学校档案管理论文范文
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第1篇
档案工作是一项专业很强的工作，管理人员必须具备扎实的档案专业知识，才能满足现代档案管理工作的需要。这就需要档案管理人员既要掌握档案学的基本原理，又要掌握档案管理过程中的各种实际操作方法。要运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，同时还要大力开发档案信息资源，编辑各种资料汇编，为学校的各项工作提供服务。
二、善于学习新知识，增强创新意识
信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。同时，档案人员还应积极主动地争取学校领导的重视和支持，获得多途径、多形式的培训教育,在干中学，在学中干，不断更新自己的知识结构。另外，新时期学校档案工作所呈现的新特点，需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案管理工作的不断向前发展。
三、改善有关运行机制，稳定档案管理人才队伍
第2篇
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
二、结语
第3篇
论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。
1.中等专业学校档案管理工作现状分析
1.1领导不够重视
就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。
1.2档案管理人员缺乏，素质较低
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
1.3档案信息载体结构单一
目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
1.4收集资料不够完整
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。
1.5硬件设施不达标
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
2．加强中等专业学校档案管理工作的对策
2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.2加强人员配备，搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。
2.4加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
参考文献：
[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.
[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.
第4篇
一、高校建诚信档案缺乏法律法规建设及相应的制度环境
大学生诚信档案从提出概念到2004年正式建立也不过两年时间，之前和之后国内还没有一部完整系统的征信法规。信用制度仅仅在我国《民法通则》、《票据法》、《担保法》、《刑法》、《合同法》等法规中简单提及，而已有的法律甚至阻碍着大学生信用档案的建立。如《商业银行法》规定了为存款人保密的原则，禁止银行将客户资料向其他部门提供，而且，按法律规定，如果要采集数据，必须征得本人同意。当前，大学普遍将大学生在校期间的基本信息、银行信用信息、在校奖惩情况等记入档案。那么，不论是作为信息提供者的银行还是信息需求者的高校，都面临违法的尴尬。
同样，将大学生在校期间的其他信息纳入征信范围也缺乏合法性前提。这主要是一个个人隐私的界定和使用问题。我国最高人民法院在《关于审理名誉权案件若干问题的解答》中只规定了未经权利人许可而公布、披露他人隐私的行为是侵权行为,但对什么是个人隐私、如何保护和披露没有进一步的规定。在没有获得法律授权之前，高校的征信行为多少有些盲目，并可能在未来引发侵权争议。
我国现在于上海、深圳、石家庄新华区等地建立了信用档案，事实证明，没有法律作为坚强的后盾，这些地方的信用档案无法显示出其应有的价值和威力，而且备受人们的怀疑。如，2002年6月14日的《中国青年报》以《将公民的不良行为上网对不对？》为题，对石家庄新华区的“社区信用档案系统”提出了质疑，原定推出的上海大学首份大学生信用档案也面临“难产”的尴尬。
地方立法中，上海已出台《上海市个人信用征信管理试行办法》。央行也有意将征信体系的建设尽快向全国范围推广，目前正抓紧制定有关征信法规，以规范社会征信机构业务经营和征信市场管理。反观美国，在它发达的信用体系背后是以《公平信用报告法》为核心的45项法律，对个人信用档案的收集和共享都有明确的法律条文，鼓励诚实守信，对违反信用者也规定了具体的惩罚条款，同时也注意维护公民的个人隐私等正当权益。特别是《公平信用报告法》和《格雷姆—里奇—比利雷法》这两项法律对个人信用档案的收集和共享及个人信息的使用做出了明确规定，是规范信用报告行业的基本法。①高校在无法可依的情况下贸然建档，有些把自己放在火上烤的意味。
