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(一)长时间大量占用资金
国有医用耗材商业企业,往往在应收账款、库存商品长时间占用资金,一般而言,应收账款所占比重达到75%左右,周转速度平均为一年3次左右,严重影响企业资金的正常运作,这是因为国有医用耗材商业企业在供应链中处于较低地位。一方面,企业实行“一站式销售”的前提是商品齐全,数量巨大,品种多样。所以,能够争取到优质的生产厂家,对企业而言是至关重要的。医用耗材的生产厂家凭借自身优质资源,提出缩短应付账款周期和压缩医用耗材利润的要求,医用耗材商业企业为了获得优质货源,只能被迫接受条件。另一方面,作为销售客户的医疗机构,具有不可替代性,在医用耗材供应链中占据着强势地位,由于国家财政补贴不足、基础建设投资巨大等原因,医疗机构不得不占用医用耗材资金为其所用,而商业企业为了获得市场占有率,无奈接受医疗机构延长应付账款的要求。上下游客户的强势地位,使国有医用耗材商业企业受到双重挤压,大量资金长期受到上下游客户的占用,企业的资金无法正常运作。
(二)医用耗材管理难度大
国有医用耗材商业企业由于所处行业的特殊性,存在管理难度大的问题。国家法规对医用耗材储藏的温度、湿度、通风等诸多方面都有严格的规定,企业必须按照规定并结合医用耗材的特点进行管理,使得国有医用耗材商业企业的库存管理成本非常高。另外,国家药监局通过制度规定,医用耗材的仓库管理人员必须经过岗前培训,具备了专业管理知识才能上岗,这进一步加大了医用耗材的管理难度。另外,内控制度不完善、管理执行力度小等原因,造成企业实地盘存不到位,产品管理不当,商品损坏、丢失等情况时有发生,库存管理处于混乱的状态。
(三)缺乏健全的预算管理体系
国有医用耗材商业企业在飞速发展的同时,财务预算管理难免会出现各种各样的问题,一定程度上影响了企业的整体运作。在预算管理制定过程中,国有医用耗材商业企业各个部门之间缺乏较强的联动性,以至于预算管理目标难以深入企业,各部门的分目标相互矛盾,甚至和企业的总目标相斥;同时,企业缺少一套完整的预算管理工作流程和工作方法,使得预算管理工作具有较低的计划性,必须不断地调整修正预算,增加了预算管理的工作量和工作难度。在预算管理执行过程中,国有医用耗材商业企业仅注重数字的实现,而忽略了预算目标深层次的意义,使得企业的长远战略目标难以实现。另外,国有医用耗材商业企业过多关注预算方案的执行,而对预算的监督管理视而不见,使得企业的预算管理缺乏强力的监督检查,造成、管理不当等情况时有发生。
(四)内部控制制度不完善
内部控制制度是经营活动效率性、企业资产安全性和会计信息真实性的有效保证,然而,我国国有医用耗材商业企业却普遍存在内控制度不完善的问题。部分国有医用耗材商业企业未建立完整的内部控制制度,财会人员无章可循,缺少制度指导业务工作;有的企业内控制度残缺不全,内容不符,未能覆盖企业所有部门,无法达到内部控制的目的;虽然部分企业建立了相应的内部控制制度,但企业中经营管理者的亲信,凭借特殊关系不遵守内控制度,再加上企业乏于监督管理,内控制度逐渐失去严格性和约束性。国有医用耗材商业企业的内控制度的不完善,造成财务管理存在诸多漏洞,不利于企业资金的完整和安全,阻碍企业的长远稳定发展。
(五)财会人员素质有待提高
专业知识、医学知识、实践经验是国有医用耗材商业企业财会人员必须具备的能力,但实际上企业普遍存在财会人员学历偏低、知识薄弱、技能落后的现象。企业管理者对财会人员重视程度低,认为财会人员只会记账做账即可,缺乏对财会人员的专业培训和职业生涯规划,财会人员无法从企业内部获得提高自身素质的机会。医用耗材流通行业的特殊性,对财会人员不仅有专业知识和实践经验的严格要求,还要求财会人员具备一定的医疗器材知识,但专业教育的不完善和岗前培训的缺失,使得国有医用耗材商业企业的财会人员缺乏必备的专业知识和医学知识,综合素质有待于进一步提高。
