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石化企业质量检测工作能否顺利进行,能否深入开展,完全取决于企业质量管理的基础工作。企业质量管理的基础工作包括标准化工作、计量工作、质量信息工作、质量教育工作和质量责任制。做好石化企业质量检测基础工作是企业提高质量管理水平的关键。
一、标准化工作和计量测试是企业质量检测工作的基础
企业标准化涉及企业生产经营活动的各个方面。企业标准化是以提高经济效益为中心,以企业的生产、技术、经营活动的全过程及其要素为主要内容,制定标准和贯彻标准的一种有组织的活动。企业标准主要分两大类,一类是技术标准,另一类是管理标准。技术标准是以产品为对象,每一种产品都有相应的技术标准,没有技术标准不能组织生产。管理标准包括企业为了保证与提高产品质量、实现总的质量目标而规定的各方面经营管理活动、管理业务的具体标准。如规定各项管理活动的工作程序、办事规定、工作规程、业务守则以及各种职责条例等。就质量工作本身而言,用以进行管理的大量的科学管理方法和管理技术,无论控制图的编制、抽样与检验和试验的方案,还是各种计量测试仪器仪表的检定方法,也都无不需要制定科学合理的标准或管理制度来加以应用和推广。总之,只有搞好标准化,使质量管理建立在标准化的基础上,才有可能开展质量管理活动。同时,质量管理又是标准化贯彻执行的有力保障。一系列标准的制定、修订工作,都必须以质量管理的实施为基础。
计量测试工作(包括测试、化验、分析等工作)是保证计量的量值准确和统一,确保技术标准的贯彻执行,保证零部件互换和产品质量的重要手段和方法,是质量管理的一项基础工作。如果没有计量测试工作或不能保证计量测试工作的正确性,就谈不上正确贯彻执行技术标准和保证产品质量,就无法开展质量管理工作。由于这项工作对产品质量和质量管理有直接影响,所以,做好计量测试工作十分重要,必须加强对一切计量器具、测试设备的严格管理。搞好计量工作的主要要求是:需要的量具必须配齐;保证量具的质量稳定,示值准确一致,修复及时;根据不同情况,选择正确的测试计量方法。
二、质量信息的搜集与整理是石化企业进行质量决策、质量监督与控制的重要依据
质量信息工作是质量管理的重要基础工作,它为企业的经营管理提供决策依据,为质量管理的全过程控制和监督考核提供依据。质量信息是指反映企业产品质量及其产生、形成和实现的全过程中各个环节的基本数据、原始记录等资料,它是进行质量决策、质量监督与控制、制定质量计划和措施的重要依据。质量信息内容很多,既涉及企业的内部,也涉及企业的外部。如有关质量问题的各种指令、文件、法令,企业的各种规章制度、工作标准、技术标准和各种工艺文件;生产现场的控制信息;质量手册、程序文件和记录以及产品的国际、国内的技术标准等。
要使质量信息在企业的质量管理活动中发挥作用,就应使质量信息满足及时、准确、全面、系统的要求。企业要做好以下几个方面的工作:建立企业的质量信息反馈系统和质量信息中心,设专职部门和人员,负责对企业质量信息收集、整理、分析、处理、传递、汇总、储存、建档等工作,并及时向企业领导和有关部门提供准确的信息;制定信息收集、分析和传递的具体程序;定期审查质量信息系统的运作情况,针对变化和需要进行相应调整;整理信息要实行分级管理,明确职责、权限和工作内容,从而提高质量信息的利用率;充分利用计算机技术,尽可能实现信息共享;加强生产班组的质量信息管理,每个生产班组要做好原始记录,并建立相应的管理制度,以保证质量信息系统的正常运行。
关键词:新常态;内部审计;电力企业
中图分类号:F23
文献标识码:A
doi:10.19311/ki.16723198.2016.26.072
1 加强内部审计专业化建设提升“审”的质量
