电子档案管理制度范文

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第1篇

作为广播电视行业发展全过程真实写照的广播电视节目档案资料管理，在当前的新形势下面临更多的问题亟待解决，阐述了广电节目档案资料管理制度建设的内容，论述了加强此项档案资料管理的重要性，提出了新形势下广电节目档案资料管理制度建设的路径。

关键词

广电事业；档案资料；管理；制度

随着我国改革开放进程的不断推进和我国经济社会的迅猛发展，我国广播电视事业取得了长足发展。可以这样说，人们的生产生活过程中几乎无时无刻不受到广播电视的影响，广播电视和网络一样，是人们须臾不可缺少的信息资讯来源渠道，在提供新闻信息服务和开展舆论监督、促进社会公平正义方面发挥了越来越重要的作用。作为广播电视行业发展全过程真实写照的广播电视节目档案资料管理，在当前的新形势下面临更多的问题亟待解决，只有我们敢于积极面对新形势对广播电视节目档案资料管理带来的挑战，寻求政府及其相关部门的支持配合，探索管理制度建设的方法，结合当前广播电视事业发展的实际做好广播电视节目的档案资料管理工作，才能更好且更充分地挖掘广播电视节目档案资料在促进经济、社会、政治发展中的巨大潜能价值，实现新形势下广播电视节目档案资料管理的效益最大化。

一、广播电视节目档案资料管理制度建设的内容

新形势下的广播电视节目档案资料管理制度建设，其制度建设的范围应包括广播电视节目档案资料管理工作的流程规范、管理技术的提高两个方面，通过规范管理流程、提高管理技术，实现广播电视节目档案资料管理的标准化、科学化，提升档案资料的利用效益，从而更好地满足广播电视采编人员的需求，最终达到促进广播电视事业更好更快地发展的目的。因此，广播电视节目档案资料管理制度建设的内容可概括为如下两个方面。

1.规范档案管理的流程。

规范档案管理的流程，是进行广播电视节目档案资料管理制度建设的重要内容。广播电视节目档案是一种专门档案，与一般的文书档案、艺术档案有着巨大的区别，具有自身独特的特点。比如，广播电视节目具有灵活、广泛、新颖、快捷等特点，而广播电视节目档案资料具有多样性的显著特征，主要是其内容牵涉经济、社会、政治、科教文卫体等众多领域，而如何通过规范其管理的流程更好地管理此类档案，也就成为当前档案管理工作中亟待加以研究解决的重大问题。实际上，广播电视节目档案资料虽然具有自身的显著特征，但是其管理的过程中依然必须遵循一般的档案管理规律。正因如此，按照广播电视节目档案资料现代化管理的流程，切实强化相关制度建设，强化对广播电视节目档案资料的前端控制、过程控制、后续开发方面的制度建设，对广播电视节目档案资料效能的发挥大有裨益，其流程管理方面的制度建设也就成为一项十分重要的事项[1]70。

2.促进管理技术提升的制度构建。

除了切实规范档案管理流程之外，促进管理技术提升的制度构建，同样是新形势下推进广播电视节目档案资料管理制度建设的重要内容。当前，信息技术等现代技术不断推进和发展，这极大地方便了广播电视节目档案管理技术的提升。网络技术、信息技术等现代技术发展十分迅速，可谓“一日千里”，在这样的情况下，如何及时通过运用现代信息技术、网络技术以提升广播电视节目档案资料管理效能，也就成为管理过程中必须引起高度重视的问题。管理人员由于意识、能力等各方面的限制，广播电视节目档案资料管理人员的管理技术无法跟上现代信息技术的情形较为普遍，这就导致管理效能无法提升。因此，通过健全完善制度体系，及时提升管理人员的现代信息技术能力，通过运用现代信息技术强化广播电视节目档案资料管理，成为每一名广播电视行业管理者尤其是节目档案资料管理者及其主管领导应该具备的重要意识，以此更好地实现节目档案资料管理部门和采编部门之间的良性互动，让各种资料得到高效处理和运用[2]27。

二、新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设的重要性

目前，广播电视节目日益丰富。与之相适应的是，广播电视节目档案资料的种类也越来越丰富而多样化，且数量呈现几何级的增长，人们对此类资料的利用频率、利用价值均在不断增长。在此新的形势下，人们已经充分认识到了切实强化广播电视节目档案资料管理制度建设的紧迫性、重要性。然而，当前我国在此方面的实际情况是，广播电视节目档案资料管理制度建设在新的形势下已经逐步凸显出更多的问题，比如内容较为滞后、缺乏体系性、执行力明显不足等，部分广播电视管理机构所制定的制度已经远远落后于时代的发展，无法满足现代化管理的需求，其可操作性、指导性、依据性严重欠缺的情形较为常见，这些问题如若不加以解决，必将严重影响我国广播电视事业的健康、长远发展。信息技术、网络技术的迅猛发展，促使人们将这些新技术运用到广播电视节目档案资料管理的过程中，我国许多广播电视专业机构对此问题作出了积极的探索实践。在实践中目前已经被广为运用的媒体资产管理系统，融合了数字技术，有力地促进了我国广播电视节目档案资料管理的现代化、数字化进程，极大地提升了节目档案资料的使用效益，促进了广播事业的发展。但是，目前我国的媒体资产管理系统还不够健全完善，其处于积极的探索过程之中，在功能模块上还显得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，极大地浪费了人力、物力和财力，对于今后我国广电媒体资产管理统一平台的建立、广电事业的长足发展带来了极大的困扰，这些问题亟待通过制度完善予以解决。因此，切实加强新形势下广播电视节目档案资料管理制度的建设，系不断促进我国广电事业发展、满足广大人民群众广电文化需求的现实需要[3]45。

三、新形势下加强广播电视节目档案资料管理制度建设的路径

加强新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设，能够更加及时全面地总结广电节目档案资料管理工作中的经验，通过制度保障更进一步地完善和规范广电节目档案资料管理工作的开展，更好地发挥广电节目在提供信息资讯、服务社会大众、满足人民群众精神文化生活需求方面的作用。

1.切实提升广电节目档案资料管理重要性认识。

当前我国切实加强了广电管理制度，对广电节目的播出实施严格的审查制度，少数广电节目还因未弘扬主旋律、主题思想存在偏差等因素而被管理机构禁播，广电节目管理制度体系逐步规范化。但是，当前广电节目的档案资料管理制度建设还无法适应新形势下广电事业健康长远发展的需要，档案资料管理制度的欠缺和滞后对广电事业发展、满足群众广电文化需要带来严重障碍，其根源在于对广电档案资料管理重要性的认识不足。据此，当前应不断更新观念、提升意识，充分认识到广电节目档案资料管理对广电事业发展的极端重要性，将其作为事关广电事业发展前途命运的关键性工作狠抓落实，为更加深入推进新形势下广播电视节目档案资料管理制度建设提供思想认识上的保障，让广电节目档案资料管理成为广电经营模式、发展趋势、改革创新的权威凭证，同时通过这些节目档案资料真实客观记录时展的轨迹[4]26。

2.切实提升广电节目档案资料管理规范化程度。

目前，档案管理的现代化手段不断丰富，比如通过光盘、U盘、电子文件、网络存储等现代化手段进行档案管理，这极大地方便了管理人员、提高了档案资料管理的工作效率。但由于电子档案存储方式存在稳定性差、容易丧失磁性而丢失数据等问题，电子档案如果保存的磁场、温度、湿度等不符合要求，再加上管理方法的不科学规范，便容易导致数据资料的丢失，造成无法挽回的损失。为此，在现代化管理手段不断丰富的情形下，必须对广电节目档案资料的管理予以高度重视，严格要求、从严管理，以规范和严格的条款对此项管理工作进行有效约束，切实提升广电节目档案资料管理规范化程度，包括归档、保管等方面的具体规定必须予以进一步健全完善，同时切实加大监督检查力度，及时发现、纠正管理中的不规范行为，避免由于管理不规范而造成不必要、无法挽回的损失[5]36。

