备用金管理制度范文

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第1篇

为了加强行政管理部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

第一条、备用金定义

备用金是行政部工作人员用作集团总裁办公室费用、日常办公用品开支、外联费用、文件印制费、车辆管理费用、快递费和领导批准的其他费用等用途的资金。

第二条、备用金分类

1、 行政管理日常备用金；

2、 行政管理外联备用金；

3、 车辆管理备用金；

第二条、备用金的管理要求：

1.行政管理日常备用金帐户由专人（即：备用金管理员）负责，实行专帐管理。行政部各工作人员需将备用金使用情况报备用金管理员备案。

2.车辆管理备用金由车管人员统一负责管理和账务处理；

3.备用金帐户的收支记录应于每月25日报行政管理部总经理和总经理助理审核。

第三条、备用金的支出范围：

1.日常办公用品开支；

2.外联费用；

3.文件印制费；

4.车辆年检费用；

5.快递费；

6.餐费，不超出15元/餐；

7.晚10:00至早7:00的交通费；

8.因公务出车产生的过路费、过桥费和停车费；

9.其他得到批准的支出；

第四条、备用金的使用程序：

1.行政管理部工作人员（即借款人）需预支备用金时，应填写“借支单”，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经行政管理部总经理和总经理助理审核并签字同意后，方可借支备用金。

2.借款人完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的各项规定内容，依财务部要求的规范格式粘贴票据，并经行政管理部经理助理和总经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

3.借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4.备用金专管员设立备用金登记簿，记录支出情况，每月25日应汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报行政管理部领导备查。

5.借用备用金的人员应于借款后一周内冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理，备用金专管员可通知人力资源部和财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6.因公务出行的车辆在行驶过程中，因不可抗力需更换汽车零配件和加油时，驾驶员需得到行政管理部负责人的批准后，方可执行。

第五条、备用金的报销程序

1.备用金实行实报实销的管理方式。

第2篇

船舶在港口发生的费用基本上是通过船舶人支付给口岸各有关单位。通常在船舶离港前，委托方将预估的船舶在港发生的费用汇至或预存一笔金额到船代指定的帐号，用于其支付船舶在港发生的费用、船员借支、费以及处理有关特殊事项的备用款项。实际业务中将事先汇至或预存的金额称为备用金（advance　disbursement）。

在不定期船舶中，除另有协议或特殊情况外，关系建立后，委托方或第二委托方必须及时将备用金汇至人指定账户，否则由此造成船舶延误及其他损失或费用均由提出委托的一方负责。实践中，对第一次建立关系或其经营的船舶偶尔来港的委托人委托的航次，船代一般都要求备用金到账后才安排船舶离港；而对经常有船舶到港并且信誉良好的委托人，船代并不一定照此办理。备用金的索汇工作直接关系到船舶进港作业的安排和离港后的财务结算。

一、备用金索汇的原则

船代为防止备用金不足以支付船舶在港发生的各项费用，经常索汇比实际需要更多的备用金。如果备用金超出船舶在港发生的费用，超出部分还要退还给委托方。

备用金的管理需要船代企业内各环节之间的相互合作。外勤业务员掌握船舶现场作业情况，如果发生现意外事件和发生额外的费用，应及时向备用金管理人员反映，以便备用金管理和视情况作好增汇工作。

实际工作中，备用金金额就有可能影响到委托方选择的决策。备用金索汇原则是总体考虑船舶吨位、船舶装卸货物的数量、船舶待泊情况以及特殊委办事项，及时和略有宽裕地索汇备用金。

二、明确委托方和索汇对象

船代索汇时，首先应明确委托方和索汇对象。如果人对索汇对象不明确，可以参照以下办法判定索汇对象：

1.定期租船和航次期租情况下，租船人为委托方，则租船人为索汇对象。

2.航次租船情况下，船东为委托方，则索汇对象为船东。

3.租约规定船舶港口人由船东指定，租船人又不负担港口使费，则船东为委托方，索汇对象为船东。如果租船人要求船舶人办理有关业务的，则租船人可以成为第二委托方，船舶人可索要第二委托方费。

