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1.设置流程图。通过流程建立预算管理机制,在工作中,尽量避免发生“根据实际需要批准后据实报销的事项出现”,预算的编制过程是自上而下、自下而上的循环。
2.围绕宏观目标———收入和利润,编制财务收支预算、资本支出预算,确定财务预算在计划指标体系中的重要位置。医院设立有预算委员会(简称院办公会),其成员由院长、分管领导、财务科长和各职能部门的负责人组成,让各部门管理人员清楚地了解本部门在全局中的地位与作用,知道在计划期内应该做些什么工作,从而使医院的各项工作得以有秩序、有计划地进行。在操作中,需要综合考虑通货膨胀、新增业务、管理创新、物价、各家银行对事业法人客户信用等级评价要求(如医院自身积累收支结余能力强,可凭借自身实力和信誉获得多家银行授信)等多种因素的基础上测算医院预期收入、预计费用、目标利润,然后进行收入、费用指标的分解。费用由职能部门根据本部门的实际情况申报初步预算交财务科汇总,与此同时,财务负责人要根据近三年的收支情况按零基预算进行测算,采取定额和比率两种办法做好准备工作,作为下一步交院办会与职能科室长进行预算指标数据认定的依据,院办会对财务汇总的初步预算进行讨论和调整,并将讨论意见反馈给各职能部门,如此往复,最后找到实现目标利润的合理组合。实际工作中,因单位人员、条件所限,财务部门往往担负着多项职责,最主要的一项是起着水平贯通、衔接断层的协调作用,一个部门的计划对全院来说不一定是最合适的,从顾全大局出发,财务要提出合理的建议进行调整,对资金进行合理分配。
3.围绕实现财务预算,落实综合质量考评制度。预算与控制密不可分。预算的编制既是一个计划过程,同时也是确定控制标准的过程,而预算的执行过程也就是根据预算对实际经营活动进行控制的过程。这样控制就有标准,考核就有依据。为了避免考核走过场和流于形式,避免那种考核文件及项目繁多,操作困难的现象,可将职能分工内容统一纳入预算的考核范围,以提高财务的控制和约束能力。在预算的执行过程中和执行之后,还要考核预算的执行情况,各职能科室负责人要及时发现问题,每季度末要对季度执行情况有书面材料交财务科,对预算执行的正负差异分析主客观因素,适时提出纠正预算偏差的对策。在实际操作中还要注意以下问题:第一,经费指标要按计划开支,一般前三个季度不办理追加,在第四季度综合考虑,职能部门自己管理的费用可调节使用;第二,遵守原则:一般下半年预算不超过总预算的55%,即55%原则,每年度最后三个月每个月使用预算最多不超出总预算的10%,即10%原则。通过多年的运行,本人认为医院要本着“量入为出,量力而行”的原则,统筹安排预算内外资金,争取做到有预算不超支,无预算不开支,只有这样,才能力争指标控制在预算之内。
4.围绕财务预算,定期开展经济活动分析。医院每季度要召开全院经济活动分析会,财务科、核算办、策划科分别从不同角度对医院经营状况进行剖析,与会各业务科室主任结合本科室情况、对医院发展等献计献策。应以资产负债表、收入费用总表及现金流量表等财务报表中的会计金额,运用各种分析工具与技法,常用的有比率分析、趋势图、比较分析等方法,分析与判断医院经营的成果与财务状况。以直观的数据表达医院经营财务问题之所在,以评判医院经营管理之优劣,探讨医院改善或发展的重点方向。根据管理的需要,应分别利用业务收入(按权责发生制核算的毛收入)、与按现金收入(按收付实现制统计的收入)编制盈亏分析图,通过两幅盈亏分析图的比较,可以更清楚地反映出医院创造净现金流量的能力,更清晰地揭示医院资产的流动性和财务状况。让领导及员工清楚知道,对一个健康的正在成长的医院来说,经营活动现金流量应为正数,如果经营活动取得的现金收入尚不能满足投资的需要,其资金缺口就要依赖筹资活动获得外部融资,而债务最终是要依靠创造的现金收入的净值偿还的,借新还旧是短期行为,不是良性循环,不是可持续发展的经营策略。医院财务预算在执行过程中的支付能力也是根据实际收到的现金收入来安排的,现金流量分析对信息使用者来说显得尤为重要。在预算的执行过程中,要让更多员工参与到科室成本管理的过程中,要珍惜每一滴水每一度电每一份资源,以更加理性的方式和态度提升管理效益,只有不断增强节约意识,每个人都来为医院更好的发展环境改变一些、贡献一点,医院美好的梦想才能实现。