3.切实提升广电节目档案资料管理科学化程度。

目前，我国广电节目档案资料管理制度存在科学化程度较低的问题，管理的不科学导致查找资料较为困难，严重制约了广电节目档案资料的利用效益。同时，因为管理的不科学容易导致纸质档案资料的霉变、数字化档案资料的丧失和改变。因此，必须改变当前我国广电节目档案资料管理科学化程度较低、系统性较差的弊病，对档案资料的管理从整理到归档、从基本的查询到有效的开发利用，均应形成科学、系统管理体系结构，切实提升广电节目档案资料管理的科学化程度，以科学化的管理提升档案资料利用质效。作为广电事业的管理者，必须改变当前依然存在的对档案资料管理投入人、财、物较少的现状，加大对广电节目档案资料管理的支持力度，加大在此方面的投资力度，改善管理硬件、软件两个方面的工作环境，向科学管理要效益、要回报。

4.切实提升广电节目档案资料管理一体化程度。

广电节目档案资料是广电人辛勤工作换来的宝贵资料，能够真实、客观记录时代进程，这些资料随着时间的推移而越发弥足珍贵，如若由于管理不善而导致毁损、丧失，就会造成无法弥补的损失。相反地，通过采取切实有效措施加以妥善管理，这些广电节目档案资料就会在今后的适当时间被加以利用，成为广电部门乃至全社会的巨大精神财富。除此之外，部分广电节目资料在今后能够从其他不同的视角进行再开发，对之前的旧有素材从新的角度进行阐述，实现广电节目资料的“循环利用”。然而，从目前的情形而言，在此方面的重视程度还远远不够，导致广电节目资源的极大浪费。为此，必须通过加快广电节目档案资料管理一体化进程的方法，以网络信息技术的应用建立不同部门之间沟通协作和资源共享的平台，各部门在自有数据库的基础上融入跨部门的数据总库，以管理的一体化实现广电节目档案资料的多重备份、循环利用，避免资料的损毁、丧失，同时提升资料利用效益。

5.切实提升广电节目档案资料管理专业化程度。

广电节目档案资料管理工作的极端重要性决定了必须由高素质、专业化的人员进行管理，但由于认识上的不到位等诸多综合因素，导致管理人员专业化程度明显欠缺，许多非档案专业的人员从事此项工作，甚至部分广电档案机构没有专门人员进行管理，而是由兼职人员从事节目档案资料的管理，严重影响了管理质效。基于这样的现实状况，必须切实提升广电节目档案资料管理的专业化程度，打造过硬队伍建设，培养更多的业务管理人才，切实提升新形势下广电节目档案资料管理的质效，更加充分发挥其各种效用。要认真把好管理人员的“入口”关，让更多的专业人员从事此项管理工作。切实强化对管理人员的在职教育培训，实现管理人员观念的及时更新、专业知识技能的及时充实提高。加强职业认同感、责任感教育，让管理人员能够主动适应新形势下广电节目档案资料管理的新要求。

作者：杨秀红 单位：山西省临汾市广播电视台

参考文献

[1]杨红.浅谈广播电视行业的档案管理与发展[J].兰台世界，2015（S4）.

[2]王妍.浅谈广播电视宣传档案的管理[J].兰台世界，2006（10）.

[3]路梅.浅谈广播电视音像资料管理的数字化发展方向[J].档案与建设，2006（9）.

第2篇

关键词：档案管理；信息化

在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

1.1 高效性

相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]

1.2 综合性

现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。

1.3 便携性

依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。

2 档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理工作不够重视

受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不规范

科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]

2.3 档案管理制度不健全

档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

3 提高档案管理水平的有效措施

3.1 档案保存查询实现电子化

档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的档案管理制度

完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。

3.3 加强档案电子化管理的重视程度

加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。

3.4 形成档案管理的网络体系

在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]

4 结语

一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。

参考文献

[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.

[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.

[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.

第3篇

虽然当前企业内部的信息处理网络得到了较大程度的进步，但是其资料和文件的传输信息化程度还不够，这很大程度上限制了企业档案管理工作质量的提高。企业档案管理信息化不足的一个重要原因是企业还没有建立完善的档案管理信息系统，缺乏强力的系统和技术支撑，即便一些企业建立了信息系统，但没能根据档案管理工作的实际情况及时完善，也会降低企业档案管理的工作效率，制约企业档案管理的科学化、创新化发展。

二、促进档案管理科技建设创新的策略

1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度

企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。

2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度

健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。

3.电子化发展，重视电子文件管理

网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。

三、结语

第4篇

一、企业档案管理存在的主要缺陷

（一）企业对档案管理重要性没有足够的认识。当前很多企业的档案管理工作显得相对陈旧，缺乏科学性，造成这种现象的根本原因在于企业往往将档案管理工作边缘化。一些企业的管理者将管理的重点放在经济效益的获得上，但是却没有意识到档案管理在提升企业经济效益上的推动作用，导致了很多企业档案管理工作浮于表面、流于形式。企业的不重视导致了企业工作人员对档案管理工作也不重视，他们对档案管理工作缺乏热情和责任感，通常档案管理工作没有专人负责。这种企业上下觉得档案管理无用的观念导致了企业发展严重失衡。

（二）企业缺乏完善的档案管理制度。企业缺乏制度化的档案管理模式，主要表现为以下几个方面：首先，档案收集过程不规范。企业没有专门的档案收集制度，部分企业虽然设置了相应的规章制度但也只是流于形式。其次，企业档案收集过程不规范。企业内部一些档案管理人员专业知识浅薄，尤其是一些新入职的工作人员缺乏相应的工作经验，由于档案管理人员素质良莠不一，档案将会在立卷中会出现很大的问题。一次立卷现象的出现不仅仅会影响档案查询，还违反了事毕立卷的工作原则。最后，企业档案管理综合力度不强。当前很多企业档案管理采取的是班组管理模式，这种管理模式在行政管理上的权限有限，在档案管理的重大问题上不可自主决定，需要向上级主管汇报，而上级主管通常并不是档案管理专业人员，他们很难完全顾及档案管理工作，这导致了档案综合管理存在一定的障碍。

（三）企业档案管理信息化建设不足。虽然很多企业在内部管理上已经大力推行了信息化建设，但是档案管理在文件传输和资料输入上仍然信息化程度不高，这导致了档案管理质量一直难以提升。由于企业没有建立完善的档案管理信息系统，难以给予大力的技术支撑和强力的系统保障，这也是档案管理信息化不足的一个重要原因。一些企业虽然建立了档案管理信息系统，但是却和档案管理工作实际状况相去甚远，使得档案管理效率低下，导致档案管理科学化、创新化一直受到阻碍。

二、促进档案管理科技建设和创新的对策

首先，企业要转变档案管理理念。企业的领导者和档案管理工作人员应该意识到档案管理的重要性，将管理的重点扩展到经营管理之外，把档案管理工作纳入到企业管理体系之中并将之作为管理的重点，充分意识到档案管理工作对于企业价值提升的重要作用，企业的管理者应该加大宣传力度，让员工意识到档案管理的重要性，各级领导要以身作则，与时俱进，积极运用现代化的管理手段和相应的科学技术来完善企业内部档案管理工作。档案管理工作效果的提升需要资金的支持，企业应该加大力进行档案管理的基本设施建设，使得管理设备逐步完善，让档案管理体系走向创新化、科学化、信息化和现代化的道路。另外，档案管理人员要不断进行专业素质的提升，和其他工作人员进行交流和沟通，吸收先进的工作经验和方法，在工作中责任感强烈。

