前言:我们精心挑选了数篇优质工作内容汇报文章,供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发,助您在写作的道路上更上一层楼。
我局根据市局《关于开展金融内控与风险防范剖析检查的通知》的文件精神,成立了检查小组,由***局长为组长,***副局长为副组长,成员有:安保干事、农村邮政检查员、储汇管理员、储汇稽查员和八个联网网点的班长、支局长,依据《**省邮政金融资金安全检查处罚试行办法》、《**省邮政储汇业务稽查方案》(修改稿)和《**省邮政金融中间业务稽查方案(试行)》等相关规定,对邮政金融内控制度、相关业务规章、操作规程、会计帐务处理和管理制度执行,以及各类人员履职和安全设施等情况进行逐一剖析检查,并在剖析检查中坚持“四不放过”的原则(即风险隐患不查清不放过、原因分析不透彻不放过、全体职工不受教育不放过、整改措施不落实不放过),对发现问题逐一研究,以点带面,逐一解决,以此堵塞漏洞,消除隐患,提高全员防范邮政金融资金风险能力,确保邮政金融资金安全完整,促进邮政金融业务的持续稳定健康发展。
一、基本情况
截止9月20日,全县邮储余额17636万元,净增余额1996万元,
完成全年计划的62.37%,点均余额2204.50万元,活期比重31.33%;保费383万元,完成全年计划的93.41%,每月工资500多万元,每月代收税40多万元,1-9月份无案件发生。
二、自查和剖析检查
1、综合管理
(1)、县局储汇资金票款安全联席会议领导重视,按期和定期召开,会议议题明确,经营思路清晰,措施要求具体。
(2)、局长按期和定期召开了储汇资金票款安全联席会议,对存在问题有整改措施和要求。
(3)、分管局长按月填报检查报告书,并按月对储汇稽查员、农村邮政检查员、安全保卫人员、储蓄会计的检查报告书均进行了审签,提出了建议意见及要求。
(4)、储汇稽查员的履职情况:
按年制定了储汇稽查计划,认真开展了储汇稽查工作,并认真填写了原始稽查记录、稽查记录1-9表,按月填报了储汇稽查报告书,检查网点有走访用户记录。
(5)、安全保卫的履职情况:
按月填写了安全保卫检查报告书,检查内容齐全,检查发现的问题敢于逗硬考核;
(6)、农村邮政检查员的履职情况:
按月填写了农村邮政检查报告书,检查内容较为全面,查账记录齐全,对代办所、投递人员的检查较落实,有走访用户记录。
2、检查储汇会计和储汇出纳的检查:
(1)、核对7-8月份邮储、电子汇兑银邮余额、7-8月份邮储、电子汇兑资产负债表银行余额,银行对帐单余额,出纳银行日记帐余额、出纳收支日报余额,帐帐相符。
(2)、检查现金支票:转账支票。印鉴管理:现金支票,转账支票由储汇出纳保管,出纳印鉴,会计印鉴由各自管理,财务提款专用章由局办公室秘书保管;建立购买支票登记簿,作废支票及时上交会计,现金转账支票连号使用,储汇出纳账簿无挖、刮、擦、补,账页无撕毁现象,改账符合要求。
(3)、会计每月到银行领取对账单,按月对银行账单进行勾核。
(4)、会计未按频次对网点业务指导和检查。
4、金库管理检查:
(1)、现场盘点出纳库存现金账实相符。
(2)、按规定建立了金库“五大簿”,但金库、票库值守由于条件所限未落实双人二十四小时值守。
(3)、储汇出纳和综合出纳轮岗,金库内铸铁保险柜钥匙交接未在钥匙交接本上登记交接。
5、储蓄事后监督,电子汇款事后检查:
(1)、储蓄事后监督:盘点重要空白凭征管理账实相符,密码设置严密,管理完好,审核勾核不到位,报表有漏加盖审核人员名章的情况。
(2)、电子汇款事后检查:盘点重要空白凭证账实相符,对手工网点收汇、兑付及时进行了补录,审核勾核不到位,报表有漏加盖审核人员名章的情况。
6、中间业务检查:
(1)、养老金。工资由委托单位先将的资金转入县局指定的账户,出纳收到进账单后,将单位的细表交给网点,网点通过中间业务平台做代字业务处理。会计、出纳做相应账务处理,每月工资500多万元。
(2)、保险业务,各网点按天缴款,会计按天收款,凭证次日结清,截止9月15日共计保费383万元。
(3)、代收税款,建立重要空白凭证登记簿,通过现金收缴和储蓄代扣进行,按月与税务部门结清账务,每月代收和储蓄代扣税款40多万元。
7、押运钞管理:
(1)、现场检查运钞车车况较好,运钞中严格执行了规章制度未
搭载无关人员。
(2)、防爆枪、弹分管落实。
8、县局中心机房管理:
机房建立了设备管理制度、安全保密制度、系统维护管理制度、机房管理制度、监控设备管理办法等制度并上墙,严格执行了无关人员不能进入机房制度。
9、储蓄联网点的剖析检查:
(1)、大石支局:
a、银行余额113097.44元,核对银邮余额相符,支局无手工银行日记账。
b、密码管理:己按规定设置储蓄台席“三级”密码和电子汇兑密码,但执行有一定差距,现场检查储蓄普柜、综柜是普通柜员一个人掌握使用,三级密码成了二级密码,存在安全隐患。
c、大额存取款预约登记不规范,无大额存取款登记,新开卡登记簿7月—9月无记录,现场检查营业情况处理业务质量较差。
(2)、孔京支局:
a、按月按频次对支局进行了安全防范设施检查,按月召开了内控制度学习,但学习记录不全。
b、金库管理,己按规定建立了金库“五簿”,但在执行中有一定差距,经手人姓名字迹潦草,金库、票库钥匙交接登记不及时。
c、支局长履职情况,未按日及时审核缴拨款单、储蓄日报单和电子汇款日报单,缴拨款单签字潦草,对盘点现金查账节目不全,未对储蓄查帐,乡投员有时利用逢场天有坐堂收费现象。
d、大额存取款登记与大额预约登记不符,未严格按大额预约登记制度执行,营业室现金超限未放入铸铁保险柜。
e、执行储蓄“三级”密码管理较差,普通柜员和综合柜员是一个普通柜员保管使用,存在安全隐患。
(3)、吴东支局:
a、储蓄营业员执行离柜签退或正式签退制度较差。
b、金库管理,已按规定建立金库“五大簿”,但在金库、票库出入库人员登记方面不规范,经手人姓名字迹潦草,出入时间不符。
(4)、双福支局:
a、金库管理,已按规定建立了金库“五大簿”,但执行有一定
差距,现金出入库登记簿未放入金库内的铸铁保险柜,金库内的铸铁保险柜未关锁,金库内存放有包裹和分发的报刊杂志,造成有其他工作人员进入金库。
b、大额存取款登记和预约登记不符,预约登记已按规定执行,
但大额支付未登记。
(5)、清江支局:
a、支局长履职情况:支局长未按频次进行履职检查记录,对
代办所、投递员未按频次进行检查,无走访用户记录。
b、乡投员、代办员到支局报帐未将结存委托代存单带到支局
销号核对结存数。
c、营业室卫生较差。
(6)、桂花支局:
a、支局长履职较差,未能规定检查频次对代办所投递员进行检
查和业务指导,未按日审核储蓄和汇兑日报表,对业务检查频次不够。
b、金库管理:按规定建立了金库“五大薄”等,但现金出入登
记未放入铸铁保险柜。
c、乡投员、代办员到支局报账未将结存委托代存单带到支局销
号核对结存数。
(7)、新新支局:
