基建工程档案论文范文

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第1篇

根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。

（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。

（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。

（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。

（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。

（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。

系统共包括8个模块：项目管理、归档管理、验收管理、档案管理、利用管理、审批管理、统计管理、系统管理。

（一）项目管理功能模块对应现在文档组采用的项目管理软件，包括项目的立项、项目配置、项目进度、项目查询这四个功能

（二）归档管理功能模块包括：文件的输入，文件修改，文件导入，可连接扫描的PDF电子文件，可发送“归档申请单”，可查询“存档状态”。

（三）验收管理功能模块包括：项目验收与归档验收。项目验收主要是验收项目立项是否正确，数据是否正确齐全。归档验收主要功能是归档数据的验收、入库是否完备齐全，对验收结果评论，并发出“出错信息修改单”。

（四）档案管理功能模块包括：工程档案领号、档案整编管理、档案密级管理、档案鉴定管理、档案库房管理（包括排位图、库房温湿度记录）、档案维护管理（对已有的档案数据增减修改）。

（五）档案利用管理：利用管理分为两部分，1、电子档案的利用：包含电子档案的查询，电子档案的浏览复制打印管理。2、实体档案的利用：包括利用实体档案审批手续，实物档案条码管理，实物档案借阅归还记录。

（六）审批管理：包含档案利用审批申请，利用审批查询，审批权限管理等。

（七）档案统计管理：统计管理的主要功能是完成各种统计工作，包括项目统计，归档统计，利用统计，电子档案汇总统计，实物档案汇总统计等。

（八）档案系统管理：主要功能是完成系统的全部定制工作及监控系统的运行情况。包含用户管理功能（建立部门、组、用户，定义角色、授权）；在线监控功能：可查询所有登录过系统用户的详细信息，并禁止特定用户登录）日志管理功能，可按日志事件组合条件查询系统的使用日志，可将日志导入导出。

基础数据维护功能：可对档案系统的基础数据进行编辑，基础数据包括，档案分类码，档案密级、图纸设计阶段，归档整编数据修正。数据备份与修复功能，如遇异常情况数据系统遭到破坏，可及时恢复系统数据。

第2篇

一、档案室资源工程建设的重要性

疾病预防控制的档案室资源是疾控中心档案建设的重要组成部分，是保证疾控中心档案收集完整的有效手段。疾控中心相对于其它单位而言，保持着相对稳定的发展，有相对长久的历史背景。多年来，疾控中心从基本建设中形成的自身档案，是从其它行业即使是书本都无法取得的。一些具有核心竞争力价值的显性知识和存于科技人员大脑中的隐性知识一旦形成档案后，对单位可持续性发展和自主创新就提供了可靠的保证[1]。因此，借助于疾病预防控制的档案室资源建设的特色化、信息化、数字化，运用先进的建设手段，有效地开发和利用信息资源，发挥档案在疾控中心运行的作用，就能提高疾控中心在市场经济中的核心竞争力。建设疾控中心的档案资源，就是要与中心的核心业务相结合，并与中心各职能系统、各业务流程有机地紧密联系，形成高效协作和集成化的中心信息链，把档案的收集、积累工作贯穿于整个中心的工作流程，从而保证档案形成的及时性、准确性、完整性，保证各项档案收集工作高效有序地进行，使疾控中心的档案部门成为信息资源中心，为中心正常运行提供准确无误的信息资源。

二、档案室资源工程建设建设之我见

2.1全面化

全面加强我疾病预防控制中心各项业务建设，是我中心档案室档案工作实现全面协调和可持续发展的基础、保证。我中心档案室要继续推进档案法制建设，抓好档案立法工作，落实执法责任制；坚持做好档案考核工作，建设全面化的档案资源，推动我中心档案工作水平得到进一步提高；按照档案馆“五位一体”的建设要求，全面推进档案室建设、档案信息建设、及公共服务建设；进一步加强中心档案工作，深入开展建设全面化档案资源；高度重视档案资源安全建设，确保档案全面、安全、万无一失。

2.2特色化

近年来，我中心在注重接收疾病预防控制文书档案进馆的同时，加强了对不同门类、不同载体档案的征集工作，单独建立突出的疾病预防控制成功的案例档案，利用档案信息，对比较特别的、新奇的疾病的预防控制手段方法进行保留、总结，建立特色的档案资源，让我中心各部门的工作人员了解重大的、特色的疾病预防控制实例，使工作质量得到提高[2]。

2.3信息化

新时期提出大力加强管理信息化建设，因此，疾病预防控制中心的档案资源建设成为提高中心档案建设、管理水平的有效突破点，我们应及时推进建设的信息化，抓住这一契机，实现疾病预防控制中心档案建设新模式。

