工程档案管理论文范文

前言：我们精心挑选了数篇优质工程档案管理论文文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

一、当前测绘工程档案管理的弊端

1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料，档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高，如果保存不当，容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象，并且在借阅过程中，极其容易丢失或破损，影响了档案材料的使用周期，同时影响了测绘工程资料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式，档案管理手段采用的是台账式操作；档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式，制约了对档案资料的查询频率，使得档案资料的再利用率非常低，信息资料保存的价值得不到充分发挥。

3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范，数据档案在进行归档过程中，没有一套完善的归档制度，没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求，致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。

二、测绘工程档案信息化管理的必然性

测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能，其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息，从而提高测绘工作质量。因此，做好测绘工程档案管理十分重要。

1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础，测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点，能够利用计算机快速找到需要的测绘资料，所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。

2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广，对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化，计算机能够满足档案管理的需求，因此，计算机作为辅助工具，被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高，档案管理信息化逐步形成。

3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质，很多测绘工程资料已以电子文件形式存在，对这些电子文件进行归档保存时，就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设，能够对电子介质的资料进行有效保存，对资料的保持和使用带来方便。

三、测绘工程档案信息化管理有效性措施

1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步，数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要，主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作，完成数字化储存，再建立信息化平台，实现网络化共享。第二步，标准化管理。随着档案管理的发展，其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储，而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征，对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求，进行数据库资料的补充，然后提供符合标准的电子资料。第三步，网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理，整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。

2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别，从子系统功能框架中可以得到很多资料信息，其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询，每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成，可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。

3.优化数据存储体系，实现合理布局。为了使数据存储更加合理，就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类：第一类是磁带库，它的特点是可以进行大量的数据存储，并且传输速度较快，但是缺点是花费较高，并且对保持条件要求较高，容易损坏，需要人工定期检查进行倒带整理工作；第二类是光盘，它的特点是可以对离线的数据进行管理，优点是能够在社会上进行传播，用户使用方便，并且具有可靠的性能，缺点是存储信息量小；第三类是磁盘阵列，它的特点是最高效的数据储存方式，优点是存储量最大，并且具有高速的传输性能，缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择，可以实现互补关系。

第2篇

元坝气田是西南油气分公司响应国家“西部大开发”、贯彻落实“中部崛起”的重大举措。有利于优化能源结构，改善大气环境，实现社会经济可持续发展。通过川东北-川西联络线进入川气东送管道，加大国内天然气供应力度，减少管道气和进口LNG的压力。为沿线提供优质原料和燃料，是提高天然气上下游一体化效益的重要举措。本项目实施后，可将元坝地区丰富的天然气资源优势转化为经济优势，促进西南油气分公司的跨越式发展。但是，西南油气分公司在石油工程建设项目档案规范化管理上才开始起步，正处于摸索期，存在的问题比较多。分析其原因，西南油气分公司石油工程建设项目档案管理体制不健全；石油工程建设项目实施周期长、项目跨越种类繁杂、项目涉及部门多，管理头绪容易混乱，基本上从项目实施的开始就一直处于赶工期抢进度的状态；受社会环境、工期等客观因素影响，项目参与者急于运营或终结的心理也很普遍，所有的一切都可能深切影响到项目档案管理工作的正常开展。随着元坝气田产能建设项目的运行，西南油气分公司拥有的石油工程建设项目数量剧增，但基层单位对石油工程建设项目档案工作的认识还不够到位；石油工程建设项目档案收集、验收制度还不健全；石油工程建设项目档案的保管设施、保存方式还不系统不完善；加上石油工程建设项目档案的管理意识还比较薄弱，导致石油工程建设项目档案利用意识尚欠缺，造成无专人系统建立、保管石油工程建设项目档案，无专用石油工程建设项目档案库房，石油工程建设项目档案信息无法实现内部共享等一系列问题产生。

二、现阶段搞好石油工程建设项目档案管理的工作建议

由于石油工程建设项目档案管理、保管、利用条件与成果地质资料有很大的不同，笔者认为现阶段分公司石油工程建设项目档案管理急需做好以下工作：

1.石油工程建设项目管理者，尤其是领导者的档案管理意识必须提前建立。从石油工程建设项目开始的设计阶段起，项目的总负责人就要积极部署建设项目的档案管理工作，这是做好石油工程建设项目档案管理工作最重要的一个环节。

2.档案管理部门的档案管理人员要提前介入项目管理中。加强工程建设项目档案的源头环节控制，强化档案服务生产、服务科研的意识。档案管理部门的档案管理人员要以主人翁的姿态，履行好自己的管理职责，参与项目的质量控制过程，及时配合协助相关部门解决工程中出现的问题。

3.要统一项目资料归档的标准，积极与相关部门协商，严格执行国家项目管理标准。

4.在项目设计、采购、施工及运行中，档案人员要认真学习项目验收规范和质量检验标准，熟悉项目的各个环节。首先，在工程建设项目实施前，资料管理部门开展的归档培训也很有必要，提前强化工程建设项目参与人员对石油工程建设项目档案归档的认识，明确按时按质归档是项目工作人员必须履行的义务和法定的职责，同时也为施工单位交付技术文件提供标准化、规范化奠定基础。其次，邀请档案管理专家对项目归档、工程质量以及重要环节进行剖析，从项目实施起就牢固地树立“完整、准确、系统”的观念，以强化项目参与者的文件管理意识和质量意识，在思想上为后期项目归档做好思想准备。石油工程建设项目档案形成、收集保管的质量，往往取决工程建设过程中石油工程建设项目档案文件的形成、积累的质量。石油工程建设项目档案及时性、真实性、完整性、系统性都要求从工程项目准备阶段的立项文件起，把涉及工程建设用地文件、征地文件、拆迁文件、勘察测绘设计文件、招投标文件、开工审批文件、建设施工监理机构及负责人文件、监理文件、施工文件、土建建筑与结构工程文件、地基处理记录文件、工程图纸变更记录文件、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、施工试验记录、隐蔽工程检查记录文件、施工记录文件、工程质量事故处理记录文件、工程质量检查记录文件、电气-给排水-消防-采暖-通风-空调-燃气-建筑智能化-电梯工程文件、设备-产品质量检查-安装记录文件、隐蔽工程检查记录、施工实验记录文件、工程质量事故处理记录文件、室外安装文件、室外建筑环境文件、竣工图、室外专业图建筑竣工图、结构竣工图、装修工程竣工图、电气工程（智能化工程）竣工图、给排水工程（消防工程）竣工图、采暖通风空调工程竣工图、燃气工程竣工图、竣工验收文件、项目声像档案等尤其是有完整并经过权威部门签署的工程竣工相关资料，收集齐全，作为石油工程建设项目档案管理的依据。