其次，企业要建立完善的档案管理制度。高质量的档案管理工作需要健全的档案管理制度作为依托，档案管理欲实现科学化和创新化就必须在管制度的完善上努力。企业应该遵循《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规划》等法律法规，并在此基础上建设档案管理相关的制度，档案管理制度一方面要切合企业实际，另一方面则要达到国家的制度要求，符合国家标准。另外，档案管理制度要考虑企业生产服务的需求，企业各个部门的领导者和档案管理人员要切实沟通，商讨档案管理需求和要点，全面讨论之后起草档案管理方案。企业制度好的档案管理制度应该采取首先试运行，在个别部门进行试点，在运行中发现不足之处可以及时进行针对性修改，使得档案管理走向创新和科学的道路。

第5篇

关键词 图书馆档案管理 问题 解决策略

中图分类号：G251 文献标识码：A

Library archives management and the problems of solving strategy

WANG Shan

（Library of Yibin City of Sichuan Province， Yibin， Sichuan 644000）

Abstract With the advent of the era of information， in the library of some new problems appear in the archives management work， so first of all， we must strengthen the library's archives management personnel's comprehensive quality improve training work， secondly should establish and improve the file management system， realize the electronic file and paper file double set of archived in addition， the library file， especially the business to improve the utilization rate of file management， make the library files for the development of library service.

Key words library archives management； problem； solving strategies

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 图书馆档案管理人员素质参差不齐

图书馆档案能够真实再现各项工作的真实历史面貌，不但能够有效保障单位的持续发展，而且为图书馆从事各项活动提供了各种文字、图表以及声像等有价值的参考资料。随着信息化时代的到来，图书馆的档案管理工作也由过去的纸质档案变为电子档案和纸质档案综合保存的状态。而目前从事档案管理工作的人员在专业素质、理论水平以及专业技术方面表现得参差不齐。有些档案管理人员不熟悉电子档案管理的操作流程，有些档案管理人员存在着知识老化、学历偏低以及档案管理水平跟不上时展的问题，这就使得这类档案管理人员很难适应新形势下的档案事业的发展。

1.2 管理制度不健全，档案利用率不高

在图书馆的档案管理工作中，个别图书馆领导缺乏档案意识，不但对档案管理重视程度不够，还对档案的利用缺乏必要的认知。这就导致图书馆档案管理缺乏必要的档案管理制度，对于档案管理的收集人员缺乏必要的考核、管理制度，使得有价值的档案文件缺乏必要的重视以及统一收集。而一些档案尽管被搜集上来了，但是档案的开发利用率却不高。档案中一些重要的资料也没能在科研中得到足够的重视，致使一些重要的档案资料再搜集整理的时候缺项漏项，在使用的时候检索困难，查准率低，对于一些重要的视频资料更是缺乏整理和管理，造成无法补救和挽回的损失。

1.3 管理部门混乱，电子档案不能做到实时同步

在图书馆信息资源高度发展的今天，一些图书馆的档案管理依旧不能做到电子档案的实时同步管理。随着图书馆办公自动化的不断提高，图书馆的档案管理已经逐步进入电子文件的档案搜集整理的时代。但是目前一些档案管理部门混乱，同时电子档案录入不及时，使得一些档案资料因为缺乏必要的建档流失。对于一些重要的档案资料，也缺乏相应的纸质档案的备案，这样一旦电子档案存在问题重要的档案资料就真正流失了。

2 提高图书馆档案管理人员的综合素质

2.1 与时俱进，提高图书馆档案管理人员的计算机应用素质

随着时代的发展，一些档案从业人员已经不能适应现代科技对档案管理人员的要求。这就需要图书馆领导要加强对档案从业人员的理论知识的培训，不但要在本馆内定期开展学术交流活动，还要让档案管理人员开展相应的馆外培训，使档案从业人员能够最大限度发挥档案管理作用。在培训的过程中，要加强对档案管理人员的计算机应用技能的培训，使档案管人员能够适应信息时展对电子档案的需要。

2.2 提高档案管理人员的档案管理意识

随着档案的现代化、科学化、系统化的管理不断加强，档案管理人员在不断提高自身业务素质的过程中，也要不断提高档案管理意识，要增强全员档案意识。同时，在档案管理工作中，图书馆内工作人员要加强交流，多方参与档案管理。在这个基础上，要加强对相关人员的档案业务的考评工作，促使各科室人员都能积极参与到档案管理工作中来。

3 建立健全电子档案管理制度，实现电子档案与纸质档案双套归档

3.1 制定档案管理制度，将图书馆档案管理工作纳入相关人员的绩效考核

在图书馆要想使档案管理工作顺利开展，首先需要图书馆领导重视档案管理工作，不但要建立档案管理制度，而且要积极调动档案管理人员的积极性，将档案管理工作纳入绩效考核当中，使档案管理真正有制度可依。在档（下转第239页）（上接第237页）案管理室，不但要做到制度上墙，还要让每一个档案人员对档案管理制度熟记于心。

3.2 建立各科室与档案管理室的电子档案传输网络，确保电子档案的真实与完整

图书馆的档案管理中主管领导要负责档案管理工作，要使档案管理室与各科室形成电子档案的实时传输，形成电子档案管理网络。各科室的兼职档案管理人员要能将分散到各科室的文书、基建、科研成果、会议档案等各项档案管理工作上传到图书馆内部电子档案网，便于专职档案管理人员将资料归档，实现集中管理，分科室上传、分类编目、统一标准的档案管理制度。在档案管理工作中，主管领导要定期监督档案搜集整理情况，使图书馆的档案管理走向规范化、制度化。在电子文件归档的过程中，要根据电子档案的不同划定保管权限，避免电子档案不会被删改，并对重要的电子档案及时备份，而在电子档案上传的过程中，要注意标注签发人、撰稿人、打印人等，确保电子档案的真实性。

3.3 实现电子档案和纸质档案的双套归档

尽管信息化时代的到来可以实现无纸办公，但是不可否认的是，电子档案由于会受到一些不确定因素的影响，会产生电子档案丢失的现象。如果仅仅是电子档案的保存，难保一些重要的图书馆档案资料存在丢失现象。这就需要在图书馆的档案管理工作中要实现电子档案和纸质档案双套归档，即能预防电子档案的丢失，也能确保纸质档案与电子档案形成优质互补。如在档案管理的过程中，一些综合性的电子文件如干部任免、奖惩考核等形成的全套文件和管理性文件以及专业技术型文件等方面的档案、上级文件等档案要实现及时分类归档并实现电子、纸质档案双套归档，对视频、音频等录像电子文件要做好电子档案的备份。

4 对图书馆的档案尤其是业务档案要提高利用率

4.1 加强管理软件的配备，使图书馆档案条目清晰，便于查询

随着信息时代的到来，档案管理人员要加强档案管理软件的配备工作，使电子档案管理软件能够适应图书馆档案管理的需要，使档案管理能够具有相应的支持软件以及扫描仪、打印机等硬件设备的支持。而在电子文档以及纸质文档的归档过程中，要加强档案的分类，确保在需要调阅档案的时候能够方便快捷。

4.2 提高对图书馆档案的利用率

开发利用图书馆的档案对提高图书馆服务质量具有重要的影响，因此开发各类档案资源、提高档案的利用率会最大限度发挥图书馆的档案在科研管理中的作用。图书馆的档案管理要通过权限调阅，使相关人员能够实时调阅到需要使用的档案资料，实现技术创新。

总之，随着时代的发展，在图书馆档案管理工作中出现了一些新问题，这就要求图书馆领导要重视图书馆档案管理工作，制定相应的档案管理制度，并加强档案室与各科室之间的联动，使电子档案能够实时上传，并及时归档整理。在这个基础上，要提高图书馆档案的利用率，使图书馆的档案能够真正为图书馆的发展服务。

参考文献

[1] 侯红芳，蓝海英.浅议图书馆档案的价值作用[J].陕西档案，2009（3）.