a、现场盘点金库结存现金和营业现金账实相符。
b、储蓄、电子汇款、重要空白凭证账实相符。
c、支局长履行检查内容不全,检查频次不够。
d、按规定建立了金库“五大薄”,但执行有一定差距,金库进
出入登记未按实际进出入频次登记。
(8)、县局邮政班:
a、班长的履职情况:对储蓄日报表和电子汇兑日报表,缴拨
款单审核不很落实,对安防设施的检查和查账频次不够。
b、营业室内的铸铁保险柜未使用密码。
c、未严格执行大额取款预约登记,大额预约登记与大额支付登
记不符。
三、整改要求及处理情况:
汇报材料是下级向上级汇报工作进展情况,或政策、法规、指示的贯彻执行情况时使用的文书。它的主要作用是帮助上级尽快了解工作情况,为正确决策特别是帮助解决工作中遇到的突出问题提供支持。下面是小编收集整理的单位中下级如何写出高水平汇报材料,欢迎大家阅读。
汇报材料是下级向上级汇报工作进展情况,或政策、法规、指示的贯彻执行情况时使用的文书。它的主要作用是帮助上级尽快了解工作情况,为正确决策特别是帮助解决工作中遇到的突出问题提供支持。汇报材料既类似于工作总结,也类似于报告。与工作总结相比,都有对某一地区、某一阶段工作回顾和经验总结的内容,但工作总结比汇报材料要更详实,理论性更强;与报告相比,都有向上级汇报工作的性质,但汇报材料不是法定文种,比报告更具灵活性,既可以是书面的,也可以是口头的。
汇报材料的主要特点:
一是客观性。汇报材料一般包括对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据,不能夸大其辞。
二是典型性。汇报材料是向上级汇报工作,因此,一定要把本地区、本部门工作中的典型经验介绍清楚,便于领导更全面、更深入地掌握情况。
三是针对性。汇报材料因领导的身份不同,检查工作的目的不同,内容也不同。另外,一般的汇报材料中,都会涉及存在的自身无法克服的困难的和问题,要求领导解决。因此,汇报材料要根据实际情况,突出针对性。
四是概括性。领导同志视察工作,不仅要听汇报,也要到实地查看。因此,根据其行程和时间,汇报材料不可能长篇大论,要尽可能简洁,要用最精炼的语言,把情况和问题说清楚。
汇报材料的分类,可以从几个不同的角度进行划分。
一是从汇报主体上划分:个人汇报材料。类似于个人总结和述职报告。主要是个人向组织、领导和群众报告工作情况、思想情况等。比如入党积极分子和预备党员向党组交的思想汇报,就属于个人汇报的一种。单位汇报材料。主要汇报某单位一定时期的全面工作情况,某项工作的进展情况或上级部署的贯彻情况。这是我们经常使用的汇报材料。如:2020年X月X日,X同志来X视察,我市准备的汇报材料,就全面汇报了市政府当年前6个月的工作情况,共包括三大部分:一是1至6月份全市经济运行情况;二是今年以来所做的主要工作,包括农村经济和税费改革、工业结构调整和高新技术产业化、城乡基础设施建设、企业改制、社会保障、优化发展环境,以及存在的问题和下步打算等;三是请省政府帮助解决的问题。
二是从内容上划分:综合汇报材料。也称全面汇报材料,汇报的内容是本单位某一时期的全面工作。如上文提到的向李成玉省长的汇报材料,内容就涉及政府工作的方方面面。专题汇报材料。汇报的主要内容是某一方面工作的情况。比如:2017年X月X日,X同志来X调研先进制造业基地建设情况,汇报材料就主要介绍了X先进制造业基地建设的筹备进展、初步成效和建议等,属于专题汇报材料。单项工作汇报材料。汇报的主要内容是某一项工作的情况。
三是从表达形式上划分:口头汇报材料。一般写成汇报提纲的形式,把汇报的主要内容以提纲的方式列出,单位领导在汇报时备用,以口头汇报为主。书面汇报材料。有时由于上级领导行程较紧,就将要汇报的内容写成完整的材料,交于领导,而不做口头汇报。
汇报材料没有固定的写作模式,根据上级领导的身份不同、分管工作不同、视察调研的目的不同,可灵活安排结构。一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。
一是标题。汇报材料的标题,常见的写法有三种:文种式标题,即只写《汇报材料》《汇报提纲》《工作汇报》等。公文式标题,单位+时限+事由+文种名称,如《X单位X年X工作汇报》,有时候也省略一两项形成标题,如《X年X工作汇报》《X市X工作汇报》。复式标题,由正标题和副标题配合组成,正标题概括文章的主题,副标题标明单位、时限、事由、文种。
二是抬头。也就是对汇报对象的称谓,一般写法是:口头汇报时,写明:各位领导;书面汇报时,写明:X领导或X部门。汇报材料的抬头,特别是口头汇报材料的抬头,有时也可以省略不写,由汇报的领导临时发挥,或者直入正题。
三是正文。汇报材料的正文,由开头、主体、结尾三部分组成。
1.开头。开头,又叫引语。一般要涉及以下内容:
一是表示尊重、感谢。对领导同志在百忙中到本地区、本部门视察调研表示感谢。比如,2017年X月X日,X同志来我市调研X先进制造业基地建设情况时,汇报材料的开头是这么写的:X省长一年内三次率省政府有关部门领导同志来X调研,充分体现了省委、省政府对X发展的重视、关心和支持。在此,我代表X市四大班子和全市人民表示衷心地感谢!这样开头,充分表达了对上级领导的尊重和感谢。
二是对整体工作情况的概括性叙述。便于领导掌握面上的情况。在综合汇报材料中,这部分内容一般要在开头体现出来,是对整体工作的自我评价。在专题调研中,根据领导身份不同,这部分内容可写可不写。比如,上面提到的X省长来X调研X先进制造业基地建设情况时,在汇报材料开头对X省长表示尊重和欢迎之后,还概述了前6个月主要经济指标的完成情况。这样写可以使上级领导对X的经济形势和整体工作情况有所了解。
2.主体。主体部分是汇报材料的中心内容,这部分内容安排的得当与否,是汇报材料成败的关键。概括来讲,主体部分一般要包括工作成效、做法、经验、体会、问题、下步打算、建议等内容。在具体内容的安排上,不必面面俱到,要根据具体情况,有所侧重,安排内容要考虑以下几点:
一是根据领导者的身份来合理安排汇报材料的内容。在写汇报材料之前,要搞清楚上级领导是负责全面工作的,还是分管一方面工作的。根据分管工作的不同,来确定不同的汇报内容。对负责全面工作的领导,要准备综合汇报材料,内容要求全面充实,以反映本单位的整体工作情况。对负责一方面工作的领导,可简要介绍本单位的整体工作成效,重点介绍其分管方面工作的情况。比如:去年,X、X等领导分别到我市视察调研工作,我们在准备汇报材料时,各有侧重。对X的汇报材料,以政府全面工作为主,对X的汇报材料以农业和农村工作为主。
二是根据领导视察调研的目的来合理安排汇报的内容。要弄清楚领导视察调研要重点了解哪些方面的情况,根据领导所需来准备汇报材料。比如,初任的上级领导到基层调研,一般要了解本地的全面情况,包括自然、经济、人文等方方面面。所以在准备汇报材料时,就要安排地理位置、自然资源、经济特点和发展情况、社会事业等方面的内容。领导要着重了解一方面工作,或某项政策贯彻落实情况的,要重点安排这方面的内容。
