水利办公系统应用问题与解决方法范文

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摘要：水利办公系统在河南省水利厅的广泛应用，全面实现了河南省水利系统自上而下的无纸化办公，大大加快了公文审批流转与交换的速度，提高了办公效率。但在使用过程中，出现了不少问题。文章主要针对这些问题讨论总结，并进行详细分析，给出具体的解决方法，为河南省水利电子政务的稳定运行提供巨大的保障，为水利信息化打下良好的基础。

关键词：办公系统；问题；解决方法

1引言

随着河南省水利电子政务建设的推进，河南省水利厅建设了河南省水利厅内部综合办公平台和移动办公APP。平台集成了手机短信系统、即时通讯软件、电子印章系统、电子图书系统、万方数据知识服务平台等多个第三方应用软件；包括内网门户网站、电子通讯录、电子公文流转、电子公文交换、综合办公、个人办公、电子文档传输与共享等功能模块。其中，河南省水利厅所有非涉密公文全部实现网上运转，与30个厅直属单位、18个省辖市水利（务）局、10个省直管县（市）水利（务）局真正实现了电子公文交换及上行文电子化，办公系统的重要性日益凸显。同时，电子公文与纸质公文是完全不同的两种办公形式，对传统的办公方式提出了新的挑战。在办公系统的广泛使用过程中，出现了各种各样的问题。所以，对其日常运行及实际办公中遇到的各类问题，进行整理总结、详细分析，找到原因并给出具体的应对措施和解决方法，对保证办公系统的稳定运行与广泛应用至关重要。

2常见问题

水利电子公文的运转包括公文的流转与交换，流转主要包括水利厅发文、外来文收文、部门收文等，交换即是水利厅文件的分发及厅属单位、地市水利局公文的上报。以水利厅发文为例，其运转过程包括拟稿单位拟稿流转、各单位会签流转、厅办公室领导审核、厅领导审批、拟稿单位校对签字、厅办公室转版盖章、拟稿单位分发。在此运转过程中出现的问题，基本涵盖了其他所有情况。对问题进行分类总结，包括以下两个方面。

2.1业务类问题这类问题主要是业务人员在系统使用初期出现的问题，包括：拟稿时未选择文种或选错文种，运转过程中才发现，需重新退回运转；编辑“正文内容”时，在公文模板中直接粘贴带格式的正文，导致公文格式出现问题；标题没有按照实际行文需要换行；公文字体未安装，导致打印出来的公文不规范；流转过程中的公文出现问题需重新运转；公文长时间未运转完成；处理意见未填写等等。

2.2技术类问题这类问题主要是办公系统上线初期或系统正常运行一段时间后出现的问题。

2.2.1浏览器类问题办公系统因集成了如电子印章系统、手机短信系统、即时通讯软件、OFFICE控件等多个第三方应用或插件，对浏览器和系统的兼容性提出了更高的要求。对河南省水利厅办公系统而言，推荐使用Windows系统自带的IE浏览器，并对其可信站点、兼容性视图、弹出窗口等进行设置。这类问题主要是在浏览器上使用办公系统时出现的。包括：使用某些版本的360浏览器时提示“网络传输错误”、浏览器升级后，系统发（收）文件显示有问题或者正文无法保存等等。

2.2.2正文内容问题这类问题是办公系统使用过程中出现频率最高的问题，它牵涉的范围有点广，问题点也比较多，主要有以下几种：点击“正文内容”对应的word图标，打开后没有加载OFFICE控件的；打开后提示“演示版已过期”字样的；打开后没有加载带红头和文种文号的模板，显示空白的可编辑页面的；打开后文种、文号、抄送机关等书签没有提取的等等。

2.2.3软件版本问题这类问题主要是在查看红头文件或进行转版盖章时出现的。主要包括：点开已盖章的红头文件，看不到公章图样；电子公文进行转版盖章调用ApabiReader软件时，提示“ApabiReader版本过高，无法打开”等。

2.2.4盖章打印问题在办公系统中，每个单位都有一个公共账号的角色，该用户负责盖章打印以及跨单位之间电子公文的运转。这类问题主要在各单位公共账号进行转版盖章和打印红头文件时出现。主要包括：转版盖章时，点击“盖章”按钮，没有反应；转版盖章完成，提示“操作成功”，盖章页面没有自动关闭，且“正文内容”对应的word图标没有自动转换成后缀为.CEB的文件；在公文交换中，点击“打印CEB”按钮，没有弹出打印页面；下载办公系统中已盖章的红头文件，打印时提示“没有找到正确的打印标识”；安装电子印章的秘钥安装包之后，无法进行转版盖章；打印红头文件时提示“可打印分数为零”等等。

