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关键词:水土保持综合治理;档案管理
Abstract: Longhua County Archives comprehensive management of soil and water conservation engineering as an important part of project construction, operation management period, in the engineering construction, repair management, production, maintenance and scientific research work has played an important role in ensuring the steady progress, the comprehensive management of soil and water conservation project, has accumulated some management experience in engineering information network, the popularity of digital aspects.
Keywords: comprehensive management of soil and water conservation; archives management
中图分类号:TV 文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2013)
水土保持综合治理工程具有工作面多,一次建设,长期使用的特点,自2000年以来,隆化县累计实施小流域综合治理工程22条,276平方公里,41万亩,在建设过程中,形成大量由建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料等组成的信息和文件,并归类于工程科技档案,这些档案材料全面反应了水土保持综合治理工程建设各个阶段的详细情况。水土保持综合治理工程档案作为工程建设期、运行管理期的重要组成部分 ,不仅在工程建设、维修管理、生产使用、日常维护和科学研究工作中发挥了重要作用,其对新建水土保持治理工程的借鉴和指导意义更加不可忽视,隆化县在做好水土保持综合治理工程档案管理工作,确保水土保持综合治理工程的稳步推进,实现工程档案资料网络化、数字化的普及方面积累了一定的管理经验。
一、领导的重视与支持是做好水土保持档案管理工作的关键
隆化县水务主管部门将水土保持档案管理工作纳入工程管理的全过程,按照统一领导、分级管理的原则,健全档案管理体系,使档案管理科学化、规范化,确保了工程档案的安全和有效利用。
1.提高对档案管理工作重要性的认识。
在工程规划起步阶段即加强对工作认员的教育引导,强调水土保持综合治理工程档案是在水土保持综合治理工程建设全过程中直接形成的、具有保存利用价值的各种形式和载体的原始记录,做好水土保持综合治理工程技术档案是水土保持综合治理工程建设重要基础工作的组成部分。
2.建立档案领导责任制。
为进一步加强全县水土保持综合治理工程档案管理工作,县水务主管部门建立以分管工程负责人为第一责任人的项目档案领导责任制,对工程档案工作负全责。
3.健全档案管理工作保障机制。
明确要求各项目单位确定工程档案归口管理部门,大力保证工程档案工作所需的资金、设施和设备的投入,逐步采用电子计算机、数码相机、摄像机等先进技术,实现档案管理现代化。同时,要配备能力强、业务素质高的管理人员,负责工程档案材料的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等工作。
二、规范化的档案管理是提高档案管理水平必要条件
1.健全档案管理制度。
为不断促进水土保持综合治理工程档案管理工作的规范化建设,提高工程档案管理水平,县水务主管部门将工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程管理程序,列入有关部门和人员的职责范围,在编制水土保持综合治理工程规划及实施方案时,将工程档案的建立与管理作为重要内容纳入规划或方案中,先后制定了档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等等各项制度。
2.明确档案工作职责和任务。