二、预算管理在医院管理中的作用
财务预算是医院开展财务工作的前提和条件,财务预算的编制,不仅明确了财务收支的范围和目标,而且也为财务计划执行、财务分析、财务监督提供了依据。以目标利润为导向的医院预算管理所发挥的作用主要体现在以下几方面:
1.财务预算与控制是管理科学化的有效工具,它使每一个管理环节数据化。正如麦当劳总裁弗雷德•特纳所说的“我们的成功表明,我们的竞争者的管理层对下层的介入未能坚持下去,他们缺乏对细节的深层关注”。中国决不缺少雄韬伟略的战略家,缺少的是精益求精的执行者;决不缺少各类规章制度,缺少的是对规章条款不折不扣的执行。因此,医院的经济通过预测、决策、计划、控制、计算、分析、考核和评估等一系列管理工作,提升了医院整体管理水平和执行力,使医院的管理工作程序化、数据化。
2.财务预算与控制可以使各部门的经济活动协调一致,并正确评价各部门的工作业绩。在医院的预算管理中,通过预算指标的分解,层层传递压力,计划目标进一步明确化、具体化,同时,这些指标成为员工在特定期间的具体目标,有助于院领导、各级主管在更大程度上对医院所面临的问题达成共识,为采取统一行动创造条件,有助于各部门和经营环节通过正式渠道加强内部沟通并互相协调,从整个医院系统的角度紧密配合,取得最大的经济效益。
3.医院管理方式由直接管理转向间接管理,控制工作进一步加强。预算是管理的载体,管理者通过对目标利润的分解,将工作细分,对预算执行情况进行考评,这样通过对目标利润的控制实现了对医院全面管理的方式由直接管理变为间接管理,使管理者既能把握全局又不失控制,收到事半功倍的效果。
4.预算管理的应用加强了财务管理的功能,促进了管理观念的转变。医院在预算管理的指导下,全部经营活动得到公开,资金的流动过程都是在公开、受控的状态下进行,财务管理的对象也从财务部门延伸到医院的各个角落,财务管理的职能也从核算型向管理型转变,有助于财务工作人员实现职业生涯的升华———从核算、理财、监控、到战略管理的提升,达到了提高财务管理水平的目的。
5.预算管理有利于医院深化改革,积极参与市场竞争。现代社会是市场经济社会,医院能够跟得上市场的变化,就能够生存,否则将被淘汰。市场化的进程在加快,医院改革的步伐也必须跟上,快速接受和反映市场信息,根据市场的变化制定经营策略、方针政策,以达到建立一个自我约束、自我激励、自我发展和自我完善的现代医院。
广铁集团客运公司于2000年12月2日挂牌成立。公司成立以来,我们按照铁道部、集团公司关于客运公司改革的总体要求,以逐步建立现代企业制度、提高科学管理水平为取向,积极探索并试行了财务预算管理制度,推动了客运公司管理创新,强化了成本的“刚性”约束,有效地控制住了成本费用,取得了初步成效。我们推行财务预算管理的具体做法主要有以下几个方面:
一是细分内部成本控制中心,科学确定财务预算管理的责任单元。
