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汇交工作做为档案管理工作的第一个环节,其质量直接关系到归档档案的价值,这就要求汇交工作必须全面并且精细。随着计算机技术的广泛应用,地质报告的编写、图鉴的制作等工作都利用计算机完成。因此,近年来汇交的地质成果资料除了纸质版本外,都配有电子文件。从而,汇交验收工作必须对纸质报告和电子文件分别进行。
(一)纸质地质档案的汇交及验收
纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图(附件)等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符,还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺,因此,仅根据移交清单清点,无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制,如:报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺;图纸打印是否完整,是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套,一套用于存档,一套用于后期借阅利用。
(二)电子地质档案的汇交及验收
国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》(2006年)对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定,包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此,对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《电子档案移交与接收办法》(国家档案局档发[2012]7号)和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。
二、地质档案的整理及保存
(一)地质档案的整理
保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定,地质档案属于科技档案范畴,在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大,但其对地质工作都具有不同的利用价值,且馆藏资料数量总体不大,管理难度和成本都不高。因此,中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高,再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号,类目号采用三级类目编号,案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分,地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”,代表地质档案类型,共8类;三级类目编号范围是“1—7”,代表山西省境内不同煤产地(表1)。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法,按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号,编号从001号起,顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中,也仅有270卷地质档案,其他各类目下存档数量为几十到一百不等,考虑每年档案增加总数仅10卷左右,因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序,地质行业有着规范要求,顺序为报告正文、附表、附图、其他附件,因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭,但总数都不会超过1000件,因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号,依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外,对于包含电子文件的地质档案,在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。
(二)地质档案的保存
纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大,借阅使用频率高的特点,选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理(经济性)等特点。因此,承装地质档案的档案盒选取了薄(220×30×50mm)、厚(220×306×75mm)两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列,管理员只拿档案盒的脊部,因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息,包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作,并对库存档案进行定期抽检,对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复,或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套,一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R,刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息,并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存,避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)规定,光盘的保管温度为17℃-20℃,相对湿度介于35%—45%之间,较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案,库房除了做到“八防”工作,还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检,抽样率不低于10%。[1]
三、地质档案的利用