一是配备内部审计专业人才。招聘具有内部审计专业知识背景的人才,充实审计队伍;组织现有审计人员开展内部审计专业学历提升活动,着重学习内部审计基础知识、内部控制审计等课程,丰富内部审计知识结构,为审计人员提高学习能力创造知识背景和学习条件。二是加强内部审计培训。探索开展内部审计技能培训,着重传授审计的方法和技巧,提升审计人员发现和揭示问题的能力。三是结合内部审计的特点,探索开展公司主要经营业务专业知识培训,使得审计人员对公司总体经营业务流程有清晰的把握,帮助审计人员充分分析、认识被审计单位、行业的经营特点、经营现状,确保下达的审计意见切实可行,提升审计人员提示建议的能力。四是坚持用审计实践提升审计技能。树立“以审代培”、“以审促学”的理念,让审计人员在脚踏实地的审计实践中,不断探索,丰富经验,提升审计技能。
2 加强内部审计信息化建设优化“审”的工具
2.1 审计信息系统建设
充分运用现有的数据库技术、人工智能技术,将审计人员的工作方法、工作经验嵌入到审计系统中,建设融合审计作业系统、审计办公系统、审计实施系统的贯穿审计项目始终、涵盖审计日常工作各方面的信息化平台,提升审计人员的工作效率。电力企业应在公司及所属各单位、各专业业务系统建设过程中,为内部审计人员预留查询入口,开放数据库接口,便于审计人员开展跟踪审计、审前调查和审计实施。
2.2 审计信息化工作者培养
一是通过培训提高现有人员的信息化审计水平。开展内部审计业务系统培训,提升审计人员运用信息化工具开展审计工作的能力,充分运用已经建设的审计系统,发现疑点数据,查实审计问题。二是吸纳数据库技术、人工智能技术的专业人才加入审计队伍,由审计信息化骨干负责现有审计系统的功能提升,负责现场审计实施前的数据处理,分析数据变化规律,提取异常数据,确定审计重点。
3 加强内部审计标准化建设规范“审”的流程
3.1 内部审计流程标准化建设
建设内部审计工作的标准化流程,明确每一个审计环节的具体工作内容、工作方法、工作标准。确保审计人员依照同一标准开展工作,确保工作运行的一致性。建立各专业内部审计指南、审计作业指导书,确保审计信息资料的收集与分析不会因人而异、因时而变。
3.2 内部审计质量标准化建设
建立审计通知书、审计方案、审计记录、审计底稿、审计报告等审计文书的标准化模板,明确各类审计文书必备的要素、写作的具体要求。明确审计人员在内部审计质量控制过程中的职责,建立内部审计质量控制的基本流程,明确各环节质量控制的要点。
4 深化“两制”建设做好一个“用”字
4.1 统筹审计项目实施
充分发挥各专业部门协同监督作用,在审计项目实施过程中,邀请相关专业管理部门参加,整合监督资源,突出监督重点,切实形成监督合力。
4.2 加强监督工作平台建设
统筹监督资源,融合审计监督、法律风险防范、内部控制和惩防体系,加强各司其职、各负其责、有机配合、相互支撑的监督网络建设,特别是要加强职能部门对下级单位的专业监督和过程管控,加强职能部门之间的信息共享和有效合作,更好地发挥纵向管控、横向协同的监督效应。
4.3 优化内部监督流程
本着“防范风险在前,发现问题在先”的原则积极开展审计监督工作,针对发现的突出问题在关键领域开展跟踪审计和专项检查,立足抓早抓小,促进举一反三,切实改进内控,不断健全事前防范、事中控制和事后改进的闭环管控机制。
4.4 问题整改充分协同
在审计发现问题整改过程中要明确各项问题的责任单位、配合部门,实现专业管理部门与审计部门对审计整改的监督协同,实现专业管理部门与被审计单位专业科室的技术协同,切实建立公司各部门共同促进审计整改,共同提升公司管理水平的良好机制。
新常态下电力企业内部审计工作应重点把握好“审”和“用”两个关键环节,关注审计人员如何“审”得好,审计成果如何“用”得好,深入开展“三化两制”建设,提升审计质量和审计效果,充分发挥内部审计在组织治理中的重要作用。
参考文献
