档案的数字化管理范文

前言：我们精心挑选了数篇优质档案的数字化管理文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、房产档案数字化管理的内容

1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。

2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。

3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。

4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。

5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

第2篇

1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

第3篇

关键词：档案信息安全；数字化；管理

档案信息的管理关系到整个部门、单位、行业甚至国家的信息安全问题。目前，档案信息的数字化管理模式已经广泛应用于各行各业之中，这时，数字化管理对档案信息的安全保障系统是否完善成为数字化管理模式发展和完善自我的关键点。

一、采用数字化模式对档案信息进行安全管理的重要作用

随着计算机管理技术、数字化管理技术的飞速发展和不断革新，其功能不断增强，涉及领域不断拓宽，计算机数字化管理技术逐渐融入人们生产生活以及各行各业之中，为行业内的发展与创新创造了更多的可能性，为行业的整体发展铺设了良好的平台；同时，计算机数字化管理技术也为行业间的交流与链接提供了可能性。档案信息是一个单位或企业非常重要的信息，是商业机密，其安全性必须得到保证，否则，企业的发展甚至生存都将受到严重影响。将数字化管理应用于保障档案信息安全中去，企业或单位的档案信息安全将得到更加强有力的保证，而且，档案信息的数字化管理模式是一种科学有效的管理体系，可以提升全体员工的积极性和参与程度。这样，企业或单位的凝聚力将得以提升，工作效率也将随之得到提高，企业或单位的发展与进步将得到保证。

二、档案信息存在的相关安全问题

档案信息的安全性受到多个方面的影响，例如自然环境方面的影响、技术方面的影响、管理方面的影响、国家政策方面的影响和社会形势方面的影响等。

（一）计算机网络引发的安全问题

如今，大部分企业的数字化档案信息管理都运用计算机进行运行和维护，企业所采用的计算机网络一般为互联网与局域网联合使用，内外联系却又相互分离和独立。局域网系统之间、局域网相对于互联网系统虽然属于相互隔离状态且设置了防卫措施和相关系统，但仍然不可避免会出现网络安全问题。

（二）外来产品和技术所具有的安全问题

我国的档案信息管理系统相关技术、产品、系统等的发展较西方发达国家比较落后。因此，我国的档案信息管理系统多为国外引进产品，从软硬件、应用软件、操作系统到数据库大都是进口产品。引入的产品未根据企业自身的实际情况进行一定的改动和调整，这将阻碍档案信息管理系统发挥其正常作用，也将导致出现一些安全问题。

（三）安全保障措施和系统不完善

随着计算机在中国的普及，计算机安全技术也日益成熟和完善，各种防病毒、杀病毒、防黑客入侵；安全漏洞扫描、检测和访问权限设置等技术正为计算机及网络安全保驾护航。但是，这些产品的完善程度和规范程度还有待加强，对于保障整个企业的档案信息安全的重任来说，还有很大的发展进取空间。不安全的网络环境加之未完善的网络安全保障系统的组合，使得数字化管理档案信息的安全问题频出。

三、使数字化管理档案信息趋向安全化的有效措施

（一）全面规划档案信息数字化安全管理

为提升数字化管理档案信息的安全性，对数字化管理档案信息活动进行全面规划具有举足轻重的作用。全面规划就是在对数字化档案信息安全性能进行评估后，预测安全风险，并综合考虑自然因素和社会因素等尽快制定出规避或解决该风险的策划和方案。这是一种有效的档案信息安全保障方式，能够使企业事先做好防范措施，做好应对风险的准备，以致在风险来临时能够快速应对、从容不迫。企业所遭受的创伤也将因此减小到最轻。同时，全面规划档案信息数字化安全管理，也能够协调各部门，加强部门之间的协作与交流，从而提升了企业的凝聚力，这对企业来说弥足珍贵。

