大型企业档案信息服务范文

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《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、档案信息服务在企业发展中的作用

1.为企业发展决策和制定企业发展计划提供参考依据企业档案中记载着企业自身以及企业各职能部门行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要的事实和大量的工作经验等，同时也记录着企业各个阶段发展的各种重要资料。企业需要借助这些档案去制定政策，对企业进行宏观管理。通过对大量档案的利用和分析，有助于企业对现实工作和未来发展做出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，更好地优化资源配置。

2.业务促进作用所谓业务促进作用是指企业档案在科研、生产等业务活动中所发挥的作用。企业的生产、经营等各种活动都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。企业档案中蕴藏着各项业务活动的宝贵经验，记录着各种技术攻关的方法，记载着企业在生产活动过程中积累的各种技术和工艺上的突出成就，是企业的宝贵财富，能为今后企业的技术创新和科研突破提供参考。中交第二航务工程局(简称中交二航局)在几十年的发展中积累了众多的技术成果和生产工艺，每一次的技术革新和科技进步都离不开企业档案为之提供的相关有效的信息服务。

3.为解决法律纠纷提供重要凭证这是指企业档案在解决争端、处理各种案件活动中所发挥的证据作用。企业在生存与发展过程中不可避免地面临着各种各样由于协作或竞争而产生的矛盾和纠纷，企业档案如经营合同档案、技术合同档案、专利档案等等为解决各类纠纷提供了可靠的证据，企业档案的法律证据性是任何一个国家的法律均予以认可的。中交二航局的合同部在处理诉讼纠纷的时候，也常常需要借用与案件相关的档案材料作为法律凭证，因此档案在解决企业各类法律纠纷过程中起着重要的作用。

4.企业发展和宣传企业文化的重要素材企业档案是企业所创造的宝贵的精神文化财富，它记录着企业昨天的艰辛、今天的辉煌以及明天的希望，企业档案本身就蕴涵着一种企业文化，是企业文化的重要组成部分。同时，企业档案是企业文化建设的基础和重要依据，为企业文化的发展提供重要的参考和借鉴。在企业文化建设过程中总是希望从档案信息中提取一定的精华，或者举办各种形式的企业档案展览，比如展示企业的老照片等等，以此教育和感染员工，提升员工的荣誉感和团队意识。因此，企业档案在企业文化宣传方面具有重要作用。

二、我国企业档案信息化和信息服务的现状与存在的问题

近几年，我国各大国企充分认识到了档案信息化的重要性，不断提高档案信息化水平，经过努力，我国大型企业的档案信息化水平有了明显提高。但从总体上看，仍然存在诸多问题。

1.档案信息化水平较低，档案信息服务停留在初级阶段网络和信息技术改变着人们的生活方式、工作方式，极大地引导着信息需求。信息利用者利用网络和计算机获取信息资源，成为今后信息服务的一种重要方式，这对档案信息的管理和服务水平也提出了更高的要求。但目前来看，档案信息技术现状相对落后，很多企业还没有实现档案信息化管理，大部分企业的档案信息化工作也仅仅停留在档案信息输入和查询阶段，利用者无法从网络平台获取需要的信息。此外，相当多的档案部门可用于进行信息处理与传输的技术装备条件还很差，用于支撑档案信息网上全文查询的平台技术也很少能实现，这一切构成了档案信息化的直接障碍。

2.档案信息化程度参差不齐，信息共享不充分例如，中交二航局是一个国有大型施工企业，旗下有二十多家分子公司，公司较早就开始实施档案信息化管理，并建立了统一的档案管理系统和网络平台。但在实际工作中，各单位档案管理相对独立，业务往来较少，加上很多分子公司档案信息化建设落后，使得档案信息不能充分共享、充分利用。我国许多大型企业集团都存在这样的问题，总部档案管理信息化水平较高，而分子公司相对落后，各单位之间缺乏协调与交流，使整个企业的档案信息服务水平差距较大。

3.信息资源基础薄弱，信息服务效率低有的企业缺乏专门的档案信息资源管理机构，管理队伍配备不齐全，信息采集单一，档案信息编研能力差。多数企业档案信息的开发还停留在简单介绍、汇编、保管、查阅等阶段，有的企业档案部门很少进行档案编研、检索和信息开发等工作，综合性和专题性的档案编研材料微乎其微。档案部门服务方式跟不上时代的发展，档案上网质量不高，信息的二次利用差，资源开发不够，这一切导致在提供档案信息服务时，信息内容不全面，传输渠道不畅通，信息加工处理不当等问题。企业档案管理人员必须担负起信息时代赋予的使命，与时俱进、广学博采，接纳多方面信息，提高网络利用和档案资源开发运用技能。

4.档案管理人员的素质无法跟上信息化发展的步伐科学技术的发展大大加快了档案工作现代化的进程，从而对管理者的知识结构和能力提出了全新的要求。随着计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化将深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，信息技术知识将成为每一个档案人员知识构成的必备要素。而我国大型企业的档案管理人员大多年龄偏大，他们已经习惯于传统的档案管理方式，不善于运用计算机和网络，同时很多企业只设有兼职档案人员，他们缺乏档案管理的专业知识和技能，很难胜任当今信息时代的档案管理工作。