二、高校尚不具备建档所需的物质支撑
大学生信用档案的建设要以一定的经济、技术条件为基础，从信息采集到最终形成信用评估报告的整个过程花费不菲，并要有一定的通讯、计算机技术作为支持。仅就这一点而言，目前我国国内许多高校尚不具备建设大学生信用档案的客观条件。事实上，国内也只有少数经济、技术条件允许的高校开展了这项工作。
高校建档的资金从哪里来？易家言在他的《中国教育的尖锐问题：学校、市场和政府的重新定位》中说：“中国的学校实际是一级教育中的党政社团组织，它在办社会，它在发挥政府的职能，而不是完全意义上的学校。高等学校除教育之外，其他的如政府和社会功能越多，内部结构就越复杂。组成结构本身和结构的运行需要支付成本，于是这些与孩子的教育根本无关的费用都要由越来越高的学费来承担。”
已建立的高校诚信档案相互之间并未实现完全联网，这种分散式的信用档案管理模式会产生的结果是，在建设初期，信用数据的采集任务浩繁、前期投入大、周期长，各个分散的信用档案管理机构很可能会不堪重负，重复投资严重。而建成后因为学生毕业后流动性大，留在当地的信用档案是否转出？如不转出，信用档案受到地域、时间限制，其功能被大大削弱。如转出，谁来承接？建档后实现动态管理还要耗费大量人力、物力，高额的运行成本也是个难题。
大量的投入必定寻求回报，即征信数据的有偿使用可以鼓励高校建档，现状却是由于社会普遍缺乏使用信用产品的意识，我国对个人征信服务的社会需求严重不足，尤其是银行等在开展消费信贷业务和实施风险管理时并不要求由公正的第三方信用评估机构进行评分，个人信用评估公司也就没有市场，无法商业化运作。投入了却没有产出，高校的建档热情能持续多久？
三、具体实施和监督环节存在的问题
1、征信数据的来源
以往由于信息长期被各行政机关封闭管理和分割使用，社会公众难以通过公开渠道获取个人信息，信用机构也无法以合法身份采集、加工和出售这些信息。近年来，上海市以地方立法的形式颁布《上海市个人信用征信管理试行办法》、《上海市企业信用征信管理试行办法》、《上海市政府信息公开规定》等，授予信用服务行业协会信息采集权，打破征信领域中的条块分割，使上海成为全国最早启动个人信用征信的城市。在《上海市信用服务指南》中，征信信息的来源包括直接来源和间接来源。其中，直接来源是被征信对象，间接来源包括行政和司法部门（工商、税务、统计、海关、技监、劳动人事、公安、法院等机关）、社团组织（行业协会、商会、贸促会等）、媒体传播机构、与被征信对象存在业务关系的合作企业、金融机构、其他征信机构及被征信对象股东和附属机构等。《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施解决了在全国范围内信息采集公开合法的问题。根据该法的精神，高校仅能选择从行政机关主动公开政府信息中收集所需信息，而这些信息中又有多少与大学生诚信档案内容实际相关？即使相关，所载信息又往往与其他征信机构提供的信息重复。明确不重复的只剩学生在校成绩、奖惩情况了，这又与学生档案记载重复。那么，高校还有必要建立诚信档案吗？
2、采集内容的界定
哪些信息应纳入诚信档案，各高校不尽相同。一般包含个人基本信息、经济信息、操行信息、信用信息、大学生去向记录。但对这一界定存在争议。如，个人基本信息、经济信息中的家庭住址、父母姓名、父母身份证号码、家庭经济收入情况、在校期间的消费表现等，究竟是征信必需的可公示材料，还是纯粹个人私生活内容或个人隐私？还有一种意见认为，学生的信用表现主要体现在学生是否诚实守信等方面，与此无关的情况如学生的思想政治表现、道德表现、学业成绩、专业素质等应排除在外，否则，就是学生的普通档案了。这也意味着信用和道德并不一致。对于道德和信用的关系，先期建立社区信用档案的石家庄市新华区坚持“一个人的总信用，应该包括他生活在社区中的方方面面，而在社区的日常生活中，信用的体现面之广，几乎可以包括道德的所有内容，道德就是对社会的承诺。”这样看来，信用档案几乎就等同于“道德档案”。
那么，究竟什么才是应当记入信用档案的呢？在这个问题没有水落石出之前所有的建档行为都具有相当的盲目性。
3、市场需求不足
最有可能青睐诚信档案的用人单位实际上对大学生信用档案的作用持保留态度。在招聘中，虽然企业对于员工的诚信问题相当重视，但不少企业认为，中国现有信用体系还不完善，仅凭一纸证书无法说明大学生的诚信问题。市场对大学生诚信档案的漠然戳中了诚信档案的软肋：公平性。
4、如何实现公平
首先，诚信标准的公平。大学生诚信档案的评价标准是什么？这一标准由谁制订？制订者的权威性由谁授予？虽然通行的做法是诚信得分由学生个人自评、经由班委和学院双重审核并打分。一个大学生，诚信如何，到底谁最有发言权？是代表“管”方的班委和学院，还是他的普通同学？不解决这些问题，大学生诚信档案本身的客观性、中立性就令人怀疑。而一项充满悬疑制度，我们还能指望它推进社会诚信吗？
