防护工作，安排相应的岗位和人员进行监督与管理，从而实现档案信息化的建设。

五、提升工作人员的整体素质以及信息处理能力

任何事业的建设都离不开人力资源的建设，在进行档案数据化建设时，也应当提升档案的管理人员的综合素质，以满足档案管理工作的实际需要。在新时代，应当强化档案管理部门全体人员的素质管理，尤其是领导阶层的管理素质，从而加快实现档案管理工作由原先的纸质落后向数据高效转变。通过构建信息化档案管理体系，以促进档案管理部门人才建设。在这方面可以通过适当的计算机培训，促使管理人员不断接触和学习新知识、新技能，从而提高其综合素质[3]。通过提升其综合素质，充分发挥个人的主观能动性，使计算机信息技术能够更好地与档案管理的客观实践相结合，使其在进行档案信息的处理时能够更好地适应工作需求。

六、总结

随着医保事业的发展，其用户的数量以及相应的信息数量也处于不断增长的状态。因此，信息的数据化管理在日常档案工作中日益重要，必须要重视对于档案信息的数据化管理，提高计算机技术在档案管理中的应用，建立完善的信息化管理体系，并提高档案管理人员的综合素质，使信息技术能够更好应用于日常档案工作中，确保档案信息的高效利用和管理，以发挥医保档案的社会服务能力。

参考文献

[1]陶鑫•浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J]•科技咨询，2014，（2）：32.

[2]刘燕江•计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J]•信息与电脑（理论版），2013，（4）：165-166.

第14篇

关键词：计算机技术；档案管理；应用

1.计算机技术对档案管理的重要性

1.1计算机技术有利于档案管理的收集，存储以及检索和保护等各方面作用的实现。在档案管理中，通过计算机技术可以实现扫描或者手工录入的方式将传统的档案管理信息转换为能够被计算机所识别的，并且能够自动处理信息的管理模式，并方便快捷的将档案信息压缩输入到计算机中，刻录成光盘实现存储。计算机技术在档案管理中的运用主要是以电子文件的图形和图像模式为主，因此，可以通过计算机的自动检测和编目功能来实现对档案的管理工作。总之，通过计算机的扫描和光盘存储，既节省了空间，同时又容易保存，并且对于提高档案管理的工作效率，实现自动化管理具有非常重要的意义。

1.2计算机技术有利于实现档案管理信息的系统化管理。在档案管理中，传统的档案管理对于数量庞大，种类繁多的档案信息，往往很难提高对档案信息的管理效率，而计算机技术在档案管理中则能够通过对档案管理信息的接受和检索，实现高效率的信息管理；同时利用数据库管理系统的相关软件快速的实现接受、登记以及分类的处理等职能的实现。相对于传统的档案管理而言，计算机在文字处理，表格处理以及声像等各个方面具有得天独厚的优势，因此，通过计算机建立应用计算机系统，实现档案管理的自动化检索，充分发挥入库排架等作用，通过多角度的综合分析，为科学的管理和决策服务，充分实现系统化管理。

1.3计算机技术为档案管理系统提供充分的技术依据。随着计算机技术和信息技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用到档案管理中，为实现档案管理的数字化提供了充分的技术依据。首先，分布式计算机体系的成功实现，为实现档案管理的集成化管理和集成服务提供了机会和支持；其次，数字化设备的迅猛发展，为档案管理提供了先进的管理设施和服务；另外，计算机技术实现了办公自动化以及诸如客户关系管理和企业资源计划管理等业务和信息管理的统一。

2. 计算机技术在档案管理的应用中存在的问题

从近年来计算机技术在档案管理中的应用现状分析来看，尽管很多档案馆一直致力于现代化的档案管理建设，同时也非常重视计算机技术对档案管理的作用。但是在实际的投入和使用中，由于各个方面的原因，还是存在着一些问题。

2.1充分了解计算机技术在实现现代化档案管理中的必备条件

计算机技术应用到档案管理中，必须做好充足的准备，确保数据的准确性，保证计算机的原始档案数据及信息的完整和准确。它要求具备量大基本条件。第一个条件就是必须具备完整的硬件设施，它主要包括：计算机设备、计算机档案管理软件以及其他相关软件等等；另一个条件就是必须具备完整的计算机管理软件设施。计算机技术实现数字化、信息化的档案管理，科学的管理是基础，另外做好档案数据库的工作，也是充分实现现代化档案管理不可忽视的一个方面。

