电子资源项目评估体制分析范文

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1江苏省集团引进资源概述

江苏省现有高等院校110所,其中“985工程”和“211工程”学校2所,“211工程”学校9所,普通高等院校43所,其余的为高职高专和民办院校。2001年9月,江苏省高等教育文献保障系统(JALIS)启动“数字化工程”,以集团方式采购电子资源,在江苏省内建立镜像站点,向全省高等院校提供服务。2001年9月,江苏省高校图工委与重庆维普公司共同建立的省内第一个《中文科技期刊全文数据库》镜像站点,在南京大学图书馆建成并开始提供试服务。2002年11月14日,JALIS集团购买的Springer数据库开始试用。2003年3月5日《超星数字图书馆》徐州师范大学图书馆镜像点建成,3月14日对外服务。2004年陆续引进了人大《复印报刊资料》数据库、中国社会科学引文数据库、CALIS西文期刊目次数据库、EbscoHost数据库。这样以JALIS名义集团采购的中外文电子资源已达到7种。

2对引进电子资源项目进行评估的现状

电子资源以内容丰富全面、更新快、易存取、统计管理简便有效等优点深受一般用户及图书馆的欢迎,但其投入经费如何,利用情况如何,怎样才能保证电子资源的高校利用和图书馆整体资源的结构优化,保证文献经费的最大效用化合合理分配,如何对电子资源的效益评估已经成为电子资源建设必须重视的一个问题。国内外关于电子资源评价的研究已有约10年的历史,其研究的主要问题集中于评估指标的建立、相关标准的制定、期刊评价及使用统计、读者服务满意度等方面。

2•1评估指标体系

对电子资源评价指标体系或模型的研究以国内文献更为集中,国外研究一般是项目主导,因此是以实际的指标体系建设为主,而国内的探索理论居多。这方面的论文均是从不同的角度建立评价指标体系或采用不同的数理方法对电子资源进行评价。目前的评估指标未能由浅及深、由表及里深入到资源或者学科内部,造成了评估结果表面化,不能给出一个实质性的、有用的结果,对于数据库的采购没有真正起到参考作用。并且指标以定性指标为主,定量性指标太少。现在对于电子资源指标体系的研究和实践,虽然出现了电子计量的概念和实践,但是评估指标仍然以定性指标为主,指标值不是YES就是NO,缺乏可比性;即使是定量化指标也因没有确定同样的比较单位和环境,事实上也造成了定量指标的不可比性。

2•2使用统计数据的方面

对电子资源的评估,首先与其利用情况的统计信息密切相关,关键是对电子资源利用的各类网络统计数据的规范化采集与分析。目前,对使用统计数据最基本的获取方法是利用数据库商提供给图书馆的日志统计数据。目前数据库商提供的使用统计数据虽然很大部分是按COUNTER标准提供,但提供的数据存在以下问题:(1)数据库商的统计报告不能提供详细的统计信息;(2)数据库商的统计报告无法进行相同标准的横向比较;(3)数据的可靠性;(4)一些数据商不能提供任何统计报告。

2•3读者满意度方面

通过纸质和Web的调查问卷获取用户的满意度是获取电子资源利用统计数据的一种方法,但是这种方法也存在一定的问题:(1)调查问卷回收的比例较低;(2)个别调查的用户群体的结构不容易被界定;(3)用户统计收集到的常常是用户总体印象和看法,而不是真正的利用统计数据。

3如何对电子资源进行评估

集团引进电子资源的工作是个复杂的系统和过程,其成功与否,有赖于其组织管理机制的建立,包括组织机构、职责、交流机制、利益分配机制等诸多方面的建立,都要有配套的实施细则与监督制度。只有合适的制度设计与安排,才能为集团引进电子资源的发展保驾护航,确保完成资源共享的目标任务。

