数字档案管理论文范文

前言：我们精心挑选了数篇优质数字档案管理论文文章，供您阅读参考。期待这些文章能为您带来启发，助您在写作的道路上更上一层楼。

第1篇

1.1基于管理能力和技术水平的人为风险

除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。

1.2基于自然灾害的档案数据风险

对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。

2数字档案安全管理策略

2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制

首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加强数字档案管理的人力资源建设

要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。

2.3采用安全有效的技术手段与措施

2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。

3结语

第2篇

[

关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

第3篇

由上述可知，电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用，对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的档案管理工作中，不断的加强对电子档案管理工作的重视，同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统，加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析，希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。

1.1完善档案信息库建设

档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。

1.2要明确案卷概念和明确组卷规则

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。

1.3运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷

无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。

1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平

档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。

2.结语

第4篇

电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。

二、电子档案的存储与备份

电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。

三、电子档案的检索和利用

我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。

四、结语

第5篇

档案信息是社会发展过程中信息资源的重要组成部分，并在社会的发展过程中起着特殊而又重要的作用，因此，相关部门一定要做好档案信息的管理工作，并不断引进新的管理理念和方法，不断更新各项管理设施，保证档案信息管理工作的顺利开展。在我国传统的档案信息管理过程中往往是采用纸质材料的方式进行记录和管理，但是随着近些年来档案信息的急剧增加，使得档案信息面临着很大的压力，传统的档案管理模式已经适应不了当前高速发展的社会形势。在这种新形势下，数字化档案信息管理模式应运而生，与传统的手工管理模式相比，这种方式的优势在于操作方便、速度快、准确性高、储存量大、节省资源等方面，这种方式能够大大提升档案信息管理的工作效率，大幅降低工作时间，而且在档案信息管理工作者中引入计算机技术是发展和改善档案信息管理现状的重要前提，是推动档案信息管理逐步走向正规化、高效化的前提条件。但是就目前我国档案信息管理的发展现状而言，不难发现，我国档案信息管理工作中还存在一些问题，对于一些档案信息的管理还不够科学、便捷，这就导致工作人员在进行档案信息查找时的繁琐，导致档案信息功能得不到充分的发挥，这就需要管理部门不断提高档案信息管理的工作水平，合理利用计算机技术和各项管理资源，促进计算机技术在档案信息数字化管理中的广泛应用，进一步完善档案信息数字化管理工作体制。

2计算机技术在档案信息管理中发挥的作用和功能

计算机技术在档案信息数字化管理中发挥着巨大的作用，其对于档案信息管理工作的有效开展有着非常重要的促进作用，下面就计算机技术在档案信息数字化管理中发挥的作用和功能做具体分析。

2.1实现档案信息的自动化管理

计算机技术是现代高新技术的代表，是对高速发展的科学技术的充分反映，计算机技术的最大特点就在于其具有极为高效的信息储存和处理能力，能够同时进行多种信息的处理工作，其处理速度能够超过人类处理速度的上千甚至上万倍，并且它能够完成对信息的整理、分析和推理工作，进行系统的信息管理和查询服务。此外计算机技术还能够按照人类设定的相关程序进行运行，在无人控制的情况下实现对档案信息的综合管理工作，实现档案信息管理的全自动化，大大提升档案信息开发、利用、研究的效率，推动档案信息的管理工作更为科学地开展。

2.2实现对档案信息管理的数字化

在档案信息管理工作中引入计算机技术，可以运用计算机技术对各种载体的档案信息进行整理、加工和检索工作，例如：可以将纸制档案信息进行录入，但是与纸制档案信息记录管理形式相比，数字化档案信息管理更易于对其保存、查询和修改工作的进行，而且实行数字化档案信息管理后，可以计算机网络技术进行各地间档案信息的了解，通过网络进行实时地查阅，实现相关档案信息的综合管理，更加利于对于档案信息的管理工作。实现档案信息的数字化管理不仅能够大大提高档案信息管理的工作效率，而且能够降低在档案信息管理过程中使用的纸质资源，实现资源的节俭，大大降低档案信息管理的成本，而且在管理的过程中，档案信息都是以数字化的形式进行储存，保证档案信息不会因时间过长造成磨损和遗失，保证档案信息管理工作的顺利开展。

