档案业务管理制度范文

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第1篇

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

第2篇

关键词：劳务派遣 员工档案 档案管理

员工档案管理是企业员工关系管理的一项重要内容。为加强企业员工档案管理，1992年6月，原劳动部、国家档案局曾共同颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知，要求建立较为完善的企业员工档案管理制度。但是，《企业职工档案管理工作规定》（简称《规定》）颁行于我国社会主义市场经济体制确立初期，随着市场经济发展的成熟化，劳动用工制度发生了较大变化，特别是劳务派遣制度对传统劳动用工制度的冲击，对企业员工档案管理产生了重要影响。

一、劳务派遣制度下企业员工

档案管理面临的挑战

劳务派遣是指劳务派遣单位（简称派遣单位）与员工订立劳动合同，再由派遣单位与接收劳务派遣形式用工的单位（简称要派单位）订立劳务派遣协议，将被派遣员工（简称派遣员工）派往要派单位工作并接受其领导，派遣单位则从要派单位获取派遣费，并向派遣员工支付劳动报酬的一种用工制度。劳务派遣这种用工制度的特殊之处在于“工作与关系相分离”，虽然派遣单位与员工签订劳动合同，但是员工不为派遣单位工作，而为要派单位工作。这种特殊性对企业员工档案管理的挑战主要表现在如下方面：

（一）派遣员工的档案应该归谁管理

在传统劳动用工制度下，档案管理作为员工关系管理的一项重要内容，由用人单位负责管理。根据《规定》第五条规定，“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理”，“实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。但在劳务派遣制度下，《规定》中的“所在企业”是否仅指作为用人单位的派遣单位，还是应该包括作为用工单位的要派单位？若理解为仅指派遣单位，那就意味着要派单位不具有派遣员工的档案管理权。若理解为兼指派遣单位和要派单位，那就意味着要派单位同时享有派遣员工的档案管理权。

（二）派遣员工在工作过程中形成的档案如何处理

根据《劳动合同法》第六十二条规定，用工单位应履行的义务有：执行国家劳动标准，提供相应的劳动条件和劳动保护：告知被派遣劳动者的工作要求和劳动报酬；支付加班费、绩效奖金，提供与工作岗位相关的福利待遇；对在岗被派遣劳动者进行工作岗位所必需的培训；连续用工的，实行正常的工资调整机制。由此可见，派遣员工在派遣单位工作期间可能形成的档案包括：要派单位向派遣员工支付绩效奖金所形成的奖励材料；要派单位向派遣员工提供“与工作岗位相关的福利待遇”的材料；要派单位对派遣员工进行“工作岗位所必需培训”的培训结业成绩表和评定技能的考绩材料；要派单位对派遣员工“实行正常的工资调整机制”所形成的工资材料等。从法理上说，既然派遣单位被视为用人单位，作为事实上的用人单位是享有档案管理权的，那么也就意味着要由派遣单位负责收集和保管企业员工档案。但是从实践上来看，由于派遣制度的特殊性，给予要派单位暂时性的档案管理权则更具可行性。

（三）派遣员工档案如何转递

《规定》第六章对“档案的转递”进行了规定，它要求“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门”，转递档案应遵守如下规定：一是“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”；二是转出的档案必须“按统一规定的企业职工档案转递通知单”；三是对转出的材料“不得扣留或分批转出”；四是“接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章并将回执立即退回，逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。这些规定都是针对企业员工在两个独立的用人单位之间转递档案所做出的规定。在劳务派遣制度下，如果派遣员工的档案需要在派遣单位与要派单位之间转递，应该遵守或参照上述规定，还是需要另行规定，并没有给予明确的解释。

二、劳动派遣制度下企业

管理层面的应对策略

（一）双方可以通过劳务派遣协议约定对派遣员工的档案管理

根据《劳务派遣暂行规定》第七条规定，劳务派遣协议应当载明的内容包括：派遣的工作岗位名称和岗位性质；工作地点；派遣人员数量和派遣期限；按照同工同酬原则确定劳动报酬数额和支付方式；社会保险费的数额和支付方式；工作时间和休息休假事项；被派遣劳动者工伤、生育或者患病期间的相关待遇；劳动安全卫生以及培训事项；经济补偿等费用；劳务派遣协议期限；劳务派遣服务费的支付方式和标准；违反劳务派遣协议的责任；法律、法规、规章规定应当纳入劳务派遣协议的其他事项。在这些规定中，派遣员工档案管理问题并未被列入劳务派遣协议的法定必备事项，但是这并不影响用人单位与用工单位在劳务派遣协议中约定包括档案管理在内的其他事项。

（二）派遣单位可授权要派单位暂时管理派遣员工档案

为避免发生纠纷，劳务派遣协议对授权范围和事项必须做出明确而具体的约定。“明确”，是指双方应有较为明晰的约定：派遣单位依法享有对派遣员工的档案管理权：在派遣期间，要派单位对派遣员工在派遣岗位工作期间所形成部分档案材料享有暂时代管权，此代管权仅限于档案收集与保管；要派单位对其代管派遣员工的档案无权销毁，未经用人单位书面同意也无权擅自提供给任何组织或个人利用，否则应承担对派遣员工造成损害的赔偿责任。“具体”，则指双方对派遣员工在派遣工作期间所形成的“部分档案”进行逐项列举。

（三）双方可通过劳务派遣协议约定派遣员工档案转移

《劳动合同法》第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。这仅是针对用人单位解除或者终止劳动合同后为劳动者办理档案转移手续所做出的规定，不能直接解决派遣单位与要派单位之间派遣员工的档案转移问题。但是，派遣单位与要派单位可以参照该规定，约定派入单位应当自结束用工之日起15日内将其暂时代管的派遣员工档案转移给派遣单位。在派遣期间双方也可以约定，由派入单位于每月末、每季度末或每半年、每一年将其代管的派遣员工档案转移给派遣单位。

三、劳务派遣制度下立法规制层面的政策建议

（一）尽快修改完善《企业职工档案管理工作规定》

参照《劳动合同法》、《劳动合同法实施条例》等上位法，尽快对《规定》进行修改完善。一是修改与上位法不一致的内容。如《劳动合同法》第五十条规定，用人单位应在解除或者终止劳动合同之日起“15日内”，为劳动者办理档案关系转移手续；而《规定》要求，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，其所在单位应当“在1个月内”将其档案转交。二是根据上位法，增添必要的内容。如《劳动合同法》第五十条规定，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本“至少保存2年备查”；第八十四条规定，劳动者依法解除或者终止劳动合同，用人单位“扣押劳动者档案”的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并对每人处以500元以上2000元以下的罚款；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。

第3篇

1 纳入企业管理，形成合力，加强核心档案资源建设

随着集团公司现代企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，把档案工作纳入企业管理制度和业务流程是必要趋势。

河南油田的做法是，把加强核心档案资源建设纳入企业管理制度和业务流程。主要体现在：把档案管理制度的制定纳入生产经营的每个环节、每个流程，只要有人为因素存在的地方，都必须有相应的档案管理制度，突出流程管理、突出核心业务和主营业务，以流程决定配套管理。通过界定各部门、各单位的业务范围和职责，树立企业员工人人都要管档案、利用档案、保护档案的意识。

在重点建设项目管理中，实现档案管理与项目管理四同步，档案专业验收是项目管理流程的最后一个环节；在科研鉴定、评审中，把完成档案归档作为鉴定、评审的首要条件；在设备管理中，明确规定设备开箱验收，必须有档案人员参加和随机资料归档交接；在OA办公自动化文书处理中，必须办理归档流程；在油气勘探开发项目管理中，也明确了档案资料的归档，比如，在物探工程项目管理、探井钻井工程项目管理、录井、测井、试油等工程管理中，在项目竣工验收中，都对提交原始资料提出了要求，制定了原始资料评分标准；在境外项目管理中，明确提出了档案资料管理。

另一方面，档案工作纳入企业考核体系。要让这套管理制度落实、可行，考核是关键。因此，把建设档案管理制度体系与建设档案工作考评体系有机结合起来很有必要。为此，按照中石化档案工作的总体评价排序，建立评价通报制度，对各单位档案工作实行量化考评，并把档案工作的考评结果纳入企业的年终效绩考核体系，有力推动档案工作的发展。