三是根据会议的目的来合理安排汇报内容。要搞清楚汇报材料是在什么类型会议上使用的,会议要解决什么问题,据此安排汇报材料的内容。比如,2016年X月X日,省政府在新乡召开了企业改革和非公有制经济发展座谈会,X市作了汇报发言。在准备材料时,我们着重安排了企业改革的进展、做法、打算,非公有制经济发展的做法、成效、打算,以及为推进企业改革的顺利进行和非公有制经济的快速发展所釆取的保障措施等内容。再如,考察归来后所召开的汇报会,所准备的汇报材料,就要重点安排所考察地区的基本情况,成功经验,存在的差距,要学什么,如何推广他们的经验等内容。
汇报材料的主体部分常采用以下结构形式:
一是分部式。即按照“做法——成效一经验——问题——打算——建议”的顺序,先写主要工作情况,即做了哪些工作,取得了什么成绩,总结了哪些经验、存在的主要问题是什么,有什么工作打算,有哪些好的建议。这种写法将汇报材料分成了几个大部分、依次来写。为了做到眉目清楚,每个部分可用小标题,或者用序号列出。这种写法的好处是容量较大,眉目清楚。比如,上文提到的X同志来X调研先进制造业基地建设情况时,我们准备的汇报材料,就采用了这种结构形式。第一部分,主要写了在先进制造业基地建设方面所做的主要工作;第二部分写了取得的初步成效;第三部分写了几点建议。
二是阶段式。这是把要汇报的工作按时间顺序划分成几个阶段来写。每个部分把其中一个阶段的工作情况、经验教训结合在一起来写。采用这种纵式结构,全文脉络清楚,便于突出工作的发展进程和每个阶段工作的特点,适用于有明显阶段性的工作汇报。如某工程建设指挥部的汇报材料,第一部分,规划阶段的情况;第二部分,拆迁阶段的情况;第三部分,建设阶段的情况;第四部分,目前存在的主要问题;第五部分,几点建议。
三是并列式。以工作项目为序分条列出,各条具有相对的独立性。这种结构形式,使人一目了然,而且,可以根据实际情况,增减条目,容量较大。一般适用于综合汇报。这种结构形式是我们最常用的结构形式。比如,2015年X月份,X同志来X调研时的汇报材料就釆用了这种结构形式。共分4个部分,一是我市今年经济社会发展目标和主要工作任务;二是今年第一季度的工作情况;三是当前我们正着力抓好的工作;四是需省协调解决的问题。
3.落款。汇报材料的落款,一般要写上汇报人姓名和成文日期。署名、日期可放在标题之下,也可以放在文章末尾
汇报材料的写作要求:一是观点要鲜明。不拐弯抹角,模棱两可,含糊其词,力争给听汇报者留下明确的概念。二是条理要清楚。中心是什么,讲几个什么问题,从几方面讲,讲哪些事例,都要安排妥当,使人听起来纲目分明,中心突出,晓畅易懂。三是事例要典型。汇报材料必须有充分的事例,但一定要精选,要有典型性。凡材料中引用的事例,都应尽可能具体,要把那些能够反映本质的细节,生动的情节和语言写出来。典型、生动的事例,常常会成为汇报材料的点睛之处,成为论证某一观点和领导上指导工作的有力依据。四是语言要口语化。尽量用口头语,说起来顺口,听起来易懂。
简单地说,汇报材料的语言特色要突出4个字,即谦、简、明、切。谦即谦恭。汇报材料是向上级汇报工作,不是向下级作报告。因汇报人和听汇报人身份的差异,决定了汇报材料的语言必须平和、谦恭,表现在语气的使用上,就是要多用说明性、陈述性的句式。即,以“了”为特征的句式。一般在“解决”“完成”“推动”“开展”“巩固”“克服”“取得”等动词的后面加助词“了”字,直接表示事情的完成时态,下面带宾语,如完成了某一工作、任务,解决了某一问题、困难,取得了某一成绩、进展等。而不能使用那些显示甚至夸大政绩的渲染性形容词或描述性语言,如“彻底解决”“极大推动”“巨大突破”“充分显示”之类。也不能使用向下级讲话时常用的祈使(命令)、指教、要求等语气。如:“必须X”“要X”“坚决X”“不准X”“严禁X”“禁止X”等句式。
简即简洁。领导同志视察调研工作,有其行程安排,不仅要听而且要看,因此,在向其汇报时,要尽量简单,要用最少的文字把情况说清楚。这就要求,在写汇报材料时,要尽量简洁。表现在语言特色上.,就是要尽量使用短句,尽量使用浓缩性语言。比如,年初我市确定了确定了“双百双十”的目标,在汇报材料中,“双百双十”的交待清楚之后,再涉及到“双百双十”时,就可以不再交待具体内容。
明即明快。汇报材料的语言要尽量体现出鲜明生动的特征,语言要尽量、口语化,以给听汇报者留下深刻印象。在具体操作时,可以用一些形象的比喻。如将引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”,把部门协作比作“大合唱”。
切即准确。领导同志都希望掌握准确的一手材料,因此在起草汇报材料时,一定要注意语言的准确性,尽力做到与事实相符,不可夸大与缩小。在定量表述时,要有准确的数字做支撑,比如一个地区的国内生产总值、固定资产投资、社会消费品零售总额、外贸出口、限额以上工业增加值、财政收入、城乡人民收入等重要指标,不仅要写绝对值,也要写增长速度。要注意词义概念的准确,比如对一个基层领导同志不可能说“作了重要批示”。要特别注意用好模糊语言,在特别情况下,模糊语言往往是最准确、周密的语言,如“取得了一定成绩”“尚有不小差距”之类,比用量化概念要准确、贴切得多。
当然,许多人写汇报材料,也存在一些弊病:
一是道理多,材料少。有的汇报材料通篇多是讲道理,切实生动的事例少得可怜,上级领导一般都不爱听。因为对领导同志来说,他们所希望的主要不是阐述道理,而是想多了解来自实践的大量的具体情况。出现讲道理多,讲实际情况少的原因,主要是汇报材料的撰写者本人深入不够,了解实际情况、搜集有关材料的功夫不到家,没有掌握大量的能说明问题的第一手资料和生动具体的典型事例。也有的是分析认识能力较差,不善于从大量的具体材料中,选取典型事例,而是厚“理'薄“事”。
二是平铺直叙,主次不分。对各种材料,各方面情况,一律平分秋色,并排罗列,结果是样样问题都讲了,但哪个问题也没讲透,重点也不突出,没有给人留下什么印象。究其原因,主要是对材料分析综合不够,事先没有明确汇报的目的,没有抓住中心,因此组织材料时,孰去孰留,孰繁孰简,没有一定标准,不能作出妥善的剪裁。也有的是汇报者本人总想把自己分管的那部分工作说的详尽些,借题发挥,结果冲淡了中心。还有一种情况,是汇报人本想把全面工作原原本本叙说一遍,由于时间所限,汇报到一定程度不得不舍弃一些内容,结果挂一漏万,甚至舍掉了主要的内容。
营销人作为企业一个管理相对松散、长期驻外的特殊群体,个人与团队、总部之间的沟通主要通过“工作汇报”的方式进行沟通,以保证信息的畅通与领导决策的准确性。但是现实中却经常出现由于营销人“工作汇报”能力不足的束缚,影响了信息的畅通与沟通的效果。
通过我们日常的团队工作汇报分析,我们发现营销人在日常的营销工作汇报中经常暴露以下几个问题:
1、思路不清晰。在整个营销汇报中没有汇报主线,使得接受汇报的人不能清晰的了解汇报人所阐述内容主题。
