档案信息化管理论文范文

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第1篇

医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

第2篇

完善档案资源的信息化管理工作的措施

在当前时期，档案资源的管理实现全面的信息化，既具备了可能性条件，又具有了必然性基础，已经成为时展推动下档案工作的不可逆转的趋势。因此，档案管理人员要努力地推动档案资源的高效信息化管理的实现。本文下面具体地谈论几点措施：

（一）健全信息化档案管理的技术配备

国家各单位实施档案资源的信息化管理，必须为信息化手段的应用提供必要的技术支撑，即保证各种软件设备以及硬件设备的齐备以及同一性，为信息化的手段应用提供支撑，同时还要努力地做好对于安全保护措施的建设，以迎合信息化的管理趋势，做好对于档案资源的保护。

1.我国应当以国家、区域、行业、职业等为基础，致力于推动档案管理各项技术设备应用的统一化、专业性，以合理可行的规划方案作为指引，努力健全相关的标准，以推动各个环节档案管理工作在虚拟空间中的有效连接，从而保证档案管理工作在更高水平上实现其资源的有效备份以及合理调用，使信息化管理在标准规范的基础上，循序渐进地达到全方位的实现。

2.国家要致力于研发优质高效安全稳定的数据库软件，并着重从资源整合、存储、检索等方面研究高效统一的技术途径，以全面推动档案资料全国范围内的一体化管理的实现。

3.国家要以各种传播媒介来向档案管理工作者传播信息化档案安全管理的理念，并推动网络安全的防火墙技术、密钥技术以及身份认证技术等保障措施的应用。

（二）积极提升档案管理人员的素质

国家要推动全国范围内档案资源一体化信息管理目标的实现，就必须着力为档案管理工作人员进行全方位的培训与教育，并努力推动高素质全新人才与深厚资历的原有工作人员二者在档案管理新形势中对于工作的合作开展。

1.国家可以为档案资源信息化管理健全制度及法律规定，以强制化的措施推动档案的信息化管理理念对各工作人员意识的渗透，努力营造一种全国范围内的浓厚的信息化的档案管理氛围，通过培训或教育切实地帮助原有工作人员实现工作的转型。而对于那些具有较高资历但难以顺利接受信息化手段的管理老人，可以为其配备年轻的熟练掌握高科技手段及相关档案管理知识的助手。

2.国家可以为各地区档案管理部门拨发款项，引导全体档案管理部门提升对于档案管理人员的待遇，并分级展开面向全社会招聘具有优秀的信息化管理工作能力的档案管理人员，带动教育工作对于档案管理人员的培育，为国家未来的档案信息化管理工作提供充足的人才支撑。

加大信息化管理的试点构建

国家可以充分发挥自身在档案资源管理中的调控作用，通过为信息化的管理进行专项资金、技术、设备等的投入，推动档案管理的信息化试点的构建。并鼓励各档案管理部门轮流对试点进行参观，组织专业人员为参观小组开展信息化管理工作的手段及优势作用的讲解，以激发其他的管理部门对进行信息化管理的热情，从而逐步推动试点的扩大，借助各试点的力量，逐渐推动全社会范围内的信息化档案管理的实现。

第3篇

疾控中心对各种疾病预防和控制的信息都要进行采集和管理，以为后期调取档案提供便利。众所周知，疾控中心的工作内容比较多，信息数据系统比较复杂，如果单纯的靠人力来完成信息管理工作，不仅工作效率低下，还会降低档案信息化管理的质量。因此，依靠现代电子信息技术对疾控中心的档案进行信息化管理是时展的必然要求，同时也是疾控中心档案管理模式的重大突破。疾控中心信息化管理虽然简化了信息采集、录入的工序，缩短了人工对数据进行采集和管理的时间，但是在实际的操作过程中仍然会因为诸多因素的干扰而存在一些现实的问题。只有对疾控中心档案信息化管理的现状作深入的分析和探讨，才能在此基础上提出可行性的措施。

二、疾控中线档案信息化管理存在的问题

(一)疾控中心在档案信息化管理上投入的资金不足

疾控中心已经习惯了传统的人工进行信息管理的模式，对于新的管理模式了解不够透彻，甚至排斥，直接导致了对档案信息化管理重视度不高，对这方面的资金投入少之又少，产生的后果就是疾控中心因为运转资金不足而无法购买信息化管理设备，仍然依靠原有的计算机系统进行档案信息化管理，使得信息管理效率低下、管理质量无法媲美发达国家。甚至有些经济条件相对落后的地区，由于缺乏雄厚的资金支持，仍然沿用传统的借助人力的纸质的信息管理，无法保障信息管理的准确度。

(二)疾控中心档案管理模式和方法相对落后

我国对档案管理工作一直重视度不是特别高，由于几年党和国家将档案资料的管理工作提到国家发展议程上，档案管理工作地位才得到了大幅度的提升，同时也带动了各行各业对档案资料管理的重视程度进和了解程度。疾控中心档案信息化管理在这两年才刚刚兴起，管理人员很难在短时内适应新的管理模式和方法，大部分是在沿用传统的人工管理模式，疾控中心档案信息化管理模式仍然很难突破原有模式的束缚。有些疾控中心是将人工管理和信息化管理交叉并用。在对档案进行整理和管理时，以静态资料为主，例如文字和图片，而缺乏一定的音像资料，降低了档案的完整度，从而间接的影响了档案管库现代化和信息化。在进行档案管理时没有科学的归类方法，导致档案归类工作杂乱无章，严重影响了后期调取、查看工作的效果。

(三)缺乏专业的管理人才

在我国疾控中心档案管理工作中由于人员工作职责的不明确，许多管理人员是身兼数职，档案信息化的管理人员可能是其他科室的管理人员，这些管理人员缺乏一定的专业性，在进行档案管理工作时，并没有科学的管理方法和手段，使得档案管理工作水平不高。