三、加强信息化建设，提高档案信息服务水平的对策和途径

1.加快软硬件建设，开发现有信息资源信息时代，信息技术日新月异，硬件资源每隔一段时间就会升级换代。没有这些工具的支持，或者说有了相应的技术支持和硬件支持，却没有有效地加以把握和运用，企业档案工作就难以走上信息高速公路。随着企业档案信息数量的剧增，人们越来越需要采用先进的信息技术实现信息资源的全方位、多层次、多功能的现代化开发。所以，计算机技术及其配套技术、设施必须跟上，以满足信息化的基本要求。要继承和发扬原有的档案信息开发思想和方法，对现有的档案信息进行全面开发，如分类检索拷贝、按类储存、网络传递等，通过各种先进手段为企业提供良好的档案信息服务。

2.准确定位，将档案信息化纳入企业信息化发展战略在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息以及科学有效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，从而促使企业信息化建设迈上一个新台阶，使企业具有更强劲的实力生存于市场经济之中。因此，各大型企业应把档案信息化纳入企业信息化发展战略。中交二航局领导高度重视企业信息化建设，紧紧围绕企业发展总体战略和主营业务，制定公司信息化总体规划，确立信息化在企业发展中的战略地位。在制定信息化发展过程中，把档案信息化管理纳入企业信息化总体规划。档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程，在制定企业档案管理信息化规划时，要从实际出发，既要全面系统又要有所侧重，在充分运用先进信息技术的同时，档案管理要做到分类科学、排列有序、利用方便、信息共享，最终实现档案管理与企业整体信息化建设同步开展、同步发挥作用。

3.建立统一标准，形成统一的档案管理系统和网络平台对于大型企业集团来说，公司上下级之间、各个分子公司之间使用统一的档案管理系统软件，建立相应的数据规格标准和统一的数据管理，是实现集团档案信息化的重要途径，也是提供良好的档案信息服务的保障。如果各公司的档案管理系统不一致，数据规范标准不统一，那就无法实现整个集团公司档案信息的共享，各公司之间也不能充分利用档案信息资源。中交二航局在2011年上线了新的档案管理系统，该系统由公司总部统一部署，从公司总部到分子公司再到各个项目部全部使用这套系统，从而形成了全公司统一的档案管理平台。同时，该系统由BS端和CS端两部分组成，档案人员通过业务管理系统操作功能处理档案业务，员工可以通过网页端来查阅、借阅、利用档案信息资源。只要公司的档案进行了信息化处理，上传到档案管理系统中，公司的员工就能查询、利用；同时该档案管理系统与公司OA系统对接，可直接在线归档、处理公文。统一通用的档案管理系统大大提高了档案信息化水平和档案信息服务的能力。

4.提供多样化的服务方式在企业开展信息化之前，企业档案部门的服务受档案管理场所的局限，利用者需到档案室才能获得服务，并且以手工操作方式为主。在信息化环境下，信息利用是开放的，利用者可以在任何一个地点，通过计算机终端联网的方式查找所需信息。传统档案室提供给读者的是印刷型信息，要求利用者进行顺序、线性阅览和检索，而网络则可以提供用户非顺序的、随机的、网状阅览和检索，即超文本阅览，如WWW检索等。中交二航局的“员工综合管理系统”中有一个模块就是档案管理，在这个平台上只要是单位员工以自己的账号和密码登录就能查询到所需的档案信息，既方便又安全。此外，还可以提供网络咨询、建立企业数字档案馆等服务方式，以满足企业对档案信息的利用需求。

5.加强档案编研工作，增强开发利用企业档案信息的主动性一是编制好各类检索工具，这对提高调卷效率十分重要；二是开展咨询服务，及时做好记录工作，以便日后利用，使企业档案信息开发利用工作向纵深方向发展；三是深层次加工企业档案信息，主动有效提供档案信息服务；四是注重收集反馈信息，避免档案信息开发的盲目性，增强档案信息输出的准确性；五是积极主动提供档案信息服务，采取分发各类档案目录，进行电话调卷与咨询，传真查阅、开架阅览，编写和分发全宗指南等资料介绍库藏档案内容与成分等方式，为企业的各项管理工作提供便利。企业档案部门要在总结以往经验的基础上，根据企业经营管理的新要求和自身馆藏特点编纂出实用有效的编研材料，为企业发展提供高效服务。

6.加强信息化队伍建设，提高全员信息化应用水平人才是实现企业档案信息化建设的关键，是提高档案信息服务水平的直接执行者。因此，要不断提高企业档案信息服务水平就必须有一支专业的档案管理队伍，这支队伍要既懂档案学专业知识又能熟练利用现代信息和网络技术。因此，企业必须大力加强对在岗人员档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，使他们及时掌握新知识，不断扩大知识面，完善知识结构。同时，还要积极引进各层次、各类型的人才，合理调整档案队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。企业档案信息化建设是一项长期的系统工程，提高企业档案信息服务水平并非一蹴而就，当今的社会大环境为企业档案信息服务的发展带来了前所未有的机遇，企业档案信息服务工作者应该抓住这一机遇，采取有力措施，不断发展和完善企业档案信息服务，使档案工作迈上一个新台阶。当然，企业档案信息服务工作也面临着严峻的挑战，这就需要我们档案工作者要勇于面对困难，迎接挑战，不断创新，在挑战的过程中不断前进。

作者：金建波单位：中交第二航务工程局有限公司