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【关键词】工作计划 科学管理
一、部门(单位)简介
博州公司作为业务密集型单位,除了要做好电网方式安排、二次专业管理、电网事故抢修指挥、新能源厂站调度等业务工作,还要服从省调和公司其他生产管理部门的各项工作要求,工作量大、业务种类繁多,稍有计划不周,就会出现工作任务未按时完成,造成上级部门的考核;所以工作计划制定是否得当、科学,管理部门是否动态跟踪基层单位工作计划完成情况,对完成情况是否进行督办,都是目前基层单位存在的问题。
二、具体问题描述
(一)工作计划制定颗粒度不够精细、全面,工作计划制定流于形式
年度工作计划的科学制定与否直接决定着来年各项工作任务的完成效率。基层单位的年度工作计划应总结本年度工作中存在的问题和短板制定来年工作思路,再将上级部门下达的重点工作任务纳入其中,这样制定出的工作计划才基本全面。可现实呢,往往是不结合自身实际提出下一年工作思路,等靠上级单位下发全年重点工作任务,从源头上忽略了自身存在的短板,然而上级单位下发的重点工作往往具有广泛性、代表性,这样制定出的年度工作计划不够全面,流于形式。
目前,各部门上报的工作计划大致有周、月、年度及专项工作计划,除了少数部门需要上报日计划外,工作计划上报周期颗粒度已经比较精细,就周工作计划来说,应该是从年度、月度工作计划及临时工作计划分解而来,但现实情况很难做到这一点,更多的是制定周工作计划时,眼光只放在下周,甚至没有将月度计划体现出来,更不用说临时重点工作,周工作计划是部门、单位的最小工作计划颗粒,是能否完成全年重点工作任务的关键点,还是各部门单位进行年终总结的重要资料;工作计划制定没有层次,未对省公司、地州公司工作以及部门日常工作重要性进行划分,造成基层单位工作没有重点,没有方向,表现为上报的工作计划只有日常工作及不需要各部门配合完成的工作,这就是制定工作计划时未提前谋划引起的,在基层单位屡见不鲜,已经严重影响工作效率。
(二)计划完成情况未形成监督、考核闭环管理
对于工作计划的监督和考核应该是确保公司各项任务和指标完成的重中之重,目前并未形成闭环管理机制,往往对于工作计划都是缺少督办,只注重考核,对于未完成工作任务引起的考核都是随着考核的结束而结束,未对考核原因进行分析评估,这些都是工作计划完成情况监督、考核闭环管理体系缺失造成的,是影响计划制定刚性、影响工作效率的主要矛盾之一。
(三)工作计划完成情况反馈、监督处于托管状态
工作计划完成情况的监督是一个动态的过程。基层工作计划管理部门大多存在只注重工作安排,轻于工作任务过程管控的现象,往往造成工作计划处于托管状态,影响年度工作任务完成率,会对公司造成业绩考核风险;工作计划执行单位大多存在等靠思想,不主动上报、反馈工作计划完成情况,久而久之形成了上级安排的工作只要没人过问,只要没有考核没干完也没有太大影响,极大地破坏了工作计划的执行刚性,对形成好的工作习惯产生了非常不利的影响。基层管理部门对于工作计划完成情况没有进行持续跟踪,不了解重点工作完成进度,没有对未完成计划工作的部门或单位进行考核,或者是不了解工作未完成的原因,这些都是工作计划处于托管状态的体现。
三、解决问题的思路和方法
(一)利用星级区分工作计划重要层级
基拥ノ灰在年初要对各项工作进行梳理,按照省公司重点专项工作、省公司一般工作、公司“两会”或专项重点工作、公司一般工作或部门重点工作、部门或单位一般工作(临时工作也按照以上等级区分),按照重要程度依次设置为五、四、三、二、一颗星,在制定计划时就通过星级对工作的重要程度进行区分,这样有利于基层单位有的放矢、抓住重点,将工作计划上报至管理部门,对于管理部门也是一种提醒,形成管理部门与基层单位良好的业务沟通体系。
(二)利用24“节气”表分解月度重点工作