其次，在大学生诚信度测评中谁来监督信用的监督者（高校）？没有监督和竞争，谁能保证高校不产生寻租冲动？有人质疑，在中国这个人情社会，“诚信档案”很难不被形式化、庸俗化。
参考文献：
[1]《诚信档案可解大学生“诚信危机”？》，《新华每日电讯》2007-年4月11日。
[2]刘勇强：《美国的个人人信用档案管理》，《档案时空》2005年第四期。
[3]谭磊：《建立大学生诚信档案推动高校诚信教育》，《云梦学刊》2006年第四期。
第5篇
1.1各种检查、评估工作导致档案整理工作困难重重。近年来随着国家对中职学校教育重视程度的不断提高，中职学校在不断提高办学规模的同时，面临的各种评估与检查工作也越来越多。这些繁多的检查项目需要中职学校精心准备相关的档案材料，但是不同的检查与评估工作根据评估内容的不同要求中职学校准备的档案材料也就不同，在此情况下，中职学校每次在面对具体的评估检查项目时需要对这些繁多的资料进行重复的整理与分类，导致中职学校的档案管理工作停滞不前。
1.2档案信息化程度不高，档案信息利用率低。档案管理工作是学校管理工作的基础，其内容繁琐，尤其是在学校的发展过程中会产生大量的档案材料，而传统的档案材料是以纸质的形式存在，这些材料的日益积累必然会导致一些档案信息在查阅的时候非常的不方便，根据五家渠职业技术学校的档案管理工作管理模式分析，档案管理的信息化程度还不高，许多档案信息并没有实现电子版，这样的结果是不仅影响学校档案材料的保存，容易因为管理不善而导致档案材料出现丢失与损坏的现象，同时也会增加学校的管理运行负担，众所周知，档案信息的纸质化要求不仅要求学校建设相应的档案室，还要消耗学校大量的纸张等办公用品。
1.3档案资料的收集不完整。基于中职学校广大教育者对档案工作的认识程度还不够，导致人们缺乏档案材料的收集意识，导致相关档案信息的缺乏；同时中职学校在选择档案材料的时候存在很大的随意性，选择什么样的档案材料信息没有明确的规定，具体表现为中职学校的管理者决定着学校档案的信息内容，比如对学校负面信息不保存，而只保存关于学校良好报道的信息。
2新时期完善中职学校档案管理工作的具体对策
基于新时期中职学校档案管理工作所存在的问题，我们要大力发展档案信息化建设，通过实现档案的信息化提高中职学校档案管理工作的水平。
2.1加强档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是通过计算机技术将传统的档案信息转化为数字形式并存放于计算机中，通过实现档案信息的数字化可以方便人们的使用，提高档案信息的重复利用率：首先，实现纸质档案的信息化。纸质的档案信息受环境、人为因素的影响比较大，其存在被丢失、破坏的可能性，而实现电子化就可以避免因为受潮等导致的档案损坏现象出现；其次，照片档案的信息化。照片是档案中的重要信息资源，其能够直观地表现出所要反映的信息，实现照片的信息化主要通过计算机扫描和数码设备直接形成数字照片。
2.2加大投入，提高硬件设施。中职学校档案管理工作水平的提高，离不开完善的基础设施，因此中职学校要加强对学校档案管理工作的支持力度，设立专门档案室收集、整理全校各类档案，配备档案专用装订、打印等设备，提高档案馆(室)的建设，确保档案材料保管安全、利用方便管理规范。
2.3增强档案管理人员的现代信息技术应用能力。学校档案信息化建设需要高素质的档案管理人员，尤其是需要懂现代信息技术的综合型技能人才，因此中职学校要加强对档案管理人员信息技能的培训：一是学校应不断加强档案在职人员的继续教育，打造一支成熟的档案队伍；二是学校要增加档案管理人员编制，积极引进一批懂计算机信息技术的综合型档案管理人才，同时也要积极聘请社会上懂档案信息化管理技能方面的人才到学校担任名誉教师，定期对现有教师进行培训。
2.4加强档案的收集和整理。学校要建立专门的档案管理机构，负责收集学校的各种档案信息，并且要制定统一的归档和保管期限。在归档过程中应坚持“以我为主”的归档原则，根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。各部门要加强档案的收集、保管和归档工作，这是档案工作的基础。
3结束语
第6篇
1.重视医学院档案管理工作，完善各类档案
档案管理工作的健全，是实际操作中，最有效的办法是自上而下推动档案管理的建设，首先是意识上的转变，学校内部的管理层要重视此项工作，做好预算，引导和宣传档案管理工作的重要性，进而激发社会对此项工作的重视，毕竟档案价值的利用有利于社会医学建设。因此，学校各级负责人认真对待档案管理工作，在预算计划下，加强必要的投入，增强责任心，能够建立档案体系，并利用档案价值提高学校的培养人才的效率。政府和企业加强与学校的合作，通过共同建设和相互利用医学档案价值资源，提高资源利用成果的运用效果，相互合作促进档案管理的工作。
2.建立专门管理机构，培养专业人才