5.勘查、设计、施工、监理等单位签署确认的工程质量合格文件，是在漫长的项目实施不同阶段档案管理工作重点收集的材料，也必须要管理好它们；项目使用的主要建筑材料、设备进场的资质证明及试验报告都是工程建设项目档案的重要依据，在日后的工程项目建设档案利用中至关重要。

6.施工单位签署的工程质量保修书和设备经销商签署的设备保修文件，也是在工程建设项目竣工时，档案部门按规定接收并保管的重要文件。以便在项目工程设施使用和维护过程中，及时与施工单位与设备厂家取得联系并及时得到对应的帮助。当项目运营中产生的诸多索赔、纠纷时，都会反复用到工程建设项目档案中的这部分重要档案，所以我们必须高度重视。

三、总结

第3篇

1.1建立基建档案意识不健全

由于过度聚焦于经济利益，或受工期限制，工程建设人员往往太关注工程项目，而忽视建立全面的工程档案，导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题，如有的工程档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃，还有图物不符或缺少图章签字等，这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够，不能保证基建档案建设工作的顺利开展，制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。

1.2档案人员业务素质有待提高

现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。

1.3基建工程档案管理模式相对陈旧

许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。

1.4基建档案管理体制不够完善

考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。

2加强基建工程档案管理的建议

2.1提高认识，完善制度，健全机制

基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。

2.2抓好基建工程档案的管理工作

各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。

2.3加强基建档案管理人员的业务培训

加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。

3结语

第4篇

在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪到来之际,人们越来越多地依靠INTERNET来获取知识、信息,可以预见,人们到档案馆的次数和时间会越来越少,总有一天,人们再也不用亲自跑到档案馆去了。面临着如此巨大的挑战,人们提出了数字化档案馆的设想,数字化档案馆是一个标准的电子信息基础设施,是在标准化、规范化基础上现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。它采用分布数据存储,用户可以通过各种链接和操作在一个较大的地域范围内搜索和检索出自己所需的信息。也就是说,计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而实现资源共享。数字化档案馆是传统档案馆在信息时代的发展,它不但包含了传统档案馆的功能,还提供综合的信息访问服务,它的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇,人们希望数字化档案馆将成为未来的信息中心和枢纽。因此建设数字化档案馆,是档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。在当今建设数字化档案需要从以下三个方面入手:首先,要大力宣传建设数字化档案的必要性,做好档案员的业务培训工作,提高认识,形成共识,激发热情,万众一心,协调发展,形成良好氛围,为建设数字化档案工作提高坚强的组织保证。其次,加速现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行全面的数字化处理,即将档案馆的所有档案数据通过扫描等形式,将档案信息由各种物理载体形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,完成现有档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程,这是数字化资源建设的重要基础工作,是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。再次,从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,逐步建立健全一套完善的数字化档案工作体系。主要内容包括:数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。

一、数字化档案的收集它不同于以往的纸质档案收集,对于数字化文件,如果简单照般以往的管理方式,出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集工作体系,要求采用文档一体化管理方式,只有这样,才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过网络再转发一份到档案馆即可。

二、数字化档案的保管由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强,所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。

三、数字化档案的利用档案资源数据格式的统一是资源网络化的保障条件。统一的数据格式和标准是档案信息网上归档和用户调阅的基础,也是实现网上档案资源高度共享的基础。档案信息利用必须规范化、标准化,搞好标准化,才有现代化,这是经过实践取得的重要经验。要统一著录的原则、项目的格式,规范档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则,实现档案信息网络的标准化运行。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务,这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效途径。档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境,在硬件方面:计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机和光盘、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的各种设备,这些硬件设备需要较大的资金投入保证,才能得以建成使用。在软件方面:信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等,这需要有一支技术过硬,具备软件开发、程序操作和档案管理专业人员的有机结合,才有可能实现。网络安全是影响计算机档案管理的主要问题。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。构成对计算机网络系统的安全威胁主要有:黑客入侵、计算机病毒的侵入、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对以上问题,我们必须运用科技手段,提高档案信息网络的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有纸化和无纸化结合的信息库。解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭。开发网络电子文件的归档管理程序,使上网信息及时、完整、安全地保存下来,防止相关信息丢失。

（二）、访问控制,保证计算机网络系统运行安全。对利用者权限的充分限制是档案信息入网的先决条件,对网上能查阅的档案首先要分公开的、内部的。这样,让查询者在任何地点、任何一网的计算机上,都能查到权限范围内的档案信息。

（三）、做好数据库备份工作,保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份,多介质多份备份。重要的备份要有备忘记录。

（四）、预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的。我们要在计算机系统上安装防毒软件并经常升级,另外,不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用。

（五）、制定计算机系统安全保护制度,确保网络系统安全运行。除严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和有关的法规外,还可根据实际工作需要,制定《计算机房安全规定》等相关规章制度。要建立档案信息系统,实现档案信息与社会信息的联结。这个系统包括六个基本模块:登记——编目——检索——利用——统计——辅助。其中:登记环节解决对上网信息的分类登记和修改补充问题;编目环节解决上网信息的目录表格和卡片的打印制作问题;检索环节解决按不同需要和要求对上网信息进行显示和调用方面的问题;在利用模块中,对上网信息的利用进行登记、归还和利用情况的汇总;统计模块则用于上网信息按时间、分类和载体进行统计;辅助模块用于上网信息的数据备份、维护、修改和充实。陆续将建成的系统在档案信息网上设立站点或网页,实现档案信息网络的互联。

第5篇

1.信息容量越来越丰富，利用价值越来越广泛

工业企业作为国民经济的基础和重要支柱，在建设社会主义和谐社会，推动社会经济发展，提高人民生活水平等诸多方面占有十分重要的位置和作用，而企业管理水平的高低优劣，又直接关系到这个作用的发挥。随着科学技术的迅猛发展，信息化、网络化日益深入人心，企业档案所包含的信息容量越来越丰富，越来越庞大。同时，企业档案的利用价值也越来越广泛。如何有效地管理并充分利用好企业档案这一强大的信息资源，为企业管理科学决策，开拓经营，最终形成强大的市场竞争力具有重要的现实意义。

