档案资料论文范文

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第1篇

一、做好导查工作

所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。

接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。

三、做好代查工作

代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。

四、做好协查工作

协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。

第2篇

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

第3篇

1.1相关人员档案意识薄弱

众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2建筑工程档案资料管理质量低下

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2建立并完善档案资料管理的相关机制

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3明确分工，协调相关业务

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3结语

第4篇

[关键词]档案;字迹;耐久性;分析

档案是党和国家的宝贵财富,是一种重要的信息资源,是历史的真实记录,具有重要的凭证作用和情报价值,必须永久或长期的加以保存。字迹材料是记录和反映档案内容的重要物质材料,其耐久性直接关系到档案内容的保存寿命。为了最大限度地延长档案的寿命,在形成档案时就应该使用耐久性较好的字迹材料,如:碳素墨水、墨汁、蓝黑墨水等,杜绝使用圆珠笔或复写纸等不耐久的字迹材料。

一、各种字迹材料耐久性的分析

字迹材料的耐久性主要是取决于色素成分的耐久性及转移的固定方式,即与纸张结合的方式。耐久的字迹材料,其色素成分是为碳黑或颜料,转移的固定方式是结膜或吸收;不耐久的字迹材料,其色素是染料,转移的固定方式是濡附。

二、造成字迹材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、虫胶、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,属于溶液状态使用的字迹材料。其色素是最为稳定的无机颜料中的单质颜料碳黑,而少量的甘油则作为液态墨水的稳定剂和字迹的干燥速度调节剂。书写的时候,碳黑颗粒随着液体对纸张的侵润被携带到纸张纤维表面,但绝大部分无法进行纤维内部,原因主要是碳黑的大颗粒径限制了它的被携带能力。伴随着液体的挥发,虫胶等大分子有机物质就在字迹表面逐渐凝结形成皮膜。可见碳素墨水字迹的形成过程是表层吸附和结膜两种方式的运用。这样的字迹极不易因环境的影响而蜕变而又不易扩散,虽然偶有磨损的现象,但实践证明不失为耐久性很好的字迹。

2.蓝黑墨水形成的档案量是相当大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和没食子酸亚铁,它们在墨水中存在时是无色的,写在纸上的时候就被空气中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸铁和耐光、高黑度的没食子酸铁,它们都是有机颜料,两者互为补充则使字迹的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以说是较耐久的字迹色素。蓝黑墨水字迹的转移固定方式是深层吸收,与纸张结合较为牢固,其原因是比较明显的;蓝黑墨水同样是以溶液状态使用的字迹材料,起色素作用的原始成分都具有一定的极限和较小的粒径,容易被液体携带深入纸张纤维内部;而添加的适量甘油成分除了润湿笔尖调节字迹干燥程度等积极作用外并不足以携带色素颗粒进行迁移,所以正常条件喜爱不会出现长久保管扩散问题。但是我们发现这种字迹在长期潮湿环境下仍会扩散,其原因是为使墨水显色而加入的少量着色剂是一种不稳定的有机染料,遇水会溶解扩散;它的另一不足在于过多的酸性物质易造成纸张纤维素水解。但此种字迹褪色后可采用化学方法恢复的独特优势大大弥补了这些不足,使之成为较合格的档案字迹材料。

3.激光打印字迹。信息社会的发展,迫使档案人员越来越频繁地面对它,所以必须认真思考所带来的问题,激光打印所用的字迹材料是墨粉,而档案字迹一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏结和成膜作用的热塑性树脂、树脂增塑剂石蜡以及电荷控制剂等。这种字迹的色素稳定性是毋庸置疑的,那么色素与打印纸的结合是否牢固呢?现通过激光打印和字迹形成过程进行分析:首先由计算机输出文字或图像信号来控制激光光束闪烁并经过三棱镜折射到光鼓上形成静电潜影,然后用带有异种电荷的墨粉显影,此时再以黏附的方式将墨粉影像从感光鼓上转移到打印纸上,最后用热加热,此时墨粉中的热塑性树脂融化并冷却成膜将墨粉字迹牢牢地固结在纸张上,此即所谓的定影。如果档案保管不慎产生局部高温、高湿或高压就可能接近它的软化点,长时间作用就会导致表皮膜变软出现黏性;另外如果与其他含有增塑剂的物品密切接触,这些增塑剂就会向字迹的树脂皮膜迁移进一步降低它的软化点从而使其甚至在正常的保管条件下就会软化黏连或黏脱。而这除了提醒我们对其保管条件还很欠缺外并不能说明别的问题。

三、从根本上解决档案字迹材料的耐久性

各种各样的书写字迹材料,其耐久性千差万别,选用不好就会给档案寿命带来隐患,面对这种状况,有关部门应该采取下列措施:

1.积极宣传《档案法》,宣传档案工作的重要性。工程建设是“百年大计,质量第一”,档案工作更是如此。编制好建设工程竣工档案是“功在当代,利在千秋”的大问题。所以书写档案的字迹材料,应该使用耐久性的字迹材料。

2.开发新的计算机应用软件,直接运用计算机书写技术材料,逐步使竣工档案工作由手工操作方式向计算机操作方式转变,这样做就从源头上解决了档案字迹材料的耐久性问题。

3.针对施工攀位存在的普遍使用普通圆珠笔、复写纸书写施工文件材料的问题,上级主管部门应该采取适当的措施,逐步改变这一状况,并进一步强调,必须使用耐久性的字迹材料书写档案材料,从根本上解决工程档案保护工作中的这一难点问题。

综上所述,各有关单位要高度重视,大力宣传档案保护工作的基本知识,宣传字迹材料对于档案保护工作的重要性。当然要从根本上解决字迹材料的耐久性问题,还有待于科学技术的不断提高。因为字迹材料品种繁多,配方多变,原料稳定性悬殊,质量不易保证,所以档案字迹材料的耐久性是一个较为复杂的问题。影响字迹材料耐久性的因素很多,如何保证档案字迹不褪不变、长期耐久,是我们档案工作者在保护技术工作方面的一项极其艰巨的任务。

参考文献:

[1]崔秀琴.浅谈档案复印字迹的耐久性[J].浙江档案,2003,(10).

[2]杨润珍. 静电复印件字迹材料耐久性分析[J]. 广西师范学院学报 (自然科学版),2002,(1).

第5篇

新型农村合作医疗的档案管理是一项长期而艰巨的任务，目前根据相关调查显示，在农村合作医疗档案管理的过程中存在管理人员对工作不认真，没有认识到有效管理档案对农村合作医疗工作的重要性，而且档案管理人员自身的专业素质和水平以及理论文化水平都存在着差异，因此要加强新型农村合作医疗档案管理队伍的建设，提高管理队伍的专业水平和管理水平，科学有效的进行培训相关的电子管理档案的技术和手段，提高管理队伍的管理能力和水平。另外还可以聘请专家或专业的培训课程，吸收外部有利资源，促进管理队伍整体素质和能力的提高。

二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理

随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。

三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率

为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。

四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度

新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。

五、加大电子档案管理的基础设备投入

当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。

六、小结

第6篇

建设工程档案是指建设工程从规划、设计、施工全过程活动中直接形成的具有归档保存的有价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

建设工程档案资料是指建设工程项目从筹备到施工和竣工验收过程中形成并收集和整理的规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料等。

2 建设工程档案资料的主要内容

2.1 施工准备阶段的主要文件资料

立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；建设单位、施工单位、监理机构有关负责人的信息资料等。

2.2 监理方面的主要文件资料

监理规划；监理月报中的有关质量问题方面的文件资料；监理会议纪要中的有关质量问题方面的文件资料；进度控制方面的文件资料；质量控制方面的文件资料；造价控制方面的文件资料；分包单位资质方面的文件资料；监理通知；合同与其他事项方面的文件资料；监理工作总结等。

2.3 施工方面的主要文件资料（建筑安装工程）

（1）土建工程（建筑与结构）。施工技术准备文件；施工现场准备文件；地基处理记录；施工图纸变更记录；建筑材料、预制构配件质量证明文件及复试试验报告；施工试验记录；隐蔽工程检查验收记录；施工记录；工程质量事故处理记录；工程质量检验记录等。