2 纳入企业信息化建设，整合各类档案信息资源

要把档案信息化建设纳入企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，要征求档案部门的意见，把归档接口考虑进去。目前，河南油田基本完成中石化档案信息化建设的试点工作，档案管理系统已在河南油田局机关档案馆及26个二级单位档案室实施完毕并运行。通过依托档案信息化管理系统，建立与其他各专业信息系统在线归档接口，OA接口、ERP接口、浪潮财务接口已部署完成并正常运行。实现了部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。

3 通过档案信息化建设，促进档案标准化管理

通过档案业务流程分析与优化，使企业档案关键业务和关键流程与信息系统相融合；按照标准先行、保障安全的原则，制定档案管理制度与数字化档案馆技术规范标准；利于加快档案信息化基础工作和监督检查细节上设置条款，有效地履行档案监督、检查、指导职能。

第4篇

【关键词】 企业科技档案 超前管理 制度 建设

伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。

1 “超前管理”理论

“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。

“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。

“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。

2 企业科技档案超前管理制度

（1）企业科技档案超前管理制度含义：指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件资料的规范管理、有序控制。

（2）建设企业科技档案超前管理制度的意义：它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。

（3）其建立的核心基础：企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。

（4）企业科技档案超前管理制度具体内容：主要应涉及三方面：文件流转过程中可能涉及的部门（机构）、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度（即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动

律）（如表1）。

（5）它与企业科技档案管理制度的衔接问题：企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之：即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业科技档案管理制度的有效衔接问题，使之成为一个协调的制度体系。文件归档制度与档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。此外，超前收集与超前利用，在理论上，它们符合档案管理和文件收集“全程跟踪”的思想，在实践中，把“收集”、“利用”作为服务，其中心内涵均在于“超前”，而完美地结合起来。

（6）实施企业科技档案超前管理制度，应从以下方面入手：（a）提高相关人员的整体业务素质：企业各部门相关人员（即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门）是实现制度有效对接的主体。其包括：一是有关的科技、生产人员，二是有关的科技管理人员。他们是科技文件和档案形成和产生，最具有影响力的决定性因素。在很大程度上，均决定着制度能否正常地实施。应加大继续教育力度，采取脱产、业余等多种形式培训，有计划、多层次地安排与之相关的业务，以及科技文件管理等具体科目，提高他们的业务，以及管理科技文件的整体水平。企业科技档案人员必须在提高业务素质的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，确保科技档案的完整、准确。（b）从组织机构和人员上落实管理：企业应依据实际情况，建立相应的科技档案管理工作网络，统一领导，分级管理，实现科技档案的全面质量控制。（c）分解制度指标，纳入责任制：将制度的指标层层分解，做到“三纳入”。即要纳入他们的职责范围、纳入科技工作计划管理，纳入科技工作程序，使科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等制度化。应依据企业实际，明确他们在科技档案全程管理中的责任与义务，还要实行量化考评，并将考评结果纳入绩效考核体系。（d）选择行之有效的管理方式：要依据专业特性，因地制宜，制定出切实可行，且可操作性强的业务流程，进行合理分工，明确界定在管理的各个节点上，相关人员的业务范围和工作职责。（e）加强标准化和规范化：要按照国家标准来制订，才能有助于制度执行的标准化、规范化。必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律，结合本企业实际，应明确科技文件在形成、积累、流通、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理，是确保实现超前管理制度的保障。（f）营造齐抓共管的氛围：为充分调动积极性、主动性和创造性，应尽力营造有利于团结协作的轻松、和谐及愉悦的工作氛围，在使岗位责任制明晰化的同时，引导相关人员自觉地形成积极配合，共同奋进的合力。（g）实现企业各部门之间的资源共享：企业应充分发挥内部各部门自身的优势，整合并优化资源配置，促进企业实现信息化的进程。

3 企业执行档案管理制度普遍存在的问题

（1）有章不循，有章难循：某些企业的档案管理制度虽早已建立，却形同虚设，无人重视，故很难发挥出自身应有的作用。（2）程序不完善，执行力欠缺：某些企业制定程序不完善，只以档案室的名义印发，而未纳入企业的整体管理系统，也未列入有关人员的岗位责任制和工作程序，导致制度不能得到保证有效地落实。（3）修订、补充和完善未及时，导致制度滞后：应在实践检验的基础上，不断修改、补充和完善，确保制度更合理、规范，以趋于完善。（4）缺乏检查、监督和控制机制：应建立、健全和完善与制度相匹配的严格检查、监督与考核的制度，并切实落实，以确保各项制度的有效执行。

4 结语

综上所述，在理论研究的基础层面上借鉴，档案超前管理制度现已初有成果，但在企业科技档案超前管理制度建设的具体操作实践，以及研究方面，仍很不乐观，存在着一定的局限性和差异性，还有待于进一步深入开展。在企业科技档案管

理制度建设过程中，建立、健全和完善一套完整、系统，且科学实用的企业科技档案超前管理制度，应是一项重要的系统工程，其任重而道远，迫切地需要坚持不懈的长期努力，才能得以实现。

参考文献：

[1]戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[j].2011（1）.

第5篇

一、档案管理的重要性

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。当今世界已进入知识经济和信息时代，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

随着经济的快速增长。农场的制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本单位业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映企业建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为农场各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高企业的市场竞争力、推动企业持续发展起重要作用，也成为衡量企业经营管理水平的重要标志。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性

尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

首先，要熟悉、掌握企业的业务情况和专业知识，针对企业的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目：其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，农场档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳人部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。企业档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。

上述档案信息资源流失部分，正是亟须拓展、开发的档案资源。

再比如，建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。

三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合企业具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前企业发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。遵照国家有关部门对企业的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理是绝对机密的。所以这部分档案以分散保存的形式保管。在结合农场档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段。尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐的操作步骤和不必要的过程、环节。在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录企业发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷，而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作。又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企业的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。三是要勤总结，勤改进，不断创新。

五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题。完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

第6篇

1.1人事档案管理制度不健全

人事档案是事业单位档案的重要组成部分，不仅关系事业单位在编人员的信息记录，而且关系到上级人事管理部门相关工作的统筹安排。但是，当前事业单位对人事档案管理制度不健全，没能实现全面综合的有效管理。首先，事业单位现行人事档案管理制度集中在档案存储方面的管理，没能围绕人事档案全过程制订完善的管理制度，因此影响了事业单位人事档案数据收集的全面性和档案数据资料的准确性。其次，目前事业单位人事档案的使用制度还十分缺失，存在着重储存和轻视使用的问题，不仅没有完善基本的人事档案资料借阅使用制度，而且导致人事档案存在着较大的借阅使用风险，严重的影响了人事档案管理效率和质量。

1.2人事管理制度执行较为困难

目前事业单位人事档案管理还处在深化改革期，特别是随着事业单位分类改革的不断深入，上级机关对事业单位的人事档案管理要求不断的增多，这不仅增加了事业单位人事档案管理的复杂性，而且影响了事业单位人事档案管理制度科学发展。首先，事业单位现行的人事档案管理制度普遍落后于时代的发展要求，没能根据信息时代的新要求和传统纸制档案数据缺失的复杂现实，及时修订出完善和标准化的人事档案管理制度。其次，事业单位人事档案不仅关系到事业单位职工的职称评定，而且关系到工资晋级，职务升迁，还涉及到医保和养老保险、老职工住房补贴调整等。上级人力资源和社会保障局、社保局、住房公积金中心等不同部门（处室）对基层事业单位人事档案都有不同的使用要求和档案处理要求，这使得基层事业单位不得不针对多个部门，以及多部门开发的软件进行档案整理，实质上严重的影响了人事档案管理质量。

