文件档案管理论文范文

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第1篇

建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。

2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。

第2篇

在档案管理过程中，进行档案信息化体系的健全是必要的，这需要进行文件档案计算机信息系统的应用，实现其内部各个环节的协调，这需要我们进行多种工作方式的协调。进行计算机应用条件下的档案管理工作流程的协调，使其适应档案管理工作的需要。这就需要保证文件处理流程的优化，积极做好档案信息化系统软件的设计工作，保证信息系统的内部控制体系的健全，实现其内部各个环节的协调，保证档案的整体安全性。在现阶段电子档案应用过程中，为了提升电子档案的效益，需要保证电子档案的整体安全性。随着计算机网络化的不断发展，电子档案的普及范围不断的提升，其应用数量也在不断的扩大，这种趋势伴随着计算机网络不断发展，其也带来了各种各样的问题。这就需要我们做好相关的防范工作。比如进行网络环境下的计算机病毒及其黑客攻击的预防，保证电子档案的整体安全性。除了要做好上述的工作，进行电子档案真实性的判断也是必要的，这里面涉及到非常复杂的问题，这就需要进行电子文件的整体应用环节的分析，进行生成环节及其归档环节的分析，进行规范化及其程序化的管理控制，从而满足工作的要求。在电子档案管理过程中，有许多的草稿性质的电子文件都是处于自生自灭的状况，也就是没有进行电子档案及其纸质档案的统一性管理方法的应用。这里也涉及到不耐久的电子档案储存形式，从而不利于电子档案的整体完整性及其可靠性的保持，不利于电子档案的真实性的控制。除了做好这个问题，也要进行电子档案的法律效力的分析，这就需要进行档案的法律效力载体的分析，进行电子档案的法律认定条件的分析，积极做好相关的法律认定工作，进行光盘、磁盘、磁带等载体的电子档案法律认定问题。在现代化信息管理过程中，很多设备都需要人员进行操作，这里又涉及到人员的应用问题，这也就是说明档案工作信息化需要靠人来实现，这对档案管理人员提出了更高的要求，要求其具备更加多元化的知识背景，才能满足当下档案管理工作的要求。这就需要进行档案工作者现代化知识的应用，保证档案工作队伍体系的健全，保证档案管理人员知识结构的优化，从而进行现代化技术知识体系的健全，保证具备良好业务知识的专业队伍的建设。这就需要档案工作人员具备相当广泛的知识结构，积极做好相关的档案管理工作，进行理论的学习及其掌握，保证其文化知识、管理知识等的掌握，从而满足现代化工作的要求。为了实现这个目的，有必要进行档案管理的现代化、信息化工作的开展。这就需要相关的工作人员进行档案专业知识的掌握，保证其具备良好的档案学、文书学、档案自动化管理等知识，积极做好相关的档案著录工作，保证其具备档案专业知识及其能力，对于基本技能的掌握，从而顺应当下档案管理的模式，满足档案管理现代化的工作趋势。

上述工作目标的实现，向档案工作人员提出了很高的工作需要，其必须具备良好的档案管理现代化技术，能够认真的进行档案信息的分析及其研究，进行档案信息服务层次的提升，保证其档案信息服务及其咨询环节的协调。这就需要档案管理人员做好相关的工作，保证其不断的学习，上级档案管理人员要进行相关条件的提供。采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着现代化设备的不断应用，档案管理部门要进行各种优秀人才的引进，进行相关学科专业人员的引进，从而进行档案工作者的专业结构的调整，保证知识结构、年龄结构等的协调，保证原有工作人员的培训及其知识更新工作，保证更多的人员掌握现代化管理技术，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

二结束语

第3篇

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

第4篇

1.1档案数量的增加对档案管理人员提出了更高的要求

档案人才流动性较大，很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关：一是工作强度大；二是工作比较枯燥、繁琐；三是工资待遇不高。对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如，在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下，我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天，而且增加了档案预验收环节，工作量和工作压力的骤然加大，对档案人员的耐性提出了更大的考验。