2.3实现档案信息的网络化检索

随着现代信息技术的高速发展，我国计算机技术有了很大的提升，而且计算机网络技术也实现了普及，在档案信息管理工作中，应用计算机网络通信技术能够实现对档案信息的综合检索工作，可以对相关档案信息进行智能联网综合网络检索工作，可以实现足不出户就能够完成对相关档案信息的查询和检索工作，大大提高了工作效率，有效促进了档案信息管理的网络化和数字化，促进档案信息的资源共享。

3计算机技术在档案信息数字化管理工作中的几个重要环节

在档案信息数字化管理工作中，应该充分利用计算机技术，再根据档案系统管理本身的发展现状和具体模式，选用更合理的现代化科学技术进行调整和调配，确保计算机技术能够在档案信息数字化管理工作中发挥出更大的作用，有效地促进档案信息数字化管理工作的顺利开展。下面就计算机技术在档案信息数字化管理工作中的应用作具体分析，对其中的几个重要环节进行整理，对容易出现问题的地方进行有效预防。

3.1需要高度重视信息储存的相关基础工作

档案信息的储存和记录工作是档案信息数字化管理工作中的重要环节，只有确保档案信息的收集、整理和录入工作的顺利进行，确保所收集的档案信息的正确性才能保证档案信息数字化管理工作的顺利进行，是档案信息管理工作实现自动化、一体化、智能化的重要前提。在现代档案信息数字化管理工作中，档案信息的储存工作都是借助计算机技术的相关设备来进行的，对于所配备的计算机硬件等相关设备，应该充分考虑档案信息管理的工作需求以及时展的需要，在数字管理、整体性能以及系统升级等方面进行适当的调整，并对相关计算机软件进行及时的更新，满足不断高速发展的社会新形势，为实现档案信息数字化的综合管理奠定坚实的基础。此外，在信息的储存过程中，各级管理部门应该做好信息监督和检查工作，严把数据录入的准确无误，适应档案信息数字化管理的长期发展要求。

3.2重视档案管理的计算机网络系统建设工作

当今社会，高新技术一直处于高速发展的状态，同样对于档案信息数字化管理工作中运用到的计算机技术而言，也在不断更新和改革中，这就需要档案信息管理的相关部门对计算机技术和设备进行及时的更新工作，对不符合时展需求、阻碍档案信息数字化管理工作的设备和技术要进行及时的处理，不断更新计算机网络管理系统，确保档案信息数字化管理工作对计算机技术的要求。此外，为了提升档案信息数字化管理的工作效率，需要在档案信息管理内部建立一套完善的、科学的信息网络系统，通过网络通信技术实现对档案信息的查询、传输和利用，以提高档案信息数字化管理的工作效率，真正地做到良好地服务功能。

3.3重视档案信息管理人才队伍的建设工作

随着我国社会的不断发展和国民经济的不断提升，各种载体的档案信息量不断增多，从而使得档案信息数字化管理工作更加复杂化，迫使档案工作需要不断地更新科学管理技术手段，同时要不断壮大档案管理工作队伍，以应对不断复杂的档案信息管理工作。具体来说，在档案信息管理单位内部应该定期对档案信息管理工作人员进行培训工作，确保他们能接收到高素质的专业知识和管理技巧，督促其不断加强对相关计算机技术知识的学习，从根本上提升每位档案信息数字化管理工作者的信息化管理能力，使单位内部能够形成一支工作效率高、综合素质强的档案信息管理队伍，保证档案信息数字化管理工作的顺利进行。

3.4继续做好纸质等传统档案信息管理工作

虽然计算机技术能够有效提升档案信息数字化管理的工作效率，但是目前电子档案并不能完全代替纸质档案的存在，因为电子档案信息本身还具有一定的局限性，这就需要在运用计算机技术的同时，结合纸质档案信息等传统档案信息管理手段，实现对档案信息的综合全面管理，确保档案信息管理建设工作的顺利开展。

