公司档案管理方案范文

前言：我们精心挑选了数篇优质公司档案管理方案文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

关键词：档案管理　房产档案　思考

房产档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表，声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据。是房地产行政管理和城市建设发展的基础性工作，体现着政府管理的重要职能。随着近些年我国房地产市场的快速发展，房产交易事项逐渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日趋规范，房产档案工作任务更加繁重，工作要求更加严格具体。它不仅涉及单位自身管理与发展，更关系国家和人民群中的财产安全与切身利益。这就要求房产档案管理部门在开展工作过程中，应做好以下几个方面的工作：

1　房产档案信息管理的基础工作，搞好立档前期控制

房产档案是反映和记载房地产权属状况的真实信息资料，我国法律法规明确要求，房产档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房产档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么房产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房产档案必须加强建档基础工作，做好事前控制。在档案归档前，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行房地产登记时，要严格审查当事人的资料是否完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。加强产权资料移交的管理。这是产权资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，精确简洁，排序也必须符合规定，便于查阅和规范管理。总之，只有加强建档的基础工作，才能使后期的档案管理发挥最大效能。

2　建设符合行业特点，适应未来发展需要的高质量的档案信息数据库

近些年，房产档案工作面临着许多实际问题，如档案数量剧增、房产交易活跃、新型信息介质和记录方式的涌现等问题强烈地冲击着传统的手工管理手段和方法。显示出管理能力和效率低下，已适应不了房产档案管理的需要。利用现代化技术，建设房产档案信息数据库，实现档案管理新突破，已成为房产档案管理工作的重要课题和发展趋势。这种信息化建设必须结合自身行业特点，体现档案管理的高质高效，能适应房产档案未来发展的需要。这需要从全社会的角度去认识和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范，包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式，各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础；二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面，并规划和设计出必要的数字化实现途径；尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换，促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流；三是要实现系统间的数据交互，新的系统必须支持系统问、部门间数据资源交互和传递，实现同类业务信息的一致和共享。确定适用标准信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终建立起一个标准化的数字化利用平台，实现档案数字化管理。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准，面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化体系。充分利用房产数字档案信息归集、检索、分析功能，为广大市民、部门提供高效便捷的查询服务。通过数据分析对房地产市场的现状和发展趋势为相关部门进行宏观调控提供科学的决策依据，五是强化房产档案人员业务培训，提高档案管理水平。

3　重视人员素质，培养复合型人才队伍

强化房产档案人员业务培训，提高档案管理水平。建立一支高素质的复合型人才的专业队伍，是实现房产档案信息现代化管理的关键。档案管理工作者必须做到两点：一是增强现代化意识。在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。二是调整知识结构，掌握多种技能。建造多元化知识结构，全面系统地掌握档案专业知识，学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识，尤其是电子计算机、光学等学科知识，训练和培养出复合型专业人才，有效的提高档案工作人员的素质，适用现代化的需要。

第2篇

1科学系统地分类,使基建企业工程档案管理专业化

基建档案正确地分类,是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。高校档案管理的重点从过去的文书档案、教学档案、会计档案管理转移到以基建工程建设为主的科技档案管理。

根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》,结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,将科技档案分成4大类:基础工程建设类、建筑类、设备类、科研类。根据高校基本建设发展的重点,将基础工程建设类作为其中第一大类。其档案资料属于所有档案中最重要的一部分。

2依据国标、行标,使归档基建工程文件材料规范化

结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》(CJJ33-2005)、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94-2009)的标准要求,制订《基建工程文件归档规定》,对基建工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定了基建工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

3文件的内容要求

3.1 基建工程文件材料归档内容

(1)工程依据文件。

①工程项目建议书、申请报告及审批文件、批准的设计任务书、初步设计、技术设计文件、施工图和其它建设文件;②工程项目建设合同文件、招投标文件、设计变更通告单、工程量清单等;③建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册文件、报建审核书、报建图、竣工测量验收合格证、工程质量评估报告;④财务文件(预算书)。

(2)交工技术文件。

①施工资质证书;②图纸会审记录、技术交底记录、工程变更单(图)、施工组织设计等;③开工报告、工程竣工报告、工程保修书等;④重大质量事故分析、处理报告;⑤材料、设备、仪表等的出厂的合格证明,材质书或检验报告;⑥施工记录:隐蔽工程记录、焊接记录、管道吹扫记录、强度和严密性试验记录、阀门试验记录、电气仪表工程的安装调试记录等;⑦竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、工程管道与其它市政设施特殊处理的位置等。

(3)验收合格记录。

①测量记录;②隐蔽工程验收记录;③沟槽及回填记录;④防腐绝缘合格记录;⑤焊接外观检查记录和无损探伤检查记录;⑥管道吹扫合格记录;⑦强度和严密性试验合格记录;⑧设备安装合格记录;⑨储配与调压各项工程的验收及整本验收合格记录;⑩电气、仪表安装测试合格记录;在施工中受检的其它合格记录。

(4)竣工图。

竣工图有:①总平面图:比例为1∶2000或1∶5000;②平面(带状)图:比例为1∶500或以标准地形图绘制;③纵断面图:比例为横向X∶1∶500,纵向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隐蔽工程)施工图。

(5)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录)。

①工程竣工总结;②竣工验收记录;③财务决算文件(决算文件及交付使用财产总表和财产明细表)。

(6)监理文件。

①监理规划;②监理月报中的有关质量问题;③监理会议纪要中的有关质量问题;④进度控制;⑤质量控制;⑥造价控制;⑦分包资质;⑧监理通知;⑨监理工作总结。

3.2 基建工程文件材料归档内容

(1)设计文件及设计变更文件;(2)设备、管道组成件、主要材料的合格证、检定证书或质量证明书;(3)施工安装技术文件:焊工资格备案、阀门试验记录、射线探伤检验报告、超声波试验报告、隐蔽工程记录、基建管道安装工程检查记录;(4)质量事故处理记录;(5)城镇基建工程质量验收记录:基建分项工程质量验收记录、基建分部(子部分)工程质量验收记录、基建单位(子单位)工程竣工验收记录;(6)其它相关记录。

4文件的质量要求

(1)归档的工程文件应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件应字迹清楚,图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。

①竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。②竣工图章尺寸为80mm×80mm;③竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

(9)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应当重新绘制竣工图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠》方法(GB/1O6O9.3－89)统一折叠成A4(297mm×210mm),图标露在外面。

