文书档案单位工作计划范文

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第1篇

[关键词]机关单位；文书档案；收集问题；措施

中图分类号：F433 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

随着我国经济的快速发展，档案管理工作日益受到单位领导的重视。文书档案收集作为档案管理工作的首要环节，起点工作必须要做好，只有这样，后续的档案管理工作才有质量可言，才有可能形成良好、健全的档案管理体系。从而保证档案管理效率和质量的提高，进而促进我国档案事业的繁荣发展，满足社会进步和人类发展的需求。

一、文书档案收集工作存在的问题

（1）文书档案的归档分类不齐全

文书档案的收集工作是现阶段很多单位基层档案室的首要工作内容，往往忽视了科技档案和专门档案的收集，特别是新型档案的收集和归档工作，例如电子档案和声像档案的重视层度普遍不高。这样一来，单位基层档案室中的文书档案材料较为单一，没有有效的管理具有较大利用价值的档案，满足不了单位内部对档案的需求，从而对单位档案管理工作质量的提高造成不利的影响。

（2）收集工作人员缺乏工作意识

在收集文书档案的过程中，单位内部各部门工作人员的档案意识普遍不高，对于日常工作中形成的档案文件并不是很注意，更别说是积累和保管了，这样一来，很多的文书档案原始材料就会不知去向，到年终整理档案的时候，有多少文书档案就整理多少。一些重要的工作环节，因为对于原始文书材料的积累不注重，从而使文书档案的归档工作造成不利的影响。此外，对于单位内部的业务部门开展的工作，档案管理部门是不了解的，因此，监督和知道工作只是一种表面形式，从而导致文书档案收集工作的开展难度较大，而收集的原始档案材料并不齐全，也不完整。

（3）文书档案收集工作考核标准太笼统

在档案工作规范化的管理过程中，文书档案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的标准过于笼统。没有设置硬性的标准进行文书档案的收集工作，而知识对文书档案材料是否收集齐全完整进行笼统的检查。文书档案的归档率也不是很真实，只是为了应对检查也做出来的，存在自欺欺人的现状，将实际的归档数看作是已经完成的归档数，所以说，这种考核的标准不具有任何的现实意义。

（4）文书档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档

机关单位的档案管理部门在收集文书档案时，会通过电话的形式通知给单位的各个部门，并告知其文书档案收集的范围和具体的收集时间，但是档案收集的针对性并不是很强，因此，文书档案收集工作的重要性在这个过程中并没有得到充分的体现。单位内部各个部门的工作职能和工作性质存在较大的差异，文书档案也会呈现多元化的情态，并且各个部门的文书档案材料的个性也比较强。因此，在文书档案的收集工作开展之前，档案管理部门进行专业的培训工作，并进行细致的知道，从而提高工作人员的文书档案收集工作的水平。然而在实际的收集工作中，单位的档案管理部门并没有有效的开展这项活动，从而影响到了文书档案收集工作的质量。

（5）档案管理制度不规范

目前我国几乎所有的机关单位都建立了档案管理制度，但仍然有个别机关单位文书档案管理缺乏完善的规章制度，存在各部门分工不明确，职责不清晰，操作流程不规范，主观随意性较强等问题。比如，很多事业单位尽管制定了档案管理制度，但并没有将档案管理制度融入到机关单位的所有部门和人员，导致档案管理工作缺乏合力；个别事业单位尽管制定了完善的档案管理制度，却不能遵照制度执行，由于档案管理制度缺乏执行力，直接导致档案管理制度形同虚设。

（6）资料整合能力不强

文书档案的收集工作，除了要求工作人员应该对相关资料及时收集之外，对工作人员的整合能力也有较高的要求。根据相关调查表明，目前我国文档的收集工作中，工作人员经常因为对资料的分类整理不明确导致一些资料的遗失和工作效率的下降，从而影响整个档案管理效率，造成办事效率和工作能力的降低，在很大程度上影响了企业的发展。例如：如果档案资料没有进行明确的分类整理，当工作中需要一些资料时，相关人员很难快速、准确的将资料找出，我们都知道“时间就是金钱”，很有可能就是因为在资料的整理时工作人员没有进行合理的分类整理，耽误了会议的时间，失去一些机会，从而降低了机关单位的办事效率。