4总结

第6篇

档案作为一种原生态信息资源，其重要性正日益显现出来，凭借信息技术为档案利用工作服务，为社会各界服务，是我国档案事业发展的必由之路。方志馆档案已经推行办公自动化系统，档案管理引进了数字化建设，但对电子文件管理的意识比较薄弱，利用率不高，从而造成档案资源的闲置和浪费。部分仍采用传统的档案管理模式，从业人员的专业技能跟不上信息化发展的需要，是各部门普遍存在的问题。因此，应尽快找到传统模式与先进技术的结合点，逐步展开数字化档案管理建设，实现资源共享。同时要加强档案干部队伍建设，提高工作效率，增强档案业务部门的服务水平，更好地发挥方志馆档案的社会功能。

二、方志馆档案数字化管理的基本特征

方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。

三、方志馆档案数字化管理的措施

第7篇

转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

第8篇

1.1为实现文档一体化创造了条件

文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。

1.2有效提高文档一体化管理水平

文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.4有利于电子文件的保存

在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

2对文书档案管理工作提出的建议

2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统

在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。

2.2确保电子文件的安全

随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保证系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。

2.3文书档案标准化和规范化管理

传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文档和信息技术人员的综合素质

要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。

3结束语

第9篇

传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。

二、医院档案信息数字化管理的主要问题

（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。

（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。

（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。

三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节

对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：

（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。

（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。

（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。

第10篇

（一）资金投入少。

国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。

城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。

城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二、城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

（一）打造规范的管理体系。

在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。

（二）加强基础设施建设。

城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。

（三）培养专业的复合型人才队伍。

第11篇

关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展

学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。

一、学校档案数字化和网络化的现状

学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。

导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。

要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。

二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备

学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。

三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库

在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。

四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用

在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。

第12篇

一、数字化档案管理的优势

（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

二、数字化档案管理的意义

（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局

第13篇

一、加强我国城市照明设施档案管理的重要性

在现阶段对于城市照明设施的管理仍停留在传统的管理模式下，没有突出的管理方式，在档案管理方面还只是依靠传统的笔记本记账的模式进行管理，这就在很大程度上制约了城市照明设施档案管理的发展态势。由于工作人员对档案管理意识缺乏，也就会导致对档案材料的重要性认识不足。一旦发生照明设施的维修或是换新等档案发生变动的时候，就没有很好的依据进行最基本的底层技术支撑工作。对城市的照明设施建立档案管理具有十分重要的特性，这不仅能够满足管理在城市建设过程中对于物资的储备工作有一个基础的数字观念上的认识，知道哪些设施已经在现阶段的城市化建设中起到了积极的作用。同时，由于照明设施种类很多，每一种设施都有自己独特的用处，这就使得设施的档案管理显得尤为重要，通过建立一个数字化的管理策略，就能够及时知道哪些设施需要检修，哪些设施还要进一步加强购置等，这样对于施工人员而言也是一种极大的便利。

二、数字化管理档案的特点

目前，国家档案管理部门推荐开展数字化方式进行档案管理，其中城市照明设施档案已经全面开展数字化管理，纸质等载体存储的传统方式已经逐渐被取代。下面将简要分析数字化档案管理的特点：

（一）数字化收集档案

与传统的纸质收集档案不同，数字化收集是通过计算机系统与网络二者结合完成收集工作。收集档案的工作人员仅需要通过计算机系统将本部门的档案汇集成电子文件，然后利用网络将电子文件存储于档案室内。利用数字化方法收集档案资料可以确保资料的正确性，同时更加的完整和真实。

（二）数字化保管档案

利用计算机系统与网络对档案进行收集以后，档案资料的保管方式也发生了改变，传统的保管是将纸质的档案资料存储于柜子之中。数字化保管是利用光碟、磁盘以及数字存储器等，由此可见保存资料的空间发生了巨大转变。不但节约了翻阅时间，同时也控制了纸张浪费的情况。