第6篇

1.1医院为了方便医生查看病例,往往病人的档案一般是单独放在病案室进行管理,还有病人的一些检查资料则直接放在各个科室里,这样医院的档案管理就分为了多个部分,缺乏统一的管理,增加了后期的档案收集和整理工作难度。

1.2现代医院电子档案管理的意识和制度落后由于电子档案是一个较新的档案管理方式,需要管理人员具备使用计算机软件的能力和较强的档案管理意识。但是,医院的档案管理人员在电子档案实施以后,主动学习提高的意识较弱,这就造成了对电子档案的使用不够熟练。当然,这在一定程度上与医院的管理制度也有关,医院的管理制度没有及时地更加电子档案管理制度和操作规范。

1.3电子档案管理不规范,保管措施不完善电子档案虽然方便了医院的管理,提高了医院的运行效率,但是不规范的保管措施可能会产生安全隐患。由于,电子档案的传输往往需要联网,管理人员如果不能及时的查杀电脑病毒,也许会造成电子档案外漏和消失,造成无法挽救的损失。

2优化对策

针对现代医院电子档案管理工作存在的一些不足,提出针对性措施。

2.1转变档案管理观念,更新意识和管理制度档案管理人员是档案管理的直接执行者,其观念的转变有助于提高电子档案管理的效率和成效。为了保证管理人员规范操作档案管理软件,需要更新管理人员的管理意识。同时,还应该建立和更新一系列规章制度,进一步规范管理人员的操作行为。

2.2形成独立的档案管理机构档案管理工作存在的一些问题往往是医院的重视程度不够引起的,档案管理没有独立的机构,职能和权限不够,档案管理功能不很正常的进行。因此,需要建立的一个独立的档案管理机构,增加档案管理人员,医院的所有档案都归独立的档案管理机构管理。在此基础上,建立一个电子档案使用系统,医院的医生都有独立的账号,可以随时登陆进去进行档案查询,这样既方便了医生的档案查询和调取也统一了医院的档案管理职能。

2.3加强工作人员的能力培养和工作技能的提高,提高综合素质档案管理人员的综合素质直接影响着医院的档案管理水平。档案管理工作并不是单纯的资料收集和整理,还包含了统计学和信息技术应用等应用。因此,为了提高医院的档案管理工作,就需要高度重视工作人员的综合素质提高。可以定期安排工作人员进行进修,或者参加技能培训,并加强思想道德建设,使档案管理人员在思想上和能力上都能更进一步。

3结语

第7篇

关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

[5]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].黑龙江科技信息，2016，（14）：181-181. .

第8篇

关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案

新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。

一、强化档案管理制度的意义

1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。

1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。

1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

二、当前学校档案管理急需完善的相关制度

档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。

2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求

3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。

四、传统档案管理与电子档案管理的差异

4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。

4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。

五、提高学校档案管理的措施

5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。

第9篇

一、医院电子档案管理现状以及存在的问题

（一）档案管理人员专业素质水平不高。传统的纸质档案管理时代，要求医院档案管理人员在掌握基础的科学文化知识和档案专业知识的同时，还要对医院科学研究和医学相关知识有所了解，在如今的电子档案时代，计算机操作技术和信息网络技术是档案管理者必备的工作技能。而大部分医院档案管理中缺乏高水平的专业人才，大部分由行政、医技部门站岗者担当，档案管理人员普遍存在专业知识老化、管理水平滞后的问题，不符合现代化档案管理工作的实际需要。

（二）档案管理缺乏必要的资金投入。电子档案的管理需要长期的资金投入，而医院对档案管理方面的工作缺乏足够的重视，对医疗设备和仪器的投入力度较大而忽略了档案管理所需硬件环境等的资金投入，专业档案软件配置老化想象严重，扫描仪、刻录机等硬件设备的购置方面资金投入不足，档案管理工作网络建设水平不高。

（三）电子文件的特性带来的问题。与普通纸质文件不同，电子文件具有较强的依赖性，保存环境特殊，并具有信息易共享，难识别的特征，这一系列的特征为档案管理工作提供了诸多便利，但是在方便的同时也带来了新的问题，文件资料对操作软件极强的依赖性给重要文件的安全管理带了隐患；而且电子文件很容易被修改和复制，这样就难以保存档案的原始记录，档案将面临盗窃、修改、丢失甚至销毁的危险；此外，电子文件没有正本与副本的差异，在档案的收集和管理工作中难以对其进行正确决断；最后，存储电子文件的光盘和其他储存介质的保存问题也是一个问题。

（四）医院电子档案管理系统制度不完善。目前医院电子档案的管理缺乏一套完善的管理制度来规范档案的管理，医院对电子文件的特性没有充分的了解，所以不能准确预测电子文件管理中可能出现的问题，档案管理制度存在许多不完善的地方。大部分医院没有制定完备的电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等一些列配套的管理制度，档案管理过程随性强，医院信息管理水平有待提高。

二、加强医院电子档案质量的几点思考

（一）提高电子档案管理人员的综合素质。医院应加强对电子档案管理人员的技术培训和指导，更新档案管理人员的知识结构，在具备档案专业的理论知识外，使其掌握必要的计算机网络技术和电子文件知识，通晓知识产权保护和基础的网络安全维护知识，提高工作人员的计算机运用和操作能力，对电子文件的管理发挥必要的监督作用。

（二）加大对电子档案管理的资金投入，实现档案的现代化管理。医院领导应提高对电子档案管理的重视程度，对档案管理加大资金投入，引进现代化的技术和设备，购买高性能的计算机、扫描仪、刻录机、文件管理软件等，还要配置必要的网络安全软件，提高文件管理的安全性；为电子文件建立安全有效的储存空间，加强对光盘等储存载体的保存管理，档案库房配置好除湿、空调、灭火设备。

（三）严格把关电子信息的归档，做好电子信息的动态管理。首先，对电子信息进行严格的检查、鉴定和验收，发现问题及时解决，确保电子信息的专业性和安全性。其次，加强对电子信息的动态管理，及时对其进行更新和补充，实行动态管理。

（四）不断建立健全电子档案管理制。医院应根据实际情况制定相应的电子档案管理制度，并明确档案管理中责任的归属，做到有章可循。电子档案从收集到利用整个过程的工作纳入到科室文件处理和档案管理程序中，并将其纳入到相关人员岗位职责中，规范档案管理行为。

三、结束语

第10篇

【关键词】新时期；电子档案；档案管理；安全管理

新时期，在信息技术和互联网技术不断进步和应用的时代背景下，档案管理工作也面临全新变革，电子档案出现并得到广泛应用。同时，为促进电子档案更好发挥作用，采取有效措施，提高电子档案管理水平是必要的。本文将结合电子档案管理需要，有针对性地提出管理对策，希望能为实际工作开展提供启示。

一、新时期电子档案在档案管理中应用的意义

随着信息技术和计算机技术的发展进步，新时期电子档案的应用越来越广泛，并发挥十分重要的作用，其重要意义表现在以下几点：

（一）确保档案安全。电子档案管理工作中，安全问题尤为突出。因此，为促进电子档案安全管理水平的提升，避免电子档案受到损失，应该结合具体需要，构建完善的完全管理制度措施。同时还要明确管理人员的职责，让他们有效适应电子档案管理需要，并做好备份工作，综合应用防火墙技术，密钥技术，重视病毒查杀，加强安全防护工作，避免电子档案受到不必要的攻击和破坏，进而确保电子档案的安全。

