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1、人事行政部作为参观接待的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
2、商务部及董秘办作为来宾接待部门,负责配合人事行政部的接待工作,及时提报、反馈来访信息,全程接待来宾参观。
3、安全部作为公司环境安全维护部门,负责维持实验室环境安全。
4、项目管理部及各研发部门负责接待配合工作。
二、参观准备
1、来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后,及时传递信息至人事行政部:如因时间紧急,应及时电话通知人事行政部负责人。
2、人事行政部及时了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、来访目的和要求。来宾信息由来宾接待部门提供,来宾对接部门应及时将信息反馈至人事行政部。
3、人事行政部收到确切信息后,及时通知各部门负责人。
4、被参观部门根据来宾数量在现场准备相应的白大褂、护目镜及口罩等要求穿戴的防护措施。如参观人数较多,数量不够的情况下,提前一天至仓库申领。
5、参观当日如来宾要求进入实验区域参观,接待人员告知来宾注意事项并穿戴白大褂、护目镜等防护用品。
6、各部门应在来宾到达的前一天对自己部门的实验室按照《实验室卫生管理规范》进行全方面的卫生整理并保持整洁。
7、安全部于来宾来访前一天以及当日前进行全公司的安全、环境及卫生检查。
8、项目管理部保洁员配合各部门进行卫生整理(如地面、玻璃门等保洁员职责范围内的工作内容)
三、会前准备
1、收到会议通知后,首先确认会议要求,准备会议前工作。确定会议出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。
2、工作人员要做到以下几点:
2.1仪容仪表:1)着装整洁,不穿拖鞋。2)不要浓妆艳抹。
凡事预则立,不预则废。党政机关公务活动繁多,一个一个接踵而来,领导公务繁忙常常应接不暇,每项公务活动如果没有一个好的计划,势必顾此失彼,搞得一团糟。围绕如何为来执行公务的各级领导提供优质高效的服务,党政机关公务接待方案便应运而生.党政机关公务接待方案作用不可低估。一份安排合理、贴心周到、简便易行的公务接待方案,可以明确相关部门或工作人员的责任,防止有的部门或工作人员推三阻四“踢皮球”;可以便于领导统筹安排各项工作和时间,节约人力、物力和财力,可以使工作有的放矢,有条不紊,避免临阵忙乱,提高工作效率;也可以彰显一个单位谋事、处事的能力,从而提升单位形象。
一、党政机关公务接待方案的特点
1、内部性。党政机关公务接待方案不像请示那样要上报,也不像通知那样要下发,它成文后只在相关单位内部周知执行,不编发文字号,不套文件头打印。
2、计划性。相关公务接待需要做哪些事,要周密考虑。先做什么,后做什么,要列出详单。非特殊情况,经办人员不得擅自变更执行。
3、具体性。公务接待的每一事项,从何时开始到何时结束,由何人承办,在何地举办,都要写得很具体,一目了然,免得火烧眉毛之际还得去调兵遣将。
4、政策性。制订的公务接待方案要符合政策法规,不能随心所欲。比如,不能安排警车开道的上级领导就不能有警车开道一项;不能有安排领导去高档娱乐消费场所消遣一项;不能有赠送高档纪念品给上级领导一项。
5、针对性。在一起公务活动中,要看来的是什么领导,是来做什么事,要达到什么目的,有针对性地制订接待方案。如上级领导主要是来了解甲事,你就不能洋洋洒洒汇报乙事;领导就餐喜欢喝点红酒,你就不能安排上白酒。
6、事务性。公务接待方案是一种事务性文种,它必须在写作过程中一边联系一边落实才能下笔,一些重大事项还要先请示本单位领导再下笔。如果关起门来写接待方案,某某宾馆已客满,你还安排上级领导去住;本地某某领导在外出差,你还安排他去讲话,这样就不行。
二、党政机关公务接待方案的结构