（2）设备安装工程（给排水、电器、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程）。施工记录；施工图纸变更记录；设备产品质量检测、安装记录；预检记录；隐蔽工程检查验收记录；施工试验记录；工程质量事故处理记录；工程质量检验记录等。

2.4 室外工程

（1）室外安装工程（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件。

（2）室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件。

2.5 竣工验收文件

（1）工程竣工总结文件。主要有：工程概况表；工程竣工总结。

（2）工程竣工验收记录文件。主要有：单位（子单位）工程质量验收记录；竣工验收证明书；竣工验收报告；竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）；工程质量保修书等。

（3）财务文件。决算文件；交付使用财产总表和财产明细表。

（4）声像、缩微、电子档案。声像档案；缩微品；电子档案等。

3 建设工程档案资料管理中存在的问题

3.1 不重视建设工程档案资料的管理工作

建设工程档案资料的收集和管理工作是建筑工程施工全过程管理中的一项重要内容。纵观建筑施工现场的管理工作，现在很多施工单位的管理人员只重视施工现场的管理，即：抓工期、抓进度、抓节约，就是不抓施工技术资料的收集、整理和归档等管理工作，造成因工程档案资料滞后而致使影响竣工验收、影响竣工验收备案、影响工程移交、影响房屋产权证的办理等各项工作正常进行现象的发生。

3.2 “以包代管”弊端多多

目前，建筑工程施工过程中的档资料收集和管理实施“以包代管”现象较为普遍。由于建筑市场管理方面的原因，大部分施工企业的老板为图省事，将工程档案资料的收集和管理工作承包给社会上的其他有关人员去做，造成了施工企业内部专职资料员形同虚设现象的发生。目前，这些社会人员承包“工程档案资料的收集和管理”已形成了一种职业，同时这些社会人员也成为了真正的社会“专职资料员”。

由于这些社会“专职资料员”无营业执照、无固定场所、无资质、无主管部门管理，所以他们收集整理的资料不规范现象较为普遍。

3.3 弄虚作假、不规范现象普遍

3.3.1 “资料员”不在施工现场

由于施工企业对这些社会上的“专职资料员”支付的承包费不是很高，所以就出现了一个“专职资料员”要承包若干个工程项目的现象。这些“专职资料员”不但每天要跑若干个工地收集资料，每天要跑若干个工地应付来自各方面的各类型的检查工作，更重要的是还要回到家里“做资料”，所以他们没有时间也不可能每天都固定在一个施工现场。

3.3.2 现场记录不真实

由于这些“专职资料员”不在施工现场，所需资料只能是在家“闭门造车”。如施工日志的记载：仅凭施工负责人的口述情况进行记录，造成施工日志过于简单，不连续，没有实质性的内容，只是对每天的日期、停水停电、现场施工的内容进行记录，而对当天施工中遇到的质量、安全方面的问题、隐蔽工程验收方面的问题及解决问题的办法和时间要求等实质性的内容却没有记载。

3.3.3 检验批、分项、分部工程质量评定超前

根据社会“专职资料员”在家“闭门造车”的特性，笔者发现，几乎每个工程的检验批、分项工程、分部工程的检查验收记录资料都是在未进行检查验收之前做好的，且检查验收的内容也都是完全一样的，其验收结论也都是相同的。

3.3.4 检查验收记录填写不规范

例如：保证项目内容填写不详细不具体，验收意见均填写为“符合要求”、“满足规范要求”等一概而论，且不用文字说明，随随便便地用符号代替。再如：规范要求主控项目的合格率必须是100%，即不允许出现不合格的点和处，如现场发现不合格点或处应及时返工。但在有的资料里面会出现主控项目不合格评定记录的现象。

3.3.5 档案资料缺项不完整

例如：混凝土试块强度报告缺项较多现象普遍。究其原因是：“专职资料员”认为商品混凝土生产企业提供有全套资料，施工现场就不需要再留试块了，或者是每层留一组作为备用即可。这样不但造成了保证资料缺项的现象，而且还给混凝土强度等级的评定工作带来了较大的困难。因为在每一个楼层里最少要有三种（如：C20用于构造柱、C25用于楼梯、C30用于梁板墙等）强度等级的混凝土出现，仅有一组试块是无法对其进行评定的。

4 防治措施

4.1 提高认识，重视管理

建设单位、施工单位及监理机构都要共同重视工程档案资料的管理工作，要充分认识到工程档案资料的重要性，只有准确认真的做好工程档案资料的收集和管理工作，才能够正确地评价工程质量等级，才能够保证工程竣工结算的顺利进行。所以，施工单位的项目经理或总工程师要亲自抓好工程档案资料的收集整理和管理工作，建设单位和监理机构要协助和监督施工企业做好工程档案资料的收集整理和管理工作，主要参建单位齐抓共管，一定能够做好工程档案资料的收集整理和管理工作。

4.2 加强政府监管，规范档案管理

根据目前建筑工程施工过程中实施由社会“专职资料员”对工程档案资料收集和管理的实际情况，住房和城乡建设行政主管部门要对这部分社会力量引起足够的认识，要加强对他们的正确引导，组织有关专家对他们进行技术培训，定期不定期的对他们的工作进行互检和联检，提高他们的技术素质和服务质量，已达规范建设工程档案收集整理和管理工作的有序开展。

4.3 齐抓共管，杜绝弄虚作假现象

住房和城乡建设行政主管部门及建设工程质量监督站和城建档案馆要形成三位一体的监督机制，在住房和城乡建设行政主管部门对他们正确引导、组织培训的基础上，建设工程质量监督站对其实施过程监督，城建档案馆在工程竣工验收前的档案资料预验收过程中、对竣工工程档案资料进行严格把关，使工程档案资料从施工全过程到进入档案馆入库过程中都能得到有效的管理，使其建设工程档案资料的收集整理和管理工作逐步走向正规化和规范化。

第7篇

关键词：临床教学；教学档案；教学管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0434-02

教学档案是在教学管理、教学研究、教师教学和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文本等不同形式的文件材料或信息载体，它是教学活动过程中的真实记录。狭义上，教学档案包括教学文件、课件、教案、试卷、试题、论文、辅助教材、图书等；广义而论，除上述资料以外，还包括“教师”、“学生”、“专题性网络课程”、“专题辅导”、“问答”、“作品”等资源。教学档案管理不只是为了收集、整理、借、存、管理教学过程形成的有价值的文件材料，更主要的是给教学决策、教学管理、教学科研提供良好的服务。在临床教学中，教学档案对临床医学教学工作的影响不可估量，值得临床医学教学工作者高度重视。

1 教学档案在临床教学中的作用

1.1 提高临床教学质量与水平：教学质量好坏的评价形式主要以学生、同行及专家的评价为依据，是在教师教学质量档案（如教案、课件、问卷表格等）的某础之上，加上同行评教、学生抽样调查、考核等手段实施的。教学水平的提高也要依据教学档案，尤其是对既往教学成功经验和失败教训进行分析总结。因此，教学档案的质量，并可反映临床教学质量.并可为教学水平的提高提供重要参考依据。

1.2 为改革教学手段和方法提供素材：教学手段与方法的优劣，直接影响教师的教学质量与学生学习积极性。现代电子信息网络技术的运用使我们积累丰富的电子教学档案成为可能，包括纸质、电子、实物等形式在内的完整的教学档案，可以为教学手段与方法的多样性、形象性、生动性改革提供丰富、便捷的素材；丰富的电子教学档案可以通过电子网络成为共享资源。教学档案为教学改革、教学活动提供了必要的依据和丰富的经验。因为档案记载了历年教学工作积累下来的宝贵经验，更是进行现代化教学、规范化管理的重要根据。充分利用教学档案，是促进提高教学管理水平的重要手段之一。

