计算机在社会保险档案管理工作的思考范文

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【摘要】随着科学技术水平的不断提升，我国计算机应用水平有很大提升，计算机被广泛应用在各个领域。我国社会保险档案的管理工作，在传统模式下一直处于手工操作状态，一方面浪费了时间，另一方面容易出错，具有一定局限性。计算机技术在档案管理中的应用，则打破这一局限，对于社会保险的档案管理工作质量提升有着积极意义。

【关键词】合理应用；计算机；社会保险；档案管理；思考

社会保险档案管理工作合理应用计算机，促进了档案管理的数字化、信息化，加快了社会保险档案管理的改革，极大程度上提升了管理工作的效率，进而推动着我国社会保险事业的发展。计算机合理应用在其中，一直是管理工作人员着重思考的问题，下面内容以计算机在社保档案管理的合理应用为重点，分析了计算机应用的优势和益处，意在推动计算机广泛应用在其中，促进社会保险事业的发展。

一、计算机应用在社会档案管理中可行性

随着我国计算机的普及，很多领域的工作都离不开计算机，计算机技术与信息技术得到广泛应用。与此同时，我国社保事业同样在不断发展，服务对象与服务内容更加多样。对于档案管理人员来说，有更多档案要管理，有更多资料要查询，单纯应用手工操作则需要大量的时间，如果借助计算机的优势，则能很有效改变这种状态，缩短档案整理时间，提高管理工作效率，在很短时间内可以完成大量的工作。因此，计算机合理应用在社会保险档案管理工作显得非常重要，计算机强大存储功能，能够存储更多电子档案，规避纸质档案容易损坏的问题，同时降低了档案管理的成本。还在一定程度上拓展服务内容，管理方式更加先进，可见计算机在社会保险档案管理中应用，具有一定可行性。

二、合理应用计算在社会保险档案管理工作的积极意义

1、降低管理成本。档案本质属性表现为原始性记录，其不单纯会体现在档案的内容上，还会体现在档案保存形式上。社会保险档案的传统制作方法下，纸质材料是档案基本形式，成本非常昂贵，同时增加了工作人员管理数量，阻碍了工作效率的提升。计算机技术的出现，打破了这种局面，其更加方便和快捷，后期应用成本也不是很高，其在信息传递和信息存储方面有着独特优势。如果将计算机技术充分应用在档案管理的工作中，则会推动着社保档案的电子化。档案电子化，节省了一部分纸质费用，还能避免档案受到损坏，节约了库房占地，大大节省了人力资源的数量。

2、极大程度提升管理工作效率。原有档案管理设备已经完善，管理流程完整，但是管理人员在开展管理工作时需要耗费巨大精力和时间。收集档案，然后整理档案，还要检索档案，经过这样的管理过程，想要保证档案的真实性和完整性格，确保档案信息准确无误，档案管理人员需要耗费大量时间。在大量的纸质档案中选择出需要的档案，这样的工作效率可想而知。而计算机应用在档案管理工作中之后，管理人员借助计算机的优势，使用相关设备就能在短时间内完成上述工作。比如档案信息的检索，管理人员可以在管理平台上输入相应的关键词或者关键字，就能通过检索系统，检索到关于档案的信息，方便并且快捷，搜索准确性也比较好。这就优化了管理流程，并且大大提升了管理的工作效率。

3、信息档案永久和安全的保存。传统档案会受到自然因素和人为因素的影响，不能完全保证永久和安全保存，尤其是时间过长的档案，由于是纸质材料，会因为受到潮湿和灰尘等自然因素的影响，在加上长时间不被注意，其很可能已经受损，再次使用时其中信息已经不能完全辨认，失去了存在的价值，不能提供出有价值的信息。而计算机的出现则很好地避免了这一问题，计算机存储的档案是电子形式的文字、图片、声音、影响等，并且可以进行备份，即使计算机损坏，备份档案还在，有利于社保档案永久和安全的保存。

三、关于合理应用计算机在社会保险档案管理工作中的思考

1、运用计算机开展档案管理基础工作。社会保险档案管理基础工作借助计算机能够更好的完成，主要工作方面包括，档案的整编、档案检索、借阅、统计。首先，以计算机为基础，形成社保档案的检索工具。运用著录项目，构成档案机读目录的书记库，以不同要求进行分类，在库内原有数据基础上，自动形式编制出案卷的目录、分类目录、专题目录等；其次，通过计算机可以实现档案的检索，以档案著录项目的内容和形式方面的特征，能够满足不同要求，对下档案目录和原件的检索。最后，通过计算机的辅助，能够将档案管理工作中所涉及到档案借阅、档案调阅、档案归还等进行登记和统计。

2、转变社保档案管理理念。想要更加合理的应用计算机在管理工作中，管理人员的思想观念就应该做出一些改变。摒弃传统人工管理的观念，树立正确的管理观念，充分认识到档案管理不能单纯依靠人工管理，更需要自动化和信息化的管理，这对于社会保险档案管理工作顺利开展，工作质量的提高有着重要意义。而后，认清传统档案管理方式的弊端，其已经不能满足当前档案管理工作想需求。新时期社保档案管理工作更加重视高品质和高效率，只有合理应用计算机才能实现这样的目的，因此转变工作人员管理理念显得非常重要。

3、完善档案管理工作体系。计算机应用在社保档案管理工作中是必然趋势，而更加合理的应用则需要有完善的档案管理工作体系作为支撑。在完善的管理工作体系下，使用计算机的阻力会大大减少，促使其顺利应用。首先，针对计算机的应用需要一个规范性文件，内容重点是对计算机应用行为做重点规范，制定出完整的应用流程，像检索流程、收集整理档案的流程、借阅使用流程等等。其次，制定出计算机应用安全防范措施，办公用计算机只能登陆规定网站和网页，不能随意上网浏览，以免招受到病毒攻击。一旦受到病毒攻击，整个系统将会瘫痪，影响正常工作。最后，对计算机类设备和仪器的日常管理和维护做详细说明，尽量保证计算机设备能够长时间使用，避免设备硬件问题出现。

4、重视档案管理人才队伍建设。档案管理工作应用计算机，就要求管理人员有一定计算机操作技能，合理应用计算机必须从各个方面提高管理人员业务能力。针对管理工作人员，应该组织各类培训学习活动，培训内容通常包括档案管理业务技能培训、计算机操作技能培训、计算机安全防护知识等等。同时提供给管理人员一些深造的机会，学习计算机操作技能，或者招聘一些计算机专业方面的人才，填充原有管理队伍技术人才的不足，组成专业化与业务能力高的高等管理人才队伍，以便能更有效的应用计算机，从而提升社会保险档案管理工作质量。结束语：综上所述，我国社会保险档案的管理工作，传统管理方式一方面浪费了时间，另一方面容易出错，具有一定局限性。合理应用计算机在社会保险档案管理工作中降低管理成本、极大程度提升管理工作效率、促进信息档案永久和安全保存的实现。合理运用计算机可以从开展档案管理基础工作、转变社保档案管理理念、完善档案管理工作体系、重视档案管理人才队伍建设等方面着手，意在提升社会保险档案管理工作质量。

参考文献：

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[3]曹伟.创新社会保险管理模式计算机信息化[J].现代交际,2016(10):142-143.

作者：吴石 单位：通化市社会保险档案管理中心