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一、完善后勤管理工作与调动职工工作积极性之间的关系
首先我们应该认识到的是,后勤管理工作质量的好坏能够直接影响到机关单位员工的工作积极性,这在无形之中也就提高了机关单位员工的工作效率。对于机关单位而言,有序的工作环境,及时的物资保障以及严格的绩效考核制度其实都能够为事业单位主体营造出一个积极向上的发展环境。但是其中一些细节还是需要我们去注意的,以绩效考核为例,我们应该将绩效考核的方式以及结果完全公开,接受员工的监督,这样才能够真正保证考核的公平公正。
其次机关单位应该创造一个以人为本,能够让员工充分发挥主观能动性,并且实现自身价值的管理制度。当然我们还应该通过对后勤人员的培训来提高他们的服务意识,让他们了解自身的工作状况是与单位的整体命运是紧密相连的,明确他们的职责,这样后勤部门的员工才能够更加重视自己的工作。
二、机关单位后勤管理工作所面对的问题
(一)产权问题。对于机关单位而言,其后勤所属单位产权不明确的问题其实长久以来就已经存在了,大多数情况下机关单位的后勤部门成立企业是为了享受优惠政策,很少能够考虑企业的产权结构以及经营方面的相关问题。再者不管是单纯的后勤单位还是以此为蓝本成立的企业,虽然同样强调服务理念,但是资金结构以及企业未来发展的问题却被管理者所忽视了。
(二)管理队伍的建设。虽然说近年来机关单位的后勤管理呈现出了巨大的人才需求,但是对于这方面人才的培养其实我们并没有形成一个完整的方案。而且很多机关单位的后勤部门从成立开始几乎就没有补充过新人,很多刚刚进入机关单位这个平台的员工,也不愿意加入到后勤部门之中。所以说很多机关单位的后勤部门早就面临着人才缺乏的尴尬境地。
三、完善机关单位后勤管理工作的具体建议
(一)定期对职工进行职业道德教育。要想完善机关单位的后勤管理工作,首先要做的就是对职工进行必要的职业道德教育,培养他们的服务意识,进而提高他们的工作质量。这方面的工作应该由部门领导组织进行,要拿出一个完善的工作方案,可以通过让职工学习先进个人事迹的形式,来升华自身的职业道德。在这方面也应该对员工的表现进行量化,在后勤部门范围之内进行考评。在不影响正常工作进度的情况下,鼓励员工对现有的工作方式进行创新。
(二)丰富职工的日常生活。上文中提到,后勤管理的工作对象大都是所属于事业单位的不动产,所以作为后勤部门的员工就应该利用好这一优势,结合职工日常工作的状况,为其购置必要的基本文化设施。这样就能够为职工创造一个良好的活动环境,丰富他们的日常生活,自然也就能够改善机关单位整体工作的现状,而对于后勤部门的员工来说,其实也能够享受到这种变化带来的便利。此外要丰富员工的生活,还应该做好职工的起居饮食管理,像如食堂这类单位一定要以服务员工为工作标准,从进料开始严格把关,将最健康的膳食提供给员工。而对于有集体宿舍的机关单位,后勤部门应该在力所能及的范围之内为员工提供一些必要的生活用品,这更能够获得员工的认同感。
(三)做好职业技能培训。所谓职业技能培训,主要是指的需要让后勤部门的员工学习一些基础的财务以及物料管理的相关知识,这样能够降低他们工作出错的概率。保证每一件物品都能够在需要它的地方,发挥它本来的作用。这方面的培训不需要让员工多么精通,只是让他们有那个意识去用科学的方法对待自己的工作,对于库存的材料以及物资,从入库登记一直到取用,都需要严格按照相关的程序来进行,所以说进行相关的培训还是非常有必要的。这样不仅能够节约机关单位的流动资金,也能够避免一些物资因为堆放而损坏。
四、总结
機关单位的后勤管理工作一直是一个难题,有些问题是机关单位的运转之中长久以来一直存在的,所以说解决并不是一朝一夕的事情。但是我们还是可以从完善工作细节出发,来改善这方面的工作现状。上文根据笔者的经验对此进行了总结,希望能够对改善机关单位后勤管理工作的现状有所帮助。
【参考文献】
[1]王永亮.对事业单位后勤管理的几点思考[J].经营管理者,2014(02):97.
[2]王国梽.关于加强机关后勤服务量化管理的几点思考[J].中国机关后勤,2010(04):30-31+34.