1.3 为教学管理与评估提供依据：教学档案对教学管理的作用是众所周知的；评估是管理的重要方式，在教学评估中，评估的大部分材料来源于教学档案，教学档案资料的充足与完善与否对评估的结论有很大的影响。根据教学计划书、教学大纲、学生人数来制定教学工作计划和教学计划，合理地安排教学内容与师资力量，抽出合适的临床医师进行脱产带教是教研室教学管理的主要任务，而这一切都离不开教学档案。教学档案是科学研究的基础和条件。科学就是对某一现象的学科领域所特有的某一矛盾的研究，一切科学都是研究事物发展客观规律现象。无论是研究哪一领域，首先者必须只有材料，这是不可缺少的重要条件。那么，档案是原始记录，它就是为进行医学教育研究，继承教学研究的成果，吸收有益的经验教训提供原始资料，以便管理工作人员从档案资料中熟悉和掌握各项工作的关系和来龙去脉，为我们更进一步研讨教学工作中的规律，使教学管理工作逐步向科学化、规范化、标准化的推进提供有效依据。

1.4 为编写教材、撰写论文和教育名人事迹提：供原始材料教学档案真实的记载了教学和科研发生、发展的全过程，为撰写论文提供真实而很有价值的参考文献资料。教学图片、照片、录像、课件、图书等资料不但为教师备课、制作教学课件提供了丰富的素材，而且可为编写教材、撰写论文提供重要的参考资料。教学档案也是编写教育名人先进事迹的第一手史料，它详细记载着“名师”的教学理念、教学方法、学术成果、先进事迹等。

2 临床教学医院在教学档案管理中存在的问题

尽管教学档案在教学工作的各方面起着很大的作用，但在实际教学活动过程中，教学档案的作用仍没有得到充分的发挥。临床教学医院教学档案管理存在下列问题。

2.1 教学档案管理设备陈旧：现代化的教学手段要求现代化的工具收集和管理教学档案，以往将教学档案资料用手工进行处理、以纸质形式保存不符合现代化教学的要求。临床教学档案资料绝大部分来源于临床教学过程，许多授课教师同时又是临床一线的医师，虽平时在临床工作中他们遇到许许多多典型的教学病例或可用于教学的标本素材，但要收集这些教学素材，往往苦于找不到相应的工具（如数码相机或摄像机）而流失。

2.2 教学档案资料收集不及时，影响教学档案的完整性、连续性：临床教学档案绝大部分来源于从事临床教学工作的教师和在院学生。一方面，由于担任临床教学的教师还肩负着繁重的医疗、科研任务，医学学生由于医学课程设置量大，同时兼有基础课程学习和临床生产实习任务，常常导致教师和学生本人撰写的文件材料只有单份，在没有收集之前，长期保存在教师和学生个人手中极易丢失。同时，担任临床教学的教师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，生产实习的在院学生也是轮科实习，导致了他们流动的频繁性，如不及时收集，将容易引起流失和各学年教学档案的不连贯。

3 加强临床教学医院教学档案管理的建议

3.1 强化教学档案管理意识，健全教学管理制度：加大档案管理的宣传，对教学工作人员强化档案信息的保密、传播和更新转换意识，使教学领导或教学工作人员对重要的文件资料及时归档。在人员调离岗位时，应进行交接手续，使这些宝贵教学档案资料不遗失或被随意处理。

3.2 做到定期收集和随时收集相结合，确保相关材料的齐全完整：对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学周历、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、作业、成绩表、病历书写记录、教学素材等资料做到随时收集，对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。

3.3 检查遗缺，及时补漏：定期检查档案材料，如发现应有而缺少的教学档案资料，应及时通过各种形式收集补齐，使之齐全完整。

3.4 充分利用现代档案收集管理器材，确保档案收集的完整：文献检索主要依据书目、索引、文摘、传记资料和专题综述及工具书、复印稿件、网络资源等工具来完成。检索的文献通过拷贝、复印、专题索引等方法来整理、分析，并不断的加以积累进行归档处理。临床教学活动中有如集体备课、授课预讲、专家示范性教学、课外辅导、临床见习带教的示范演示及生产实习临床基本技能操作示范操作，除有教学活动记录外，还应对教学活动过程中教师的教学行为、学生参与教学的状态及师生互动的状况进行摄影、录音、录像，制成图片、影像、录音带作为教学历史档案资料保存。医学院校的教师随时将平时适合于临床教学的文献资料、图片、影像等进行及时整理并不断的积累保存，为日后的教学备课、编写教材、撰写论文提供素材。

3.5 严格把关，确保教学档案质量：教学档案文件应定时检查质量，对所有规范的文件统一格式，如时间、文章标头、文尾的落款等。并对检查出来的质量问题及时解决。

3.6 合理归档，系统排列：教学档案应按学年度与年度进行分别归档，以利于档案的立卷和卷写目录。对纸质的教学档案（照片、书籍等）应防虫防潮保管，非纸质的（光盘、软盘录像带）应妥善防磁防湿保存。

3.7 高校教学档案收集四法则

3.7.1 常规收集法：是通过教学管理部门和教学业务机构，将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校档案部门的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。完成这种方法，要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求；规定归档的工作程序和手续；建立教学档案工作网络，明确直接向档案馆（室）归档的单位或部门负责人名单和职责范围；规定立卷（件）的质量标准与要求；规定归档的时间。这种方法是教学档案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是对教学工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的教学档案材料的一种随机收集方法。一般适用情形有：教学管理部门组织的临时性大型的、重要的中心工作及重要活动；撤销的机构，职能没有机构代替，其工作活动中产生和形成的教学档案材料的收集；高校教学活动中典型事件和重大教学事故。

3.7.3 积极主动收集法：即教学档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展收集活动和机关的档案业务工作，并以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职员工的信赖和支持，增强他们的档案意识，力争获得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在高校教学活动中的意义和作用，宣传教学档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训班，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职或兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中有突出成绩者；高校档案馆（室）要主动开展服务，积极为教学科研等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，使他们认识到在工作中离不开教学档案，做好档案资料归档工作是他们的需要。

3.7.4 激励协作收集法：通常采用一些做法是通过成立教学档案管理委员会，把学校的一些主要教学管理职能部门和教学人员吸收过来，明确他们的责任和义务，使其主动地配合校档案机构做好教学档案工作，并将各部门教学档案收集列入归档计划，年终做通报，把平时立卷与归档工作作为高校教学管理部门负责人和专、兼职档案员年终考核依据，以此激发他们的工作积极性、协作性，更好地服务于教学档案工作。

总之，教学档案来源于教学过程不断积累，并能反馈到教学过程，使广大师生受益。因此，我们要不断加强教学档案的收集与管理，使之充分的为教学发挥应有的作用。

参考文献

[1] 刘涛先.曾益慈.肖自安.浅谈教学档案在临床学科教学管理中的作用.医学教育，2004（医院管理版）53

第8篇

关键词：档案的作用，档案管理，改善途径

 

中等职业学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

中等职业学校档案包括文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案，它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性，有着非常重要的凭证作用和参考作用。

1.中等职业学校档案工作包括以下几点

1.1学校档案工作是指运用科学的原则和方法对学校档案进行有效管理，它是学校管理的一项基础工作，在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。

1.2学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。

2.中等职业学校档案的作用

档案是第一手的原始材料，它不仅记录了历史活动的事实经过，还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。

档案管理是学校管理的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育教学经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都有着极其重要的不可估量的作用，这主要表现在以下几个方面，一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据，有利于学校进行科学管理，提高教育教学质量；二是档案可以作为学校各项工作查考的依据，有利于对教职工和学生进行全面考核；三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料，为教学科研事业服务；另外，在教育竞争激烈的今天，档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、促进学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。论文参考网。

3.中等职业学校档案工作存在的问题

3.1思想认识上不够重视

从思想认识方面看，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，“重教学、轻档案”的意识还存在，认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性，意识不到档案对教育事业的促进作用，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视，对档案工作不理不问，将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致档案归档意识不强、档案证据不足，许多资料已经丢失，或者一时找不到，档案信息资源开发不足，最终造成档案利用率不高。