各单位可以利用24“节气”表将上级和本公司年度重点工作分解至每月,加上上一年制定的重点工作思路,再将临时下达的重点工作任务滚动列入节气表中,每一个“节气”间根据实际情况安排2-3项重点工作,这样全年的重点工作任务在年初基本制定完成,将制定好的月度工作计划再分解到每周,这样就达到了年度计划分解至月、周度计划的目的,形成了工作计划闭环管理机制,避免了遗漏重点工作引起的风险。
(三)加强工作计划完成情况过程及考核监督管理
管理部门对于未完成的工作任务要格外注意,一定要搞清楚工作未完成的原因,如果是由于人员责任心造成的一定要加重考核,并要求责任人限期完成工作计划;对于少数确实由于不可抗力造成的可以不予考核,但事后一定要尽快制定后续工作措施,尽量将不利影响降到最低。基层单位、部门要主动向上级部门汇报工作进展情况,按时上报工作完成情况的佐证材料,对于工作中存在的问题要及时与上级部门沟通,争取问题解决的时间,尽量在计划时间内完成工作,养成良好的工作习惯。
四、效果分析和经验总结
【关键词】计划管理 督查督办
一、具体问题描述
(一)计划制定颗粒度不够精细、不够全面
对于基层单位而言,工作计划的制定是否精细、全面直接影响了地市供电公司年度重点工作任务或重要指标的完成情况。随着国家电网公司管理更加精细化、科学化,基层单位作为一项工作任务的重要参与环节,对于管理部门下发的各项工作任务如果没有形成动态的管理机制,想要全部兼顾确实很难。
每一年年初国网公司、新疆公司各专业都会下达年度重点工作任务,将全年的工作方向传达到基层,基层单位应该结合自身实际,制定适合自己部门的年度工作计划,可现实呢,往往是不结合自身实际提出下一年工作思路,等靠上级单位下发全年重点工作任务,从源头上忽略了自身存在的短板,并没有把自身存在的不足和需要提升的工作列入下一年的工作任务中,上级单位下发的重点工作具有广泛性、代表性,基层单位除了遵照执行外还应将自己的重点工作补充进去,不能在制定计划的开始就流于形式。
(二)计划完成情况未形成监督、考核闭环管理
对于工作计划的监督和考核应是确保公司各项任务和指标完成的重中之重,但目前并未形成闭环管理机制,往往对于工作计划都是缺少督办,只注重考核,对于未完成工作任务引起的考核都是随着考核的结束而结束,未对考核原因进行分析评估,这些都是工作计划完成情况监督、考核闭环管理体系缺失造成的,是影响计划制定刚性、影响工作效率的主要因素之一。
(三)工作计划完成情况未进行循环持续跟踪
工作计划完成情况的监督是一个动态的过程。基层工作计划管理部门大多存在只注重工作安排,轻于工作任务过程管控的现象,往往造成工作计划处于托管状态,影响年度工作任务完成率,会对公司造成业绩考核风险;工作计划执行单位大多存在等靠思想,不主动上报、反馈工作计划完成情况,对监管部督办计划完成情况造成了较大影响。
二、解决问题的思路和方法
(一)科学制定下一年度工作思路和计划
对于各部门和单位而言,在每一年的年底总结一年工作成绩和不足时,如何科学、准确的制定下一年的工作思路是一个至关重要的工作。首先积极与上级管理部门沟通,制定下一年的工作思路。为了更好地配合上级管理部门的各项工作,作为基层单位必须提前了解上级部门来年的重点工作思路,将其列入公司或部门的年度重点工作计划;其次要从主要业绩考核、专业管理以及同业对标等指标入手,查找不足和缺陷,将指标落后原因分析出来,由分管领导牵头,制定年度指标提升计划,分解到部门周、月度工作计划中,分解到部门负责人、指标专责人,层层管控指标,确保指标提升计划完成。
(二)利用星级区分工作计划重要层级