关键词:档案管理 科学化 探讨
档案是全部活动的真实记录,它体现各机关单位成长与发展历程,是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此,档案管理是机关管理工作的重要环节,对机关效益产生重要影响,是机关提高绩效,增加效益,科学管理的重要保证。
一、档案管理科学化的必要性及紧迫性
1.档案管理是机关单位管理的基础环节
档案材料无序零散保存,势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机,造成管理上的被动,引起机关内部管理混乱。由于人员流动,把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管,缺乏有效监督管理机制,一旦出现关键人员离职或跳槽,轻则使管理层面断裂,工作无法延续;重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失,造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此,机关单位做好档案管理工作,可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
2.档案是机关单位信用管理的重要保证
档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先,完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口,反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次,在社会信用体系建设中,信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案,使有不良记录者付出代价,名誉扫地,直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。
二、当前事业单位档案管理工作存在的问题
1.档案管理重视程度低
各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理,却很少重视档案管理,殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作,忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”,极易成为精简或兼并对象,甚至撤销专门档案机构,只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定,档案业务知识偏低,待遇较低,再加之档案机构在单位组织体系中地位低,直接影响档案工作的发展。
2.档案管理模式落后
目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节,档案分散保管在各职能部门,如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室,虽各部门都保存档案,但他们之间互相封闭,整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训,不懂档案整理,很多档案实行简单“信袋式”管理,影响档案的查阅利用。
3.档案管理科学化水平低
随着信息化的发展,办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现,使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同,当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行,它具有便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、档案管理科学化的若干对策
1.政府政策层面
(1)积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设,依法监督和指导档案工作。并与相关部门加强沟通与协调,共同督促,积极营造建档氛围,使更多单位认识到建立健全档案的重要意义,增强机关单位做好档案工作的自觉性。
(2)积极塑造典型,发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点,进行重点指导、培养,树立典型,以点带面,全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位,以老手带动新手,先推出部分示范单位,使其成为“领头羊”,让后来者有榜样可学习,有先例可借鉴。
(3)积极开展业务培训和指导
档案行政管理部门要采取切实措施:一是举办培训班,讲授档案工作的基本业务知识,提高档案人员的业务素质,使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位,现场指导和培训。要利用执法检查等时机,深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务,帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案,给专兼职档案人员上培训课,使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
2.机关单位自身层面
(1)强化档案意识,牢固效用观念在档案工作建设中,首先要提高档案意识,确立档案实用效益观念后,才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料,做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例,提高对档案工作重要性的认识,自觉接受档案部门的业务指导与监督,主动抓好档案工作。
(2)构建科学化档案管理机制
只要符合国家档案法规,实行集中统一管理原则,有利于档案工作开展,就可以一切从实际出发。建立档案管理机制,关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上,体现在是否满足时展、社会发展的需要,是否有利于档案管理可持续发展,没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整,不能提供各项活动服务,档案室再豪华,设施再完备也是毫无用处,缺少价值。
(3)科学利用信息化手段
关键词:机关单位 档案管理 科学化
档案是全部活动的真实记录,它体现各机关单位成长与发展历程,是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此,档案管理是机关管理工作的重要环节,对机关效益产生重要影响,是机关提高绩效,增加效益,科学管理的重要保证。
一、档案管理科学化的必要性及紧迫性
档案管理是机关单位管理的基础环节。档案材料无序零散保存,势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机,造成管理上的被动,引起机关内部管理混乱。完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口,反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。在社会信用体系建设中,信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。档案是文化事业的象征,是文化发展的真实记录,是文化存储的主要形式。
二、当前事业单位档案管理工作存在的问题
(一)档案管理重视程度低
各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理,却很少重视档案管理,殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作,忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”,极易成为精简或兼并对象,甚至撤销专门档案机构,只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定,档案业务知识偏低,待遇较低,再加之档案机构在单位组织体系中地位低,直接影响档案工作的发展。
(二)档案管理模式落后
目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节,档案分散保管在各职能部门,如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室,虽各部门都保存档案,但他们之间互相封闭,整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训,不懂档案整理,很多档案实行简单“信袋式”管理,影响档案的查阅利用。
(三)档案管理科学化水平低
随着信息化的发展,办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现,使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同,当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行,它具有便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、档案管理科学化的对策
(一)政府政策层面
1.积极完善和宣传档案法律法规
档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设,依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月,通过电视台、报纸等媒体,并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式,大力宣传档案法律法规,坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法,促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调,共同督促,积极营造建档氛围,使更多单位认识到建立健全档案的重要意义,增强机关单位做好档案工作的自觉性。
2.积极塑造典型,发挥以点带面功效
精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点,进行重点指导、培养,树立典型,以点带面,全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位,以老手带动新手,先推出部分示范单位,使其成为“领头羊”,让后来者有榜样可学习,有先例可借鉴。
3.积极开展业务培训和指导
档案行政管理部门要采取切实措施:一是举办培训班,讲授档案工作的基本业务知识,提高档案人员的业务素质,使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位,现场指导和培训。要利用执法检查等时机,深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务,帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案,给专兼职档案人员上培训课,使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
4.积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等,档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托,开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求,各地档案部门可以设立“咨询服务中心”,为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务,为其提供规范的科学化的档案管理,既节约管理成本,又能促进档案管理科学化。
(二)机关单位自身层面
1.强化档案意识,牢固效益观念在档案工作建设中,首先要提高档案意识,确立档案实用效益观念后,才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料,做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例,提高对档案工作重要性的认识,自觉接受档案部门的业务指导与监督,主动抓好档案工作。
2.构建科学化档案管理机制
只要符合国家档案法规,实行集中统一管理原则,有利于档案工作开展,就可以一切从实际出发。建立档案管理机制,关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上,体现在是否满足时展、社会发展的需要,是否有利于档案管理可持续发展,没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整,不能提供各项活动服务,档案室再豪华,设施再完备也是毫无用处,缺少价值。
3.科学利用信息化手段