关键词:企业信息化;工作规范;背景解读;亮点研究
中图分类号:F233 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2014)14-0169-03
一、制定《企业会计信息化工作规范》的相关背景
1994年财政部了《商品化会计软件评审制度规则》,对会计的软件功能通过事前控制进行规范,之后会计软件开始兴起。但是由于行政审批制度的改革,软件评审逐渐取消。对会计软件功能的管理因此缺少了监督,一度成为空白,而且会计软件种类越来越多,品质良莠不齐,以致会计软件领域频繁出现一些混乱的现象。比如说,有的软件由于漏洞,使得他人可以不留任何痕迹地随意改动会计核算结果;有的软件不使用中文,使会计监督工作不能顺利进行;有的软件不按照会计行业约定俗成的方式处理和输出会计资料,导致监督人员无法理解和判定核算过程的合规性等。也正因为这些混乱不合理现象的存在,财政部为会计软件功能重新确立规范,并通过一定的手段确保这些规定落到实处。明确规定会计软件必须具备的功能,并明令禁止会计软件不得提供某些功能,成为制定“工作规范”的重要考虑因素。
在1994年7月施行的《会计核算软件基本功能规范》中就已经对于会计数据的输入、处理、输出与会计数据的安全有过细致明确的规定。这个规范的施行,给发展还不完善的会计软件市场注入了新的活力,很多会计软件开发公司都竞相挖掘完善会计软件的功能,所以现在的会计软件功能都比较完善。所以,在此次“工作规范”的制定中有很大的一个特点,就是对于软件功能的要求较之前的文件减少了很多,并且制定遵循的原则之一就是市场能够自己解决的问题就不会再强制地要求。这也可以看出来,“工作规范”的内容更加人性化。
除去为了统一会计软件功能及服务标准之外,企业会计信息化的另一大特点是以电子资料取代手工记账和纸质会计文件。之前会计资料对纸质文件的要求,导致企业间的交易必定会有纸面文件的传递,整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约,并消耗各类资源,从而阻碍会计工作模式的创新。若无其他原因,而仅仅因为会计资料是电子形式而不被认可,就会使信息化的优势大大缩水。这样,不仅会打击企业开展会计信息化的积极性,也不利于会计信息化工作的深入发展。此次“工作规范”首次从政策制度层面认可电子会计资料的有效性,免除企业对一定范围内会计资料的打印责任。这也与我国以经济建设为中心,坚持全面协调可持续的科学发展观相统一。在工作规范的制定过程中,企业对会计资料无纸化的呼声十分强烈。
二、我国企业会计信息化工作存在的问题
我国自改革开放以来,中小企业迅速发展,逐渐成为推动经济发展、构建和谐社会的中坚力量。但是中小企业中在会计信息化工作中也暴露了许多问题。
一部分中小企业以财务部颁布的各种规章制度为基础制定了自己企业内部的规章制度,但是都没有做到足够细致。我们都知道,会计核算往往关系到企业的经济命脉,但是在很多中小型企业中会计核算制度非常混乱,更有甚者,有的企业内部根本就没有一个严格完整健全的会计核算体系,以至于很多会计的核算不清晰明确。我们通常说,企业账务处理依据的是会计人员精准的工作,可是会计人员有时会为了能够尽快地结束工作而简化工作,做出不准确、不符合标准的账务,严重影响了企业的正常运转及可持续发展。在财政部门的会计信息质量检查公告显示,中小企业会计信息质量低下,不仅仅是会计工作处理不当、现金管理混乱,而且会计信息有时也会发生舞弊。可想而知,这种情况一定会在企业的会计核算制度不规范时出现得更加频繁。
在中小企业出现这种问题并不鲜见,这种行为不仅仅会给企业自身的发展造成限制,影响企业未来的可持续发展,损害企业最终的自身利益,也会影响我国经济建设。要想在可持续发展的条件下建立优化节约型的会计工作模式,就必须从源头抓起,因此,企业会计信息化工作规范的制定与实施是非常有必要的。