工程技术人员要及时整理在工程实施过程中形成的有关材料,及时向所在单位档案管理部门移交。归档时按照国家有关要求对归档文件材料进行加工、整理,保证归档文件字迹工整,图样清晰、签字手续完备,图片、照片等配以文字说明,并将归档材料相应的电子文件一并移交档案部门,产生电子文件的软硬件环境及参数符合有关要求,使水土保持综合治理工程档案材料的形成、积累、收集、整理有据可依。
3.完善档案保管借阅办法。
按照档案管理要求,制定了水土保持综合治理工程档案分类方案、保管期限,建立了档案借阅登记薄,并对历年归档的文件材料编制了检索目录,保持了档案的真实性、连续性和完整性,保证了档案查阅工作的方便快捷。
三、强化档案验收是提升档案管理质量的重要保障
1.明确验收标准。
对于工程建设档案按照规定实行专人专柜管理,建立档案管理制度,并对每一工作环节的技术资料妥善保存,及时归档,确保档案材料的完整性。档案内容要齐全,要能够全面反映项目实施的整个过程,无论是项目可行性报告,规划设计及工程预算编制方案,还是反映任务来源及工作部署的文件、合同书文本、工程建设日记和备忘录、技术成果、工程建设月报表、成本报表、技术鉴定报告、工程质量检验资料、会议纪要和工作总结、竣工验收等均收集整理齐全完备。特别是项目施工全过程的影像资料,每个项目都要有完整的影像集,真实反映项目建设的全过程。
2.加强验收工作的组织管理。
在组织对水土保持综合治理工程进行峻工验收时,按照规定有档案管理部门派员参加,确保工程与档案同步验收。对工程档案的验收,由档案验收小组进行,档案验收小组由上一级水务主管部门会同同级档案行政管理部门共同组成。在对有关工程进行档案验收时,档案验收小组依据验收结果形成书面意见,档案验收意见体现在竣工验收鉴定书中。有关部门进行工程质量评估时,对于档案材料不能达到完整、准确、系统要求,或在规定期限内未完成归档任务的工程,不得评为优质工作,也不得申报有关奖项。
四、现代化的管理是保障档案管理与时俱进的重要举措
1.提升管理人员素质。
随着水土保持综合治理工程的持续深入开展,档案数量越来越大,档案材料的种类越来越多,县水务主管部门通过组织专业培训不断强化工作人员管理意识,要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。
2.充分利用现代科技。
利用电子计算机技术在档案管理中的运用,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,改变了以前档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主的方式,逐步实现了工程档案的数字化和网络化管理,提高了工作效率。
3.配备完善的档案保管设施。
1.明,即情况明。
明上情,察下情,是写好工作汇报的关键环节。在起草汇报材料之前,我们首先要明上情。在吃透上级政策法规的基础上,研究听汇报的人最关心什么、最重视什么、最想听什么。通过领会通知、查问了解等方式明确上级所关心的问题,做到有的放矢。通常做工作汇报,对直接上级应尽量具体,对更高级别领导相对概括;对主管领导多讲全局,对副职或部门领导多说分管;向机关人员汇报时,则应多讲些闪光的思想、鲜活的事例等等。如目前全国各级各类医疗机构都在迎接医疗安全百日专项检查,如果围绕医院医疗安全教育、纠纷防范与处置、质量与安全管理等领导专家关心的问题来汇报,一般容易引起他们的兴趣。
其次要察下情。原始、丰富的事例材料,是使汇报具体、生动的前提条件。撰稿人一定要紧紧围绕汇报的主题,体察下情,广收博取,对本单位工作的每一个阶段、某个领域情况,尤其是突出成绩和薄弱环节的数据指标了如指掌。如遇撰写突击性汇报材料,时间紧、任务重,无法亲力亲为,就应充分发挥综合协调能力,尽量把原始材料搜集和初步写作任务分解到相关业务科室,以便自身有更多的精力放在材料的“精加工”上。如某市局在迎接省评议政风行风工作评估检查时,由于整改落实情况涉及局机关各科室和多个市直医疗单位,材料搜集工作可以分解到各科室和相关单位,最后由市局综合。这样既有利于赢得时间,减轻压力;又有利于占有丰富的材料。
2.精,即选材精。