2.企业档案呈现出一些新的特点

（1）企业档案信息具有动态性、政策性、依据性、预测性、反馈性、综合性、经验性、比较性、追踪性等属性。

（2）企业档案的服务对象，主要是为企业领导提供决策性依据，为企业提高产品质量发挥企业档案的信息参谋助手作用。

（3）企业档案一般不直接创造经济效益，它主要为企业领导提供信息，为生产第一线服务，如品牌、产品图纸、产量、质量、技改创造发明、生产管理、市场经营反馈、知识产权等作用。

3.信息时代对企业档案提出了新的要求社会现代化程度的不断提高，特别是网络信息技术的迅速普及，极大地促进了社会的现代化进程。在信息时代下，企业档案工作只有紧跟社会发展步伐，才能适应不断变化的新形势。同时，企业的发展对档案的管理信息服务也提出了更高的要求，需要档案部门能更准确、更迅速、更及时地为企业生产经营提供各种信息服务。满足企业日益发展的需要，必须提高档案管理的现代化水平，实现企业档案管理的信息化。

二、企业档案管理存在的问题

1.缺乏对企业档案现代化足够的重视

领导重视是企业档案管理现代化的关键，而目前领导者和决策者还缺乏对档案管理工作重要性的认识，没有将档案管理纳入企业管理的重要内容，摆上议事日程，并纳入全员绩效管理考核中，因而难以保证档案管理工作健康、有序进行，并充分发挥其应有的作用。

2.档案管理人员的业务素质和履职能力不高

长期以来，档案管理人员的重要工作就是收集、整理和借阅。有的档案员认为，用户来查档案，本人能热情接待，就是提供了档案信息。这仅仅限于查阅范围，那是很不够的。在信息化时代，档案管理人员不仅要当好“文件保管员”，还必须掌握处理电子文件、电子档案的技术，才能适应档案管理现代化的要求。

3.应用现代化管理方法和技术尚未普及

当前，随着经济社会的不断发展进步，企业档案数量急剧增长，档案种类日益丰富，档案利用频率不断增快。同时，范围扩大、深度加强，时效要求更高。以天津送变电工程公司为例，随着我国电力事业的发展，智能电网、超高压电网的不断出现，新上工程项目增多，使工程档案的数量急剧增加，导致档案归档、保管、借阅的压力非常大。因此，必须提高档案管理的现代管理方法和技术应用水平。

三、天津送变电工程公司档案管理创新的实践

天津送变电工程公司是具有国家一级资质的电力工程总承包施工企业，主要承担各电压等级的输变电工程，是华北电网、京津唐地区电力基本建设的骨干企业。多年来，为华北地区、天津市，特别是滨海新区的经济快速发展和人民生活水平的不断提高做出了卓越贡献。该公司十分重视科技进步和信息化管理，不仅拥有多项在全市、全国领先的输变电施工技术工艺和专利，而且在建筑试验、计量和档案管理上均达到国家一级标准。2007年，获得了国家档案局颁发的企业档案管理AAA级证书，是天津电力系统首批获此资质的基层单位之一。天津送变电工程公司的企业档案管理工作所取得的成效，主要得益于三个方面的创新实践：

1.树立创新思维———企业管理者重视是关键

为适应信息化时代的要求，党和国家十分重视企业管理信息化建设，并提出了具体的工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在这一大的背景下，企业档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。这就要求企业的领导者，在档案管理工作中始终保持创新的意识，用创新思维去指导档案管理工作。而随着数字化、智能化电网的出现和推广，对电力施工企业的档案管理工作提出了更加严格的要求，也为实现企业档案管理工作的现代化提供了充分必要条件。面对这一新的形势，公司的领导审时度势，针对公司在档案管理上存在的不足和问题，制定并实施了以下几项改进措施：

（1）建立三级档案管理体制和运行机制。

为加强档案管理工作，公司确定一名副总经理全面负责，以经理工作部为具体主管部门；二级单位为各施工分公司；项目经理部作为三级单位是企业档案管理的基础环节。

（2）确立企业档案管理的总体目标，制定中长期规划。

以不断超越、追求卓越为目标，运用全面质量管理（PDCA循环）的方法，不断完善规划，推动企业档案管理的持续改进和提高。

（3）制定企业档案管理考核标准和办法。

公司规定，将档案管理工作作为“三标一体”管理体系的一个重要子项，列入每年一度的审查考核，对档案管理成绩优秀的项目部、分公司和机关部室予以加分奖励，在季度和年度考核时兑现。

2.建立创新管理平台和流程———引入现代化管理手段是保障

为了改变传统的企业档案管理模式，顺应信息化时代的要求，实现企业档案管理的创新，必须采用现代化档案管理手段，建立创新管理平台和流程。为此，公司采取了有效措施：

（1）加大硬件投入。

自2011年开始，每年都在预算费用中增加了列支。几年来共投入资金300多万元，用于购置先进设备、设施和档案室改造。同时，增加了档案库房200平方米、增添现代档案设备50余台（件），有效支撑了企业档案管理的创新需要。

（2）积极推行文档一体化流程管理。

在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，也满足了档案管理的要求。企业在办公自动化系统、合同管理系统、工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现业务工作流程中的文件，从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。通过建立创新管理平台和流程，公司的档案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文档归档工作，现在可提前3个月就能结束。而工程档案的归档，也可在工程交工后很快完成。

3.确立服务创新意识———提高专业人员素质是基础

在信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统的档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。公司在档案管理服务创新上的做法是：

（1）走出库房，主动服务。

以往公司的档案管理只是被动地处理催交、回收、整理、归档和借阅工作，建立创新管理平台和流程以后，公司档案管理人员在每项重点工程收尾阶段，以及重要工作即将结束之际，都主动深入机关部室和分公司，协助他们进行文件规整和收集，发现问题能及时处理予以完善，深受基层的欢迎，同时也提高了工作效率。

（2）创新服务方式，建立信息共享系统。

一方面充分考虑企业领导和施工现场对信息利用的需求，提供面向施工一线的信息利用平台，从而缩短了施工生产与档案工作的距离；另一方面，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，为企业领导和业务部门提供信息服务。