5落实规章制度、使基建工程文件从形成到归档利用制度化

高校基建归档制度的建立是确保各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化。在基建工程档案管理方面制定相应的规章制度,从而使基建工程文件从形成到整理归档直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、积累、整理、归档作为工作程序纳入到基建工程建设、管理的各项规章制度中。且它们是与建设的进程同步,即“工程立项开工与竣工资料收集同步;工程施工过程与竣工资料形成同步;工程完工验收与合同竣工资料验收同步”。只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中,并使其规范化,才能为工程提供完整的竣工资料。其次、把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内,并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中。在进行工程验收时,文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节,是保证工程验收合格的重要因素。没有完整、准确的文件材料就不算完成计划,没有质量合格的文件材料,工程就不算达标,验收就不能通过。

第二,把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中。明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任,并进行考核。竣工资料的归档控制:为了确保已竣工的档案资料按时归档,确定了财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度,保证了竣工资料的归档率达100%。档案的移交:工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录,按目录清单向档案室归档,双方签章,各持一份,以示凭据。

6加强信息化建设,实现基建工程数据管理现代化

为了提高基建工程及其设施的监控及管理水平,科学、准确、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS基建地理信息系统。档案部门配置主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。

(1)基建信息管理:为了准确把握地下管线信息,GIS部门在每项管线工程竣工后,根据管线竣工图现场测量并结合GPS坐标定位,形成详细、准确数据后输人到GIS系统,形成了一套完整的基建管网分布图。对于管网改造GIS部门也及时修改,从而实现了对地下基建管线信息的全面的数据化管理。并定期对移交到档案馆的管网数据光盘覆盖更新。确保为高校基本建设提供第一手基建信息。

(2)基建工程档案管理:对已竣工的基建工程。

档案一套移交档案馆,一套由本单位保管。利用档案管理系统软件对归本单位保管的基建工程档案进行微机管理,并实现了对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。档案管理系统软件的运用使基建工程档案管理更有序、查询更方便,利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率(我们依据《城市建设档案著录规范》中基建工程著录项目完善了档案管理系统,使录入的信息更适应基建工程档案管理的需要)。

综上所述,高校基建在基建工程建设中只有严格执行了基建工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作、才能保证基建工程档案从形成到归档按质按时、井然有序,才能体现基建工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对基建工程档案的科学管理、辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为高校的工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为学院的基本建设服务。

参考文献

[1] 李红云.做好建筑工程档案管理工作[J].科技资讯,2008(10).

[2] 董宏理,韩振华.规范基建工程建设行为提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

[3] 刘志忠.浅析基建工程成本管理[J].城市基建,2007(7).

第3篇

在市场经济的环境中，房地产企业想要得到顺利地运行和长足的发展，除了要完成其科学组织结构的建立之外，还需要建立健全具有清晰产权、权责明确和科学管理的现代企业制度，而作为房地产公司内部行政管理中一项重要环节的档案信息管理工作，就更应该加强其工作的开展及其安全性的保障，因为房地产档案不仅关乎着国家、集体和个人房屋的所有权益，而且还是与房地产市场中法律活动的直接参与者，其更直接影响到房地产市场的顺利发展，因此更需要掌握当前档案信息管理的工作特点，保障档案信息的安全。

二、房地产档案信息管理工作的特点

（一）法律性。

近年来，随着社会经济的发展，加大了人们对房产的需求，进而促使房地产相关行业得到快速发展，但是这也容易导致房地产交易的过程中发生一些各式各样的纠纷。但是作为继房产证之后的另一个被法律认可并且明确房屋产权的有效凭证的房地产档案，因此在法律进行有关房屋产权纠纷问题的时候，房地产档案可以为其提供有效的重要依据，这也就体现了房地产档案信息管理工作的法律性特点。

（二）区域垄断性。

随着城市经济的快速发展，房地产市场的发展也十分迅速，为了实现房地产档案信息管理工作的有条不紊的开展下去，所以房产管理部门的管理所采取的模式为划区域管理，也就是每一个地区都专门由一个房产管理部门负责，这样的管理分布，体现了当地产档案管理工作的区域垄断性。一旦不能做好房地产档案信息管理的基础工作，那么很有可能引发当地房地产市场混乱，进而对产权的有效管理造成不利的影响。

（三）信息化。

随着计算机网络信息技术在社会各领域各行业中的不断渗透，这样改变了房地产档案信息管理的方式，实现了以信息文件的方式促进房地产经济活动的运转，工作繁重、复杂，往往需要花费大量的资源和时间，但是管理工作效率和成果却不尽如人意，但是当前在网络技术的支持下，实现了档案信息的数据化，这样档案信息管理工作者就能通过计算机和网络进行所有业务的处理，包括检索、查询、修改、统计和进行档案编目工作等，不仅减少了档案信息管理的工作量，同时也大大提供了管理质量和效率。

（四）可变性。

房地产资料的建档立案并不代表房屋产权不会变化，尤其是在当前这个城市化进程不断深入的新形势下，改变着城市的格局布局，促进了房屋的拆迁重建，在这房屋不断变化的过程中，都有可能会改变房屋的产权人，而这会使得相关房屋档案信息随之发生变动，因此说房地产档案信息是可变的。

三、加强房地产档案信息管理工作安全开展的对策

（一）建立完善房地产档案信息管理制度。

随着房地产档案信息化管理的逐步深入，急剧增加了房地产相关的电子档案数量和规模，因此为了保证档案信息管理工作的进一步落实，首先就应该确保其管理安全性，这也就要求档案信息管理工作人员需要针对管理工作的信息化特点做好档案信息的安全管理工作。加强房地产档案信息安全管理制度的建立和完善，将电子档案的收录、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中，同时还要落实安全管理责任，进而督促相应安全管理负责人积极开展安全管理工作，重视安全管理工作的开展，从而做到档案信息安全管理有章可循，进一步保证档案信息管理工作的安全顺利开展。

（二）加强系统安全防范技术的使用和水平提升。

当前的房地产档案信息大多都置身于网络环境中，在该环境中因为一些不确定因素的影响，威胁着档案信息的安全性，因此档案部门需要加强对档案信息系统进行安全防范，这就需要安全部门聘用一些专业高水平的计算机人才专门负责计算机和网络系统的安全防范和维护工作，通过杀毒软件的应用，保证网络系统不遭受电脑病毒的攻击，对重要档案信息就应该提升安全防护级别，例如设置访问权限和登录密码等。

（三）建立健全内保工作机制和档案工作人员资格审查机制。

要把档案库房作为内保重点要害部位，在技防设施标准上，至少配备值班监控室，安装具闭路电视监控、探测报警等多功能的安全防范系统，配备专人24小时值班，摄录的图像资料保存应不少于40日，并预留接口，适时与公安机关联网，并在此基础上还要严格遵守《信息安全技术信息系统物理安全技术要求》（GB/T21052-2007）中相关标准和要求，以确保安全技术能够落到实处。在物理防范标准上，除应满足公司内保物理防范标准外，还应符合国家对机要、档案部门建筑物理防范和国家消防安全技术规范的标准。在录用档案工作人员时，必须坚持“先审查后录用”的机制，对不宜在档案部门工作的人员应当及时调整。

