高校毕业生档案管理范文

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第1篇

高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

3.服务功能弱化

学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识，理顺档案管理机制

27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设，引入档案管理质量体系

高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质

高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能

第2篇

关键词：毕业生档案 就业服务

随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。

一、加强高校毕业生档案管理的必要性

高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。

1.高校学生档案现状

目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。

另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。

第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。

2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据

学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本”。

二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障

1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性

首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。

2.加强宣传力度，激发学生自主意识

加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。

3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制

建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证”，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。

4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识

目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。

在就业环境日益复杂的社会环境下，高校毕业生档案的管理工作正面临巨大挑战。如何做好高校毕业生档案管理，这一重要人生经历的凭证，档案工作者任重而道远。我们有责任有义务采取各种途径来加强档案的管理工作，为高校毕业生与用人单位之间搭建可靠、畅通的桥梁和纽带。

第3篇

[关键词]高校毕业生 档案管理

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校毕业生档案管理的重要性

中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。

三是《报到证》无法解决人档分离的问题。京沪津等一些限制户籍的城市，即便是研究生、博士生，手持《报到证》也无法将人事档案落到用人单位。这些城市的许多用人单位即便招收了异地户籍应届高校毕业生，由于户籍限制，无法接受高校毕业生档案，只能与该毕业生签订劳动合同，档案还得移交到户籍所在地人才机构，造成人档分离的问题十分突出。据不完全统计，仅北京市企业招收的异地户籍毕业生90%以上人在北京工作，档案仍然在户籍所在地保管。这个《报到证》怎么出具？教育行政部门只好闭着眼睛让该毕业生回户籍所在地报到，这种《报到证》有何实际意义？

第4篇

一、毕业生学籍档案的利用价值

随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：

首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题

1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策

1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。

2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。

第5篇

论文摘 要:本文结合笔者开发完成的山东凯文科技职业学院毕业生档案管理系统,在详细论述了本系统的分析与设计的基础上,最终实现了基于b/s模式以asp.net技术、c#技术为支撑以后台数据库为基础的在线高校毕业生档案管理系统。

近年来,随着高校的扩招,高校毕业人数不断增加,毕业生档案不断膨胀,传统的毕业生档案管理方式已不能适应形势发展的需要,直接影响了高校毕业生档案管理部门的办事效率。学院对于毕业生离校时档案信息的汇总、处理、加工还没有一套统一的管理系统,学生的各种档案信息管理处于纯手工操作,费力、费时、效率低,工作繁琐,所以建立此系统能为本院提供一个高质量、高效率的毕业生档案管理系统,实现毕业生档案信息的汇总、处理、加工及信息资源管理的自动化,并且适应学院发展需要,开创通过校园局域网实现毕业生档案信息管理无纸办公协同工作的时代。

1系统架构与技术分析

1.1 系统架构

系统是基于web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层b/s(browser/server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。

1.2 技术分析

本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用b/s体系结构。在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受web服务器传递的web页面数据;web服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的sql语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给web服务器,web服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,b/s结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟web服务器交换数据,数据安全性比较高。

2系统需求分析

针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。

3系统功能设计

由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。

系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。

普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。

(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护—— 按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护—— 根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、ip地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。

(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况word文档表格的形式打印并予以留存。

4数据库设计及系统实现

4.1 数据库设计

根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况—— 含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间—— 毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码—— 高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号—— 档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执—— 由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。

由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。

4.2 系统实现

本系统基于asp.net平台开发,用visualstudio.net2005作为开发环境, 界面设计采用了dreamweave,iis作为web服务器,数据存储采用access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。

5结语

本系统提高了我校毕业生档案管理的工作效率,方便了毕业生对档案情况的及时了解及其传递,加强了毕业生与我校毕业生档案管理部门的交流。通过以上对高校毕业生档案管理系统创建的探索,理清了高校档案信息化管理的思路,为高校学生档案管理的规范化,信息化、高效化提供了有效的途径。

参考文献

[1] 周新邵.基于asp技术的网上高校毕业生档案管理系统的设计与实现[j].湖南科技学院学报,2007.