我们将成本中心作为财务预算管理体系中的基本单位,根据生产经营的环节和组织结构合理设置成本中心,并确定各自的职责范围和管理权限,尤其是强调成本中心负责人所承担的责任,预算的编制、下达、控制、分析和考核都以成本中心为单位进行。公司内部各层次共建立了150个大大小小的成本控制中心,通过成本中心的建立,将预算控制的责任传递到最基层,形成了一级保一级的预算控制机制。在各成本中心之间建立内部转移价格制度,确保成本中心成本的完整和真实,避免成本环节中出现真空地带,在不同的成本中心建立服务与付费的关系,制订内部清算办法,各部门的相互服务收费按实际成本计算,向最终用户收取,使每一项支出都纳入预算管理的范畴,促进财务预算管理责任的落实。重新确定各项作业成本定额,剔除所有不合理的开支,制定较为科学的物料消耗定额,并对成本的真实性逐项进行认定,为编制成本预算提供科学依据。
二是将收入预算按车次下达,增强员工的营销观念和效益意识。
公司成立之初,就对运营的61.5对列车进行了“量本利”分析,计算出了每趟列车的盈亏平衡点,并将“量本利”分析资料印发到各客运事业部和车队车班组织学习。在集团公司下达经营目标后,我们根据目标利润确定了营业收入预算,特别是按照每趟车的列车等级、运行区间及客流情况,将客票收入预算和车补收入预算按车次进行分解,层层下达到事业部、车队和车班,使每一位列车长、乘务员都明白自己担当的列车单趟应该完成多少收入、上座率达到多少才能盈利,从而主动改善服务质量,吸引客流,提高列车上座率。同时,及时掌握各车次客票收入的完成情况,与收入预算进行对比分析,为调整和优化列车开行方案提供依据。
三是强化资金集中管理,为财务预算管理提供资金保障。
资金跟着预算走,预算资金按照进度拨付,利用资金手段调控成本预算的执行。大宗物资的资金由公司统一对外结算。事业部和各成本中心严格按照成本预算及专项预算使用资金,不允许资金在不同的预算项目之间进行调剂,严禁将预算资金用于预算之外的其他用途。事业部和成本中心都没有融资权,资金的缺口由公司统一筹措。通过严格的资金预算管理,确保了公司生产经营、设备更新和技术改造的资金需求。
四是推行物资采购招标制度,从源头上加强成本预算的管理。
公司实行物资集中采购,逐步弱化事业部及成本中心的材料采购权限,对列车卧具备品、大宗的车辆配件等常用物料实行公开招标,定点定厂统一采购。事业部只可在限定金额内自行采购普通材料。通过集中招标,大大降低了材料消耗成本。2001年集中对五趟进京列车的卧具备品、乘务员制服进行了招标,单位价降低近30%,仅此一项就节约成本310多万元。
五是对相关实业实行一体化管理,完善了财务预算管理的内容和范围。
将与运输主业相关的餐饮、多种经营、工附业等相关实业统一纳入公司管理考核,全部回归主业核算,变多本账为一本账,纳入公司财务预算管理。对这些单位的收入、支出、利润、资金都编制下达财务预算,按规范的财务预算方式进行管理,向上级部门汇总编报一套报表。将相关实业的工资分配纳入公司人工费用总预算统筹考虑,统一政策,合理分配,消除了多元经营收入隐形分配的现象,既规范了管理,堵塞了漏洞,又能取信于员工,得到了大家的赞同。
六是相关服务市场化运作,减少了预算控制的层次和环节。
对列车保洁等非核心业务和公司不够擅长的业务实行外包,使公司能够更好地将精力集中于旅客运输服务这一核心领域,提高核心竞争力,同时节约人力成本和设备投入,减少成本控制环节。2001年,公司先后将各客运事业部库内列车、卧具等清洗保洁工作外包给了专业化的保洁公司,提高了列车服务质量,并节约成本50多万元。
七是注重预算的编制和审核,事前化解预算执行过程中可能发生的矛盾。
由公司确定总体经营目标和预算编制原则向事业部公布,事业部根据实际需要编制预算建议。事业部预算编制从班组开始,并根据隶属关系逐级审核、汇总,班组预算由车间审核,车间预算由成本控制中心审核,成本控制中心预算由事业部审核,最后将预算建议上报公司。公司进行预算审核主要是确定哪些是必须做的,哪些是不能做的,哪些是可做可不做的;哪些钱该花,该花多少,而哪些钱不能花。审核的方法主要是验证预算建议的真实性,在征求事业部意见的基础上,根据财力和项目的轻重缓急进行排队和取舍。在预算的编制和审核过程中,公司上下充分交流信息,统一认识,使各级责任人熟悉了生产业务和定额管理,明确了责任和目标,从而大大减轻了预算控制的难度。在实际操作中,我们考虑客运公司是新成立的公司,没有现成的经验可以借鉴,没有相关的历史资料和数据作比较,因此我们采用的是“零基预算”的编制方法,通过自下而上、自上而下的多个来回,不断进行修订、完善,使预算尽量接近公司的真实情况。
