电子档案的管理范文
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第1篇
中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）23-0289-02
随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。
一、电子档案形成的优越性
存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据极少量空间的优点能够很好地解决这一矛盾。例如，一张光盘容量可达600―4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息；而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。相比之下，纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
以XX发动机厂为例，每年归档的纸质会计类档案就可高达五百余本，足以占用两个标准文件柜。且需时刻做到防尘、防霉、防虫，要求档案库必须有严格的空气温度、湿度，温湿度过高或过低都会对纸质档案造成损坏。相比较电子档案来说，占用空间少、不会生霉等优点是纸质档案无法企及的。
另外，电子档案还具备操作方便，复制时不容易丢失信息的特点。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理几乎不存在这些问题，所以，完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
1.具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
2.传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。
3.电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
二、电子档案存在的缺点
传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式就不再发生变化，只要抓好保管，就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
1.原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2.真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3.完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4.安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
综上所述，电子档案管理是档案工作的一个新领域，针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
三、电子档案的维护
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一体化的管理。
四、对档案人员的要求
高技术的应用需要高技术的人才来管理。档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理，因此在加强档案管理人员队伍建设中，除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天，档案人员要想管好它，必须了解形成电子文件的相应技术和设备，以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才，将懂档案业务，具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来，建立复合型多层次的专业技术队伍。
以XX发动机厂为例，1994年，该厂共有专兼职档案员20人，其中，本科毕业以上的1人，大专毕业以上3人，中专及以下的16人。随着档案的增加和专业对口的要求，到2013年，该厂共有专兼职档案员50人，其中，本科及研究生毕业以上的40人，大专毕业的10人。排除近20年中档案员正常退休，从这一数据中可以看出，现代化的档案管理对人才的知识能力及水平也相应提高了要求。
五、电子档案信息化建设应注意的问题
第一，注重档案管理的安全性。在建设初期一定要注意电子档案的保存，防止档案的遗漏损失，保证归信息的安全、完整。
第二，加快电子档案信息化建设进程，对现有的信息化管理平台进行有效集成。信息化是档案管理信息化的基础，有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台，在进行档案信息化时，要充分考虑信息化水平，循序渐进，逐步推进。
第2篇
[关键词]电子文件；电子档案；归档管理
如今随着信息化建设步伐的飞速发展，电子文件已成为信息记录的主要形式，作为一种新型信息载体，它冲击着传统的档案观念和理论学说，对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。电子文件同传统纸质载体的档案一样，成为重要的信息资源和宝贵财富。因此，电子文件与电子档案如何归档管理，如何适应电子文件、电子档案发展的需要，已成为企业各部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。
应用现代化管理手段，特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。电子文件、电子文件归档以及归档后形成电子档案的管理，都极大地丰富了档案工作的内容。
一、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下优点
（一）办公效率的提高。正因为计算机强大的信息处理能力，才使得办公自动化运用简单。早期受到技术水平及办公设备的限制，文件均是手工制作的纸张文件，在使用过程中容易受损且保存时间较短，而且费时费力，有时还出现很多错字、不完整、字迹不工整、用笔不规范等现象，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在运用了计算机软件处理后，节省资源、易于传输、方便搜索、携带便易、容易加密、不占空间的优点显现出来。文件资料收集、储存、分类、统计、查阅等环节变得有序而方便，在计算机管理信息系统中，文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。
（二）存储能量增大。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。
（三）检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公自动化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，还可方便地复制存储。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下缺点
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期地保存；电子文件保密性受限制；对档案综合管理人员要求高等等。
三、针对实践中存在的问题提出以下措施
（一）建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。档案部门要与办公自动化与信息管理部门通力合作，承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。体现电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。
（二）档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
（三）对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在储存电子文件的载体或者装具上应当注明反应其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
（四）通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
（五）对电子文件档案的标准化、规范化管理要求更高。电子文件档案的归档管理，要求文书档案管理工作贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中，通过网络平台实现的归档工作，每一个操作环节都体现了文件管理和档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就必须要明确归档流程和归档环节，统一标准，对各归档部门的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。
第3篇
【关键词】档案管理；电子档案；电子档案管理
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
四、结语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
【参考文献】
[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.
[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.