第6篇

（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。

国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。

（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。

（三）推动档案管理队伍专业素养的提高。

第7篇

【关键词】高校毕业生 人事档案管理 对策与思考

随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。

1 我市高校毕业生档案管理工作现状

高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。

2 存在的主要问题

(1)管理机构不统一

我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。

(2)转递渠道不规范

现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。

(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。

(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。

3 对策建议

(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。

(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。

(3)提高档案意识,拓宽服务内容,发挥档案价值。高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。所以各级各类学校要重视学生在校期间的表现,本着对社会负责、对学生负责的态度,及时准确的将学生本人的各类档案材料归档。为学生走向社会做好做一些必要的准备。比如学生在校期间的荣誉、参加社会活动的证明、毕业论文设计等等,为用人单位提供必要的参考。人才服务机构也应该适应新形势发展,就需要对人事档案的内容进行调整,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。创建能力档案,重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。

第8篇

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

第9篇

关键词：高职院校 毕业生 档案管理 问题 对策

高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。

一、高职院校毕业生档案管理存在的问题

1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。

2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。

3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。

4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。

二、规范高职院校毕业生档案管理的措施

1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。

2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。

3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。

高职院校要牢固树立“一切为了学生”的人本理念，以服务学校毕业生就业工作大局，服务学生为根本目标，以盘活毕业生档案效用为目的，积极探索毕业生档案管理模式。对于毕业生档案管理机构、档案材料归档、转递、留校档案的保管等易发问题，进行创新改革，构建起符合高职院校校情的毕业生档案管理新模式，使毕业生档案管理制度化，规范化，能够促进高职院校毕业生就业服务体系更加完善，更好地为学校毕业生就业工作及毕业生服务。

第10篇

一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点

在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献：

[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.

[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.

[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.

第11篇

【关键词】高校毕业生档案；信息化建设；现状问题；对策研究

一、档案信息化工作的内涵

“档案信息化，就是我国档案行政管理机构通过统一引导，把现代化信息技术运用到实践活动中去，对不同种类的档案资源进行管控以及提供优质服务，以便适应信息化社会时代对不同类档案信息的综合应用需求。简单来说，即档案信息输入、存储、管理、应用等全面实现网络化、共享化、数字化。”

二、高校毕业生档案信息化建设的意义

从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看，进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。由于信息技术的发展，进行这一项目的建设满足了时展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源，单位、部门必须紧跟时代步伐，不断提高办公自动化水平，满足时展的需求，实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变；其次，满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务；最后，能够更好地服务社会。“高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠，对社会、企业的经济价值更大，进行信息化建设，可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务，实现高校档案资源社会共享。”

三、高校毕业生档案管理工作的现状及问题

（一）相关单位重视程度不够，工作不到位。在现实生活中一些单位或部门把高校毕业生档案管理工作当作是一件简单的保管工作，对于它的重要价值没有深刻认识。在他们看来，它只是占据他们主要工作的时间不到十分之一，对于高校毕业生档案的转移、借阅不出现大的错误就可以了，满足基本外调、查档就足够，从而导致在实际生活中，工作管理人员对高校毕业生档案管理工作不合理，使得人力资源管理混乱。

（二）有关法律法规制度不健全，缺乏规范性。我国目前针对档案管理的相关法律，只有《中华人民档案法》，对其修改也是非常有限。各级政府、部门在传达信息、任务分工仅仅依靠通知或者采用暂时性的决策，同时，人事档案信息归卷等没有明确法律条文规定，使得信息材料无法统一。当前国家放松对户籍制度的管理，使得人员流动加快，这在高校毕业生人群中表现最为突出，由此产生的档案信息接收、转递问题不可避免，给人事档案工作人员带来极大挑战。