（二）提高管理效率。电子档案将纸质档案进行扫描和处理之后，进行存储和分类，方便统计和查询，为广大用户使用电子档案创造便利。同时还能为用户提供优质服务，减轻管理人员的劳动强度，让他们有效适应管理工作需要，实现提高电子档案管理水平的目的。

二、新时期电子档案在档案管理中应用的不足

虽然电子档案的出现，对档案管理具有重要作用。但由于受到制度、人员等因素制约，当前电子档案管理仍然存在不足，存在的问题体现在以下方面：

（一）安全管理不足。未能结合电子档案管理工作需要，构建健全完善的管理规章制度，制约安全管理水平提高。管理人员安全意识淡薄，难以全面提升安全管理水平，忽视电子档案备份，一旦丢失，数据无法找回。

（二）相关制度缺失。电子档案制度缺失，相关规定不完善，难以有效约束和规范管理工作，制约电子档案管理的规范化和制度化进程。同时，相关工作人员责任不明确，电子档案管理责任制没有严格落实，影响管理工作水平提升。

（三）人员素质偏低。一些管理人员素质偏低，未能有效适应电子档案管理需要，管理专业技能缺乏，现代信息技术应用水平不强，也忽视加强管理培训工作，制约信息技术应用水平和电子档案管理效率提升。

三、新时期电子档案在档案管理中应用的对策

为弥补电子档案管理的不足，促进管理水平提升，结合新形势和新要求，根据存在的问题，笔者认为可以采取以下对策：

（一）加强安全管理。重视软件维护，确保电子档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员的职责和权限，让他们有效开展安全管理的各项工作。另外还要加强软件和系统更新维护，确保电子档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证电子档案存储设备处于良好性能和运营状态。做好日常巡视工作，注重电子档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏，促进电子档案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根据电子档案管理需要，建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动电子档案管理的规范化和制度化，保障电子档案管理效率提升。

（三）提高工作人员素质。管理人员要了解电子档案的信息，挖掘、开发和综合利用电子档案资源。及时存储电子档案信息资源，构建完善的资源库，方便电子档案资料查询。提高管理人员的服务意识，加强管理培训，具备爱岗敬业精神，具有服务意识和奉献精神。构建先进的网络服务体系，提供在线咨询服务，提升管理水平。

（四）重视电子档案备份。电子档案要及时备份，保证其安全性与可靠性。对相关软件定期升级和维护，使软件处于良好性能和运营状态。加强备份管理，避免资料丢失，改进并应用现代化管理手段，有效保障电子档案的安全。

（五）优化管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进电子档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善电子档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。

四、结语

新时期，随着电子档案的应用越来越广泛，给档案利用带来巨大方便。在这样的形势下，更应该认识电子档案的重要作用，结合管理工作需要，完善管理制度，确保电子档案的安全，并提高管理人员素质。从而促进电子档案管理水平提升，使其更好地发挥作用。

【参考文献】

[1]苗李蒙，梁娟娟.电子档案在档案管理中的重要性[J].电子技术与软件工程，2016（5）：107.

第11篇

一、电子档案管理面临的主要风险

1、技术风险。由于电子档案对计算机系统具有极强的依赖性，所以当计算机系统存在问题时，将可能导致一系列严重后果，如软硬件等基础设施不能满足电子档案工作的需要或达不到预期的使用目的；载体稳定性差、物理寿命短、容易损坏；与本单位其他软件不兼容，影响档案工作效率；所选择的技术方案落后，容易被淘汰；系统有缺陷，给病毒、蠕虫、木马等恶意程序的传播和入侵提供机会；在文件传输时出现错码、乱码、无法识别等现象。这些都会给电子档案的交换、共享、长期保存带来难度。

2、自然环境风险。产生这一风险的主要因素有三：一是保管场所因素，包括温度、湿度、光线、电磁场等，不适宜的保管条件会导致电子档案质量缺损，如高温、高湿会缩短信息载体的寿命，强磁场则可能导致磁带消磁等；二是自然灾害，如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然环境灾难；自然灾害带有一定的地域特征，如雷电多发区可能发生雷电击毁电脑芯片的现象；三是不可抵抗的人为灾难，如恐怖袭击、纵火等。上述情况给电子档案带来的损失往往是毁灭性的。

3、管理风险。电子档案管理是一种新的档案形式，目前，电子档案的管理还有许多不尽如人意的地方，如资金投入不足、机构领导不重视、人员配备不到位、没有明确主管部门、沿用或照搬纸质档案的管理方法、缺乏科学适用的管理制度化管理标准等，这些因素加大了电子档案管理的风险程度。

4、数据存储风险。即由于数据存取不当对电子档案的真实性、完整性所造成的风险，这一风险基本上来源于本单位内部。主要表现为：一是电子档案形成过程中数据采集不准确或有缺损；二是数据存取权限未加密或加密方法简单；三是档案管理人员自身业务素质不高或风险意识不强等原因所引起的操作失误；四是未经授权的人员擅自进入电子档案系统的数据库篡改、增删、复制或使用数据；五是数据备份不及时。

二、加强电子档案风险管理的对策

1、保证电子档案载体的安全。要根据不同的载体介质，建立一个适合与电磁介质、电光介质的保存环境，做到恒温恒湿、避光、防尘、防虫、防磁场、防机械磨损等。此外，还要避免某些人为的使用不当而造成载体的损坏。

2、确保电子档案的稳定性和安全性。由于电子档案是通过计算机网络来提供利用的，所以要加强网络的安全管理，建立强大有效地防火墙系统，严防因黑客与计算机病毒的入侵而造成电子档案的失真和损坏。

3、确保电子档案管理的保密性。电子档案利用涉及的人群较多，有档案载体的保管人员、网络系统的管理人员、数据维护操作人员等，因其工作职责不同，对电子档案的使用权限也应有所不同，因此，要根据电子档案的密级确定利用范围，并进行不同的加密处理，所用密码要定期更换，对所利用的电子档案要进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。

4、确保支持电子档案形成与利用的计算机软硬件设备的准确对应存放。不同的软硬件环境形成的电子档案有时难以互换，这就要求我们不但要保存当时的系统软件，还要保存相关的计算机或采用其他方法和技术加以转换，以确保电子档案在任意系统环境下都能读取和利用。

三、建立现代企业电子档案管理运行机制的思考

1、建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。现代企业档案管理制度既是一种档案管理制度，又是一种管理思想与方式的体现。它不是指一种固定的管理模式，而是指与现代企业相适应的、个性化的档案管理模式的总称。管理科学要求企业档案部门要按档案形成规律建立一套符合本企业需要和企业档案工作一般规律的档案管理制度，其含义一是指具体档案管理规章制度；二是指档案工作管理制度，在企业内部自上而下建立一套档案管理责任保障体系和管理网络，把本企业档案工作有效组织起来；三是指企业内部档案工作管理体制，各企业在确立档案工作管理机制时要符合本企业的实际。

第12篇

文献标识码：A文章编号：16749944（2016）12027602

1引言

伴随着信息技术发展的日新月异，计算机被广泛应用到各个领域之中。而由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营至关重要。如医疗单位，随着医疗资源需求地不断扩大及精细化、计算机技术的发展和人才流动的加速，传统的档案管理已经不能满足时代的发展，档案电子化已经成为了发展趋势。但在医疗事业单位中电子档案发展滞后，档案工作仍以传统方式为主。鉴于此，本文对医疗事业单位电子档案发展现状及如何做好电子档案管理工作发表简略看法。

2医疗事业单位电子档案发展现状

（1）医疗单位中，核心工作是服务病人。看病救人刻不容缓，而电子档案工作相对而言就是一种后续完善性工作，且随时可补充。这是众多医疗单位管理者、工作者电子档案的认知。