一次成功的汇报,其内容必须要有鲜明的针对性。选材时,要注重把握“三多三少”原则,根据本单位的工作特点、突出成绩、存在问题来取舍汇报内容。一是多选实质性的材料,少讲过程性的东西。召开了多少个会、组织了多少次学习讨论、开展了多大声势的宣传活动等,这些过程性的内容尽量少写,几句话带过即可。重点要多写些地方或单位是如何贯彻,又是怎么落实的实际工作。二是多讲真话和实话,少讲空话、套话和恭维话。一些汇报常常围绕上级部署谈认识、谈体会,大段大段地评价上级决策如何英明正确,其实这些都是上级文件和领导讲话中已经讲清楚了的,不必再唠叨一遍。要紧紧围绕上级想听、想看的实实在在的做法与成效进行选材,做到既有“面”的浓缩,又有“点”的铺陈,用具体数字说话,增强材料的说服力。三是多选重点的、有特色的材料,少讲一般性的贯彻情况。有些汇报材料写得很具体、很实在,但面面俱到,繁杂琐碎,看完印象不深。我们在选材时要注重发现工作上最鲜亮、最感人的材料和特色做法,尤其要把那些从实际出发创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去,而这也是上级领导最想要了解的。如在省评议政风行风工作中,某局领导的工作汇报没有面面俱到,而是重点抓住本部门的特点,只讲了三条:一是严于律己,与自己“过不去”;二是开门纳谏,与群众零距离;三是认真办事,与企业心连心。由于突出了本部门的个性特点,给上级领导留下了深刻印象,并借助新闻媒体得到推广。
一、建立税收预警机制势在必行
(一)建立税收预警机制是解决税源监控乏力问题的需要。
税源监控管理是税款征收和税务稽查的前提和基础。其突出特点是提前性和控制性,但目前在实际工作中有以下3种失控现象,急需通过预警机制在内的税收管理措施予以解决。
1、管理性失控。是指由于税务机关管理缺位而造成的税源失控。如漏征漏管户大量存在就是管理性失控的突出表现。有相当一部分纳税人领取营业执照,但不办理税务登记,也不纳税。有的纲税人虽然办理了税务登记,但是没有设置账簿,长期不申报纳税。
2、机制性失控。是指由于税收征、管、查等环节职责不明确或者相互脱节,以及国、地税之间或税务机关与其他部门之间缺乏配合、协调而引起的税源失控。如税收强制执行措施和保全措施得不到有关部门的配合等。
3、政策性失控。主要指个别地方政府和行业主管部门从局部利益出发,擅自出台一些“税收优惠政策”,或者违规减税、免税,避税。
(二)建立税收预警机制是解决征管信息不对称问题的需要。
目前,受税收信息化建设速度、公民法制观念不强等因素的制约,在纳税人与税务机关之间存在信息不对称现象,纳税人清楚自己的经营行为或纳税义务,税务机关因缺乏必要的手段和措施及部门配合,不能获取纳税人的经营行为及纳税义务等方面的信息。由于受各种利益因素的驱动,目前我国纳税人的财务核算成果在一定程度上受人为控制,存在经营指标造假严重,计税依据失真现象。有的企业在银行多头开户,建立假账,资金体外循环,隐瞒销售收入,致使很多税源在生产、销售等诸多环节中被转移或隐匿,税务稽查时难以从帐目上发现问题,造成税收流失税收,监督难以真正实施到位。
(三)建立税收预警机制是打击偷逃骗税、遏制税收流失的需要。由于各种原因,我国目前偷逃骗抗税犯罪还难以有效遏制,涉税犯罪普遍化、社会化程度在个别地区呈进一步加剧的趋势,每年全国大约有300多名税务人员在与偷税抗税行为斗争中致伤。需要通过预警机制及时得到偷逃骗抗税方面的有关信息,采取预防措施,通过协税、护税网络、司法保障体系给偷逃骗抗税行为以遏制和打击。
二、建立税收预警机制的目标要求和职能作用
为确保新征管模式的有序运行,推进依法治税进程,应尽快建立以“预防为主、过程监控”为特点,以计算机网络为依托,以执法责任制为核心和基础,涵盖税源监控体系,上限报警指标、下限报警指标等体系在内的税收预警机制。即在信息集中处理和共享的基础上,上级税务机关通过预警机制网络实时监控来查询各基层单位的征管状况和外部单位协作情况,定期公布各单位税收执法及征管质量指标等方面的情况;在发现异常情况后实时预告或警示,以便其及时处理或纠正。
按照以上指导思想,税收预警机制一般要具备以下的职能作用:
(一)报警、提醒作用
从内部管理要求来看,税收预警机制一是要具备征管质量指标异常波动报警职能。如发现税务登记率、税款入库率明显偏低,欠税增长率偏高,予以提醒和报警;二是要具备税收管理缺位报警职能,如漏征漏管户报警;三是要具备金税工程“三率”偏低报警、发票协查报警职能;四是具备执法行为不规范报警职能,如对违章发售发票、办理出口退税,税务检查等执法程序违规、证据不全、文书不规范等行为予以报警。
从外部协作要求来看,税收预警机制一是要具备纳税人不奉行报警职能,如对纳税人开出税票但不按期到银行缴款现象予以报警。二是要具备大额欠税纳税人转移资产、帐户及察出境报警职能。三是要具备协税护税缺位报警职能,如对工商部门不及时-传递户籍信息、司法机关打击涉税案件的不作为行为予以报警。四是要具备偷抗骗税等大案要案发案率偏高报警职能。五是要具备税收收入与GDP逻辑关系出现异常现象报警能。如税收收增长速度突然低于GDP增长速度,即开始报警。
(二)规范和防范作用
通过对预警机制提供信息和问题的分析,促进岗位责任制和执法责任制的进一步建立健全,防范执法过错问题的发生。
(三)限制作用
通过预警机制设置职权权限的“警戒线”,限定各操作岗位和领导岗位的权限,以防止违规操作、越权办税问题的发生。