档案管理工作需要有较强的责任心和认识提高，在此基础上，需要医学院校付出实际行动，首先需要建立档案管理系统，该系统有利于扭转档案管理混乱的状况，通过档案管理系统的平台来统筹医学院的档案管理工作。其次，利用档案管理系统，优化管理系统的操作，建立档案管理机构，该机构充分规范档案管理工作的操作内容和步骤，加大档案管理工作的规范性。最后，通过专业人才的加入，优化档案管理工作，提高效率和医学档案资料价值利用的有效性。档案管理人才的培养需要建立在档案管理系统之上，学校通过吸引人才计划，提高档案管理部门的地位，充分利用档案管理系统服务学校人才培养和科研实验的作用价值。保证各类先进文明理念从档案管理资料价值体现出来。
3.做好档案收集工作
3.1定期集中收集。档案管理部门应严格制定年度立卷归档时间期限，督促指导各单位集中将在工作活动中形成的各类档案材料按照归档要求收集整理归档，确保各类档案资料的完整、系统、科学、规范，并按期向学校向档案部门移交。要做好档案资料的定期集中收集，还需要有完整配套的实施措施，档案管理部门应制定和及时调整适应本校档案管理的归档范围、相关制度以及归档质量要求，建立健全学校档案收集工作网络，使学校档案收集工作形成一个网络化管理体制。只有在全校专(兼)职档案人员相互配合，密切协作下，才能为学校档案收集工作提供可靠的保证。
3.2普遍收集与重点收集相结合。由于高校各部门产生和形成的文件材料种类很多，为保证学校各类档案资料收集齐全完整，应采取普遍收集与重点收集相结合的方法全面收集，防止遗漏。在普遍收集的基础上，还必须突出重点，进行收集。采取现场跟踪，加强对重点部门、重点事件、重大课题、重要人物等各类档案材料的收集，对于应归档的文件材料，应及时进行归档并签字验收，有效地防止医学院校重要档案材料的丢失和遗漏，保证文件材料的齐全完整。
3.3加快档案信息化建设进程。档案管理系统不仅仅包含了档案目录级别的开发，还需要增强档案全文扫描的数据库建设，通过扫描档案使用率较高的（统计数据可实现），易破损或老化的档案资料，此类资料的优先入库，网上可以直接全文检索，有利于档案价值得到更好地利用和开发。高校互助平台的建立也是未来档案信息化建设的重要步骤和趋势之一，通过各个医学院之间的平台对接，实现资源相互利用，有利于提高医学档案价值使用率，共享的价值大于相互孤立的档案管理平台。
3.4开展网上查询服务。在学校的网站提供“档案检索查询”和“网上咨询”功能，或者通过微信平台、微博平台来增强互动，从而有效提高档案信息的利用和共建全面性、系统性的档案管理工作。
二、结语
第7篇
关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库
在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用
在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。
第8篇
【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
第9篇
1.档案管理意识淡薄。长期以来，学校领导和学生档案管理者一般都对学生档案工作重视不够，认为学生档案没有实用价值,将其束之高阁。更无法谈及耗费人力、物力以及财力来进行信息化，导致学生档案工作相当被动，这是阻碍档案工作信息化的根本所在。
2.管理体制杂乱，相关人才短缺。虽然2008年8月20日出台的《高等学校档案管理办法》明确指出学生档案成为高校档案管理工作的一个分支，但目前为止，国家方面并没有下达使学生档案管理体制具备可操作性的明文条例，这种情况下必然出现学生档案管理部门杂错、各行其是的归口不统一局面。由于各高校自身的特点，档案馆、人事处、招生部门均有可能成为学生档案管理部门，其中较为常见的是在粗放式管理下由各院系辅导员和专职档案管理人员协同办公。另外，人员配置方面也不到位，相关人才十分短缺。
3.管理制度缺位。国家虽然制定并颁布了不少法规条令，但就高校学生档案管理这一项工作却并未提及，导致科学规高校学生档案信息化管理初探文/盛磊代磊张琦范的学生档案管理制度严重缺位。尤其是多个校区分散的综合性高校，学生档案的建立、收集、整理、归档、借阅以及转递等流程缺乏统一标准，出现填写时间不一致、归档材料不齐全、审核把关不严格、移交手续不规范等问题，甚至造成学生档案丢失甚至失真，从而无法发挥高校学生档案的原始凭证作用。
4.高校学生档案的管理手段滞后。现如今，由于种种原因，绝大多数高校的学生档案工作还仅停滞在手工处理、单机归档、纸质为主的进程中，未加以计算机和互联网的辅助，造成管理手段滞后，严重制约了开发与利用学生档案的信息资源。
二、高校学生档案信息化管理对策分析
传统的高校学生档案管理模式已经无法适应现阶段的工作需求，在科技飞速发展、社会多元化的今天，高校学生档案管理工作应立足信息化背景从技术、制度、管理和服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。