2、内容空洞。汇报的内容全部是概述性的语言或者理论术语类语言,没有足够的数据与案例作为支撑,使得工作汇报的内容成为空中楼阁。
3、缺少建树。汇报成为叙述作文,内容平淡,汇报者没有能够在自己的汇报中挖掘汇报内容中更深层次的结论形成原因与事件即将产生后果的评估。
4、缺乏解决问题的能力。汇报中仅仅提出了问题,但是没有能够向接受汇报者提供问题的解决方案或者建议性解决方案,使得我们的汇报“仅仅提出了问题,而没有解决问题”,显得整个汇报不够完整。
5、格式性错误。报告内容啰嗦,叙述方式直白,不能将接受汇报者的注意力有效吸引,汇报质量与效果不高。
一份高质量的工作汇报必须能够有效的回避上述问题,达到以下几项要求:
1、 汇报框架清晰,让听取汇报者对你要汇报的内容一目了然!整个工作汇报应该包括工作内容概述、经验总结与问题分析、工作改进建议及提案。
2、 有足够数据与案例作为汇报的后台支撑,使我们的汇报血肉丰满、更具说服力。例如我们提议一种市场运作模式比较成功,那么我们同时应当提交此种市场运作模式适应的环境、成功操作的例案,甚至包括市场操作的流程,针对个案的市场投入产出分析与评估等。
3、 形成结论,通过我们的对汇报内容的挖掘,找出事件形成的原因以及即将产生的后果,为接受汇报者提供决策指导与建议;我们在汇报中既要学会摆事实又要将我们要表达的问题进行提炼总结。
4、 提出问题并解决问题,针对我们的汇报与分析,提出合理化的销售建议与策略性观点,并就这些建议与观点提出有效或者建议性的解决方案与实施方案。
5、 采取有效的汇报方式与格式,来保证与提升我们的汇报效果。良好的汇报方式可以帮助接受汇报者更加清晰的了解我们的汇报内容,并能够增强对汇报内容的印象;比如PPT的现场汇报就比我们口头汇报或者WORD文本格式的汇报更加直观与有效,报表格式的汇报就比我们叙述性的汇报简洁与明了。
形成高质量的工作汇报应该注意的事项:
1、 前期的调研工作的开展。这是保证我们汇报内容充实、真实的关键,更是保证我们汇报内容权威与影响力所在。
2、 有效的数据积累。日常的数据积累是我们进行市场分析的依据,更是我们汇报的血肉组成。
3、 数据分析方法的利用。同样的数据,我们运用不同的分析方法可以为我们不同的观点阐述做支撑,这就需要我们采取合理的分析方法,例如数据的纵向对比、横向对比、数据的提炼及相关分析图表的借助分析发等等。通过数据分析方法的利用来有效提升我们汇报内容的生动性与直观性。
4、 汇报工具的利用。良好的工作汇报需要借助一些工具,例如投影仪、表单等。
从工作实践本身来讲,县安监部门工作也许是、基本上、很可能无可挑剔。但就工作汇报而言,问题就大了。那么,遇到这类情况如何汇报工作呢?如何写工作汇报呢?我认为,需要明确以下四个问题。
一是向谁汇报、汇报什么。
向谁汇报和汇报什么,实际上是一个问题。无论听汇报的人是谁,人家都是有明确目的而听的。如果汇报内容没有针对性,唇不对耳,供非所需,显然是行不通的。应该见什么人说什么话、论什么题谈什么事。写汇报时,就要紧紧围绕汇报内容的要求,把听汇报者所关心的工作,作为汇报的核心内容。上面的例子中,该县安监部门向省安监部门督导组作汇报,应该把省里统一安排的安全生产专项行动作为汇报的核心内容,至于年初的县级方案如何等等都不重要,重点是省里的专项行动你是怎么谋划的、怎么开展的、采取了什么措施、有什么进展及成效、目前存在什么问题、下一步有什么打算。这才是自己该说的、人家想听的。假如笼笼统统说了一大堆,有关的、没关的都说了,就把重点淹没了,属于跑题了,变调了,走偏了,扯远了。
二是啥居主要、啥居次要。
一般来说,主要的就是重项工作,次要的就是围绕重项工作的其他工作。在工作实践中,重项工作是主攻目标,要强力推进;其他工作是助攻目标,要均衡开展。但是,在汇报工作时,上级要求汇报的工作,无论是不是常规意义上的重项工作,都开始居于主要地位;上级要求汇报之外的其他工作,即使是常规意义上的重项工作,也开始居于次要地位。上面的例子中,省安监部门开展和督导的安全生产专项行动,在这次汇报中居于主要地位,其他的工作都居于次要地位。哪怕是平时一直在抓的重项工作,只要跟那个专项行动存在距离,都不是这次汇报的重点。写汇报时,应针对汇报要求确定写作内容。要求汇报的工作才是主要的,就是主要的。捡着主要的写,浓墨重彩地写。次要的,基本不写。
三是何为载体、何为乘体。
体。所谓工作载体,就是开展一项工作的承载、依托和凭借。所谓工作乘体,就是支配工作载体的那项工作。载体和乘体相互对立,相互依存,相辅相成。如果说乘体是目标、任务,那么载体就是手段、措施。乘体为任务、为核心、为主要,载体为支撑、为、为从属。工作载体能够成全工作乘体,工作乘体也能成就工作载体。例如,把读书征文比赛作为载体,把学习型机关建设作为乘体,结果,读书征文比赛成全了学习型机关建设,学习型机关建设成就了读书征文比赛。对于一个单位的整体工作来说,载体和乘体是缤纷多样、纷繁复杂、相互交织的。任何一项工作都需要载体才能实施开展,任何一项工作都借助载体才能实现进展。上面的例子中,省安监部门的安全生产专项行动,就是一个工作乘体,与其关联、被其借助、向其服务、归其支配的其他工作,可能不止一项,都是工作载体。写汇报时,应把写作重点放在如何创新工作载体、搭建工作载体、用好工作载体上,落脚到促进工作乘体进步和提升上。
一、制度目的
1.1为有效推进公司各项管理工作,加强信息沟通与交流,便于公司领导了解主要管理工作进展情况,公司实行管理工作日报、周报制度。
二、适用范围
2.1公司全体成员
三、职责要求
3.1、普通员工:按工作日报、周报的模板详细填写,进行汇报和抄报设置,并按时提交。
3.2、部门负责人:按工作日报、周报的模板详细填写,进行汇报和抄报设置,并按时提交。同时对本部门普通成员日报、周报情况进行监督和检查,仔细阅读普通成员工作日报、周报,对工作日报、周报进行审核与评价及时填写反馈意见,与普通成员就工作完成情况及工作计划进行交流。
3.3、公司经理层:按工作周报的模板详细填写,进行汇报和抄报设置,并按时提交。同时对各部门负责人日报、周报情况进行监督和检查,仔细阅读各部门负责人日报、周报,对工作日报、周报进行审核和评价,如有可及时填写反馈意见,与各部门负责人就工作完成情况及工作计划进行交流,对员工日报或周报可参照予以问询点评。
3.4、综合部:对日报周报表的考勤情况进行详实统计,为考核提供相关依据。
四、汇报关系
汇报人
汇报领导
抄报对象
企业员工
部门负责人
企业群
部门负责人
总经理
企业群
经理层
董事长
企业群
五、日报周报的填写要求与提交
5.1、提交时间:日报需在每天工作结束后(下班离开公司前)进行提报,汇报领导需在当天晚上24:00前进行回复审核与评价建议;周报需在每周日晚上24:00前提报,汇报领导应在次日上午12:00前回复审核与评价建议。
5.2、内容要求:汇报人需认真填写日报、周报,日报周报采取以企业微信提交的方式。日报、周报的总结部分应包含工作内容要点与完成情况,计划部分应包含工作内容与完成标志。