（2）应有的电子档案管理制度不完善甚至是欠缺。医院管理都是各医院根据自己的理解和实践在进行管理，缺乏科学性与系统性[1]。经验性的、粗大式的管理方式是医疗单位管理的主要特征，在档案管理中更是主导。

（3）多数医疗单位对电子档案管理工作的不重视，致使从事档案管理的人员专业素质偏低。任何岗位的工作人员都可以胜任电子档案管理岗位，退休返聘老员工、低学历的医护工作人员、后勤工作人员兼职做档案管理的现象普遍存在。这样无基础知识，低现代化设备操作技能的工作人员大大影响了档案工作电子化的发展。

（4）“电子档案管理，顾名思义，即一台电脑就全部设备到位”的误区亦是制约电子档案管理工作发展的重要因素之一。也有部分单位“东拼西凑”出“配套”设备，然而设备型号不一、规格各异，严重影响了档案的永久性保存和完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。大大制约了电子档案优势的发挥。

3加强电子档案管理工作的对策

3.1更新传统观念，明确电子档案的重要性

面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，进行科学管理。

3.2建立健全电子档案的管理制度和工作职责

电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强管理。医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制定电子档案的保管期限、归档范围等[2]。严格执行，妥善管理，不散失，确保完整、真实和有效的利用。

3.3提高电子档案工作人员的专业素质

医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识，档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一[3]。要求必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术。结合医院工作的特殊实际，积极提供有效快捷的服务，充分发挥电子档案的优势，服务医院的发展。

3.4加大基础设施建设的资金投入

建设软硬件基础设施是医院档案管理现代化建设的基础[4]。医院应购入系统性的电子档案管理软件，并适时更新、升级。促进档案管理的现代化进程，建立统一的数据平台，形成档案衔接，保持共性数据的一致性，充分实现数据共享，跨地域收集档案和调阅档案，提高工作效率；同时医院电子档案管理工作人员需适时进行专业化培训，与电子档案发展的需要及电子技术发展速度同步，从而促进医院电子档案的发展进程。

第13篇

【关键词】新形势；电子档案管理；规章制度；安全管理

新形势下，随着计算机和信息技术的发展与进步，电子档案出现并得到越来越广泛的应用。通过电子档案的应用，不仅可以方便档案资料查阅和检索，还能减少档案的占用面积，方便携带，更好满足使用者的需要。同时，为促进其作用有效发挥，应该加强管理工作，促进电子档案管理水平的提高。但目前电子档案管理工作中，一些人员素质偏低，制度不健全，导致管理仍然存在不足，应该采取优化策略和完善措施。

一、新形势下电子档案管理面临的问题与挑战

新形势下，虽然电子档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，当前电子档案管理仍然面临以下几个方面的问题与挑战：

（一）原稿的管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视电子文件的管理工作。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非，失去归档保管的作用，需要采取改进措施。

（二）归档管理不被重视。传统的纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员进行管理。纸质档案的使用时间较长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度也比较成熟，有利于提升档案管理水平。而电子档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于电子档案的生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案的方式进行，电子档案的归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）档案安全管理不足。电子档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施也没有被严格执行，制约电子档案管理水平提升。

二、新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施

为弥补电子档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化策略和改进措施。

（一）加强原稿管理，重视电子文件收集。电子档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重电子文件收集，与纸质档案完全不同的是，电子文件的收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免电子档案丢失。

（二）完善规章制度，加强归档管理工作。完善电子档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员的职责和权限，让他们有效适应电子档案管理需要，严格落实各项制度措施。重视电子档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。电子档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视安全管理，健全安全管理制度。加强电子档案安全管理工作，注重安全防范工作。要综合采用加密、签署、信息认证、身份验证、防篡改等措施，实现对电子档案的有效管理。还可以将其修改为只读性文件，防止被任意修改，保护电子文件的原始结构，增强其安全性与可靠性。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对电子档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）注重管理培训，提高管理人员素质。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对电子档案的有效管理。完善管理培训制度，学习相关理论和前沿知识，促进电子档案管理效率的提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，提升爱岗敬业精神，增强动手操作能力，有效提升电子档案管理水平。

三、结语

新形势下，随着信息技术和计算机的广泛应用，电子档案的应用也越来越广泛。为促进电子档案管理水平的提高，实际工作中应该认识存在的不足，结合电子档案管理需要，综合采取优化策略和有效措施。从而促进电子档案管理水平的提高，使其更好地运营和发挥作用。

【参考文献】

[1]文一博.新形势下加强电子档案管理的策略[J].黑龙江档案，2015（1）：99.

第14篇

关键词：电力企业；档案管理；问题；对策

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）29-0035-01

电力企业管理包括很多内容，档案管理就是其中一项。随着社会的发展，档案管理方式也有了一定的发展，但仍存在着不少问题，档案管理方式落后、管理制度不够完善、管理人员专业化水平和综合素质较低。这些都严重制约着电力企业的发展，必须采取措施优化电力企业档案管理。

1 档案管理的内涵及意义

1.1 档案管理的内涵

档案管理，顾名思义就是档案管理员对档案信息和档案实体进行整理、收集、保管和统计的活动。档案管理是为企业其它活动提供便利。档案管理工作复杂多样，内容繁复，具体包括档案的整理、档案的收集、档案的保管以及档案的编辑研究。档案主要分为纸质档案和电子档案两大类，纸质档案就是以纸张作为媒介和载体的一种档案，它是最常用的一种方式，也是最基本的。纸质档案在管理的过程中受内外因的相互作用，纸张很容易破损、脏污。电子档案是存储在计算机软硬盘中的档案，它是一种与纸质档案相对的档案类型，电子档案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未来档案发展的趋势。

1.2 档案管的理意义

企业档案是企业在生产经营活动中形成的对企业有保存价值的各种文字、声像的历史记录。档案记录着企业、员工的成长，能够为企业者决策提供依据，为企业文化发展提供宣传材料。企业若管理不好档案，一旦泄露，不但会导致企业员工个人信息的泄露，更会影响企业可持续发展和企业形象。因此，档案的管理必须做到完整性、规范性、系统性。电力企业档案是企业在生产管理中逐渐积累形成的各种资料，这些资料对电力企业的生产经营活动、各项管理工作都有重要影响，做好电力企业的档案管理工作，能够确保企业平稳发展。

2 电力企业档案管理存在的问题

2.1 档案管理制度体系不完善

为了完善档案管理，有效利用档案资源，必须制定有效的管理制度。电力企业因其特殊性，更需要做好档案管理。电力企业在档案的保管、利用、移交、鉴定方面都制定了一定的规章制度以及责任追究制度。很多大中型电力企业能够严格遵守档案管理制度，按照制度要求执行，但还是有一部分基层企业忽视制度的作用，具体工作不按照制度规定的执行，导致很多制度成为了摆设。企业的责任追究制度也未真正发挥作用，这就导致很多档案管理人员在思想上没有足够的重视，加之一些电力单位管理不善，许多文件不同程度遗失。

2.2 管理人员专业水平不达标

档案管理不仅需要收集、整理，还需要进行分类、使用和归还，它不仅是一项工作量巨大、工作程序复杂的工作，而且档案管理的专业性比较强，需要专业人员进行管理操作。然而很多电力企业管理者对档案管理工作不重视，认为档案管理工作不如其它工作重要，一般人都能够胜任，往往派一些非专业的人员对档案进行管理，尤其是电力企业中年龄比较大的员工，这些人不具备档案管理的专业知识，缺少档案管理的专业技术资格证书，且计算机水平较低，不能很好的完成电子档案管理工作。即使有些人员有专业技术资格证书，具备了档案管理的专业技术能力，这些人具备良好的档案专业理论知识，但缺乏工作经验，不能满足企业的发展需求。