第4篇
电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上国家级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
第5篇
论文关键词 电子档案 管理现状 实际应用与普及
电子档案是随着时展，应运而生的产物。在档案管理工作中，传统的档案存在形式是以纸质为载体，以人的手工书写和抄录为主要方式的。随着时代的发展和社会各项工作的进行，档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。但是电子档案并不是没有任何缺陷，它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患，需要我们正确对待。本文就电子档案管理的现状，档案信息电子化的利弊，电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析。
一、电子档案的管理现状
纵观近几年电子档案的发展情况，各类单位的档案数量急剧增加。以全国各大学高校为例，大学生总体规模不断增加，相关资料显示，2008年大学生数量与2007年相比，增加了近200万人，而大学教职工人数也增加了十万左右，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所。高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时，各项相关档案也是急剧增长，面对与日俱增的档案数据，传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。
档案管理工作并不是许多人认为的那样，并非简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。
虽然档案管理工作越来越艰巨，但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求。档案工作对于一个单位是十分重要的，急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式。电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式，但是由于电子档案的专业性和技术性较强，当前大多数单位的档案管理信息化程度低，不能适应工作需要。面对这样的形式，电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在，也是必须实现的。
二、档案信息电子化的利弊
（一）电子档案的优越性
电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在U盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。
（二）电子档案的缺陷
电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。
三、电子档案如何更好地普及应用
1．积极纳入领导协调机制。应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。
2．与时俱进，观念创新。电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。
3．遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法，虽然也很有成效，但通用性不好，无法让更多的人高效率地使用，必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。因此，档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善，这是档案管理健康发展的根本保证。
第6篇
从1946年第一台计算机诞生至现在，短短60多年，电子计算机技术以空前的速度急剧发展，并应用于政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域。由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图像、文献资料等，都日趋以电子计算机进行，纸质档案将愈来愈被电子档案所替代。由于电子档案的特性和表现的功能不同于纸质档案，其管理的方法和要求也不同于纸质档案。
很显然，我国传统档案工作理论和规定也已不能完全适用于日趋发展的电子档案管理需求。电子文件如何归档，归档后的电子档案如何管理和开发利用，电子档案与纸质档案的管理有何不同这些都是我们遇到的新课题。在实际工作中，绝大部分单位仍处于电子档案与传统载体档案共存的局面，而且传统载体档案仍是各单位馆藏的主题，缺乏对电子档案的收集、积累及安全防范措施管理，致使有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。
一、电子档案的收集与积累
电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，因此，为保证归档电子文件的真实性，电子档案的收集积累工作必须从电子文件形成阶段开始。这就要求了解和掌握电子档案形成规律和形成过程的形成者或承办者按照归档要求将形成的电子档案收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。
电子档案的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子证文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，建立相应的记录和登记，并与其相应的纸质文件建立标识关系，尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施，必要时，应在收集积累过程中，制作备份，以免系统发生意外情况时文件丢失。
二、电子档案的整理和归档
（一）与纸质档案相比较，电子档案在数据库中是以虚拟形式存在的。所以电子档案的整理就是按照一定的原则和方法，将收集积累的电子档案分门别类进行清理，给每份电子档案一个固定的唯一的号码，从而是全部电子档案成为一个有机整体，构成有序的虚拟状态，并通过检索，可以提取电子档案并在计算机屏幕上显示出来，因此无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套软、硬件环境作说明。有些必须以纸质档案存在的，可输出纸质档案保存。
（二）紧密结合电子档案的特点，处理好电子档案与纸质档案的关系。
1.充分利用电子信息与载体的可分离性，对利用率高、载体状况不好的纸质档案进行电子化。
2.利用电子信息可以实现资源共享、存贮的高密集性特点，解决日益增长的档案数量和有限的保管条件之间的矛盾。
3.对具有重要和长远查考利用价值的电子档案要纸质化，避开电子档案对环境的苛刻要求和信息易丢失、更改的缺点。
（三）电子文件的归档就是将计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行，也可视其具体情况而定。因涉及电子文件的技术环境条件，存贮一套，借阅一套。要求存档的电子文件有准确说明配套软、硬件环境，归档电子文件格式尽可能的通用、标准。在拷贝过程中可采用数据压缩工具对经过整理的电子文件进行压缩，然后刻录磁、光介质上。
（四）归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件，其它说明是否一同归档，归档的电子文件是否为最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容与相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出准确性等。
三、电子档案的安全措施
为了确保电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改动，在日常工作中就要对电子档案的安全采取相应保护措施。
（一）加密技术
采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性。在电子档案的传输中通常采用“双密钥码”进行加密，由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从载获的密文中解读原文来，这对于传输的电子文件具有很好的保护效果。
（二）身份验证
为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有必要对一些系统设置用户身份验证，当用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，如果验证合格方可进入系统对相关业务访问，否则将被拒止系统门外。
（三）防火墙
防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，通过网络监控系统监测所有通过防火墙的数据源，使被保护网络的结构不受侵犯。
（四）防写措施
将一些重要文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。以保持电子文件的原始和真实性。
四、电子档案的利用
从利用角度上来讲电子档案与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：提供拷贝、通信传输、直接利用。而从再利用中的保密与安全角度来讲，电子档案提供利用方式的多样化决定了电子档案比纸质档案更加难以控制。电子档案涉及到的人员有档案载体的保管人员、数据系统管理人员、利用者及维护操作人员等，由于各自工作性质和责任不同，因此在利用中，应根据人员级别、层次进行使用权限的认定，根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景和利用目的来决定对其授权。对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。
第7篇
［关键词］档案管理；档案安全；实体档案；电子档案
档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。
一、实体档案的特点及安全管理
（一）实体档案的特点
实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。
（二）实体档案的安全管理
要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。
二、电子档案的特点及安全管理
（一）电子档案的特点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]
（二）电子档案的安全管理
自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。
电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]
作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部
〔参考文献〕
[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008，（9）：19-20.