5.3、特殊情况:所有普通成员遇出差、在外等情况,日报周报仍然需按时提交,因特殊原因不能提交,需以电话、微信等形式向上级领导汇报并抄送给综合部,否则视为漏交。
六、执行规定
6.1、计分标准:
提交情况
分值标准
情况说明
按规定提交
2
按时保质提交
未按规定提交
晚于规定时间、提交内容不规范、敷衍应付、工作无法汇报清楚等情况
未提交
-2
未提交且未说明情况
6.2、考核政策
公司月度绩效和年终评优等事项均参考日报、周报的填报情况。日报、周报的月度计分分值标准按照当月实际工作日为基数进行核算,低于当月分值标准的员工(如遇请假,分值标准按照当月实际出勤日为基数进行核算),当月月度绩效将扣除10%。连续2个月或者累计3个月月度计分低于当月分值标准,取消年度评优资格。
我们已经告别了对着领导念稿子的年代,那是呆板、落后、枯燥、平淡的代名词。信息化让我们正迎来工作汇报的PPT时代,而首当其冲的,自然是政府、大中型企业、公用事业单位,目前的工作汇报PPT的应用也主要限于以上几个类型。
工作汇报PPT制作的几个典型特点和标准:
商务蓝、中国红、简洁灰,是中国的大众色,也是领导比较容易接受的颜色。
因工作汇报PPT的内容较复杂,所以背景一般都是由色块、线条以及简单点缀图案组成,部分领导也喜欢有一些亮光之类
的点缀色。放
置内容的空间尽可能开阔。
工作汇报一般由这几部分组成:前言或背景、实施情况、成绩与不足、未来规划等。
经常情况下,工作汇报PPT的制作人不是汇报人,所以要尽可能根据汇报人的演示特点制作,有时候会出现汇报人会不熟悉内容、心理紧张、应对领导深入提问等情况,所以,在前言、内页、图表等要尽可能保留一些提示性文字。
政府、国有企业、事业单位领导一般喜欢丰富的图表,以彰显专业性和严肃性,同时也避免了传统PPT的呆板;这些图表,更倾向于艳丽的图表色彩、立体的图表质感、内容与背景高度对比的画面风格。
背景图、点缀图标、衬托图片等适当放置,“眼见为实”是人的普遍心理,图片的大量应用会大大增加业绩的说服力。
学员问:最近有个推进会,要给领导写个讲话,要求总结今年以来的成绩并安排下一阶段的重点工作,我想把最近给上面汇报的一个材料改一下,因为内容也是总结成绩,发现问题,提出下一步落实的要求。我想请教一下,汇报材料改讲话稿有哪些需要注意的?有什么区别?
谷语老师答:根据您所提供的信息,需要将汇报材料转换成领导讲话稿。提供如下建议:
一、关于转换问题。在汇报主题和讲话主题一致的情况下,汇报材料是可以转化成领导讲话稿的,关键要把握好二者的区别,认真加工处理,才能做好装换文章。
二、关于汇报材料与领导讲话稿的区别。
(一)对象不同。汇报材料的对象是上级领导,而领导讲话稿的对象则是本单位或本级的干部职工。
(二)功能不同。汇报材料主要是用于向上级汇报工作情况,提出工作中的问题,以争取上级的指导和支持;领导讲话稿的对象则是用于向干部职工传达政策、沟通思想、统一认识,安排部署工作,推动工作有效落实。
(三)语气不同。汇报材料因为用于对上汇报,语气一般比较谦恭;领导讲话稿面对的对象一般是本单位或本级的干部职工,为了推动某项工作落实,语气则显得比较强硬一些。
三、关于汇报材料转换成领导讲话稿,需要注意以下几点:
(一)要注意转换角色身份,找准自身定位,能从汇报人变成了主讲人、领导者。
(二)要注意转换语气口吻,通过遣词造句,能由谦恭的语气变成要求命令的语气。
一是各科对今年的上半年工作总结更重视,表现在大家汇报课件制作认真,工作总结详实全面,不足之处评析到位,今后工作思路清晰。
二是院长点评好、要求好。汇报结束后周院长对汇报会整体情况和各科特点进行了点评,并提出每个人要写出心得体会的要求。这一点评、一要求,促使与会各位对各科的工作,尤其是本科工作认真进行回头看,再整理、重认识、做比较。对全院职能科室的工作内容、工作效率、工作质量、工作成绩有了更全面更深刻的认识,将工作总结汇报会的作用发挥到了极致。
三是机关职能科室上半年工作成绩显著。通过听取汇报,尤其是汇报会后的思考,发现机关职能科室同志们半年来按照医院“12460”总体工作思路,按照各自岗位职责和分工,紧紧围绕医院中心工作,围绕临床一线,工作认真、尽心尽力、能力较强、举措到位、成就明显、成绩斐然,譬如医疗护理质量得到提升、服务理论优化、服务能力提高,院容院貌改善、对外交流频繁、科研论文增加、专科建设内容丰富、财务运转健康、文本处理规范、患者满意度和社会满意度提升等等,都与职能科室半年来的辛勤工作是分不开的。
四是证明了机关职能科室是一支素质高,能力强的优秀团队。今年上半年是去年中层竞争上岗后第一个完整的半年。80%的中层是新到现岗工作,院领导的指导和医院整体工作思路的正确固然重要,但短短半年,大家转变观念、适应岗位、熟悉职责、创新举措、用心工作、更不失为重要因素,半年的成绩,从某些层面显示了这支中层队伍的素质。
五是对本科工作有了再认识、新要求!原来总认为医务科待遇低、工作重、责任大,全科同志非常努力,经常加班加点,成绩很大,贡献很大。通过听取汇报,更加认识一个组织中的各个部门都很重要,只是分工不同,很多科室成绩显著,进步很快。反观自己还有很多工作不尽人意,与医院发展的要求,与上级部门的要求,与院领导的要求差距还很大。如何紧跟形势不掉队,使本科的工作继续走在前列,在下半年及今后要对全科人员包括自己提出新要求:
1、基础质量经常抓、抓经常。
2、医疗安全多关注、善关注。
3、工作重心多下沉、沉下去。
4、服务流程重细节。
5、工作思路要清晰、管理举措要创新。
6、资源调配要科学、要合理。
7、技能培训要抓紧抓严。
8、善借力、巧推功、调动科主任管理积极性。
王英
《汇报规则》告诉我们,在工作汇报中要遵循汇报规则,本人将学习后的感想略作陈述。
规则一:发生了不好的事情要立即汇报
"不好的事情",我的理解是指计划之外的、与预期相偏离、产生负面影响的、造成损失的事情。发生了不好的事情,绝对不可以擅作主张私下处理,应该第一时间汇报上级领导,寻求解决方法。部门也应该协同作战,配合领导处理事件,具体可参照"危机公关"原则,紧急处理事件。千万不可以隐瞒事实,或者越权处理,否则会给部门、公司造成损失或者负面形象。
规则二:客观准确地陈述事实
在我们汇报工作时,要以事实为依据,以数据为支撑,客观准确的陈述事实,"添油加醋"、"画蛇添足"、"指鹿为马"、"信口雌黄"、"文过饰非"等都是不可取的。知之为知之,不知为不知,客观地汇报工作,展示工作即可。
规则三:力求简明扼要
这点规则我觉得极为重要,工作汇报时,我们需要明确主题,抓住重点,不说一些与工作无关的事情,不做一些花哨的文档。客观、简明的汇报工作,领导能够很快理解我们所汇报的内容。
规则四:主动让上级了解你的工作进展
在完成任务的过程中,要主动向上级汇报工作进展,让上级及时知道我们的工作进展。尤其是遇到"不好的事情",过程中发生偏差或者意外,更应该及时汇报,以寻求领导指导与支持。如果工作进展顺利,也要在过程中汇报给上级,让上级第一时间了解工作情况。