三、案例分析
结合工作中实际出现的问题可以更加明确“工作规范”制定的必要性。现以山东东营的部分企业为例。
山东某电力器材有限责任公司,位于环渤海经济圈的中心城市――东营市,是一家规模不大的传统民营企业,精心致力于电力金具的研发、制造与销售,立足与电力、铁路行业,如今该类产品的供给在此项行业中已占据了龙头地位,产品销往全国各地,在国内形成了畅通的供销渠道,公司现正呈现蒸蒸日上的蓬勃发展态势。这家企业虽然引进了会计电算化处理软件,但是由于习惯和观念的束缚、约定俗成的规矩以及过去的一些文件规定,企业会计人员在把数据输入电脑,由电算化软件处理好各项会计核算结果之后,都要将电子资料转化成纸质文件存档或上交。此企业会计报表及各类资料的输出需要消耗纸张、能源损耗、设备损耗,而且还需要很大的空间用于储存这些会计文件。据调查,打印成纸质文件消耗的各类成本大概为每月超过5 000元,每年为6万元。由此可以估算出全国企业每年仅因会计资料的打印一项的成本耗费就将超过亿元。
再以另一家企业山东东营某集团公司为例,该集团主要的经营项目有高精铜材加工和销售、废旧有色金属回收利用、石油机械配件生产销售、聚氨防腐保温工程以及物资进出口贸易。在与这家企业会计人员的接触中,了解该企业会计人员对于会计事项的处理方式。该企业有一名主管会计、两名成本会计、两名出纳。对于会计事项的处理很多都是根据企业老会计多年的经验来完成的,此种账务处理是企业多年的约定俗成的规矩,大体正确没有大的差错就可以。但是这种处理方式在现在看来是不规范的。而且该企业会计档案的保管有专门的档案室,占用非常大的空间,在保管期内也会有各种因素使会计档案有不同程度的损坏。
由此可见,部分企业会计核算制度非常混乱,很多会计核算不清晰明确的现象是确实存在的,这也给企业间会计信息交换造成了很大的阻碍。“工作规范”的制定是适时的,如果每个企业都能严格遵守“工作规范”的要求,企业的会计核算制度会有规可循,企业的自身利益会得到保障,企业的会计工作会更加简便,我国的经济也将在一个平稳安全的环境中发展。
四、“工作规范”的新亮点
根据上述背景可以得知,我国中小型企业会计核算工作的混乱,亟待一部专门法规的出台。那么“工作规范”的实施无疑是符合企业会计工作现状的,顺应会计工作发展的,是会计工作人员所需要的。“工作规范”中展现的亮点主要有:
(一)会计档案管理有了新的模式
“工作规范”中的第十二条、第十三条以及第四十条规定,会计软件应当根据国家统一标准提供数据接口,以满足外部会计监督需要。同时,会计软件还应当具有会计资料归档功能,并根据国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求,提供导出会计档案的接口,保障会计档案的存储格式、元数据采集的真实性与完整性。企业内部生成的会计凭证、账簿和辅会计资料,同时满足一定条件的,可以不输出纸面资料[1]。
正如上述规范所言,当满足了一定的条件时,企业内部生成的会计凭证、账簿等会计资料可以不输出纸质材料。“工作规范”不要求输出纸质材料,但是要求企业建立完善的会计电子资料管理系统,实现会计档案的电子化储存和调阅。这一举措不仅避免了纸质材料易损坏,会计档案的空间占用大,而且还减轻了会计工作人员的工作量。减少会计纸质材料,节约用纸量,全国企业每年仅此一项就可以节约上亿元,也为保护环境做出了一定的贡献,这也与我国的可持续发展战略相贴切。
(二)会计人员报账有了新的模式
“工作规范”第二十八条规定和第三十四条分别规定:企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,通过业务的处理直接驱动会计记账,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享;分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心。