2.3 档案管理方式方法较落后

档案管理需要运用科学的原则和方法对档案进行管理，以便为企业发展提供更好服务的一项工作。不同的档案类型需要不同的管理方式。当前，企业档案管理方式比较单一，主要分为三种：档案集中统一管理、档案分散管理以及档案分级管理。集中统一管理有利于保护档案的完整性、统一性。但往往受企业规模、企业管理方式的限制，且这些管理方式过于繁琐，工作量大，工作效率极低，已经不适应现代企业发展的需要。档案管理是为企业服务的，必须创新档案管理方式。

3 优化电力企业档案管理措施

3.1 健全档案管理制度体系

完善的制度是企业运行的根本，也是企业发展的基础。电力企业管理具有综合性、动态性、复杂性等特征，档案管理更是如此。档案管理虽然制定了一定的制度体系，但有些制度不够完善，要根据供电企业具体需求细化档案管理制度，制定档案管理规范细则，完善档案管理制度体系。尤其是在档案的利用方面，档案的利用是档案资源价值的体现，档案不能随意被翻阅、利用，要健全档案利用体系。电力企业制定了档案管理的责任追究制度，这些制度能够明确个人责任，但很多制度尚未被有效执行。要进一步完善责任追究制度，明确谁管理谁负责，以及档案管理人员的职责、权限，增强档案管理员的责任意识。此外，对领导的追责也必不可少，这样能够强化领导的责任意识，让领导重视档案管理，增强档案管理意识。完善档案管理很重要的一项就是人事档案管理制度，必须建立健全人事档案的保管制度，要定期对人事档案进行检查、校对，以确保档案的完整性。

3.2 提升档案管理人员素质

按照不同的标准和原则对档案进行分类管理，具体可以分为文书档案、财务档案、科技档案、电子档案、人事档案等。管理内容繁琐，方式复杂。若想对档案进行有效管理，必须提升电力企业档案管理人员的整体素质。面对档案管理存在的人员老化和专业技术人才紧缺的现状，电力企业管理者要高度重视，切实强化档案管理意识，认识到档案管理工作的重要性，这是实现档案科学管理的基础。实现档案的信息化、现代化管理，必须聘用具有专业知识的人。针对档案管理人员年龄老化、结构不合理的问题，要通过学习，增强档案管理专业知识，再通过培训提升这些人的能力。要提高管理人员主动学习的积极性、主动性，更新已有知识。档案管理工作需要专业人才，必须要引进现代化的专业人才。档案管理是一项枯燥、繁琐的工作，要采取各项措施稳定档案管理人才队伍，提高专业技术人员的积极性。

3.3 实现档案的信息化管理

随着科技的进步与发展，档案管理也在发展，呈现出信息化、现代化的发展趋势。所谓档案的信息化就是运用信息技术对档案的数据、信息进行采集、整合和提供服务的过程。原来档案形式主要是纸质的，随着科技的发展，电子档案广泛应用于企业管理中。电子档案就是运用计算机磁盘、磁带等设备进行统计、存储的档案信息。要构建一个公共的、独立化的档案信息管理平台。不仅要构建这样的平台，更要对各种档案信息进行有效管理，这样才能实现档案的信息化、现代化。此外，大量的纸质档案也需要数字化管理，要派专人对纸质档案进行收集、整理，可以将纸质档案进行分类，然后录入电脑系统，这样在利用的时候更方便、更快捷，要尽量将纸质档案纳入信息资源开发利用体系。对档案进行管理不能仅运用一种手段，对电子档案进行管理必须双管齐下，电力企业既需要运用纸质档案，又必须运用电子档案。只有双管齐下，才能确保档案管理的时效性。

4 结 语

做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，能够提高电力企业管理水平。要通过建立健全档案管理制度体系，填补管理体系不完善的漏洞；通过培训学习提升档案管理人员素质，弥补管理人员专业水平不达标的缺陷；通过对档案进行信息化、现代化管理，优化档案管理方式方法。只有多措并举，才能真正提高电力企业档案管理。

参考文献：

[1] 丁率.企业档案管理存在的问题及措施[J].办公室业务，2015，（9）.

第15篇

关键词：高校图书馆；档案管理；问题；原因；措施

基金项目：本文为贵州省人文社会科学研究基地红色文化研究中心课题：“当代大学生革命经典著作阅读与革命传统教育研究”（立项编号：JD2013186）阶段成果之一

中图分类号：G25 文献标识码：A

收录日期：2016年5月17日

图书馆档案是在图书馆工作过程中形成的、具有一定保存价值的原始记录，和图书资料一样，是一种宝贵的信息资源，其所蕴藏的许多信息对图书馆今后的工作有着重要的借鉴价值。尤其是图书馆的业务档案，它客观真实地记录各部门不同时期工作的情况、工作成果、工作经验和工作教训，是管理者第一手的参考资料，为图书馆的发展和完善提供重要的参考依据，对加强图书馆管理和提高图书馆工作效率、提升图书馆服务质量有着重要意义。本文结合笔者此次对本校图书馆档案整理过程中发现的诸多问题以及造成这些问题的原因进行分析，从而提出解决这些问题的措施，希望能对今后的图书馆档案管理有所借鉴和帮助。

一、图书馆档案存在的问题及其原因分析

（一）图书馆档案存在的问题。上级有关部门根据《关于开展2014年度档案工作行政执法检查的通知》（黔档（志）通[2014]4号）要求，于2014年4月至11月对贵州省各高校档案建设情况进行了执法检查。为了迎接这次检查，笔者所在的遵义师范学院图书馆从2013年11月起对本馆所有档案作了一次彻底的清查和整理。在清查整理过程中发现图书馆档案存在着许多问题，概括起来主要包括以下几个方面：（1）没有明确的档案管理制度；（2）图书馆档案以纸质为主，没有电子目录电子文档，唯一电子形式存在的则是金盘系统中存储的一些数据；（3）档案存放混乱、没有统一管理；（4）档案材料没有经过整理、筛选和剔除；（5）归档不及时，2006年之后的材料只是放入文件盒中、没有分类、标引、缺乏系统性和完整性；（6）档案里的一些数据不准确；（7）档案的安全性薄弱，尤其是金盘系统一些数据原始记录性、安全性存在很大的隐患。

（二）造成图书馆档案问题的原因分析。长期以来，由于档案管理意识不够，图书馆档案管理工作没能当作一项基础性工作来抓，故在管理过程中存在许多问题。就其原因概括起来主要有以下几个方面：

1、没有规范化的档案管理制度，科学管理力度低。由于档案管理意识薄弱，本校图书馆至今都没有建立一套适合自己发展的档案管理制度，图书馆档案的工作职责、文件材料归档制度、档案鉴定与销毁制度、档案保管与保密制度、档案借阅制度、安全制度等档案管理制度不健全，图书馆档案的收进、移出、鉴定、整理、保管、利用情况等没有记载，致使许多信息资料不能及时搜集、整理、完善、入档、甚至丢失，致使档案的内容、结构不尽完整、合理，甚至出现档案数据前后不一致的现象。比如图书馆年鉴里的一些内容、数据自相矛盾、相去甚远：如表1、表2两表中同一表格不同的年限所统计的内容也不一样，表1中1987年、2007年的藏书利用率的计算不准确，表2中馆藏文献总量一栏中显示的图书总量与表1中显示的馆藏图书总量数值相差非常大。（表1、表2）正因没有严格的管理制度、致使管理不到位、不科学，致使这些珍贵的数据出入较大、无法借鉴，严重影响档案的利用价值。