规则五:越级汇报时不回避直接上级
一般情况下,我们不建议工作越级汇报,因为我们的直接汇报对象是上级领导。如有必要越级汇报的,应先告知上级领导,说明情况,使上级领导提前知晓情况,口头告诉或者邮件抄送给自己的上级领导均可。如果回避直接上级,越级汇报工作,会给工作带来不必要的误会和麻烦。
提纲在工作中多有运用,特别是在当今时代,人们都很忙,有时写材料,不要全文写出来,只写一个体纲要,可以节约不少时间,因此,应当学会提纲写作。
〖文体概念〗
提纲是一种概要式的书面材料。它不要求把全文的所有内容写出来,只把那些主要内容,提纲挈领式地、概要式地写出来即可。在时间异常宝贵的当今,这类文体具有无限生命力。
〖使用范围〗
提纲使用于汇报工作、传达会议精神和行旅发言。因为有些情况,材料很繁杂,又很具体,而且本人对它们也特别熟悉,这些具体材料都装在头脑里,用不着一一写出来,只把纲目列出,就可以把有用材料带动起来。在这种情况下,才使用提纲。并不是所有文件都能以提纲的形式代替的。它是在特定情况、特定会场下使用的一种文体。
〖分类情况〗
提纲,按其使用情况,可以分为汇报提纲、伟达提纲、讲话提纲和写作提纲几种。
汇报提纲,是向上级领导机关汇报工作时所使用的一种文字材料,汇报人,按照提纲中的纲目,加上头脑中记忆的具体材料,向领导、同级或下级讲的问题提纲挈领式的写出来的一种文字材料。
写作提纲,是进行实际写作之前,把文章或作品的主要观点,有时还把重要材料,提纲挈领地写出来的一种文字材料。写作提纲不属于公文范畴,故此不作具体讲述。
〖主要特点〗
提纲,可分汇报提纲、传达提纲和讲话提纲,其基本特点在于它的纲要性和条理性。所谓纲要性,即把汇报、传达的发言的纲目、要点,提纲挈领地写出来,不把全文一字不漏地写到材料中去,因此,在写作中应突出“纲目”和“要点”这四个字。就像网的纲线一样。所谓条理性,即这种文字材料应该条理特别清楚,共讲几个大问题,每个问题之下分几小点,看了之后一目了然,眉目清晰,否则,就失去了写提纲的作用。
〖篇章结构〗
提纲的基本写法,不论何种皆大体相同,它们一般都有标题、前言、主体和结语。只是标题比常用公文更自由、更灵活、更随便一些。主体也因提纲不同,有些差别,结语可长可短。下面对各类提纲结构简述如下。
汇报提纲。标题往往写《关于xxx工作的汇报提纲》。或者采用正副标题加以补充、限制,即写上“关于xxx问题)工作)的汇报提纲”。
主体,一般写基本情况,经验体会、问题教训和今后打算。它同工作总结的基本内容大体一致。
结语。一般请领导批评指示之类。
关键词:煤矿 调度 质量标准化
中图分类号:TD82 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)03(c)-0161-01
煤炭矿井生产是典型的流程性作业,生产环节众多且不紧密,给矿井的调度指挥工作带来了很大的挑战。多年来冀中能源股份有限公司大力开展调度质量标准化建设,通过在生产调度工作中推广应用信息化技术,建立了“分析科学、反应快捷、操作智能化”的国内先进的调度管理体系,使公司的调度管理工作提高到一个新的水平,为煤矿的安全生产的提供了强有力的保障作用。
1 开展调度质量标准化建设的重要性
煤矿调度质量标准化建设,是全面落实安全生产工作的现实举措,是健全煤矿行业标准管理体系的重要内容,是推进煤矿企业科学发展、安全发展的一项重要保障。开展调度质量标准化符合煤矿安全质量标准化整体目标和要求,调度质量标准化是促进调度工作实现规范、统一和提高的基础。
(1)调度质量标准化建设强化了调度管理工作的作用。调度管理属于企业安全生产技术综合管理的内容之一,它涵盖了安全生产组织指挥协调平衡、业务保安、深入现场、落实责任、业务培训、原始记录等基础工作的全部内容。加强调度质量标准化建设,可以使调度管理工作形成高度统一的有机整体,形成标准化的工作流程,使其更好地发挥其作用,服务于安全、生产、经营活动。
(2)调度质量标准化建设促进调度汇报制度实现规范化。严格执行调度汇报制度,是保障调度信息及时准确传递的前提,加强调度汇报制度管理,按照规定时间和内容要求,及时向领导和上级调度部门汇报安全生产情况,有利于领导和上级部门随时掌握现场的安全生产实际情况,为各种突发事故的抢救提供决策依据。
(3)调度质量标准化有利于实现调度信息化水平的提高。要实现调度工作的反应快捷化、指挥现代化,必须有现代化的调度信息化系统作保障。煤矿日常的生产调度指挥和安全事故处理时,必须要求全面、快速、准确,为事故抢救和控制事态扩大赢得有利时机。开展调度质量标准化,推进调度信息化建设,在煤矿调度指挥中心建设统一安全生产监测监控系统平台,可以实现调度指挥的快速、灵活。
2 公司调度质量标准化建设情况
2.1 建立了完善的组织机构
我公司各级单位都从生产工作的实际需要出发,全部建立完善了生产调度室组织机构,调度人员的配备进一步加强,人员素质不断得到提高,为煤矿调度工作的开展提供了有力的组织保障。
2.2 建立健全调度管理制度,推行调度工作精细化管理
我公司制定并完善各项安全生产调度工作制度,以强有力的制度落实约束员工日常调度工作。制定了各级调度人员的岗位责任制,包括调度主任岗位责任制、调度员岗位责任制、系统管理员岗位责任制、统计员岗位责任制等,明确了各级调度人员的岗位职责和权限。
公司各矿都对各项调度管理制度进行了细化完善,建立了标准调度工作流程。对调度基础工作、上传下达、文件整理、工作汇报等日常调度工作进行精细化管理,实现了调度工作的制度化、流程化、闭合化。各级调度人员在生产协调指挥和业务保安中,严格执行各项工作制度和流程,各种调度工作都得到了进一步加强和规范。
2.3 规范日常调度汇报工作,确保信息的快速传递
调度汇报是各级调度人员掌握生产现场情况一种重要手段,我公司建立了调度汇报的标准工作流程,包括班汇报、日汇报、周(旬)汇报、月汇报、各项专题汇报,并采用口头汇报、书面汇报、召开会议等多种方式。在信息汇报中做到“收集信息第一时间、报送信息第一时刻、处理信息第一时段”,确保信息的快速报送和处理。
2.4 在调度工作的大力推广应用信息化技术,为煤矿的安全生产保驾护行
近几年来,公司及各矿井调度信息化应用水平不断提高。冀中能源股份有限公司“生产调度指挥中心”大楼于2010年10月1日完工,整体面积443 m2,调度指挥中心配备了目前国内各种先进的软硬件系统,信息化、智能化是“生产调度指挥中心”的核心体现。我公司开发的冀中能源安全生产调度指挥综合信息系统,配合了多种计算机、网络技术应用,将涉及安全生产调度指挥各种功能集成到统一调度指挥平台系统,实现了公司下属所有单位的全部覆盖。公司下属各矿井也配各了各种先进的调度装备,安装了DLP屏幕显示系统,并且实现了矿井自动化系统与公司总部的统一集成。先进的信息化技术的应用,为我公司开展的跨地区的煤矿生产调度工作提供了技术保障。