第8篇
1.1提供拷贝
电子档案在使用的过程中，第一路径便是拷贝，也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态，保证其可以充分利用这个档案。档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中，可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容，再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理。而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下，可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件。
1.2通信传输
通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题，同时能够省去很多的人力、物力和财力。通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输，实现电子档案的利用。电子档案在利用的过程中，经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询。可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案，能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持。
2电子档案的重要性
对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲，电子档案依然是一个全新的事物，而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位，拥有很大的重要性。下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究。
2.1电子档案可以节省人力、物力
通过大范围的使用电子档案，能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤，加快档案立卷归档的速度，为档案工作人员减轻了很大的工作负担，提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平。
2.2电子档案可以提高档案服务水平
实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，强化电子档案管理工作，实现电子化的档案管理，能够进一步提高档案的服务水平和质量。实施电子档案管理，能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选。
3提高电子档案管理水平的建议和措施
电子档案的利用途径有很多种，并且也对于技术手段存在很大的依赖性，所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程。在强化电子档案管理工作的过程中，应当通过多个方面的有机协调，全面地开展电子档案管理工作，提高电子档案管理水平。
3.1构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理
想要充分发挥档案管理工作的作用，首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，进一步适应电子档案管理的要求；其次，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度的安全患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中，所以在实际工作当中，一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证网络的安全系数在一个合理的水平，进而保证电子档案管理工作的有效开展。
3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生
在档案使用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，要求在对电子档案进行利用之前，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度，通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。
3.3加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识
第9篇
提高工作效率。伴随着办公自动化系统的建设与应用，电子档案大量产生。依靠计算机强大的信息处理能力，可大大提高工作效率，使档案材料在收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分快捷、有序，既规范还不易疏漏出错。能使管理人员可以从繁杂琐碎、枯燥乏味的手工建档工作中解脱出来，把时间和精力放在档案编研和二次信息开发上，从而提高档案管理工作的效率。
提高档案利用率。高校档案管理工作的根本目的在于查阅和利用。电子档案管理改变了传统档案查阅和利用方式，利用者不再需要亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，只需提供所需材料的主题和范围，管理人员也不需要反复翻阅纸质目录进行人工检索，再一次次进库提取原件，而是利用计算机目录进行检索后，通过网络传递PDF等格式文件，即能在极短的时间内将文件送达到利用者手中，缩短了查询时间，提高了档案利用率。
