公司档案管理方案范文

前言：我们精心挑选了数篇优质公司档案管理方案文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

在市场经济的环境中，房地产企业想要得到顺利地运行和长足的发展，除了要完成其科学组织结构的建立之外，还需要建立健全具有清晰产权、权责明确和科学管理的现代企业制度，而作为房地产公司内部行政管理中一项重要环节的档案信息管理工作，就更应该加强其工作的开展及其安全性的保障，因为房地产档案不仅关乎着国家、集体和个人房屋的所有权益，而且还是与房地产市场中法律活动的直接参与者，其更直接影响到房地产市场的顺利发展，因此更需要掌握当前档案信息管理的工作特点，保障档案信息的安全。

二、房地产档案信息管理工作的特点

（一）法律性。

近年来，随着社会经济的发展，加大了人们对房产的需求，进而促使房地产相关行业得到快速发展，但是这也容易导致房地产交易的过程中发生一些各式各样的纠纷。但是作为继房产证之后的另一个被法律认可并且明确房屋产权的有效凭证的房地产档案，因此在法律进行有关房屋产权纠纷问题的时候，房地产档案可以为其提供有效的重要依据，这也就体现了房地产档案信息管理工作的法律性特点。

（二）区域垄断性。

随着城市经济的快速发展，房地产市场的发展也十分迅速，为了实现房地产档案信息管理工作的有条不紊的开展下去，所以房产管理部门的管理所采取的模式为划区域管理，也就是每一个地区都专门由一个房产管理部门负责，这样的管理分布，体现了当地产档案管理工作的区域垄断性。一旦不能做好房地产档案信息管理的基础工作，那么很有可能引发当地房地产市场混乱，进而对产权的有效管理造成不利的影响。

（三）信息化。

随着计算机网络信息技术在社会各领域各行业中的不断渗透，这样改变了房地产档案信息管理的方式，实现了以信息文件的方式促进房地产经济活动的运转，工作繁重、复杂，往往需要花费大量的资源和时间，但是管理工作效率和成果却不尽如人意，但是当前在网络技术的支持下，实现了档案信息的数据化，这样档案信息管理工作者就能通过计算机和网络进行所有业务的处理，包括检索、查询、修改、统计和进行档案编目工作等，不仅减少了档案信息管理的工作量，同时也大大提供了管理质量和效率。

（四）可变性。

房地产资料的建档立案并不代表房屋产权不会变化，尤其是在当前这个城市化进程不断深入的新形势下，改变着城市的格局布局，促进了房屋的拆迁重建，在这房屋不断变化的过程中，都有可能会改变房屋的产权人，而这会使得相关房屋档案信息随之发生变动，因此说房地产档案信息是可变的。

三、加强房地产档案信息管理工作安全开展的对策

（一）建立完善房地产档案信息管理制度。

随着房地产档案信息化管理的逐步深入，急剧增加了房地产相关的电子档案数量和规模，因此为了保证档案信息管理工作的进一步落实，首先就应该确保其管理安全性，这也就要求档案信息管理工作人员需要针对管理工作的信息化特点做好档案信息的安全管理工作。加强房地产档案信息安全管理制度的建立和完善，将电子档案的收录、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中，同时还要落实安全管理责任，进而督促相应安全管理负责人积极开展安全管理工作，重视安全管理工作的开展，从而做到档案信息安全管理有章可循，进一步保证档案信息管理工作的安全顺利开展。

（二）加强系统安全防范技术的使用和水平提升。

当前的房地产档案信息大多都置身于网络环境中，在该环境中因为一些不确定因素的影响，威胁着档案信息的安全性，因此档案部门需要加强对档案信息系统进行安全防范，这就需要安全部门聘用一些专业高水平的计算机人才专门负责计算机和网络系统的安全防范和维护工作，通过杀毒软件的应用，保证网络系统不遭受电脑病毒的攻击，对重要档案信息就应该提升安全防护级别，例如设置访问权限和登录密码等。

（三）建立健全内保工作机制和档案工作人员资格审查机制。

要把档案库房作为内保重点要害部位，在技防设施标准上，至少配备值班监控室，安装具闭路电视监控、探测报警等多功能的安全防范系统，配备专人24小时值班，摄录的图像资料保存应不少于40日，并预留接口，适时与公安机关联网，并在此基础上还要严格遵守《信息安全技术信息系统物理安全技术要求》（GB/T21052-2007）中相关标准和要求，以确保安全技术能够落到实处。在物理防范标准上，除应满足公司内保物理防范标准外，还应符合国家对机要、档案部门建筑物理防范和国家消防安全技术规范的标准。在录用档案工作人员时，必须坚持“先审查后录用”的机制，对不宜在档案部门工作的人员应当及时调整。