3.1评估的组织机构

JALIS集团采购的管理框架是由JALIS管理中心主导全局大政方针,并委托电子资源建设与评估小组负责实施具体工作。电子资源建设与评估小组的工作经省高校图书情报工作委员会文献资源建设专业委员会讨论,提交省高校图书情报工作委员会办公会议研究决定,并接受各成员图书馆的评估,如图1。(1)JALIS管理中心。JALIS的组织形式是在江苏省设立了8个学科和地区中心,形成了“省中心—地区中心—高校图书馆”三级文献信息保障网络环境。集团采购的具体工作由JALIS管理中心负责,为工作方便,设JALIS电子资源建设与评估小组,小组成员(包括组长)由JALIS管理中心聘任。集团采购的具体工作由电子资源建设与评估小组实施。(2)电子资源建设与评估小组。根据江苏省JALIS“九五”期间电子资源建设的实践经验,经江苏省图书情报工作委员会同意,JALIS在“十五”期间成立了电子资源建设与评估小组。该小组由南京大学、东南大学、南京理工大学等高校图书馆的主管资源建设的馆长或副馆长组成,主要负责与有关数据库商的接洽、谈判,对有关数据库进行评估,提出江苏省高校是否试用、以何种形式使用有关数据库的意见和建议。(3)文献资源建设专业委员会。文献资源建设专业委员会是省高校图书情报工作委员会的文献资源建设的专家成员,主要讨论电子资源建设与评估小组将数据库相关的采购意见和建议,提交省高校图书情报工作委员会办公会议研究决定,如果决定采购,将相关方案提交给JALIS管理中心。(4)成员图书馆。成员馆获取集团采购的相关信息,并决定是否采购。如果决定参加集团采购,成员馆就要认真履行承诺的协议事项,对集团采购的电子资源提供反馈意见和改进建议,组织参与JALIS管理中心和数据库商提供的相关培训,参与宣传推广JALIS管理中心的服务。一般来说,一个集团采购项目始于电子资源建设与评估小组,经过调查研究后如成员馆达成共识,小组就起草与项目有关的采购方案,提交省文献资源建设专业委员会审查讨论。经过认证的方案被推荐给JALIS管理中心实施。

3.2评估的内涵

高校图书馆电子资源的后评估,是对电子资源评估体系中相对于资源采购前的预评估而进行的有关资源使用情况的评估。图书馆电子资源的后评估,是从用户使用的角度,对电子资源系统的内容、功能进行重新评估,对电子资源的用户访问情况、利用效果情况进行调查分析,从而重新审视电子资源的质量、图书馆资源建设投入的经费、效益,并以此作为修正图书馆资源建设的科学决策依据,调整图书馆后续购买、开发电子资源的策略,向电子资源提供商提供改进服务的意见。

3.2.1选购前评估

在引进数据库时必须成立一个专家团队对电子资源进行评估,这种评估在引进前包括前期评估和二次评估两个部分。前期评估是在数据库商向集团推荐数据库的时候进行一个评估,包括数据库出版商或数据库提供商的情况简介、数据库介绍、收录的文献类型、收录文献数量、收录的年代情况、收录文献学科分布情况、被核心出版物收录情况、内容的更新速度、与已引进的同类数据库的重复情况、现有用户情况、价格模式、数据库访问方式、存档情况以及售后服务等内容。二次评估是试用结束后,在试用统计分析的基础上进行的评估,包括内容、需求、价格、成本、检索系统、服务和使用等方面以决定是否引进以及引进时的购买方案等内容。

3.2.2质量评估

信息资源建设与管理电子资源种类繁多,质量层次良莠不齐,这要求集团采购过程中时时进行电子资源质量的监测和评价,建立对电子资源质量评估的指标体系。电子资源质量评估一般从以下几个方面着眼:

(1)数据库系统的评价。从传输和使用模式、检索界面、检索功能、检索结果、辅助说明和使用统计等方面全面衡量。

(2)电子全文质量评价。主要包括:①内容是否完整,图、表、特殊符号等是否都具备;②图像和文字是否清晰可读;③文本格式是否标准,文字语句符合基本语法,行距、换行正常无干扰字符,标题明确而概括,章节间有逻辑性和连续性;④图像是否保留原始文献的风貌;⑤目录、摘要、索引、参考文献是否具备且完整、准确;⑥是否提供链接至文献内章节、参考书目、附录等;⑦信息的时间、最后修订和更新的时间、有无标注。