（三）硬件投入不足，管理方法不科学。存储毕业生档案的档案室应该是管理规范、环境良好的地方，然而在实际的工作中，一些专门负责高校毕业生档案管理的单位不愿意在档案室添置新设备，导致档案管理设备简陋，更有甚者，由于人事档案管理不规范、不标准，引起档案信息材料霉变，对以后高校毕业生档案的利用产生了严重的不良影响。

（四）档案管理水平不高，管理手段落后。在实际的高校毕业生档案管理工作中，一些单位、部门对它的重要性认识不够，管理上缺乏专配人员，这就出现对毕业生档案的重要性、档案管理具体要求、档案材料整理方式、转接等工作不熟悉，难以适应高校毕业生在人力资源市场的需求的问题。在管理手段方面，显得陈旧，不懂得未就业高校毕业生档案管理，在调阅档案时绝大多数情况下是采用原始的手工操作，使得毕业生档案材料纸质发黄变脆、字迹渐退，对后来的档案利用不利。

四、人力资源部门对高校毕业生档案信息化建设的策略选择

（一）重视对高校毕业生档案材料的收集。由于人事档案管档人员、制度的改革、考察、培训等需求随着时代的发展不断发生新变化，这为新时期高校毕业生档案管理工作带来了更多的困难“对于因为某些原因出现档案的调用、查阅，需要及时把档案归置原处，并且按照档案工作的有关规定，实行全国统一标准整理装订。”

（二）加强对高校毕业生档案管理的基础建设。人力资源部门要把高校毕业生档案管理工作放在重中之重的位置，根据国家有关法律法规的要求去执行。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专门档案库房，同时库房设施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盗、防光、防高温防蛀。

（三）加快建立高校毕业生档案目录数据库。“高校毕业生档案信息化建设是以数据形式集合成数据库，把原来纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使得档案管理形式发生了根本性的改变。”“人才交流事业发展到今天，有着十几年的历史，并且发生了巨大的改变，在高校毕业生档案管理工作中表现尤为突出，因此，我们需要加快对高校毕业生档案管理信息化建设，促进工作效率提高、优化服务水平”。

五、结语

为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”，人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制，了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发，制定科学合理有效的应对策略，同时，确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。

【参考文献】

[1]朱淑丽.高校档案管理信息化建设策略研究[J].黑龙江史志,2014(15).

[2]董雪梅.高校毕业生档案管理问题与对策探析[J].兰台世界,2014(11).

[3]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报,2014(06).

[4]符昌慧.高校档案信息建设中存在的问题及对策[J].盐城工学院学报(社会科学版),2015(03).

第12篇

一、高校毕业生档案转递的重要性

人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题

（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视

目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。

（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误

在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。

（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便

由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。

（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后

目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。

三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略

（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度

为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。

（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设

近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度

针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。

（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训

作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。

（五）加强高校和人事机构间交流与沟通

因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。

（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统

伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。

（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制

首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。

综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。

参考文献：

[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2016（02）：28-29.

[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.

[3]张美珠.大中专毕业生档案管理、转递问题浅析[J].人力资源管理，2012（07）：182-183.

第13篇

一、高校毕业生人事档案信息化的现状

要搞好高校毕业生人事档案的信息化管理工作，必须掌握当前高校毕业生人事档案信息化的现状，这样才能有的放矢的采取有效措施，搞好高校毕业生人事档案信息化工作。

（一）解决高校毕业生人事档案管理信息化意识

在高科技时代，加速实现高校毕业生人事档案信息化管理，是一项繁重的任务，也是时代赋予的任务，这些工作任务的顺利进行，必须得到人才交流主管部门的高度重视和大力支持，才能切实的把高校毕业生的人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前看，各省、市对高校毕业生人事档案信息化建设的发展状况来看，由于各级领导对高校毕业生的人事档案信息化建设工作不够重视，对人事档案管理工作投入的财力及人力不足，由此，导致出现了一些各方面问题，例如，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与信息现代化发展无法适应，也使高校毕业生的人事档案，在管理与改革中无法发挥积极作用，也使用人单位陷于两难之中，难以得到人才，更难于得到优秀人才。