3问题产生的原因及解决方法

3.1问题产生的原因

3.1.1病毒、系统漏洞的影响连接了带有病毒的U盘等设备；打开了某些带有恶意代码或者病毒的网站；没有及时修复操作系统或者软件的高危漏洞、补丁等。3.1.2办公系统相关软件的正版化和版本问题河南省水利厅提供了正版的办公软件WPS、转版盖章软件ApabiReader、ApabiMaker等，用户任意升级这些软件版本，如安装不完全版本的OFFICE办公软件，或升级WPS、ApabiMaker等软件，从而对打开、编辑公文造成影响，无法正常办公。

3.1.3设置问题用户电脑端安装有如360安全卫士、腾讯电脑管家等安全防护软件，用户没有将系统相关的dll组件加入白名单，或安装盖章打印软件时，安全软件进行了拦截，致使安装不完全，某些功能用不了；浏览器自动升级导致IE设置如可信站点、兼容性视图等失效。

3.2具体的解决思路和方法不论是对用户还是系统的管理人员来说，如果出现问题，首先要判断其种类，然后分析出现这类问题的原因，是设置问题，还是软件的正版化问题。最后，根据原因，找到对应的解决方法。根据问题的不同，解决问题的方法也不同，但问题点也就是相关的那几个方面。根据平时处理问题的经验和具体的问题，采用一定的顺序对各个问题点进行排除和确认，然后逐个解决。下面把涉及到的问题点和方法介绍一下：一是检查IE浏览器的设置是否正确。这是出现频率最高的解决方法，通常是由于IE浏览器升级或者安全软件引起的。即添加内网地址到受信任站点和兼容性视图中；若设置正常，其他方面如软件等也没有问题，可以对IE浏览器版本进行降级或者升级，或者通过360安全卫士对IE进行修复来解决。二是检查办公软件是否是正版。这保证了水利厅发文时，“正文内容”能正确的打开、编辑、保存，公共账号也能正常的转版盖章和打印。若用户电脑端安装的有OFFICE，则必须是正版；如果是不完全版的，需用专用的OFFICE卸载工具卸载后安装河南省水利厅提供的正版WPS；若用户安装有WPS，需确认是否是河南省水利厅购置的正版定制化WPS，若不是，需卸载后在内网“软件下载”中安装正版的WPS。务必注意不要随意升级WPS。三是检查办公系统中所用到的盖章打印软件是否正常、版本号是否正确，包括转版盖章软件ApabiReader、ApabiMaker等。这主要是对各单位公共账号来说的。如果其版本号不对或者使用时出现问题，则需要卸载后重新安装。在安装过程中，一定要注意全部允许360安全卫士、腾讯电脑管家等安全软件对其的拦截。务必注意不要随意升级ApabiReader。四是检查办公系统中NTKOOFFICE控件的版本是否正确。若提示了“演示版已过期”，则是由于用户同时使用了其他厂商的加载的NTKO组件，其他厂商组件为演示版的话，会导致办公系统内NTKO控件信息不匹配，从而提示NTKO为演示版。当出现这种问题时，需要卸载已经加载过的NTKOOFFICE控件，重新安装河南省水利厅的NTKOOFFICE控件。五是有针对性的开展办公系统定期培训。这保证了各单位人员能正确规范且熟练的使用办公系统，并可对其在使用过程中遇到的问题进行统一的答疑解惑，真正掌握其具体操作方法、流程等等。

4结语

通过对办公系统使用过程中出现的问题进行整理分析，确定原因所在，从而找到相应的解决思路和方法。基于此，办公系统用户可在日常办公中注意容易出问题的地方，以便减少问题出现的几率。用户主要需要注意以下几个方面：一是要注意系统的安全。操作系统要定期清理和杀毒，及时更新系统补丁，不要下载及安装不需要或者不了解的软件；二是要注意浏览器的设置。不要任意更改浏览器的受信任站点、兼容性视图、弹出窗口打开方式等设置；不要随意安装不经确认的NTKOOFFICE控件。三是不要随便升级WPS、ApabiReader、ApabiMaker等办公系统相关软件。总而言之，在办公系统的应用过程中，只有养成良好的使用习惯，才能保证办公系统的稳定运行和电子公文的顺利有序运转。

参考文献：

［1］张冬雪.协同办公系统应用问题解析［J］.电力信息与通信技术，2015（9）：98-101．

［1］邓鸿杰.协同办公系统应用问题解析［J］.湖南农机，2012（7）：32-33．

作者：赵倩倩；宋博；李亚 单位：河南省水利信息中心