服务于生产是地质档案的落脚点,但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损,因此,规范的查借阅程序,不但可以使地质档案发挥应有作用,还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出,作为申请人主体的只能是法人单位,不允许以个人名义申请借阅,并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务,对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时,经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信,国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请;系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后,审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料,地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围;而针对系统外单位提出的申请,还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请,提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限,到期后如仍需继续使用的,需携带档案原件,到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点,并检查无污损后,方可续借。这样既可以满足地质工作需要,又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。
四、其他影响因素
(一)提高管理员素质
无论管理制度如何完备,作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此,提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说,除了具备扎实的档案管理知识外,还应具备一定的地质专业知识。由此可见,对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环,与管理制度的完善是密不可分的。
(二)提高数字化程度
随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及,可以利用现代计算技术对生产年代久远,并仅有纸质版本的地质档案进行数字化,这样可以有效地延长这些档案的保存时间,降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损,延长档案寿命。[3]
五、结语
1)档案管理制度有待进一步规范、健全。主要表现为档案管理职责分散、不明确,不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一,存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题,需从制度上加以解决。
2)档案管理工作水平有待提高。目前,我国部分地质勘查单位的档案管理水平,还停留在人工收集、整理与检索阶段,可接触和获取的信息量较小,非常不利于档案的二次开发和利用。
3)档案管理工作开展欠缺协调、合作。部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作,没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展,导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”,档案管理工作效果始终不甚明为。
4)档案管理工作未与地勘行业建设实现同步规划、发展。任意一个地勘单位都有自己的近期、远期规划,规划涉及地勘单位的未来规模、发展技术水平、形成何种人员结构等都会做出详细规划;而这些规划中却很少涉及单位的档案管理,导致单位的档案管理工作水平落后于地勘事业发展,势必会影响地勘单位整体管理工作水平的提高。
5)监督、指导工作不到位问题。本级档案管理部门工作离不开上级档案管理部门的监督、指导,起到把关下属单位档案管理的作用。但在实际工作过程中,由于欠缺上级部门的监督、指导,本级档案管理部门不能及时发现、纠正工作过程中存在的问题,导致本级档案管理部门工作水平难以得到有效提高。
6)管理经费不足问题。部分地勘单位由于经济效益不高影响,可用于档案管理的经费严重不足,这样用于档案管理的设施、设备就难以及时得到更新,严重限制单位档案管理工作水平的提高。
7)工作人员队伍素质问题。较高的地勘单位的档案管理工作水平,离不开高素质的档案管理工作人员,特别是工作人员高水平的专业素质支持。存在部分地勘单位档案管理工作由其他工作人员兼职现象,这些“兼职”人员的档案管理专业素质势必不高,加之这些人员的频繁调动、调整也会进一步影响到单位的档案管理工作。
8)不能得到有效开放和利用问题。新时期的我们必须充分发挥档案及其管理工作作用,使档案能真正的为社会主义经济建设、社会发展服务,而这些目标的实现离不开档案的开放和利用。开放恰恰是地勘单位档案管理工作的短板,原因一方面是数字化档案工作相对滞后,不能很好支持档案开入工作,另一方面则是受到管理观念落后影响不能大胆进行档案开放、利用工作。
二、地质勘查单位档案管理工作问题对策与建议
(一)建立、健全档案管理制度,拓展档案归档范围
通过建立科学的档案管理体系来进一步健全地勘单位档案管理工作规章制度,是提高地勘单位档案管理工作水平的关键。伴随社会的转型与发展,必须建立与现代社会发展相适应的档案管理制度,必须建立与现代社会发展相适应的档案管理体系。比如,在地勘单位内部建立专门的档案科室,明确档案管理工作职能,以及将档案管理工作与单位其他工作共同纳入到单位发展规划、制度制定和考核范围之中。
(二)做好档案收集、整理、归档工作
文件收集是档案归档的重要环节,收集人员要与各部门定期进行沟通联系,建立良好的协作关系,做到重要文件、材料不分散、遗失,能够完好无缺的归档。
(三)促进档案的科学化、规范化管理
为保证地勘单位档案管理工作的科学化、规范化,首先要增强地勘单位领导、职工的档案管理工作意识,领导干部的档案管理工作意识尤为重要。因为领导重视是地勘单位档案管理工作顺利开展的前提和基础,必须视作为地勘单位重要的工作内容来抓,地勘单位档案管理工作与其他工作同样重要,同样需要制定相关发展规划来促进档案管理工作的科学化、规范化发展。
(四)加强对档案管理工作的监督和指导
上级档案管理部门有责任、有必要对下级部门的档案管理工作进行监督和指导;首先,在做好本级档案管理工作基础上,要加强对下级档案管理工作的监督和指导,工作效果的坚决予以表彰,不符合相关要求、规范的坚决予以通报、批评,并限期整改;其次,逐步扩大对下级档案管理工作的监督、指导范围,除对工作进行成果监督外,还要尝试监督其工作过程,保证档案管理工作的规范化操作。