(四)决策和计划作用
通过对预警机制提供问题的分析,制定应急工作措施,防偷堵漏,明确月度、季度、年度工作计划和重点,指明工作努力方向。
三、税收预警机制的体系构成
在建立税收预警机制工作中,首先必须树立预警意识,在系统内部建立一支由办公室督查员、信息中心信息分析员,征管、法规、稽查等部门执法人员构成的预警信息分析人员队伍,以及由领导层组成的决策和纠查反馈系统,其次要按照新《征管法》要求,进一步建立健全协税护税网络,及时收集外部税收预警信息。同时,通过强化以下几方面工作,从而最终形成税收预警机制。
(一)进一步强化执法责任制及岗职体系建设。税收执法责任制及岗、职体系是预警机制的核心,要体现“两权”监督原则,进一步强化执法责任制及岗、职体系建设,通过合理分权、规范工作流程,形成一个管理严密、相互制约、相互补充的税收管理体系。偏离执法责任制及岗、职权限的有关要求即亮“红灯”,产生对内部执法行为的预警信息。
(二)建立管理缺位、越权预警机制。通过工作督查、岗位目标考核、执法检查等途径,对征、管、查三个环节进行监控和分析,发现管理缺位、越权现象,及时提醒和采取措施。
(三)建立下限报警指标体系。在征管质量“七率”、金税工程“三率”,指标中设置下限,如将地准期申报率、准期入库率的下限 (必达指标)设置为90%,低于90%即报警,由数据分析人员将此信息传递给决策层,以便采取措施。
(四)建立上限报警指标体系。主要分为税务干部廉政建设上限报警指标、涉税案件发案率上限报警指标。如将违纪干部人 (次)、比率设置上限,接近或突破这个上限时,就要将党风廉政建设作为重要工作来抓;设置大案要案发案率上限、接近或突破这个上限时,就要研究加大稽查工作力度、打击偷抗税的坚决措施。
(五)建立税源监控体系。税源监控包括微观监控和宏观监控。微观监控指对单个纳税人个体的监控,如利用第三方数据(工商登记的开业、停歇业、注销信息)监控具体纳税人变动情况,监控具体纳税人日常经营的税源异常情况。宏观监控则应利用宏观经济信息(如国民经济统计资料、GDP指标),分析经济增长情况,分析经济结构变动情况,分析经济效益的结构变化,并在此基础上估算税收收入贡献能力,比较税收收入的总量、结构变动与现有各类纳税人实际缴纳税款情况的差异,从宏观上把握税源变化和税收差距的分布,采取相应征管措施。
(六)建立纠正纳税人不奉行行为的纳税申报监管体系。纳税人在申报纳税方面的不奉行行为有3类:不履行申报义务、逾期不缴纳税款、申报税款不真实。如果能及时发现纳税人的不奉行行为,不仅可以纠正该行为,还可以有效地抑制纳税人在以后时期的不奉行行为。
在监控未申报纳税人方面,要加强对计算机的应用和数据的对比分析,利用掌握的纳税人名册以及当期已申报纳税人名册,统计出该期未申报的纳税人,在此基础上,扣除在其他业务记录中发现的不需申报的纳税人(如汇总申报户、未达起征点纳税人、临时停业纳税人等等),从而准确掌握应申报而未纳税纳税人名册,进行催报催缴和处罚。
在监控逾期未缴纳税款行为方面,可以通过建立与金融部门的协税护税网络,实时取得纳税人存款余额等信息,从而采取强制执行、税收保全、加收滞纳金、罚款等措施。
在监控申报不真实行为方面,可以利用第三方数据进行核对,如利用银行等金融机构支付利息的清单,核对纳税人申报利息收入是否真实;利用出版机构支付的稿费清单,核对稿酬收入是否真实;利用商业运输单位的业务记录,核对纳税人申报的流转税是否真实,从而对计税依据进行合理调整,及时查补税款。
(七)建立纠正干扰税收执法、协税护税不作为行为的预警机制。针对个别地方政府、有关部门出台有悖于税法的文件,,或以行政命令直接干扰税收执法;金融部门不提供存款信息、不配合税收保全、强制执行措施的实施,司法机关不配合税务打击涉税案件等行为立即预警,向上级领导汇报,予以协调解决。
(八)建立健全涉税案件举报机制和税收密报系统。全面落实鼓励纳税人举报涉税案件的有关规定,及时兑现奖励基金,调动广大公民举报涉税案件积极性,探讨建立税收密报系统的可行性,快速获取有关预警信息,遏制涉税违章、犯罪行为的发生。
四、税收预警机制的运作
现以市级税务机关为例,谈一下预警机制的具体运作形式。
(一)设计预警机制数据模型或开发相关软件
按照体现预防和提醒的功能要求,设计一张表格,涵盖下限报警指标、上限报警、税源监控体系等内容,形成数据对比分析模型 (税收预警形势图),用红色图标表示预警的事项。有条件的地区直接开发具备预警功能的软件,在月终自动生成税收预警相关图表。
(二)设置运行预警机制的常设机构
在办公室或信息中心设置预警分析小组,由一名分管领导直接领导,随时收集有关数据,进行对比分析,及时向决策层提供相关情报,并按月撰写预警工作分析报告。