（3）严格执行标准，改善工作条件。

第6篇

第一，园林绿化工程档案的复杂性与多样性。园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。多涉及到给排水工程、水景工程、辅装工程、假山工程、绿化工程、建筑物工程等，需要多部门、多行业的共同协作。其形成的档案部门多、种类多；工程施工交叉复杂；各自材料既有重叠、又各自一体，最终形成庞大复杂的资料。第二，园林绿化工程档案的多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调，突出园林景观艺术的观赏性，留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥，形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。第三，园林绿化工程档案的社会性与开放性。园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高，显现出大规模地高速增长态势。以XX为例：近年来，就兴建了动物园、植物园、民心河等一系列山水园工程，投资多达60亿。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁，它与社会发展、经济发达、思想开放等内容息息相关。园林绿化工程档案被深深打上历史的烙印，唯有准确收集、整理、归档，以保存历史的真实记录，才能得到永久的开放和保存。

二、园林绿化工程档案现状

园林绿化工程档案由于其形成来源涉及部门多、专业多、环节多，其档案收集具有复杂性、多变性和社会性，现实中尚存在许多问题，制约档案的收集、归档、整理，影响档案的发挥利用。第一，园林绿化工程档案工作起步晚，管理体制尚待理顺。以XX为例，园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理。它与建设工程档案、市政工程档案等专业档案的管理相比，有许多不足之处。签订责任书制度、指导检查制度、竣工验收制度等尚未得到全面贯彻执行，导致园林局自身保存的或城建档案馆接收的工程档案历史遗留问题多，不成套档案多，集中统一管理特别薄弱。现工程档案散存于植物园、公园、动物园等各个部门，保存条件差、利用率低、工程档案质量较差，缺乏有效规章制度制约。市城建档案馆园林绿化工程档案仅占馆藏量的1.5%左右。第二，对园林绿化工程档案工作重视程度不够。许多参加园林绿化建设项目的建设单位，对工程档案缺乏应有的重视，特别是在施工阶段，由于项目多、交叉施工多，许多工程赶进度、求速度，协调解决的力度仅放在实体施工上，对档案工作投入资金不多，投入人力不够，档案管理人员或仅懂园林绿化，或仅懂档案，缺乏多面手，没有按照城建档案行业管理标准管理，使档案与工程脱节，造成档案底数不清，资料丢失，数据不真等一系列现象，直接影响到档案的真实有效性。第三，法制意识淡薄。建设单位没有依法缴纳园林绿化工程档案。园林工程主管部门又疏于对园林绿化工程档案依法收集和集中统一管理。城建档案主管部门又疏于指导、管理和检查，导致园林绿化工程成为城建档案工作中的极为薄弱的一节。

第7篇

关键词：建筑工程；电子文件；档案管理

随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我国建筑工程电子文件的档案管理现状

我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。

2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施

针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。

建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心

参考文献

第8篇

1.1对档案管理工作重视程度不够

煤矿建设项目是一个繁杂的系统工程，很多项目在建设过程中都存在对档案管理工作重视程度不够的现象。一方面对项目档案管理工作的重要性认识不足，另一方面对建设项目档案管理工作约束和要求不严，加之煤矿建设项目条件艰苦、人员流动性大、选人困难，造成档案管理人员专业素质不够。而煤矿建设各项工程门类繁多，各参与建设单位之间沟通交流困难，也造成档案资料在收集整理过程中存在诸多障碍。如果单位对档案管理人员的职责监督检查不到位，就会使档案管理工作出现漏洞，甚至造成衔接脱节，严重的会使档案资料流向不明和丢失。在采用传统的档案管理方法进行庞大的煤矿建设项目档案资料时，相关档案管理的规章制度不完善，档案管理的规范性不够，操作流程不标准，项目参建单位之间协调沟通不够，都会给项目档案资料的完整归档带来困难。

1.2未能构建完整的档案管理体系

项目的档案管理机构应当在项目机构建立初期就同步形成，很多煤矿建设工程项目由于地处偏远地区，在建设初期条件艰苦，设施简陋，档案管理机构不能及时建立或者办公设施都没有基本保障，也无法保证档案资料的质量和安全，更与项目建设的信息化技术要求不相适应，无法满足当前现代化矿井建设的需要。近几年，我国飞速发展的采矿技术已经与世界先进水平接轨，因此构建完整的信息化档案管理体系是现代化煤矿建设的基础。

1.3档案资料基础工作薄弱

项目建设与档案管理工作的专业性都很强，在职责不明确和管理松散的项目中，参建的各单位轻视档案管理工作的现象普遍存在；工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏对档案管理的实践能力，煤矿建设项目档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了煤矿建设项目档案工作滞后，影响了工程各方面对项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料有时存在分散、损坏、丢失等各种现象，这样就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。

2做好煤矿建设工程项目档案管理的四点建议

2.1充分重视煤矿建设工程项目档案管理工作

在企业投资建设项目中，煤矿建设项目属于政府核准类别。尽管近两年国家对煤矿等能源类建设项目的核准审批在逐渐放宽，但按照国家相关核准项目的审批制度和要求，从项目前期论证，到项目支撑性的文件设计审批，均有严格规范的制度和约束条件。同样在煤矿建设项目实施的过程中，煤矿监管部门对工程施工的过程及竣工投入使用，都有全过程的监管和监督。作为特殊工程项目的煤矿建设工程，其使用寿命少则几十年，多则上百年，档案管理工作是其工程项目全面管理的基础，也是项目顺利实施和产生效益的根本保障，因此，煤矿建设项目的档案管理工作就显得尤为重要，必须自始至终重视项目档案的管理工作。对具体的煤矿建设工程项目而言，要求各级领导要高度重视煤矿建设项目档案工作，工程项目从实施初期，项目负责人就应当指定专人负责图纸、文件、声像记录以及计算数据等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任制及考核奖惩办法。项目负责人在抓好工程质量和安全生产的同时，要有注重档案管理的思想意识，把工程项目的档案管理工作纳入日常工作的管理当中，调配业务素质好、责任心强的人员负责档案管理工作，同时要在设施配备上给予支持，使档案管理有必要的经济保障。要积极组织档案工作人员参加档案管理方面的培训，为档案工作的开展创造良好的条件，为企业发展和建设做出应有贡献。

