业务档案管理论文范文

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第1篇

1.1加强医疗业务档案管理根据医院业务改革归档范围：一般医院的医务部、护理部均抓质量、管理，由于两个部门各自独立，难以把医疗业务综合反映。随着医院管理专业化的要求，综合业务部门走向专业化之路已成必然趋势。为此成立专门质量管理部门-质量控制部，把质量控制的职能从医务部和护理部中分离出来，同时全面监控全院的医疗质量，负责检查、督促、改进、医疗纠纷事件的管理等，使质量管理工作逐步走向系统化、规范化、标准化。医务部负责医疗制度的制订与落实、进修管理、医务人员调配、各科室业务协调、资源调配等日常医务管理工作，管理病案室、院感科，医务部就会形成较全面的相关资料。护理部负责全院护理人员的培训、护理制度的制订与落实、流程改造、人力资源调配、护理市场拓展、新技术、新项目开发等。科教部负责全院科技申报、报奖，带教工作、继续教育管理等工作，主要职能部门形成的资料较全面地反映一家医院整体医疗业务的管理水平。根据日常工作和职能，职能部门之间需要经常沟通了解，及时变更归档范围。

1.2建立一支高素质的专、兼职档案管理员

目前兼职档案员队伍常不稳定，行政人员实行轮岗制，人员一年半载就会更换。应向各级领导宣传档案工作法规，提高员工的法规、责任意识。在人手方面予以支持。综合档案室要及时了解人员调动情况，并对新同志进行档案管理培训，每年邀请档案局老师对全院兼职档案员进行专业培训，鼓励档案员参加继续教育学习和外出理论研讨交流。职能部门是医院管理的主要部门、日常事务烦琐，人员少、工作忙，希望把原始材料全部提交综合档案室，就不用再管了。档案员需要不厌其烦地上门指导，有计划重点帮助整理，从分类、装订、整理各个环节进行指导。1.3业务档案的收集、整理、归档

医疗业务档案的收集和整理，需要制定《医疗业务档案归档制度》，参照文书档案整理规则，按照年度－问题分类。(1)医务管理主要有：医疗制度的落实、进修管理、会诊协议和记录、病例讨论制度及记录、学术委员会记录、技术水平年度考核资料、医疗队卫生支农工作汇总、下乡证明、临床医疗质量与工作效率年度报表、健康教育宣教资料、传染病报告记录、医院内感染管理措施、监测记录、执业医师注册管理，以及药剂、检验、病理、麻醉、放射的管理。质量控制管理主要有：医疗事故争议登记报告处理、医疗安全报告措施效果评价，安全教育内容会议记录、服务质量监控组织、病历书写质量标准及监控考核方法、年及季度监控汇总。护理管理制度落实检查记录、护理查房记录、护理教学培训记录、护士技术操作考核评价记录、护理书写质量考核。(2)专业技术人员业务档案的收集整理：为全面反映员工的专业技能和业务素质，对每一位专业技术人员建立业务档案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部门说明要提供的材料范围，让他们平时有意识地积累资料。向多部门收集，需要较好的沟通协调能力。各部门提供的材料较琐碎且数量大，每年由各部门派人一起整理。专业技术人员的业务档案包括四方面主要内容：①基础材料：个人基本情况，包括个人简历、工作经历；有关学历、学位证明、证书；从事专项技术工作的年限证明材料；参加各种专业培训学习的证明、证书、鉴定、成绩单；参加支农和卫生下乡等医疗工作情况。②从事卫生技术工作的成果材料：著作专题研究报告；学术论文；专业技术新成果鉴定书；其他具有备案价值的各种技术工作成绩的证明。③专业技术任职、技术资格评聘材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考评表、审批表、证书复印件、聘任合同、任命书。④其他材料：三基考核材料、先进工作者证书、奖状；对外合作攻关成果材料；参加专业学会的证明；工作失误差错材料。(3)完善的病历档案：病历档案对医院有着特殊意义，它是医疗工作的全面记录，客观地反映了疾病诊断、治疗及其转归的全过程。病历档案是医疗活动信息的主要载体，教学的极佳教案，科研的良好素材，而且也是评价医院医疗质量、技术水平、管理水平的依据，同时又是在发生医疗纠纷时医院举证的重要依据。特别是近年来，病历档案在刑事诉讼、金融保险等服务方面发挥了主要作用。病历档案保管完好，能及时地收集、整理、归档、利用，并且与医院管理系统数据接口，使用方便，为临床研究发挥了很大的作用。

1.4重视利用，加强编研为临床服务

根据医院医疗业务管理的需要，档案管理人员在各部门调研沟通的基础上，编辑出：《医院管理制度汇编》、《各部门岗位职责和人员职责》、《基础数据汇编》、《病历书写指南》、《常用药物手册》、《医学论文汇编》、《疾病病种索引》等十余种汇编材料，为医务人员在平时工作参考提供方便。其中《病历书写指南》、《常用药物手册》对每位医生来说都非常重要。

2加强医疗业务档案管理的建议

第2篇

一、卫生防疫一务档案两级管理的原则

防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：

1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。

2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。

4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定

(一)站级业务档案的划分及范围

在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：

1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。

2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。

3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。

4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。

6各项业务工作的统计月报、年报。

7省市级以上刊物上发表的业务论文。

(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：

1卫生监督材料

(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。

(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。

2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。

3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。

4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。

5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。

6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。

7各种毒理检验、化验材料。

三、实行两级管理的意义

1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。

2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。

3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。

四、两级管理的实施

1建立健全档案工作网络

两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。

建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各

科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

2建立切合实际的业务档案管理制度

对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。

3加强对兼职档案员的培训和指导

各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

4推行责任制，加强考核

第3篇

为拓展档案馆业务，深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心（下简称文档中心）。它拓展了国内早期文件中心的职能，承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作，以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后，各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作，文档中心在各地纷纷成立。2010年9月，国家档案局副局长李明华在全国文件（档案）管理中心工作座谈会上指出：“统一集中管理各机关形成的文档，是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心，整合机关文档资源，实行集约管理，适应了社会主义市场经济发展需求，是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措，是提高机关工作质量和效率的迫切要求，是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”

2文档中心业务外包实践

目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。

2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系

文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。

2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系

文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。

3文档中心法律地位和职能定位

3.1文档中心的现实困境

随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。

3.2文档中心的法律地位

档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：第一，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，第一种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。

3.3文档中心的职能定位