基层电大档案建设的思考范文

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《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、电大档案管理工作中存在的问题

电大的档案管理工作是电大事业发展的重要组成部分。电大档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的材料。随着电大管理体制的改革和以计算机技术为代表的现代化信息技术的发展，势必给电大档案管理工作带来新的变化，提出更高的要求。中央电大和各省级电大的档案管理工作都要遵照教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的要求规范进行。各级基层电大是中央电大和省级电大具体执行教务教学、科研和管理的教学单位，如何结合电大实际开展档案管理工作，需要中央电大和省级电大档案管理部门对地市级电大档案管理提出规范化、科学化、系统化建设的要求，统筹协调，加强业务指导，定期进行检查和监督，同时提出整改要求。目前各级基层电大档案管理工作还十分薄弱，具体表现为以下几方面的问题。

1.思想观念落后，档案意识薄弱，领导重视不够，从上至下没有形成对档案管理的统一认识，导致档案工作的开展遇到很多阻力和困难。

2.许多基层电大没有建立档案室，档案都分散在各个部门或个人手中，没有实行集中统一管理，导致学校档案遗失、损坏严重。

3.经费投入不足，档案室的基础设施配备没有完全到位，没有建立档案管理软件系统或系统不具备通用性；没有设置独立的档案机构，与其它部门合属办公。档案事业发展的相对滞后与电大的蓬勃发展明显不协调。

4.档案人员的业务素质与档案事业发展不相适应。从事档案管理的人员大多没有上岗证，没有参加过档案管理业务培训，没有建立兼职档案员体系。

5.档案管理制度的执行和落实不到位。很多重要的数据收集不上来，造成学校档案不完整，缺失较多。

6.由于档案管理不规范，档案缺失严重，为了应付上级部门的评估检查，突击收集整理档案，甚至闭门造车、篡改文件材料、“笔下开花”的现象屡见不鲜，造成档案严重失真。

二、加强基层电大档案管理工作的思考及建议

针对基层电大档案管理工作中存在的诸多问题，笔者对如何做好基层电大档案管理工作提出如下几点思考。

1.必须高度重视和加强领导档案工作是学校的重要基础工作，是衡量学校教学质量和管理水平高低的一个重要尺度。学校各级领导都要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，要将档案工作纳入学校的统一规划、计划和管理制度中，把档案工作列入各单位岗位职责并作为年终考核标准之一。

2.建立和加强基层电大档案工作的管理体系根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的要求，由中央电大或省电大牵头对基层电大档案工作做一次调研，制定出一个关于基层电大档案工作的指导意见和办法，规范基层电大档案管理工作，并进行检查、督查和指导。

3.必须加强建章立制建立健全档案管理规章制度是加强基层电大档案工作的首要任务。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规范的建立，有利于提高全员档案意识，规范档案管理工作。要认真研究落实本部门的档案工作任务，在工作中坚持照章办事，确保档案质量，使学校档案工作逐步实现规范化、制度化。

4.加强档案室建设电大各级领导要重视加强档案室建设，从人力、财力、物力上给予支持，特别是在档案场所、软件硬件设施等方面要到位并符合要求，及时解决档案工作中的实际问题，为档案工作创造良好的环境和便利的条件。

5.建立一支专兼职结合的高素质的档案管理队伍，形成档案管理网络学校档案是由各种有保存价值的文件材料转化而来的，文件材料转化为档案，一般要通过“归档”来实现，这些文件材料来源于各个部门，因而各部门文件材料收集工作做得好与坏直接影响到案卷的质量，如果文件材料收集齐全、完整、准确，则档案的数量和质量就能得到保证。文件材料是档案的基础，什么样的文件材料，就形成什么样的档案，哪个部门文件材料质量不过关，哪个部门的档案质量就不高。文件材料形成单位要实行预立卷制度，基层档案员承担着每个部门文件材料的收集、整理工作，是搞好档案工作的基础。因此必须建立健全兼职档案员队伍，不断提高他们的业务能力和业务水平。一支专兼职结合的高素质的档案队伍和健全的档案管理网络，直接决定了单位档案管理的水平。要建设一支专兼职结合的高素质的档案管理队伍必须做到以下几点。(1)各部门要确定兼职档案人员，每学期研究和布置本部门的档案工作，检查执行情况，及时解决档案收集、归档工作中存在的问题。(2)要抓好本部门档案文件材料的收集积累工作，保证兼职档案人员从事立卷工作的时间，支持、督促和考核本部门兼职档案员的工作。(3)要加强兼职档案人员的业务培训，提高他们的业务能力，保证人人都持有档案人员上岗证，从而全面提高单位的档案管理水平。(4)学校每年要依照档案立卷归档要求，对归档部门进行检查、评比，对档案工作成绩突出的部门和优秀档案人员给予表彰和奖励。

6.进一步规范部门兼职档案员工作流程部门兼职档案员文件收集、组卷流程如下图所示：部门兼职档案员的工作要严格按照档案文件材料收集、组卷的流程进行，确保档案的完整准确、真实系统，不断提高档案管理水平。

7.进一步完善档案室工作流程档案室档案归档、保管、利用、信息加工流程如下图所示：通过对上述举措的贯彻落实，基层电大档案管理工作水平一定会有一个显著的提升，档案工作服务电大人才培养中心工作的能力也将大幅提高。

目前，中山电大档案工作在学校各级领导的重视和领导下，取得了长足的进步。特别是学校以办学三十周年为契机，成立筹备组对建校三十年的办学成果进行了深入、系统的收集、整理与总结，弥补了学校许多历史档案的空白，为中山电大档案工作传承历史、开拓未来做出了贡献。为全面加强学校档案管理工作，学校领导在多种场合采取不同的方式宣传档案工作，督促和推动学校档案工作的全面开展；制定了一系列档案管理办法；建立了兼职档案员队伍，并创造条件对他们进行档案业务培训，使兼职档案员持证上岗，全面提高了档案业务水平；加强档案室建设，及时解决档案工作中的实际困难，为档案工作创造了良好的环境和条件；同时采取各种方式提高专职档案人员的业务素质，如组织他们到兄弟电大、省电大学习、取经，结合电大实际，科学、规范地做好学校档案管理工作。中山电大的档案管理工作已走在了基层电大的前列。当今档案管理已进入信息化、数字化的时代，基层电大的档案管理工作还将进一步加大建设力度，推动电大档案管理信息化更上一层楼，为此我们任重而道远，电大全体同仁要共同努力，开创电大档案管理工作的新天地。

作者：曹林单位：中山广播电视大学