2.2加强煤矿建设工程项目档案管理工作的组织领导

煤矿建设项目管理要做到各系统和各单位步调一致、协调统一，项目业主即建设单位是整个过程项目的统领者，因此对项目的档案管理也要统一归口在建设单位的档案管理部门。建设单位的档案管理人员有责任和义务对参与建设的各部门和各单位的档案管理工作进行指导和监督，做到上下协调，并与过程施工建设同步。建设单位的档案管理部门还应当定期组织参建单位有关人员进行档案业务培训，统一安排部署档案整理组卷的规范和标准，对有关人员普及档案管理的知识，同时档案管理人员也能通过沟通和交流获得工程建设方面的信息和专业知识。建设单位应当建立档案管理人员的信息系统，明确各自的工作职责，加强监督和考核，建立和健全各项规章制度。

2.3加强煤矿建设工程项目档案资料的收集和整理

收集归档是档案工作最基础、最薄弱的环节。切实加强对项目档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，档案管理人员必须全面完成文件材料的清理、归档工作。参建单位必须依据标准和规范组织档案资料的归档整理，在工程完工后，要及时将档案移交给建设单位；建设单位在项目竣工验收前，应当组织并申请档案部门进行项目档案专项验收，待项目档案通过专项验收后，建设单位方可组织项目的竣工总验收；建设单位的档案管理部门必须全过程参与项目的各单项竣工验收和项目竣工总验收。其职责就是在参加验收的过程中严格把关，并审查各项档案资料是否合格。在监督检查各项竣工档案资料时，要重点检查各项归档材料中图纸和实物的相符性以及签字手续的完备和真实性。对查出的问题要记录在案，并及时跟踪到底，确保问题最终解决，为项目档案的质量负责。

2.4规范档案管理制度建设

第9篇

关键词：重点工程档案管理项目组负责制

0引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力

重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。

其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。

4注重实效，健全完善的保证措施

重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。

4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。

4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。

4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。

5开发利用档案信息，促进档案管理工作

第10篇

1.1信息化管理能力滞后

近年来，我国的建筑安装工程无论是从规模上还是数量上都获得了较大幅度的提升，并使得对应的工程档案也随之出现了较大的增长。而在这种新形势下，企业对于工程档案的管理也具有了更新的需求：不仅需要能够做好基本的档案储存工作，还需要能够保证档案的快速整理。根据这种要求，就使得企业所具有的信息化管理系统已经出现了较为吃力的情况，不能够很好的满足现今企业档案管理的需求，如档案存储的数据库容量需求增大、原有数据库容量不能满足需求等等，并因此可能在工程开展后期会出现一定的数据溢出现象。另外，档案数据管理的准确性、真实性不足，也是目前企业档案信息化管理工作中经常会出现的一类问题。

1.2信息化管理制度不健全

对于企业的档案信息化管理制度来说，其还不是非常的成熟，目前很多企业还没有形成非常有效的一套管理体制。一般情况下，档案管理人员更多的根据其之前所形成的经验对这部分档案开展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系统性方面则存在着一定的缺乏现象。同时，过于重视工程施工、忽视档案管理也是很多企业经常存在的问题，而正是这种忽视情况的存在，则会引起档案资料同施工进度不一致的情况，并对工程的整体开展产生了较大的影响。另外，由于建筑安装工程其施工周期通常较长，就需要企业的档案管理人员能够在工程刚刚开始时就能够做好档案管理的相关准备工作，并将档案信息化管理真正的纳入到整个建筑安装工程中去，以此帮助档案能够在工程建设中发挥出更大的作用。

1.3档案管理不够细化

在工程档案信息化这项工作中，其需要以合理化、系统化的方式开展工作，并将项目中所存在的每一个细节都努力纳入到该管理系统中去，以此避免出现后期整理情况。但是，在实际工作开展的过程中，很多企业的管理系统往往因为建设的不够健全而使其中所存储的档案记录存在着一种混乱无序的情况。而在目前的建筑安装工作中，其已经不是以往单一功能的实现，更多的是兼容较多领域、包含结构制作以及安装等多因素的一种融合。而这种工程日渐丰富的元素，就使得现有的档案信息化管理所存在的片面性更加明显。

2建筑安装工程档案信息化管理优化措施

2.1完善信息化管理系统

对原有的档案信息化管理系统进行完善是我们现今需要大力开展的一项工作。目前，具有档案管理功能的软件通常都会具有较大的应用范围，但是其所具有的通用性却非常的差，不仅对于数据所具有的存储形式以及存储格式具有较大的区别，对于数据存储所使用的数据库类型也各不相同。虽然目前所使用的软件一般都能够实现系统的登陆以及档案信息的增、删、改、查等功能，但是却依然没有对数据交换这项问题进行解决，这就使得系统很难将不同来源的数据信息以统一的方式存储到数据平台中实现共享。对此，就需要我们能够在获取安装工程档案管理需求的基础上大力开发专门、独立的档案信息化管理软件，以此软件的开发使其能够更好的实现不同数据间的互动与交流，并能够在对网络技术进行充分利用的基础上实现数据的网络化管理。

2.2加强档案库房信息化建设

对于目前的建筑企业档案库房来说，都已经安装了密集架，但是还没有真正的实现自动化电子控制。通过自动化电子控制系统的应用，则能够在企业档案数字化管理系统中更为明确的对某个档案存放位置进行标明。通过这种方式，档案的管理人员就能够通过计算机的应用对其中所具有的档案进行操作与控制，并以更为快速的方式对档案进行利用。另外，智能环境自控仪也是我们档案管理工作中较为有效的一项设备，能够有效的对库房实时状态进行监测，并根据情况对库房内部的湿度以及温度进行自动调节，以此更好的对档案起到保护的作用。

2.3提升档案管理人员业务能力

对于档案管理这项工作来说，其是一项复杂性、专业性、准确性都非常强的工作，需要档案专项管理人员不仅需要具有丰富的专业知识，还能够对不同学科的知识具有一定的掌握。只有我们对档案管理队伍人员所具有的知识结构、业务能力以及综合素质都进行不断的优化、提升其所具有的计算机现代化设备操作技能，才能够使其具有更好的档案管理效果。对此，就需要企业在日常工作开展的过程中以定期或者不定期的方式加强工作人员的培训，并以专项讲座以及专家讲解的方式使其在学习的过程中不断的提升自身综合操作能力。与此同时，企业也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核标准中对资料员档案收集的时间、应用技术以及质量需求等进行明确，以此保障工作人员能够以正确、高质量的方式完成档案管理工作。除了技术的提升之外，工作意识的提升也是非常重要的一个环节。在对建筑安装工程进行严格把关的同时，也需要施工单位加强参建单位的档案管理工作，并以完善档案制度、集中管理等方式建立起全面、完善的档案管理网络。另外也需要做好档案原始材料形成、整理的检查与监控工作，以此保障所收集的档案材料具有更为真实、完整的特点。