财务共享服务,即依托信息技术以财务业务流程处理为基础,以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的,以市场视角为内外部客户提供专业化生产服务的分布式管理模式[2]。
建立共享服务中心可以提升企业的财务管理能力,可以使得财务业务组织能够达到业务单位和财务单位之间的平衡,保证了财务对业务的支持,也强化了人员的管理。在财务共享模式下,企业通过使用同一报账信息平台,使得全国各地的企业可以在经济活动发生后通过在线登陆或多种设备登录的方式完成报账信息的申报。这样一来减少了人工操作,为会计人员减轻了负担,也使得报账便利化、统一化。“工作规范”中有多处提到了把财务操作和风险控制流程嵌入到会计信息系统中,其目的也是为了减少人工操作,使会计工作不再机械、繁冗、复杂[3]。
(三)支付方式有了新的模式
“工作规范”的第二十九条规定:企业应当根据实际情况,开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联,实现外部交易信息的集中自动处理。
随着货币的形态不断发展,现如今企业的资金支付方式也在逐渐地发展变化,从现金、票据等传统方式过渡为网上银行支付方式。随着企业管理水平的提高以及企业管理者经营理念的转变,很多企业客户都提出了资金集中管理、降低经营成本的财务管理需求,希望能够提高资金使用效率、提高资金周转利用效率。网上银行这种支付方式的出现,在一定程度上解决了这种需求,但尚未解决财务信息与银行账务信息的一致性问题。银企直联系统是一个平台,可以使企业资金管理系统和银行业务系统完成对接,实现企业资金的在线支付,企业可以通过这个平台来完成与银行之间的实时对账。同时还可以实时掌握企业的整体资金状况和资金周转信息。由此我们可以看出,未来会有更多企业使用银企直联系统,这也是“工作规范”的间接优势之一。
五、“工作规范”带来的影响
在“工作规范”颁布实行后,我国企业会计工作在很多方面都产生了很大的影响。在会计信息化时代,为了确保会计信息系统处理的所有重大交易真实有效,所有的会计信息录入都要经过交易授权,且不能篡改。这使得会计信息的真实性和安全性得到了保障。
企业信息化发展要求未来的会计信息系统应具有开放性和便利性,可以实现利用网络技术对信息发送与接收,达到企业间的数据共享。同时也为其他相关的部门、行业提供综合信息服务。企业的管理者要想在瞬息万变的市场竞争中有效地经营管理企业,做出正确的决策,就必须及时掌握各种信息,并要通过控制手段尽量提高所获信息的准确性和真实性。而建立银企直联系统可以提高会计信息的正确性和可靠性。系统通过确定职责分工,严格各种手续、制度、工艺流程、审批程序、检查监督手段等,可以有效地控制本单位生产和经营活动,使之顺利进行,防止出现差错,保证实现企业的经营目标[4]。
“工作规范”中规定,在满足一定条件的情况下,企业内部生成的会计凭证、账簿等会计资料可以不输出纸质材料。这一举措每年可以为企业节约一大笔费用支出,同时也可减少会计人员工作、保护环境,可谓一举多得,与我国可持续发展战略相吻合。统一的标准和要求,会使得会计工作有序进行,企业利益得到保障,我国的经济发展会平稳发展。“工作规范”刚刚开始实行,很多企业还没有接触了解其内容,但是此工作规范顺应会计工作的发展,是企业会计工作所必需。
参考文献:
[1] 财政部.企业会计信息化工作规范(财会[2013]20号)[EB/OL].中华人民共和国财政部网站,2013,(2).
[2] 邓春娟,王伟伟.浅析内部控制的实施[J].商业经济,2011,(2).