1.3与档案管理制度配套设施不完善

事业单位人事档案的作用日益突显，不仅现有管理制度和基本规范存在着缺失，而且现有事业单位人事档案管理部门的设施设备不能支持制订的执行。首先，事业单位需要不断更新退休职工信息，需要根据实际人事档案记载来辅助工会、社保等部门按年度要求采集基本的信息，由于现代人口的流动大，传统的电话联系方式已经不能满足事业单位的实际需求，先进的指纹采集、影像视频采集设备还不是人事档案管理部门的标配。其次，目前基层事业单位的主管局，与事业单位人事档案相关的分管局的各处（室）都开发出与人事档案有关的软件，有些涉及到事业单位人事编制的软件还有相当密级，需要运用密钥进行登陆操作，虽然上级机关下发了无线联接设备，但是基层单位仍没有配备与其专门联通的计算机，以及保证无病毒环境的专用打印机、复印机和扫描仪等设备，这不仅不符合上级有关人事档案管理制度的规定，而且影响了基层事业单位人事档案管理制度的落实，存在着较大的安全隐患问题。

2.优化事业单位人事档案管理制度的方法

2.1提升人事档案管理人员责任意识

全面优化事业单位人事档案管理制度的执行水平，需要全面提高事业单位人事档案管理人员的责任意识。首先，要在事业单位人事档案管理制度中明确各级相关人员的责任，着力加强对事业单位人事档案相关的领导责任、主管责任、连带责任进行划分，加强相关人员对责任的认识，提升档案管理人员的责任意识。其次，组织相关人员认真学生相关的法律法规，特别是要认真学习各项业务操作规程，要求人事档案管理人员按照程序进行严格操作。

2.2配置人事档案管理专业人才

为了全面做好事业单位人事档案管理工作，有效落实事业单位人事档案管理的制度，还必须配置专业的人事档案管理人员，全面提高人事档案管理人员的履职能力。首先，从事业单位人事档案管理的实际需求出发，尽可能的把懂得相关专业知识，有着从事此项工作基本素养的人员配置到具体岗位上来。其次，加强必要的事业单位人事档案管理工作的培训，注重从各项业务的具体操作流程，以及业务办理和人事档案管理制度改革的需要角度进行专业化的培训。

2.3促成人事档案管理制标准化

为了提高基层事业单位人事档案管理的标准化，必须对事业单位现行人事档案管理制度进行修订，要在上级机关的主持下，保证基层单位执行科学有效的人事档案管理制度。首先，由省、市相关部门出台基层事业单位人事档案管理制度的规范文本，由基层事业单位按照实际情况进行人事档案管理制度的修订。其次，上级组织专家按照不同单位情况进行管理制度审核，重点找出基层事业单位人事档案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行辅助条件

为了保证事业单位人事档案管理制度的顺利履行，必须提供必要的支撑条件。首先，针对事业单位的实际需求，提供制度履行必要的设施设备，保证人事档案管理工作的顺利开展。其次，提升人事档案管理的信息化办公环境，建立起现代化的人事档案使用和借阅信息化系统。第三，进行必要的使用密级管理，减少基层单位人事档案数据传递管理负担。第四，使基层人事档案管理人员向数据准确性方向倾斜，重点做好数据收集工作。

优化事业单位人事档案管理制度，必须从事业单位人事档案管理制度执行中存在的问题着眼，全面提升事业单位人事档案管理的履职能力，减少不必要的工作负担，在优化环境的基础上实现管理制度的有效落实。

作者:战扬 单位:黑龙江省三江工程建设管理局

参考文献：

第7篇

摘要：当前，事业单位档案管理工作逐渐呈现出越多越多的新问题，事业单位传统的档案管理方式已经不能满足新时期事业单位档案管理工作的要求。本文立足于事业单位档案管理的原则和意义，对当前事业单位档案管理工作中出现的问题进行分析，并在此基础上探讨新时期我国事业单位档案管理创新的思路。

关键词 ：事业单位；档案管理；创新

伴随着科技的发展与时代的进步，事业单位作为以社会公益为目的的重要组织，其管理工作越来越受到重视。然而，就事业单位目前的档案管理现状来看，其已经不能趋向于现代化，不能满足事业单位的实际需求。因此，进一步规范和创新事业单位的档案管理，对于新时期事业单位的建设与发展而言尤为必要和迫切。

一、事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义

事业单位是国家机构的组成部分，其档案是事业单位所有信息的汇聚地，必须在一定的标准与原则下进行管理：（1）规范、灵活相统一原则，即事业单位档案管理方法应该规范、灵活，在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案档案进行灵活管理，以此保证档案管理方法的实用性；（2）职责、权益兼顾原则，即事业单位档案管理制度中，相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定，当出现档案管理的纰漏问题，能公平处理和责任到人；（3）制定、执行并重原则，即事业单位档案管理制度的制定要保证合理、科学和系统，并确保其执行效率，促进档案管理制度在实践过程中的不断完善；（4）静态、动态相结合原则，即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进，与国际接轨，在时展的大背景下创新档案管理体制与方法，提高档案管理的科学化水平。

毋庸置疑，在社会发展的新时期对事业单位档案管理工作进行创新，对于满足新时期事业单位全面改革具有重大的现实意义。首先，通过对事业单位档案管理人员的系统教育与培训，能强化其档案管理技巧，有利于档案管理效率的提升；其次，通过对现代网络档案管理工具的使用，能够获得更为精准的档案资料的详细数据，提升了事业单位档案管理的网络化和系统化水平，进而大大提升了事业单位档案管理的科学化水平；最后，通过对事业单位档案管理工具及管理人员等方面的优化，能够及时发现和解决档案管理过程中的问题，能不断的促进事业单位档案管理体制在理论及实践上的完善，是推进事业单位档案管理走向现代化的重要途径。

二、当前事业单位档案管理存在的问题

1.档案管理的基础业务相对薄弱

由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分事业单位档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有待欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是，不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了有效资源的巨大浪费。

2.档案管理方式陈旧，缺乏创新

通常情况下，要保证事业单位档案管理工作的效率，就必须在档案管理方式方面下功夫。然而，随着社会的进步与发展，在事业单位日常档案信息处理日渐繁琐的情况下，档案管理的方式却仍停留在陈旧单一的程度上。档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制，传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档，同时由于缺乏对现代档案管理设备的利用，缺乏对档案管理方式的创新，也使得档案管理效率低下，大量重要的档案信息资源被破坏和丢失。

3.档案管理设施落后，档案资源开发利用不够

科技及时代的发展，使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域，但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作，因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差，设备配置不齐全，软硬件设施更新不及时，一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的无形损失。正由于事业单位档案管理设施的落后，也造成了单位档案资源开发利用效率不高的局面。对于档案资源的开发利用，有些事业单位并未重视起来，仅将档案管理停留在档案的收集、整理及保管的工作上，对于后期档案资源的利用力度不够，一些能为单位带来有效参考价值及系统服务的档案资源并未在合适的条件下发挥出作用，使得档案管理一直处于较为被动的状态中。

4.档案管理人员队伍业务素质不高

对于事业单位的档案管理工作，档案管理人员的业务素质对于档案管理工作的效率有重要影响。纵观当前事业单位的档案管理人员队伍现状，一方面，部分事业单位的档案管理人员并非专职管理人员，其身兼多职，对档案管理工作难以应付，缺乏专业的业务素质也工作责任心，在频繁的工作变动中，致使档案管理工作稳定性受到消极影响。另一方面，有些事业单位中在职的档案管理人员，其本身缺乏专业的业务素质，加之单位未进行档案管理工作的相关业务培训，使得有些档案管理人员并不十分了解档案工作的具体程序，对于档案文件的整理、分类及划分保管等问题出现错误，档案的立卷、归卷及移交工作也难以顺利完成，进而使得单位档案管理质量低下。

三、新时期事业单位档案管理创新思路

1.创新档案管理制度，强化档案管理能力一项完善的管理制度通常都是保证

工作效率的重要基础，基于当前事业单位档案管理工作的现状以及存在的问题，创新档案管理制度，建立一套适合于事业单发展实际的档案管理制度已显得极为迫切。首先，事业单位应该在单位档案管理的特点基础上建立与之相适应的科学合理的管理制度，并确定好档案管理制度的创新方向及内容，重点对单位档案管理的机构设置及岗位设置进行制度规定，对制度中的内容进行创新，不断与时俱进。其次，要坚持制度约束的地位平等性，在档案管理制度的创新中，其制度既要对档案管理人员约束，也要对单位领导进行约束，以此保证档案管理的独立性与规范性。最后，要在档案管理制度中确保奖惩分明，对于档案管理工作中高度负责的职工进行奖励，对于为了自身利益而恶意篡改档案信息的非法人员进行惩罚，以促进事业单位档案管理事业的健康发展。