（7）对材料的真伪辨别不明

一般来说，文书档案收集工作应该按照一定的工作流程进行，在档案的收集时应该认真仔细的对相关资料进行真伪鉴定。如果收集的资料失去了真实性，那么整个收集、归档等工作都属于无用功，没有实际的工作意义，也失去了档案的利用价值。在进行文档的收集工作中需要注意的是，应当对文档资料的原件和复印件分开存放，以避免资料的遗失造成企业工作无法正常的运行。

二、解决文书档案收集工作问题的有效措施

（1）加强宣传教育，强化全员档案意识

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性进行宣传，引起领导的重视。

（2）完善收集归档制度，确保材料齐全完整

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

（3）增强档案人员主动收集意识

长期以来，档案收集工作一直处于被动收集的局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变过去的被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

（4）文书档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性

在收集工作考核时，要抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。对于表现优异的工作人员 ，应当给予适当的表扬和嘉奖，反之，对于在工作中的工作人员，必须给予严厉的惩处，例如：适当的扣除部分工资，通报批评或者进行再学习教育等等。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

（5）加大培训指导力度，强化收集归档工作

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

（6）建立健全事业单位档案管理制度

各单位应完善细化单位档案管理规定，对现有档案管理制度进行清理和完善，对于那些已经过时的档案管理制度要进行清理，严格规范档案的收集、整理、归档、统计、移交、销毁等规定，有效地保护和利用档案。同时，还要加强档案管理制度的执行力建设，加强档案管理人员教育和培训，建立档案管理激励约束机制，确保档案管理制度规范化。

三、结束语

综上所述，在整个档案管理的过程中，文书档案收集工作是一个极为重要的工作环节，与档案管理中其它的环节相比，其具有较强的特殊性，其是进行档案管理的首要环节和起点，只有做好文书档案的收集工作，档案管理后续环节的开展才能够顺利。其是档案资源体系建设中的重要组成部分，因此在档案三大体系建设中具有重要的地位。如果文书档案的收集工作没有做好的话，完整的档案管理是不能够形成，健全完善的档案管理制度也谈不上了，所以说，做好档案管理的前提是做好文书档案的收集工作。

参考文献：

[1] 何鸶鸥.如何做好企业文书档案的收集工作[J].办公室业务，2011（S1）.

[2] 郑小平.基层综合档案室档案收集工作的实践与思考[J].黑龙江档案，2010（5）.

[3] 景波.浅谈档案的收集与利用[J].天津电大学报，2007（4）.

[4] 迟晓云.试论新形势下的档案收集工作[J].价值工程，2010（24）

[5] 王京芬.浅论技术档案收集工作[J].办公室业务，2011（S1）.

第2篇

［关键词］高校管理；文书档案；档案管理

文书档案是高校发展的原始记录，具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋，为学校事业发展提供服务，主要取决于所收集的档案种类是否齐全，是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展，各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导，以培养专业化档案管理队伍为核心，以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平，促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新，为高校发展提供了有力保障。

一、提高文书档案管理专业化认识

首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。

其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。

再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。

二、创建文书档案管理专业化模式

要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。

目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。

三、改进文书档案管理专业化方式

文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。

制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。

信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。

四、培养文书档案管理专业化队伍

培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。

文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。

其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。

其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。

其三，选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中，改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构，增强档案管理队伍的整体活力。

第3篇

1.1 重要性

文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。

2 文书档案管理现状中出现的问题

2.1 文书档案管理制度方面不完善

通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

2.2 办公室文书与档案工作认知不足

文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养

由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室文书档案管理效率提升对策

3.1 利用信息化管理提高效率

办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。

3.2 提高“文档一体化”意识

文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。

3.3 完善文书档案管理制度

单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

3.4 保证文书档案齐全完整

办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。