二、医用耗材财务管理问题的应对措施
(一)减少流动资金占用,提高资金使用效率
被称为企业“血液”的资金,是企业生产经营活动的有效保障,是价值增值过程的货币表现。因此,必须减少国有医用耗材商业企业的长期资金占用,提高资金的使用效率,为企业的经营管理提供动力。应收账款的管理不能局限于事后催收,还应注重事前审核,制定合理的信用政策,对信用标准、信用期间和现金折扣做出规定;在保证不流失客源和收回欠款的双重标准下,按照信函、电话、面谈、法律的顺序进行应收账款的催收,力求损失最小化。采用经济批量进货模式,综合考虑进货期、保险储备、数量折扣,合理估计医用耗材的采购数量,使存货相关总成本最低。通过应收账款保理、国内信用证代付、应收票据贴现等方式开拓融资渠道,获取流动资金,减少国有医用耗材商业企业的资金压力。
(二)分类管理医用耗材,降低库存管理难度
库存管理是企业经营管理的重要组成部分,是调节供需平衡、提高服务质量的重要保障。所以,必须加强医用耗材的库存管理,降低管理难度和成本,为医用耗材提供一个安全的储藏环境。品种繁多的医用耗材,应当按照国家法制规定进行分类管理,对于需冷藏的医用耗材,必须配置冷藏设备;易受损的医用耗材,应当安装防震、防水、防火等保护装备。引进ERP系统等先进管理模式,实现库存管理的现代化,严格监控医用耗材的入库、保管、出库等工作,定期进行实地盘点,账实不符的应当查明原因并报备上级批准。
(三)实施动态监督检查,健全预算管理体系
对财务预算实行全过程管理,健全预算管理体系,优化企业的资源配置,是提高国有医用耗材商业企业竞争力的有效途径。在事前预算编制阶段,根据企业的战略目标,编制企业的整体预算方案,自上而下传递和分解预算目标,将预算目标细化和落实到各个部门,加大各部门之间的联动性;制定一套完整的预算工作流程和工作方法,提高预算管理工作的计划性。在事中预算执行阶段,追踪预算管理的执行情况,不断跟进预算方案的进度,深入分析预算和实际的差异原因,使实际情况逐渐向预算目标靠近。在事后绩效考核阶段,建立弹性的绩效考核机制,公正地评价各部门预算执行情况,总结预算管理经验,持续优化企业预算管理工作流程和工作方法。
(四)完善内部控制制度,建立制度指导约束
首先,考虑国有医用耗材商业企业的性质、规模、结构、所处环境等因素,建立具有针对性的内控制度,满足不同企业的财务管理需求;根据市场规定和企业要求,制定可操作性的内控制度,并贯穿于整个国有医用耗材商业企业,使其具有统一性。其次,监督管理内控制度的执行,要求企业财会人员严格遵循内控制度,禁止任何人享受特殊待遇,防止有令不行、有禁不止的现象。最后,国有医用耗材商业企业的管理层,应当提高内部控制的重视程度,以身作则遵守内控制度,并在企业内部大力提倡内控制度的建立和遵循。
(五)提高财会人员素质,培养综合财会人才
1.1没有对医院低值耗材管理信息化建设给予相当的重视
在目前我国的医疗单位中,其单位的管理层没有对医院低值耗材管理信息化建设给予相当的重视,一些医院管理者认为新的耗材物资管理模式的创新及引进就意味着资金的大批量投入,致使在医疗单位的耗材物资管理过程中,不仅不把低值耗材管理信息化建设放在工作首位,还在建设低值耗材管理信息化系统的时候投入较少,导致医院低值耗材信息化设备的缺乏,容易造成医院低值耗材物资等资料的缺失。
1.2医院低值耗材管理人员的信息化建设意识薄弱
