二级档案管理办法范文
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第1篇
关键词：档案管理人员；工作关系；处理
高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。
1 几种工作关系现状分析
虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为：
总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。
1.2 档案管理人员工作方式显得较为单一
由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。
1.3 档案管理人员之间的交流互动较少
高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。
2 关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性
2.1 关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量
文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续。保持文件流转的一致性，提高归档文件的质量。
2.2 关注和协调好与二级单位的关系，能确保档案门类齐全完整
高校十大类档案大都有相对应的预立卷单位，比如：党群行政对应党办（校办）、教学对应教务处、科学研究对应科研处、基本建设对应基建处、仪器设备对应设备管理处、出版对应杂志社、外事对应外事处、财会对应财务处等，其他二级单位相对十大类档案预立卷单位而言，与档案馆的工作互动显得没那么有规律性。但实际上，像党群类档案，就包含了纪检、组织、工会、党委统战部、团委、党委宣传部等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料；行政则包含了人事、监察审计、武装保卫、总务、图书等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料，也就是说，高校档案所有门类实际上是和校属二级单位都有关系的。为了做好高校档案工作，丰富档案馆藏，筑牢档案工作基础，档案管理人员要学会和二级单位领导和兼职档案员打交道，取得各方面的支持，要依靠有关档案管理规章制度和档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一，确保档案门类的齐全和完整。
高校的档案事业可以说是全校各单位、教职工共同的事业，因此，高校的档案要依靠校属各单位和一代代上至校领导重视关心，下至普通教职员工共同积累而形成。具体可以采取以下措施： （1）加强工作指导。《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）出台后，各省纷纷出台了相关细则，江西省就把高校档案管理部门应具有的行政职能写进了细则条款。档案管理部门要建立档案工作网络，与二级单位的工作联系制度，很好地履行对全校各单位档案工作指导、管理、监督、检查的职能，使档案材料的移交形成良好规律；档案管理人员应加强与二级单位领导和兼职档案员的工作联系，采取上门和电话催交相结合的方式，不厌其烦地做宣传、做工作，给二级单位领导和兼职档案员上紧发条，到了时间就按规定及时移交档案材料；另外，档案管理人员还要经常性到二级单位进行档案工作的指导，把国家、省、市以及学校新的档案工作精神传达到单位的领导和兼职档案员，对工作有困难的单位要耐心地进行讲解指导，传授档案工作方法，一次不行两次，两次不行多次，直到二级单位兼职档案员能很好掌握要领，移交符合规定的档案材料为止。（2）加强业务培训。《办法》中档案机构职能之一是开展学校档案工作人员的业务培训。而这里所指的档案工作人员应包括档案馆专职档案员和二级单位的兼职档案员。因此，高校档案管理部门除应加强对专职档案管理人员的业务培训，还应切实加强对全校兼职档案员的业务培训，尤其是十大类预立卷单位的兼职档案员。可以采取走出去，请进来的办法，请省档案局主管业务的专家领导来校开设讲座，组织兼职档案员参加省档案研究会举办的业务培训班，分期分批前往外省高校参观学习先进管理理念和经验等，有条件的甚至可以出国考察，只要是对推动学校档案工作发展有利的都可以去尝试。（3）加强监督考评。《办法》第14条规定：高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。现在有些高校已逐步尝试建立了对校内二级单位档案工作的年度检查考评制度，对考评情况好的单位进行适当奖励，对不重视档案工作，不认真贯彻落实档案工作的单位予以通报。在此基础上，高校档案馆还可以进一步健全和完善档案工作年度考核与评估机制，细化指标体系，使之更具操作性。
2.3 关注和协调好与档案同仁的关系，能有效促进整体工作水平提升
我们这里所指的档案同仁既包括本校档案馆同事，也包括省档案局主管业务部门和外校档案界同仁两层含义。高校的各个部门和岗位只是分工的不同，没有高低贵贱之别，档案管理人员不应妄自菲薄，觉得自己在教辅部门工作，处于从属地位，不被关注和重视，产生自暴自弃的心态，而应加强学习，积极思考，充分认识到高校档案工作的重要性，爱岗敬业；学会以平常心态面对人和事，尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，获得领导和同事的信任，营造和谐的办公环境，注意工作的有效衔接，在领导的指导和同事们的大力支持、协助下，集思广益，做好档案管理工作，实现真正意义的分工不分家，小分工大合作。同时，还应注重加强与上级业务主管部门之间和其他高校档案同仁之间的业务交流，通过交流，及时了解和掌握政策，获取信息，总结经验、特色，查找不足和差距，取长补短，共同推动高校档案工作迈上新台阶。
档案管理人员是高校档案管理工作政策的贯彻者、执行者，档案管理人员的管理水平决定着档案门类的齐全完整，档案材料的保管质量，以及档案利用的效用和评价。因此，档案管理人员一定要有较强的为学校存史的档案使命意识，认真履行职责，提高服务质量。同时，还要关注和协调好与学校发文单位、校属二级单位、档案同仁等几种工作关系，工作中赋予前瞻性、掌握主动性，才能创造性地做好档案管理工作，使自己成为一名优秀的档案管理人员。
参考文献
[1]宋建玲 马学强 档案员应协调好三种关系.中国档案.2002.9
第2篇
关键词 高职院校 二级学院 档案管理
中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①
1 高职院校二级学院档案管理的范围
高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。
1.1 党务行政资料的归档
包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。
1.2 教学常规资料的归档
包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。
1.3 师资队伍资料的归档
包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。
1.4 实验实训资料的归档
包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。
1.5 学生管理资料的归档
包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。
2 高职院校二级学院档案管理的重要性
随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。
3 高职院校二级学院档案管理存在的问题
（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。
（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。
（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。
（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。
4 高职院校二级学院档案管理的建议
（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。
（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。
（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。
（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。
（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。
（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。
5 余论
随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。
注释
① 金华丽.高职院校二级学院学校档案分类方法初探[J].文教资料，2007（5）.
第3篇
随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。
二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化
制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理