2.创新档案管理信息化建设，提高档案管理水平

在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此确保档案信息的安全、完整。与此同时，事业单位还应该创新档案管理技术，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，以此提高档案管理的质量。

3.创新档案管理服务手段，提高档案利用效率

在我国各领域中，档案利用效率低下的现象是一个极为普遍的现象，事业单位档案同样也不例外。因为事业单位对档案管理工作的不重视，使得档案利用率低，相反，又因为档案利用率较低，而又因影响到事业单位对档案管理工作的重视程度。因此，事业单位应该重视起档案开发利用工作，通过档案管理服务手段的创新，而促进档案利用率的提升。具体而言，事业单位可以通过内部局域网，增强网站的信息检索功能，并模仿数字化图书馆的建立方式，提高档案服务手段。除此之外，事业单位档案管理部门还可以建立高效的在线服务系统，为用户提供在线服务功能，以此促进档案利用率的提升，促进事业单位档案管理工作水平的提升。

4.创新档案管理人员培训机制，强化业务能力

随着事业单位档案管理数字化趋势的增强，事业单位档案管理人员的业务素质也亟待强化。为了提升事业单位档案管理人员的业务能力，笔者认为应该创新档案管理人员培训机制，结合单位自身档案管理实施的现状，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制，。通过对管理人员方案管理技术知识的培训，引导其进行基础知识学习，以及各种档案管理理论与是实践知识学习，不断强化其自身专业技能，以推动档案管理人员为档案管理工作做出更大的贡献。

综上所属，新时期事业单位档案管理工作的重点是创新，只有从管理制度、管理方法、管理建设及管理人才等方面加大创新力度，才能改变当前事业单位档案管理工作效率低下的现状，也才能保证事业单位档案管理工作更好的服务于人民大众。

参考文献

[1]马文娟.新时期事业单位档案管理之我见[J].大江周刊：论坛，2012（10）.

[2]孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].改革与开放，2012(4).

第8篇

1.1为专业技术人员自身提高提供依据

医院专业技术档案管理工作方便了医院专业技术人员的工作。由于专业技术档案记下了工作人员的点点滴滴，从他们刚走进医院的简历，到成长期获得的一些证书、奖项，再到中期的职称评定、科学研究等都是以档案为依据的。另外，通过专业技术档案的整理，可以让员工发现自身的不足，进行专业技能的提升。

1.2为医院晋升人才提供参考

由于专业技术档案包含了专业技术人员的方方面面，所以医院领导晋升人员的时候，也可以依照专业技术档案进行筛选，因为这是最有效、最直接的手段。这既体现了医院领导的公平、公正原则，也为医院选拔了一批真正优秀的人才。

2医院专业技术档案管理存在的问题

2.1对专业技术档案的重视程度有待加强

不论是医院的领导还是员工对专业技术档案的重视程度有待加强。因为专业技术档案记录着员工在医院的一切，它相当于员工工作中的“身份证”，对于员工的职称评定、薪资待遇、职位晋升有着非常重要的作用，同时也是医院的身份象征。但现在不论是领导还是员工都没有意识到。致使个人专业档案资料经常出现问题，不是丢失就是损坏，影响了个人的考评和晋升，造成了人力和精力的浪费。

2.2专业技术档案资料缺乏真实性

目前，由于我国医疗卫生事业的不断发展，很多医院引进了大批人才，这就需要对这些人员进行技术档案管理。但目前在行业中存在一种非常不好的现象，专业技术档案的管理缺乏真实有效性。很多人员的档案没有经过专门部门的审查，仅仅靠的是印象，档案制定过程中存在虚假现象，专业技术档案的制定有时只是一种形式。如果不对这种不良现象加以制止，会严重影响医院档案管理工作的进行。

2.3管理制度不健全

目前医院管理制度不健全，这是影响医院专业技术档案建设的重要因素。这使得医院的资料整理和收集工作得不到保障，也影响了医院档案建设的真实性，甚至造成了技术档案的丢失。

3加强医院专业技术人员管理的措施

3.1加强档案意识宣传，加快人事档案管理信息化建设

首先，除了要加强档案管理制度的建设外，还要做好宣传工作，加强员工的档案管理意识，增强员工对档案管理重要性的认识。其次,在员工做好宣传工作的同时，还要加强员工对档案整理方面的要求和知识，从而建立良好的学习环境，促进医院档案管理工作的有效进行。最后，要建立统一的包括职工、病人、手术、科研等各项信息的数据库系统，并按照数据库的格式分类整理存放，通过数据库进行分析整理，归纳总结，使得研究人员能够减少工作量，加快成果的转化。

3.2完善医院档案管理制度

要想加快医院信息化管理的建设进程，完善医院的人力资源档案管理是必不可少的一项重要工作。而要想做好档案管理工作,完善的档案管理制度则是基础性工作,这就要求各医院要根据经济社会的发展状况以及医院的实际情况,不断修改完善医院的档案管理制度,利用信息化手段建立现代化的管理系统,并制定符合实际发展需要的规章制度,进行人性化、高效率的管理,保障人才资源的合理开发和利用。

3.3规范专业技术人员业务档案资料管理

每个人的业务资料档案都关系着其个人的发展进步,如果业务资料档案出现问题,其个人的发展进步就会受到很大的影响。因此,业务档案的管理是档案管理工作的重中之重。医院应当建立规范的业务档案资料管理制度,按照流程仔细对档案资料进行核对,同时密切与相关部门的联系交流,确保业务档案资料的及时准确、真实可靠。为了不出现以次充好、欺上瞒下的现象,医院还要教育监督档案管理人员严格按照规章制度进行业务档案更新与管理工作,要确保在档案资料整理归档时符合规定。最后，还要规范档案资料的借阅制度,防止出现以借阅的方式私自修改档案资料,也防止业务档案的流失,确保业务资料档案的安全。档案管理人员对专业技术人员的档案进行管理时，首先要树立严谨的工作态度。同时，要和各部门保持密切的联系，这样才能保证资料的及时更新。另外，在材料的复印件上要印上公章，确保材料的真实性。

4小结

第9篇

关键词　档案　保护　工作

中图分类号：G273

文献标识码：A

档案保护和库房管理是维护企业档案安全、延长档案寿命，为企业提供有价值的信息的保障。但是，档案作为物质材料，受各种环境因素的影响，比如库房的湿度、温度、空气质量等等的影响，就必然不断发生不同程度的损坏。因此，提高企业档案保护和库房管理水平，对档案采取更有效的保护，创造良好的档案保管环境，就成为企业档案管理工作的一项重要任务。

一、档案保护和库房管理的工作内容

档案保护和库房管理的工作内容就是要抓好档案库房的日常管理、档案保护技术措施、档案材料的修复和复制。

档案库房的日常管理包括：（1）库藏管理，如交接档案认真验收清点，手续完备；摆放档案方法科学，排列有序，便于查找，做好档案的借阅、利用及效果记录；定期进行清理核对工作，库存档案帐物相符；还有重要的一点就是要做到档案库房、阅览室、办公室三分开，这利于档案的保管使提供利用和档案人员的办公条件良好；（2）库房安全监督，库房内特别是特殊库房内，配置必要防盗、防火安全设施，比如报警器、灭火器，还要配置除湿、空气调节等设施。一般库房的温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%之内；每日准确测试、记录库内温湿度变化情况度积累数据资料，以便及时调整。胶片、照片、磁带、光盘等特殊载体档案有特殊装具，远离化学、物理污染，保管方法科学。这样，就做到了档案的防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘及防虫、防污染等措施得力，监控有效。（3）库内环境管理，如卫生清洁，电源控制，设备、门窗管理等。要定期打开门窗通风，检查电源开关是否安全，除尘等。