（二）档案管理信息化的法规体系与业务规范

对于人事档案的记载来说，它的信息非常丰富，时间跨度也比较长，但在改革开放以来，由于主观和客观方面的各种原因，有些人事档案中的信息，常常会出现这样或那样的不同或差错，例如，数据的前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录在档案中出现，如何能让这些问题，能在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们对人事档案的管理，要有一个完整的业务规范指导体系，这样才能使从事档案信息化建设的工作人员，在信息化建设中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指导，使人事档案管理工作，形成一个统一的、规范的、科学的、缜密的人事档案信息资料数据库，有利于高校毕业生的就业困难，也有利于企业的人才需要和流动的需要。

（三）缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍

人才是人才交流中心档案信息化建设的重中之重。目前人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。

二、人才交流中心对高校毕业生人事档案信息化管理对策

人才交流中心是一个人才的中介桥梁，它要为高校毕业生和企业对人才的需求解决双方的需求，因此对于人事档案信息化的管理，要真实可靠，并要做到适时提供，这样就可以为双方解决问题。

（一）人事档案信息化建设的重要性

在社会主义市场化的发展中，随着人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下，人才交流部门，要积极稳妥地推动人事档案信息化建设进程，要从政策上，不断加大财力及人力的投入，同时要加强人事档案信息化建设的基础设施建设，为人事档案信息化建设提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设，作为人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。

（二）人事档案管理的规章制度与业务规范

人事档案信息化建设，是新时期对人事档案管理工作提出的新要求和新的任务，所以无法再依据传统的手工管理阶段的制度，必须结合高科技时代的技术，要利用信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况，制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，这样就可以有效的促进人事档案管理工作发展，使人事档案信息化管理向着制度化、规范化发展。特别是高校毕业生的人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

（三）档案管理质量与人员业务素质

档案管理质量与人员业务素质，是相互关联的命题，人事档案信息化建设，它的一个关键因素，就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。因此，在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。因此，需要从事档案信息化管理的工作人员，必须具有档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要把档案管理质量的优劣与管理人员的业务素质能力结合起来，要在管理人员的意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

第14篇

关键词 毕业生 档案管理 信息化技术 影响

中图分类号：G217 文献标识码：A

随着社会科学技术的不断发展，信息化和网络化的建设速度在不断加快，这样传统的档案管理就开始显示出滞后性以及不适应性，用户的需求也开始变得多样化，信息化技术管理肯定也会逐渐代替传统的档案管理。本文主要对信息化技术对毕业生档案管理的影响进行分析。

1信息化技术在高校毕业生档案建立方式方面的改变

传统的高校毕业生档案的建立方式都是采用纸质的方式，而在现代社会当中，高校的毕业生档案发生比较突出的变化就是档案信息开始变得电子化和网络化。学生的相关信息不再是以前那种可感官的纸质信息，都已经开始慢慢变成了虚拟的电子信息。同时互联网技术也能够很好地实现这些电子信息的全面获取以及快速的交流。高校在对毕业生档案进行管理的时候传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建高校数字档案馆的时候主要是根据师生的需求为导向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相关的信息，而在高校的学生档案方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。

2信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富

实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在校园网上，实现资源的共享，对于高校师生以及社会各界人员在查询相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以高校在以后进行毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。

3信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化

信息网络对于毕业生档案具有非常大的影响，在建立了高校档案馆之后也使得高校毕业生的档案实现了信息化。其实高校的数据档案馆不仅仅使高校的毕业生档案实现了完整化以及多元化，同时也在无形当中使高校学生档案的吸引力和时效性增加了很多。高校的学生档案原本是一种非常枯燥乏味的单一的保存方式，但是档案的管理者可以通过网络信息技术，把这种方式变得多种多样，同时学生的个人信息也能够更加充实，而且还可以使信息很好地实现可操作性、知识性以及趣味性，使得高校留存毕业生档案的作用能够真正发挥出来。