3.2档案管理方法陈旧落后

目前，中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时，很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。

3.3档案立卷工作不规范

档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。

3.4档案专业技术人员缺乏

近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显的制约了档案管理的专业性。

4.中等职业学校加强档案工作建设的途径

档案资料的收集、整理和保存工作，是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作，切不可等闲视之。论文参考网。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理，有利于后人且造福后代的大事，应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作，建立和完善科学的档案管理机制。

强化档案管理意识 ，领导重视是关键，要加大中专学校档案管理的检查与考核力度，配置专业人员进行档案管理，对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱，学校也要把档案管理列入重要议事日程，实行责任负责制。

同时，确实提高和增强中专学校全体教职工对档案工作重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。论文参考网。要认真学习国家《档案法》，在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传，使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义，扎扎实实搞好档案工作，建立严密的切实可行的档案管理制度，按照《档案法》的要求规范各类档案的分类、归档和管理，使档案工作做到有章可循。有法可依。

第9篇

【关键词】建筑工程档案管理存在问题管理对策

中图分类号：TU198 文献标识码：A 文章编号：

一．引言。

加强建筑工程档案管理工作,建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。随着建筑工程规划、设计、施工等过程的进行，建设工程档案就要实时记录，在建设工程档案的整理过程中涉及到了众多部门和人员，对日后工程维修、改建、扩建起着十分重要的作用，所以说做好建筑工程竣工档案管理工作是十分重要的。

二. 工程档案资料的主要作用。

1. 反映工程质量和工作质量的重要表现；

2. 工程施工过程的真实记录；

3. 日后工程维修、扩建、改造、更新的重要基础资料；

4. 合理使用、保证结构安全的重要依据；

5. 评定工程质量等级，竣工验收的技术文件；

6. 工程决算、结帐的重要根据之一；

7. 是申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的资料。

针对资料形成单位规定了“ 各负其责” 的原则， 即： 由一方单独形成的资料， 由形成单位自己负责； 由两方以上形成的资料， 按照“ 谁形成谁负责” 的原则， 由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。

三.建筑工程档案资料的主要内容。

1. 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2. 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

3. 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

四．当前档案管理存在的问题。

1. 近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我国建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

2. 档案材料填写不真实。

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度大，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。

3. 竣工档案移交不及时。

由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

五.措施。

1. 建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2. 严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。

3. 加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

4. 及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

5. 充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源,做好档案信息统计工作。

六．结束语。

我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献：

【1】区慧萍 新形势下建筑工程档案管理之我见[期刊论文] 《城市建设理论研究（电子版）》 -2012年25期

【2】李苑 建筑工程档案管理问题研究[期刊论文] 《科技资讯》 -2012年18期

【3】何慧 建筑工程档案管理存在问题及处理措施[期刊论文] 《城市建设理论研究（电子版）》 -2012年17期

【4】吕艳 浅析如何做好建筑工程档案管理[期刊论文] 《商品与质量・建筑与发展》 -2011年5期

【5】田萍 田娥 建筑工程档案管理存在的问题和对策研究[期刊论文] 《办公室业务》 -2012年21期

第10篇

关键词：医院，档案，信息化，网络化

 

档案信息化、网络化是指在档案管理过程中全面应用现代化信息网络技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务的工作。档案资料实现信息化、网络化要经过三步处理：首先是档案资料数字化；其次是档案信息存储、传递和提供利用一体化；最后是档案信息的网络化。医院档案资料是医院的信息载体，对医院管理有重要的参考价值，也记载了医院的发展历史，具有重要的历史和现实价值。档案资料资源做为医院最为宝贵的非物质财产，能否对其加以妥善保存、管理以及充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。随着有中国特色社会主义事业和社会主义市场经济的发展，计算机技术已经广泛应用于包括医院在内的各个部门。包括文书档案、人事档案、病历档案、图书馆档案、设备和后勤管理档案等医院档案的传统的工作模式和管理方法已不适应新形式的需要，迫切需要现代化。目前各医院已经不同程度地将计算机技术应用于本部门的档案管理。但是由于各部门使用不同的软件进行档案管理，对于医院各部门信息的整合造成一定的困难。

1.医院档案信息化、网络化建设的主要内容

1.1 文书档案的信息化、网络化

文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会向预先设定的邮件地址及移动通讯工具发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，以减少档案人员年终的工作量。由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天，现在几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。

1.2 人事档案的信息化、网络化

随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。科技论文。根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。科技论文。[1]

1.3 病历档案的信息化、网络化

随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医院人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。

1. 4医院图书馆的信息化、网络化

随着图书馆业务的拓展，图书馆不仅是图书资源的管理部门，也是医学情报的提供和搜集部门。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。

1.5 设备和后勤管理档案的信息化、网络化

设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。[2]

2.医院档案信息化、网络化建设面临的主要问题

2.1基础设施有待完善

大部分医院的局域网建设还不够完善，有的办公自动化系统尚未开始实施，无法形成医院档案体系，档案信息化管理受此制约。

2.2信息化建设人才缺乏

由于对档案信息化、网络化建设重视程度不够，医院信息化、网络化人才梯队建设不够完善，不能满足当前医院发展的要求。科技论文。

2.3电子文件保密性受限制

电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

3.医院档案信息化、网络化建设的对策

3.1提高领导认识，加大投入

要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，使档案信息化建设得到更快的发展。

3.2引进和培养信息化建设人才

从目前医院档案人员学历上看，大专院校毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，必要的方法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

3.3加大经济和技术投入，确保医院电子文件的安全

专用网是最彻底的解决档案管理安全的方法。其成本较高，也带来了很大的不便，比如离开铺设物理网络的区域就不能查询网络档案。保存在互联网上的档案，主要通过如下三点保证档案的安全：一是安装新一代防火墙。防火墙须具备强大的病毒扫除功能、适应IP加密的需求、开发新型安全协议、推广单向防火墙、增强对网络攻击的检测和预警功能、完善安全管理工具,特别是可疑活动的日志分析工具等。二是生物识别技术。指纹识别技术是行之有效的生物识别技术，具有不可复制性。三是加密及数字签名技术。

总之，社会信息化建设步伐的不断推进，带动了医院档案工作的进步。虽然医院档案的信息化、网络化建设仍存在一些问题，但已经产生了巨大的经济和社会效益。随着投入增加、人才引进及安全性的增加，医院档案的信息化、网络化建设必将为医院的发展产生巨大和深远的作用。

【参考文献】

[1]林卫华. 电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 浅谈医院信息化与电子档案管理[J].中国医疗前沿,2007,(14).

[3]黄伟. 略论电子信息技术条件下的档案保密工作[J].中国经贸,2009,(6).

第11篇

【关键词】少数民族档案；高校；开发利用

一、少数民族档案对少数民族地方院校的意义

少数民族档案是反映少数民族地区政治、经济、历史、文化、军事、历法、医学、教育等方面发展情况的记录，它内容丰富，记录载体和表现形式较为多样，既有文字记录的文书档案，也有服饰、劳动工具等实物档案。贵州是一个多民族省份，共有3个少数民族自治州、11个少数民族自治县、253个少数民族乡，其面积占全省总面积的68.2%。全省共有31个少数民族，其中17个为世居少数民族，人口超过10万人的少数民族有9个。这些民族历史悠久、民族文化和生活方式异常丰富，留下了极为丰富的民族社会实践档案。

发展科学文化、开展科学研究、为地方经济做贡献是少数民族地区高等学校义不容辞的社会职能。身处少数民族地区的高校，在关注学校本身发展之外，应关注本地区民族社会实践活动，将科研与地方特色结合起来，整理本地区民族历史及现行档案资料，用以研究少数民族历史、文化、经济等，弘扬民族文化，繁荣文艺创作。这样一方面对学校自身研究历史、文化、经济、政治、法律、宗教、文字语言等方面以及文艺创作有重要意义，另一方面也将地方少数民族档案应用于经济社会发展，为少数民族地区生产提供依据和经验成果，将少数民族档案为地方经济发展的作用（如对地方旅游业发展）体现出来，发挥其巨大的经济价值。