提高档案安全保密性。实行电子档案管理后，将过去整卷提供利用档案材料方式，改为提供单份电子文件利用，从而保证了档案的保密性。确保有保存价值的电子文件真实、完整、有效，使电子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人员出入库次数的减少，也有利于库房温湿度控制和管理人员身体的健康，节约了能源，这与档案安全保护的目的也是非常吻合的。
提高档案完整性和时效性。电子档案管理改变了传统的手工作业方式管理档案。所有新文件都可做到即有即入、及时快捷，改变了过去档案整理工作于第二年下半年进行手工编辑、分类、归档等方式。碰到文件收集不完整或漏交归档时，还可随时增缺补漏，只需调整一下电子目录，而无需拆卷重做。从而达到档案管理工作完整、归档及时的目的，在提供利用服务上，能够发挥出更好的时效性，更有利于档案的开发与利用。
降低管理成本并有效保护档案原件。电子档案侧重于数据库的管理，从而节省了人财物力的投入，它不像纸质档案需要将大量的人财物力投入到分类、排序、组卷、装订等工作上。电子档案管理工作使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，这不仅节约了打印、复印等费用，降低了档案管理成本，也减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件起到了最大限度的保护作用。另外，实行电子档案管理还能有效防止档案被篡改的行为。
如何建立电子档案建立高校电子档案的关键，就是建立档案目录数据库。档案目录数据库也是电子档案与纸质档案的交汇点。档案目录数据库中的每一份文件，都对应着该文件的电子文件链接地址和纸质文件的存放位置。只有采用数据库形式的档案目录，才能使档案的查询和检索迅速而方便。对高校档案馆来说，电子档案的建立需要开发或购买专业软件，而对于中小型档案室则可以用目前最广泛使用的办公软件中的EXCEL或WPS表格在自己的电脑上建立起电子档案数据库。（1）指定一台专用计算机，在计算机C盘以外的分区作为电子档案分区如：选D盘分区或E盘分区等。（2）在选定的分区上，根据需要建一个或几个档案目录数据库，相应地再建一个或几个子目录用来存放电子文件的文件夹。（3）随时把接收到的纸质文件或电子文件，通过扫描或数码照相等技术手段对原始档案信息进行数字化扫描和录入制做成电子档案，这个过程包括：档案全文扫描、图像图片处理、文件级目录著录及存储、档案分类等工作。（4）对纸质文件进行集中审核鉴定，以确保纸质文件与相应电子信息的一致性。将数据导入数据库，进行随机检索抽查，再一次复核并检验质量。（5）将所有数据进行实时备份、异机备份，并妥善保管。（6）档案目录要设置打开权限密码，以防止外部人员更改或误操作破坏目录。（7）在学院局域网上，档案目录和相关文件夹设置成共享，并设置成不允许网络用户更改我的文件。这样本学院局域网上的所有计算机，都可以通过学院局域网访问电子档案系统。通过查询档案目录，找到所需档案文件，打开文件链接就可以进行浏览。（8）将制做完成的电子档案设置成只读文件，放在相应的文件夹中。然后按要求在相应的档案目录上做登记和文档存放位置链接。这样一个电子档案就做好了。
电子档案的利用电子档案利用可根据档案信息的利用需求、网络条件、服务对象和开发范围，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，构建几个服务平台。一是利用学院局域网。面向学院师生员工和来馆利用档案人员的馆内电子档案利用服务平台，可以直接上网访问档案馆的共享文件夹，点开相应的档案目录，键入要查找的文件名或文号等等，可以键入全称精确查找，也可以键入部分名称模糊查找。找到后，直接点开链接地址，就可以打开所要查找的档案进行浏览，能随时查询和阅读最新的档案文件，并可同时提供给多个用户利用而互不影响。还可为广大师生提供多种形式网上查询服务，如：在线提供英语等级查询、历届毕业生去向查询、学历证书查询、学生信息查询、教授信息查询、毕业生优秀论文目录查询等等。二是利用当地政务网。建设面向本级各部门各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台，它能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现各部门档案信息资源共享和服务工作。三是利用公众网。建设面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台，这是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。四是利用计算机单机查询。学院还没有建立档案系统局域网的，利用者可到档案室的专用计算机上查询。也可由档案管理人员代为查找，找到后将其所需档案通过电子邮件等方式发送给利用者。目前长江工程职业技术学院档案室采用的就是这一方式。