三、解决疾控中心档案信息化管理问题的措施

(一)加大对档案信息化管理的资金投入

疾控中心的档案信息化管理工作不仅需要大量的人力支持，更需要雄厚的资金支持。如果疾控中心的档案信息化管理缺乏资金支撑，使得管理设备和手段的更新受阻，降低了管理的水平和质量。因此国家和政府应该重视疾控中心档案信息化管理工作，利用财政拨款的形式对疾控中心的档案信息化管理工作提供支持。此外，疾控中心也应该加大对档案信息化管理方面的资金投入，不断引进新的管理设备和手段，促进档案信息化管理的发展。

(二)提高档案管理人员的综合素质

疾控中心实行档案信息化管理无形之中对管理人员提出了更高的要求，因为现代的档案管理需要借助计算机管理系统，但是原有的档案管理人员并不能熟练掌握计算机操作技能，在实际的工作中会出现各种各样的失误，降低了档案管理整体水平。因此，加强档案管理人员的综合素质培养工作已是当下疾控中心的必要工作。可以将档案管理人员派遣到外地进行技能的学习。此外，还可以聘请专家对档案管路人员进行培训，手把手的指导档案管理人员的工作。与此同时，档案管理人员也要加强主动学习能力的培养，在工作中积累经验，大胆的尝试并进行工作方法和手段的创新，以提高档案管理工作的效率和水平。

(三)建立和完善档案管理制度

疾控中心的档案管理工作之所以效率不高，杂乱无章，主要是由于缺乏严格的档案管理制度导致的。因此，建立和完善档案管理制度，不仅能为疾控中心的档案管理工作提供制度保障，同时也可以提高档案管理工作的效率。第一要建立健全档案管理工作责任制;明确档案管理人员各自的工作职责，使他们在职责范围内开展工作。第二建立和完善档案管理绩效考核制度;对管理效率和质量高的工作人员给与一定的奖励，以提高大家工作的积极性。第三建立和完善档案分类管理工作制度；对现有的档案借助计算机系统，并按照一般性、重要性，长期性和短期性的原则进行分类管理，为后期检查和调取档案奠定基础，提供便利。第四建立和完善档案管理收集制度；疾控中心管理部门应严格要求各个科室对档案进行定期的收集，并加强对各个科室档案信息收集的监督工作，防止有些科室，并未贯彻和真正落实档案信息定期收集工作。在各个科室对档案信息收集完毕后统一交由疾控中心的档案室，档案室配备专门的人员对上交的档案进行分类管理和妥善保管，以提高档案的利用率。

四、结束语

疾控中心的档案信息化管理工作是保证整个疾控中心正常运营的必要工作，随着疾控中心的人员流量逐渐增多，如果不加强档案信息管理工作，那么就会使得问题越积越多，时间久了，就会使档案管理工作的难度加大。因此，做好疾控中心档案信息化管理工作，及时发现问题并找出措施解决问题，才能保证疾控中心档案信息化管理工作的顺利开展。

作者:张乌兰格日勒 单位:乌兰察布市疾控中心

参考文献:

第4篇

关键词：档案管理;信息化;问题;原则;措施

当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理，这对于工程的档案管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施，构建健全的管理模式，将工程档案存在的作用发挥到最大化。

一、工程档案信息化管理的主要内容

对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式。如今，针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的数据备份；工程档案的文件目录的打印；工程档案的整理与文书立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的。

二、工程档案信息化管理的必要性

因为工程档案的反复查阅与长时间的保存，对于原件丢失或是损坏都是不可避免的，这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰。通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用，可以将大量文档实现电子化存储，对于问题的解决有着巨大的作用，在电子化存储下，对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升。信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案，这是工程档案的管理取得的重要成果，还极大地提高了服务水平。可以说，信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础。

三、当前工程档案信息化管理面临的问题

电子化信息的不断发展，对于我国工程档案管理带来了新的机遇，但是同样也产生了大量的问题有待解决。

（一）面临安全与革新的挑战

原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询，基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性。在档案管理系统迈向新纪元发展空间中，会对应用系统进行有机整合，比如文档管理一体化等。此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾。除此之外，网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题，不单单是硬件资源会受到自然的影响，还会受到人为破坏，并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。在未采取相应的管理措施下，在安全意识方面也较为薄弱，这样就给犯罪分子提供了可乘之机。

（二）面对标准化和法制化的挑战

因为工程档案自身的特点就比较复杂，最为突出的特点就是分散管理。因为多方面进行管理，各个部门都有属于自已的一套标准，因此对管理标准化造成了巨大的困难。在工程档案的立法方面也比较欠缺，致使众多的工程档案因为密集问题影响，而埋没了自身存在的价值。

（三）技术支持不充分

第一，电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性，如果不能对其进行有效的解决，会造成适得其反的情况发生。第二，基于工程档案信息化建设的初级阶段，一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案，尽管它的价格很便宜，但是扫描的时间较长，无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案。

（四）人员配备不合理

就当前的工程档案管理人员而言，既有专业知识，又掌握信息技术的人很少，由于存档的技术人员的知识较为单一，必然会出现专业与工作岗位不对口等问题。

四、推进工程档案信息化的原则与措施

（一）工程档案信息化应该遵守的原则

合理性原则。利用数字化方法来接受工程档案文件，其应对规范性的原则要有持续性，构建于信息档案有关的法律体系，只有这样才会使电子文件顺利地完成归档，对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化，避免重复建设、互不相容的状况产生。安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快，网络潜在的威胁也越见突出。所以，对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大，要应用较强的安全措施，全面地保障工程档案信息的安全。效益性原则。对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务，在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则，最为主要的是信息化工程的效益。选取数字化的内容主要是以经典为理念，核心要与社会应用的热点进行有效的结合，把重要的工程档案进行数字化处理，会收获较大的社会及经济效益；应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的，避免浪费财力、人力、物力。