1.2档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求

（1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低；（2）即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理，但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成，从而影响了档案提供利用工作水平；（3）相比于一些发达国家，我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的：一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够；二是经济发展水平落后导致资金投入力度不足。

1.3档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求

档案数量的增加直接导致档案利用量的增加，加之人员不足、管理水平相对落后，导致档案利用需求很难在第一时间得到满足，由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降，从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息，是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求，但是当前形势下，我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。

2提高城市建设档案管理工作水平的对策

2.1加强城市建设档案人才队伍建设

（1）通过“感情留人、事业留人以及适当的待遇留人”，广泛吸纳人才，打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。（2）要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训，提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才，要给予重点培养。（3）通过绩效考核机制的建立，对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。

2.2提高城市建设档案管理工作的规范化水平

（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。（3）合理组卷，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。

2.3提高城市建设档案管理工作的信息化水平

随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。

2.4通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平

由于档案管理单位的人员和编制有限，通过政府购买服务的方式，采取服务外包的形式，来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作，也不失为解决当前矛盾行之有效的方法，并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果，在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。

2.5提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”

为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。

3结语

第5篇

当前城建档案管理工作不难看出，其仍旧包含一定的不足问题。首先，在城市建设持续加快的今天，要归档管理的城建档案总量庞大，随之而来引发了一系列问题。由于一些工程单位没有严格进行把关，工作人员无法形成较强的责任意识，进而影响了城建档案归档选择的质量。一些工作人员由于没能清晰归档范畴，无法全面依据建设项目文件档案归档整理工作规范做好报送，导致归档工作面临较多困难。一些项目方受到多重因素影响，无法对建筑项目施工建设资料的归档整理进行全面、精准的控制把关。在项目开工阶段，无法明确城建档案应该如何报送，致使备案阶段中应付了事、闭门造车，呈现出不良造假的问题。相关规范针对城建档案立卷、归档、管理质量、方式方法、文件排列、编目装订等环节均制定了细致的要求。然而在现实工作中，较多部门无法细致深入的研究学习。使得档案组卷无法符合质量标准，随意进行装订，目录、备考表样式欠缺规范性。

二、创新理念，提升城建档案管理水平

（一）引入目标管理思想目标管理即基于既定目标，把握以人为本的原则，将成果视为标准，令组织内部与个人获取到优秀业绩的方式方法。城建档案管理阶段中，引入目标管理思想，推行目标责任制，可进一步促进城建档案管理的科学化、规范化。基于现代化管理理念，城建档案馆应以目标管理为根本，夯实内在基础，令档案工作再上新台阶。应加强真实性管理，确保档案资料的原始性，数据信息的系统性，使档案报送更加快速高效，流程更加科学，实践管理更为完整。

（二）创新城建档案管理程序城建档案管理程序科学性对整体工作质量产生至关重要的影响。为此应积极探讨契合当前时代特征的城建档案工作程序，严把人口关，优化质量验收以及报送等处理环节。应将签署的竣工档案责任材料、终身责任方表格引入之报建流程之中，而后在项目施工前期针对建设方、施工方以及监理方技术员工、资料管理人员做好档案技术交底，细致的阐释档案要求。施工阶段中则应积极同监理、质监等机构进行横向合作，体现联动性，定期做好业务指导。城建档案工作人员还应参与竣工验收有关会议，就项目档案编订状况做进一步讲评并细化后续工作要求，保证按时竣工并进行验收备案。完成上述环节后还应督促建设方及时报送竣工档案，快速办理档案移交材料与相关手续，令城建档案管理更为科学有序。