档案保护技术措施包括防高温，防水、防潮，防有害生物（虫、鼠），防污染（电磁、射线等物理性污染和有毒、有害气体等化学污染），以及防尘措施等。

档案材料的修复和复制。包括纸质档案材料的除污、去酸、加固、字迹恢复、修裱和复制，以及特殊载体档案材料的修复和复制等。作为档案工作者，要求具有较引的责任心，经常检查档案材料保管状况，发现毁损或异常情况立即查明原因，及时采取补救措施。

二、提高企业档案保护和库房管理水平的基本途径

（一）有步骤地改善档案库房设施设备条件。

加强企业档案保护工作，需要有一定的物力、财力作保证。改善企业的档案库房及设施条件，首先要增强企业的档案意识，尤其是企业领导的档案意识。使他们认识到档案保护工作对于开发档案信息资源，促进企业各项工作的重要意义和自己义不容辞的法律责任，从而自觉地为改善企业档案的环境创造物质条件。

改善企业的档案库房及设施设备条件，要根据企业的能力，力争少花钱，多办事，办好事。比如有的企业自己动手为存放档案的密集架加装隔板和门板，调整了架层间距，这样既做到了防尘，还增加了档案柜架的存贮容量，而用省下的钱，添置了其他装具，解决了尚有些档案无处存放的问题，这种做法很值得提倡。

（二）建立健全档案库房管理制度。

库房是保管档案的基地。库房管理的好坏，直接影响档案的保管质量。建立健全的库房管理制度是使企业档案保护工作规范化、科学化、经常化的一项基本措施，也是堵塞库房管理漏洞，使档案保护有章可循的有效途径。

企业档案库房管理制度主要包括如下几方面的内容：档案的收集、交接和整理；档案保护及监测；档案安全和保密；档案的存贮管理；库房设备管理与维护；卫生管理等。这些管理制度既为企业档案保护和库房管理创造了有利条件，提供了必要的管理依据，又为档案人员明确岗位职责，增强工作责任心，不断提高业务素质和科学管理水平，指明了方向。因引建立健全档案库房管理制度并定期考核，是改进企业档案保护和库房管理，提高工作质量的一项重要措施，应当重视和加强。

（三）重视并搞好档案各业务环节的档案保护工作。

档案保护直接涉及到归档、整理、鉴定、利用和销毁等各个业务环节，贯穿整个档案工作。因此在抓好档案库房管理的同时，还必须抓好档案业务工作。

第10篇

关键词：档案管理；事业单位；措施；管理制度

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在事业单位的最直接的体现。事业单位的档案包含许多方面的内容。这些内容是选拔人才、工作考核和其他工作的标准和参考。近年来，随着网络信息的发展，档案管理出现综合性、动态性与多元性的特征。同时，档案管理也出现了一些问题，怎样使档案管理模式达到最优，我们将在本文进行探讨。

1 事业单位管理现状及存在的问题

（一）事业单位档案管理基础的业务比较薄弱

档案管理目前越来越受到事业单位各部门的重视。但是，由于资金的缺乏和观念的落后，事业单位档案管理的基础业务相对薄弱。首先从档案管理人员的业务水平来说，事业单位的档案管理人员业务水平普遍不高。其次，从档案管理的专业性上来说，部分事业单位的档案管理者并不是专业人员，对档案管理知之甚少，影响档案管理工作的优化。例如档案的整理和归类都存在一些问题，不按档案分类的标准去进行。对于档案的存放和销毁缺乏档案鉴定标准，随意存放和销毁档案。最后，档案管理人员的观念落后。主要体现在：一是事业单位档案部门对馆（室）藏档案的内容、馆藏档案的类别以及查档的路径、方法宣传的少，保守封闭，市场观念淡薄；二是档案管理人员观念陈旧，常常把档案机密与档案的开放与开发利用对立起来，“保密保险”、“利用危险”的思想仍然存在。因此，这在很大程度上影响了档案的开发与利用工作。

（二）事业单位档案管理设施不完善

档案存放的硬件条件决定档案的完好程度。事业单位对档案管理的一个薄弱环节就是基础设施落后。首先，有些单位没有专门的档案室，一般都是把档案与其他物品堆放在一处，更有甚者在库房里堆放易燃易爆的物品。其次，有档案室的，档案室的档案存放条件很差，没有良好的通风条件，致使档案受潮等。最后，在信息技术发达的当今社会，需要建立电子档案与纸质档案的对接实现现代化的档案管理，但是由于条件的限制，有些事业单位的现代档案保护设施以及实现档案电子信息化的设备不完善。

（三）档案管理制度不完善

档案管理制度不完善是导致档案管理存在问题的一个重要原因。首先，没有一个完善的档案用人选拔制度。档案管理有时候被认为是不重要的。因而档案管理没有完整的用人选拔制度，这是导致档案管理人员水平低下的一个主要原因。其次，对于国家颁布的《档案法》和《档案管理办法》不重视，没有建立相关的管理制度，因而出现档案管理工作制度的缺失。最后，对于档案管理所规定的一些制度，执行力度不够，常常使制度流于形式。

2 优化事业单位档案管理的措施

（一）提升事业单位档案管理人员综合素质

档案管理是一项专业性较强的工作，对于事业单位的发展来说，需要一支专业水平高、职业道德良好的档案管理队伍，才能确保档案管理工作的顺利开展。首先，要加强管理人员的职业培训，这里所说的档案管理人员的培训主要包括岗前培训和工作中的定期培训。岗前培训是通过对管理人员的培训使他们能够更好地熟悉和处理相关管理工作。而定期培训的方法则使档案管理人员的自身综合素质更强，培养他们的责任感和职业道德修养，不断更新和优化他们的知识链结构，使档案管理人员更加优秀。岗前培训和定期培训主要包括的内容有两个部分；一、要加强其专业领域方面的培训，结合事业单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合。例如：案的管理人员来讲，应具备专业的档案管理水平，同时具备一些人员管理及相关能力，熟练的电脑操作能力，熟练掌握我国的方针政策；二、要培养管理人员热爱工作的良好心态，改变他们当一天和尚敲一天钟的工作心态，把激励机制运用到档案管理工作制度中，通过物质和精神的激励，提高他们的工作热情和积极性，使他们善于总结，不断奋进，用科学严谨的态度与饱满的热情投入工作。

（二）改善档案管理设施条件

目前，由于很多事业单位都对档案管理工作重视不够，资金不宽裕，直接导致了事业单位档案管理部门的基础设施比较落后。因此，加强对档案管理的重视，加大事业单位对档案室管理设备设施的投入，改善档案室的设施设备条件，提高事业单位的档案管理水平，逐步实现档案现代化管理是当急之急。首先，事业单位应该重视独立的档案管理室的建设。这不仅有利于档案工作的管理，更是可以推进有效的保存档案资料。其次，要引进档案管理的电子设备，建立电子档案与纸质档案的对接，这对于档案信息的录入、储存、利用等工作是非常重要的。

（三）完善事业单位档案管理制度

健全合理的档案管理制度是优化档案管理的重要措施之一，主要包括以下四点。首先，建立合理科学的事业单位档案管理用人制度。首先从专业水平方面来说，要制定一套档案管理人员选拔制度。选拔制度应重点体现专业性，只有把专业水平放在第一位，才能够使档案管理工作更好的进行。其次，从奖励惩罚制度来说，要制定一套赏罚分明的档案管理制度，这种赏罚制度不仅针对员工，而且针对领导。这样就可以形成制度约束的双向性，使员工和领导之间相互监督和相互引导。最后，建立物质激励和精神激励相结合的激励制度，以精神激励鼓舞档案管理工作者的工作热情，以物质激励推动档案管理工作者的工作效率，从而实现档案管理工作的优化。第二，建立简明实用的档案管理制度。档案管理制度针对的是档案管理这项工作，不是搞学术、写文章，不需要制定复杂的、难以实现的制度让人们去执行。只有简单实用的制度，才能够更好的发挥档案管理制度的指导和规范作用。第三，坚持制度的严肃性。档案部门是档案管理制度的制定部门，同时又是规章制度的执行部门。这就要求在规章制度的执行过程中，不管是领导还是员工都应该以制度为行事的标准，做到赏罚分明，充分体现制度的权威性和严明性。