（二）促进工程档案信息化的措施

加强机读数据的前期工作。如若想做好工程档案信息化管理，那么机读数据库的存在是重要的组成部分。因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定，对机读数据做好准备工作，提高对著录、标引等方面的重视力度。档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程。形式特征主要是指档案信息的外表，比如文种、标题、载体、形成时间等，内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目，比如主题词、分类号等。标引与著录是对档案内容的浓缩，这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理。重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物，是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储，其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等，它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内，以此来实现计算机管理，对于原文件进行扫描录入的方式，极大地减小了对库房空间的占用，降低了存储设备资金的投入，以此来减小成本。网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物，通过对网络搜索，使工程档案查询速度非常快，也非常便利，它改变了传统的借阅模式。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连，成为一个具有高效性的有机整体，来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务，每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询。网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储，简称为档案存放区。为加强工程档案数据的安全性，在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中，只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性，要加大对系统的管理措施，在系统密码的设置上可以设置双层防护，这样才会有效防止无关人员进入系统；在修改时在系统中一定要设置双重密码，以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改，一定要确保数据是安全的、准确的、完整的。档案信息化管理需加强病毒防治，来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度，这是确保计算机系统正常运营的核心工作，如果计算机感染病毒，那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪，因此要构建比较严格的管理机制，做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性，同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存，做好重要资料的备份，以免产生不必要的影响；不要对来历不明的程序进行拷贝，在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备，以此来确保万无一失。积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一，对基础性工作进行强化，认真地构建实施计划，只有基础业务的工作做到规范化与标准化，才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二，强化人才建设，工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务。作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识。这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升，来有效地对工程档案进行信息化管理。

五、结束语

工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，所以，加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。

作者:王颖慧 单位:天津市引滦工程黎河管理处

参考文献：

[1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报,2016,(18):36.

[2]张迪.信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨[J].办公室业务,2015,(12):44.

第5篇

随着国家和社会各界对于民生档案的关注度越来越高以及人民自身对档案信息的重视程度越来越明显，民生档案的管理方式得到了很大的优化和改善，档案的保存环境也得到了很大的改良和提高，部分机关部门通过加大档案的管理费用、丰富档案的内容和领域以及强化对档案管理和投入力度等方法提高民生档案的社会地位以及群众关注度。众所周知，民生档案是人民活动、工作和学习的最基本的信息，它管理情况和存储情况的优劣以及其所具备的合理性对社会的安稳以及人们的生活有着极为重要的影响，所以，我们必须要在彻底了解民生档案实质的前提下改善和加强民生档案的保存条件和环境。

二、民生档案信息化管理的新思路

（一）服务手段创新是民生档案工作创新的关键

要想使民生档案为人民提供更加高效、快速的服务就必须在传统的档案管理体系的基础上完善过去管理方式和操作手法，依靠档案的现代化管理平台创建新型的信息数据库。针对群众对档案的需求，从最基本和最需要解决处理的地方入手，帮助群众解决诸多社会难点和热点，优先创建与群众生活紧密相连的如医疗档案、保险档案、产权档案、户籍档案、低保档案、养老金档案等等信息化数据库，为人民创建一个最方便、快捷的查询民生档案的网络化和信息化数据服务信息平台，确保实现民生档案的信息数据共享，维护群众的根本利益和社会权益。除此之外，还要创建电子民生档案备份体系，构建政府信息和开放档案的公共服务平台，进一步扩大民生档案在信息查阅方面的范围并使其内容有所突破，坚持丰富，民生档案的信息内容和来源，建立特色性较强的民生档案。通过创建民生档案信息数据库可以很大程度上缓解档案管理人员的不足以及服务质量不高等，并且更好的达到服务群众的目标，为群众提供最优质、最精准最迅捷的服务，解决诸多与群众直接利益相关的问题，维护群众自身的社会权益，为稳定社会带来不可估量的贡献。

（二）培养高素质档案管理人才，以适应民生档案快速发展的需要

高素质人才的培养是确保民生档案管理创新的重要条件。因为民生档案所涉及的范围非常广阔，所以包含的种类十分繁多，这就进一步要求民生档案的管理人员不但要掌握大量的历史文化知识、精通档案管理理论和方式、熟悉档案整理和分配流程、及时更新档案管理的信息化技能和理论，还要求其具备高度的责任感和服务理念，能够对档案的管理方式运用自如。由此看来，有关民生档案管理的机构应当加大档案管理技术方面人才的培养，为他们提供创新的机会，有组织、有重点的组织相关人员进行培训，不断提高管理人员的整体素质和应用技能，以便更好的满足民生档案信息管理的飞速发展需求。

（三）更改观念、关注民生档案的资源价值

民生档案具有体察民情、解决民忧、维护民权等特点，具有极高的权威性和应用性。我们应当根据民生档案所记录的信息更好的为群众服务，尤其是就目前的社会形势而言，法律条令是管理和限制人民行为的主要方式，而民生档案则是最为其权力行使的重要依据，不但是惠民的基础，更是一种合法的信息来源。

三、总结

第6篇

［关键词］食品检验；档案信息化管理；人才培养

疾病预防控制中心的主要职责是保障人民群众的身体健康，维护社会稳定，可是近年来发生的“地沟油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已对人民群众的健康造成了严重的威胁。因此，作为疾控中心的工作人员我们有责任和使命对食品生产经营行业进行严格监管，在强调食品生产经营者必须保证食品安全、承担社会责任的同时，要了解食品安全监管及食品检验档案工作的重要性，因为它是食品监管工作不可缺失的组成部分和重要的辅助工具，对食品生产经营行业监管过程中形成的各种记录资料进行规范化管理，能为食品安全监管工作的正常、有效运行提供有力的保障。