首先，利用疾控中心信息平台，将传统的纸质文件转变为数字文件，延伸档案的利用范围。作为我中心档案的收集、整理者，应深刻体会到档案信息在中心目标管理中的重要作用，档案信息不仅能对中心的战略决策起到沟通、参与作用，还能进行具体的对比、分析、协调，能有效保证中心的目标计划与具体执行是一致的，以调整资源配置，纠正目标偏差，使目标导向正规化，进而促进实现战略目标，提高管理绩效。其次，应该加大与我中心文秘部门的联系。文秘工作是档案工作的先驱，要保证档案室资源的质量，就要保证文秘工作的质量。在现代化进程推动下，档案管理者应该学会利用CAD绘图技术以及办公OA系统，建设信息化档案，使电子文件有效的保存和利用[3]。但由于电子化信息很容易受到人为的删减损坏或病毒的侵害，因此我中心的档案工作者还应该联系中心的文秘部门对档案信息文件进行收集、整理、归档、加密等安全措施，以促进实现全过程管理，保证档案的管理与利用。还有，领导与员工要上下支持，形成良性循环，达到内外互补。档案在我中心已越来越受到重视，但我中心不能闭门造车，应该让领导把重视度转移到档案上，让我们档案工作者明白只有交流才能进步，提供给我们档案工作者交流的机会，加以借鉴其经验。同时利用现代化信息技术，使各中心之间相互接触、反馈，共同为实现档案室资源建设信息化服务。

2.4数字化

加强我疾控中心档案室档案的数字化建设。这主要是对我中心的档案室档案进行数字化处理，即把各种以传统的物理载体形式体现出来的疾病预防控制的档案信息数据，通过扫描、著录等方式全部转换为用磁盘、光盘等计算机的各类存储器存储的数字记录形式[3]，初步完成中心档案室的档案信息建设向数字化转换的准备过程，这是档案资源建设数字化的重要基础，也是使传统档案室过渡到数字化档案室的前提。目前，我中心档案室一是要加快机读目录著录的进度。现在可以利用政通档案管理软件输入疾病预防控制、中心人事等全宗的文件级、案卷级目录，并建立起档案室疾病预防控制、中心人事等几大类信息资料的目录专题数据库，为查阅利用这些档案提供方便。二是建设档案资源原文、多媒体数据库。可以试图先扫描部分有较高利用率的文书档案，并上传部分照片档案，建立档案室珍贵文件档案的多媒体数据库和全文数据库。同时，将疾病预防控制、中心人事等重要资料刻成光盘，达到可全文件阅读并打印的要求。

第3篇

关键词： 建筑设计公司档案文件 管理方式

中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：

一、建筑设计公司档案管理的基本特点

1.1 归档内容繁杂，文档数量多

众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等测试记录等等。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。

1.2 时间跨度较长，材料变更快

建筑设计公司档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。

1.3 用户范围广泛，应用程度高

设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。在实践中，还存在项目建设完工之后的后续设计施工，比如一些民用建筑项目需要接受建设方、业主和城建、规划、环保、绿化等政府部门的层层验收，一些商业地产、住宅项目还需要为个体业主的装修、维修等提供咨询服务。

二、 建筑设计公司档案管理方式的基本趋势

2.1 档案内容由多元化向数字化转变

传统的设计档案主要以工程图纸和技术文件管理为主，内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向计算机操作转变

传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。

2.3 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变

传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。

三、 建筑设计公司档案管理的创新策略

3.1大力推进观念创新

一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立将档案信息化纳入建筑设计公司企业信息化整体规划中的观念。二是要注重顺应趋势。准确把握形势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原始性和真实性。

3.2大力推进管理创新

认真执行国家档案局档案信息化建设规范和“十一五”期间全省信息化建设的有关规定，坚持以企业信息化建设为载体，着力推动管理机制和手段创新。一是加强图档资料等的编研应用，紧密结合建筑设计公司的工作实际，探索图书、情报、档案一体化的管理模式，有效服务于建筑设计公司工作需求。二是创新管理内容，一方面强化原始档案材料保管；另一方面要加强档案信息资源建设，积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类建筑设计公司的设计成果报道、专业研究进展情况等相关信息，特别是与本司业务有直接相关的新颖设计科学技术知识和成果为我司使用。三是加强特色档案信息开发，根据建筑设计公司历年形成的优秀设计成果，重点围绕技术先进、效益显著、适用性强的设计项目，做好编研、推介工作。

3.3大力推进监管创新

高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对建筑设计公司参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用，综合运用三维设计成果、元数据管理等不同类型的档案登记工具，按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。

3.4大力推进技术创新

按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越。一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施。二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出建筑设计公司历年积累的纸质载体优秀设计成果、典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值，这是建筑设计公司在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障。三是充分应用局域网和互联网功能。根据网络信息资源本身的特点和属性，运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集、加工、整理、排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储、传播、检索和利用。

3.5大力推进服务创新

创新服务机制，拓展服务领域，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作全过程。一是建立专业化信息服务模式。按照管理职能和设计专业领域组织档案信息资源服务，保障对用户需求和用户环境的把握，不断提高信息服务对用户需求和用户任务的支持水平。二是树立个性化服务观念。根据档案用户研究课题的特殊需要，以及档案信息用户的个性、使用习惯等，通过现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索途径，整合不同档案资源集成检索系统，通过网络向用户提供个性化的信息服务同时开辟设计档案寄存服务、个体业主档案维权服务、建设项目跟踪服务等项目。

四、结束语

以上是本人在工作中的经验总结，仅供参考。

参考文献：

[1]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑龙江科技信息，2009（20）：197.