参考文献

[1] 高培军. 新时期事业单位档案管理工作的思考[J]. 青春岁月. 2012（23）

第11篇

前言

医院档案管理对于医院的发展，医学事业的科学研究都有着十分重要的作用，随着科技的发展传统的医院档案管理形式已经不能满足日益增长的数据量的需求，所以我们应该进行相应的改革让医院档案管理工作做得更好地。所以本文主要对医院档案管理工作中的误区进行相应的分析，同时探讨相应的改进的方法。

1 档案管理工作中的误区

1.1 档案意识不强，档案利用率低

由于档案工作不能直接创造经济效益，所以在一些部门和领导中存在着对档案管理的重要性认识不足，“重医疗、轻档案”的意识较为严重。由于对档案重视不够，档案信息资源开发不足所以现有的档案利用率不高，档案管理制度相对落后。随着经济社会的发展，现代医疗科学技术不断提高，新的、先进的医疗设备和医疗手段不断投入使用，而相关的档案管理制度却没有得到及时补充和修订，致使有些很有价值的科研成果资料未能及时整理归档。由于档案管理分散，各科室分散管理，不利于档案的完整和安全，也不利于档案利用率。甚至出现重复保存，造成物力、人力、和空间的浪费，更有许多应该纳入管理的档案却没有纳入管理。

1.2 档案管理制度不健全，管理效率不高

在医院管理中，涉及档案管理的制度、职责以及检查考核制度仍不够健全。 由于管理制度不严、不健全，各科室保管的材料不能及时移交综合档案室，造成档案收集效率不高，档案不齐全，甚至出现遗失或损毁。档案管理制度不健全，在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少。由于没有相关的制度和检查考核措施，也没有将档案管理纳入目标考核方案中，致使检查督促考核也得不到落实。

1.3 档案管理人员文化素质低，业务水平不高

我国档案专业人员队伍参差不齐主要体现在思想观念落后、专业素质、理论水平、文化程度等方面。缺乏现代科学知识，外语差，档案专业毕业的高层次人才较少，己经成为阻碍档案事业发展的主要原因。档案管理人员的素质影响档案管理水平，在医院人才培养中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的教育培训却没有纳入计划，档案管理水平停留在经验上，服务方式和管理水平跟不上时展的要求，缺乏创新和活力。同时，给档案管理带来较大困难的原因是档案管理人员工作变动较大，档案管理作为一专业性较强的学科，需要有一定专业知识的人才才能管好用好档案，管理人员在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要，但由于一些医院的档案管理人员经常变动，不但致使己经培养好的档案人员发挥不了作用，而且还需要对新的工作人员重新培养锻炼，给档案管理带来很大的困难。

2 如何改进档案管理工作中的误区

2.1 加强领导重视程度

医院领导的重视是做好档案管理工作的关键所在和重要保证，也是科学管理档案的前提条件。档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。平日里加强档案法律法规学习和充分认识档案的重要意义，从而更好地支持档案管理工作。档案管理工作业务性很强，因为其专业性强、涉及面广、内容繁杂。若要做好此项工作，没有领导的重视和支持单一靠档案管理部门是难以开展的。档案管理的工作人员要转变“重管轻用”的观念，克服“无所作为”的消极落后思想意识，要解放思想，更新观念，变封闭式管理为开放型管理，为上门查阅档案的人员提供热情的服务，主动为医学、科研活动提供各种咨询服务。

2.2 构建档案管理工作小组，制定相应的考核制度

成立的档案管理工作小组做为档案管理机构按责任应具备组长、副组长，成员为主要科室主任。各科室都要设一名兼职档案管理员，其主要负责是对本科室的档案进行整理、分类、归档，并定期交至档案室存档。这样，通过过档案管理组织机构的建立，从而保证了整个医院档案管理工作的顺利进行。医院应除了要将此内容纳入科室管理责任书之中，还应该将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，既要要求科主任抓好归档材料的收集、整理工作，又要明确科主任对科室档案工作的管理责任，为促进了档案管理的规范提供了制度指标。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院面对医疗市场所进行的各种经营活动，些经营活动要形成各种不同的方案、协议等，应及时收集归档。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全医院档案管理组织，落实专人收集。

2.3 加强培训，提高档案管理人员素质

目各医院从事档案管理专业人员的专业程度明显不足，很原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进医院档案工作规范管理的关键。 各医院应结合本单位档案工作的实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。管理制度是各项管理工作的灵魂，如果没有一套严格的管理制度，档案收集处理的过程将十分混乱。要改变观念，树立创新意识，尽快实现服务主体由封闭型向开放型转变，服务方式由实体型向信息型转变，服务手段由手工型向技术型转变。要注重档案管理人员队伍建设，提高其思想水平和专业素质，增强科学管理能力，更好地胜任本职工作。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立医院档案管理人才梯队，以便适应医院档案管理业务的发展，不断推动档案管理水平的提高。通过这样的方式可以帮助我们更好地做好医院的档案管理工作，完成组织上的安排。

第12篇

关键词：医疗保险 医保档案 完善内容

一、建立医保档案管理制度的原因

建立完善的医保档案管理制度，是医保制度在我国不断完善的新形势下对医院的基本要求。

为什么说是新形荩一是因为医疗服务对象变为参保人员，用医保来支付的医疗费占到医院收入的60%到90%，且相对来说，用医保作为支付手段不会出现欠医疗费的情况。

二是因为医保支付制度的改革，对医疗行业的服务行为产生了一定的激励和制约作用，比如，用医保作为支付手段，依靠的是医疗保险的经办机构作为患者和医院之间的第三方来经办，这就让患者和医院在支付医药费的过程中，医院不再是控制费用的一方，而是经过和患者之间的谈判来决定。

所以在这种新的形式下，医院必须建立完善的医疗保险档案管理制度。因为医保档案管理可以作为辅助医院决策层做出科学医保决策的依据，为医院在未来实现科学的医保管理，以及我国医疗事业的发展提供真实有效的信息数据。

从目前的情况来看，尽管随着医疗保险在我国的全面施行，各个医疗单位对医保的服务越来越看重，但是对医疗保险档案的建立却并不重视。很多医疗单位都没有建立专门的医保档案，而是将医保档案和其他资料放在一起，甚至还有些医疗单位根本就不把医疗档案作为重要信息，不给予储存和整理。

出现这种情况的原因是因为医保档案在全国施是一个循序渐进的过程，目前所以参保患者就医的比例很小，没有让医疗单位引起重视，更谈不上去管理。

因此提出对医疗单位医疗保险档案管理制度的建立和完善，对促进我国医保工作的开展，和对医疗单位做好医保档案管理都很有针对性。

二、医疗保险档案管理的内容

各个医疗单位在建立医疗保险档案的时候，应该以医院和医保共同发展为前提，以做好医院和医疗保险的服务作为核心内容。

具体分为一下几个部分，1.建立医疗保险政策和相关法律法规政策的档案，主要内容包括国家和各个地区出台的关于医疗保险的律法政策等，方便医疗人员的查看。2.医疗保险服务档案的建立，主要包括医疗单位和医疗保险相关服务的制度，以及医疗单位医保服务内容和流程、质量、规范等内容。3.参保就医患者的档案。包括年龄构成、就医次数、费用等内容，以及参保人群的病例档案、各个时期住院和门诊患者人数、以及医疗费用等各类费用的占比。

3.建立医疗保险绩效档案，包括医疗人员患者好评度、荣誉、等内容，以及医疗单位在医疗保险管理方面的研究创新成果。

对于医院中所有和医疗保险相关的资料都应该进行存档管理，因为这些信息在将来都会成为医院改进医保运行的重要信息依据。

三、医保档案管理制度要点

1.医疗单位的医疗保险档案必须施行统一收集、整理、管理，保证档案的书写规范和完整，以及归档科学排列有序。对于各个档案和病例的借出要做好登记工作，保证资料的及时归还。

2.建立电子档案

相对于目前很多医疗单位的纸质档案来说，建立医保电子档案能更能方便档案的储存和查阅，而且电子档案储存的信息量大，在联网的情况下医院的相关人员都可以随时查阅。

3.规范的管理制度

首先，要确定医疗保险档案信息收集涉及的范围，以及用什么方式去分类，档案室要有专门的人员对医保档案进行归类和保管。其次，建立医疗保险发展进程的管理，例如，新出台的医疗保险相关政策、活动、以及取得的成效等，都要进行归档管理。再次，建立文件上交制度，确保医院各类和医保相关的资料及时上交，确保不遗漏任何档案。最后，建立责任制度，对医疗保险档案管理工作进行考核。