正确处理实行电子档案管理的几种关系（1）电子档案不能取代纸质档案。虽然电子档案优点很多，但它也存在局限性，而纸质档案由于它的原始性，具有不可代替的法律凭证作用。当前，电子档案不能完全取代纸质档案，而应实行纸质档案和电子档案双套归档制度，形成内容相同的两套档案。因此，在相当长的历史阶段，纸质档案与电子档案将长期并存。目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要方式。笔者认为，现阶段电子档案侧重突出“应用”，而纸质档案侧重突出“保存”。电子档案的应用要求档案工作者与时俱进，适应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性。（2）加强相关部门的协调配合。电子文件在归档工作中所涉及的问题非常广泛，仅仅依靠档案管理部门是很难完成的，必须做好相关部门的协调配合工作。应采取电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的形成和联系，是承担归档工作的主要责任者；档案管理部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。这些部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子档案。
第10篇
一、高校档案管理中电子档案的应用问题
（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。
虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。
（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。
在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。
虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。
二、加强电子档案在高校档案管理中的应用
（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：
一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。
二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。
（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机?M行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。
总而言之，作为高校，在对电子档案应用进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保高校档案管理工作的有序性和科学性。
第11篇
【关键词】电子档案；公园档案管理；价值探究
公园档案作为国家档案的一个重要组成部分，不仅能够反映公园工作人员各方面的工作情况，还能反映出公园的建设和经营情况。当前公园档案管理中还存在缺少相应人才、社会支持以及理论依据的问题，而电子档案的应用，能够有效改善公园档案管理现状，提高公园档案管理工作的服务质量和工作效率，公园管理人员应当加强利用，将其优势充分发挥出来。
一、公园档案管理工作现状
（一）公园档案在管理方面缺少相应的人才。公园档案管理工作不仅具有针对性，还具有广泛性。公园档案管理不仅需要必要的硬件条件，还要配备专业管理人员。有些公园档案具有一定机密性，因此管理人员除了要有较高的管理专业水平，还要有较强的责任意识。除此之外，我国目前高等院校也没有关于公园档案管理这方面的教育内容，因此在公园档案管理方面缺少相应的管理人才。
（二）公园档案在管理方面缺少社会的支持。在公园文体活动中，人们的注意力一般都集中在娱乐设施上面，人们的日常文娱活动都需要使用这些设备。公园的档案管理作为一个隐形项目，不被人们重视，得不到人们群众有效的支持，也就没有足够的资源和动力，因此当前公园档案在管理中存在滞后的现象。
（三）公园档案在管理方面缺少相关理论依据。公园是一个民生工程，是给人们提供休闲和娱乐的场所，因此产生经济效益较少，所以不受上级机构的重视。档案管理是一项专业性的工作，要有相关的理论依据支持，但是由于不受关注，所以都是按照其他行业的档案管理制度和思路进行管理，导致在管理中出现问题。
二、电子档案在公园档案管理中的价值探究
（一）电子档案有利于公园档案的保密性。公园档案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而电子档案则能够有效加强公园档案的保密性管理。传统纸质档案，人们在寻找某一文档的时候需要翻阅整个档案的资料袋，并且在查阅的同时可能还需要旁人协助，这个过程难免会造成一些保密性文件的信息泄露。而电子文档则不同，公园管理人员或者其他信息使用者如果要使用档案信息，必须要进入电子档案管理系统，而登陆这个系统需要输入相关的用户名和密码，并且在信息查询的过程中，不需要其他人进行协助，这样就有效保证了公园档案信息的保密性。
（二）电子档案能够有效提高公园档案管理工作效率。传统的纸质档案，无论是在信息查询还是在信息的录入方面，都耗时耗力，尤其是在信息的录入方面，很多信息录入都要靠管理人员个人的理解。电子档案在信息的统计、整理和分类方面有着统一和规范的标准，这样就能够有效提高公园档案信息的客观性、准确性和科学性。电子档案则能够有效改善工作效率低的状况，公园档案管理人员可以借助计算机上的档案管理软件进行档案管理，有效节约了人力物力，提高了档案的管理效率。除此之外，录入到档案中的信息经常面临着修改的问题，随着公园的发展，资源信息也发生着相关的变动，可能需要增添新信息，也可能需要对原信息进行修改，以往的过程需要耗费大量的人力物力，而电子文档也不一样，无论是修改原信息，还是在原信息基础上增加新的信息，操作起来都是极其方便的，而且电子档案还能在查缺补漏方面发挥有效作用。