二、少数民族地区高校图书馆在收集及整理利用民族档案方面的优势

据《少数民族档案研究论文统计分析》一文对研究少数民族档案的论文发文作者及单位统计，发文量最高的是高等院校（教学单位、图书馆、档案馆等），占发文总量的89%，这充分显示高校在民族档案研究中的重要地位。而发文作者所在单位按区域来看的话，作为少数民族大省的云南远远领先于其他地区，可见少数民族聚居的省份为少数民族档案的研究提供了资源的优势。

地处少数民族地区的高校对于收集民族档案尤其是本民族的档案资料先天具有优势，尤其是少数民族地区高校图书馆，一方面作为图书馆，开发研究档案资源的科研能力较强，有利于克服重藏轻用的弊病，一方面地处少数民族地区，对于民族档案的熟悉程度强，便于与少数民族地方交流，有利于对少数民族档案的收集。

少数民族档案的形式和载体多种多样，正规的档案管理部门重在全面收集，而高校则有条件成立专门的有侧重点的少数民族档案库室，甚至可以保存既具有档案价值又有文化文物价值而档案局不便管理的档案实体，如面具、铜鼓等。黔南民族师范学院2010年成立了民族研究所和民族文化展览馆，该展览馆收藏了少数民族档案260卷，除文献档案外还有“水书”、“马尾绣”、“鼓龙鼓虎长衫龙”等实物档案，都属于国家级非物质文化遗产。再如成立于2008年的凯里学院苗侗文化博物馆，既收藏各类文书的原始档案（以锦屏文书为主），也有三千余件实物档案，如苗族侗族的服饰织锦、苗族的银饰剌绣蜡染品、苗族侗族歌曲及生产生活用具等。

三、少数民族地区高校如何更加有效地开发和利用民族档案

（一）利用自身优势，积极展开各种方式的收集与整理。与普通高校相比，少数民族地区的高校在收集民族档案方面有显著的地域优势。如有的少数民族在历史上处于无文字状态，在收集这类地区的民族档案时，可根据其特殊性采取一些特殊的收集方式，如深入当地进行现场访谈，用录音或影像记录，形成口述档案。对于这种情况，少数民族地区高校的档案收集者就可以利用自身了解当地语言文化习俗等优势，深入开展收集工作。与专门的档案馆相比，高校对于地方民族档案的开发优势在于其强大的科研能力，少数民族档案的整理工作往往涉及政治、经济、文化、艺术等多个方面，专业的档案工作者一般较难在各方面有所涉猎，而高校工作者分属于各类专业，并且更具有科研能力，对于民族档案的整理就更具有科学性。如少数民族档案中有一类是少数民族原生档案，大多由少数民族语言构成，普通的档案馆员不能具备阅读能力，在分类分编时会存在一些困扰，而高校中多有专门研究当地少数民族语言的工作者，更加擅长整理研究少数民族档案。

（二）定期与各少数民族地方政府文化宗教管理部门联系，深入调研，获取少数民族历史档案以及现行档案。高校要发挥善于调研的优势，努力创造条件，配合学校老师的科研方向，利用科研经费，对一些急需的档案进行赎买，对暂时征集不到的，进行复印、拍照、拓印等。如笔者所在铜仁学院图书馆，2008年成立了专门收藏地方文献档案的地方文献特藏室，其收录的重要内容就是地方少数民族档案。因此，该馆定期抽调馆内具有专业知识和老家在少数民族地区的馆员深入区县， 摸底了解，多方征集，既与当地的文化宗教管理部门联系，及时获取民族档案资源，也深入少数民族聚居的乡村进行亲身实地考察，收集第一手的民族档案资料。

另外，该馆的目标是既重收藏也重编研，将档案信息从内容进行系统整合，使其潜在的信息价值得到提升，为更多科研者共享。因此，该馆组织馆内外专业人员对收集的少数民族档案进行统计、分类和整理，数量形成规模后还编制了便于查询的检索工具。

（三）形成有特色的资料中心。作为非专业和专门的档案收集部门，高校在收藏少数民族档案上不可能做到档案馆一样全面，而且也没有必要进行资源的重复建设。高校可以利用自身优势，在丰富馆藏的前提下，注重特色，将部分特有的民族档案文献资源与技术资源结合，形成具有特色的资料中心，除了收藏之外，将档案资源进行数字化，形成更加便于查询检索的虚拟数字馆。

如贵州民族学院建有贵州世居民族文献数字图书馆，内容包含世居民族文化藏品、贵州地方文献资料、古文献资源、水书、傩文化研究资料、贵州世居民族研究文献和贵州人民七个方面，其有的古老珍贵的少数民族古籍如“水书”、“彝族古文献”、“布依族古文字文献”等贵州世居少数民族文献档案资料有约五万余册，将这些本地民族档案资源利用现代技术进行数字化，为高校和社会研究人士提供了相当有价值的参考资源和更为便捷的检索方式。

参考文献

[1] 贵州省民族事务委员会[M].贵州：贵州民族工作知识手册：2007（4）.

第12篇

关键词：科技期刊；档案管理；有效利用

引言

在编辑科技期刊过程中，会涉及到很多资料稿件，包括论文原稿、修改稿、抄正稿、介绍信、审稿单、作者与编辑往来信件等资料，在文章发表与推广后处理的遗留稿外资料非常多。那么，如何有效整理、保存这些资料文件，并挑出没有价值的资料，对期刊档案进行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊编排工作顺利开展的前提条件。同时，规范的科技期刊档案管理也为今后的查询、参考和利用工作带来了较大的便利性，做好科技期刊管理工作对促进科技事业发展，社会进步都具备十分重要的作用，应该引起我们的重视。

一、科技期刊档案内容及类别分析

1.技期刊档案应收集的内容科技期刊档案内容非常多且复杂，在整理和收录过程中，主要包括以下几方面内容：①各种请示与批复文件，包括创刊、停刊和复刊等；②历届编辑委员会成员的名单资料；③制定的办刊方针与章程；④广告经营许可证和期刊登记证等各类有效证件；⑤出版情况统计报表等资料原件；⑥与其他刊社交换的期刊；⑦编辑委员会会议记录及定稿会记录；发行合同、印刷合同和发行计划文件资料；⑧日常工作中的编辑部大事纪；⑨出版后的发排稿件、出版样书、校对室校样资料、作者校样、每一期的稿外资料，包括原稿、介绍信、审稿单、退修信以及编者作者往来信件等。在复杂多类的科技期刊档案资料中，工作量最大，最繁琐的就是稿外资料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、归档管理工作，则能大大减少工作量，若一直积压累计，那么在整理时就要面临非常浩大的工程量。

2.科技期刊档案常见类别科技期刊档案不仅具备复杂、丰富的资料内容，且期刊档案的管理还需要涉及到期刊报社日常经营管理、全面质量管理的方方面面中。本文针对科技期刊档案主要内容，将其归类整理为以下几个常见的类别：①作者库、审稿人库以及编委会档案；②各项政策法规、法律制度以及相关文件类档案资料；③各主体之间的往来稿件资料档案；④学术活动类、学术研究以及人才资料档；⑤编辑业务档案；⑥财务档案；⑦本刊出版物档案，或者与他刊交换出版物档案；⑧获奖资料档案；⑨宣传物、评价数据类档案等等。

二、科技期刊档案管理的重要性

1.档案管理是科技期刊发展的重要保障档案管理是一种常见的文化现象，是对历史资料、数据的原始记录与储存，其在文化层面上反映出经济物质成分中的精神价值凝聚力，又反映着上层建筑观念形态。而科技期刊档案在办刊过程中记录了一切历史数据，全面、真实的记录并反映出科技期刊在办刊、经营、发展、管理过程中的具体情况。科技期刊档案的记录蕴含非常丰富、深层次的信息资料，在总结日常工作、办刊经验教训的同时，还能成为其指导刊物，从而利用有效的资料数据，研究并开发出有利于自己的信息。同时，科技期刊档案也可以作为衡量、评价办刊质量，刊社管理水平的重要指标。此外，从信息资源层面分析，科技期刊档案还能为刊物可持续发展提供有效借鉴，在保障刊物稳定、长久发展的同时，其资料也具备一定的参考功能、评价功能、服务功能。