4信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈

现在很多高校在对毕业生档案进行管理的时候都存在着很多无法超越的瓶颈，而这些无法超越的瓶颈当中因为管理工作比较零碎，在管理的过程当中不能够有效实现是比较具有代表性的一个问题。现在很多高校基本上还是由学生处在负责毕业生的档案管理工作，而具体的一些收集信息的工作主要还是由每个学院上报来完成。在对毕业生的各种信息进行收集和处理的时候基本上还是由各个学院负责，而一些具体的工作则是由辅导员来完成。在毕业生档案的管理过程当中，院系的作用比较关键和重要，但是在实际的工作当中，各个院系对档案管理工作都不是很重视，他们对于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是学生快要毕业的时候才以突击的方式来完成。如果毕业生的档案管理工作是以这种工作方式和工作态度来完成的话，仓促和草率的程度就可想而知有多严重，这样毕业生纸质档案的管理就会出现混乱或者缺失的现象。采用信息技术之后，则能够很好地解决上面所说的问题，在建立高校毕业生电子档案的时候，需要根据电子档案的一些特征来具体地填写统一格式的内容，而且因为系统时间的限制，也就杜绝了突击整理的方式出现，各个院系应该要在规定的时间内对学生的信息情况进行汇总，这样就能够很好地保证高校毕业生的档案管理工作能够比较顺利进行。

5结束语

随着社会的不断进步以及档案信息的多元化，使得档案的服务对象、服务内容以及服务方式都在发生着变化，面对这样的形式，高校毕业档案管理的工作人员就应该要用科学技术来不断的提高自己，利用信息化技术来充实自己，从而使得档案管理工作能够更好地为高校毕业生服务。

参考文献

[1] 刘晖，张素丽，柳羽辉. 浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.

[2] 巩雅峰.信息化技术在档案管理中的应用分析[J].华章，2012（2）.

[3] 王宏.试论科学发展进程中的档案管理信息化技术的应用[J].华章，2013（5）.

第15篇

关键词： 高校毕业生档案 存在问题 反思

一

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。其中高校毕业生的档案是个体人事档案的重要组成部分。当学生从学校毕业后，就从学生人的身份转换成社会人的身份，面临参加养老保险、转正定级、考研、出国、考公务员，甚至于工龄和退休金的计算等与自己切身利益密切相关的问题，而这些问题都直接与高校毕业生的档案记载内容挂钩。

高校毕业生的人事档案是由毕业生的学籍档案转换而来的，高校毕业生的学籍档案主要是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专学生的档案。它主要由以下几部分组成：学生的入学材料、高校毕业生登记表、综合测评表、学籍卡、组织关系及学生在校的奖惩情况等。学生在校期间的这些材料共同组成了其学籍档案，当学生毕业后，由学校就业主管部门根据学生的实际就业派遣情况在其学籍档案中放入毕业生报到证，并由学校相关部门通过专门机构——机要局转递给毕业生的就业单位的人事部门或其委托的相关的人才交流机构。这时，学生的学籍档案才正式转化成其人事档案，这个转化必须通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订相关就业协议，并履行相关毕业程序并取得报道证后，才能最终得以实现，并标志着毕业生由学生人转化为社会人。

二

当前高校在毕业生档案管理方面主要存在以下几方面的问题：

1.毕业生档案材料内容的不完整性。首先，毕业生档案材料的来源渠道非常广泛。除学籍卡来源于教学管理部门外，其他材料主要来自于各教学院系、相关职能部门和学生本人，这些材料主要涉及学生在德智体美劳等方面的素质材料，内容繁杂，数量庞大，在收集过程中非常容易产生片面或者重复的现象。其次，毕业生档案材料的收集时间跨度大。从学生入学之初的初高中学籍档案，到学生在高校期间各学期的学习记录、综合素质测评、直至最后的毕业生登记表和鉴定表，这个跨度至少要3到4年的时间，学校经手人可能更替，从而造成材料的缺失，不利于学生档案的完整和统一。最后，毕业生档案材料的内容完整性、延续性强。有的学生是团员，可档案中缺少了中学时期的入团志愿书；有的是学生党员，却缺少入党申请书和转正报告；有的学生在毕业生登记表奖励一栏中，写了不少荣誉，但在档案中没有这些荣誉的奖励证明材料；材料的不延续和不完整，容易给人造成材料不实的印象。