四、结束语

第4篇

论文摘要:物业公司的保安队伍管理中的一些不足和亚待完善的地方，制约和影响了物业保安服务的职能发挥，所以我们要积极采取对策，加强科学管理，提高服务水平。

在我国步入市场经济、加入WTO的形势下，各物业公司的保安队伍在历史进程中所处的环境、状况和发展过程中面临的诸多问题，队伍管理中的一些不足和堕待完善的地方。在国际市场的大背景下衬托出保安服务的低层次、低水平、低素质、低科技含量的现状，加上中国保安市场的逐步开放、垄断地位的削除、保安业与政府职能部门的脱离、与现代化企业管理制度的不相适应，使保安队伍管理工作的难度进一步加大，队伍的流失日趋严重。上述问题的存在，不同程度地制约和影响了物业保安服务的职能发挥，所以我们要正视现实，积极采取对策，加强科学管理，做好队伍的稳定工作。

在当前形势下，保安员’，流失率高”和”招工难”问题，是多年来一直困扰保安工作发展的一个突出问题，越来越成为制约保安事业发展的重要因素，对此物业公司应相应的转变一下工作思路和管理理念，把管理工作从粗放型向科学型转变，从单纯的管理制约模式向人性化管理转变，要从社会大环境研究和改进保安工作，努力提高工作的针对性和时效性。

针对物业公司中保安队伍面临的各种困难和问题，为逐步地完善队伍的科学化管理，笔者认为，应采取以下措施:

一、认真贯彻实施I S 0 9000质量管理体系。

物业公司在贯彻IS09000质量体系方针的基础上，排除各种不符合质量体系的管理方式和方法，根据《保安服务操作规程与质量控制》，规范对保安员的管理。

二、进一步加大对保安管理干部的管理力度。

(一)坚持”治军先治官、严下先严上”的管理理念，各大(中)队长应按照《保安服务操作规程与质量控制》规定，结合《保安员手册》，针对公司面临的困难、问题和各薄弱的环节，明确岗位职责。

(二)制定尊重知识、尊重人才的措施，做到”好钢用在刀刃上”，按能力分工，实行战略管理，推行”等级制”，实现能者上、平者让、庸者下的竞争机制，针对在管理工作中屡次出现问题和存在重大管理隐患的管理干部要给予严厉查处，必要时做以降职开除处分，优化干部队伍结构。

(三)对保安骨干进行教育和培养，提高他们的组织能力和管理水平。按计划组织大(中)队开展保安技能训练，提高保安员的专业技能和服务水平。

三、坚持管理工作人性化，提高管理工作的时效性。

(一)深入开展思想政治工作，搞好管理工作与思想工作的结合渗透，坚持科学化、人性化管理，大力开展谈心谈话、思想工作。坚持以情带兵、以理服人，坚决杜绝打骂体罚现象的发生。

(二)抓好企业文化建设，增强企业的凝聚力和向心力。节假日安排开展形式多样的文体活动，以优秀的文化引导员工，以先进的思想教育员工，以榜样的力量鼓舞员工，提高队伍的战斗力。

(三)以人为本，大力开展暖心工程。为基层办实事、办好事，拟与客户单位协商解决部分驻勤单位保安员吃饭贵、吃饭难的难题，为患病保安员开展捐款救助送温暖活动，提高队伍的凝聚力。 (四)各单位要从人文上关心保安员，以人为本，以宽待人。多倾听保安员的呼声，充分发挥以情动人、人文关怀的人性化管理。

(五)关心保安员的子女，家属及家庭问题，使保安员充分感受到公司这个大家庭的温暖，使其能安心的投入到工作当中。

(六)积极营造具有进取精神与活力氛围的工作环境，激发广大员工的工作积极性和主观能动性，培养和造就一支优秀的员工队伍。

四、严格队伍的培训和管理，推动保安服务质量跃上新台阶。

(一)进一步加强保安员的保安业务知识、专业知识、业务素质、军事素质、心理素质和行业操守素质的培养。根据合同，选派符合岗位需要的保安员。对从事特殊岗位工作的保安员，须具备其相关知识和专业技育旨。

(二)充分发挥保安纠察队的只能作用，督促检查指导严格落实各项规章制度。把保安纠察工作往深度广度推进，不能只浮在表面，强化纠察工作重点做到有针对性、计划性。

(三)物业公司领导要经常深入基层班队检查指导工作，善于发现问题和解决问题，针对问题较多的单位和难以解决的问题，要集中精力、集中时间，进行蹲点指导，直至问题解决。

(四)建立健全保安员奖惩制度和用人激励制度，结合实际情况，逐步提高保安员的福利待遇完善工资结构。充分调动保安员对工作的积极性、主动性，开展无流失保安班队竞赛活动，对于在活动中有突出表现的单位给与奖励。

五、加强与客户单位的密切合作，取得工作上支持和配合。

(一)加强同客户单位管理者的沟通，掌握基层的实际情况，换位思考、防微杜渐，在思想和工作上努力做到与客户单位同步统一。

(二)了解客户的性质、位置、规模、周边环境及其所需要保安服务的意向、服务种类、保安员数量、服务要求等，并对客户要求的合法性进行必要的审查。

(三)根据合同要求，组织有关人员策划、制定保安执勤方案和应急预案，在征得客户单位确认后实施。

六、深入调查研究，定期总结工作，开展经验交流。

第5篇

【关键词】工程项目；档案管理；存在问题；具体方案

在工程建设过程中，建设项目档案是记录工程建设过程、鉴定工程质量、查询工程事故原因的重要依据，因此具有十分重要的价值，要进行科学的管理。尤其随着我国工程建设数量的不断增多，对档案管理工作也提出了更高要求。但是在实际档案管理过程中，仍然存在很多问题，这些问题对我国工程建设工作的顺利发展产生了极大影响，因此我们必须要重视我国工程建设项目的档案管理工作，采取科学的方式管理工程项目档案。在本文中，就针对这一问题进行详细的介绍。

一、目前建设项目工程档案管理中存在的问题

工程建设项目一般具有技术性较强的特征，这就需要施工单位在施工过程中要加强对档案的管理力度，这样才能进一步发挥工程档案的价值。但是在实际管理过程中，存在严重的问题，具体表现在以下几个方面：