1.从思想根源着手，转变态度，加强认识。学校领导和档案管理人员应转变对待学生档案工作的思想误区，提高重要性认识，贯彻实施学生档案有利于学生工作开展、教育质量提高、人才全面发展的教育理念。与此同时，借助校园网、广播站等媒介大力宣扬档案的重要性，强化广大师生的档案意识。在信息化方面，必须摒弃认为利用几台计算机简单存储一些电子数据就是实现档案管理信息化的错误理解。高校领导应积极带领档案管理工作人员认真研习有关档案管理信息化的政策方针，并针对发现的问题组织开展专题讨论，使各院系辅导员和专职档案管理人员就档案管理信息化工作在思想上达成重要性和必要性的共识，为实现档案管理工作智能数字化的健康持久发展美好愿景打下坚实基础。
2.改革学生档案管理体制，合理配置档案工作人员。为避免上述管理部门杂乱的情况，高校学生档案应统一归校档案馆管理并专职负责，同时要协调处理好档案馆与学生档案形成的各相关部门如教务办、学生工作部以及学院等之间的合作关系，结合高校自身实际情况，建立以各学院为基点向校档案馆过渡的科学系统的学生档案管理体制，实行集中统兰台纵横一管理。新生入学档案、在校期间形成的文件资料、毕业生档案信息等先经辅导员整理，之后提交到学校档案馆，由专业的档案管理人员检查，各部门之间相互配合、密切合作，全程跟踪收集归档大学生从入学到毕业的成长资料，保证为有关部门单位呈现最真实可靠的原始学生档案。
3.建立档案管理制度。高校学生档案由于具有连续性和周期性的特点，因此各高校应根据自身实际情况并结合人事档案管理的相关规定，在档案的收集、归档范围、整理、转递等环节制定统一的标准，建立一套适合自身档案管理特点的、比较完善的档案管理制度来保障各个部门之间的工作衔接。建立纸质档案与电子档案并存的双套制管理模式，是当今高校学生档案管理工作的趋势所在，是实现电子信息化的安全措施。因为信息网络时代的到来，虽然显著提高了录入、查询及利用学生档案的工作效率，但在涉及转递档案、出具档案证明文件等关乎法律方面的重要活动时，仍要以纸质档案作为基准。管理制度的建立应从以下收集归档、查阅借阅、转递等三方面具体开展：在学生档案收集归档过程中，明确各部门档案材料的归档时间和归档手续，辅导员也应积极主动地与其他形成档案材料的部门沟通、合作，做到随着档案形成及时归档并录入信息系统，使学生档案尽量处于完整连贯和最新状态，从而避免毕业时集中突击整理，同时做到归档标准制度严格统一，推动学生档案工作的规范化进程；在内容收集上，也应按照素质教育的人才培养方向，合理扩大范围，将诚信档案、心理档案、科技创新参与情况等一并纳入学生档案。查阅、借阅档案方面，要改变以往视档案为“废纸”的现象，积极鼓励师生及有关单位查阅档案。高校应建立查阅、借阅制度，档案管理者要严格监督借阅人员办理登记手续，同时借阅者也应提高自身素质，做到遵守保密制度，坚决杜绝随意复印、拍摄甚至在档案文件上胡乱批注、损毁档案材料等现象。转递环节需要建立更为完善周详的转递制度，以确保档案在递交过程中万无一失。学生档案在毕业时会面临时间紧迫、数量繁重、办公人员较多的情况，因此在递交环节、方式和手续上严格转递制度势在必行，从而消除安全隐患。
4.信息化系统开发。高校实施数字化档案管理体系的前提是要投入专项资金，加强软件、硬件建设，如购买电子计算机、引进开发数据库等，在配套设施齐全的基础上建立一套完善的有本校管理工作特点的学生档案管理信息系统。基于上述提到的高校学生档案由档案馆集中统一管理这一特点，并充分发挥校园局域网的网络优势，我们决定实施一套以Web为平台的高校学生档案管理信息系统。安装应用非常便捷的Browser/Server架构，即支持多种操作系统的Web浏览器与运转效率极高的ASP服务器客户端协同工作，加以适应性超强的MSSQLServer数据库进行数据交互，使得这套学生档案管理系统在遵循实用、可靠、安全的理念下变得游刃有余。系统模块分为档案馆、教务处、学院以及学生四大类，按类型分配权限，不易出错，解决了高校学生档案材料来源广、部门多带来的工作繁琐，实现了学生档案在建立、收集、整理、转递以及查询等环节真正意义上的信息化与数字化。
5.档案信息采集录入。针对各高校新生入学期间建立及收集的各种档案材料，在档案馆的统筹下，应准确无误地尽快录入预设系统。在校期间的学生档案管理工作应做到随学生在高校学习、生活及社会实践中各种档案材料的产生及时完成递交任务，包括接收信息、查阅信息、归还信息等数据，并在档案馆工作人员严格审核后载入学生档案管理信息系统，做到随档案的生成动态地收录。对于毕业生档案管理，集中归档大量有关毕业的档案材料，并将毕业生归档材料信息、就业信息以及转递给有关单位的信息等完整录入到系统中。
第10篇
（一）档案管理基础设备不完善
目前绝大多数卫校档案管理的基础设备都呈现出不完善的势态。档案管理的基础设备分为软件设备和硬件设备。在硬件设备上，目前卫校的配置数量呈现明显地不足，而档案管理信息化建设又是一个及其复杂的过程，硬件数量不足便导致无法更好地实现档案管理信息化建设。在软件设备上，不能很好地解决学者们的难题，让他们在查阅信息资源的时候，表现的非常地困难。由此可见，完善档案管理基础设备是多么地重要。
（二）没有系统化的档案管理机制
系统化的档案管理机制才能让档案管理长远地发展下去。目前，卫校档案管理很少拥有系统化的档案管理机制，无论是档案管理的内在模式，还是受众服务上，都存在一定程度上的局限性。不能井然有序地实行档案管理制度，也没有展现出完美的受众服务，让档案管理人员不能够充分认清自己的工作职位，让档案资源共享的实现变得尤为困难。