（三）数字化档案管理的利用

在使用数字化管理的档案时，不会受到地域与时间的限制，查看档案的人员在权限允许的范围内可以快速地查阅到所需资料，节省了大量的时间。

三、我国城市照明设施档案管理存在的问题

虽然我国现阶段已经意识到对于城市照明设施需要建立相应的档案管理，但是，在现阶段的管理中依旧存在很多问题，这也是制约着我国城市照明事业发展的重要原因。因此，尽早发现照明设施档案管理中存在的问题是当务之急。

（一）缺乏原始性

在城市照明设施档案过程中缺乏原始性。档案的收集管理者普遍认为只有在照明设施遇到了问题时才需要对其进行相应的记录，并且在档案收集的过程中，还没有真切地将档案管理工作认定为是促进城市照明事业发展的重要举措。这就会导致在照明设施管理过程中缺乏统一的管理制度，没有形成规范的管理体制。

（二）缺少专业的管理人员

对于城市照明设施由于其具有相当专业的专业性导致城市照明设施不能简单地进行数字上的标记，而是要认真地对照明设施进行相应的分类。通过准确的分类才能更加精准地知道哪些设施需要定期维护，哪些设施由于使用年限的原因需要进行更新换代等，这些都是要有专业的管理人员进行精确的管理，而不是只依靠几位专业程度不高的人员草草了事，就算进行管理了。

（三）管理形式太落后

对于城市照明设施的管理现在还没有形成专业的管理体制，只是依靠人工进行管理，这在很大程度上制约了城市照明设施的未来发展。此外，由于管理形式太落后，没有现代的管理手段介入，从而导致管理过程太趋于形式化而没有真正了解建立管理体制的内涵。

四、增强城市照明设施档案数字化管理的举措

对于城市照明设施通过建立数字化管理体系，能够精确地知道哪些路段的哪些照明设施需要进行更新，同时还能十分便捷地知道哪里的照明设施备受市民喜爱，受到良好的好评，可以给其他省市提供参考意见。因此，通过对我国城市照明设施进行数字化管理就能在很多方面解决以前在城市化照明设施档案管理中的弊端。

（一）从源头抓起

通过建立照明设施从生产场地出厂后就能够及时跟踪照明设施的去向，同时知道照明设施在哪些地区哪条街道进行使用。这样就能从一个源头知道照明设施的未来动向，就可以从一个完整的角度分析照明设施的整个生命周期的动态，这样就能很好地确认照明设施是否已经被淘汰，是否需要加强管理，以促进其能更好地发挥应有的作用。

（二）专人专管

通过培训专业人员对城市照明设施建立专业的档案管理机制，就可以确保在整个管理周期内照明设施的去向是明确的。同时，由于有专业的人员对城市照明设施进行专业的管理，一旦遇到管理过程中出现的问题就可以保证检修人员能够及时到达故障发生的地点进行专业的施工检修工作。这就能够保证城市照明设施在最大限度上发挥已有的优势。

（三）提高管理效率

通过建立数字化档案管理可以使得整个管理过程更加高效可控，可以足不出户就能实时掌握全程的照明设施的工作动态，不管是正在工作的还是已经停止工作需要检修的都能够在一个系统中及时发现，并且通过应急预案的发出，就可以知道在最近的检修队是哪支，通过及时调度就可以对需要检修的设备进行检修，这样就能保证全程的照明设施都能在既定的工作范围充分发挥工作能力，更好地为城市服务。城市照明设施的档案管理俨然已经开始转向数字化管理的大趋势，不再仅仅依靠人力，由于人力管理十分耗费时间，同时对于设备的更换、维修等等方面对会有不同程度的影响。采用数字化管理后就能保证对城市照明设施的管理更加便捷，不会受到周围外界因素的影响，在未来的发展上也能更加重视数字化管理，对于人们的生活也是极大的便利，应该受到国家和有关部门的极大重视，提高管理质量，促进城市照明管理向着更加和谐的方向发展。

作者:牟晓峰 单位: 山东省烟台市市政养护管理处

参考文献：

[1]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务，2015（24）：34.

[2]陈慧.工程档案管理中常见问题及措施探究[J].四川水泥，2016（8）：34-35.

[3]丁静.高校档案数字化外包中应明确的若干问题[J].浙江档案，2016（9）：23-24.