四、结束语

第2篇

1科学系统地分类,使基建企业工程档案管理专业化

基建档案正确地分类,是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。高校档案管理的重点从过去的文书档案、教学档案、会计档案管理转移到以基建工程建设为主的科技档案管理。

根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》,结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,将科技档案分成4大类:基础工程建设类、建筑类、设备类、科研类。根据高校基本建设发展的重点,将基础工程建设类作为其中第一大类。其档案资料属于所有档案中最重要的一部分。

2依据国标、行标,使归档基建工程文件材料规范化

结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》(CJJ33-2005)、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94-2009)的标准要求,制订《基建工程文件归档规定》,对基建工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定了基建工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

3文件的内容要求

3.1 基建工程文件材料归档内容

(1)工程依据文件。

①工程项目建议书、申请报告及审批文件、批准的设计任务书、初步设计、技术设计文件、施工图和其它建设文件;②工程项目建设合同文件、招投标文件、设计变更通告单、工程量清单等;③建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册文件、报建审核书、报建图、竣工测量验收合格证、工程质量评估报告;④财务文件(预算书)。

(2)交工技术文件。

①施工资质证书;②图纸会审记录、技术交底记录、工程变更单(图)、施工组织设计等;③开工报告、工程竣工报告、工程保修书等;④重大质量事故分析、处理报告;⑤材料、设备、仪表等的出厂的合格证明,材质书或检验报告;⑥施工记录:隐蔽工程记录、焊接记录、管道吹扫记录、强度和严密性试验记录、阀门试验记录、电气仪表工程的安装调试记录等;⑦竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、工程管道与其它市政设施特殊处理的位置等。

(3)验收合格记录。

①测量记录;②隐蔽工程验收记录;③沟槽及回填记录;④防腐绝缘合格记录;⑤焊接外观检查记录和无损探伤检查记录;⑥管道吹扫合格记录;⑦强度和严密性试验合格记录;⑧设备安装合格记录;⑨储配与调压各项工程的验收及整本验收合格记录;⑩电气、仪表安装测试合格记录;在施工中受检的其它合格记录。

(4)竣工图。

竣工图有:①总平面图:比例为1∶2000或1∶5000;②平面(带状)图:比例为1∶500或以标准地形图绘制;③纵断面图:比例为横向X∶1∶500,纵向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隐蔽工程)施工图。

(5)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录)。

①工程竣工总结;②竣工验收记录;③财务决算文件(决算文件及交付使用财产总表和财产明细表)。

(6)监理文件。

①监理规划;②监理月报中的有关质量问题;③监理会议纪要中的有关质量问题;④进度控制;⑤质量控制;⑥造价控制;⑦分包资质;⑧监理通知;⑨监理工作总结。

3.2 基建工程文件材料归档内容

(1)设计文件及设计变更文件;(2)设备、管道组成件、主要材料的合格证、检定证书或质量证明书;(3)施工安装技术文件:焊工资格备案、阀门试验记录、射线探伤检验报告、超声波试验报告、隐蔽工程记录、基建管道安装工程检查记录;(4)质量事故处理记录;(5)城镇基建工程质量验收记录:基建分项工程质量验收记录、基建分部(子部分)工程质量验收记录、基建单位(子单位)工程竣工验收记录;(6)其它相关记录。

4文件的质量要求

(1)归档的工程文件应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件应字迹清楚,图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。

①竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。②竣工图章尺寸为80mm×80mm;③竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

(9)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应当重新绘制竣工图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠》方法(GB/1O6O9.3－89)统一折叠成A4(297mm×210mm),图标露在外面。

5落实规章制度、使基建工程文件从形成到归档利用制度化

高校基建归档制度的建立是确保各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化。在基建工程档案管理方面制定相应的规章制度,从而使基建工程文件从形成到整理归档直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、积累、整理、归档作为工作程序纳入到基建工程建设、管理的各项规章制度中。且它们是与建设的进程同步,即“工程立项开工与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与合同竣工资料验收同步”。只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中,并使其规范化,才能为工程提供完整的竣工资料。其次、把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内,并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中。在进行工程验收时,文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节,是保证工程验收合格的重要因素。没有完整、准确的文件材料就不算完成计划,没有质量合格的文件材料,工程就不算达标,验收就不能通过。