1食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用

食品安全监管及食品检验档案工作，是指过去和现在的食品安全监管部门在从事食品安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对监督机关和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用包括以下三个方面。

1．1了解食品生产经营状况

完整、规范的食品安全监管及食品检验档案工作包含了食品生产经营者的单位名称、地址、负责人、经营项目、联系方式、许可办理情况、从业人员健康检查情况以及抽样检测情况、日常监督情况、投诉举报情况、行政处罚情况等内容。利用这些档案资料有利于监管者了解食品生产经营者的经营状况，以便及时、准确食品安全相关信息，引导社会公众进行安全、健康的饮食消费。

1．2掌握食品安全监管概况

食品安全监管及食品检验档案工作详细记载了日常监管工作中的各种信息，是日常监管工作的真实记录。通过研究食品安全监管工作档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率、食品相关产品的抽检合格率等指标，有利于掌握区域食品安全监管情况，从而指导食品安全监督机构高效开展食品安全监督。

1．3提供食品安全措施实施依据

随着社会的发展，科学管理和有效利用档案已成为食品安全监管工作的重要环节。通过分析食品安全监管工作档案，监管部门能对一些食品安全风险进行预测，从而有目的地开展食品污染以及食品中有害因素的监测，由此制定预警工作计划，采取有效的食品安全防控措施。

2食品安全监管及食品检验档案工作规范化建设存在的问题和困难

2．1制度不健全

食品安全监管及食品检验档案工作制度建设不健全，没有针对食品安全监管及食品检验档案工作的规范制度，使得食品安全监管档案工作无法做到标准化、规范化，其工作开展也得不到有力保证。

2．2归档意识不强

一些同志对食品安全监管及食品检验工作的档案重要性认识不深，忽视食品安全监管工作档案资料的收集、整理、归档和利用工作，导致食品安全监管及食品检验工作归档材料内容不全，归档形式多样，而且档案遗失、损坏等现象时有发生。

2．3管理水平不高

目前，监督员队伍的专业素质和工作能力参差不齐，部分人员专业知识老化，对新知识学习能力不强，计算机操作水平跟不上时展的需要；加之近年来由于机构改革、人员轮岗等原因，致使食品安全监管及食品检验档案工作的管理水平不高，食品安全监管工作档案的延续性受到了严重影响。许多评先评优、提档升级、行政处罚等重要档案材料未能及时归档，使食品生产经营单位的食品安全信息不能全面、准确地显示出来。

2．4信息化建设不够

当前，人民群众对自我保健高度重视，对食品安全监管及食品检验工作也提出了更高的要求。如果还停滞在保持纸质档案的收集阶段，面对不断增多的电子档案、声像档案的收集认识不上去，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代科学的管理方法和先进的科学技术，开发食品安全监管及食品检验档案工作的管理软件数据库，利用计算机和计算机网络进行食品安全监管及食品检验工作档案的整理、立卷、编号、制作检索工具、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，充分发挥档案的作用。

2．5资金投入力度不够

加快食品安全监管及食品检验档案工作规范化、信息化建设，需要资金的保证。档案室、档案柜、档案盒，还需要计算机、路由器、扫描仪、打印机、复印机等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些建设都需要大量的资金投入。而当前大部分区级疾控中心没有投入资金和人员开发相应的管理软件，还是停留在原有的手工管理基础上，这样就使得食品安全监管及食品检验档案工作的信息资源不能充分利用，发挥其应有的价值。

3食品安全监管工作档案规范化管理应采取的对策

3．1完善制度，加强管理

健全的食品安全监管及食品检验工作管理制度是档案规范化管理的重要保障。因此，应建立食品安全监管及食品检验工作的档案管理与收集、整理、保护和利用等方面的制度，加强对工作档案转递、归档、存档、保管等各项工作的规范管理，加快食品安全监管及食品检验工作档案现代化的步伐。

3．2提高认识，加强领导

至今仍有不少食品监督员，对食品安全监管及食品检验工作档案管理意识还较淡薄。认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在防病治病中的重要性和必要性。针对上述情况，我中心把档案管理工作纳入重要议事日程，与防病业务建设同步规划、同步发展。让全体职工都能充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，同时，将档案管理工作纳入目标管理，从而促进全员档案意识格局的形成。使中心的档案为卫生防病工作充分发挥其社会效益。

3．3更新知识，加强培训

要加强对食品监督员档案管理相关知识的培训，使其了解食品安全监管及食品检验工作档案是由哪些类型的文件材料组成的，日常监管中哪些资料属于有保存价值的材料，以及如何进行整理、归档等等。同时，食品安全监管工作人员要加强对计算机网络、数据库等基础知识的学习，不断更新知识结构，以适应信息化社会的需要。

3．4加强档案信息化人才的培养

档案信息化管理以计算机技术为载体，需要有档案管理软件、网络技术等方面的人才。档案信息化工作非一般打字员就能胜任，如果档案管理人员没有现代化意识，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加强培养档案人员驾驭现代化设备的能力，定期组织档案人员去参加培训，学习计算机知识、档案专业知识，提高档案人员的业务能力；学习探索档案管理新模式；档案工作人员更要增强工作责任感，要深刻认识到加强自身素质修养的必要性，面对信息技术带来的挑战，努力学习掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，对骨干人才进行重点培训和继续教育。同时，推广食品安全监管及食品检验管理系统的运用，推进食品安全监管工作档案综合目录数据库的建设，实现日常监管工作信息的电子检索，只有这样才能很好地应用管理软件管理好本单位的食品安全监管及食品检验工作档案，为广大人民群众的身体健康提供有力的保障。