基层单位要在年初对各项工作进行梳理,根据省公司、公司、部门级安排的重点专项工作、一般工作、公司“两会”安排的专项重点工作、一般工作(临时工作也按照以上等级区分),按照重要程度依次设置为五、四、三、二、一颗星,在制定计划时就通过星级对工作的重要程度进行区分,这样有利于基层单位有的放矢、抓住重点,将工作计划上报至管理部门,对于管理部门也是一种提醒,形成管理部门与基层单位良好的业务沟通体系。
(三)利用“二十四”节气表分解月度重点工作
各单位可以利用“二十四”节气表将上级和本公司年度重点工作任务分解至每月,加上上一年制定的工作思路,再将临时下达的重点工作任务滚动列入节气表中,每一个节气间根据实际情况安排3-5项重点工作,这样全年的重点工作任务在年初基本制定完成,将制定好的月度工作计划再分解到每周,这样就达到了年度计划分解至月、周度计划的目的,形成了工作计划闭环管理机制,避免了遗漏重点工作引起的考核风险。
(四)四个“围着转”加强督查督办管理 提升重点工作质效
办公室把督查督办工作作为确保政令畅通的一项重要工作,按照统一管理、突出重点、分工协作、务求实效的原则开展工作,并坚持做到“四个围绕”:一是紧紧围绕着问题转――问题不解决,督办不终断;二是紧紧围绕着中心转――公司中心工作有需求,督办工作不懈怠;三是紧紧围绕着重点转――年度工作任务重点在哪里,哪里就要有督办;四是紧紧围绕着会议转――会议有部署,任务责任速分解,跟踪督办要到位。通过四个“围着转”,把领导关心关注的“急事”,影响公司安全和稳定的“大事”及时督办,确保了督办工作督到位、落得实。充分发挥好办公室的参谋助手作用,强化执行力建设,确保政令畅通。
三、解决问题的实践过程描述
宜阳局在工作实践中,结合自身实际,摸索出了一套以过程控制为主线的计划管理方法,同时要求主要业务部室调度所、营销部、财务部,对主要指标、重要工作、阶段性重点工作,分日、周、月填报报表,如:《日负荷及电网异常情况月报表》、《受理新增用户、业扩增容用户及大宗工业用户报停情况统计表》、《IC卡用户电费明细统计表》、《重点工作进度表》等报表,以便及时发现管理上存在的问题,并由专业管理部室跟踪落实考核。
计划管理,就是以目标责任书、年度工作计划为依据,实施对工作计划、周工作计划进行过程跟踪,加强各项计划指标的综合平衡,做好目标计划的分解落实、跟踪分析和过程控制,以加强工作落实、责任追究,起到跟踪问效的作用。在年度计划管理上,按专业分类编制年度专业工作计划和工作目标,详列主管领导、责任人、完成时间,年计划一经审定、下发,严格执行。结合年度工作计划认真制定月度工作计划、将市公司、县委政府、局领导安排的临时性工作列入月工作计划,达到月度工作计划涵盖局全部工作,工作计划列入率100%,月底以月度工作计划为依据进行检查落实,落实率100%。每周及时、全面编制周工作计划,发挥计划工作的统筹、协调和控制作用。
在实施计划管理的基础上,针对各生产班组在生产设备管理上,只注重应急缺陷处理,不注重原因分析,以送电为目的,以致发生重复跳闸、停电,影响供电可靠性,浪费人力、物力,专业管理部门收集数据不全,无法综合分析的问题,调度通讯所以电网实际运行的情况填报《日负荷及电网异常情况月报表》内容涵盖线路跳闸情况(原因、停电时间、处理人)、电网存在问题等项目,次日10时前通过办公自动化向局领导及相关部门报送。生产技术部、安全监察部每周跟踪、落实真实原因及处理进度,企业管理部月度进行落实考核。
针对业扩管理上从受理用户、工程施工、接火用电等环节容易脱节的现象,以及大工业用户的暂停、恢复这些关键部位的人为因素较多,容易造成企业经济损失和社会的负面影响,企管部结合本局实际制定《受理新增用户、业扩增容用户及大宗工业用户报停情况统计表》,每周由营业大厅业扩专责将本周的业扩受理情况、大宗用户报停情况及业扩管理上存在的问题通过报表向有关领导及相关部室,营销部根据此表分析,督促各相关单位在规定时间内完成本单位负责的业扩相关工作,企管部凭借此表,对未能在规定时间完成工作的纳入月度考核。