1.1我国现代企业预算管理与现代企业管理有脱节由于我国现代企业的部分人员对预算管理的认识不足,在日常的财务预算管理中往往重视企业的短期行为,而忽视了企业的长期目标,最终导致企业整体利益受损。此外,缺乏对预算管理的全面管理行为,往往将预算管理作为企业财务管理中的一种形式,而不重视其发挥的实际作用,更多地是为了预算而预算,单独注重企业的会计行为,不能使企业的经济资源得到有效配置,从而影响现代企业的整体利益。
1.2我国现代企业财务预算的编制方法传统在我国,大多数现代企业在财务预算编制上采用的是固定预算、定期预算的方法来进行编制,这种传统的预算编制方法,使得现代企业的财务部门人员只重视了静态的管理,而忽视了动态管理。这种静态预算的编制方法适用范围也较小,仅仅适用业务波动不大的施工企业,对于那些销售量变化较大,价格和成本受环境等多方面影响变化较大的施工企业,静态预算方法往往表现出盲目性和滞后性,这些传统的方法也易使新的预算方法的适用受到一定的影响。
1.3缺乏完善的财务预算管理制度目前,我国现代企业缺乏较完善的财务预算管理制度,在日常的预算管理工作中,不能全面完整地进行摸底调查,预算管理制度也不能有效地实施,使得企业所编制的预算报告与实际所发生的出入较大,预算编制也缺乏实际调研,预算管理整体处于一种比较粗放的状态。财务预算管理制度中缺乏严格的考核和监督体系,从而影响了预算的严肃性,使财务预算管理整体效果受到一定的影响。
1.4我国现代企业财务预算管理的执行力度不够目前,我国现代企业的预算管理执行力不强,执行过程中存在各种不确定因素。预算管理者往往将更多精力用在预算编制上,而将预算执行一般安排在每季度或者半年、年终来进行分析,这样一来,预算控制管理基本处于事后控制。此外,在现行的预算管理制度下,现代企业部分人员在具体操作上往往以自身利益为出发点制定预算管理指标,执行过程存在各种不确定因素,使得现代企业预算执行难以达到预期的目标。
2加强现代企业财务预算管理,提高现代企业经济效益
预算管理体系的全面建立是现代企业进行生产盈利,产生经济效益的重要一环。结合现代企业经营过程的特殊性分析,现代企业经济效益目标实现过程中,应以成本控制为前提,进行合理规范的预算管理,遵循预算管理基本规律,从而使现代企业的运作达到环环紧扣,井然有序。本文通过分析现代企业财务预算管理中存在的问题,综合财务预算管理与经济效益之间的关系,提出以下几点增强财务预算管理的措施。
2.1建立完善的预算管理体系现代企业推行全面预算管理,首先要建立一套相适应的预算管理体系,发挥预算管理过程中现代企业结构的主导作用。首先设置预算委员会,负责预算的统筹编制。从工程预算至工程进度,以及材料采购成本等方面对各组织进行协调和指导,促进各部门交流合作,给管理者价值链提供参考依据。其次设定预算目标,明确现代企业预算期内经济效益目标。通过预算管理各项目标的预测和实施过程,能有效促进现代企业经济效益目标的实现。再次,建立业绩考评体系。在现代企业的经营运行过程中,建立业绩评价制度很有必要。通过对预算目标完成情况的考核,对现代企业预算管理目标的实施情况进行系统的分析与评价;对功绩与问题进行合理分析;对执行结果进行奖惩。既可以激发员工热情,积极有效完成工作,实现现代企业经济效益,还可以通过业绩考评,进行部门考核,保证现代企业预算管理体系的全面实施,为下一轮预算目标的提出奠定坚实的基础预算管理,提升现代企业经济效益。