党政机关公务接待方案的结构一般分标题、导语、主体、结尾四个部分。为了简洁明快,有的公务接待方案开门见山不写导语。如只涉及到由本单位独自去负责公务接待,结尾部分的拟文单位也可不写。对小型公务接待活动,接待方案大多写成表格式,表格式简洁直观,一目了然。如是召开党代会、人代会、举办纪念活动等大型公务接待活动,接待方案大多写成文本式,文本式便于分门别类细致筹划,不受表格框架的限制。
三、党政机关公务接待方案主体部分应具备的基本内容及写作要领
党政机关公务接待方案主体部分是接待方案最重要的部分,因此,本文重点探讨一下主体部分应具备的基本内容及写作要领。为便于讲述清楚其要领,主体部分归纳为以下几个内容来阐述。这并不是说写接待方案一定就要按所分述的内容一项一项地去写,而是要根据相应接待事项把所述的内容灵活穿插,有机结合,进样行起文来才简洁流畅。党政机关公务接待方案主体部分应体现以下内容:
1、接待时间。要写清每项接待事务的起止日期,日期年月日要写全,时间要精确到点到分。如1o月5日至10月10日不宜写成10月5日-10日,以免造成误解。也不能把时间写得过于模糊,如把时间写成某日上午、某日晚上之类的,就会让人无所适从。
2、接待对象。至少要写明每位来宾的姓名、性别、职务、工作单位,以便于确定接待规格,安排对口接待,安排食宿事宜。
3、接待地点。每一项公务在哪里进行要一一写出来。如在哪开会,在哪分组讨论,到哪慰问困难群众,到什么单位调研,都要写个明明白白。
4、接待事项。本次公务接待来宾指定要做哪些事项,在安排做好来宾指定事项的基础上,还要结合本地实际为来宾做什么事,提供哪些服务,要逐项写清楚。
5、食宿安排。要本着有利于公务开展,照顾来宾生活习惯的原则,落实好食宿事宜。安排的住处要交通便利,洁净静雅。每餐的菜谱是什么,必要时得征求来宾意见,以免不合来宾的胃口。不是同一级别和职务的上级领导,不宜把他们安排在同一房间就寝。早、中、晚餐分别要安排本地哪些领导来陪同就餐,也要落实到人头。
6、通讯联络。要确定专人负责通讯联络及调度工作,由他们负责研究确定参会人员、礼仪小姐,通知督促相关人员按时到会。遴选参会群众代表或考察单位要有广泛性、代表性。确定陪同人员,其职务、工作分工一般要和来宾对口。出现意外情况,要及时组织协调。
7、材料准备。公务活动也少不了要写材料,如有些场合耍写欢迎词、祝酒辞、汇报材料等。材料以谁的名义写,写何时以来的事,由何人撰写,何人审定,何人印发,印发多少份,何时完成等等都要写清楚。
8、车辆安排。如果来宾没带车辆或车辆不够用,要安排车辆接送来宾,并保持车况良好,燃油充足。对首次来的来宾,因不熟悉本地情况,要安排合适的领导去合适的地点迎接。要具体写
清安排何车何人何时去何地接送来宾。
9、安全保卫。对重要来宾,要安排保卫人员、保健医生以备不时之需。如在什么时候在什么地段实行交通管制,安排谁在哪些地方、哪个环节进行安全检查等等,要写清楚。
10、宣传报道。要写清安排何人在哪些地方悬挂什么横幅,张贴什么标语。为谨防泄密失密事件发生,在公务活动的哪个环节要请哪个媒体何时参加,要重点宣传什么内容,新闻稿件由谁把关,也要作出安排。
一、接待范围
(一)国家、省、市扶贫开发系列领导及随行人员。
(二)兄弟县市(区)扶贫开发负责人和随行人员。
(三)乡镇扶贫开发办公室主任及工作人员。
(四)领导批示安排接待的客人。
二、接待原则
(一)定点接待原则。主要接待安排在清江花园酒店。接待用车主要由综合股安排。
(二)热情节俭原则。既要热情周到,为宾客提供优质服务,又要严格执行接待标准,勤俭节约,杜绝浪费。
(三)严格审批原则。各项接待任务必须报办公室分管领导审批。未经批准,不得擅自安排接待。
三、接待程序
(一)领导批示
接到领导指示或宾客来预告函电后,由综合股送分管领导签署拟办意见,报主要领导批示。按照批示意见由相关股室负责宾客接待的统筹、衔接、安排等相关具体工作。
(二)制定方案
国家、省、市扶贫开发系列领导来检查、调研,市以上重大会议在召开,相关股室必须拟定接待方案(或会议指南),报分管领导及主任审批,副厅级以上领导来要拟定接待方案报县接待办统筹领导接待。