（三）电子档案能够有效提高公园档案管理工作的服务质量。电子档案的应用在提升公园档案管理工作质量方面有着重要意义。最近几年，为了落实相关法律法规，并且提升当前的企事业单位档案管理水平，湖北省出台了《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》，其中就讲到了相关企事业单位需要依据原本的考评方法所获取的“AAA级”“AA级”“A级”，依次对应最新考评方法的“省特级”“省一级”“省二级”，如果考评对象是建筑工程相关的单位，还需要关注相关档案的可追溯性，所以说公园必须提升相应的档案管理工作质量。对公园档案进行有效管理，可以方便后续阶段相关人员对信息的查询，因此，加强公园档案的管理，实际上就是为了给信息使用者提供更好的服务质量。与传统纸质档案相比，电子档案能够实现资源信息的电子化。大量的信息被存储在计算机介质中，不仅能够方便信息使用者进行查询，而且还能通过互联网进行传播，实现资源信息的地域移动和共享，并且电子文档能够让信息使用者能够在海量信息中快速找到自己所需要的信息资源，有效提高了公园档案管理的服务质量。通过这种形式，游客可以快速检索公园历史信息以及游览线路。
三、结语
综上所述，电子档案是当前信息时代的产物，其优势一目了然。公园档案管理人员应当积极使用这种新型的档案，将其应用到工作之中，不仅能够提高公园档案管理工作的工作效率和服务质量，还能保证公园档案信息的保密性，为我国和谐社会的构建作出重要的贡献。
【参考文献】
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第12篇
一、信息技术下的企事业单位档案特质
（一）集成性当企事业单位档案管理工作实现信息化管理之后，企事业单位中的档案信息只需要进行一次性的整理与录入，当这个过程完成之后，整体的档案管理工作就能获得基本完善，此时，数据整理、输入和应用得到了集成，而数字化时代下企事业单位档案管理工作的集成性也被集中体现出来。档案信息在具有集成化特点的基础上可以得到高效率的利用和共享，从而提高档案信息的服务能力。完整性与高效率是电子档案信息系统的重要特点，也就是说，在企事业单位运用信息技术开展档案管理的过程中能够让档案管理呈现出高效率以及高适应性的特点。（二）动态性利用信息技术开展企事业单位档案管理，其动态性特点转换在三个方面：一是档案信息采集具有动态性。当数据信息收集以后，可以随时传送到数据库中，这个输入过程所需要的时间极短，所以说档案数据库可以进行实时更新，而这种动态性在传统的档案管理工作中是难以实现的，而在企事业单位档案管理中运用电子档案，则能够十分简单的实现这种实时更新；二是档案数据可以得到动态化。档案信息一旦进入数据库，数据库系统就可以开展数据处理工作，如果数据存储服务器容量较大，则处理过程所需要的时间也十分短暂。这个过程能够降低以往人工操作中产生的错误和失误，而且能够提高数据处理效率；三是在实现数据收集以及处理的动态化后，档案数据的和利用也就具有了动态化特点，档案信息需求者可以较快的了解动态信息并进行利用，从而能够提高企事业单位在档案管理工作方面的工作效率。
二、电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措
（一）技术保障电子档案在企事业单位档案管理工作中的应用首先要求企事业单位能够对档案信息化管理系统进行建立健全。企事业单位需要以多媒体技术、网络技术、数据库技术为依托，对企事业单位中的档案管理软件进行升级、改造与更新。同时企事业单位要对管理档案软件技术进行构建和完善，对档案资源开展统一的规划与集中的管理，在符合企事业单位管理工作特点的基础上，构建方便快捷且具备较高技术含量的电子档案管理系统，从而让档案管理工作中的信息收集、信息分类、信息鉴定、信息保管以及信息调用实现信息化以及档案管理的数字化和自动化，确保档案信息在利用过程中能够方便快捷并使档案信息的寿命得到延长。电子档案与传统档案最明显的区别在于存储介质的不同，而在使用这些存储介质进行存储的档案技术在利用过程中必须使用支持档案存储媒介的软件与硬件，所以二者的完善是运用电子档案的重要前提。其中软硬件主要包括网络设备、文件数字化设备、服务器以及其它能够支持档案构成的基础设备等，对软件的要求是具有稳定的性能以及实用、可靠的特点等。（二）人才建设人才队伍建设在运用电子档案的过程中发挥着关键作用，运用电子档案过程中对人才的需求主要体现在三个方面：一是在技术改进以及档案管理工作方式转变中需要高素质人才；二是档案管理质量以及服务质量提高过程中需要高素质人才；三是在实现电子档案管理规范化过程中需要高素质人才。所以企事业单位在运用电子档案的过程中要重视研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培养，并根据实际需要对三种人才进行合理配置。在人才培养方面，首先要求企事业单位能够树立正确的人才观。认识到人才是企事业单位档案管理工作中的第一资源，在重视和研究档案管理人才培养的基础上调查单位中对档案管理人才的需求以及档案管理人才培养计划，同时要制定规范、科学的人才培养机制以及人才激励机制等，从而确保档案管理队伍专业素质的提高以及档案管理工作人员积极性的调动；其次在人才培养途径方面，企事业单位可以利用激励机制来调动档案管理人员对自身知识进行更新的自觉性和积极性，也可以聘请社会专业人士开展讲座来提高档案管理队伍素质，同时可以采用走出去战略将档案管理人员送到单位外培训机构进行培训，其中高等院校就可以成为企事业单位进行档案管理人才培养的重要基地；再次，企事业单位要促进档案管理队伍的人才流动，通过实行严格的考核制度来推动档案管理队伍的优胜劣汰，同时通过聘任制度的完善来对档案管理队伍进行完善，从而对档案管理队伍开展稳定、动态的更新与管理。