企业档案管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质企业档案管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、工作平台创新

建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统在企业办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、数据库功能强大、信息传递迅速、易于交流、信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。同时，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上了一个新的台阶。

二、流程创新

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台。企业档案载体的转变，使企业在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

三、管理创新

应有适应时展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。

信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。

四、制度创新

如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理密不可分。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。

五、服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

六、企业档案管理创新

1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。

第2篇

一、企业档案管理中的五种关系分析

（一）议“专业性”与“实用性”的关系

档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。

说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。

（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系

档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。

当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。

（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系

档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：

（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系

在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。

现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。

编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。

本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：

例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：

1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；

2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；

3.项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；

4.项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；

5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。

至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：

（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系

公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着OA系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。

电子档案方面：

1.可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。

3.如上文所述，?y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。

纸质档案方面：

部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。

二、加强企业档案管理的新思路

上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：

（一）在档案团队建设上

1.以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。

2.加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。

（二）在档案管控机制上

1.综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。

2.明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。

第3篇

关键词：新时期；档案管理；科学化

中图分类号：T49

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2012）04-0245-01

1档案管理科学化的重要性

（1）档案管理的科学化，是企业管理的中重要的一环。但在一些单位，容易忽视档案管理的重要性，对档案材料的管理杂乱无序，从而对企业管理决策产生不良的影响。如有的档案仅保存在个人或各个部门，当有人员调动或离职，就容易造成档案信息的断裂；有的档案管理不规范，档案信息没有及时更新，甚至对机密档案没有严格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）档案管理是企业核心资源的管理，完善的档案管理，反映出一个企业科学管理的水平，是企业核心资源可追溯的重要保证，也是企业重要决策来原的主要依据。可以说，档案管理就是对企业重要信息的科学管理。

（3）档案管理是企业历史信息的管理，档案管理做为企业的一项基本工作，是对企业生产、经营、技术等信息的真实记录，也是企业发展历史的积淀，是企业文化的延伸。做为一项基本工作，建立一套适合本企业业务特点、体现公司规范化的档案管理体系，也是企业信息化的管理的前提。

2档案管理工作中存在的问题

（1）对档案管理工作重视不够。虽然在企业发展过程中，档案管理工作必不可少，但因其工作属性的原因，相对其他部门而言还是属于边缘部门，企业资金和人事安排都不尽完善，有的档案管理人员是兼职，有的档案管理人员工作岗位变动频繁，这些都容易造成档案管理出现漏洞，档案资料丢失，机密档案泄密等，无法给企业决策提供必要的信息资源。

（2）档案管理模式落后。在企业档案管理工作中，大多数管理人员没有经过系统的技能培训，只是依帮传带的传统模式来学习档案管理，加上档案管理部门在企业各部门中发言权较少，有的部门不及时将档案整理归纳，或者借阅档案不细致登记，都极易造成档案资料流失。

（3）档案管理科学化水平较低。随着信息技术的迅速发展，档案文件的形式也发生较大的变化。在办公自动化的过程中，电子文档、图片、音像资料等成为档案原始记录资料也越来越多的出现。而因档案管理人员计算机操作技能不足，极易造成电子档案损坏、丢失、泄密、病毒感染等事件出现，如何运用现代技术进行科学化档案管理，提高档案资料的完整性、安全性，对档案管理工作者来讲任重而道远。

3新时期档案管理工作的对策

档案管理工作要跟上时代的发展，就需要不断提高管理人员的专业技能和素质，通过科学的档案管理机制，保障档案管理完整性、连续性、完全性，从而为企业决策和发展提供必要的信息资源。新时期档案管理工作可通过以下两个方面做进一步完善。

3.1外部环境

（1）加强对档案工作法律法规的落实，建设档案管理检查和执法队伍，监督和指导档案管理工作的开展。通过对设立诸如《档案法》的宣传月等手段，使人们认识到档案工作的重要性，以此规范和促进档案工作的开展。

（2）积极开展工作交流。通过对档案管理工作先进单位的学习和交流，促进和完善本单位档案管理工作。通过定期举办地区档案管理工作经验交流会，将档案工作出现的新问题、难题，通过与同行的交流，找到科学的解决方案。

（3）加强业务培训和指导。档案管理的行政部门，通过对企业档案工作的检查，发现档案管理中存在的问题，有针对性的开展技能培训和指导，从而提高档案工作人员的业务能力，使其更科学化、更规范化的做好档案管理。

（4）借力档案中介服务。在档案管理中，企业为了节约管理成本，高效配置人力资源，可以将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理。而档案中介服务，做为一个平台，提供多样化的托管、代管、寄存、整理等服务，通过档案管理资源的优化配置，提供安全的、科学的档案管理，满足企业档案管理的需求。

3.2内部建设

（1）提高档案工作人员的责任意识。在档案管理工作，明确档案管理的重要性，牢固树立效用理念，创造重视档案工作的企业氛围，方便档案收集，积极解决档案工作中遇到的难题，让档案工作人员积极整理、完善档案资料。

（2）构建科学化档案管理体系。档案管理工作，要满足社会、企业发展的需要，需要建设立档案管理可持续发展的科学管理体系，不搞形式，注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，为企业经营决策提供帮助。检查完善档案工作中发现问题，严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。