（三）创新城建档案工作模式新时期，城建档案管理应解放思想，全面创新，摒弃以往传统工作方式，跟上新时代步伐。应由档案形成的起初源头入手，更新传统工作中在项目竣工收尾后方开始档案管理的陈旧模式。业务上，应从被动接收积极向着主动提供服务的方向发展。方式方法上，应从指导管理主体向着积极主动服务的主体发展，扭转机械式的传统管理，真正开创现代化工作系统。城建档案管理过程中，有关管理对象单位应加强联系与合作，构成上级与下属良好协调的关系，使实践工作更加顺畅，预防城建档案存在互相交叉以及多头管理的问题，进而对管理工作效能产生负面影响。另外，应积极应用信息化平台，推动城建档案管理工作更加科学有效。可进一步扩充软硬件设施的经费投入，推动档案管理由以往的手工作业向着自动化、数字化、信息化的方向发展变革，进而全面提升实践工作效率，降低工作强度，使有价值的城建档案信息能够充分的得到应用。应积极引入现代化、设计成熟的工具软件，尽可能的将日常工作均囊括到计算机实践管理流程之中，实现各项流程的紧密衔接与互相配套，降低重复性劳动。

三、结语

第6篇

[关键词]医院基建档案管理；作用；措施

随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。

1基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。

3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。

[参考文献]

第7篇

1.1参建单位档案管理意识不强有一部分建设单位往往认为建设项目只需要关注建设工程的实体就行,项目档案管理无所谓有或者没有;一部分的监理单位觉得,监理单位最为主要的工作就是对整个工程的质量进行监督,至于项目档案的收集和整理应该由档案部门进行;还有一部分的施工人员则是认为施工单位就是关注施工,至于项目档案完全可以等到整个工程竣工以后再整理。诸多错误的思想导致项目档案工作无人负责,具体的制度没有真正落实,项目档案最终没有人收集,也没有人整理。

1.2档案管理责任主体不明确现有体制是投资主体多元化,共同合资建造铁路容易导致整个档案产权关系模糊,无法理清楚具体的管理职责。很多的合资公司往往存在错误思想,认为项目档案管理仅仅是上级档案部门的工作,与他们无关,也有的建设项目指挥部觉得建设项目一旦建设,不管是建设、施工还是监理人员都应该撤离转移到其他项目当中,那么竣工部分的文件应该移交给接管维护单位。错误的思想导致合资公司当中没有专门进行档案管理的人员,相关的办公设备和设施并不具备,如果将竣工文件随意处理,那么可能存在一定的隐患。

1.3投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够铁路部门与其他地方的档案管理工作有所差别,那么往往造成后续铁路建设当中项目档案验收的标准有所差别,没有统一的判断标准。铁路集团不能够积极主动的对新建部分的合资公司进行档案的全面检查和监督,整体上比较被动。作为地方档案管理人员而言,很少过问新建铁路建设项目,因此合资铁路建设项目档案管理可能会出现管理空白。

1.4建设、监理和施工单位档案人员素质不高目前很多的建设项目单位没有专人负责档案管理,其档案管理往往由不专业的人员来临时帮忙完成。由于这些人员并没有接受过系统的档案管理训练,相对而言经验有限,会盲目照搬其他单位在档案管理当中的做法,不专业的行为导致整个档案资料的质量不高,档案的准确性和完整性难以得到保证。

2解决问题的措施和对策

2.1提高认识,加强档案管理组织基础建设各个参建单位需要对档案管理工作引起一定的重视,明确国家在档案工作当中具体的法律法规,然后根据单位情况建立系统化的规章制度和管理体系。首先,需要明确档案管理工作的领导责任制,合资公司作为整个档案管理的主体,起着组织和协调作用。具体分管档案的领导要明确,然后由项目的办公室人员进行档案工作,需要将档案管理工作纳入到日常的考核当中,定期进行全面的检查;其次,档案管理人员要合理配备,专职或者兼职的档案人员要配备,完善整个档案工作的体系。