1、尚未建立完善的项目工程档案管理机制

目前我国尚未建立完善的工程档案管理机制，各个建设项目在建设过程中并不能及时按照相关的规范将档案整理完整，并建立统一的档案管理方式，使得工程档案管理混乱，档案信息不完整。这对工程验收工作会产生极大影响，延迟工程竣工时间。

2、工程档案管理人员素质较差

工程档案管理工作对工程建设质量与工程建设进度都会产生重要影响，但是目前我国工程建设过程中从事档案管理工作的人员一般都不具备专业的档案管理技能，管理人员素质较低，缺乏管理档案的经验。这就使得我国工程项目档案管理工作质量受到了较大影响，降低了档案的使用价值。

3、建设项目工程档案价值不能充分发挥

在工程项目建设过程中，工程档案发挥着十分重要的作用，是检验工程质量、探究事故原因的重要依据。但是在实际工作过程中，工程档案并未发挥其真正的作用，只是为了应付检查而制作的文件。在进行档案管理时，并未保证档案的完整性与真实性，这就使得项目档案失去了使用价值，不能发挥其真正的作用。

二、建设项目档案管理中存在问题的具体原因

在我国建设项目工程档案管理过程中存在很多问题，这些问题主要是由以下几个原因造成的。

1、工程业主对项目档案资料不重视

在建设过程中，大部分业主和组织者都将资金和精力投入到控制工程的进度、保证工程质量、重视施工安全、缩减施工成本等工序上，针对这些内容一般都设有专门的人才进行管理和监督。但是对于工程项目档案管理工作，却没有设立专门的机构，派遣专业人才进行管理。一般都是由技术部门或者是土建部门管理。这就说明在工程建设过程中，业主对于项目档案工作并未起到足够的重视，这是造成我国工程档案管理问题的主要原因。

2、建筑项目工程档案资料众多，资料复杂

在工程建设过程中，会产生大量资料，在进行档案整理时，要对这些资料进行详细的了解和划分，这项工作比较复杂枯燥，因此愿意承担这项工作的人很少，一般都是由相关人员兼管或者是由一些刚毕业的学生来完成，这就使得档案管理质量大大降低。

3、收集资料不及时

目前在我国工程档案管理过程中存在档案信息不完整现象，这主要是由于在进行档案管理工作时，档案资料不能得到及时的收集。很多档案资料都是在生产之后才进行整理的，但是后期的施工人员对于前期施工的具体情况并不了解，这就使得工程建设档案的真实性和完整性受到了极大的影响。

4、施工方对档案管理质量要求较低

在施工过程中，施工方对于档案管理工作的质量要求比较低，施工方在施工过程中将大部分精力投入到对工程质量和工程进度的管理上，对于档案工作并未起到足够的重视。有些资料在生产过程中并没有及时交给业主，等到施工结束以后，再重新整理交给业主，这就影响了档案的质量。

三、建设项目工程档案管理的具体方式

目前在我国工程建设过程中存在很多问题，这些问题严重影响了工程建设的正常进行，使得工程建设质量受到影响，因此我们有必要采取适当的方法解决在档案管理过程中存在的问题，提高工程项目档案质量。

1、建立完善的工程档案管理机制，规范档案管理

目前我国尚未建立完善的档案管理机制，这是造成工程档案质量问题的主要原因，因此企业在进行建筑建设时应该建立完善的档案管理机制，统一档案的管理标准，建立规范化的档案管理方式，并结合自身的特点，制定适当的制度。这样才能加强档案管理质量。

2、提高对档案管理工作的重视程度

要想真正提高建设项目工程档案管理质量，就要提高施工单位及业主对档案管理工作的重视程度，要求各部门在施工过程中要及时整理相关资料，并将各类资料及时整理归档，另外还要设立专门的档案管理部门，使得整个施工单位都投入到档案管理工作中，这样才能进一步保证档案的完整性。

3、以合同为管理手段，加强对档案的管理力度

一般来说建设项目的工程档案是从合同的执行过程中产生的。因此，要想提高档案管理工作质量就要从根源做起，要以合同为手段进行档案管理。施工企业在合同制定过程中就要对施工单位、监理单位以及供货单位提出明确的档案管理要求，这样才能提高各方对档案管理工作的重视程度。尤其是施工方的档案管理工作，在施工过程中人员流动性比较大，如果不及时进行档案整理，很容易影响档案的完整性，所以在签署合同时，企业要与施工方签订相关的合同，要求其在施工过程中要保证档案质量。另外，还要加强对档案管理工作的监督力度，要建立相应的考核机制，督促各方的档案管理质量。

4、加强对档案管理人员的管理力度

在档案管理过程中档案管理人员发挥了关键作用，要想提高我国工程项目档案管理质量就要重视对档案管理工作人员的管理，要设立专门的档案管理部门，并选拔专业的档案管理人员进行管理。对于现有的管理人员应该进行定期培训，提高其专业素质，可以对其进行计算机培训、档案管理方式培训、档案管理规章制度培训等等。另外，还要建立与之相适应的考核机制，对档案管理人员的工作状况进行定期考核，督促其重视档案管理工作的质量。

四、结束语

在建设项目工程时，档案是检查项目质量、考查施工事故原因的重要凭证，加强档案管理力度对工程建设质量会产生重要影响。因此，我们有必要加强对项目工程档案的管理力度，重视档案的重要作用，使得工程项目档案价值得到更好的发挥，这样才能真正促进我国建筑企业的发展。

参考文献

第6篇

一直以来，廊坊供电公司主要领导高度重视档案管理工作，投入了大量的资金和资源支持。特别是2016年，公司将开展目标管理星级企业创建工作列入年度重点任务，实现了档案管理整体水平的显著提升。

一、档案管理基本情况

廊坊供电公司经历了5个主要的发展阶段，上级主管单位经过了多次变更。但是公司一直都将档案管理工作作为一项重点工作来抓。1983年，正式建立了档案室，到1990年已经实现了对文书、科技、会计、照片四大类档案的统一管理；1998年，获得了“档案管理国家二级合格证”。

经过多年的不断建设和努力，截至目前，廊坊供电公司档案室室藏档案20936卷册、2365件。所有类别档案均已实现计算机在线管理。档案用房总面积已经达到了377平方米。

二、档案目标管理工作开展情况

为确保2016年底前达到六星级认定标准，2016年伊始，廊坊供电严格按照《河北省企业档案工作目标管理认定办法》的要求，认真开展自查提升工作。在管理过程中，扎实推进体系化、规范化、科学化、现代化的“四化”管理模式，力争做到计划同步、管理同步、检查同步、验收同步，有效提高了管理成效。

