海外管道工程施工设备采购合同跟踪范文

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关键词：管道施工；海外工程；合同跟踪；采购工作；中亚管道

自2006年印度项目开始，中油管道物资装备有限公司因海外施工在外国项目中持续13年大量采购施工装备。13年中合同制定后的跟踪已成为采办人员的必修课。

一、有效的合同跟踪保障项目稳步推进

海外管道工程施工不同于国内施工，对于保障企业利益、国家战略具有重要意义。中亚管道是目前我国唯一跨多国的国际管道工程，起自土库曼斯坦和乌兹别克斯坦两国边境的格达伊姆，途经乌兹别克斯坦、哈萨克斯坦，最终到达我国境内的霍尔果斯。管道总长度1801公里，管径1067毫米，采用双线铺设，设计输气规模300亿立方米/年。项目全面竣工后，在30年的运营期内每年将从中亚地区向中国稳定输送约300亿立方米天然气，相当于2007年我国国内天然气总产量的一半左右。中亚管道对优化我国能源消费结构、提高能源保障能力意义重大。在海外工程项目进行过程中，采办作为EPC中的P（采购）是相当重要的一环，是施工“战斗”中的“粮草官”。在EPC中，采办工作是否到位，关乎到项目是否可以按期投产，关乎到工程质量是否达标，更关乎到工程企业的盈利与否。同时，由于语言、文化的差异，很多国内项目存在的人情世故，中国人很能理解的做事方式不一定适用于国外供应商和国外业主单位，这时“合同”这个世界公认的约束条件，将成为做好采办工作的一把“利刃”。制定有效的合同并对合同中的各个条款有效执行、跟踪，从而达到保障施工顺利进行，不仅关系到企业的切身利益，更关系到国家的声誉。

二、有效的合同跟踪是不断完善采购工作的有力保障

合同跟踪不仅仅是保障当前合同执行的基础，也是对合同条款合理性检验的一面镜子，是完善日后合同准备及制定的依据。就海外工程设备采购而言，在合同生效后，以到货验收为例，会主要牵扯到以下环节。如图1所示。从图1可以看出，仅仅从海外工程验收的基本要求来看，涉及部门庞杂，如需供方整改，则牵涉众多环节，影响面广。如何避免这一事件发生，这就需要进行合同跟踪。验收部分所考虑的问题应在设备到货前，甚至于签订合同的过程中完成，尤其涉及费用问题，务必要在前期工作中明确，以免造成集港前或是施工过程中发生“扯皮”现象。例如，俄罗斯泰纳管道施工装备采购时，在设备使用过程中，关于非质量问题和质保期外售后服务的问题，多次要求厂家强制性服务，这不仅有失合同的公平性，也为日后与各供货商的长期合作带来不利影响。因此，以“合同跟踪”为鉴，中油管道物资装备有限公司在中亚和西气东输二线项目施工装备采购过程中，与供货商明确并签订了“现场服务协议”，以明确相关费用问题，有效地避免了施工过程中的费用推责现象。同样，关于交货期问题，在合同跟踪的催交催运过程中发现项目需求设备是有层次的，带有明显的管道施工顺序的痕迹。管道施工的基本工序如下：测量放线、扫线及修施工道路→挖管沟→运管→布管（有的有双管对接）→管道防腐补口、防腐→焊接、焊缝检验及补焊→管口准备、对口、根焊→弯管→穿越、跨越→试压→下沟→回填、恢复地貌。不难看出，管道施工的基本工序是统一的，而每道工序对应的设备也是固定的。例如，挖管沟用到的挖掘机，运管时用到的平板拖车，焊接时用到的焊机、焊接工程车，以及其它步骤的弯管机、试压泵、检测设备，等等。每一项设备的对应关系显而易见。防患于未然，更优于亡羊补牢。在采购计划制定之初，或接到计划安排采购先后顺序时，就应根据管道施工经验、各厂商的交货能力及管道施工的基本程序，安排订货的合理时间。这样可以有效地将交货周期的安排控制在手中，避免订货时只有部分厂商满足交货期的被动局面。

三、实践中摸索合同跟踪的基本要素及方法

1.交货期对于一般合同而言，交货期也是基本需要跟踪的要素之一。而对于工程项目，尤其是海外工程项目，每一个施工阶段的集港发运时间比较统一。集港令一旦下达，发运的时间不会因为一两项设备的迟交货而延迟。而设备未到现场对于企业的损失难以衡量，轻则给当地租赁造成施工成本增加，重则无法使用设备而延误工期。因此，海外施工设备合同一旦签订，就需要时刻与供货商保持联系，密切关注生产动向，根据前线施工的进度要求有重点地催交催运。

2.与各使用单位的设备管理部门的顺利交接设备采购是设备管理的前期，完成设备采购是采办部门的基本流程要求，而顺利地将设备的各种情况、相关材料交接给管理部门和使用部门也是保证全局利益的根本。尤其是在涉及海外施工的情况下，设备往往由项目部统一调度，使用过程中难免造成各单位设备混运、使用期间临时借用等情况。因此，设备验收不仅仅是数量、外形、性能，需同步要求供货商提供产品说明书及合格证（包括主要总成件的说明书及合格证）及电子版（PDF版）以便查询；提供维修保养手册及电子版（PDF版）；提供自编号、发动机编号、地盘号、总成件出厂编号。

3.海外工程设备出境的手续准备设备出境手续的顺利程度往往与按期施工密切相关，项目设有专人负责清关工作。在合同跟踪过程中，要督促供货商为清关人员准备齐全的资料：①装箱单。装箱单作为出境的必须材料，简单但繁琐。如果由供货商制作，内容熟悉且品种单一，可以有效地提高效率并避免失误。这要求在交货前及时将清关人员需要的装箱单格式交给供方，并及时催促。②合格证。涉及国外工程时，需要提前落实双语或三语翻译，通知供方制作。③商检。大多数商品出境是需要商检的，这个环节主要需要协调项目、使用单位和供方处理商检费用及周期问题。④增值税专用发票。主要涉及出口不返回的配件、材料等，需及时提供给清关部门财务人员，以便公司做出口退税处理，最大限度地降低成本。

4.售后服务再好的设备也难免因为种种原因现场“罢工”，尤其对于管道主要施工设备而言，如果不能及时解决，就有可能意味着勤奋工作的前线工人不得不被机器拖了后腿。因此，主要设备一旦出境，就要及时联系供货商准备售后人员，并提前准备相关人员护照等基本手续，根据施工现场要求，随时待命。对于容易引起供需双方在进行售后服务中分歧的方面，如零配件费用、现场服务人工时费用、涉及现场安装及辅助的服务最长周期约束等，都需要在合同条款中进行明确，并在后期进行持续跟踪。

5.付款付款是基本的环节，但不容小视。及时、可靠的付款，关系到供货商的信任度及售后服务的质量。合同台账的有效利用，在合同跟踪的过程中不断更新各个供应商的评价等级，在一定程度上对于各个供应商的付款条件进行定期调整，是保障该环节执行效力的有效方法。一般情况下，合同规定付款情形为：是否交纳招标服务费、是否提供增值税发票、是否完成验收、资金是否到位、付款比例，等等。这是合同台账判断付款的基本条件。在合同跟踪的过程中，保持台账的时时更新，也是判断付款条件的有效方式。

四、结语

在施工实践中，一个项目的进行离不开施工主要材料（如钢管、管件、阀门等）的采购及相应合同跟踪。对海外工程项目合同的有效跟踪是对工程的负责，是对合同制定的检验，将有利于管道施工企业良性发展。

作者：陈浩 单位：中油管道物资装备有限公司