3 公司调度质量标准化建设存在问题和改进方向
(1)日常调度管理工作需要继续加强。各矿要对照调度质量考核标准,制订并严格遵守各项调度管理制度,完善各种调度资料,包括调度台帐、调度图表、调度记录等,做到各种资料齐全、信息准确。各单位要互相借鉴其它单位的好的经验和做法,取长取短,把这项工作做细做精,力争再上一个新台阶。
(2)处理安全生产问题的及时性和有效性不足,处理问题不及时。专题汇报和日常汇报要做到及时准确,并做好调度汇报的文字记录,要杜绝出现漏报、瞒报、信息不准确等经常出现的一些问题,使公司调度中心能更好的掌握现场实际情况。
(3)做好调度人员的岗位培训工作,提高调度人员素质。目前各矿调度人员普通存在对各调度系统操作不熟练的情况,在调度培训中,不仅要进行煤矿安全生产各方面的业务知识学习,还要加强调度信息化知识的学习,调度人员能够熟练掌握调度信息化各个系统的操作,为更好的做好调度工作打下基础。
1.想好了再说
常见的问题是有的同志汇报工作,连自己对情况都没搞清,匆匆忙忙就去找领导。领导一问:这个事为什么会发生啊?你提这个建议的依据是什么?或一问三不知;或只知其一,不知其二;或一问就说,一说就错。原因就是没有做好充分的准备工作。
我们做机关工作的,无论是书面汇报,还是口头汇报,汇报之前,首先要把情况摸准搞透,这是最起码的。对汇报的主题是什么?汇报内容的意义和价值在哪里?一定要做到胸有成竹,心中有数。
还有,就是汇报时要有请示。这一点很重要。不要汇报了半天,也没提出解决问题的办法和建议,领导不知道你想干什么。
2.准确地说
准确、规范地表述你的建议和意见,是得到领导认可、采纳的基础。如果一开口就语无伦次,词不达意,含糊不清,或是对应该掌握的基本常识一知半解,乱说一气,可能会让领导对你留下不好的印象。
3.长话短说
就是要做到言简意赅,简明扼要,直奔主题。
说话???锣隆⑼夏啻??⑵痰婀?啵?惺被顾倒?从值阑厝ィ?际腔惚üぷ鞯拇蠹伞;?厝嗽蹦茏龅匠せ岸趟担?谧疃淌奔淠谟肓斓脊低āU庖彩枪?裨惫低ㄐ?髂芰Φ囊桓鲋匾?逑帧?/p> 4.巧妙地说
会说话的两头圆,不会说的两头嫌。一句话可以办成一件大事,也可能把大事办糟。我们当机关干部的,请示汇报提建议要想得到领导赏识和采纳,有时也是要讲点技巧的。变换一下思维,往往就能起到良好的效果。
向领导请示汇报提建议,也要注重把握领导关注的重点问题和思维的主要方向,要把汇报的着力点放在单位建设的重点工作和领导最关注的问题上。
5.瞅准机会说
所谓瞅准机会说,就是要注重请示汇报的时机和场合。
比如,领导正在开党组会研究干部,你夹着个文件夹就进来了;领导正在接待外来人员,你上来就旁若无人地汇报事项。这都不合适。
6.按程序说
遇事要逐级汇报,是请示汇报的基本程序,也是一名机关干部应有的基本常识。因此,下面几种情况需要注意:
一是请示汇报不是按照处室领导、分管领导、主管领导的程序逐级汇报,而是直接找到主管领导,结果主管领导批示了,分管领导和处室领导还不知道。这就是汇报程序倒置的问题。
明确定位:你给谁写
对内写工作总结也许是你写给领导,也许是你帮领导写总结材料给更上一级的领导。对外写工作总结,也许是给主管部门,也许是给外部专家,也许是服务的客户。
这些场合对工作总结的要求、文风、素材、框架区别都很大。很多人写总结习惯复制粘贴,但是汇报对象的评判总结的思维你复制粘贴了吗?
不同汇报对象感兴趣的内容点也许不同
总结提交对象 感兴趣的内容侧重(仅供参考)
直属领导 想听听你对工作中发现的问题和解决思路
上级领导 想知道你对未来工作的目标和具体的措施
主管领导 想知道你们工作中可以借鉴推广的亮点
外部专家 想知道你们工作中的创新之处和具体成果档次
服务客户 想知道工作中出现问题的解决办法和配合要求
如果你给不同的人写汇报材料,就要学会从他们的角度来思考问题,从他们需要的高度来提炼材料,你的写作能力才能提高!
明确类型:你写哪种
仅仅知道工作汇报的对象还不够,还得了解自己汇报的类型。在内部汇报,我建议按基层、中层、高层分类考虑。基层往往侧重搜集材料,中层往往侧重提炼思路,高层往往侧重提出愿景,这些就决定了你写汇报的基调和选材必须有差异。
在单位里面,一种错位就是高层天天抓执行,这是中层的工作。基层天天提建设性意见,其实这是高层的工作。中层却在四处救火,这本来是基层的工作。这些往往也能体现在工作总结里面。
基层多写自己的岗位工作汇报,直白说就是没有功劳晒苦劳,都是差不多的工作,就比一比谁的份量足。一个弊端就是工作总结越写越厚,一般写得厚的工作就是做得比较多,写不厚的要么工作业绩太出色,要么的确没什么业绩好写。你的是哪一种?
但中层就有更高的要求,仅仅会哭还不够,还得会思考。中层一般都要探讨自己部门的工作思路,或者进行上一阶段的经营分析。这里面不能只是没有业绩凑亮点,而是要拼深度。
关于市场你怎么看?提多高的目标?为什么这个目标合适?准备怎么做?同行都怎么做?为什么我们要选择这样做?这样做有什么风险?做好风险应对措施了吗?如果万一没有完成会有什么后果?
这些问题都应该在中层的汇报里面系统考虑,但实际上,大部分经营分析汇报只有数据,没有分析,大家把精力都用在了整理数据或者美化PPT上去了。
比如下图的PPT,看起来工整规范,数据一目了然,但是问题是这些数据反映了什么问题呢?只能通过员工口头介绍?但是有几个人能做到文字都说不清的事情口头能表达清楚呢?
至于高层,更多是强调战略规划,有些人会嘲笑高层只会没有愿景画大饼,但是作为高层,反复让员工相信我们有能力看见行业未来的发展前景和空间,有信心抢占业务的制高点,是非常重要的激励团队士气的措施。这些不叫总结,叫总领。对高层而言,好总结不是比谁写得多,而是比谁看得远!
明确目的:为何要写
即便是一份普通的工作总结,在不同的场合,写的目的也是不同的。如果是年终盘点,你可能更多需要总结一年的得失,为明年做好规划。如果是项目总结,你可能需要预判风险,想一想万一风险来临你可以向哪里寻求应对之策。如果是新年规划,你的目标要得到保障,你需要哪些资源,这些资源在哪里可以争取。
如果一份工作总结只是一份工作流水账,那真的没有写的必要,毕竟你做的大部分重要的事情,领导都知道,要是领导都不知道,要么说明你的工作不重要,要么说明你的业绩不重要。明智的人不会仅仅在工作总结里总结,而是要通过汇报的机会争取各种资源,毕竟,工作总结是制度规定里面允许你和上级领导沟通的一种重要武器。
有的朋友工作业绩实在不够好。数据不行、趋势不利、业绩不够,即使真的“一无所有”,你也必须想办法找出“局部”亮点。没有功劳就拼苦劳,质量不行数量凑;没有突破拼深度,有深度有内涵的东西,不是一时半会儿看得出效果的;什么都没有,那就拼愿景!
明确基调:何种写法
屡战屡败还是屡败屡战?一无所获还是积累经验?这不是玩文字游戏,这是态度问题!同样的成绩,不同的解读就会带来不同的反馈。在没有业绩的情况下,至少证明你一直在努力尝试,一直在试错中成长!