1.突出抓好“两个完善”，力促档案管理体系化

持续完善组织架构。廊坊供电公司坚持主要领导负总责、分管领导具体抓、办公室抓落实的组织体系，将档案管理工作列入企业工作规划、公司领导工作议事日程和经济责任制考核，保证了档案管理有目标、有计划的落实。同时，加大了对基层二级单位档案管理的培训与指导，档案管理组织体系得到进一步健全。目前，公司所属3名专职档案员全部具有档案资格证书，其中2人具有高级技术职称；建立二级档案室8个，设立兼职档案员8名。持续完善制度标准。在执行国家电网公司通用制度基础上，廊坊供电公司结合工作实际，完善、细化了档案管理的各项要求，充补充修订了《廊坊供电公司档案管理制度》《廊坊供电公司档案管理标准》等一系列制度标准，使档案管理工作有章可循，实现了从档案利用到鉴定销毁、从档案移交到奖惩处罚等各个环节都有据可依。

2.切实做到“两个严格”，力促档案管理规范化

严格流程管控。在日常管理中，坚持目标清晰、责任明确、任务具体的基本原则，严把接收、整理和借阅等各环节管控。与公司经营管理相关的重要活动、产品鉴定、科研课题审定、设备开箱、项目验收等工作，确保均有专兼职档案员全程参与。对于多部门、单位参与的大型工程项目档案管理工作，由档案室定期组织协调会，进行全过程跟踪，避免了由于部门间推诿扯皮、管理缺位、协调不畅等问题造成的重要资料丢失。严格归档管理。为确保各类档案资料的及时、有序归档，坚持按照细化的《档案归档范围及保管期限表》《供电企业档案分类表》进行认真分类、整理、核对，对于案卷质量不合格的，立即协调各单位采取补救措施进行完善。坚决落实档案整理、归档月底“清零”工作机制，逐条检查索引目录，并对清理人、核对人进行登记，确保责任落实到专人。有效保证归档率、完整率和案卷合格率三个100%。

3.全力推进“两个提升”，力促档案管理科学化

提升信息化水平。自2004年起，廊坊供电公司就将档案信息化建设作为企业档案工作的发展方向，从源头上改变传统的管理方式，采用清华紫光档案管理系统开展立卷、归档等工作。经过系统的不断升级，已经全面实现了计算机网络管理。提升资源共享效率。2010年，国家电网公司全面启用协同办公系统，廊坊供电公司充分发挥系统中档案管理模块的作用，在公司内部全面推广档案资料的网上远程查询和借阅，为全公司档案信息资源的高度共享创造了条件。如今公司员工无论身处何处，只要找到系统内局域网计算机，都能通^实体借阅、电话调档、网上电子文件借阅等多种形式，快速检索所需档案，彻底解决了生产部门在异地施工调档、归档等难题，提高了档案的利用效率。2013至2015年间，档案室共接待档案利用者240人次，调阅档案1488卷。档案在设备检修、勘测设计、工程施工、项目审计、维护企业合法权益等方面发挥了重要凭据和参考作用。

4.坚持做好“两个加强”，力促档案管理现代化

加强专业培训。随着科学技术的不断进步，档案载体的形式、信息的传播途径以及保密要求等各个方面都在发生着变化。为适应新的要求，廊坊供电公司在号召自学的基础上，多次开展学习日活动，聘请专业讲师和市档案局专业工作人员讲解最新的管理理论和知识，专兼职档案管理人员的业务水平有了明显提高。加强宣传引导。为促进档案管理多元化发展，我们通过印发宣传册，在公司内网设置宣传栏等形式，常态化开展档案宣传工作，鼓励和引导广大干部职工自觉成为公司档案建设的参与者。近年来，由职工提供的具有存档价值的资料越来越多，极大地丰富了档案种类，对于多角度记录公司发展历程具有重要意义。

三、下一步工作发展思路

廊坊供电公司档案管理工作在省市档案局领导的支持关心与帮助下，整体水平有了很较大提高，按照评审要求进行了全面自查，自查得分99.6分。在今年10月份举办的冀北公司文书、档案管理竞赛中取得了团体二等奖的优异成绩。

第7篇

关键词：自来水公司；档案管理；问题；措施

1 对于自来水公司档案管理的现状的分析

自来水总公司主要经营供水业务，承担着为城市居民供给自来水的重要任务，为城市经济的发展提供着重要的供水保障。由于业务量巨大，要求自来水公司能对自己的业务有效地进行管理，因此自来水公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 当前自来水总公司档案管理存在的主要问题

2.1 档案资料信息缺乏全面性

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化水平亟待进一步发展，缺少统一管理

自来水公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，许多自来水公司之间的档案缺乏统一管理，很多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 如何进一步提高自来水公司档案管理水平

3.1 加强对自来水公司档案管理工作的重视程度

自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

3.4 加强自来水公司的档案安全管理

由于自来水公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方，引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。

4 结语

随着时代的不断发展，档案管理工作也应当跟上时展要求，进一步提高自来水公司档案管理水平，高度重视自来水公司的档案管理工作，使自来水公司档案管理信息化水平再上一个新的台阶，提高档案管理的使用效率，加强自来水公司的档案安全管理。在国家的高度重视，在行业人士的不断努力下，自来水公司档案管理工作必定会与时俱进、不断创新，卓有成效，更好地服务于经济建设和历史文化研究，这也是信息时代自来水公司档案人所努力的方向。

参考文献

[1]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛，2011，32.（11）：801-802.

[2]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2012，15.（03）：505-506.

[3] 孙靖靖，冯瑜，马亮.高校档案管理系统的网络安全设计与实现[J].辽宁医学院学报：社会科学版，2014，23.（02）：137-138.

第8篇

关键词:档案数字化;加工;管理

档案现代化管理是国家电网公司建设“一强三优”现代化公司的基本要求,也是国家电网公

司实施“SG186”工程的重要部分。档案数字化是指利用计算机、扫描、数字摄影、数据库、多媒体、存储等高新技术,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享。这也是办公自动化和档案现代化建设发展的需要。

1档案管理现代化的定义及内容

档案管理现代化就是指运用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。档案管理现代化主要包括以下内容：实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化；加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引入竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。