（三）缺乏具有专业水准的档案管理
团队具有专业水准的档案管理团队是档案管理实现信息化建设尤为重要的条件。就目前而言，卫校档案管理团队没有很好地体现出专业水准。大多数档案管理人员都是老年人，他们没有多少档案管理的专业背景，也没有充分学习与档案管理相关的专业知识，因此在档案管理工作中，便不能很好地发挥出在管理方面出众的能力。②另外，在人员配置也显得极为不合理，没有很好地利用好计算机人才，致使他们无法在档案管理工作发挥出重要的作用，进而让档案管理信息化建设无法得到完善。
二、加强学校档案管理信息化建设的有效措施
（一）完善档案管理信息化建设的基础设备
加强卫校档案管理信息化建设就需要完善硬、软件设备。在硬件设备方面，应该实现配置数量充足，可以让卫校档案管理相关部门具有针对性地购买档案管理硬件设备，如计算机、打印机、扫描仪等。在软件设备方面，可以引进发达国家的先进的软件设备，以此实现软件设备的完善性。
（二）增加档案管理信息化建设的资金投入
在完善档案管理信息化建设的基础设备时，必定需要大量的资金。因此，在档案管理信息化建设工作中，充足的资金投入便显得尤为重要。为了规范资金投入，让投入资金能够取到实际作用，就应该具有针对性对购买档案管理设备，购买时应该充分考量市场价格，作为具有实质性的价格数据，然后经过程序投入资金。另外，档案管理信息化建设的资金投入应该与时俱进，以此避免造成卫校资金的不必要流失。
（三）建立系统化的档案管理信息化建设机制
建立系统化的档案管理信息化建设机制应该充分做好多方面的工作：首先，需要建立具有实效性的数据库。建立数据库的目的是为了让纸质档案变为可以存储的数字资源，以此很好地实现资源共享。其次，应该针对卫校的各个系别、各个年级，对档案馆实施设置终端，以此实现远程控制与管理，让各个系别、各个年级的信息数据能够快速、敏捷地纳入数据库。再则，需要充分做好档案管理信息化建设的安全防范工作，让数据库系统与局域网能够实现安全管理，科学规范操作，对于重要的数据信息资源设定限制权限，以此确保信息资源的安全性与保密性；最后，对档案管理系统进行定期的维护、修理以及程序升级等，以此完善档案管理信息化建设。
（四）培养具有专业水准的档案管理信息化建设团队
培养具有专业水准的档案管理信息化建设团队需要做好多方面的工作：首先，各大卫校应该充分注重档案管理信息化建设，把档案管理信息化建设与卫校日常管理工作融为一体，以此让档案管理人员深刻地认识到档案管理信息化建设的重要性。其次，对档案管理人员进行定期的专业知识培训，以此提升他们的专业水平，让他们能够在档案管理工作中发挥出众的管理能力。③再则，引进档案管理专业人才，进一步提升卫校档案管理信息化建设。最后，对档案管理人员实行奖惩制度，对在档案管理工作中表现出众的人员进行物质上或精神上的奖励，以此促进他们对档案管理工作的积极性；对思想散漫，对工作不负责的档案管理人员进行惩罚，以此让他们认识到自己自身的错误，进而在今后的档案管理工作中能够做得更好，以此彻底强化卫校档案管理信息化建设。
三、结语
第11篇
一、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、健全制度、规范管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、稳定干部队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
六、提供服务，开发利用
第12篇
计算机技术的发展为我国行政管理工作带来了巨大的便利，在相关技术的支持下，学校等单位的行政管理工作都产生了自动化与数字化的变革，而中小学档案管理工作也在整个行政管理工作的变革中普遍获得了良好的发展。探讨计算机技术在中小学档案管理工作中的作用，有利于相关管理人员认识到计算机技术对于档案管理工作的必要性。
1.1有利于档案的收集录入
传统的档案收集管理工作往往是采用人工录入、纸质管理的模式，其工作量非常大而且错误率比较高，同时由于时间的推进，档案的积累会占用大量的空间，使得管理工作难度越来越大。而在计算机技术的支持下，如果能够为中小学建立合理有效的电子档案管理系统，实现档案管理工作数字化，能够为其信息录入、档案校对、档案存储等环节的工作都带来极大的便利，并且整个档案都由数据系统库存储，占用空间小，管理方便。而对于必要的纸质档案，在计算机技术的帮助下，管理者可以建立电子目录，一方面使档案的归类管理更加便捷，另一方面也规范了档案的目录形式。
1.2有利于提高档案管理工作的效率
由于中小学涉及的日常事务多，工作节奏快，档案管理的工作内容一直非常多，因此很多时候档案管理工作很难与日常工作的开展完全同步。而如果采用计算机技术支持档案管理工作，则在日常工作的开展过程中，也可以同步开展档案的管理工作。一方面档案管理人员可以初步的编译档案的大纲或者模型，在后期进行常规的读写或者修改，并在工作结束后进行校对存档。与传统的纸质档案管理工作相比，其便捷化录入方式和修改方式可以大幅度提高整个档案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的开展中，有了电子档案目录或者档案管理系统的支持，可以大幅度缩短整个档案查询、调取工作的时间，提高工作效率。
