档案整理知识范文
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第1篇
【摘要】新时期，文书档案管理工作必须要与时俱进，使自身的发展与社会发展节奏相适应，并通过不断地开拓创新，提高档案整理和归档质量。为了进一步促进文书档案管理改革工作的有序开展，强化和规范档案管理工作，本文先着重分析了现阶段文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出一些提高管理质量的策略。
关键词 新时期；文书档案；年度整理；归档；质量
文书档案年度整理归档工作是一项最基本的档案业务工作，在基层各单位档案工作中占据着非常重要的地位。文书档案归档质量的好坏是一个单位档案工作水平的具体体现，它对于档案利用工作的开展具有非常重要的影响和意义。近年来，我国通过各项政策来促进文书档案立卷的改革，大大提高了文书档案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 号令”的实行，要求更加重视年度整理归档工作。但是从现阶段文书档案管理的细节上来看，仍然存在一些亟待改善的环节。
一、现阶段文书档案管理中存在的问题分析
（一）重视程度不够。一些单位的领导对文书档案管理工作的重要性没有足够的认识，因此在工作中也并不重视这方面的关注和投入，从而导致文书档案管理工作的资金投入和人力投入都比较匮乏，那么工作质量就难以得到有效的保障。再加上文书档案管理方式比较落后，管理人员与外界的联系比较少，知识结构更新缓慢，从而导致文书管理工作的效率和质量都比较低。
（二）文书档案收集存在困难。在实际的管理中我们可以看到，一些科室忽视了对文书档案的收集和整理，这主要是由于单位领导存在“重经营、轻档案”的错误思想，在这种情况下，就容易导致工作人员工作的积极性和主动性低下，在文书档案收集方面不用心、也不认真，档案的完整收集存在较大的困难，难以与档案的年度整理归档工作有机衔接起来。
（三）文书档案管理人员综合素质不高。很多机关单位由于不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员的培训进行较多的投入，长期缺乏专业的理论知识培训，这样就会使职工在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。
（四）现代化程度比较低。因为经费投入不足等原因，导致很多机关单位库房的设备难以满足文书档案管理标准的最低要求，档案安全保管的标准和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因。
二、新时期提高文书档案整理归档质量的策略分析
（一）提高领导对文书档案管理的重视。在各单位的管理过程中，文书档案管理都是必不可少的，领导要充分认识到这一点，并在全体职工中大力宣传，把文书档案工作作为提高机关单位整体管理水平的一个重要途径，使全体职工都要有较高的档案意识，及时把档案材料上交整理存档。严格按照有关标准和要求完成公文处理和立卷归档管理工作。与此同时，在档案的管理工作中，领导要经常给予正确的指导和必要的督促，帮助工作人员解决文书档案管理中遇到的问题，进一步做好文书档案工作。
（二）提高文书档案管理工作人员的综合能力。一支高素质、高质量、高水平的工作人员队伍是新时期做好文书档案管理工作，提高管理质量和管理水平的必要条件。针对这一情况，各单位必须要做好理论教育和情感教育，一方面通过理论教育和思想指导，加强文书档案管理工作人员对国家文书档案管理各项规章制度的认识和了解，从而有效促进工作人员档案意识和思想觉悟的提高。另一方面，要对文书档案管理人员的专业技能素质给予充分的重视，通过各项培训工作来促进职工专业素质和技能的提高，为新时期文书档案管理提供人力资源支持。
（三）提高文书档案管理工作的现代化程度。科技化和信息化是时展的潮流趋势，所有行业都开始将信息技术应用于本行业中，使其更好地推动行业的发展和进步。文书档案管理也是如此。在今后的档案管理工作中，要顺应时展的潮流，将信息化技术充分应用于文书档案管理工作中来，例如办公自动化手段应用到文书档案管理中可以实现办公文件快速传递和分享，从而使文书档案的整理和归档效率得到大大的提高，最终实现真正的文书档案管理信息化。
总的来说，在各单位管理工作中，文书档案管理都是必不可少的部分。新时期，信息技术飞速发展，并在各个领域得到广泛的应用，这就为文书档案管理提供了一个新的发展机遇。各单位的领导要正确认识文书档案管理工作的重要性，并加强这方面的资金、人力等方面的投资，通过创新管理方法，完善管理制度，促进文书档案管理工作逐渐向现代化、规范化和高效化的方向发展。
参考文献：
[1] 丁宇欣. 提高档案归档质量, 促进档案事业可持续发展[J].华章,2011,(6):186-186.
[2] 温力伟. 文书档案归档立卷工作应解决的问题[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）,2010,(2):184.
[3] 吴红红. 切实提高文书档案年度整理归档的质量[J]. 档案与建设,2010,(9):57-58.
第2篇
一、知识产权的产权特征
知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。
正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
如在整理专利申请文件过程中，就需要把所有具有原始凭证作用的文件都收集完整，一些看起来没有什么意义的文件、如寄发专利申请时的挂号信收据、专利审查机构向企业寄发专利文件时的信封、寄发各种费用（如申请费、专利申请维持费、注册费、年费等等）时的费用凭证和专利审查机构出具的费用收据等等，实际上都应当作为专利档案的收集内容。因为这些看起来好像没有什么作用、但是实际上可以证明专利申请过程完整性的文件，在必要时就是具有法律效力的有力证据。而那些侵权人所形成的文件是不可能具备这种完整的证据链特征的。
第3篇
一、重要性
在我国人力资源管理中，人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料，是一个单位人力资源管理中的关键环节，同时，档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益。
（一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判。
（二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要。
二、人事档案管理弊端
现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。
（一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。
（二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。
（三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。
三、档案管理对策
（一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容，还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。
（二）积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用，我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是，除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先，档案信息资源没有进行有效整合。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即信息资料的收集、记录与查找的功能，而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。为此，要提高信息化、数字化建设的意识，加大基础设施投入，建立标准化、规范化的管理制度和措施，加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事档案方面的业务建设。如今，在市场经济不断发展完善的国情下，人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰，来更好地为市场经济机制服务。人事档案就是在市场经济机制下，尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构，可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担，节省在人事档案管理方面的成本，使人事档案管理工作更加优化。
除了以上三点之外，我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设，堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外，在不影响相互档案信息保密性的前提下，我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作，这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。
（四）加强档案人员培训力度。在目前基层人事档案管理的团队当中，缺乏熟悉业务知识、同时又能够精通相关网络技术的综合型人才。所以人事管理部门应当对档案部门的管理人员加强综合培训，培训内容包括了管理软件的应用、计算机的日常操作以及数据库的维护、图像的处理等等，同时加强业务素质与能力培训，更新档案管理人员的专业知识结构，进行相关考核后发放管理证。建议在未来开展信息化的档案建设过程当中，基层所有档案管理工作人员务必持证工作，不断学习关于档案建设的理论知识，全面提高人事管理部门档案建设团队的综合素质。