2协同办公与档案管理系统的衔接为历史档案数字化提供了保障

协同办公系统与档案管理系统的建设,为做好历史档案的数字化奠定了基础。

1)档案数据加工后,转移到档案信息管理平台,档案目录进入管理系统中。

2)档案扫描后,可直接在目录下挂接电子文件。

3)在系统中对迁移的历史数据进行信息补充与完善,为用户查阅、借阅等做铺垫。

4)在系统中对用户进行权限、档案类型及角色配置。

5)对迁移的数据进行项目配置,如文书档案配置年度、工程档案配置工程项目等。

6)协同办公系统中流转的文件,在基本信息填写后直接归档。

7)纸质来文可在协同办公系统中收文登记后网上流转,填写文件基本信息等数据后归档。

3历史档案数字化加工实施要求

3・1准备阶段

1)做好现存历史档案的现状分析。包括档案类型、载体形态、状态、数量等。根据档案情况

制定档案数字化方案,确定项目需求以及扫描系统的集成解决方案。

2)发挥辅助设备功能。重点从档案数字化设备配置计划的成套性、项目硬软件的集成性、数

字化方案与公司档案需求的适应性等方面加以考虑,从实际需要出发长远打算,力求确保扫描仪等硬件设施的配套具有较强的支撑能力和扩展能力。

3・2实施阶段

1)档案数字化加工。形成电子文件的存储格式。国家电网公司实施的档案管理系统中设置

有:一是稿本代码,包括正式、草稿性和非正式电子文件;二是类型代码,包括底(原始)稿、附件、

发文稿签/收文单、正文;三是文件类型,如声音、数据、图像、超媒体链接、程序、文本、影像文件等。对纸质载体档案做数据化处理时,根据现行档案管理系统设置的要求选择相应的格式,使用扫描仪按页扫入计算机制成图形文件,然后根据格式要求逐一挂接到相应文件目录下的档案信息化管理平台档案库中。

2)根据公司具体情况逐年推进。档案数字化受设备及档案室人手制约,档案室要根据归档

文件保管期限、档案整理规范进行数字化,尽量将部分重点档案、特色档案、利用率比较高的档案优先进行数字化处理,力争做到数字化档案的高价值和高利用率。

3)加强载体质量检查和处理。经数字化加工处理后的档案要保持原貌,并且字迹清楚不失真,纸质文件在摆放时要端正,亮度达到要求。由于查阅,造成文件有破损的须纸面处理后方可进

行扫描。

4)形成资料。为保证每个环节的正常进行和顺利衔接,需制定纸质档案数字化加工流程表,

如《纸质档案数字化加工流程记录》、《扫描图像质检记录》、《目录录入及校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等。这些登记表在数字化加工流程和加工管理过程中起到了重要的保障作用。数字化加工完成后,应及时将登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写数字化加工说明,包括全宗号、年代、件数、总页数、目录代号、案卷总数、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等等,形成一套完整规范的资料并保存,它是档案数据有章可循的依据。

4做好文件材料双归制

文件材料双归制是保证纸质文件归档的同时必须有电子文件归档,其工作包括:

1)对有归档价值的文件,将纸质文件按要求扫描为电子文件;

2)对地方来文或有归档价值的文件,扫描后进入协同办公系统进行收文登记,保证文件在协

同办公中流转;

3)对办理完毕的纸质文件在档案管理系统中进行添加,并挂接电子文件;

4)新建、扩建、技改、输变电(基建)竣工工程资料归档:

①工程前期文件。从立项开始,工程资料的收集与工程进度同步进行,并在档案管理系统中

录入,扫描挂接电子文件。

②施工资料及监理资料。根据现场施工进度及时在单机版管理系统中进行处理,保证工程进

度与资料数据化同步。

③非物资及物资招投标文件、厂家设备资料。招投标单位在提供纸质文件的同时提供电子文

件,保证归档文件数字化。

5档案管理人员怎样适应档案管理现代化的要求

实现档案管理现代化首先是档案人员的现代化。它要求档案管理人员必须具有高尚的职业道德，掌握先进的科学知识和管理技能。同时还要具备较高的业务能力、理论素养和文化修

养。作为一名供电企业档案工作者，适应档案管理现代化应从以下几方面着手：

（1）认清形势，调整心态，树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清供电企业改革和发展的方向，认清档案工作的意义和价值，强化职业道德，努力开创供电企业档案工作新局面。

（2）努力学习现代科学技术知识，积累驾驭现代科技设备，运用现代技术手段的能力。

（3）广泛涉猎现代科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。

（4）努力提高业务水平，在实现档案管理规范化、标准化的基础上，积极开发档案信息资源，为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务

第9篇

【关键词】档案 信息化 企业管理

1 当前电力企业档案管理模式及存在问题

1.1 档案管理模式

随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

1.2 档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

1.3 档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。

2 集团数字档案馆的设想和建设方案

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

2.1 档案信息系统实现的功能

档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

2.2 技术方案

参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。

采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用（Remote Method Invocation）。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。

3 实施方案

（1）第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。

（2）第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。

（3）第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。

（4）第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。

通过建成的数字档案馆，实现档案信息化，做到业务规范化，机构网络化，数据电子化，进一步促进企业集团迈向国际化。

第10篇

 

公司领导：

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

（二）存储空间问题。

（三）未来业务量压力

二、电子档案进展情况

2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：

（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；

（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；

三、业务档案管理优化建议

（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；

（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；

（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；

（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2.独立调查审批类业务，基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。

第11篇

关键词：档案管理；大集团企业；管理体系

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02

F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。

随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。

1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构

1.1 F集团档案管理体系的总体目标

根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。

1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容

根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。

1.2.1 体系组织架构

集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。

1.2.2 管理职责定位

集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。

下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。

分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。

1.2.3 管理模式与主要业务流程

①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。

②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。

③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。

2 F集团档案管理实施方法和步骤

①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。

②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。

③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。

④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。

⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。

⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。

⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。

⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。

⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。

⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。

3 实施保障措施

①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。

②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。

③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。

④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。

⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。

参考文献：

[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.

第12篇

1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。

二、新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化

第13篇

[关键词]产品数据管理（PDM）；档案管理；系统集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中图分类号]TP315 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02 

近年来，随着企业信息化的快速发展，数字化设计技术在产品研发中得到了广泛应用。在数字化设计和管理的过程中产生了大量电子数据，加强电子数据的管理和利用已成为企业档案管理的必然趋势。鉴于此，传统的档案管理模式已不能满足工作需要，企业迫切需要一种全新的管理模式，来管理产品研制中产生的电子数据和电子文件。 

1 现状分析 

1.1 PDM系统 

产品数据管理（PDM）以软件为基础，是用来管理与产品相关的所有信息（包括零组件信息、产品结构、设计文件、权限信息等）和与产品相关的所有过程信息（包括过程定义和管理）的技术。企业PDM系统采用的是西门子公司的Teamcenter 8平台，随着系统应用推进，与产品设计、工艺相关的全部电子数据均已纳入PDM系统进行了管理，如外购件、自制件、设计图纸、电路板原理图、工艺规程等数据。 