3结束语

第11篇

关键词:公路工程;档案管理;验收;项目

公路工程建设档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映,这些技术档案资料,对工程质量的监督及今后的道路规划、维修及改扩建具有重要的意义。

1档案专项验收中存在的问题

工程质量验收签证原始资料不齐全,有用复印件替代原件现象,且在复印件上未能体现出原文出处;竣工图文件编制不够规范,变更部分没有充分体现,不能真正反映竣工后的工程实际情况;施工原始签证资料的格式、填写不规范,内容有失真现象;资料的跟踪收集不及时,竣工资料编制时间长、效率低、费用高;文件分类及编制规则不统一;工程资料检查手段落后、工作强度大、检索效率低。

2问题存在的主要原因

(1)工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中,施工队伍和内业资料管理人员更换频繁,工程资料的交接制度不完善,有人走档案走、人走档案丢的现象出现,资料整理困难。

(2)工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式,内业资料整理过程中的重复返工现象时有出现。

(3)缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。

除此之外,各单位的管理水平,也是决定内业资料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外业的管理一样,都是工程建设管理的重要组成部分,在工程外业一开始就应严格按照竣工验收办法的要求收集资料、编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工程完成竣工文件即编制完成的目的。

3提高公路建设项目档案管理工作的途径和方法

3.1加强制度建设,规范档案管理

加强工程档案制度建设是使档案工作迈向科学化、规范化的关键,在档案管理工作中要形成一种制度。

(1)加强过程控制。坚持建路与建档同步发展,抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程,而非事后。公路工程档案是公路建设中各个环节的真实记录,是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中进行过程管理,建立健全的项目档案,从项目筹划到工程验收各环节,都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档,杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。

(2)加强档案的合同管理。公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时,建议在工程合同中订立档案管理条款,明确公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。

(3)工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人,对工程项目进行集中统一管理,保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。

(4)工程档案不能单独依靠档案管理部门去管理,可以建立全方位的工程档案检查、监督、技术咨询、指导管理体系。每个项目可成立由业主、监理、档案管理人组成的督导小组,担负对工程档案工作制度的学习、宣传及监督、检查、指导工作,并由具体的质量保证部门负责协调督办。

a(5)工程档案资料的收集整理工作列入工程参建各方工作实绩的考核项目。定期检查评比,优胜者给予奖励,建议设立工程档案专项验收保证金,将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来,可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档,不予结算或扣一定金额的质量保证金,以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

3.2重视档案人才的培养,努力提高公路建设档案人员的素质,一方面要加强档案管理新知识、新技术运用的教育,档案人员以学习并贯彻执行现行《细则》为契机,使档案工作者在档案的收集、整理、组卷、编目、分类、排列、归档范围及档号编制等方面的业务知识更加精深;另一方面要用现代化的知识和管理手段来武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理方面知识和技能的培养,使档案的管理更加科学化、规范化。为此,对现有的档案人员,可以通过进修、培训、参观学习,与其他单位开展交流等方式,不断拓宽其知识面,增强业务能力。

3.3加速推进工程档案信息化管理,早日实现文档一体化传统的工程档案管理是基于人工的管理过程,管理效率低下,档案检索、查找和利用十分不便,在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力,编制周期长、出错率高,编制完成的工程档案基本上只有纸文档,无法提供作为信息化基础的电子文档资料,很多的资料、档案都成了“死”资料“、死”档案,这就要求我们要紧跟时展,尽快采用信息化技术,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息,真实、完整、安全地保存在档案管理部门,我们工程档案人员下一步要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式,早日使我们的工程档案实现文档一体化,充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神,为查阅者提供方便、快捷的服务。超级秘书网

3.4重视项目档案的开发利用,加强重点项目档案的编研项目档案是本单位工程建设科技资源的优势所在,我们花费大量时间和心血积累的文件材料,实际上是积累项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用,应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。

第12篇

再次，完备的公路工程档案还是管理队伍进行科学系统的管理技能学习与提升的重要教材。通过档案的组织学习也能够逐渐形成一种独独具特色的企业管理文化，并通过一代一代管理人的学习与传承使之发扬光大。

二、大数据在公路工程档案管理中的重要性及作用

首先，公路工程档案管理需要进行海量的数据收集的，但是并不是每一项数据都是切实有用的，如果不分好赖的统统进行收集那么不仅会严重影响数据收集工作的进度同时也会让数据库里的数据一片混乱，有用无用的统统被放在一起。大数据技术在数据信息的收集方面能够有效鉴别数据质量及优劣，能够根据管理的实际需要进行数据的有效甄别，在最短时间内进行数据优选，从而既提升了收集效率又加强了数据总体质量。其次，大数据时代的来临让原本具有本质差别的各种数据存储阵营进行了有效整合，让各种数据传输接收端口逐渐统一化，从而真正意义上解决了部门不相容、领域不交叉的问题，让数据能够更为有效的进行传输和收集整理，这对于公路工程的档案管理工作来说具有非常重要的现实意义，因为公路工程建设不仅周期长、产生数据量巨大、同时还以为涉及到大量的部门及环节而在许多时候无法进行数据的有效交互与沟通，所以大数据技术能够很好的解决这个问题，实现数据的无差别传递，更好的满足对于数据的实际需要。再次，大数据在公路工程档案管理工作中能够发挥较大的实用性，能够更好的实现档案数据精确化收集与管理，能够将繁杂的海量数据进行有效归类与整合。

三、大数据背景下的公路档案管理措施研究

为了在大数据背景下切实加强公路工程档案管理工作具体质量还是需要进一步分析与寻找新方法与新措施。

（一）大力建设新型数据库

大数据时代的数据存储是当前主流数据存储载体所无法承受的，因此为了更加有效的使用大数据技术以及在大数据时挥更有效的信息管理作用就必须大力建设新型数据库。新型数据库不仅是指要进一步扩展数据存储的空间，同时还要加强多样性数据的存储能力升级，不仅要能够有效存储文字、符号等数据，同时对于声音、图片、影像的存储也要加大研究与开发力度，同时还要加强数据传输端口的统一化调整，方便数据信息的交互与传递，为大数据时代的档案管理工作提供一个良性环境。