2.科技期刊资料是促进科技发展的基础科技期刊档案还可作为个人成长历史的见证资料。一个优秀著名的科学家，个人的成长发展资料以及科技档案资料必须完整无缺，他的档案就是自己的真实写照。珍贵的个人论文和资料还可以用于国内外学术界引用和研究中，例如我国知名传染病学家李赋京教授，他是国际上首先发现钉螺卵的专家，并在安徽省发现了新的钉螺物种，国内外科学家将其定名为“李氏钉螺”。他的论文资料为国内外学术研究提供了极大的借鉴和帮助作用，为我国消灭钉螺、消灭血吸虫病做出了非常大的贡献。此外，科技文献资料也是促进科技发展的基础。国家发展科学，构建科学大厦必须要依托坚实的根基，科技期刊资料作为历代著名科学家辛勤奋斗、累计的资料根基，任何科研工作都需要在根基的基础上进行深入研究和不断前进。若科学家和研究学者能有效利用科技文献资料，不仅能极大促进科技技术的飞速发展，也能为减少人力资源、研究资金和物力资源的浪费发挥出自身的价值。对于科研单位来讲，科技期刊资料是对干部任免、职工奖惩、聘任以及出国留学等重要的科学依据。

三、科技期刊档案管理的主要方式

档案管理工作需要从多方面、多层次开展，而在时代不断发展进步的背景下，科技期刊档案管理方式也必须朝着管理实效性、规范性和科学性方向前进与发展，将传统的经验管理转为科学、动态管理。在对科技期刊档案进行日常管理过程中，编辑部首先就要做好档案资料的整理、归类和保存工作，管理内容一般为日常的文件管理、往来稿件、审稿意见与修改内容等与期刊相关的资料。该阶段的科技期刊档案管理常应用分类管理、按年代管理方式开展，这也是日常稿件和文件的主要管理方式。分类管理则能有效归类期刊档案，并按照具体需求高效查找和利用文件资料。现如今，在科技水平和数字化技术飞速发展的背景下，刊社的编辑部门在整理、保存期刊档案时，也要重视起纸质版档案资料与电子版档案资料的协调、平行保存，这种管理方式正是当前数字化时代背景下档案管理方式的创新。2008年，国家档案局联合教育部门制定颁发了《高等学校档案管理办法》，并在其中明确提出“高等学校必须对纸质档案资料以及电子档案资料同时、平行归档，其出版物类型包括高等院校自行编辑出版的学报、本校出版社出版物的审稿单、原稿以及其他学术刊物、样书出版发行的各项记录等。在管理电子版档案资料时，要重点关注档案资料的安全、保密性，通过在储存数据资料的计算机上安装防护软件和杀毒软件，设置安全密码等，并定期对数据进行备份，从最大程度上保障档案资料的完整、安全性。高校部门的科技期刊档案管理除了要编辑部进行基础的整理保存外，还必须向学校档案室、图书馆提交纸质资料，并加以保存。科技期刊档案管理资料作为档案管理基础内容，其必须积极配合学校档案管理具体要求，制定科学的档案管理制度，对其提出详细、准确的管理要求，以此保障科技期刊档案管理整体质量。

四、科技期刊档案工作管理工作

1.对下发文件进行归档科技期刊所采用的是审批制度，因此科技期刊是不能由个人随意办刊，科技期刊的办刊人员主要是学会、协会等学术机构所设立的期刊编辑部，科技期刊办刊过程中需要严格遵守出版要求，同时也要严格遵从所属单位的各项工作要求。科技期刊的负责人需要根据文件资料下发的年份、单位以及内容进行分类归档，对下发的重要文档需要进行备份存档，避免由于留存时间过长出现文件破损问题。对于下发的行政文件需要细细浏览，在对其进行全面阅读了解后，再对文件进行存储分类。

2.对稿件相关资料进行归档稿件相关资料为作者信息、手稿记录、稿件查收记录以及专家审稿意见等，对于科技期刊编辑人员而言需要将稿件相关资料进行有效分类归档。由于现阶段科技期刊主要采用网络采编系统来进行稿件收稿、外审以及退修等工作，因此能够有效提升科技期刊编辑工作的工作灵活性，同时也便于稿件相关材料的存稿。管理人员不仅可以借助采编系统对稿件资料进行档案管理，同时也可借助专业的档案管理软件进行材料管道。为了避免电子档案由于多种因素造成稿件材料丢失，可配备不联网的电脑对文件进行备份保存，同时也可选用线上数据库进行保存。

3.对稿件财务工作资料进行归档科技期刊中的稿件财务主要是指办公经费、稿件相关经费及其他费用。涉及到期刊经费的管理工作极为重要，为此需要做好稿件财务工作的归档工作。科技期刊负责财务工作的管理人员需要严格按照产业规定执行财务纪律，对不同类型的经费材料进行分类管理，对部分重要材料进行备份留档，在进行工作交接过程中，需要在第三方监督下完成交接工作。

五、科技期刊档案有效利用的具体建议

1.增强档案管理与利用意识规范、有效的意识是保障科技期刊档案充分利用的基础与前提，意识层面的作用不可忽视。无论是编辑部人员还是部门领导者，都必须不断提升自身的档案意识和情报意识，积极主动、大力支持档案资料收集，并参与进去，发挥自身的作用。同时，提高档案资料利用效率，最大程度开发科技期刊档案资料信息价值。总之，在科技期刊档案管理与应用过程中，作为最基础的因素，各个人员必须不断增强服务意识、主动意识、发展意识和共享意识，为提高档案资料管理与利用工作成效做出不懈的努力。

2.树立“以人为本”理念，科学开展档案管理与利用工作刊社编辑部在管理科技期刊档案时，存在缺乏专门管理人员的问题。档案人员配置缺失的情况下，编辑人员的压力就变得非常大，并对他们自身的档案管理水平提出了严格的要求。编辑人员不仅要具备充分的档案管理意识，还需要在日常中学习各类先进的档案管理方法与有效利用技能。但由于编辑人员在从事档案管理工作时大多都是“半路出家”，因此重视专门档案人员的培养非常重要。将科技档案管理工作责任到人，要求编辑部门的所有人员都必须树立起“以人为本”的理念，深入掌握档案管理工作具体要求、特点和规律，科学开展档案管理与利用工作，不断提高档案管理工作效率。

3.建立完善的机制，创新科学方法开展档案管理与利用工作科技期刊档案的管理与利用应形成一个系统的机制，并在不断更新和完善中服务于日常工作。刊社编辑人员和高校档案管理人员必须积极创新新的管理方式，更新自己的知识内容，自觉积累、利用档案资料，探索信息资源获取新渠道，将档案的整理工作转为二次开发利用，变被动服务为主动服务。在创新档案管理方式时，要将信息资源的收集、整理和优化工序积极与先进技术相结合，使其朝着先进化、有序化前进。例如，应积极实现档案资料信息化处理与信息化储存、信息化采集、信息服务的网络化等。

4.借助档案积累科技期刊的办刊经验科技期刊档案能够为期刊编辑部提供各项工作管理需求的档案材料，同时也是科技期刊进行年终总结以及评刊的重要参考材料。科技期刊档案作为记录刊物发展历程重要载体，能够为刊物日常管理工作的开展提供有效保证，同时丰富科技刊物的管理人员的管理经验。对数据档案进行评价管理，能够帮助科技期刊找出自身与同类刊物的差距，有效提升科技期刊的办刊水平。借助数据库中的相关数据对其进行同类刊物评价比较，借助横向比较以及纵向比较，找出科技期刊与其他同类刊物的之间存在的变化，对影响科技期刊发展的有利因素以及不利因素进行探究，并提出相应的刊物整改措施。需要保证科技期刊档案管理资料的完整性，为科技期刊评比材料的提供打下坚实的基础。科技期刊的获奖与选择系统性材料有着极大的关联性，为此科技期刊编辑部需要重视档案的收集管理工作，通过对获奖资料以及宣传物图片档案进行大力宣传，继而有效提升科技期刊的知名度，为科技期刊办刊方式的创新提供参考。办刊协作单位以及广告业务档案是科技期刊经营模式创新的重要信息来源，为了实现对刊物客户资源的有效稳定，编辑部门需要利用相关档案与刊物内的业务单位及时进行沟通联络，利用科技传媒的应用优势为科技期刊发展提供保障。