1.2 档案管理系统 

档案管理系统是应用信息技术，通过建立统一的标准，实现对档案和档案材料的收集、整理、归档、存储、统计、查阅利用和等档案管理部门日常工作自动化处理的信息系统。企业目前的档案管理系统使用的是金航数码公司开发的兰档案管理软件，历经多年系统建设和完善，不断满足企业档案管理工作发展的需要。 

1.3 电子数据管理现状 

在实施PDM系统后，产品研制过程中产生了大量电子数据。以往纸质文件/档案的属性信息往往只包含对文件自身的描述，而电子数据的属性信息还包括了大量的记录该数据和其他实体间的关联信息（如各数据之间的装配关系、替代关系等）和过程信息（如数据从产生到归档的整个过程中的信息）。这些信息使得档案管理的内容发生了巨大变化，对电子数据实施全过程管理就显得越发重要。 

目前，企业电子数据归档管理过程中还存在如下问题。 

PDM系统和档案管理系统软件来自不同的供应商，所使用的系统架构和开发技术不同，使得两个系统之间相对独立，缺少统一的信息表达和交换格式，缺乏信息资源的共享和数据互通。 

档案管理系统中的数据虽然来自PDM系统，但由于系统间没有集成，档案人员需要将电子数据转换成纸质文件后在档案管理系统进行手工著录，存在数据归档滞后于PDM系统，同时需要文件信息的二次录入，尤其是档案人员在著录产品图样数据时需要人为判断条目之间的关联关系，为保证数据的唯一性和规范性需要花费大量时间和精力，影响了档案人员的工作效率。 

由于产品研发已实现100%数字化，部分产品图样数据由于无法转换成纸质文件，尚未在档案管理系统中实现著录和管理。同时，电子数据形成过程中的元数据也只留存在PDM系统中。 

综上所述，传统的档案管理模式已不适用于数字化产品数据的归档管理，通过建立PDM系统和档案管理系统的集成实现产品电子数据在线自动归档已迫在眉睫。 

2 系统集成方案 

PDM系统和兰台档案管理系统的集成是在不改变两系统原有平台技术架构的基础上进行的，是一个单向的数据流动过程，即只需要将PDM系统上的产生并通过审批流程归档的产品数据及其相关信息传递到兰台档案管理系统中。PDM系统与档案管理系统集成采用中间库方式传输归档数据，具体过程如下。 

2.1 PDM系统内部处理过程 

PDM系统根据集成需求，开发待归档数据处理程序，用于在数据归档前、归档过程中以及归档后所进行一系列操作和业务处理，比如：设定并选择归档时机、根据待归档数据获取对应的流程审签信息、提取电子文件、形成归档数据模板、进行数据推送等。 

2.2 接口中间表的维护、和运行 

接口中间表主要是在数据归档过程（即数据从PDM系统到档案管理系统的过程）中发挥作用。该中间表主要在档案管理系统方数据库中建立、和维护。档案管理系统在数据库中创建供PDM系统访问中间表的用户（如pdmuser），PDM系统中使用该用户进行中间表的操作，档案管理系统只对该用户分配对档案数据库中中间表的SELECT、INSERT权限。PDM系统只能读写约定的中间表数据，不能访问档案系统中其他数据表。 

2.3 档案管理系统内部处理过程 

档案管理系统根据集成需求，开发数据归档处理模块，用于数据推送到中间表后在档案系统中进行归档以及归档后所进行一系列操作和业务处理，如设定字段对应、PDM已归档数据的归档处理、执行分发流程等。 

3 系统集成实现 

根据本文所提出的PDM系统和档案管理系统集成方案，PDM系统中的电子数据的归档流程设计如图1所示。 

对Teamcenter的服务器端进行开发，在PDM系统中数据审批流程的档案节点增加集成接口的handle，实现PDM系统归档数据传递处理。通过对ITK函数的调用，获取待归档数据的审签信息和电子文件形成中间文件后，PDM系统调用中间表中的“全文服务器配置信息表”，获取到档案服务器FTP的连接参数，将电子文件放到档案服务器的临时目录中，该临时目录中只存放PDM归档的电子文件。 

PDM系统采用SOA JAVA开发技术调用Teamcenter函数将待归档的数据条目信息写入到中间表的技术资料主表（pdm_main），关联关系表（pdm_relation），分发路线表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

档案主管在档案管理系统中查看中间表中的数据，将数据迁移到档案系统中的产品型号的各个节点下，并将条目对应的电子文件从临时目录移动到正式的目录中，整个事务执行成功后，更新中间表中的接收时间，设置接收标记accepttag为“已接收”。 

4 结 语 

在对PDM系统和档案管理系统中产品电子数据管理现状分析的基础上，本文针对企业产品电子数据归档过程，提出PDM系统和档案管理系统的集成方案，确保电子数据归档的及时性、准确性和完整性，优化产品档案工作流程，提高档案工作效率，促进企业信息化的发展。 

主要参考文献 

[1]庞士宗，肖平阳，唐加福.产品数据管理（PDM）[M].北京：机械工业出版社，2001. 

第14篇

一、更新理念，提升档案管理水平

目前国有企业档案管理模式仍保持传统模式，如何能提升档案管理水平，以最小代价为企业换取最大收益，需要更新理念。档案管理工作者的管理理念会使他们的行为及决策过程受到直接的影响。很长一段时期以来，国有企业档案管理部门的档案业务工作主要是由其档案管理工作者进行。与此同时，受到档案保密原则的制约，国有企业的档案部门一般不会请外部机构、外部人员参与到档案业务中来。因此，档案管理工作者就会在管理理念方面产生一定的思维定势。而国有企业档案管理外包模式离不开外部力量的介入，需要让外部力量参与到外包的档案业务工作中来。受到已经形成的工作理念的影响，国有企业的档案管理工作者会在一定程度上对于档案管理外包存在着误解或者曲解，甚至会不接受档案管理外包模式，这是非常不利于国有企业档案管理外包工作的有效开展的。在这样的形势下，国有企业档案管理部门的档案管理工作者必须切实更新档案管理的工作理念，努力促进档案信息数字化业务外包工作的有效开展。只有国有企业档案管理部门的档案管理工作者更新理念，才能够切实提升档案管理水平，推动国有企业档案信息数字化业务在最短的时间内完成，最大限度地加快国有企业档案信息数字化工作的进程，推动国有企业档案信息化建设与发展。