1.3有利于减轻档案管理的工作量节省人力成本
在计算机技术的支持下，中小学通过电子档案管理系统可以实现档案录入、采集、存档、查阅等工作的便捷化，因此，原本需要多人进行汇总的档案现在只需要一位工作人员加上计算机的支持就可以完成。从这方面看，计算机技术同时又促进了中小学档案管理工作量的减化以及人力成本的节约。
2计算机技术在中小学档案管理中的实际运用
计算机技术与中小学档案管理工作的结合改革了档案管理的内容，提高了档案管理的效率，使整个校园的档案管理工作获得了进一步的完善。因此，针对计算机技术对于中小学档案管理工作的作用，在此着重探讨计算机技术在中小学档案管理中的实际运用，以探索计算机技术在实际工作中运用的可行性。
2.1对档案管理工作内容开展数字化模式变革
由于中小学在日常的管理工作中普遍会涉及非常多的纸质文件，因此开展档案管理工作时往往会忽视数字化档案的建立工作。而随着现代化管理模式的开展，日常管理工作中产生的很多档案都可以采用数字化模式规范、整洁的保存下来，例如学校发展历史的记录、学生管理工作的记录、教师科研成果、学生学习成果等等。同时档案管理的目录也可以在计算机技术的帮助下由原来的纸质目录变革为电子目录，或者由客户端直接进行管理。完成这些工作的跟进才能使中小学档案管理工作真正实现现代化、信息化。
2.2自动化管理系统的引入
计算机技术对于档案管理工作的支持，是通过相关管理软件的使用获得的。因此，要想在档案管理工作的开展中发挥好计算机技术的作用，中小学管理部门必须根据自己的需求，聘请专业的团队为自己设计合理的信息管理系统，来保障档案管理工作获得软件方面的支持。虽然自动化管理系统的引入会造成学校管理成本暂时性的提高，但是数字化工作开展后，人力成本长期性的节约以及工作效率长期性的提高都会给学校带来巨大的补偿。
2.3规范计算机技术在档案管理工作中的每一步内容
计算机技术的应用可以融入整个档案管理工作，因此在资料搜集、档案录入、档案修改与存档、档案查阅等工作中，学校都可以通过计算机进行便捷化的操作。但是在实际使用过程中，学校要注意技术使用的规范以及相关权限的设置。由于计算机技术的便捷化，档案管理相关人员在数据录入等工作过程中，往往为了简便，省略了部分内容或者忽视了格式的设置。因此，办公系统中要设置相关的系统规则，规范电子档案数据的录入。同时在数字化的技术支持下，档案修改与查阅工作更加便捷化，学校要明确各方面的权利，通过客户端的管理将实际的权限设置于电子化的管理中，保持档案管理工作的严肃性和规范性。
2.4定期开展技术培训与系统维护
计算机技术给档案管理工作带来了极大的便利性，但是在实际的档案管理操作中，很多工作都需要特殊的技术来支持。因此在引进计算机技术的同时，学校应加强对于档案管理人员的技术培训，尤其是在信息系统操作方面的技术指导。由于传统档案管理工作的复杂性和枯燥性，很多档案管理工作都是由年纪偏大的人员负责，或者由部分教师兼职。在开展技术培训时，往往由于部分人员没有计算机基础，造成整个培训工作很难顺利开展。因此，学校要适时调整工作人员的岗位，为现代化的档案管理工作提供人力资源和技术支持。学校也应当高度重视软件的维护与更新。档案管理工作不同于日常的行政管理工作，关系到学校历史的记录以及相关工作证据的保存，因此档案数据库以及操作系统的维护工作至关重要。学校要与相关企业建立紧密的合作关系，通过企业的技术支持定期对整个电子档案管理系统进行维护，保障档案管理工作的有效开展。
3结语
第13篇
2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。
高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。
一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题
1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。
通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：
1、缺少科学的管理方法
目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍本文由收集整理管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的excel电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。
2、没能适时完善管理制度
如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。