5.借助档案对科技期刊办刊资源维护网络投稿系统的建立应用能够给稿子资源的电子化管理带来便利。对于科技期刊管理者而言，审稿专家、作者以及协作办刊单位等都是刊物的重要社会资源、学术资源，为此科技期刊管理人员需要不断更新专家库档案资料，对撰稿人的科研动态进行实时跟踪交流，同时也要对刊物内的审稿队伍进行优化，实现与行业内专家学生的实时跟踪交流，实现对科技期刊办刊资源的有效维护。

第13篇

自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。

二、考核

严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。

（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。

（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。

三、体会

第14篇

[关键词]档案管理；管理流程；互联网+

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、工作记录、图表、录音、录像、照片等各种类型的文书、影音资料以及医院、科室、个人获得的证书、奖杯、奖章等实物资料。医院档案是医院历史的记载和医院文化的传承，为医院文化建设提供服务，为医院管理和发展提供第一手资料[3]。医院档案是医院的宝贵财富，应该妥善整理和保存。作为综合性医院的档案管理者，在互联网+时代，应该顺应时代的发展，全面掌握信息技术，充分利用互联网，找到适合医院档案发展的途径，促使医院档案为医院发展提供有力支撑。现就医院档案管理的现状及存在问题的解决办法进行如下讨论。

1现状及存在的问题

1.1收集档案信息的意识不强

在医院，医疗工作被视为医院的头等大事，而档案资料管理由于不能产生直接的经济效益，往往被院领导以及医务人员忽视，出现各临床及职能科室档案归档较差的现象。

1.2没有形成档案统一管理的格局

目前，绝大多数医院的档案都是分散管理模式，造成了不必要的人力、物力的浪费，同时也会造成档案资料的连续性和完整性较差，不利于院史及科史的回顾和建立。

1.3档案相关专业知识薄弱

各部门（科室）对该部门（科室）的档案资料的归档内容和归档时间认识不清晰。造成了档案收集的完整性、连续性，时效性较差。

1.4硬件设施投入不足

档案用房狭小，不符合档案保管的标准。专业档案管理人员不足，不能完成日常的档案管理工作。另外档案管理的设备陈旧，管理技术落后也同样制约档案的发展。近年来，随着互联网及计算机技术的发展，为档案的电子信息化提供了有力条件，但是相应的计算机设备及复印机、扫描仪等资源不足的现象也普遍存在。1.5档案资料的利用率较低目前该医院档案资料中利用较好的是个人的科研业绩和文书档案，对其他类型的档案资料利用率较差，造成有些档案资料止步于贮存而没有得到较好的开发利用，这也影响了部门（科室）收集档案的积极性。

1.6电子版档案比例较少及档案的电子化率较低

目前该医院档案的电子化率低，电子版的档案比较少，不利于档案的管理和统一。

2解决对策

2.1组建档案管理领导小组由院领导担任组长，各机关和临床科室主任主抓，科室设置专职或兼职档案管理员，档案室管理人员要主动对科室档案管理员进行指导、监督和管理，最好将档案管理纳入目标考核,设立相应的奖惩制度。

2.2对档案进行统一管理严格按照《医院档案管理条例》对医院的各种档案资料进行统一管理。

2.3加强档案管理人员的培训档案室工作人员负责对各部门（科室）的专职和兼职档案管理员进行定期档案相关知识培训，提升档案管理员的业务素质，使他们更加热爱自己的工作，达到档案收集的规范性、完整性和及时性。

2.4提升档案室的硬件设施包括增加库房和档案管理人员，对档案资料进行数字化建设。在互联网+时代，应该科学地有计划地分批次地将医院的各种档案资料数字化（扫描，拍照等方法）网络化，方便档案的保存和利用。在收集文书档案资料时，如果有电子版一定要同时收集。

2.5强化服务意识主动提供服务，档案工作的最终目的是为了满足使用者对档案的利用，因此，档案工作者应强化服务理念，为使用者提供更加主动、优质的服务。

2.6健全管理制度规范业务流程，首先从整体上加强档案室的制度建设，切实发挥院档案室对全院不同部门档案工作在业务上的指导作用，对档案人员施行分散管理统一考核。其次是加强档案人员队伍建设，不断补充精兵强将加入档案队伍，采取有效措施激励他们及时、主动、认真收集不同门类的档案材料，为医院档案工作规范化、科学化打好基础。2.7增加电子档案的数量在互联网+时代，在收集档案时要尽量做到电子档案和纸质版档案同时收集；并有计划地把原有的纸质版档案电子化，网格化，同时将所有档案都录入到电脑，要做到全文检索和语义检索。

3医院需要归档的档案种类，按内容分主要有3大类

3.1文书档案各职能科室在领导和行政管理活动中形成的档案材料。如党群行政类档案（院办、人事科、科教部、研办、物价办、医保办、外事办党办、纪检监察办、工会审计科法律事务办、后勤服务部）。

3.2科技档案由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而形成的档案材料。如科研档案基建档案等（科教部、基建科、个人科研论文、课题）。

3.3专门档案指在某些专门业务工作中形成的档案材料。如财会类档案（财务部），设备类档案（采购部），医疗类档案（医务部护理部），声像类档案（院办、研办、多功能厅、各临床科室），实物类档案（院办、防火办部分），教学类档案（研办部分）。

4医院主要档案归档时间

①该院各党务及行政职能部门和能按年度归档的部门，应在次年3月底前归档。

②该院教学部门的教学类管理性的文件材料（纸质档案）于次年3月末前归档。

③该院各科研、基建等部门，应在项目完成后2个月内归档。

④该院的大型仪器设备在开箱验收后及时归档。

⑤该院人员的论文、论著、课题合同及获奖证书应在发表、获得后1个月内归档。

⑥当年的财务档案，在会计年度终了后，由财务部门保管1年，期满之后，由财务部门编制案卷目录一式3份，财务部门留存1份；其余2份连同财务档案一并于次年5月底前全部交档案馆保管。

5档案管理实施流程（PDCA）

①Plan：在主管领导指导下，档案室负责制定档案规章制度，明确档案收录范围及档案收集、分类规范，明确各类档案文件的归档截止日期。

②Do：科室设立的兼职档案管理员负责将本科室的档案资料收集齐全、按照规定标准将档案文件分类、整理并在规定时间内，上交到档案室统一管理。

③Check：档案室的档案员监督各科室上报档案资料情况，对档案资料规范性、完整性及上报的及时性进行检查，并做好统计工作，定期上报档案工作情况。定期对各科室档案管理员进行相关知识培训。

④Action：建立责任负责制度。以科室为单位，科室主任负责制，对档案收集整理不合格及不及时的科室加强督促，对档案工作处理较好的科室进行嘉奖。

6结语

综上所述，档案管理在医院发展中起到重要作用，是医院发展的无形动力。因此分析医院档案管理中存在问题，找到科学合理的解决方法，是目前档案管理亟待解决的问题。通过组建档案管理小组，实行档案的统一集中管理、加强档案信息化建设、积极拓展医院档案服务领域，使医院档案管理工作更好地为医疗、教学、科研、基础建设、行政管理等工作提供服务。对档案信息进行深层次数据挖掘，为医护人员和管理者提供多方面、多途径、多层次的档案信息服务，真正做到让档案信息资源在提高医院诊疗水平、医疗质量和深化医院改革中发挥重要作用，促进医院的可持续发展。

[参考文献]

[1]丁宝华.浅谈医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2011(4):85.