2.2建立项目档案管理约束机制,加强责任考核首先,建设项目合同当中需要设定一定的档案工作具体工作开展的条款。条款当中需要对设计、施工以及监理等各个单位关于档案管理工作的具体责任予以明确。在整个建设项目的每一个阶段,都需要明确设计、竣工图的编制任务,包括项目文件的收集、整理和移交的具体责任。监理单位对于项目的竣工文件是否完整和准确有一定的审核义务,然后提交有关报告;其次,档案工作的开展和工程的全面建设要做到同步。工程计划任务的下达和项目文件归档相互同步;工程项目进度的检查与项目材料的形成同步;工程结果的验收与验收文件形成相互同步;奖励项目的登记上报和档案部门出具的资料归档相互同步;第三,项目档案的验收,需要与工程相关评选相互结合。为了保证整个工程档案的质量如何,可以让相关单位领导对档案工作进行督促,具体的督促可以通过以下几个方面来实现:如果档案质量未能达到,那么判定为施工任务没有完成,后续的验收也无法进行;如果没有在规定的时间内完成档案归档,那么无法进行优质项目的评定;如果竣工文件不够完整,那么整个建设项目无法进行后续的验收;如果工程竣工档案未达验收标准,那么工程结算不能进行,相关的工程尾款也要扣留。

2.3实行档案工作统一管理所有的合资公司或者建设单位当中,应该根据公司具体的情况制定合适的管理方法,将档案工作小组和部门的职责予以明确,相关的部门应该建立健全项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、竣工档案验收办法、项目档案整理操作规程、档案保管和文件归档制度、档案库房管理制度、档案调阅和利用制度和档案保密制度等,后续需要真正落实职责,做好定期考核。

第8篇

城建档案是一个城市发展的历史记录。不同的城市拥有不同的风格、特色和文化内涵，而这些不同点普遍是通过历史发展不断积累下来的，同时也决定着每个城市发展的方向和策略，使得该城市的建设彰显出独特风格和文化。同时，城建档案管理工作还有助于对突发事件的应对，保护人们的生命和财产安全。当遇到地震、洪水等自然灾害时，可以根据城建档案中记录的城市地下网设施等资料,对实施营救的方案和策略提供一定的帮助。

2城建档案管理工作中的主要问题

城建档案管理工作是一项不断发展的工作，它是几代人通过长期的努力和实践共同来完成的。其中包含着前辈的宝贵的经验和总结，这些都为城建档案管理工作奠定了扎实的基础。但是，随着城市现代的不断发展，在城建档案管理工作中依然存在着一些问题，这些问题对城建档案管理工作的完善和发展带来了不良影响。其中主要体现在：

1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍偏低。

2）人们对城建管理工作的重要性认识较低。应该向广大人民宣传城建档案管理工作的必要性，提高关注度。

3）城建档案管理人员的专业素质较低，这方面的人才匮乏，严重阻碍了城建档案管理工作的发展。

4）库存档案的编排存在很多不足，例如：编排较乱、形式单一、结构不合理等。

5）对编排工作不够重视，与城市化的快速发展相比，该项工作一直处于低效率、高出错率的状态。使得城建档案管理在城市发展中的作用变得日益渺小。城建档案管理对可持续发展起到了重要的作用，它是城市发展的缩影，见证了城市日新月异的变化。因此，我们应该不断加强城建档案管理工作，使其在城市发展中起到推波助澜的作用。

3提高城建档案管理工作水平的建议

3.1加强城建档案管理工作的规范化要想提高档案管理工作的质量水准就要实现现代化、规范化以及标准化的程序。在实际工作中要注意以下几点：

1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。对于无特殊要求的档案原件只保存一份，主要是避免在今后实施计算机管理时出现重复以及低效率的情况。

2）计算机管理工作的基础是城建档案的著录。由于每个城建档案管理单位的条件不同，且计算机技术更新较快，所以每个城建档案管理单位都要依据自身情况制定出符合本单位的档案著录《细则》，以便实现档案著录的标准化和规范化，提升工作水平。