3、全程化管理程度低浅
高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。
4、不能及时创新管理
高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。
二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考
基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：
1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传
为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。
2、逐步运用信息化管理的方式方法
在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。
3、建章立制，规范管理
（1）收集制度
新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。
（2）立档和整档制度
结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。
（3）使用制度
在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。
4、加强全程化管理
在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。
5、利用勤工助学等形式创新管理
第14篇
加快数字化进程，实现学生学籍档案管理目标
针对现代学生学籍档案管理数字化需求，学校应加快数字化学生学籍档案管理的改革。通过临时招聘、严格符合等方式使现有纸质文档学生学籍尽快实现数字化学籍档案。同时针对数字化档案管理需求对软硬件系统进行完善。目前，我国普遍应用的学生学籍档案管理软件较多，不同学校、不同地域教委的规定也存在差异。其造成了数字化软件系统以及信息存在不同。针对这样的问题，我国教育机构还应加快数字化档案管理软件的评测。以统一的软件使数字化信息档案更加便于管理与利用，促进学生学籍档案管理工作的开展。
注重学生学籍档案管理组织架构的改革，促进管理目标的实现
针对现代数字化学生学籍档案管理需求，学生学籍档案管理应加快管理组织架构的改革。针对数字化档案管理特点实现管理架构的优化，以此为基础促进学生学籍档案数字化管理工作的开展。首先，学校应对学生生源情况、档案管理情况进行分析。在此基础上读学生档案管理数字化需求进行探讨。确定学籍档案工作内容及目标后，分析数字化学生学籍档案管理的组织架构需求以及人员配置需求。通过完善的基础分析与评测，确定学生学籍档案管理要求，以此为基础进行组织架构的建设以及人员的配备优化。
针对数字化学生学籍档案管理需求进行管理体系的改革与完善
数字化档案管理方法有别于传统纸质文件档案管理，因此，其管理体系以及管理内容也有着很大的区别。针对数字化学生学籍档案管理需求，在学生学籍档案数字化进程中还应加快管理体系的改革与完善。以数字化档案管理方法、需求为基础，以学生学籍管理特点进行档案管理体系的构建与完善。改变传统纸质档案管理方法以及管理重点，以数字化档案管理需求开展档案管理工作，促进学生学籍档案数字化管理目标的实现。另外，针对数字化学生学籍档案管理特点，数字化学生学籍档案管理中还应注重管理体制的改革与完善。以数字化档案管理需求为基础，以学生学籍档案管理特点为重点，针对原有管理制度中的不适用内容进行改革。从学生学籍档案信息安全管理入手，实现科学的数字化学生学籍档案管理。
针对现代学生学籍档案管理需求强化人员素质
针对现代学生学籍档案管理额需求，学校领导应重视学籍档案管理工作，并加强教职工档案意识的强化。将学生学籍档案建设与管理作为一项基础性的工作开展持续的管理。落实人员、经费及设备，优化人员架构。针对数字化学生学籍档案管理需求提高档案管理人员的专业技能、综合素质以及计算机运用能力。根据学校所采用的数字化档案管理软件开展档案管理人员的业务培训工作。同时，建立内部档案信息网络、强化数字化学籍档案的信息备份，以数字化学籍档案管理水平的提高、人员素质的提高促进学籍档案管理工作目标的实现。
强化学生毕业后的转档管理，保障学生学籍档案的安全
学生学籍档案管理中，学生毕业后的转档工作是档案管理中的重点与难点。学生毕业的转档时间集中、工作量大的特点。以往这个时期的档案管理工作多采用多人员参与的方式进行康，但是这样的方法极易造成档案的丢失或错乱。为了保障学生学籍档案管理质量，应积极利用数字化档案管理方法开展毕业后的转档管理。并利用不同学校间开学时间的差异进行档案转档，以此促进档案管理目标的实现。针对现代学籍档案内容需求，各院校还应加快学生学籍档案内容的丰富，针对学籍转档需求以及内容需求进行学籍档案管理。
第15篇
要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
