无纸化办公下档案资源整合策略范文

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【摘要】

本文在分析OA系统与档案系统流程的基础上，发现文件、档案一体化管理的主要问题是办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题，针对该问题结合文件、档案一体化管理系统的发展趋势给出了解决该问题的方法，即第二种类型与第三种类型，并提出未来的发展趋势为第三种类型。

【关键词】

档案管理；办公自动化；资源整合

1引言

当前，信息化建设已经成为提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的档案管理系统，成为信息化建设中的重要任务。办公自动化（OA）的广泛应用给档案资源的整合带来很大影响，同时也带来了机遇[1]。

2OA系统与档案管理系统的需求分析

2.1OA系统基本流程针对高校中各种各样的应用系统，其中最重要的就是办公自动化（OA）系统。传统的OA系统其主要功能是公文的处理与流转。现代的OA系统是内嵌了众多的业务活动功能，并集成了众多的业务系统的综合性办公自动化系统[2]。其中工作流技术仍然是OA系统的核心技术，发文管理、收文管理这两个模块的文档需要进行归档。

2.2档案管理基本流程档案管理系统用于对单位运行过程中生成的一系列文档进行统一管理，档案管理功能模块中的文书档案模块，需要从OA系统中导入数据。传统的方式将OA系统的文件预归档，然后通过人工方式录入到档案管理系统中，这种方式效率低下，且容易出错。造成该问题的主要原因是由于高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容[3]。

3文件、档案一体化管理的发展过程

在解决办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题上，我们主要分析文件管理（RM）系统、（OA）系统的关系与档案管理（AM）系统的关系，通过分析得出档案一体化管理系统的发展趋势。其发展过程经历了如下三个过程：

3.1第一种类型AM系统独立于OA系统之外该系统的特点为不能挂接于单位内部网，不能实现网络查询、检索和浏览。单位的AM系统独立于与OA系统之外，文件管理RM模块内嵌于OA系统中，负责管理OA系统的文件，AM系统负责管理档案；所需的文件不能从OA系统直接导入到AM系统，AM系统对归档文件需要进行重新录入。

3.2第二种类型AM系统与OA系统采用接口联接此类型是解决两系统兼容性时，现在大多数单位采用的方法。AM系统的管理对象主要来自两部分：①从OA系统预归档而来的电子档案；②档案馆中的实体档案经数字化处理后的电子档案。第一部分电子档案由OA系统中RM模块管理，第二部分电子档案则由AM系统管理，并在OA系统与AM系统之间设有数据接口，数据可以从OA系统直接导入AM系统。此类AM系统适应了网络环境的要求，已经开始从对档案实体的管理转变为对档案信息的管理。但是还存在两大缺陷：①没有对文件、档案进行一体化的全过程管理。②档案信息的网络化服务功能较弱。

3.3第三种类型RM&AM系统内嵌于OA系统该系统的特点为RM&AM系统内嵌于OA系统。RM系统是一个中心模块，就是说业务人员在其他管理模块中生成的电子文件都要受到RM管理模块的管理。文档管理系统包括文档生成、文档维护、文档利用和基础数据维护等几个子模块。将整个电子文件管理流程分为以下两个部分：①管理人员通过生成文档、审批与文档、文档分发、文档归档、文档利用、文档维护等模块来完成文件从生成、审批、到归档保存、维护的整个过程；②管理人员通过基础数据维护模块及其他模块来完成对上述管理过程的全程监控。电子文件管理的关键元数据就是基础数据，电子文件在生成、审批、到归档保存、维护过程中将陆续生成相应的元数据值[4]。三种类型的AM、RM系统与OA系统的关系比较如表1。由此可以看出在解决办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题上现阶段采取的主要方式是采用第二种类型，但为了使两个系统能更好的兼容第三种方式是未来的发展方向。

4总结

本文在分析OA系统与档案系统流程的基础上，发现文件、档案一体化管理的主要问题是办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容的问题，针对该问题结合文件、档案一体化管理系统的发展趋势给出了解决该问题的方法，即第二种类型与第三种类型，并提出未来的发展趋势为第三种类型。

参考文献

[1]王佳琳，雷玉芬．办公自动化对文书档案管理的意义[J]．兰台世界，2015，6：51~53．

[2]詹姆斯.罗兹，孙刚译，著.档案和文件管理在国家信息系统中的作用—文件档案管理规划（RAMP）研究[J].浙江档案，1984（6）.

[3]薛四新.档案信息化应用系统建设[M].机械工程出版社，2006.

[4]王建国.电子档案前端管理模式探索—“档先于文”理念初探[J].中国档案，2013.

作者：徐晓玲 刘卫 崔伟 单位：兰州城市学院信息网络中心 兰州交通大学教务处