第二,把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中。明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任,并进行考核。竣工资料的归档控制:为了确保已竣工的档案资料按时归档,确定了财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度,保证了竣工资料的归档率达100%。档案的移交:工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录,按目录清单向档案室归档,双方签章,各持一份,以示凭据。

6加强信息化建设,实现基建工程数据管理现代化

为了提高基建工程及其设施的监控及管理水平,科学、准确、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS基建地理信息系统。档案部门配置主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。

(1)基建信息管理:为了准确把握地下管线信息,GIS部门在每项管线工程竣工后,根据管线竣工图现场测量并结合GPS坐标定位,形成详细、准确数据后输人到GIS系统,形成了一套完整的基建管网分布图。对于管网改造GIS部门也及时修改,从而实现了对地下基建管线信息的全面的数据化管理。并定期对移交到档案馆的管网数据光盘覆盖更新。确保为高校基本建设提供第一手基建信息。

(2)基建工程档案管理:对已竣工的基建工程。

档案一套移交档案馆,一套由本单位保管。利用档案管理系统软件对归本单位保管的基建工程档案进行微机管理,并实现了对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。档案管理系统软件的运用使基建工程档案管理更有序、查询更方便,利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率(我们依据《城市建设档案著录规范》中基建工程著录项目完善了档案管理系统,使录入的信息更适应基建工程档案管理的需要)。

综上所述,高校基建在基建工程建设中只有严格执行了基建工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作、才能保证基建工程档案从形成到归档按质按时、井然有序,才能体现基建工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对基建工程档案的科学管理、辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为高校的工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为学院的基本建设服务。

参考文献

[1] 李红云.做好建筑工程档案管理工作[J].科技资讯,2008(10).

[2] 董宏理,韩振华.规范基建工程建设行为提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

[3] 刘志忠.浅析基建工程成本管理[J].城市基建,2007(7).

第3篇

关键词：档案管理　房产档案　思考

房产档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表，声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据。是房地产行政管理和城市建设发展的基础性工作，体现着政府管理的重要职能。随着近些年我国房地产市场的快速发展，房产交易事项逐渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日趋规范，房产档案工作任务更加繁重，工作要求更加严格具体。它不仅涉及单位自身管理与发展，更关系国家和人民群中的财产安全与切身利益。这就要求房产档案管理部门在开展工作过程中，应做好以下几个方面的工作：

1　房产档案信息管理的基础工作，搞好立档前期控制

房产档案是反映和记载房地产权属状况的真实信息资料，我国法律法规明确要求，房产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房产档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么房产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房产档案必须加强建档基础工作，做好事前控制。在档案归档前，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行房地产登记时，要严格审查当事人的资料是否完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。加强产权资料移交的管理。这是产权资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，精确简洁，排序也必须符合规定，便于查阅和规范管理。总之，只有加强建档的基础工作，才能使后期的档案管理发挥最大效能。

2　建设符合行业特点，适应未来发展需要的高质量的档案信息数据库

近些年，房产档案工作面临着许多实际问题，如档案数量剧增、房产交易活跃、新型信息介质和记录方式的涌现等问题强烈地冲击着传统的手工管理手段和方法。显示出管理能力和效率低下，已适应不了房产档案管理的需要。利用现代化技术，建设房产档案信息数据库，实现档案管理新突破，已成为房产档案管理工作的重要课题和发展趋势。这种信息化建设必须结合自身行业特点，体现档案管理的高质高效，能适应房产档案未来发展的需要。这需要从全社会的角度去认识和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范，包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式，各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础；二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面，并规划和设计出必要的数字化实现途径；尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换，促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流；三是要实现系统间的数据交互，新的系统必须支持系统问、部门间数据资源交互和传递，实现同类业务信息的一致和共享。确定适用标准信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终建立起一个标准化的数字化利用平台，实现档案数字化管理。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准，面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化体系。充分利用房产数字档案信息归集、检索、分析功能，为广大市民、部门提供高效便捷的查询服务。通过数据分析对房地产市场的现状和发展趋势为相关部门进行宏观调控提供科学的决策依据，五是强化房产档案人员业务培训，提高档案管理水平。

3　重视人员素质，培养复合型人才队伍

强化房产档案人员业务培训，提高档案管理水平。建立一支高素质的复合型人才的专业队伍，是实现房产档案信息现代化管理的关键。档案管理工作者必须做到两点：一是增强现代化意识。在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。二是调整知识结构，掌握多种技能。建造多元化知识结构，全面系统地掌握档案专业知识，学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识，尤其是电子计算机、光学等学科知识，训练和培养出复合型专业人才，有效的提高档案工作人员的素质，适用现代化的需要。