档案管理现代化研究范文

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《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、档案管理现代化面临的现实问题

1.部分档案人员思想观念陈旧，计算机操作能力薄弱因受档案工作长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者缺乏创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，把管好档案作为档案工作的重点，认为只要按时接收，利用时提供就行了，对开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。同时部分档案人员掌握现代化信息技术和基本技能的能力薄弱，还没有真正把工作重点转移到档案信息化上来。

2.档案库库存量大面对多种多样、浩如烟海的档案信息资源，档案工作者如何依靠现代化技术和手段收集、处理档案信息，及时、系统、准确地提供档案信息为科研生产服务，从而跟上时展的步伐，已成为档案信息资源开发利用工作面临的严峻挑战。

3.没有或很少对档案进行深层次的加工大多数档案馆把工作重心放在档案材料的存档、借阅上，忽视了对档案材料的深层次加工，对科研发展需求不甚了解，没有结合馆藏实际有目的、有计划地编纂一些具有参考性、指导性的资料提供给科研人员，没有开展编研工作。

二、实现档案管理现代化的途径

1.解放思想，更新观念，提高服务意识档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的，是其它档案工作环节的落脚点。档案人员要解放思想，转变服务观念，着力改变“重保管、轻利用”的工作局面，把档案工作与科研发展结合起来，开发档案信息资源，采用现代化手段，开拓档案信息服务范围，为科研、生产部门提供便利的服务。档案管理人员一要熟练掌握计算机应用及网络技术，使档案管理工作从被动管理走向信息资源化的主动管理；二要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，丰富科技信息资源；三要拥有良好的职业道德、强烈的事业心和责任感，始终遵循“信誉第一，服务至上”的原则。同时要进一步优化和完善档案查、借阅流程，提升服务质量，做到既符合保密要求,又便于提供利用。

2.对档案准确分类，编制合理的账目，档案库逐渐实现信息化、数字化随着社会的发展和工作的深入开展，档案数量逐渐增加，依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要，所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。对档案进行准确分类、科学登账是快速提供利用档案材料的重要前提。首先应针对我所档案馆的具体情况，召集具体分管档案库(例如底图库、蓝图库，基建档案库、文书档案库等)的负责人，在电子信息化即将全面开展的时候进行盘库，清点、整理、核对库存档案资料，将目录逐项录入账后，挂接其电子内容，若底图或以前的其它老旧档案资料没有电子版，应将其扫描入电脑中再挂接。虽然过程比较麻烦，但真正实现信息化后，不但能方便档案管理人员，也方便了科研人员的查阅。

3.对档案进行深层次加工立足实际，科学选题，利用档案馆的优势，充分调动档案人员积极参与编研，本着针对性和实用性的原则开展工作。针对发展状况和重点工作确定编研方向和课题，针对安全管理、生产经营、科研管理等进行选题，通过翔实的资料和可靠的数据为领导决策和所内发展服务，使编研成果真正发挥作用。

4.做好涉密档案管理工作，健全管理制度涉密档案管理人员因其特殊的工作岗位和身份，知晓的涉密事项多，了解的涉密档案内容多，涉密档案有无失泄密与档案管理者有重大关系，直接影响到保密工作的好坏，因此，要加强对涉密档案管理人员的保密培训和教育，使他们增强保密意识，树立涉密档案安全管理理念。健全各项规章制度是做好涉密档案管理的保障，只有涉密档案管理有法可依、有章可循，用制度约束管理者在收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节不出差错，才能杜绝失泄密的发生。在涉密档案管理工作中，应建立专人专管制度，明确管理人员的岗位职责并与其经济责任挂钩，对于失泄密等违规行为，不仅应给予行政处罚，还应给予一定的经济制裁，以此达到制约管理行为的目的。

总之，随着档案信息化的深入发展，档案管理部门需要不断探索和完善，建立一套与自身相适应的档案管理机制，以适应企业信息化的发展需要，这也将是档案部门和档案工作者当前和相当长时期内的一项艰巨任务。档案管理人员必须提高档案科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化、信息化和数字化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资料。

作者：杨淑梅崔立红单位：中国北方车辆研究所