3）合理组合案卷，使其实现标准化，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。使案卷组合合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。

4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况发生。

5）使档案分类实现规范化有助于提高检索查全率。在分类过程中加强校审强度，要细心、耐心的纠正分类时出现的错误。

3.2提高档案管理的思想意识要想提高城建档案管理的工作水平首先要在思想上对它高度重视。同时，要有长远的谋划，要认识到档案管理与城建一样重要，二者是相辅相成的，要做到同谋划、同发展。在城市建设日益完善的基础上，使得档案管理工作也不断发展和完善。与此同时，要加大检查监督力度，一切工作的落实都要在监督检查基础上进行，另外，在整体部门的考核体系中也应该包含监督检查，并用实事求是的科学态度认真的考核工作人员的绩效，对工作优异者要给予适当的奖励进行激励和鼓舞。

3.3应用先进技术提高工作水平随着科学技术水平的提高，促使先进的信息技术与档案管理工作相融合，使城建档案管理实现网络一体化，同时使得档案管理工作更加规范化和系统化。要想运用先进信息技术，就必须实现信息化操作，这也要求档案管理人员要不断学习，不断完善自身的专业素质，并要培养创新思维和大胆的创新意识，来运用科学技术手段，大力提升管理工作水平，使档案管理工作符合城市建设要求。

3.4建立系统化管理机制城建档案是社会发展和国民经济的重要战略资源。系统化的管理机制是提高城建档案管理工作水平的关键。在城建档案管理工作中系统化的管理机制主要是指考勤、考核、奖惩制度等方面，这些方面的系统化建立能够有效的提高管理工作水平，提升企业形象。另外激励制度的建立对提高工作人员的积极性和创新性有很大的作用，总之，建立系统化管理机制对城建档案管理具有很大的作用。

3.5培养优秀人才培养优秀人才是提高城建档案管理工作水平不可或缺的一部分。要有针对性的对管理人员进行教育，使其具备良好的专业素质，同时，要有组织的对管理人员进行培训学习，由于城建档案管理具有特殊性，所以要确保管理人员的稳定性，从而保证城建档案管理工作可以持续有效的进行。

4结束语

第9篇

《辽宁省历史建筑认定办法》规定，凡具备以下六项条件之一的可认定为历史建筑，即建成50年以上，具备以下六条之一的建（构）筑物：建筑风格、工程技术结构形式、建筑材料或施工工艺等方面具有特色和科学研究价值的；突出反映地方城乡建设历史或者社会生产、生活历史；代表性、标志性建筑或者著名建筑师的主要代表作品；重要的名人故居或纪念性建筑；重大政治、经济、文化、军事等历史事件的实物载体；其他具有历史文化意义的历史建筑。同时，按照2008年颁布的《历史文化名城名镇名村保护条例》中规定，历史建筑档案应包括下列内容：建筑艺术特征、历史特征、建设年代及稀有程度；建筑的有关技术资料；建筑的使用现状和权属变化情况；建筑的修缮、装饰装修过程中形成的文字、图纸、图片、影像等资料；建筑的测绘信息记录和相关资料。2003年辽阳市城建档案馆制定的《城市建设档案分类大纲大类》将这类档案划归为J类。城建档案馆已存的馆藏包括清朝翰林王尔烈故居修复工程、辽阳白塔、白塔公园单位工程等在内的各种图文、影像、数字资料，这些都是具有鲜明建筑识别性的历史建筑。在历史建筑认定中，城建档案馆要借鉴已有的经验，为已认定为历史建筑的进行建档案立档，按照分类大纲逐一分类，编目，著录并入库做好保管。