2.档案的保管和转移过程中的不规范性。首先根据国家相关政策，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，暂时保存在学校。这就造成每年毕业季，因为择业过程中的种种问题，很多毕业生都会要求暂时将档案保留在学校，这些学生往往对毕业生档案的重要性认识不足，很多学生并没有按要求在一到两年后转移走自己的档案，日积月累，越来越多的档案会积压在学校，使得本就有限的档案库房不能承载，档案管理人员不胜重荷，难免会造成疏漏；其次，由于学校机构调整，档案管理人员的不稳定性，难免个别档案管理人员责任心欠缺，从而在档案收集和保管过程产生失误，造成学生档案的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失；最后，由于个别档案管理人员的政策性不强，有时会为了图省事，不是通过机要局这一专门的途径流转毕业生档案，而是将档案通过快递、EMS等方式寄送学生档案，更有甚者直接将档案交给学生，从而出现学生自带档案的现象，这些不规范的档案流转，就更容易出现毕业生档案的损坏或遗失，将会给学生日后办理相关手续带来诸多麻烦。

3.毕业生档案材料的不规范性。首先是由于大多数学校对档案材料的用纸、书写及格式没有明确的规定，造成归档的档案材料有的用A4纸张，有的用16K纸张，造成毕业生档案装订的不齐整；其次是书写不规范，有的学生的入档材料甚至用圆珠笔书写，这些用圆珠笔书写的材料一般几年后就变得模糊，会给日后档案保存带来很大的困难；最后，学生的奖惩材料，甚至有的学生的《毕业生登记表》中都会有公章和系部意见的现象。

三

为了避免以上问题的出现，高校需要从以下几个方面进行反思：

1.高校要加强对毕业生档案工作的重视，从人财物等方面积极支持毕业生档案工作。从院系、到学校都要配备固定的毕业生档案管理人员；配备专门的毕业生档案室或库房；做好相关工作的奖惩条例，充分调动相关工作人员的积极性。

2.高校要加强毕业生档案管理的制度化建设工作。明确毕业生档案管理的条例、分工及职责，并要严格按照《档案法》的要求，规范毕业生档案工作。

3.加强档案管理人员业务素质和责任心的提升，确保档案材料的质量。要求档案管理人员有爱岗敬业的精神，积极钻研档案管理相关业务，规范毕业生档案的流转；同时，要不断提升责任心，本着为学生服务的宗旨，确保毕业生档案材料的规范与完整。

4.加强对毕业生的教育，让学生充分认识到毕业生档案材料的重要性。首先，毕业生在填写相关材料时，本着对自己负责的态度认真填写，不能敷衍了事；其次，毕业生一定要关心自己的档案。如果是正常派遣的学生，学校会通过机要局寄送毕业生档案，学生可以在毕业生档案寄出两个月之后，向相关人事部门进行查询，如果档案未收到，就要及时向学校相关部门查询，确认，以保证自己的毕业生档案不缺失；最后，如果学生在毕业后暂时未找到就业单位，而将其档案托管保存在学校的，在明确了用人单位后，就要及时到学校办理相关就业手续，以便学校正常转递档案，不要误以为既然学校能够免费保存，就不用再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，只发挥存放的作用，不能以此为依据为学生开具相关的证明材料。在社会上，真正发挥作用的是由学籍档案转成的人事档案，只有所在单位的人事部门或委托的人才交流机构才有权利开具相关证明，办理相关事项。

因此，无论是高校还是学生都要重视毕业生的档案，使毕业生的档案发挥应有的作用，更好地为学生，为社会服务。

参考文献：