四、建立和完善医疗保险档案管理的方法

1.规范医保档案管理流程

制定《医疗保险管理业务档案管理工作制度》，把医疗保险文件材料的形成、收集、整理、归档和保管工作纳入相关工作程序，列入相关人员的岗位责任，建立健全责任，要将档案管理工作任务分解落实到各自分管的业务科室及具体人员，把档案管理列入各科室日常工作，确保新产生的业务档案与业务经办的无缝对接；进一步优化业务档案立卷归档流程，使档案整理归档职责清晰、移交顺畅。

2.建立医保业务档案各项工作制度

应建立文件材料的收集、接受、整理、鉴定、归档等方面相关制度以及借阅、利用、移交、销毁制度，从而完善文件材料的收集、整理、归档和档案管理和利用工作。这可以从两方面进行：一是设置专用档案库房。配置防潮、防光、防火、防高温、防盗、防有害生物等设施设备，库房湿度、温度达到标准，确保医保业务档案安全。

二是使用密集架。将标注保管期限的各科室所涉及的专业性文字材料、电子文档、图表等业务档案全宗卷，上密集架归档，这样做就保存了历史记录，保持了档案连续性。三是加强归档文件材料的收集整理工作。按照“年度-险种-业务环节”的分类方法，将真实、合法、有效的材料收集齐全，进行分类、排列，再结合保管期限进行组卷，编页号、目录。

3.加强档案管理人员培训学习医疗保险档案管理工作是医疗保险经办机构的一项重要基础工作，因此特别重视和加强对档案管理人员的业务培训。采取“走出去”的办法向档案管理好的单位学习，学习档案管理法规、档案管理标准和档案具体业务，加强医疗保险业务流程，不断提高本单位档案管理水平。

4.建立医保卡电子健康档案

通过信息化的推动，逐步实现劳动保障资源与卫生资源、信息和服务的共享。可以根据医保参保人员的年龄层次不同，免费提供一般检查、常规检查，心电图、胸片、等在内的实验室检查项目服务，并根据体检结果为每位参保人员建立电子健康档案。同时，对建档人员免费提供健康教育、咨询服务。为医保人员建立电子健康档案，既能让每位参保人员了解自己的身体状况，对疾病进行提前防治，有效降低发病率，达到实现医保跟踪一生、服务一生的目的，同时，也为医疗保险运行情况分析提供了第一手原始资料。

参考文献：

[1]李晓丽.浅谈医院档案管理信息化建设的问题与对策[J].河北企业，2014，（3）：31.

第13篇

科技档案是设备工程项目管理的基础工作，科技档案的质量好坏和完整程度影响到设备工程项目管理工作。设备监理是依据国家有关法律法规和技术标准，对重要设备的设计、制造、检验、储运、安装和调试等过程的质量、进度和投资等实施监督，设备工程质量是对工程性质、品质和安全的综合表述是，对设备工程质量的评价就是以科技档案为基础，以量化的指标进行综合测评。因此作为项目负责人应当提高科技档案管理意识，从思想上重视科技档案管理工作，注重培养科技档案管理人员的服务意识和调动他们的工作热情，同时作为科技档案管理人员需要转变思想，增强科技档案管理意识和服务意识，把科技档案工作作为一项重要的工作来做，摒弃科技档案工作可有可无，可做可不做的思想意识，要注重加强档案专业知识的学习，努力掌握科学管理的原则和方法，提高科技档案质量，要积极探索科技档案管理模式，确保科技档案工作更科学、更实用，为设备工程项目管理提供有利资源保证。

2建立健全有效的设备监理科技档案管理制度，规范科技档案工作

设备工程项目管理科技档案是一个动态的过程，这一过程的目的和结果都是需要建立真实、完整、系统的工程档案，因而需要从积累、形成、鉴定到整理、归档、利用，所有环节都需要有符合设备工程项目管理实际情况的科技档案管理制度和设备监理工作程序，实现动态管理和绩效考评，才能客观反映设备工程项目管理的完整面貌，为设备工程建设项目服务。为此建立档案需要遵循以下要求：①科技档案管理制度要体现合理性、有效性。建立的设备监理科技档案管理制度和程序需要考虑设备工程建设项目的特点和科技档案管理的实际情况，以适应实际工作需要。②科技档案管理制度要体现实用性、科学性。依据GB／T26429－2010《设备工程监理规范》，建立的设备监理科技档案管理制度和程序应当具有实用性和可操作性，以便于更好地发挥制度的指导性和规范性。③科技档案管理制度要具有权威性。建立的设备监理科技档案管理制度既需要有效执行就要监督落实，因此制度在执行的过程中要做到有功奖赏，有过惩罚，充分体现制度的权威性。

3加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质

做好设备监理科技档案，加强业务学习，提高自身文化素质和业务素质是保证科技档案管理工作的需要。科技档案管理人员的综合素质和管理水平决定着设备监理科技档案管理质量的好坏，因此需要加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质。为此需要从以下几方面入手：①按期参加内蒙古档案局和呼和浩特档案局组织的档案系列专业知识继续教育培训和岗位培训工作，提高理论知识和水平，不断加强对科技档案管理工作的认识程度，完善科技档案管理人员的知识结构，培养较强的档案技术能力，同时重视信息技术和网络知识的教育培训工作，以适应设备监理科技档案管理工作的需要。②注重加强科技档案管理人员和档案管理单位之间的业务交流。同时参加设备监理单位之间的业务交流，通过交流，相互学习，相互切磋，取长补短，吸收更好的经验应用于自己的科技档案管理工作当中。③注重加强个人素质教育和自身修养的培养，科技档案工作枯燥繁琐，不容易被支持和理解。对于科技档案管理人员来讲，就需要注重个人素质教育和自身修养的培养，要耐得住寂寞和失落，任劳任怨，默默奉献，以饱满的工作热情做好科技档案的管理工作。同时为科技档案利用者提供方便，不断提高科技档案利用率，为科技档案管理工作开创局面。④注重加强质量管理知识的培训和学习。设备监理科技档案是设备工程项目质量管理中的重要环节，完善的设备监理科技档案可以为公司质量体系认证提供原始凭证和法律依据，也是公司通过质量体系审核的前提条件和必要的保证。为此作为科技档案管理人员需要加强质量管理知识的培训和学习。

4加强设备监理科技档案基础设施建设，提高档案的利用价值

科技档案的利用是实现科技档案的价值重要途径，也是科技档案发展的力量源泉。丰富的，高质量的设备监理科技档案是档案管理的基础和前提，科技档案资料匮乏、不专业、不系统、不准确、不完整，就难以保证设备监理科技档案的有效利用。如果科技档案放在档案柜里不使用，也会失去科技档案的价值。保管是一种手段，利用才是目的。如何提高档案管理的利用价值呢。必须加强科技档案的基础设施建设工作。①科技档案管理人员要转变思路，不断创新，深入设备工程项目现场，根据实际需要和设备监理工程项目程序和工作规范到项目和制造厂家对各监理项目和监理人员进行指导，了解工程进度，帮助项目部和监理人员做好基础资料的形成、整理、归档工作，确保设备监理科技档案完整、准确、系统地归档保存。②科技档案管理人员要做好科技档案的基础性工作。丰富的、高质量的科技档案材料是科技档案利用的前提和条件，科技档案材料如果缺乏、不系统、不规范、不准确、不完整、不专业是很难做到合理和有效利用。作为科技档案管理人员应当了解设备工程技术资料和设备监理工作内容、范围，按照科技档案管理专业方法，开展科技档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管工作，确保科技档案基础性工作，以提高科技档案的有效利用价值。③加强基础设施建设，建立适宜的科技档案存储空间，配备相应设备设施以顺利开展各项职能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技档案平台等。设备监理单位要根据档案数量和档案内容重要程度，完善科技档案设备设施，争取能够确保有效管理各种载体的科技档案，进而确保科技档案资源体系的建设，促进档案规范化管理工作不断深入开展，与时俱进。④加强科技档案信息化管理，实现科技档案信息资源共享。要想对科技档案实现信息化管理，需要用现代化的管理手段，对科技档案进行信息存储、检索、利用公司网络平台实现科技档案信息网络化管理，从而实现科技档案资源共享。⑤加强科技档案的宣传工作，提高科技档案意识。利用公司的网站、局域网、微信群等现代化办公条件，从档案基础知识、馆藏资源、档案查阅利用等几个方面开展档案宣传工作，从而体现科技档案开发利用所产生的作用和为公司各方面带来有益的帮助。