二、以科技创新助力档案业务拓展，对外包方进行科学有效的评估

数字档案馆建设及档案数字化工作外包为档案业务整体外包带来机遇。在这样的大背景下，必须以科技创新助力档案业务拓展，对外包方进行科学有效的评估。在国有企业档案管理外包的过程中，国有企业档案管理部门必须采取有效的途径来对外包方进行评估。通常情况下，评估主要涵盖了外包前的评估和外包后的评估两个部分。其中，外包前的评估就是指对于外包前国有企业档案管理部门对外包公司的信誉、资质、业绩、实力等所进行的综合评估，通过这种方式，准确地掌握外包公司的综合实力，从而避免在外包的过程中遇到风险。对于外包之后的评估，就是说，国有企业档案管理部门对外包公司进行档案管理工作的成果给予一个综合性的评估，验收档案管理外包的合格情况，并且对于外包公司的外包工作质量的高低给予一个公正、客观、科学的评价。在评估的过程中，国有企业档案管理部门必须采取一套较为健全的评估指标体系，同时，结合这些评估体系来有针对性地给予评估，防止出现随意评估以及根据个人情感进行评估的问题。

三、在档案管理外包的过程中加强知识产权保护

档案管理外包需要考虑档案、拥有知识产权等类型档案的管理模式。国有企业档案管理部门进行档案管理外包工作的过程中，必须高度重视档案信息的保密工作，切实避免档案信息的泄露，最大限度地保障档案信息的安全。尤其是对于档案中所存储的重要的信息，一定要给予充分的重视，坚决杜绝档案信息的泄露。因此，国有企业档案管理部门在档案管理外包的过程中，必须想方设法做好保密工作，切实加强知识产权保护，具体来说，应该从以下几方面着手。

第一，国有企业档案管理部门应要求相关人员尤其是外包方工作人员签订保密协议书。在有关信息的泄密事件中，由于人为原因而造成的的信息泄密行为时有发生。国有企业档案管理部门应尽量使外包方认识到保密的重要性，尽量让外包公司的业务工作人员签订保密协议书，以此作为对工作人员烙守保密性的一个规范措施。

第二，国有企业档案管理部门应区分档案和非档案，使外包方对两者分别进行数字化的加工处理。国有企业档案管理部门保存的很多档案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密强。因此，外包方在进行档案信息数字化工作时，国有企业档案管理部门应该区分档案和非档案、使外包方对两者分别进行数字化的加工处理。对于档案，尤其是记载着关于人事任免、处罚、升迁及党务等档案信息的档案材料，应该与其他档案材料分开并被单独数字化加工处理，其工作场所应是经过周密布置的、保密性强的房间并且安排专人负责处理。对于非性的档案材料，则可以统一在指定的一般工作场所内完成档案信息的数字化的处理转换工作。

第三，做好计算机、数据存储设备等的保密管理工作。档案信息数字化工作，离不开计算机、数据存储设备。对于国有企业档案管理部门等来说，应做好计算机、数据存储设备等的保密管理工作，保证计算机、数据存储设备等的安全。

四、进一步建立健全档案管理外包的标准

档案管理外包的基础是工作流程化、标准化，只有完善、明晰的管理标准和操作标准，方可使档案业务外包范围明确，管理责任清晰。通常情况下，国有企业档案管理部门在进行档案管理外包的过程中，会希望能够在最短的时间内达到档案管理外包的目标，并且获取最多的收益，为了真正达到目标，就要求国有企业档案管理部门进一步建立健全档案管理外包的标准，有效地应对档案管理外包过程中可能会面临的各种各样的突发事件，例如，因为在外包过程中的一时疏漏而造成的档案材料被损坏的问题等等。具体来说，国有企业档案管理部门必须建立一个具备较强操作性的档案管理外包工作应急方案，切实科学有效地应对突发事件。国有企业档案管理部门必须事先详细、认真地分析和策划预想到的各种各样的突发事件，并且给出切实科学的应对方案，从而最大限度地避免档案被损坏等问题的出现。与此同时，国有企业档案管理部门也有必要建立健全责任问责制，真正明确责任范围，保证最大限度地减小问题出现的概率，也能够在问题出现的情况下及时有效地追究相关责任人的责任。

第15篇

档案管理的范畴

有线电视网络档案管理包括用户档案、文书档案、技术档案、物资f设备)档案。用户档案指市区、乡村的永久户、临时户、报停户、搬迁户、缴费户、欠费户、稽户以及增殖业务用户f数字电视、IP电视、模拟电视、因特网用户)；文书档案指公司各部门收悉的各类文件、业务合同、领发料凭证等书面材料的分类建档：技术档案指所有设备的运行技术参数．网络整体规划、实施方案、施工图纸等：物资档案是指生产用品、材料、非营业性办公用品，各部门使用的仪器、器械、工具及其使用状况的建档。

规范档案管理工作的基本思路

形成摹识，齐抓幕蕾。档案管理工作不能一蹴而就，要日积月累，循序渐进。它贯穿各项工作的始终，涉及到各个部门和各个工作岗位。任何环节出现差错都会一动而百动．影响其它部门的工作。如某用户要求报停，用户管理系统又无法查证其历年缴费情况．用户本人又没有提供缴费凭证．仅凭“用户证”就给予办理报停手续．显然很容易出现漏缴费用的失误。因此，申请报停必须履行片区收费员调查．用户管理部门负责人核实．分管领导审批把关，方可予以办理报停手续。因此．只有层层把关．而且从领导到职工．并要在日常工作中养成办事重依据、讲凭证的习惯，这样，自然就会自觉地在各个工作岗位中把工作档案建立和完善起来．这是做到领导有重视、部门有配合、职工有意识．形成上下齐抓共管的前提。

职责分明，有的故矢。档案管理工作要有相对固定的人员负责．或专人管理，但要视工作轻缓、业务量大小而异。同时也要有领导分管才不会相互推诿．做到职责分明。业务量不多的也可以兼管．如物资档案可以由仓库保管兼：用户档案可由故障台话务员兼管：技术档案由技术开发部负责。业务量大的公司可以指定专职档案员分别负责文书用户、设备档案的管理。各个部门也可因事而异．灵活把握，有的部门既有文书档案，又有技术档案．如城网、农网部门，既要把本公司或上级部门下发的各类文书归档，又要把本部门的施工技术方案建档；有的还要建立网络设备运营档案。有的放矢．因地施策。使档案管理工作做到有人管理、有物可找、有帐可查、有据可依、有章可循。如瑞金市分公司2003年7月在参与接待中央重要领导活动前．因受天气影响．主要接待场所瑞金宾馆突然信号中断，技术人员马上向公司领导报告后．当即从资料库中查阅了沿途设备分布情况．接着又从设备档案中查出其中有两个放大器使用多年，面临老化。因此．从故障排查到抢修完工，仅用了2O分钟，从而确保了电视信号传输安全和稳定．节目播出准时，受到各级领导嘉奖。