4结语

总之，我们食品安全监管及食品检验工作人员要肩负起保障人民群众身体健康、维护社会稳定的重任，不断提高自身素质，深入开发完善食品安全监管及食品检验工作档案管理信息系统，多途径、多层次培养人才，这是保证食品安全监管及食品检验档案工作正常、有效运行的根本对策。

作者:姚春华 单位:长春市南关区疾病预防控制中心

参考文献

第7篇

档案管理实现信息化已经势在必行。医院档案信息化也是档案管理现代化的体现。也是医院档案工作提高效率，保证安全的实现途径。医院的档案管理工作信息化，最先了解的应该是“档案信息化”的概念是什么，如何去实现医院档案信息化。在存在过程中可能回遇到哪些难题。如何解决这些问题等等。医院工作本身也经历着改革和发展。比如医改的进行，医院的管理与经营市场化。所有这些都脱离不开信息化技术。而对这些珍贵资料信息的归档整理，档案保存也更需要使用到现代的信息化技术。毫不夸张的说，医院的建设过程中，档案管理的信息化是基石、是医院工作不可或缺亟待解决的一部分。在档案管理过程中，必须要关注独特的风格，要有自己特色的网络版面，有丰富的内容架构，有规范的细化的各项档案管理模块。

2、医院档案管理信息化建设过程

2.1了解医院档案管理信息化的涵义

深入浅出的理解，档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术，把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理，利用数据库合理的组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。

2.2建立医院的档案管理网页或者网站

信息化的档案管理不是仅仅用计算机管理。要实现数据资源的共享，要做好医院的档案管理信息公式，宣传医院档案管理的重要性。而这些利用档案管理网页和网站，是必要的手段和方法。在网页建设中，计算机技术因篇幅有限在本文就不一一赘述了。主要从档案管理角度，分析档案管理网站应该拥有的模块。基本模块应该包含医务人员资料信息更新上传模块、机构简介模块、交流模块、病历管理模块等等。

2.3信息化档案管理系统

市场上已经有出售成型的档案管理系统。可与软件公司联系，订制符合医院使用的档案管理软件系统。但缺点是费用较高。部分系统对硬件系统有较高要求。医院也可以自主开发符合档案管理的系统。优势是专业优势，对自身的需求了解深入。大部分医院的档案管理工作都需要能够实现的功能：首先是具备大量数据信息的存储功能。档案需要存储的数据繁杂，而且在不断的积累和增长，所以必须具备数据存储功能。其次是实现档案管理的网络化方式，这才是真正的实现档案的信息化管理。最后对数据的管理一定要高效，有组织。规范科学管理。

3、医院档案信息化管理需要关注的问题和有效操作方法

3.1提高硬件设施建设，加大投入力度

医院档案信息化建设需要购买信息化设备，如计算机、网络实验室的建立。这些都需要大量的财政投入。同时财政投入也可以信息化建设快速进行。购买规范管理系统。实现网络布线等工作流程。

3.2提升信息化技术普及率

信息化技术档案管理，必须要掌握信息化技术。了解计算机，熟练掌握软、硬件技术。如数据库技术、计算机硬件维护技术、网络常见故障排查与维护技术、计算机操作技术等等。

3.3挖掘内部潜力，增强创建力量

管理档案人员少的矛盾日益突出，再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作，很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组，保证创建工作稳步推进。强化档案管理，完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上，对照省特一级标准差距较大，所以要不断更新观念，完善具体操作规程，推进规范化建设，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度；升档案服务水平，为档案管理升级提供基础保证，要及时引进先进档案管理设备。

3.4建立合理的档案管理制度，规范信息化档案管理

第8篇

目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题：第一，科技档案管理模式落伍，信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入，尤其是在知识爆炸的背景下，科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长，继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求；第二，科技档案管理手段落后，科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理，而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点，涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节，持续时间长，涉及内容广，这一情况下，如果缺乏科学管理的手段和制度，往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生；第三，科技档案管理专业化水平较低，完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程，由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用，因此，科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式，给管理活动带来更多的挑战，对其进行管理要求很高的专业化水平，但目前的管理水平和能力还存在较大差距。综合来看，目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题。

二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考

科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。

第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。

第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。

通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。

三、结束语

第9篇

关键词：地质档案；管理；信息化

社会发展步伐在加快，地质档案管理工作也向着信息化和电子化方向发展，这在档案管理工作中是最新型的一个课题，实现信息化档案管理能有效减少人力劳动的程度，能让档案管理的工作有所提高，地质档案管理系统也逐渐被开发，发挥出其特有的作用。和传统纸质档案管理相比，这种信息化管理更有力管理工作的进行，为档案需求者带来诸多便利，也方便了管理人员的管理工作，这能将资料档案的作用发挥出来。档案信息化管理也是时代的要求，更是诸多管理者和档案利用者的需求，所以这也是地质档案管理工作中最重要的问题。