（二）加强大数据分析软件的开发应用

大数据时代的特点不仅是在于数据的收集速度及额度，同时也在于数据分析的快速高效，为了能够有效利用这一特点就必须加强在数据分析及整个方面的技术开发与利用水平，要加强与数据开发专业公司的大力合作，并针对公路工程档案数据特点进行相应的数据分析软件开发，同时还要针对新技术能够快速普及的要求切实提升档案管理人员的总体素质，发挥最大化管理作用。

（三）加强风险预警机制建设

任何管理工作都会伴随着相应的风险。在大数据时代，管理工作能够更快更高效，同时风险也会更多更密集，所以风险预警机制的建设必不可少。风险预警机制建设最重要的部分就是根据大数据信息传输及管理特点加强档案信息安全性监管，设置更为科学有效的关键控制点，主要监控内容应该放在防止信息泄密、防止信息丢失、防止信息被恶意篡改、防止隐私权被侵犯以及防止与信息相关的知识产权纠纷发生可能性等方面。同时还要重视风险应对工作小组的及时建设，这样才能够及时发现问题、分析问题以及解决问题。

四、结束语

第13篇

一、前言

现阶段的工程建设过程中，很多建设单位都只重视管理工程项目的施工现场，往往忽视工程档案资料的积累和整理工作。很多建设工程文件档案都达不到规范，没有一定的深度和广度，文件缺损，不够完备，有时候文件随着个人的流动而产生丢失和损坏等情况，给后期的查阅工作带来了很大的麻烦，一旦工程出现问题，责任追究工作都无法进行，不但给资料查阅者带来麻烦，也给社会带来巨大经济损失。

二、建设工程文件档案资料概述

建设工程文件档案由建设工程文件和档案组成，建设工程文件档案资料的概念可以分为以下三个方面来讲述，第一是建设工程文件，第二是建设工程档案，第三是建设工程文件档案资料载体。以下是具体概述：

1.建设工程文件，又称工程文件。建设工程文件的概念： 建设工程文件是指工程建设过程中所形成的信息记录，涵盖各种形式，具体包括以下五种文件：工程准备阶段产生的文件，施工记录文件，监理文件，工程竣工图以及工程的竣工验收文件。以下分述这五种文件类型，工程准备阶段文件具体是指在工程建设正式动工之前，在以下阶段产生的文件资料：工程立项，工程审批，征地工作，勘察，项目设计，工程招投标等多个阶段。施工文件是施工单位在工程施工过程中产生的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中产生的文件。竣工图是指工程竣工验收后， 真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中产生的文件。

2.建设工程档案，又称工程档案。建设工程档案的概念：是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。

3.建设工程文件档案资料载体。载体具体包含四种：第一种是纸质载体，是指载体形式的基础是纸张；第二种是缩微品载体，这种载体形式的基础是胶片，保存方法是缩微技术；第三种是光盘载体，该载体形式的基础是光盘，保存方法是计算机技术。第四种是以磁性记录材料为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

三、建设工程文件档案资料特征

1.分散性和复杂性。一般的建设工程周期都比较长，整个生产过程中工艺复杂，所用到的建筑材料种类繁杂，尤其是现在的技术，更新换代极快，建设工程因此变得相当复杂，层次多，工程阶段相互错杂，这也导致了建设工程文件档案资料的分散性和复杂性。

2.继承性和时效性。随着时代的发展，建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平也在不断提高和发展，在这一过程中，文件档案资料具有继承性和时效性。继承性体现在其可以记录以往施工的经验教训，给后面的施工提供指导；时效性体现在文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减。

3.全面性和真实性。建设工程文件档案资料的全面性体现在对项目相关信息完整而全面的反映上，其真实性体现在资料必须真实反映工程情况上，真实性包括要反映项目过程中发生的事故和存在的隐患。

4随机性。建设工程文件档案资料的范围涵盖了整个建设工程的过程，许多资料都是产生于具体的工程事件中，所以，建设工程文件档案资料是有很大随机性的。

5.多专业性和综合性。建设工程文件档案资料的存在依赖于不同的专业对象，其载体种类也有很多，所以其多专业性体现在：涉及专业多样，包括声学、建筑、力学、市政、电子、公用、消防、保安、美学等，其综合性体现在：综合内容包括合同、进度、造价、质量、组织协调等。

四、建设工程文件档案的归档层次和归档范围、要求

1.建设档案的归档层次：第一，向本单位档案管理部门移交的，包括在建设、勘察、设计、施工、监理等工程建设过程中形成的文件；第二，向建设单位档案管理机构移交的，包括在勘察、设计、监理、施工等工程建设过程中形成的文件；第三，向地方城建档案管理部门移交的，建设单位按照现行归档整理规范要求汇总的文件档案。

2.建设工程文件归档范围：“关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知”中明确指出：“基本建设项目的档案资料是指在整个工程建设过程中形成的应该归档保存的各种文件材料， 包括从建设项目的提出到竣工投产、交付使用的全部过程中形成的文字、材料、图纸、图表、计算材料、照片、录音录像磁带等， 它是工程建设及竣工投产、交付使用的必备材料， 是对工程项目检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。”第一，与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件；第二，具体归档范围应按照国家颁布的规范进行归档管理。

3.建设工程文件归档的要求：第一，建设单位负责组织、监督和检查各个单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。第二，移交档案时，双方交接单位应编制移交清单，交接时双方要签字、盖章。第三，取得工程档案认可文件之后，城建档案管理机构出具工程档案认可文件， 最后方可组织工程竣工验收。第四，工程文件档案应采用耐久性强的书写材料，各方的工程文件档案均必须为原件。第五，工程文件档案资料中的文字材料统一使用A4纸张，竣工图要求加盖竣工图章。第六，工程文件档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。第七，停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。

五、工程项目档案资料的管理

工程项目档案资料管理的基本要求：标准化、规范化、系统化，便于检索和整理。

1.工程项目档案资料的搜集

项目建设阶段， 必须建立档案收搜集程序，避免不必要的损失，建立严格的档案资料管理制度，在收集资料时，要注意找准重点，去除重复，检查有无错漏资料页，保证资料的完整性和真实性。短期档案资料应在一定时期内重新核定，无继续保存价值的资料在办理核销手续后销毁。

2.工程项目档案资料的整理

档案资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律，同时要保持案卷内各种文件的有机联系，便于保管和查阅，在管理过程中，已经存档的档案不可随意外借，如果需要借阅，一定要按相关的程序办理手续，再进行查阅或复制资料。