(五)加大档案管理投入,保证管理质量
各级地勘单位都应该有计划的加大档案管理工作经费投入,目的在于确保地勘单位档案管理工作的顺利开展和工作水平的顺利提高。无论是硬件条件还是软件条件都需要一定经费的投入。档案管理专用设施是档案管理工作的硬件条件,例如档案消毒灭菌机、防磁声像柜、除湿机、移动密集架等对档案具有极强的保护作用,而档案管理系统则是软件条件,它也是档案管理工作逐步实现信息化的关键条件。
(六)加强队伍建设,提高人员专业素质
关键词:地质档案;管理;信息化
社会发展步伐在加快,地质档案管理工作也向着信息化和电子化方向发展,这在档案管理工作中是最新型的一个课题,实现信息化档案管理能有效减少人力劳动的程度,能让档案管理的工作有所提高,地质档案管理系统也逐渐被开发,发挥出其特有的作用。和传统纸质档案管理相比,这种信息化管理更有力管理工作的进行,为档案需求者带来诸多便利,也方便了管理人员的管理工作,这能将资料档案的作用发挥出来。档案信息化管理也是时代的要求,更是诸多管理者和档案利用者的需求,所以这也是地质档案管理工作中最重要的问题。
1地质档案信息化管理概述
1.1档案信息化的内涵。所谓档案信息化就是对利用信息技术和计算机技术,对当前不使用的档案信息和相关资料进行管理。并利用信息技术等先进计算形成一个现代化的管理理念,主要的目的就在于服务于所有的档案需求者,这其中涉及的科学知识和领域是比较多也比较杂的,信息化管理介质平台也是档案管理的现代化管理业务。在日常的工作中,档案管理人员对档案进行编号,然后归档管理,如果有需求者想利用档案,管理人员可以通过计算机介质对档案进行查询,根据编号去寻找档案,再借阅给利用者;当利用者归还档案的时候,再依据档案的编号,将其归档到相应的位置,再将档案编号录入到电脑中,标注档案在档,这样能方便下一次的档案借用,还不会出现差错。这就是信息化管理为档案管理工作带来的便利。档案信息化建设的基本动力是资讯科技档案管理中的广泛使用以及档案信息化建设,以提高对档案工作的现代化水平和建立基本网络环境的框架,档案管理和档案信息服务在档案信息化建设过程中一定要注意反思以及记录管理的原则、理论和方法,档案信息化建设的最终目标是最大限度地提高文件的广泛信息化水平,以满足建设社会的需要,更好的社会服务。1.2地质档案信息化管理必要性。对地质档案进行信息化管理将是档案管理工作必然的发展趋势,利用信息化技术对档案资源进行收集,再对档案资源进行整理,然后开发档案资源所具有的利用价值,最后实现档案的利用。在整个过程中,都是要利用数字信息对档案资源进行整理的,并实现信息资源的存储和检索,管理人员再依据档案管理的载体对档案进行整理利用,现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新,向着信息化这一领域迈进。通俗地说,档案管理就是对有用的信息资源和有价值的信息进行开发,再到利用的过程,其利用结果是要依据社会信息化发展状况来定。当然,这种现代信息化的档案管理,更有利于各种信息的存储,也更能发挥其自身利用价值,这是信息时展的产物。
2地质档案信息化的管理现状
2.1缺乏通用性的系统平台。信息化管理平台都是有其各自特色的,最基本的要说就是要有记录管理功能,如今的文件信息已经向着更远的方向发展,档案管理平台和电子政务系统,在集成平台中也都是优先考虑文件管理这一功能,而这并不是单一形式的,档案部门不同,那么计算机的模型不同,文件系统平台也就不同,也就导致了规格的不同,各个软件开发系统也是有一定差异的。所以在各个档案部门之间,是不能有效利用计算机进行档案管理工作的,也不能对档案资料进行快速地归档,在信息上也是有一定弊端的,这也使档案信息化管理受到了发展的制约。2.2缺乏规范化管理。要想实现档案信息的规范化管理以及标准化管理,首先要做的工作就是对网络信息系统进行完善,光搞形式是没有用的,对表面不实用的东西并没有什么要求。现在的档案管理则是没有明确的等级分类,管理服务做的不到位,和档案需求者和提供者也没有过多地交流,这和新型的信息资源管理是相悖的,尤其是文件夹没有得到有效的共享,管理系统不能对所有的文件类型进行兼容,在档案资料进行移植时,也没有与之相对应的书目,文件自动化管理还是没有完善的标准。多数情况下,档案资料也都是限制于一种类型,只能提供给一小部分的人使用,这样是不利于档案信息化管理向更好方向发展的。
3档案信息化建设的实施措施和途径
3.1档案标准规范化建设。档案管理标准化、规范化是档案信息资源的共享过程,通过制定和实施的各项标准使其基本文件到达标准化,这也是规范的重要前提。劳动力的技术部门一直是—个统一的科学标准的部门,是为了确保档案工作与档案管理的有机结合,以达到最佳效果。3.2档案资源信息化。作为一种有价值的信息资源的地质档案,它的征收管理以及开发利用档案信息化建设的目标之一是实现资源的文件共享。使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。在不久的将来,档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容继续推进现代管理记录不断向前发展。3.3档案信息的数字化。传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难,并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本,保管十分麻烦。如纸张容易发黄,变脆。但数字文件能够克服传统档案馆的缺点,节省了大量人力、物力和财力。使用者可以在世界各地范围内的所有地方享受其的方便。任何人通过网络的任何一点、任何终端可以访问他们需要的信息的文件。这是真正意义上的资源共享。3.4档案干部队伍通才化。档案干部队伍是档案管理的主体。档案工作人员的质量对档案工作的实际成果以及更好地促进档案信息化建设过程起着直接影响。提高档案工作者的技术水平是整体性能提高的关键之一。培养一大批掌握现代科学和技术复杂的文件管理的工作人员是为了适应档案事业发展的需要,更好地推动现代化的档案工作和信息化水平的提高。
随着社会的不断进步与发展,地质单位也将有很大的发展空间,地质档案管理必须从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求地质档案工作者不断学习、不断进取,以完善的专业知识和丰富的信息处理、计算机操作技能,满足社会进步和地质发展对档案管理的要求,为建设有中国特色的社会主义地质档案事业、为更好地服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。
作者:辛 玲 单位:黑龙江省煤田地质物测队
参考文献
[1]潘丽莉,孙燕鸣.浅析地质资料档案管理信息化建设[J].资源与人居环境,2011.