2.2不断完善科学财务预算管理理念预算管理成功与否,管理方式起到至关重要的作用。首先,现代企业项目决策层应首先正确全面地理解预算管理的意义,对预算与经营的本质进行区别。现代企业是社会生产组织,预算管理不是一项单纯的财务活动,不是定指标,下任务,强制实施管理。管理者应对经营计划与预算管理的本质进行区分。预算管理是一项涉及多部门,多体系的系统工程,需要各部门之间沟通协调,促进财务信息公开与共享,合理规划现代企业内部资源。可由高层管理者提出现代企业预算目标及大致方向;再分级由下属单位提报各部门预算方案,经过预算委员会整理,通过分级编制后进行程序汇总,最终拟定现代企业最佳预算决策,真正实现全员参与,全面实现预算管理。其次,现代企业全体员工应树立科学财务预算管理理念,明确现代企业的发展方向和奋斗目标,既重视企业长期目标,也要注重各自岗位上的具体目标。员工应积极参加企业预算管理,加强信息的交流和沟通。总而言之,从企业员工到企业领导每一个人都要让科学的预算管理理念深入人心,责任落实到位,不断促进现代企业整体目标战略的实现。
2.3现代企业应制定适宜的财务预算编制方法现代企业应采用科学合理的财务预算编制方法,灵活运用零基预算、弹性预算和滚动预算的编制方法。第一,根据成本性态及业务量、成本和利润间的关系等,采用预算期内可能发生的业务制定与之相适应的弹性预算方法。第二,采用零基预算管理方法,要充分调动现代企业员工主动工作的积极性,合理地进行资金调配,减少企业各项可控费用,提高员工的劳动生产率。第三,采用滚动预算方法,保持企业预算管理的连续性和完整性,将预算管理和实际工作密切结合,及时动态地反映本行业的市场情况。
2.4完善财务预算管理制度现代企业应建立健全预算管理制度,首先,制定一系列的预算管理程序和制度,保证现代企业各项资料的真实性和完整性,不断完善预算管理制度中存在的问题,并及时纠正错误,查缺补漏,避免财务预算管理过程中出现差错。其次,还要加强实际调研能力,有效提升预算管理水平,使预算管理变得更加科学有序。最后,还要将考核和监督措施列入到财务预算管理制度中,制定一个奖惩的办法,通过奖惩办法激发员工工作的积极性,增加财务预算管理的严肃性,以期达到现代企业的整体目标。
2.5加强现代企业财务预算管理的执行力现代企业财务预算管理最终的执行者是现代企业的全体员工,要想有效地进行全面预算管理,首先需要建立预算执行信息反馈制度,成立预算管理委员会,通过预算管理委员会将预算指标层层分解并逐一向下落实。预算委员会既要保证预算管理的有序进行,又要协调好现代企业各部门人员的经济活动和利益冲突。其次,应增强基层员工执行力度考核机制,使现代企业财务预算管理与现代企业目标发展相一致。此外,要及时做好对预算执行结果的分析,对财务预算管理中存在的问题要及时进行调整,使其能更加符合现代企业整体需要。
2.6进一步加强对现代企业财务预算的考核监督财务预算的编制与实施过程是动态的,现代企业预算与实际经营成本容易产生偏差,因此需要有特定的条例督促预算标准合理调整。财务预算的执行需要与严谨的考核监督相联系,把权力与责任划分清楚。因现代企业财务管理的特殊性,在现代企业预算方案的实施过程中,成本超预算,材料价格不稳定现象都有存在。随着市场经济的影响,货币政策紧缩的外部环境,施工队人力成本增加,安装材料成本上升的内部环境,都容易导致预算实施过程混乱。因此,现代企业的预算实施过程,建议每年以固定时间,对现代企业内各部门合理的资金占用率进行核准。在本年度内后续生产过程中如出现资金短缺,成本预算超额现象,必须经过严格申报审批,财务管理也应进行合理有效的审核监督,形成财务管理过程中严格的管理模式。同时,在具体实施现代企业财务预算的划分过程中,应坚持实事求、合理科学、资源优化配置原则,进行民主科学的预算调整,从而使现代企业经济效益得以有效实现。
3结语