4.租约规定船舶港口人由租船人指定，船东不负担港口使费，则租船人为委托方，索汇对象为租船人。

5.租约规定船舶港口人由租船人提名，但由船东委托并支付港口使费，则船东为委托人，船东为索汇对象，租船人如委办事项按第二委托方关系办理。

6.租约中如无明确规定，负责委托及港口使费一方为委托方，即其是索汇对象。

7.如果租约中规定有关的特殊费用非由委托方承担，则这些特殊费用的索汇对象就是租约中订明的承担方。

2009年，上海某海务合作公司以朝鲜某海运公司总的名义委托上海某公司作为海运公司所属SYS轮在上海港的。约定包括费在内的港口包干费用为2300美元，特殊费用以实际发生为准，按有关发票结算。但该船代没有实际查明海运公司与合作公司之间是否存在船舶总关系。船代接受合作公司的委托后为SYS轮办理了进港手续，安排港作业，移泊等工作。而且船代按合作公司的指示为船舶供应了相应的淡水和食物，并垫付了交通费等费用，共计发生港口使费5955美元，合作公司确认上述费用。在此期间，因另外一起案件，海事法院扣押了该船并拍卖该轮。船代以债权人的身份向法院申请债权登记并提讼，请求法院判令海运公司赔偿垫付的港口使费5955美元并承担诉讼费等法律费用。

庭审中海运公司出示证据表明SYS轮在船代期间已经租给朝鲜某船务公司，在租约中规定该轮的航次运营成本包括港口使费均由船务公司承担。另经法院调查，合作公司作为SYS轮在中国港口的总的委托来自船务公司而非海运公司。

法院经审理认为，合作公司以海运公司总的名义委托船代进行业务，船代并为船舶垫付了相关费用，但船代未能提供证据证明海运公司与合作公司之间存在关系。根据《民法通则》第66条规定判决：驳回船代诉讼请求。

船代公司转而要求合作公司承担责任。直到此时合作公司才知道委托其作为SYS轮在中国总的船务公司并不是该轮的所有人。但由于该轮被扣押后船务公司断绝了与合作公司的业务关系并拒绝支付该轮的港口使费加之合作公司的资信较差，船代公司只从其处催要到百分之三十的欠款。

分析本案风险，其产生的原因有如下三点：

（1）本案中，船代公司在接受委托后对合作公司的财务和信用状况毫无了解就冒然垫付相关费用，违反了备用金制度和其管理原则。为该船代的风险埋下了隐患。

（2）朝鲜某海运公司将SYS轮期租给朝鲜某船务，依租约船务公司承担港口使费在内的航次成本并由其委托港口。因此委托SYS轮在上海港的就应该是船务公司而不是海运公司。

（3）在合作公司不履行费用的支付义务的情况下，船代没有要求其提供SYS轮船东总的授权文件，就必然不知道SYS轮的真正船东是船务公司。由此造成了船代风险和最后无可挽回的经济损失。

第3篇

王兴敏

在我国，随着商品化住房制度的确立，住宅的生产、交换、取得均已纳入社会主义市场经济体系中，大量的商品住宅成为城镇居民重要的消费或投资需求，人们通过购买行为取得商品住宅楼之一部分（或居住单元）产权而成为房屋所有权人后，其在对住宅的自用部位和自用设备享有专有所有权的同时，也与其它所有权人就同一建筑物的共用部位、共用设施设备形成了共有法律关系，即房屋所有权人对共用部位、共用设施设备享有共有所有权。但由于共用部位、共用设施设备作为建筑物整体不可或缺的共用部分，其具有不可分割性，每一名房屋所有权人不能根据自身的目的（如维修、使用）对共用部分进行分割，以行使权利或承担义务，且每一名房屋所有权人的自用部位、自用设备与共有性质的共用部位、共用设施设备共同构成了物理形态的建筑物结构整体，共用部位、共用设施设备的维修使用直接关系着对自用部位、自用设备的利用程度。因此，如何对住宅共用部位、共用设施设备实施及时有效的维修养护，以延长建筑物的使用寿命，保障自有房产的保值、增值，成为每一名房屋所有权人面对的一个现实问题。其中这就涉及各产权人如何公平合理地承担维修养护费用。对此，国家建设部先后颁布了《城市异产毗连房屋管理规定》、《公有住宅售后维修养护管理暂行办法》、《城市新建住宅小区管理办法》等一系列规范性文件，对住宅维修养护范围、责任及费用承担等做了相对原则的规定。1998年11月9日建设部、财政部的《住宅共用部位、共用设施设备基金管理办法》则意味着我国针对住宅共用部位、共用设施设备的维修养护建立维修基金制度。该办法主要对维修基金的筹集、管理、使用等做了明确的规定，操作性比较强，但对于该办法中的一些细节，笔者认为欠缺有关法律、技术层面的考虑，故在实际操作中容易出现问题。以下笔者加以分析，并提出相应建议，以供参考：