（二）实行信息访问及操作安全控制机制

对档案信息系统的访问权限进行控制是数字化档案信息管理中常见的一种安全控制方法。它可以起到防止数字化管理中档案信息被非法访问和利用的作用。访问控制机制由几部分组成，各部分之间相互协调、共同作用。

1.档案信息数字化系统的访问权限控制。通常，数字化档案信息管理系统都设置有登录界面，登陆者需输入账号、密码和验证码等信息进行系统识别过程，其中若有任何一项不符合条件，该登陆者将无法进入档案管理系统。访问权限控制机制将能够进入系统与无访问权限的用户进行分类，这是信息安全系统控制机制的第一道防线。

2.档案信息数字化系统的操作权限控制。档案信息数字化系统的操作权限控制就是对不同用户所能够观看的系统内信息、所能操作执行的系统内文件、设备进行分类设置。例如：校园教务管理系统就对学生和管理员进行了分类设置，学生只拥有阅读与复制档案中某一个文件的权限，而管理员具有更改所有文件信息和限制学生登录系统的权限。3.信息分类和信息安全控制。在对档案信息进行数字化管理时，管理人员应将信息整合成不同文件、目录，并为其设定访问属性。不同用户在对档案信息进行访问时对应不同的访问信息控制表，用以在网络系统内部根据此控制程序进行运行。属性可以控制用户访问、复制、剪切、删除该文件信息的权限，以保证档案信息不被随意篡改，防止用户误删文件或信息导致系统出现问题，影响档案信息的真实准确性，同时也对数字化档案系统的安全性能造成负面影响。

（三）实行信息传输安全控制机制

1.进行实施网络监测。数字化档案信息管理系统的管理员应对网络进行实时监测，对服务器进行设置，使之记录下用户访问档案信息系统的情况。对不正常访问情况，服务器应及时进行报警，使管理员能够收到消息尽早做出维护工作和防范措施。如果有不法用户试图强行进入系统，服务器应自动记录其尝试次数，当到达一定次数时将该账户锁定。

2.对网络节点和端口进行控制。为强化数字化档案信息系统的安全性能，可以在网络服务器端口应用自动回呼设备，加之静默型调制解调器进行保护，且可以采用节点加密形式进行身份识别。用户在登录系统时需要出示将能够证实其身份的验证产品，例如：U盾、磁卡。安全秘钥等，待系统对登录信息和验证物进行搭配与核实后方可进入。这提升了安全指数，增加了一些非法用户破解用户信息登入档案管理系统的难度。

3.对档案信息进行加密处理。数字化档案信息具有不完全公开性的特点，为了维护系统的这一特性，可以辅之以信息加密技术对档案信息安全性能加分。对信息加密的方法多种多样，信息加密后的严密程度取决于安全密钥的长度。对信息加密的方法使通过各种各样的加密算法组合起来形成的，对信息加密的方法能够满足以小成本低代价提供高效用的安全保护功能的需求和目标。

（四）数字化档案信息管理员自身的信息安全控制

数字化档案信息管理员是接触档案信息最全面的人员，也是具有更改、删除、添加档案信息权利的人员，是档案信息的管理者、守护者，是档案系统的运行者，同时也是数字化档案信息安全问题的制造者。管理员自身的档案信息安全意识和安全问题处理能力都将对档案信息以及系统造成直接影响。若管理员自身对相关法律法规概念不熟悉，对档案信息管理的规范和标准等定义不清晰，将直接增加数字化档案信息管理的安全风险系数。因此，应定期对管理人员进行专业技能培训和安全意识塑造，监督管理员熟练掌握数字化档案信息安全管理的相关内容、要求和方法。综上所述，在对档案信息进行数字化管理时，保证档案信息的安全是重中之重。因此，应从多个方面进行控制和预防，对出现的安全问题进行及时彻底且科学合理的解决。

参考文献

[1]李旭,薛真真,黄湘武,张韬.企业数字化档案信息安全管理研究[J].机电产品开发与创新,2010,9(23):64-65.