(3)“使用许可协议”评价。包括协议的使用限制是否合理,是否能够被接受,是否会对正常使用带来不便,是否允许馆际文献传输服务,拥有哪些永久性的权益,同时,提供商对协议的执行情况,也是协议评价中十分重要的内容之一。

(4)价格评价。与纸质和其他形式的资源相比,电子资源的价格较高。不同的电子资源类型,各有优缺点,在综合性能价格比的基础上,确定一个合理的都可接受的价格。由于电子资源的特殊性,在考虑价格的问题时,还要考虑到电子资源未来升级或版本更新,是否需要额外的费用,额外费用是否合理,额外费用与版本改进所带来的服务是否合适。同时,服务器、存储设备以及管理软件的升级换代所需要的费用也是非常昂贵的,都需要考虑到价格因素之内。

(5)电子资源提供商评价。主要评价内容包括:①电子资源出版机构的规模及信誉,生产商、商是否可靠,综合实力及历史发展情况,是否进行商业化运作;②权威性,是专业的学术机构还是大学的组成部分,编辑者的个人资历、学术水平、研究领域;③客户服务水平,包括服务质量、态度、服务周期、服务方式是否能达到满意,是否能够随时处理突发事件;④免费试用期,时间的长短,试用期间的服务项目、服务内容以及试用期间的服务与最终的服务是否始终保持一致;⑤使用培训,培训所需费用、培训效果、培训周期;⑥后续服务,数据库更新或新版本的持续支持能力如何,售后服务如何。

(6)整体评价。对以上各项目进行分项统计评估,采用定性和定量相结合的方法,对拟购和已经采购的电子资源进行综合全面评价,确定其等级为优良、一般甚至不予考虑,然后根据实际需求情况和经费状况决定最终购买与否。建立一个科学的电子资源质量评估体系,将有利于合理、优化地发展图书馆电子资源乃至整体资源建设,具体可以归纳为以下几个方面的作用:评价电子资源的内容,确定其是否符合本馆用户需求,是否是权威性数据库,是否适合采购或续订;促进电子资源的整体优化建设,调整电子资源的学科分布,调整参考数据库、全文数据库、事实数据库、电子期刊、电子图书的比例,使其结构逐步优化,更大程度地符合用户需求;提高电子资源的利用率,通过对电子资源结构的调整和使用情况的分析,促进检索服务、咨询服务、培训服务的开展,使电子资源及其服务更符合用户需要,从而提高其利用率,降低成本;了解用户需求,调整建设方向和服务内容;评价相关服务,包括出版商对图书馆、图书馆对最终用户的服务的评价,这种评价对电子资源的采购以及图书馆如何开展服务都具有很大的影响力。通过评估指标体系的评价可以使传统出版物的建设得到合理调整,使传统出版物与电子出版物的建设逐步结合,更科学、合理、整体化地发展图书馆馆藏。

3.2.3效益分析

电子资源有投入,也有产出。通过对电子资源进行使用效益分析,可以使集团和成员馆正确地认识到不能盲目地、不计成本地去获得和使用电子资源。正确地分析、评价其成本、效益,使其成本得以补偿和回收,这样才有利于电子资源的健康发展。对高校图书馆全局而言,应加强采购协调,尽可能多地扩大资源覆盖面,各馆之间通过代查代检和文献传递来互通有无,在版权协议允许的范围内最大限度地提高资源利用效益。每一个数据库在组团时,切忌片面追求集团的规模,开始时宁小毋大;牵头单位在组团时应本着“自愿”的原则吸纳成员,特别要注意提醒新参加的中小馆,充分考虑本校的网络条件、学科状况和潜在的需求,不要盲目跟进。组成集团采购要立足于本国或本地区的特点,以达到以下的预期效益:①极大丰富本国或本地区电子资源,文献保障率大大提高;②电子资源管理与服务技术与国际先进水平相适应,建立高素质的技术队伍;③形成一支高素质的电子资源引进的队伍;④提升图书馆的影响力和学术地位;⑤为教学和科学研究服务,提升我国的科技创新能力。