（三）安全保障体系建设在电子档案运用中，安全问题一直被档案管理工作者所关注，构建安全保障体系是确保企事业单位档案管理质量的重要方面，对提高电子档案归档质量、利用能力以及服务能力具有重要意义。企事业单位电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面。在硬件设施安全保障中，应当重视对服务器运行状态的监控，重视对档案日志的更新，同时要强化机房环境保养与监控，对老化的设备与线路进行更换；在网络安全保障方面，需要对存储于客户机和服务器中的档案文件进行定期检测与扫描，在设置浏览权限的基础上避免感染病毒，同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则；在应用系统安全保障方面，首先要构建其用户访问平台与日志文档中心，其次要根据系统的更新来检查所应用的安全措施是否有效。另外要重视档案管理人员安全素养以及安全管理意识的提高。
作者：冯丽博 单位：河北省地质调查院
第13篇
中图分类号：G271文献标识码： A
随着科学技术的迅猛发展和计算机网络应用的日益普及，信息化、数字化、网络化在医院各领域得到广泛应用与发展，档案信息的利用方式网络化、便捷化大大提升了档案工作信息化水平，也给档案工作带来了许多新情况新问题。尤其是电子档案的大量产生，无疑对传统的纸质档案管理提出了新的巨大挑战。如何保护、管理和利用好这些电子档案也成为医院管理者和档案工作人员的新课题、新要求。只有懂得电子文书处理和归档的一整套程序,了解电子文档的整理与保护，才能为医院发展提供完善的信息保障。
一、树立电子档案独有的信息和知识观念 在当今信息万变的知识浪潮中,医院各部门的档案是独有的原始记录,记录着医院的科研发展、医疗技术以及广大患者的个人信息,如果医院的档案资料收集、整理、保管不好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给医院和个人造成无法挽回的损失。每个岗位上的工作人员都要从思想上高度重视每一份电子文件和资料，随时做好保存和归档处理。目前,我国已出台了《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等,学习好法律法规，
二、医院电子档案的整理 目前,医院电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别组盘整理。 1.文书电子档案整理 (1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘的统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于机对盘内文件查找。
(2)外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。 2.科技电子文件归档 医院作为高科技专业知识和技术密集单位，科技电子文件档案种类较多,可以按照医疗、科研、基建、设备、财务、声像档案分类管理,然后再按项目归档。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。医院引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。 3.电子文件整理 (1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 (2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
三、电子档案的保护 由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。1.软磁盘的保护 (1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。 (2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 (3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。 (4)加强病毒防范。要求各业务部门加强机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。 (5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。 (6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。 2.光盘的保护 (1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。四、规范电子档案管理的几项措施
1、加强电子档案归档制度建设。医院应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
2、从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3、档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