1地质档案信息化管理概述

1.1档案信息化的内涵。所谓档案信息化就是对利用信息技术和计算机技术，对当前不使用的档案信息和相关资料进行管理。并利用信息技术等先进计算形成一个现代化的管理理念，主要的目的就在于服务于所有的档案需求者，这其中涉及的科学知识和领域是比较多也比较杂的，信息化管理介质平台也是档案管理的现代化管理业务。在日常的工作中，档案管理人员对档案进行编号，然后归档管理，如果有需求者想利用档案，管理人员可以通过计算机介质对档案进行查询，根据编号去寻找档案，再借阅给利用者；当利用者归还档案的时候，再依据档案的编号，将其归档到相应的位置，再将档案编号录入到电脑中，标注档案在档，这样能方便下一次的档案借用，还不会出现差错。这就是信息化管理为档案管理工作带来的便利。档案信息化建设的基本动力是资讯科技档案管理中的广泛使用以及档案信息化建设，以提高对档案工作的现代化水平和建立基本网络环境的框架，档案管理和档案信息服务在档案信息化建设过程中一定要注意反思以及记录管理的原则、理论和方法，档案信息化建设的最终目标是最大限度地提高文件的广泛信息化水平，以满足建设社会的需要，更好的社会服务。1.2地质档案信息化管理必要性。对地质档案进行信息化管理将是档案管理工作必然的发展趋势，利用信息化技术对档案资源进行收集，再对档案资源进行整理，然后开发档案资源所具有的利用价值，最后实现档案的利用。在整个过程中，都是要利用数字信息对档案资源进行整理的，并实现信息资源的存储和检索，管理人员再依据档案管理的载体对档案进行整理利用，现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新，向着信息化这一领域迈进。通俗地说，档案管理就是对有用的信息资源和有价值的信息进行开发，再到利用的过程，其利用结果是要依据社会信息化发展状况来定。当然，这种现代信息化的档案管理，更有利于各种信息的存储，也更能发挥其自身利用价值，这是信息时展的产物。

2地质档案信息化的管理现状

2.1缺乏通用性的系统平台。信息化管理平台都是有其各自特色的，最基本的要说就是要有记录管理功能，如今的文件信息已经向着更远的方向发展，档案管理平台和电子政务系统，在集成平台中也都是优先考虑文件管理这一功能，而这并不是单一形式的，档案部门不同，那么计算机的模型不同，文件系统平台也就不同，也就导致了规格的不同，各个软件开发系统也是有一定差异的。所以在各个档案部门之间，是不能有效利用计算机进行档案管理工作的，也不能对档案资料进行快速地归档，在信息上也是有一定弊端的，这也使档案信息化管理受到了发展的制约。2.2缺乏规范化管理。要想实现档案信息的规范化管理以及标准化管理，首先要做的工作就是对网络信息系统进行完善，光搞形式是没有用的，对表面不实用的东西并没有什么要求。现在的档案管理则是没有明确的等级分类，管理服务做的不到位，和档案需求者和提供者也没有过多地交流，这和新型的信息资源管理是相悖的，尤其是文件夹没有得到有效的共享，管理系统不能对所有的文件类型进行兼容，在档案资料进行移植时，也没有与之相对应的书目，文件自动化管理还是没有完善的标准。多数情况下，档案资料也都是限制于一种类型，只能提供给一小部分的人使用，这样是不利于档案信息化管理向更好方向发展的。

3档案信息化建设的实施措施和途径

3.1档案标准规范化建设。档案管理标准化、规范化是档案信息资源的共享过程，通过制定和实施的各项标准使其基本文件到达标准化，这也是规范的重要前提。劳动力的技术部门一直是—个统一的科学标准的部门，是为了确保档案工作与档案管理的有机结合，以达到最佳效果。3.2档案资源信息化。作为一种有价值的信息资源的地质档案，它的征收管理以及开发利用档案信息化建设的目标之一是实现资源的文件共享。使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。在不久的将来，档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容继续推进现代管理记录不断向前发展。3.3档案信息的数字化。传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本，保管十分麻烦。如纸张容易发黄，变脆。但数字文件能够克服传统档案馆的缺点，节省了大量人力、物力和财力。使用者可以在世界各地范围内的所有地方享受其的方便。任何人通过网络的任何一点、任何终端可以访问他们需要的信息的文件。这是真正意义上的资源共享。3.4档案干部队伍通才化。档案干部队伍是档案管理的主体。档案工作人员的质量对档案工作的实际成果以及更好地促进档案信息化建设过程起着直接影响。提高档案工作者的技术水平是整体性能提高的关键之一。培养一大批掌握现代科学和技术复杂的文件管理的工作人员是为了适应档案事业发展的需要，更好地推动现代化的档案工作和信息化水平的提高。

随着社会的不断进步与发展，地质单位也将有很大的发展空间，地质档案管理必须从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求地质档案工作者不断学习、不断进取，以完善的专业知识和丰富的信息处理、计算机操作技能，满足社会进步和地质发展对档案管理的要求，为建设有中国特色的社会主义地质档案事业、为更好地服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。

作者:辛 玲 单位:黑龙江省煤田地质物测队

参考文献

[1]潘丽莉,孙燕鸣.浅析地质资料档案管理信息化建设[J].资源与人居环境，2011.

第10篇

企业人事档案采用电子信息化管理，可以实现对各类资源的收集和共享，有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作，全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值，帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候，利用计算机、互联网和电子信息系统，可以减少新人资料的搜索时间，方面快捷，节省时间，同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后，可有效减少信息的传输环节，减少纸质档案的使用效率，节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性，在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外，人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量，提高了企业人事档案管理速度。具体来说，企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。

1.3完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1人事档案管理手段落后

目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4信息化管理技术更新较慢

目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。

2.5工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。

3企业人事档案如何实施信息化管理

3.1不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。

3.2建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。

3.4企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。

4结语

第11篇

企业档案信息化的战略实施是继制定企业档案信息化战略之后的延伸，是企业档案信息化战略的实现步骤。要顺利推进企业档案信息化的战略实施，必须明确以下三个问题[1]。

1.1战略实施与战略制定的区别

战略实施与战略制定不同，具有自身的特性。企业档案信息化的战略实施最根本的特性就是以行动为导向，以实现目的为最终价值。

1.2企业档案信息化战略实施的任务构成

企业档案信息化的战略实施是其战略管理过程中的行动阶段，它要求将选定的企业档案信息化战略加以细化，并制定出实施所需的各项措施并付诸实施。企业档案信息化战略实施的任务构成应包括以下具体内容：制定企业档案信息化的战略实施计划；建立相应的组织结构；按企业档案信息化的战略要求配置各项资源；实现对企业档案信息化战略的政策与程序支撑；根据企业档案信息化的战略要求，完成对业务流程的再造；建立相应的协调机制；营造工作环境与氛围等。企业档案信息化战略实施的任务可以归纳为一点，就是如何确保企业档案信息化的运作方式与企业档案信息化战略成功的必要条件达到协调一致。