5结束语

第14篇

一、社会保险档案的含义

社会保险档案是国家档案的重要组成部分，是各个机关、各社会团体、企业、事业单位为员工办理社会保险、医疗保险、生育保险、工伤保险和失业救济保险等各类保险项目过程中形成的记载各个员工参加各项保险统筹缴费多少、时间长短、计发养老待遇、因工作变动而至保险统筹关系转变等情况，具有实际工作查考的档案材料。

二、社会保险档案的归档范围

（一）政策依据类。国家和地方出台的社会保险制度以及相应的政策法规，社会保险缴费、经办机构和待遇支付办法方面的规范性文件。

（二）业务凭证类。各种社会保险费用的缴费凭证、扣费凭证、转接凭证、汇缴凭证、支用凭证、报销凭证和理赔给付凭证等。

（三）结算账卡类。各类社会保险费用缴费花名册、参保人员的保险手册支用给付账册、单位各项社会保险费用管理手册、汇缴账册以及保险统筹关系转接清手册、职工各项保险管理卡片和转接变更登记卡等。凡是涉及到参保人员的各类资料、卡片和手册等都应统一立卷，做到人手一份社会保险档案案卷。

（四）电子档案类。社会保险工作实现办公自动化和以后形成的各种信息和数字档案等。

（五）统计报表类。支用给付统计表、参保人员工资变动情况统计审核表和各类社会保险费用汇缴统计表等。

（六）离退休人员的社会化管理类。离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、离退休人员退休待遇、调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

三、社会保险档案管理存在的问题

（一）社会保险档案的管理制度不够规范。目前，从我国社会保险档案管理状况来说，各地的社会保险经办机构能够按照国家档案管理的有关规定管理的并不是很多，由于各个地方的社会保险存在一定的差异性，更没有统一的社会保险档案管理的文件，所以各个地方的管理制度也不同，使得社保档案在应用和管理上有很大差别。

（二）社会保险档案的管理意识不强。社会保险档案的管理意识薄弱是档案管理工作中的重要问题，因为对社会保险档案管理工作的认识缺乏，很多社会保险经办机构单方面注重资金投入和社会保险工作的领导，最终轻视了对其技术支持和资金支持，所以，使社会保险档案管理工作增加了难度，社会保险档案的管理的工作效率大大降低。

（三）社会保险档案管理的工作人员难以落实。对于不健全的社会保险部门档案机构，没有专职人员管理档案，即使有人员管理也是没有经过培训，使社会保险档案的质量受到严重的影响。

（四）社会保险档案管理条件不合格。因为没有专门的场地，缺少管理经费，所以社会保险经办机构对社会保险档案管理始终得不到重视，多年积累的社会保险档案只好让经办人自己保管，使社会保险档案存在很多不安全因素，对日常经办工作带来诸多困难。

（五）社会保险档案管理方法和手段落后。近年来，我国计算机技术迅速发展，很多社会保险管理部门在工作中逐渐的使用信息技术，但是由于设备、资金、专业技术人员等限制，社会保险档案管理的信息化难以实现，很多社会保险机构都是采用纸质材料，所以社会保险查询访问的难度大大的增加，容易造成社会保险档案资料的丢失。

四、社会保险档案管理的合理化建议

（一）加强业务能力，实现社会保险档案管理的系列化和规范化。社会保险业务具有涉及面广、专业性突出、政策性强和工作量大等特点，所以，社会保险档案管理要合理布局、统一规划、分步实施，制定出规范的社会保险档案管理业务，使社会保险档案业务工作有依据可查，把工作的总体目标纳入到相关人员，有计划、有监督、有惩罚地进行。

（二）社会保险档案管理要立卷整理。对于纸质档案，根据档案的形成规律和特点，确定归档范围，采用年度、类别和保管期限的方法进行整理和分类。对于已形成的电子档案，按照各门类的检索目录规范入档。

（三）社会保险档案管理人员整体专业水平要提高。社会保险档案管理人员的业务水平低，社会保险部门要引进档案专业人才和对现有的管理人?T进行培训，使社会保险经办机构整体素质得到提高，实现社会保险档案管理规范化、精细化和标准化。

（四）建立合理的档案管理制度。针对管理工作的现状，应该建立标准化的工作流程、档案查阅、档案接收等级制度、电子档案管理制度和档案室工作制度，加强完善社会保险档案管理工作制度

第15篇

关键词：城乡居民；社会养老保险；档案管理

本文主要对我区城乡居民社会养老保险业务档案工作的现状及存在的问题进行探讨，并提出建议。

1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题

夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有26万多人参保，其中享受养老待遇的有6.5万人，待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来，在努力抓好城乡居民参保扩面的同时，也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作，从基础工作做起，加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核，确保信息录入准确完整，对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订，2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线，更好地发挥电子档案信息资源的作用，我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合，确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核，细录入，做到合格一批录入一批，录入一批管理一批，对资料残缺不全的，严格进行补缺补差，确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来，我区居保业务档案管理工作有了长足的发展，取得了可喜成绩，但在工作实践过程中，也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题，主要有以下几个突出问题。

（一）缺乏规范统一的业务档案管理规章制度

随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前，我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度，我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案，个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实，致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统，还有大多数乡镇纸质档案为16K纸，而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程，导致一些纠纷，影响了城乡居民参保的信心，也损害了政府的诚信度。

（二）基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距

目前，我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构，虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理，但受我局办公场地和经费的制约，我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求，城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，办公室、库房、查阅室按要求分设，以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开，去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏，档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构，虽然对档案室没有明确的要求，但要有合格的档案柜或档案架，不少乡镇档案资料随意存放，受条件的制约，有的乡镇部分档案没有装订成盒，档案装订也没有做到一人一盒，在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应，进而影响了我区居保工作的有效落实。

（三）业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高

受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约，各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺，各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历，缺乏档案管理专业知识与技能，其综合素质仍有待提高[2]。同时，业务档案管理人员从事档案管理工作时间短，档案管理人员的知识结构不够全面，尚不能完全适应档案工作的需要，影响了我区档案工作的深入开展。

2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议

（一）规范制度，加强领导管理

为了让各项工作能顺利展开，确保居保档案管理的范围化和标准化，在实际工作中做到有章可循，我们要根据工作实际和工作特点，迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度，对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求，细化工作职责，简化操作流程，从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行，各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度，也是各乡镇人社中心的期盼，通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为，明确档案管理工作职责，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。

城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村（居委会）和25万人参保群体，面广、人多、工作量大，我们还要加强档案工作的组织管理，建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管，各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中，乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作，村（社区）应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理，将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划，建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度，把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围，做到制度健全、措施到位、责任落实，年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平，实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。

（二）改善条件，加强基础设施建设

针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况，确保我区居保档案整理工作的顺利进行，区财政部门要积极筹集资金，加大资金投入力度，按照省一级档案管理标准，专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜，配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠，不断改善档案管理条件，从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。

乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设，以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，推动档案信息化和网络化建设，以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施，提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入，逐步完善居保业务档案基础设施建设，才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。

（三） 加强培训，确保档案管理服务水平

城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册，到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程，这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍，需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作，目前并没有专业的档案管理人员，各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐，因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系，主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规，另一方面，要采用请进来的办法学习，提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训，提高大家的档案意识，掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训，确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求，尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作，提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。

我们要根据居保业务档案管理工作的需要，开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训，例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会，通过现场讲解、实物操作等方式，提高培训效果，使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时，各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平，认真接待业务档案查询人员，做到耐心解答，及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训，以进一步提高全区居保档案管理服务质量。