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（一）提高财务会计人员工作效率。手工记账时期，会计人员的主要精力是登记各种账簿和编制会计报表，会计的最主要职能表现为会计核算，而会计的监督与管理职能仅体现在漫长手工记账之后，监督的形式主要是事后监督与被动监督。实行财务会计电算化后，一方面会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使审核、监督和财务会计分析工作；另一方面会计电算化系统中的预算控制功能不仅可以实现对单位经济活动的“时时监控”，而且由于实行对会计电子档案的有效管理，会计人员可以不用从众多的纸质会计档案中翻箱倒柜，他们可以打破时间的跨度，方便快捷地完成对历史会计信息的使用和对未来会计信息进行分析，较好地协助会计人员进行预测、控制和监督。
（二）方便决策。企事业单位的财务会计人员将历年的会计资料进行加工分析、比较，一方面可以提交给单位的决策者们，让他们更好决策；另一方面通过这些历年的会计电子档案方便快捷地看出本单位以及本部门的过去、现在和将来的财务状况、发展情况与发展趋势，使决策者们在遵循国家宏观政策和市场经济客观规律的前提下，制定出适合单位自身发展的战略，从而改善经营管理，提高单位的经济效益和社会效益。另外，可以基于本单位的财务会计电子资料设计出一些有利于企事业单位管理和决策的数据模型，建立相对比较完整的决策支持系统，以实现财务会计电子数据资料的再使用价值。
二、财务会计电子档案管理和再使用
要想做好会计电子档案的管理与再使用工作，必须根据财务会计电子档案的归集整理、保存和再利用等方面的工作。
（一）财务会计电子档案的归集整理。财务会计电子档案的归集整理是指在一定的时间间隔（通常指一个会计年度），把单位运行的财务软件系统中所有财务数据备份、存储到光盘、移动硬盘或专用硬盘上。这样的备份一般是采用多份数、多介质进行备份，这样备份出来的财务电子数据就形成了财务会计电子档案。单位的财务部门应由专人保管这些备份的电子档案，以便在财务软件系统或计算机硬件系统出现故障修复后能在最短的时间内和最小的损失下恢复财务会计电算化工作。另外，除备份这些财务会计电子数据，单位的财务电子档案管理人员还应该对运行整个财务软件系统的计算机硬件系统、计算机操作系统、网络服务器系统、网络操作系统以及财务软件的系统名称与版本、财务软件的售后服务公司情况、相关系统的使用说明书等进行详细记录在册。在笔者工作过的单位，在20世纪九十年代中期就开始实行财务会计电算化系统，当时使用的是单用户系统软件，每月的记账凭证大约有300份，业务量不大。之后，在2000年以后，随着单位经济业务量呈几何级数的增加，每月要处理的记账凭证数达2，000份，这样感觉原有的单机版财务软件根本不适应单位的经济业务量增加。为此，单位购买了WINDOWS系统下的网络版用友财务软件ACCESS版。再后来，到2003年，又换成用友U8版的SQLSERVER财务软件系统。在近10年的时间里，财务软件更换了好几次，一方面是因为单位业务量的增加；另一方面也是为了适应计算机硬件和操作系统、数据库系统等软件系统的变化而变化。在这几次财务系统的变化中，单位按要求对财务会计电子数据、财务软件系统和计算机硬件和操作系统以及数据库系统进行归档备份、封存。在近期的上级会计档案检查中对封存机器和电子档案进行再使用检查，仍然可以使用。
（二）财务会计电子档案的保存与再使用。就目前的技术手段而言，能够保存电子计算机系统中的电子数据也只有光盘、硬盘、U盘等这些磁性介质。当然，财务会计电子数据的保存也不例外。根据这些能够存储电子数据的磁性介质的物理特性，在形成电子数据档案时必须要进行多种磁性介质的备份，比如，同时每年年底对单位当年财务会计年度的财务电子档案进行光盘双备份、硬盘双备份等工作。备份之后在介质的表面贴上标签，注明形成档案材料的内容、时间和制作人，存放在至少两个不同的物理地点。保存这些电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘和防盗。同时，存放这些电子档案时，还得考虑地震、洪水或火灾等意外情况引起对整个财务会计电算化系统的破坏使系统不可恢复而具有的对策。因为磁性介质材料的特殊性，单位要形成对这些会计电子档案的定期和不定的检查、翻录和再备份工作，防止由于这些磁性物理介质的损坏而使会计数据丢失，从而造成无法挽回的损失。
第15篇
1．理顺关系，制定制度，强化电子档案的归档管理。2003年，档案管理部门开始接手电子档案的归档管理后，建立健全规章制度，制定了电子档案归档管理制度和有关规定，得到院领导的高度重视。以技术管理通报的形式，了《院工程CAD成品文件的归档流程实施办法》等一系列电子文件成品文件的归档规章制度和规定，做到责任落实到人。档案人员严格把关，认真核对。从源头上杜绝电子文件的丢失，保证了归档电子档案成套性、连续性、准确性、真实性、完整性、有效性，提高了电子档案的归档率。
2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。
3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。
二、今后工作的对策
为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。
1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。
2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。
3．加强岗位培训教育，提高档案人员的业务素质。通过培训，不但要学习档案专业知识，还要学习其他现代科学知识，使档案人员成为复合型的档案工作者。通过组织学习《档案法》，增强全体档案人员的法制观念，依法治档，是今后做好电子档案管理工作，促进档案事业全面发展的重要依据。