一、共用部位、共用设施设备维修基金（以下简称维修基金）计取基数不合理

根据《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》（以下简称《管理办法》）第五条之规定，商品住房销售时，购房者应当按购房款2-3%的比例交纳维修基金。可见，购房者缴纳维修基金是以购房款为基数计取的，但笔者认为以此做为计取基数有失公平。

1、根据《管理办法》第3条规定，共用部位是指住宅主体承重结构部位、外墙面、门厅、楼梯间等，共用设施设备则指建设费用摊入住房销售价格的上下水管道、落水管、水箱、电梯......以及共用设施设备的房屋等。商品住房开发单位在进行商品住房价格核算时，已将上述共用部位、共用设施设备的建设费用摊入成本，这些成本与征地和拆迁安置补偿费、前期费用等相关费用构成开发成本。开发成本、税金和利润三部分构成了商品住房的基准价格，但销售单位在实际出售中，还根据每一名购房者购买的居住单套住房的区位差别（如楼层、朝向、采光等因素）进行基准价格调整，即销售价格并不等于基准价格，而造成两种价格不同的是由于每一名购房者享有专有所有权的自用部位处于同一建筑物的不同楼层、不同朝向等区位因素差异造成的。但共用部位、共用设施设备做为购房人共有所有权的对象，对于每一名购房人而言无区位差异。另外，根据建筑物区分所有权理论，购房人均对具有共用部分性质的共用部位、共用设施设备享有共同使用的权利，而这种权利也发生非因区位因素而差别。因此，购房人在对无差异的共用部位、共用设施设备享有并行使权利时，其因维修义务而产生的维修基金的计取基数也应是一致的，例如：基准价格为1000元/m2的商品住房，二楼一名购房人的购房款为1000元/㎡（即上下浮动为零），则提取维修基金为20-30元/m2，但如果三楼一住户销售价格为1150元/m2（即上浮15%），则须提取维修基金23-34.50元/m2，二户维修基金相差3-4.50元/㎡。显然，二者对无权利的共用部位、共用设施设备承担了有差别的维修义务，这明显有悖于权利、义务相一致的原则。

2、购房款对销售单位而言，属销售价格，而商品住房的销售价格属市场定价，销售单位可根据不同情势制定相应的销售价格，如商品住房预售和现售、分期付款及一次性付清房款都会造成最终实际成交的销售价格不同。另外，社会关系因素（如亲朋好友等利害关系人）亦可造成此类现象的发生。再者，有些销售单位为促销其商品住房，与购房人共同隐瞒真实成交的购房价格，以达到少交维修基金的目的。这样就产生了因购房人所支付的购房款不一致，从而提取的维修基金不一致，从而损害了依规缴纳维修基金的购房人的部分权益。