其实多学学《新闻联播》也是有必要的,看看他们是如何传递正能量的。没有“下降”,只有“负增长”;没有“业绩平平”,只有“增速放缓”;没有“完成目标的40%”,只有“基本完成目标”; 没有“严重问题”,只有“迎难而上”。
明确结构:何种框架
工作总结最忌讳形式化,或者写成一笔流水账,汇报工作要有一个框架。在中国,领导喜欢的汇报思维往往是以点带面还是面面俱到?一分为二还是抓大放小?实在没有办法就试试一个观点三个论据的结构,这就是所谓的“一个中心,三个基本点”的写作方法。
比如下面的案例,内容都是日常部门里面的零零碎碎,如果是一笔流水账,自然没有人认为你的工作做得好。
但是工作汇报中领导想看到的无非两点:要么开源,要么节流。如果业绩不好、开源无能,那就说说为公司节约了多少成本,也可以变相突出自己任劳任怨、加班加点。把总结与领导关心的问题直接挂钩,至少说明你的存在还是有那么一点点的价值。基层写汇报,大致的思路不外乎于此。
经过调整的汇报结构非常好,借助了领导的成本管理思维,且用领导熟悉的语言讲话,有力说明了琐碎的工作和重要的成本控制工作之间的联系。这就借助了成本管理思考框架的力量,现在你该明白为什么要去读MBA了吧?就是为了学习这些商业分析框架。
明确数据:定性定量
在工作汇报中经常需要谈谈业绩指标,其实业绩指标未必就是数据,指标分定性考核和定量考核。
定性指标往往弹性很大,谁能够概括得更给力、总结得更深刻就最出彩。比如大家都能完成的业绩,你加上用户、全面、突围等正面词汇,会显得更有力量。另外为你的工作想一个应景的标题也是抓住眼球的靠谱办法。
定量考核比较难对付,但是也一样可以采取一些技巧,比如下面有三句话,你觉得哪种是完成情况良好,哪种是完成情况出了问题,哪种是为了反应自己的专业范。一切尽在掌握时说的话─
A:全年任务基本完成……
B:全年任务完成了92.1%
C:全年任务全面达成……
如果有一组不错的业绩数据,试试排比法也很给力。
明确风格:求新求稳
工作总结要不要形式出彩?这是一个很难有标准答案的问题。要知道在领导心目中,创新形式和形式主义只有一步之遥!这之间的转换又很有可能只是取决于你的工作业绩和别人对你工作的实际评价。
比方说这种文艺调的工作总结,很多人喜欢,但真的能用在正式工作汇报中吗?
(1)以往管理评审所采取的措施的情况:由质量负责人负责汇报。汇报要点:输出要求内容、完成方式、完成情况、完成情况的持续有效性、有无进行跟踪验证、有无需要改进的地方。
(2)与管理体系相关的内外部因素的变化:由质量负责人汇报。
(3)客户满意度、投诉和相关方的反馈:由质量负责人负责汇报。汇报要点:年度收集或受理了多少申诉、投诉及客户反馈、多少正面的、多少负面的。申诉、投诉及客户负面反馈如何分析、纠正、反馈、并获得客户认证的。哪些方面是最好或问题严重的、是否借此对体系哪些环节进行了改进的。
(4)质量目标实现程度:由质量负责人负责汇报。汇报要点:提交质量目标的核算记录,质量目标是否达到文件规定要求的结论描述,是否需要对质量目标进行调整的建议。
(5)政策和程序的适用性:由管理者或其授权人负责汇报。汇报要点:外部法律法规、认证机构对检验检测机构资质认定评审要求变化情况;内部组织结构、发展方向的变化情况;现行的体系文件对这些变化的要求的覆盖和细化情况;是否需要对体系文件描述进行调整的建议。
(6)管理和监督人员的报告:由管理层人员和质量监督员汇报。汇报要点:管理层人员针对体系文件中规定的职责对履行这些职责的情况、履行过程中遇到的问题、问题的解决情况、职责范围内改进的建议。质量监督的范围、频次、发现的问题、纠正完成情况、纠正后活动的持续有效性、监督环节的调整、合理化建议。
(7)内外部审核结果:近期内部审核的结果总结:由内审组长汇报。汇报要点:内审的时间、内审的实施整体情况、内审中发现的不符合项完成情况、因不符合项的纠正实施了哪些方面的改进、内审合理化的建议。由外部机构进行的评审总结:由质量负责人负责汇报。汇报要点:有无外部机构的评审、哪些外部机构(认证管理部门、行业管理部门、行政管理部门)开展了评审、评审的情况及结论、评审的整改完成情况、评审活动对那些环节进行的改进。
(8)纠正措施:由质量负责人负责汇报。汇报要点:年度各项活动中发现的不符合项采取的纠正措施的总结数量、完成情况、改进的环节。
(9)比对和能力验证结果:由技术负责人负责汇报。汇报要点:哪些项目开展了实验室间比对和能力验证,为什么开展、开展的结果如何、如何应用这些结果、有无对存在的不符合或不满意结果进行的分析和纠正、纠正是否获得认证。
(10)工作量和工作类型的变化:由技术负责人负责汇报。汇报要点:现有的工作量和工作类型是否满足组织发展要求,是否需要增加或减少工作量和工作类型、为什么需要调整工作量和工作类型、调整哪些工作量和工作类型、需要什么支持、什么时间调整到位或执行、执行后如何验证、何时开展评审。
(11)资源的充分性:技术负责人负责汇报,人员、设备、环境等资源是否充分,更新、购置需求等。
(12)应对风险和机遇所采取措施的有效性:管理层负责汇报采取相应的措施。
如何写好汇报材料,我的体会有四点:
一、要有针对性
首先是要针对汇报的主题和目的开展材料收集。其次是要弄清楚上级领导最重视什么、最想听什么,围绕这个汇报才能激发领导兴趣。第三是要了解上级领导的思维特点和语言风格,让汇报思路与语言贴近领导。第四是要按汇报人的提纲要求和语言特点撰写材料,便于领导用适合其风格的语言把想说的舒畅地表达出来。
二、要语言简洁
首先是政策理论要运用到“点”上。工作汇报中不可避免地会提到一些指导思想和原则方针,但不能在汇报中把从马列主义到科学发展观和一系列政策一一罗列、纷沓而至,造成听者的听觉和视觉疲劳。运用政策理论时,要用到“点”上,要注意工作的条件、范围和性质,注意运用对解决特定问题和具体事项有指导意义的政策理论。其次是尽量少用或不用概词概数。涉及到具体事项和对象的性质、数量时,应尽量少用“部分”、“有的”、“一定范围”、“某种程度”、“另一角度”等概词,绝对不用“据说”、“有人反映”、“几分之几”等不确定性词语。第三是要言之有物。不能光有“领导重视”,而无加强领导的具体措施;只有“开拓创新”,而无新思路、新措施;仅有“深入细致”,而无“深”、“细”的具体展现;也不能尽是一些没有触及工作实质和具体问题的空话、套话、虚话和领导言论。而且要多用短句,能短则短,语言要干脆有力,上口顺耳。切忌为了对仗工整,人为造词,生硬地加词少字。
三、要写出高度
汇报材料是一个总结、提高、升华的过程,必须写出高度。要在工作、事例的阐述中表达出自己的思想见解,脱离了具体工作的思想表达,容易造成对听众的说教氛围。具体来说,就是要突出工作亮点,挖掘个性东西,并分析透彻。要从具体工作入手,抓住本质,防止表面化的材料堆砌。要向上级提出有见解的建议,上级听汇报的目的,除了解下级工作开展情况外,同时也要为其改进自身工作、更好地指导下级工作汲取经验,因此汇报时要提出对本级和上级工作都要有指导意义的建议,才能让领导有所悟、有所得。