2、缺乏系统化的管理模式，安全隐患突出。由于图书馆档案管理制度不健全，缺乏统一的管理标准与管理模式，加上管理上的混乱以及工作人员的疏忽，致使图书馆档案不能完好地收集、完整地保存，及时地分类编目、标注等。即使是已收集和保存的档案也全都是纸质档案。诸如各类文件；年鉴、工作计划、总结、各种申请报告；图书、期刊及电子资源的采购合同、服务合同、验收清单等；考勤、物品购买领取登记、勤工助学等材料；评优评先及考核材料；学术讲座、读者调查、读者意见、读书征文、“世界读书日”等活动材料；论著发表、课题结项、继续教育培训等科研学术材料等等都是以纸质形式存在，甚至这些档案材料的目录也只有纸质的而没有保存电子版，即使有少量的电子版也是存放在各类统计人员的手中，没有发给档案管理人员统一保管或编制电子目录，给查找和利用带来极大的不便（直到2013年为应对2014年档案工作行政执法检查才起建电子目录），而这些档案中文书档案居多，保存较完整；业务档案相对较少；比如每年的读者咨询、阅读推广、图书漂流等工作是做了不少，然而却没有记载、总结和存档；唯一以电子形式存在的“档案”为金盘系统里的一些有关典藏、流通等数据，且这些关于图书及读者的相关数据的保留也极不科学、出入较大，安全隐患严重。如金盘系统中的休眠读者只有累加数据，如2007年休眠读者姓名可查到2008～2015年的读者，换句话说金盘系统中的休眠是混杂的、数据极不准确，就2014年正常休眠读者账户统计数据为17，116个，2015年休眠读者账户统计数据来说有18，305个，而2015年底全校所有正常持证读者也只有145，517个。总之，本校图书馆档案结构不合理、管理不到位给图书馆档案建设造成一定的安全隐患，部分档案数据的不可靠性给图书馆档案的查找和利用带来极大的不便。

3、没有专业化的专职管理人员，管理水平不高。本校图书馆档案大部分存放在图书馆办公室内，无专业化专职人员管理。所有的纸质档案材料都是由办公室搜集、整理、存放，而办公室工作人员从来没有经过任何“档案管理”的相关培训，不具备专业的档案管理知识，只是简单地针对学校的各种检查来做好搜集、登记、保管等一般性的工作，对这些档案材料的核对、价值鉴定、期限保管、标引、组卷、编排页号和件号、填写卷内目录、装订入档等工作做得很不到位，档案的存放也很混乱；也正因如此，许多存档材料不经过科学的鉴定和筛选，没有剔除重复内容、内容十分杂乱、不管有无保存价值都一律放进档案盒中，比如存放十几年的请假条、考勤簿；再如读者调查：每年的上百份问卷统统存入档案之中，而对问卷调查结果未作任何统计、对存在的问题未看到有任何整改措施。这样的存档不仅使档案本身失去了它的凭证价值和参考价值，还徙增了后期资料的查找和管理难度。

二、规范图书馆档案管理、提升图书馆服务质量的措施

（一）建立健全管理制度，规范档案管理工作。正如瓦洛说：“档案就是人类记忆、文化和文明的金子。”档案这种“金子”是人类社会连续性发展的桥梁，是人类社会历史的浓缩，透过档案我们能够触摸到人类社会绵延不断的“脉搏”。图书馆档案浓缩了图书馆发展历史，透过图书馆档案我们能够看到图书馆发展轨迹。为使高校图书馆发展轨迹得到真实有效的记录，使图书馆工作人员从事的服务工作及图书馆组织的各项活动中形成的各种珍贵材料得到保存，图书馆有必要严格按照国家《图书馆档案处理办法》并结合本馆的实际情况建立健全图书馆档案的管理制度，比如档案管理人员的岗位职责、档案收集制度、鉴定制度、保管制度、保密制度、借阅制度、销毁制度等等一系列的档案管理制度；明确归档范围，比如业务档案的收集范围、收集内容、鉴别和加工、分类依据、标引规则等；明确归档时间、档案编目标准、保管期限、档案交接程序等等。要搞好图书馆档案工作，须严格遵守档案统计制度，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化。促进图书馆档案工作得以规范且有序进行、确保有保存价值的文件以及其他有关材料不被遗失，使得图书馆档案在图书馆今后的工作中充分发挥作用，为图书馆的建设和管理提供重要的参考价值，为日后图书馆进一步提升读者服务质量提供可靠的保障。

（二）构建纸质档案与电子档案共存互补的档案管理体系。随着信息技术飞速发展和互联网广泛应用，传统的实体档案已经不能适应当前社会发展的需求，要做好图书馆档案的管理工作，必须构建一个全面的规范化的档案管理体系。严格按照《普通高等学校图书馆评估体系》的要求并结合本校图书馆的实际，设计一套较为符合本馆实际的电子档案与纸质档案、文书档案与业务档案结构合理的档案管理分类体系。比如一些比较重要的业务档案资料，可以建立一套与之对应的电子档案，而电子系统中的一些重要数据经过整理后都存一份纸质档案确保数据的万无一失，做到纸质档案与电子档案双重备份，并在档案目录的“备注”栏中标明相应的电子档案存址，同样在电子档案目录“备注”栏中标明纸质档案的档案号。而对于一些一般性材料只需保留纸质的就无需保留电子版，只需保留电子版的就无需保留纸质版；逐步实现纸质档案和电子档案共存互补，适应档案管理多元化方式的要求，同时建立一个完整的电子目录数据库，这样既有利于图书馆档案内容信息的保护，也方便档案的查询与利用。

（三）提高图书馆档案管理人员的素质，提升档案管理水平。图书馆档案管理的好坏与图书馆档案管理人员的素质水平有很大的关系，本校图书馆没有专业的专职的管理人员，所有档案都是交由办公室工作人员搜集、整理和保管，由于缺乏管理意识和管理知识，一些珍贵的业务资料直到工作中需要时才发现随着领导班子或工作人员的更换已经遗失，这时只好要求各部门再次上报材料，给工作带来极大的不便，影响了图书馆档案所应有的价值。要提高图书馆档案的管理水平，必须加强档案管理人员的专业培训和继续教育，或引进高素质的档案专业管理人才，以达到提高图书馆档案管理人员的管理意识、知识水平和管理能力，从而达到提高图书馆档案管理水平的目的。

（四）部门搜集与集中管理相结合，提高档案管理质量。由于图书馆档案没有专业化专职人员管理，很多档案材料都未经过鉴定和整理，办公室工作人员为应付各种检查，今天从这个科室把材料拿过来放入文件盒A中，完事之后还回去，或者就放在办公室里文件盒B里以应付另一项检查，也就是说图书馆档案是根据各种检查需要将它们临时保存起来，资料这样没有整理和装订，长期积压，亦或是在频繁的转移过程中，造成档案材料的遗失、造成档案资料不齐全、不完整。长此下去，非常不利于开发文献资料，档案工作就不能保证质量。

要提高图书馆档案管理质量，仅靠一个人独立完成档案的收集、整理、入档是有困难的，需要各部门的通力协作，图书馆各部门应将本部门档案相关材料认真搜集整理，并确保各种材料、各种数据的准确无误，然后交由档案专职管理人员进行科学鉴定、筛选、归类、编目、最后归档，继而做好档案的保管、档案的统计、档案的检索等工作，即“化零散为系统”，这样使得档案由无序状态转化为有序状态，更便于保管和利用。

主要参考文献：

[1]桑媛媛.高校图书馆档案管理工作浅析[J].机电兵船档案，2014.3.

[2]姜翠娥.高校图书馆档案管理机制研究[J].企业改革与管理，2014.5.

[3]朱玉媛.档案学基础[M].武汉：武汉大学出版社，2008.16.

[4]张小慧.高校图书馆档案优化管理探究[J].办公室业务，2014.2.