2.2计算机技术应用与档案管理中存在的问题

首先，从现实生活中的档案管理分析来看，很多档案馆都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。

其次，档案管理中引入计算机技术，通过计算机技术建立数据库之后，导致原有的数据库规模变小，标准化程度降低，而且在通过计算机建立数据库的过程中，大部分都是低水平的重复建设，而且其服务范围狭窄，严重影响着档案信息数据库的利用率和效率。

另外，在通过计算机技术建立现代化的档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。一方面，应用计算机技术实现了档案管理的现代化，但是一向熟悉与传统档案管理操作的档案管理人员却很难在短时间内满足现代化管理的业务要求；另一方面，作为档案管理人员，在利用计算机技术建立现代化档案管理的过程中，相关人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，必须深刻的认识计算机的重要作用，还要熟练掌握自动化和网络化技术，这也是对新时期下的档案管理人员提出的新的要求。

3. 完善计算机技术在档案管理中的应用对策

  针对前面提到的关于计算机技术在档案管理中存在的一些问题，要想充分实现计算机技术在档案管理中的应用，必须做好以下几个方面的工作。

3.1充分重视计算机在档案管理中的作用。首先，档案馆以及相关的档案管理人员必须充分认识到计算机在档案管理中的意义和价值，形成使用计算机进行管理的意识；其次，重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，营造现代化档案管理的环境和氛围。

3.2注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力，能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

3.3重视创新，提升管理。现代化的档案管理更需要创新，计算机技术的应用也依赖于创新，一方面，档案管理人员在现代化的档案管理工作中，不仅要具备基本的业务知识，还要具备创新的思维，实现创造性的工作，使计算机技术在档案管理中得到更有效的发挥；另一方面，运用计算机技术管理档案，必须制定一套有效的、规范的工作制度，采用现代化的、科学的标 准建立一个完整的管理系统，保证整个档案管理的有序进行，这也要求档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术，综合提高自身的工作能力。

4. 结束语

将计算机技术应用到档案管理中，它是根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工和组织以及处理，并最终转入到计算机存储的形式和过程。计算机技术是实现档案管理标准化、现代、网络化得重要工具。加快档案管理的现代化建设，努力实现计算机技术在各个档案管理环节中的应用，是当前各档案馆的最主要的任务和目标。同时，档案管理人员也必须加快学习，加快提升自己的步伐，以及时适应快速发展的现代化档案管理。

第15篇

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

在信息时代背景下，计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐，已经成为人们日常生活、工作中的重要工具，逐渐成为档案信息管理中的重要因素，促进了档案信息化管理的实现。

一、计算机技术在档案管理中应用意义

1.必要性

随着社会信息化建设进程的不断推进，档案信息因其凭证性以及广泛性和信息重要载体等特点受到更多重视。在信息化背景下，档案信息管理实现现代化是现在档案管理工作重要目标。计算机在档案管理中的应用，具有检索速度快、可靠性强、存储量大、保密性好等特点，与传统手工管理相比更具备优势，能够及时、全面、准确、系统的将档案信息进行存储，提高了管理信息的效率以及信息利用率。

2.主要作用

1）数字化。档案载体不再是传统的纸质，而是电子档案，各级行政部门的办公，各种企业的管理和经营方式也随之改变，出现了电子政务、商务等新型的办公形式，信息的传递以电子为介质。在数字化时代，各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络，由原来可以感知的信息固态形式变为抽象的电子形式，即电子档案的发展。电子档案大大缩减了人力和物力，实现便于保存、查询的目的，在降低成本的同时提高了利用率，减少了档案信息的损坏和遗失。

2）存储量大。随着人们生活范围的不断扩大，大量的文件资料也随之产生，档案资料入库信息剧增，通过利用计算机海量的存储特点以及快速的计算，在计算机系统中输入档案的检索信息，可以进行快速和准确的检索，确保检索的优质高效，极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入。

3）自动化。计算机技术应用于档案管理工作，可以将信息快速的输入、储存，并且可以对信息进行逻辑推理和判断，真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程。