3、维修基金做为专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的大修、更新、改造之资金，其设立的根本目的是保障住房售后的维修管理。在未建立维修基金制度前，根据《城市异产毗连房屋管理规定》，对房屋共有部位的修缮，由房屋所有权人按份额比例分担，但《管理办法》实施后，维修基金按《管理办法》第五条规定是按购房款比例计取的，如果维修基金不敷使用时，又该如何筹集呢？根据《管理办法》第11条2款规定，应按业主（即购房人）占有的住宅建筑面积比例向业主续筹。在这里，可明显看到，按建筑面积续筹则完全排除了始建维修基金计取基数（购房款）所包含的可变因素。在购房人对共用部位、共用设施设备享有权利、承担义务均不变的情况下，购房人在缴纳维修费用的标准却出现了不一致（即含可变因素的购房款与建筑面积两种标准），这是不合理的。

二、在现行条件下，维修基金缴存方式不合理

根据《管理办法》第五条、第九条之规定，维修基金由销售单位在商品住房销售时收取，在业主办理房屋权属证书时，销售单位将代收的维修基金移交由房地产行政主管部门代管，但笔者认为这种缴存方式容易出现监控不力，且基金缴存失控。

1、销售单位做为商品住房开发单位，在对一个房地产项目的开发

过程中，将需要和使用大量的资金。在开发资金紧张的情况下，销售单位很容易将其代收的维修基金挪作他用，以解燃眉之急。甚至，在实践中，有些销售单位恶意占有维修基金，而用滞销的商品住宅折价抵付维修基金，形成变相销售商品住房现象，造成了维修基金不能有效地缴存。

2、将业主办理房屋权属证书的时间做为销售单位向房地产行政主

管部门移交维修基金的时界点，不利于维修基金的及时移交。在我国，由于销售单位的原因造成产权证书迟迟未能办理的现象屡有发生，那么，根据《管理办法》第9条之规定，就造成购房人在入住前已经缴纳的维修基金却长时间地由销售单位占有或使用，更有甚者，有的销售单位在购房人办理房屋权属登记前，就已解散不存在了，其代收的维修基金也更无从谈及移交。

有些地区为了加强维修基金的移交管理，规定销售单位不移交维修

基金，不予办理房屋权属登记，但这样业主就不能及时办理房屋权属证书，权利处于为稳定状态，容易产生社会矛盾，再者，如此管理缺乏合法性，故此方法不为治本之策。

三、维修基金使用尚须完善

根据建筑物区分所有权理论，共用部位、共用设施设备属共用部分之范围，共用部分可区分全体共用部分和一部共用部分两类，全体共用部分是指由全体业主共同使用、收益、管理的物业共同部位、共用设施部位。一部共用部分则指部分业主共同使用、收益、管理的物业共同部位、共用设施设备。否则，基于权利、义务相一致的全体共用部分之修缮费用由全体房屋所有权人分担，而一部共用部分之修缮费用则由对该部分共用部分享有使用权的房屋所有权人分担，这一原则已在《城市异产毗连房屋管理规定》有所体现，但在《管理办法》中，就维修基金的使用未作详细的规定，如建筑物基础需大修，这时使用全体业主共同所有的维修基金，无异议而言，因为这涉及全体业主的共同利益，但如果为某些层所专用的楼梯需大修时，是否也可使用全体业主共同所有的维修基金呢？《管理办法》未对此做出相应的使用规定，笔者认为，此时应使用维修基金中属专用楼梯的房屋所有权人缴纳的那部分资金，否则，将会使专用楼梯的非受益者分担专用楼梯受益者的修缮义务，这是不公平的。因此，明确全体共用部分和一部共用部分的范围，对于规范维修基金的使用是很重要的。

四、建议

1、根据以上对维修基金提取基数的分析论述，在向购房人收取维

修基金时，应力争客观、公正、真实，减少或杜绝可变因素，故维修基金应按商品住房的基准价格的比例收取。

2、维修基金的缴存应脱离销售单位这一环节，从而减少维修基金

的缴存风险，考虑我国的物业管理尚处于规范阶段，维修基金应直接由房地产行政主管部门按规定收取并代管。

3、根据《物业管理条例》，维修基金制度已具有法律地位，其使用

的是否公平、合理，将直接影响每一名业主的切身利益，故应完善维修基金使用管理，尤其是明确全体共用部分和一部共用部分的分类及其范围和相对应的维修基金使用原则等。

参考文献：《现代建筑物区分所有制研究》  陈华彬