信息化管理论文：大型仪器信息化管制探索范文

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作者：陈红鲁娟娟徐锡荣单位：河海大学水利水电学院正德职业技术学院

管理流程

仪器管理涉及部门及人员多，非常复杂。仪器管理涉及的部门有决策部门、采购部门、人事部门、财务部门、纪检部门、审计部门、资产部门、实验部门；涉及的工作内容包括专家论证、仪器招标、目标考核、信息统计、共享服务、平台建设、文档管理、运行维护等。

采用一体化信息管理必须规范管理流程，明确各部门权责，管理思路才能清晰，各项工作才能顺利开展。管理流程如图1所示。使用部门向资产管理部门提出大型仪器采购申请，资产管理部门根据仪器信息数据库进行。如果同部门确认属于重复购置设备，则取消该仪器采购申请；如果不重复，则由资产管理部门进行项目立项，组织专家论证。如专家论证不同意采购，则取消仪器采购申请；如专家论证同意仪器采购，则交由决策部门根据各方面综合情况决定该仪器是否采购。如否决则取消采购申请；通过则交由采购部门进行仪器采购。

仪器采购完成后由资产部门进行登记和财务报销，并组织仪器验收，交付使用部门。资产部门依据采购申请对仪器进行效益评判，评判该仪器是否达到立项目标。人事部门对实验等相关人员的工作进行考核。教务部门和科研部门根据仪器状态安排相应的教学和科研计划，提高设备使用效率。

仪器信息数据库保存仪器全部资料，各阶段工作完成后，自动将资料传递给有关部门，并开始下一阶段的工作。仪器申请阶段的结果及专家意见自动传递给决策部门，以便决策部门及时作出正确的评判，如仪器申请被决策部门否决，则该仪器管理就此结束。

如果立项通过，仪器批复意见将自动传递给采购部门、财务部门、使用部门和资产部门。采购部门根据批复意见组织实施招标，财务部门负责经费落实和财务报销，使用部门和资产管理部门负责仪器配套设施的建设。只有规范管理流程，使各部门对自己的权责更明确，大型仪器的采购工作才能有条不紊地开展。

信息联动

自立项起，仪器便具有唯一的设备标志号，该标志号由12位编码组成，包含了申请时间、使用部门、仪器类别等信息，被保存于仪器信息库中。采购部门组织仪器生产厂家网上投标，系统将自动筛选满足技术指标要求的仪器，再会同专家组结合现场开标，完成仪器采购工作。仪器招标完成后，系统就会生成采购信息表，分别传递给财务部门、决策部门和使用部门，并生成中标通知书，传递给中标厂家，中标结果在系统网站中公布。财务部门根据采购信息表进行财务管理，支付有关费用。中标厂家根据中标通知书将设备按时送到指定地点，使用部门和资产管理部门根据采购申请组织验收。验收合格后，系统向决策部门、财务部门报告，财务部门根据验收情况表支付余款。

采购完成后进入运行管理阶段，资产管理部门负责监督使用部门对仪器进行使用维护。系统将定时发送使用情况表给管理员，使用部门在线填写有关表格，资产管理部门可查阅仪器使用情况表，掌握仪器运行状况。根据立项申请，系统按时生成仪器使用表及成果表，并与立项时申请目标进行比较，提示使用部门按时完成项目。上述信息表还报送决策部门，便于决策部门掌握仪器运行及效益情况。

管理权限

不同部门、不同岗位的职责不同。一体化信息管理系统将用户角色分为系统管理员、资产管理员、财务管理员、仪器管理员、考核管理员和一般用户，各用户根据相应权限开展工作。

系统管理员主要负责系统开发及维护，在系统中拥有最高的管理权限，可编辑其他用户权限。资产管理员为资产管理部门的工作人员，具有仪器、评审专家选择、资产管理、仪器成果查询、仪器基本状态查询、决定是否共享等权限。财务管理员主要工作是根据仪器状态安排及支付有关费用，如仪器立项通过后，财务部门建立相应的资金管理账户，根据采购合同支付费用。仪器管理员来自于使用部门，可以编辑仪器基本信息、上传仪器状态及利用该仪器取得的成果。考核管理员统计仪器使用情况及成果，判断仪器是否达到了立项申请要求，评判仪器管理员的工作量，完成仪器考核及人事考核。一般用户具有查阅仪器基本信息、预约使用仪器等功能。