中小企业办公自动化范文

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一、前言

办公系统是对政府机构、企事业单位的办公信息进行采集、贮存、传播、处理、利用、管理的系统。狭义的办公自动化系统往往局限在某个单位,而信息系统往往跨行业跨部门解决某一方面的问题,除可完成相应的办公任务外,又拓展了大量的原来想做而做不到的工作。

二、关于办公自动化的定义

办公自动化的概念在世界各国产生以来，首先就产生了很多种关于办公自动化的定义。这些定义从不同的角度描述了什么是办公自动化。

1985年在我国第一次办公自动化规划讨论会上提出了下述办公自动化的定义。即:"办公自动化是指利用先进的科学技术，不断的使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统"。

现在看来，这个定义从实质上对办公自动化进行了较为全面、准确、本质、发展的描述。定义中提出了办公自动化的五个主要组成部分。即:科学技术、办公活动、办公设备、办公人员、人机信息处理系统。这五个部分缺一不成其为办公自动化，彼此也并无冗余。

三、办公自动化实施原则及实施步骤

办公自动化具有实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则等实施原则。

办公自动化具有以下几个实施步骤：

首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在因特网上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。

在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

四、我国中小企业办公自动化系统

随着计算机及网络技术的飞速发展，因特网应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。那么，我国中小企业应如何建设办公自动化信息系统？

1、用户需求分析

办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。

中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如办公系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。

2、系统设计

(1)实现办公规范化和制度化

绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和ms办公系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。

(2)管理多种数据类型

中小企业规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分企业业务。因此，其数据量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据。

(3)系统设计的先进性

办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。

五、未来的办公自动化

办公自动化的发展实际上取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。展望未来，全世界都将进入可持续发展的时期，由此引发了国家政府企事业单位和个人对于各自办公活动的更高的要求。科学技术突飞猛进的发展造就了更高性能的办公设备和全球无处不在的有线无线电信网络。在社会实践中不断完善的办公理论将更本质更准确的描述办公活动。