2.把握历史建筑建档工作的关键环节，做好接收整理。

作为历史建筑认定工作的参与者，城建档案馆要全程跟踪，根据实际工作需要，主动承担起调研任务。如参加历史建筑户主见面会，与历史建筑所有权人（使用权人）及相关人员见面座谈，明确身份，发放“历史建筑信息联系卡”，收集到联系人和联系电话等基本信息，力争在历史建筑鉴定工作等环节尽早介入，与规划、文管、建设等相关部门和建筑、历史、民俗、文物等方面的专家建立良好的关系，把握好全过程参鉴定、认定、调研等环节，做好历史建筑档案材料的收集。

3.利用声像档案工作优势，对历史建筑进行有计划的摄、录，丰富历史建筑的立档信息。

辽阳市城建档案馆在建馆初期就对高度重视并收集历史建筑档案。如对古建筑、旧城旧貌开展抢救性拍摄；在护城河改造、白塔修复、广佑寺修建等过程中，在第一时间赶到现场进行拍摄等等，积累了大量的照片和录像资料。为历史建筑建档提供了第一手资料。这些是文字资料无法反映出来的宝贵信息资源。更重要的是，通过用录音录像记录下有关历史建筑的历史背景、历史建筑产权沿革等内容展现历史建筑，更加生动直观，更具证明力和吸引力。我们说保护建筑就是保护历史文化，原真性、完整性、延续性是最基本的要素，声像档案工作的优势正在于此，所以，声像档案工作的介入绝不能少。

4.加快数字化城建档案馆进程，做好历史建筑档案管理。

辽阳市城建档案馆自2008年以来，以加强硬件建设，引进先进管理软件系统为基础，以数字化本馆馆藏纸质档案为起点，以加强宣贯力度为手段，逐步开展电子档案工作，加快向数字化城建档案馆目标的迈进。历史建筑档案立档后，一方面要加强管理和保护，另一方面，要及时应用信息化技术对纸质档案进行数字化。历史建筑由于战争、自然灾害、人为因素、时间的流逝等自然和人为的原因，正逐渐地在人们的视野中消失，建档留存固然重要，但保护更是重中之重。而数字化管理无疑是最有效的方式。因此，必须加快城建档案馆的数字化建设，为历史建筑档案的保护提供强有力的保证，有条件的还应对历史建筑档案进行异地备份。

5.参与普查，面向社会公开收集和征集历史建筑档案。

城建档案馆应当积极参与历史建筑的普查工作，对被推荐建筑进行现场查勘，拍摄照片，做好记录备案。同时，由于时间的变迁，会使大量的历史建筑实物载体、照片图片或相关资料散失在民间，任何单位和个人都可以作为推荐人，通过书信、电邮、传真、电话、来访等形式，提供有关信息和线索。城建档案馆要充分利用网站的平台，设定专项窗口，面向社会公开的收集和征集，拓宽历史建筑档案的接收渠道，进一步丰富档案接收内容，更好地保护历史建筑。

6.开发利用历史建筑档案资源，传承和发扬历史文化。

第10篇

电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。

一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

第11篇

1.1建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

第12篇

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件；二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障；三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑；四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

第13篇

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

第14篇

论文关键词：信息化档案管理

1前言

与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。

2基本情况

宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。

3系统的建设日标、部署模式

3．1建设目标

建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。

3．2部署模式

公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。

4系统具备主要功能

4．1档案管理

系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。

4．2档案检索

可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。

4．3个人待办

可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。

4．4权限管理

主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。

4．5标准业务定制

结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。

4．6业务设置

此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。

5系统在公司的应用

作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。

宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。

6系统投入运行取得的效益

从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。

7通过系统实施进行的理论研究与实践

7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。

7．2对档案资源的定义与接口实现

在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。

7．3档案信息利用模式

能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。

7．4档案信息的安全管理

面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。

7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践

电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。

7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题

系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。

8几点建议

宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。

8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度

从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。

8．2加强归档接口完善工作

加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。

8.3加强相关管理制度建设

从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。

8．4加强有关人员的培训力度

从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。

8．5加强档案数据的安全管理

还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。

8．6加强馆藏历史档案的数字化进程

有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。

第15篇

论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、笔者关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220