医院在实施低值耗材管理员工考核方案的时候,考核内容太过于单一,没有针对性,而且内容过于呆板。这样的考核不仅难以真实的反应出员工的实际耗材物资管理情况,并且考核出的结果在准确性和真实性上严重不足,员工也对这样的考核方式和考核内容缺乏兴趣,进而导致员工对耗材物资管理考核的积极性降低,这样就会使得医院低值耗材管理工作的信息化建设实施受到阻碍。其次,耗材物资管理人员对耗材物资管理工作的工作态度,也直接影响着低值耗材管理的信息化建设效果,医院低值耗材管理考核人员一旦对该项工作没有重视,在进行考核时督检工作时没有认真严肃的对待,没有让员工深刻的了解到低值耗材管理在医疗机构发展中占有什么样的地位,对耗材物资管理的利害关系难以分清,这样就使得员工对这项工作产生抵触思想,使得医院低值耗材管理信息化建设工作的开展更加难以进行,所取得效果也差强人意。
2.医院低值耗材信息化管理的改革方案
2.1加强医院低值医用耗材信息化管理的措施
对医院低值医用耗材的管理要根据应用的需求来制定,并且大力深化医用耗材的财经管理。首先,建立并完善医院低值医用耗材的预算管理平台,信息技术的普及应用,使得医院物资管理的信息系统日益完善,大部分的系统中,已经将库存资金和收付款等功能一并纳入到了信息一体化的管理中,但对于预算管理的制定却常常被忽略。建立完善的预算管理体系,将为医院低值医用耗材管理提供极大的便利,预算管理体系包括预算的生成、审核和执行过程的管理,能够将财务系统和医院低值医用耗材管理系统相结合,以保证对耗材的使用和财务支出等均受到预算管理的控制,并能够通过对预算的查询明确资金的动向。其次,完善医院低值医用耗材的核算体系,这就要求信息系统建立经费的预算、财务报销、医院的成本核算与收付款,并确保相互之间同步运行,以满足医院财务对各项资金进行准确的核查,以保证业务开展的规范性和有序性。最后,加强医院低值医用耗材的物资供应链管理,整个耗材的供应链指的是从客户订购产品,之后的原料采购、生产与配送等各个环节,每一个环节都至关重要,因此,加强此环节的有效管理,能够提高效率并且降低成本,为医院创造更多的效益。
2.2加强技术化的管理
信息技术的应用已经全面覆盖到了各个企业,医院低值医用耗材需要供应商来提供,而采购的过程则离不开与物流公司的合作。基于信息技术的应用,物流也已经实现现代化,条形码技术在当前已经成为物流公司重要的技术手段,不仅操作简单,而且成本极低、便于录入、错误率也低。医院可以利用这样的优势,根据实际的需求,进行每一样耗材采用一个条形码,实现耗材出库和入库的有效管理。同时进行超市化的服务理念,全面提升供应工作效率并有效提升物资管理的准确性。另外可以参考在图书馆等机构中普遍应用的RFID技术,通过射频识别技术自动识别目标对象并准确获取相关数据信息。RFID技术具备多种优势特点,如存储量大、操作方便等等,其准确性也能够保证出现问题时准确找到责任人。条形码和RFID技术的应用,也使得医院低值医用耗材管理更加规范化。
2.3EPR理念的应用
虽然医院不同于其他企业,但是其他企业一些现代化的思想理念还是应该借鉴的,ERP理念是基于信息技术的应用,以信息化的管理思想,将企业内部的各项管理整合为一体,并使每一项管理都充分发挥各自的职能。EPR为企业的发展提供了现代化的决策依据,有利于帮助企业进行再造。随着国外一些发达国家已将ERP理念应用于医院的管理中,我国这种理念也开始逐步实施。在医院低值医用耗材管理系统中,能够实现从客户的需求一直到最终的支付中的各个环节进行全程的封闭式管理,完成对医院低值医用耗材进行精确的管理与控制,有利于实现医院的采购需求和外部的采购平台进行一体化的融合。
3.结论