[4]王文学.信息化技术让档案“活起来”[J].中国档案，2016（10）：55.

第14篇

关键词：农业科研档案；数字化管理；策略

农业作为我国国民产业中的基础性工程，在推动社会经济发展、提高人民生活水平等方面具有重要的促进作用。农业科研档案数字化，顾名思义，是以现代网络技术、现代数字技术为基础，对农业科研档案的各项资源进行优化配置，借助网络化的形式实现各环节之间的科学联系，进而形成良性运作的农业科研档案信息库，以供相关农业科研人员进行资料查询和信息检索。而农业科研则是推动农业事业长远发展的助推剂，注重对农业科研档案的科学管理对农业科研事业的发展有重要的引导与推动作用，更为良好地保存农业科研成果，为我国社会主义现代化事业的发展做出重要贡献。

1加强农业科研档案数字化管理的价值

1.1提升管理效率

农业科研档案工作以农业服务为宗旨，加强农业科研档案数字化管理，把不同载体的农业科研档案资源转化为数字化的信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相链接，利用计算机进行管理，形成一个有序的信息库，有利于提高农业科研档案管理的水平和效率，极大程度上节约了农业科研档案的人力投入和成本投入，实现资源共享与传承，切实有效地满足科研人员的档案查询、借鉴与存档，对农业科研档案管理的各项资源进行高效配置，优化农业科研档案管理结构，以便更好地为相关科研人员所服务。

1.2保持档案完整性

加强农业科研档案数字化管理，有利于保持档案完整性，防治档案丢失现象的发生。农业科研档案管理是在农业科研研究工作基础上逐步完善的，传统的农业科研档案管理以纸质管理为主要方式，但是因我国农业科研档案管理工作起步较早，传统纸质化的农业科研档案管理工作极易发生变质，特别是在每一次查阅过程中均会发生不同程度的损耗，这对农业科研档案管理工作的稳定发展极为不利。对此，以数字化为主要途径开展农业科研档案管理工作，能够在一定程度上减少对科研档案的损坏，实现由纸质资源到数字化资源的系统转换，为农业科研档案信息数据库的建立奠定基础。

2加强农业科研档案数字化管理的策略

2.1建立健全农业科研档案数字化管理制度

要建立健全农业科研档案数字化管理制度，为农业科研档案管理工作的顺利开展和科学进行提供良好的外部框架，从而更好地制定与之相对应的数字化管理方案，不断提高农业科研档案数字化管理的实效性。农业科研单位要根据自身发展的实际情况，制定行之有效的档案数字化管理制度，保证各项管理制度符合我国相关的法律法规，引导其朝着规范化、科学化和制度化的方向发展。相关管理人员还要不断强化自身的管理意识，树立正确的管理理念，保证各项制度内容的贯彻与落实，强化档案管理工作的保密程度。

2.2加强农业科研档案数字化管理基础设施建设

要加强农业科研档案数字化管理基础设施建设，为农业科研档案管理工作的长远发展奠定重要的硬件基础，确定技术路线、技术结构及基础平台功能，并做好相关的安全保障措施。不断增强农科科研档案管理工作的现代化含量和技术化含量，从根本上提高农业科研档案管理工作的水平和质量。相关工作人员要在传统纸质档案管理的基础上，以计算机录入的方式对农业科研档案的各项内容进行科学配置，相关人员要对农业科研档案数字化管理的各项设备进行更换，结合当前时展的现实情况充分发挥现代科学设备在档案管理中的重要作用。要建立农业科研档案管理的数字化平台，连接农业科研单位的内部系统，将档案的形成、整理、传输和归档等内容放置于同一个系统平台之中，实现各模块之间档案资源的共享互惠。

2.3构建一批高素质的农业科研档案管理队伍

第15篇

（一）有利于提高学籍档案管理工作效率

将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整学籍档案信息

学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。

（三）实现资源共享，方便管理

学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。

二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题

（一）数字化程度不足

高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。

（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求

有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。

（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高

现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。

三、高校加强学籍档案数字化的措施

（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能

高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程

（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通

为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。