[2]董桂兰.新时期医院档案管理工作存在问题及改进措施[J].中国煤炭工业医学杂志,2010,13(12):1888-1889.

[3]邬瑞祥,田跃珍.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].中外健康文摘,2010,7(18):359-360.

[4]刘英霞,贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案,2012（2）:68-69.

[5]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训,2015（6）:1-2.

第15篇

关键词：高校；教学资料；规范化

高校教学资料是指高校的各教学院、系、部在教育、教学、学生管理工作中形成的具体某一项工作的微观资料，如学生考试试卷、成绩登记表、普通本专科学生毕业论文、学生实验报告、实习报告、教师听课记录以及各教学院系层面的统计、报表、活动材料等。这些微观资料往往数量较多且杂，没有纳入档案的管理范围，但却是学校迎接各种教学评估和检查的依据，也是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，在一定时期内具有一定的参考和利用价值。

一、高校教学资料管理存在的问题

目前各高校教学资料基本都由各二级单位自行保管。由于教学资料没有纳入归档范围，绝大多数档案管理部门都不负责教学资料的管理，以致很多教学资料都闲散置于各二级单位甚至是各工作人员手中，资料管理不规范，乱堆乱放的现象严重。目前，高校教学资料管理存在的问题主要体现在以下三个方面：1.资料管理人员意识不高。资料管理人员一般是各部门的工作人员，这些人员从事的事项多且杂，资料的管理工作基本都没有纳入他们的岗位职责范围，因此很多兼职人员对档案资料都不重视，无心管理，这就导致了很多资料存放散乱，缺失严重。2.教学资料管理不规范。资料的管理不规范主要体现在：一是没有专人统一管理和存放。各个科室甚至每个职工都有各自的资料柜，都存放有一定量的资料，这种散乱的管理方式必然导致很多资料的遗失，尤其在人员变动时，很多人在离岗时也同时带走了在相应岗位上形成的资料。二是没有统一的管理制度和标准。各单位自行整理和保管，以致各单位的管理都是五花八门，随意堆放，随意销毁，甚至当废纸卖掉，难以提供利用。三是没有专业的人员提供指导和培训。各二级单位的资料管理人员通常是些兼职人员，这些兼职人员缺乏专门的档案资料管理知识、经验与技能，需要有专业的人员对他们进行指导和培训。3.疲于制作各种迎检支撑资料。通常，学校和各二级单位每年都要应对各种不同的工作检查和考核。各项工作的考核指标都不一样，为迎接这些考核，通常每来一项考核就要单独做对应的支撑资料，以致很多高校的二级单位到年终考核时就是在不断地做支撑资料，费时费力，工作效率极其低下。并且，很多资料由于平时没管理好，需要时找不到，待到评估或检查时再应急，为检查而做资料，这种为检查而做的资料，很多已不是原始材料，失去了应有的价值，也使得各种评估和检查失去了意义。

二、教学资料规范化管理的思路

教学资料规范化管理是指借用教学档案管理中的科学分类、编号、统一收集、整理、科学排架以及编制检索目录等的管理方法来科学管理教学资料，使教学资料能够便于检索、便于利用、便于管理。其中，教学资料的分类可参考教学档案的分类法，首先按资料的领域范畴将形成于同一活动领域的资料作为一个整体归入相同的类别，再按形成资料的特征以便于排架和管理分别不同的二级类目。例如可先根据教学工作和学生工作分成教学（JX）和学生（XS）两大类，其中教学类又可细分为三大类，包括教学综合类（教学管理工作中形成的资料）、试卷和实践材料（具体的教学过程中的资料）以及普通毕业论文（学位工作中形成的资料）。同样，教学资料的编号也可采用案卷级档案的编号方法，可由“全宗号+年度+分类号+盒（袋）号”组成，每个二级单位分配一个全宗号。资料的排架可采用“一级类目—年度纵向排列法”，依次按类目和年度，从左至右、从上至下的顺利依次排列。

三、高校教学资料两级一体化管理模式

教学资料的规范管理可实行两级一体化的管理模式，实现教学资料与档案一体化管理。由学校档案管理部门负责学校档案的一级管理；各二级单位负责本单位教学资料的二级管理。学校设立档案馆，二级单位成立档案资料室。档案管理部门作为专业机构负责规范和指导二级单位教学资料的管理，制定统一的教学资料管理标准，对各二级单位进行指导、培训和检查。各二级单位则要按照档案管理部门的要求对形成的档案资料进行收集和整理，将其中具有重要价值的档案资料移交给档案管理部门集中保管，其余微观教学资料由各单位按要求集中规范整理、保管、提供利用和到期销毁。

四、教学资料规范化管理的策略

1.增强档案资料意识。教学资料是工作中的原始记录，反映着学校的教学管理水平，具有一定的查考价值。增强档案资料意识就是要努力让所有的师生都学会自觉为自己的工作和学习存档、存资料，尤其要加强对档案资料管理人员和相关领导的档案意识宣传，只有真正认识到档案资料的重要性，才会真正地重视这项工作，做好这项工作。2.加强教学资料管理人员的指导和培训，实现教学资料与教学档案一体化管理。教学资料的管理主要由各二级单位的兼职档案资料管理人员进行管理，这些人员通常不是专业的档案资料管理人员，往往对档案资料认识不够，管理经验缺乏，同时人员变动也较频繁，这就需要专业的档案管理部门加强对这些兼职人员的指导和培训，增强他们的档案资料意识。通过组织集中培训，再派专人进行一对一指导，既可以指导教学资料的整理存档，又可以同时完成重要教学档案的归档指导，既加强了档案的规范化管理，也使教学资料的管理规范化，在指导的同时即完成了教学资料及教学档案的一体化管理及归档。3.强化与创新教学资料工作考核机制。将教学资料工作纳入教学工作的目标考核，定期检查教学资料工作情况并打分，对成绩显著者给予表彰，对不合格的单位，取消该单位的评优资格，扣减相应的目标管理考核项分值，同时责令限期整改。只有这样才能让各二级单位重视档案资料工作，按时保质地完成工作任务，确保档案资料工作获得健康、持续发展。4.实行教学资料的科室收集整理制度。高校的二级单位一般都设有内部科室，如教学科、学生科、办公室等，每个科室都形成有大量的不同类的档案资料，参照高校档案管理的部门立卷制度，同样，高校的教学资料也可以实行由材料的形成科室来负责教学资料的收集整理，如二级单位的综合办公室可负责教学综合资料的收集整理，教学科可负责形成的试卷等材料的收集整理，学生科负责学生类资料的收集整理等。科室收集整理制度是各二级单位的资料管理制度，将资料的收集整理职责具体落实到各科室的人员，既减轻了二级单位的档案资料管理员的工作负担，也使资料在形成后就可以直接进入收集整理阶段，减少了由于变换整理人员造成的材料交接不全、整理进程被拖延等问题的产生。5.以迎检工作为契机，简化迎检支撑资料制作。学校的大型迎检工作通常是学校的重点和中心工作，而迎检支撑资料的准备是迎检工作中非常重要的一项，档案资料管理部门要以学校的大型迎检工作为契机，提高档案资料工作地位，规范档案资料的管理。迎检支撑资料就是平时各种工作资料的积累，只要做好了平时资料的收集整理，迎检时的支撑资料准备工作就变得简单得多。由于平时形成的各种教学资料都进行了收集整理，每份资料都有相应的资料编号，因此，在迎接各种工作考核时，不再需要为迎检而制作资料，只需要提供支撑材料目录，标注上档号或资料号，查阅每年收集的资料或档案即可。总之，高校教学资料的管理水平体现着高校的管理水平，高校教学资料的规范化管理有助于提高高校的教育教学和管理工作水平，有助于各种考核、检查工作的开展。

参考文献：

[1]杨杰.建立高校归档单位文件材料进行全宗式管理模式初探[J].兰台世界,2009,(14).

[2]杨杰.高校归档指导工作现状及对策[J].云南档案,2010,(8).