1.3企业档案信息化的模式选择

企业档案信息化可有多种模式选择，不同的模式会对企业档案信息化产生不同的影响。每一种模式都有其特定的适用范围，正确选择企业档案信息化的战略实施模式，对于企业档案信息化的顺利完成至关重要。参照企业战略实施的可选模式，企业档案信息化可以参考以下五种实施模式：

（1）指挥型模式。

指挥型模式强调自上而下的强力推行，该模式可以有效确保战略的实现，但是会造成具体实施人员主动性与创造性缺失。

（2）变革型模式。

即强调组织体系与业务流程的再造，但再造的组织体系与业务流程容易造成既定战略边缘化。

（3）合作型模式。

强调相关部门与人员的集体酝酿与配合，对于多数情况而言，该模式相对可行性高。

（4）文化型模式。

即运用企业文化等柔性力量来保证战略的顺利实施，有利于统一思想和行动，但容易造成管理制度等硬性规范力量的作用弱化。

（5）增长型模式。

强调自下而上的建设方式，以底层的力量来推动战略的顺利实施。所以，根据企业档案信息化实际情况与特点来综合考虑各种模式的利弊，做到各种可选模式的灵活、综合运用，尽最大力量趋利避害。

2企业档案信息化战略实施的组织保障与物质基础

企业档案信息化是一项系统工程，需要组织体系与物质基础的有力支持。组织保障与物质基础缺一不可，组织保障用以理顺企业档案信息化过程中各相关部门的职能关系，确保企业档案信息化顺利进行：物质基础则为企业档案信息化提供资源保障，包括资金的投入与各种战略资源的配置等。

2.1企业档案信息化的组织保障

企业档案信息化的组织保障就要以企业档案信息化的实施为最终指向，聚拢相关部门的职能，建立起多头协调的组织机制，用以确保企业档案信息化的组织体系科学高效。优化的组织体系的建立，对于推进企业档案信息化的顺利进行具有重要意义。

2.2企业档案信息化的物质基础

企业档案信息化的物质基础主要包括优化的投入结构与各类资源的最佳配置，二者决定了企业档案信息化物质基础的优劣。企业档案信息化需要合理结构的投入。软件与硬件是企业档案信息化的两根柱石，共同支撑起企业档案信息化的基础平台。。在这种情况下，及时使用先进的网络技术和产品，在适当维持对硬件系统投入的基础上，加强软件系统的投入是值得考虑的问题。

人力资源、信息资源、技术资源等各类相关资源的配置同样构成了企业档案信息化的物质基础。在企业档案信息化过程中，要做好各类相关资源的整合工作，加大开发力度，使信息资源建设转化为企业档案信息化的推动力。这就要求企业档案信息化要充分认识自身与资源配置之间的关系，要认真做好相关资源的积累、配置、使用工作，保证各类资源与企业档案信息化的匹配度，为企业档案信息化提供良好的资源保障。

3企业档案信息化战略实施的软环境营造

软环境是企业档案信息化必需的配套环境之一。“软环境”是相对“硬环境”而言的。“硬环境”，是指自然条件、地理位置、基础设施等。而“软环境”是指与企业档案信息化相关的政策、政务、法制、文化和教育等人文环境。企业档案信息化的开展意味着企业档案工作原有的管理模式和行为模式的改变，为了确保企业档案信息化顺利实施，必须要有良好的软环境支撑。对于企业档案信息化而言，企业文化的培育与企业社会责任意识的强化是较易被忽视的两个方面。因此，我们要充分认识二者对于企业档案信息化重要意义。这里，可以从培育良好的企业文化和强化企业的社会责任意识两方面入手，努力营造良好的软环境。

第12篇

1学校档案与文献管理的特点

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文献资料使用频繁易破损

学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。

1.4档案与文献查阅不便

由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。

2档案与文献信息化管理系统概述

国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：

2.1档案及档案信息数字化

将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。

2.2档案文献管理的自动化

主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。

3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策

3.1管理制度落后

当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。

3.2管理人员计算机技术水平较低

利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3缺少通用性较强的数据库系统软件

第13篇

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

第14篇

1.1时展的需要

为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

4结语

第15篇

信息技术以及信息产业的飞速发展，给档案管理信息化建设带来了机会，同时也给其带来了巨大的冲击和新的挑战。信息系统自身所处的网络环境的特点以及信息系统自身的局限性会导致信息系统的发展过程中会受到一些因素的影响。而且，在使用的过程中也会遇到一些认为破坏或者是木马等方面的破坏。所以，档案管理信息化的过程中会遇到一些信息安全隐患，这严重影响信息的安全可靠性。但是，随着时代的快速发展，人们在不断的探索和研究防止信息系统遭受到破坏的措施，而且在杀毒软件和入侵检测技术方面获得了很大的成就。虽然这些检测手段的使用在一定程度上可以防止恶意程序对信息系统的破坏，但是并没有从根本上解决档案信息系统的安全问题。因为随着信息技术的发展，信息系统受到的威胁也在逐渐向着多样化的趋势发展变化，而且更加的隐蔽化，对于信息系统的破坏性越来越大。随着信息技术的广泛使用，信息安全的内涵也在不断的丰富，已经不再是最开始的单单对信息保密，而是向着保证信息的完整性、准确性方向发展，使档案信息变得更加的实用而且具有不可否认性。进而实现多方面的防控实施技术。