3计算机信息处理与档案信息管理相结合是档案管理工作的创新

档案管理是一个复杂的系统性工作，除了对档案材料的保管，增加档案的使用周期，尽力的维持历史原貌。还需要重视对档案信息的开发再利用，增加信息的服务意识。由于计算机在信息的处理和管理方面具有很大的优点，只有充分利用计算机技术，才能是实现档案的信息化管理。这种管理只要是利用现代化的信息技术对原有的档案管理模式进行变动，实现档案的数字化和信息化。

1）多媒体档案信息处理的标准化和长久化

多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱，面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。有关的管理者要注意这些问题，认真研究分析，制定相应的对策。

2）用多媒体技术实现档案管理功能的更新

计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以使计算机拟人化，密切了档案工作者与计算机的关系，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。

二、计算机技术档案管理应用存在的问题及对策

1.信息网络数据库建设问题

对现有的档案目录数据库以及部分全文数据库进行管理，不仅要加快对现有档案信息进行著录、入库以及管理的工作节奏，争取全面实现目录以及档案文件的机器检索，还要对那些利用率高、内容重要、容易受损的档案信息实施数字化管理，形成统一的档案信息管理系统，使档案信息和档案管理各项工作结合在一起，形成一个有机的整体。

2.信息网络安全问题

随着网络化和信息化的全面覆盖，大部分人都可以随意使用网络，这样就存在一定的安全隐患。计算机技术应用于档案管理，在带来方便同时也带来一定的安全问题，网络安全问题难以计数，现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的黑客根本就起不到多大作用，而档案又具有凭证性以及真实性等特点，如果原始文件收到损坏或者更改，很难在进行修复，致使档案的安全性和可靠性受到威胁。针对档案安全管理问题，我国档案部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁，比如可以选择用网络限制和密码验证等方式来保障档案信息管理安全。

3.管理技术实用性问题

随着计算机技术的不断发展，技术的更新速度惊人，因此在档案管理技术的选择应用上，一定要紧跟计算机技术尤其是档案管理方面技术的更新速度。但是由于档案管理部门并不是直接创造经济效益的生产部门，在资金的投入上存在一定的问题，并不具备充足的资金来经常对管理设备进行更新，同时最新最先进的设备也不一定真正适用于档案管理工作，因此在工作时要秉持“实用、适用才是最好的”信念，努力在档案信息管理工作中展开计算机技术的应用，不断提高档案管理水平。

4.档案管理人员专业化问题

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多岗的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象，首先可以组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次，档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底，能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则，正确选择主题标识，准确分析主题内容，学会如何将主题词进行合理的组配，并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习，来胜任档案管理工作。

三、计算机技术档案管理应用发展策略

1.增强计算机技术在档案管理工作中应用意识

首先，档案管理部门以及管理人员要充分意识到计算机技术在档案管理应用中的重要性，形成使用计算机技术来进行档案管理的意识；其次，要重视计算机技术的使用和投入，在人力、物力等方面都要实现网络化管理，营造档案管理现代化工作氛围。

2.加强创新意识

随着计算机技术的不断更新，档案也需要进行创新管理。一方面，在实现计算机技术档案管理时，必须要有统一、规范、有效的工作制度，建立科学、现代的完整管理体系，确保档案管理工作中每个环节的正常运行；另一方面，档案管理人员在具备专业知识同时还应具备创新思维，实现创新性工作，最大程度的发挥出计算机技术的实用性。这就要求档案管理人需要不断的学习专业知识，熟练掌握计算机技术，提高个人综合能力。

3.加强人才培养意识

一方面，在进行招聘时选择具备计算机操作和应用能力的专业人员，提高计算机应用的使用效率；另一方面，重视现有员工的培训，转变其传统管理观念，形成新的管理理念，加强其专业知识以及计算机操作应用能力的培训，使其充分掌握计算机操作能力，能够熟练流畅完成日常工作。

四、结语

随着计算机技术的不断发展，其在档案管理工作中占据的比重也在不断增加，在对档案内容进行分析、加工、组织、处理等方面更便捷、快速，实现了档案信息收集、管理、储存、检索等过程管理的标准化、数字化、网络化，对档案现代化管理具有重要意义。

参考文献：

[1]王跃辉.计算机对档案管理的作用[J].中国新技术新产品.2011（05）.