医药企业资助形式,一般分为资金、设备、实物三种。例如:学术会议资助、新技术培训、各类公益活动、设备、仪器、试剂捐赠资助等。
1.1药品生产企业一般采用学术会议、新药推广会、讲座培训、以及临床观察、科研合作等方式。
1.2设备厂商一般采用捐赠设备、试用设备(厂家主要考虑通过通用及专用试剂以及医用耗材牵制医院对设备的选择),资助组织及参加学术交流会,临床试用、培训参观,医疗科研合作等方式。此外,还包括大中型设备的培训、延长维保期、赠送配件等(厂家主要考虑大型医院品牌广告效应)。
1.3医用耗材(高值、低值)厂商一般在维持采购中标价格基础上赠送产品,资助组织及参加相关专业学术会议。包括参加国际国内学术会议,新技术推广会议。公司在与医院交往过程的财务列支账目方面,主要将账目列入促销费、研发费、会议费、教育费、培训费、公关费用或绩效奖金等,各类公司由于内部政策及利润空间的不同,而采取不同的资助方式,进而列入不同账目。
2规范捐赠资助管理对策
2.1正确认识医院接受医药企业捐赠资助问题一方面,按照国际惯例要肯定医药企业对医疗机构的资助,能够促进国际交流和医学事业的发展,同时也是医药企业对社会公益事业的责任;另一方面要明确政策界限,规范管理,杜绝违法行为,对于广泛发生在医药领域的现象应从体制上找准原因,对于反复发生的商业贿赂要从规律上找准原因要针对商业贿赂的利益链条,分析产生的原因,从根本上解决药价虚高而造成的商业贿赂。
2.2规范公立医院接受医药企业不同形式的捐赠资助,强化廉洁风险防范意识
2.2.1严格按照卫生部关于《医疗卫生机构接受社会捐赠资助管理暂行办法》(以下简称《办法》)、国家卫生计生委《加强医疗卫生行风建设“九不准”》的规定。建议协调政府各部门,管理办法法制化,补充细则具体化,便于基层依法操作。
2.2.2规范捐赠资助财务及资产管理,获赠资产均以医院名义接受,明示入账、预算列支,由医院财务处、器材处统一管理和监督使用〔2〕。医院科室、个人私自暗中接受厂家利益,以违法违纪严肃处理,严厉打击商业贿赂。对媒体曝光和涉案公司,落实黑名单制度,不得接受其捐赠资助。
2.3结合不同企业的资助特点和不同形式的捐赠行为,有针对性地加强医院接受捐赠资助的管理
2.3.1规范接受学术会议资助,按规定归口审批。出国参加国际学术会议,必须有会议组委会的正式邀请信;除参会人员是相关国际性学会、协会等学术团体的理事、会员或会议的领导成员外,参会者应有论文或发言。分别报科室主任、医务、科研、教育等相关部门审核参会学术价值。参会人员不得借会议之机,从事与其会议内容不符的一切活动。接受公司资助参会,要按国际惯例、学术会议规律,规定每人每年参会次数。企业组织的会议原则上不予参加,尤其是涉及药厂、器械推销及媒体曝光企业的会议资助不予接受。企业(药厂)的邀请信不能作为参加国际学术会议的出访依据。企业(药厂)与学术团体共同主办的研讨会或学习班,必须有会议举办方的邀请函。公司资助医务人员参加国际国内学术会,需提交“捐赠资助项目意向书”,说明项目名称、资助目的、资金来源、列支科目、费用说明、金额明细及廉洁承诺,且需法人签字加盖公司章。
2.3.2规范接受设备资助。接受捐赠资助设备,需向医院医疗、器材、设备、物价、财务等主管部门备案申请,主管部门按职责分工及业务规范履行备案审批职责,纪委履行监督职责。科室及个人未经审批,不得私自接受医疗设备违规在院使用。招标采购过程中,不得接受投标厂商的捐赠资助。防止以捐赠资助形式规避招投标,防范利益冲突和不良竞争投诉。要防止厂家通过设备的捐赠对专用试剂以及专用耗材牵制。涉及需要使用试剂、后续耗材的检验设备,要对试剂及耗材进行技术评估和价格评议。同时厂家对于捐赠的设备的维保做出说明,给予最大限度的维保支持。