二、档案管理信息化中安全风险评估的作用

人们在进行档案信息管理的过程中受到认识能力以及实践能力的限制，不能够保证信息管理的完全安全性，所以档案信息管理系统在一定程度上存在着脆弱性，这种情况导致在使用档案信息的过程中面临着一些人为或者是自然条件的破坏，所以档案信息管理存在安全风险具有必然性。因此，对档案信息管理进行安全风险评估具有重要的意义，信息安全建设的前提是，基于对综合成本以及效益的考虑，采取有效的安全方法对风险进行控制，保证残余风险降低在最小的程度。因为，人们追求实际的信息系统的安全，是指对信息系统实施了风险控制之后，接受残余风险的存在，但是残余风险应该控制在最小的程度。所以，要保证档案信息系统的安全可靠性，就应该实施全面、系统的安全风险评估，将安全风险评估的思想以及观念贯穿到整个信息管理的过程中。通常情况下，信息安全风险主要指的是在整个信息管理的过程中，信息的安全属性所面临的危害发生的可能性。产生这种可能性的原因是系统脆弱性、人为因素或者是其他的因素造成的威胁。用来衡量安全事件发生的概率以及造成的影响的指标主要有两种。然而，危害的程度并不只取决于安全事件发展的概率，还与其造成的后果的严重性的大小有着直接的关系。安全风险评估具有很多的特点。首先，它具有决策支持性，这个特点在整个安全风险评估周期中都存在，只是内容不相同，因为安全评估的真正目的是供给安全管理支持以及服务的。在系统生命周期中都存在着安全隐患，所以整个生命周期中都离不开安全风险评估。其次，比较分析性，这个特点主要体现在对安全管理和运营的不同的方案能够进行有效的比较以及分析；能够对不同背景情况下使用的科学技术以及资金投入进行比较分析；还能够对产生的结果进行有效的比较分析。最后，前提假设性，对档案信息进行管理的过程中所使用的风险评估会涉及到各种评估数据，这些数据能够被分为两种。其中一种数据的功能是对档案信息实际情况的描述，通过这些数据就可以了解整个档案管理信息中的情况；另一种数据是指预测数据，主要是根据系统各种假设前提条件确定的，因为在信息管理的整个过程中，都要对一些未知的情况进行事先的预测，然后做出必要的假设，得出相关的预测数据，再根据这些预测数据对系统进行风险评估。

三、档案管理不同阶段

进行不同的风险评估信息系统的开发涉及到很多的模型，而且随着科学技术的快速发展，各种模型都在不断的升级。从最早期的线性模型到螺旋式模型再到后来的并发式的模型，这些系统模型的开发都是为了满足不同的系统需求。然而，风险评估却存在于整个信息系统的生命周期中，但是由于信息系统的生命周期中有很多的阶段，而且每一个阶段活动的内容都有所差别，因此信息管理的安全目标以及对安全风险评估的要求也是不同的。

（一）对于分析阶段的风险评估。其真正的目的是为了实现规划中的档案信息系统安全风险的获得，这样才能够根据获得的信息来满足安全建设的具体需求。分析阶段的风险评估的重点是抓住系统初期的安全风险评估，从而有效的满足对安全性的需求，然后从宏观的角度来分析和评估档案信息管理系统中可能存在的危险因素。

（二）设计阶段的安全风险评估。这个阶段涉及到的安全目标比较多，所以能够有效的确定安全目标具有重要的意义。应该采取有效的措施，通过安全风险评估，保证档案信息管理系统中安全目标的明确。

（三）集成实现阶段。这个阶段的主要目的是要验证系统安全要求的实现效果与符合性是否一致，所以，应该通过有效的风险评估对其进行验证。需要注意的是，在进行资产评估的时候，如果在分析阶段以及设计阶段已经对资产进行了评估，那么在这个阶段就不需要再重新做资产评估的工作，防止重复性工作的发生。所以，可以直接用前两个阶段得出的资产评估的结果，但是如果在分析阶段和设计阶段都没有进行资产评估，则需要在此阶段先进行这项工作。威胁评估依然着重威胁环境，而且要对真实环境中的具体威胁进行有效的分析。除此之外，还应该对档案信息管理系统进行实际环境的脆弱性的有效分析，重点放在信息的运行环境以及管理环境中的脆弱性的分析。

（四）运行维护阶段。对档案管理系统不断的进行有效的风险评估，从而确保系统的安全、可靠性，这样才能够保证档案管理系统在整个生命周期中都处于安全的环境。

四、档案信息安全风险评估存在的不足

我国在档案信息安全风险评估方面已经取得了很大的成就，积累了一些宝贵的经验。但是，由于我国档案信息安全风险评估工作起步晚，还存在一些不足之处，主要表现在以下几点。

（一）管理层对于信息安全风险评估缺乏一定的重视，而且缺少一些专业评估技术人员。当前评估技术人员的专业技能不高也是现阶段存在的问题。所以，应该对评估人员进行定期的培训，提高他们的专业技能，保证风险评估工作有效的进行，同时还应该采取有效的措施来提高工作人员对于风险评估的重视，是档案管理信息化环境处于安全的运行环境中。

（二）风险评估的工作流程还不够完善，而且一些风险技术标准也需要进一步的更新。档案信息化管理的风险评估，不仅仅是一个管理的过程，也是一个技术性的过程，所以应该根据实际情况来科学合理地制定工作流程和技术标准。如果所有的环境和情况都套用一种工作流程和一个技术标准，就会导致不匹配现象的出现，不仅影响风险评估的效果，而且在一定程度上还影响信息系统的安全性。

（三）评估工具的发展比较滞后，随着科学技术的快速发展，信息安全漏洞会逐渐显露出来，所以对信息系统的威胁逐渐增加。应该采用先进的评估工具对其进行风险评估，从而满足档案管理信息化的需求。

五、结语