第14篇

关键词：档案管理;信息化;问题;原则;措施

当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理，这对于工程的档案管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施，构建健全的管理模式，将工程档案存在的作用发挥到最大化。

一、工程档案信息化管理的主要内容

对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式。如今，针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的数据备份；工程档案的文件目录的打印；工程档案的整理与文书立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的。

二、工程档案信息化管理的必要性

因为工程档案的反复查阅与长时间的保存，对于原件丢失或是损坏都是不可避免的，这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰。通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用，可以将大量文档实现电子化存储，对于问题的解决有着巨大的作用，在电子化存储下，对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升。信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案，这是工程档案的管理取得的重要成果，还极大地提高了服务水平。可以说，信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础。

三、当前工程档案信息化管理面临的问题

电子化信息的不断发展，对于我国工程档案管理带来了新的机遇，但是同样也产生了大量的问题有待解决。

（一）面临安全与革新的挑战

原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询，基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性。在档案管理系统迈向新纪元发展空间中，会对应用系统进行有机整合，比如文档管理一体化等。此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾。除此之外，网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题，不单单是硬件资源会受到自然的影响，还会受到人为破坏，并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。在未采取相应的管理措施下，在安全意识方面也较为薄弱，这样就给犯罪分子提供了可乘之机。

（二）面对标准化和法制化的挑战

因为工程档案自身的特点就比较复杂，最为突出的特点就是分散管理。因为多方面进行管理，各个部门都有属于自已的一套标准，因此对管理标准化造成了巨大的困难。在工程档案的立法方面也比较欠缺，致使众多的工程档案因为密集问题影响，而埋没了自身存在的价值。

（三）技术支持不充分

第一，电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性，如果不能对其进行有效的解决，会造成适得其反的情况发生。第二，基于工程档案信息化建设的初级阶段，一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案，尽管它的价格很便宜，但是扫描的时间较长，无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案。

（四）人员配备不合理

就当前的工程档案管理人员而言，既有专业知识，又掌握信息技术的人很少，由于存档的技术人员的知识较为单一，必然会出现专业与工作岗位不对口等问题。

四、推进工程档案信息化的原则与措施

（一）工程档案信息化应该遵守的原则

合理性原则。利用数字化方法来接受工程档案文件，其应对规范性的原则要有持续性，构建于信息档案有关的法律体系，只有这样才会使电子文件顺利地完成归档，对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化，避免重复建设、互不相容的状况产生。安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快，网络潜在的威胁也越见突出。所以，对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大，要应用较强的安全措施，全面地保障工程档案信息的安全。效益性原则。对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务，在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则，最为主要的是信息化工程的效益。选取数字化的内容主要是以经典为理念，核心要与社会应用的热点进行有效的结合，把重要的工程档案进行数字化处理，会收获较大的社会及经济效益；应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的，避免浪费财力、人力、物力。

（二）促进工程档案信息化的措施

加强机读数据的前期工作。如若想做好工程档案信息化管理，那么机读数据库的存在是重要的组成部分。因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定，对机读数据做好准备工作，提高对著录、标引等方面的重视力度。档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程。形式特征主要是指档案信息的外表，比如文种、标题、载体、形成时间等，内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目，比如主题词、分类号等。标引与著录是对档案内容的浓缩，这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理。重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物，是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储，其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等，它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内，以此来实现计算机管理，对于原文件进行扫描录入的方式，极大地减小了对库房空间的占用，降低了存储设备资金的投入，以此来减小成本。网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物，通过对网络搜索，使工程档案查询速度非常快，也非常便利，它改变了传统的借阅模式。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连，成为一个具有高效性的有机整体，来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务，每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询。网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储，简称为档案存放区。为加强工程档案数据的安全性，在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中，只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性，要加大对系统的管理措施，在系统密码的设置上可以设置双层防护，这样才会有效防止无关人员进入系统；在修改时在系统中一定要设置双重密码，以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改，一定要确保数据是安全的、准确的、完整的。档案信息化管理需加强病毒防治，来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度，这是确保计算机系统正常运营的核心工作，如果计算机感染病毒，那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪，因此要构建比较严格的管理机制，做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性，同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存，做好重要资料的备份，以免产生不必要的影响；不要对来历不明的程序进行拷贝，在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备，以此来确保万无一失。积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一，对基础性工作进行强化，认真地构建实施计划，只有基础业务的工作做到规范化与标准化，才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二，强化人才建设，工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务。作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识。这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升，来有效地对工程档案进行信息化管理。

五、结束语

工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，所以，加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。

作者:王颖慧 单位:天津市引滦工程黎河管理处

参考文献：

[1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报,2016,(18):36.

[2]张迪.信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨[J].办公室业务,2015,(12):44.

第15篇

1.重工程建设轻档案收集现象普遍存在。在实际工程建设过程中，大部分参建单位存在重现场管理、轻内业资料整编的问题，有的项目等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。部分单位档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，对已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录"，给归档工作造成很大的困难，严重影响了档案严肃性和质量。

2.档案资料整编管理不够规范。常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。

3.档案组织网络不健全，档案专业人才缺乏。灌区水利工程建设项目类别多，管理部门设置各异，大多各自为政，自行其是，没有建立起系统性的档案组织网络，缺乏对档案管理工作总体性的指导和监督。同时，在一些小项目建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，以工程技术人员居多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人及少，熟悉档案法规制度、熟练掌握计算机技术进行档案管理的专业人才更是奇缺。

二、提高工程档案管理的措施和建议

1.建立健全档案工作组织体系。各工程参建单位要切实重视档案管理工作，加大档案工作人员和设施的配备力度；遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节(技术、质检、材供等)与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。项目法人档案管理机构加强对各主管部门、各参建单位档案管理工作的指导与监督。

2.强化日常档案资料收集管理工作。日常的档案资料管理工作好坏，对档案资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时就可以减少很多工作量。所以，工程档案管理要从工程实施过程中的档案资料收集抓起，首先要针对每一个具体工程项目建立业主、监理、施工、设计等单位档案收集网络，专人收集专人管理。其次要及时收集及时归档，发现资料不全或遗失第一时间补救。对于有些在生成时就不符合竣工归档要求的资料，要及时补做、重做归档资料，以免归档时造成时间、人力、物力浪费。

3.实施分阶段档案整编计划。在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到档案资料收集、整编、移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，档案资料收集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，档案资料验收一个。

4.严格把关，规范档案验收。这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。

三、结语