项目管理中招标采购探讨范文

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摘要：进入21世纪以来，招标采购已逐渐成为一种主流采购方式，被广泛地应用在多种行业、多种领域以及国际合作项目中，其作用已成为推动社会发展的主要动力。招标采购是采购管理中一种重要的采购方式，是项目管理中的重要环节，具有唯一性、一次性、周期性等属性，因此，可以利用项目管理的知识进行分析，采用项目的管理方式进行管控。本文运用项目管理的知识，结合公司特点分析招标采购流程中的各个重要环节，深入分析招标采购中的关键点，对可能影响招标的时间因素和质量因素进行挖掘，优化公司招标采购项目管理工作，形成管理制度的闭环管理，为同类型的项目采购提供借鉴和参考。

关键词：采购;项目管理;工期

1新源公司介绍及相关概述

1.1公司概况

国网新源控股有限公司(以下简称“新源公司”)每年至少开工建设两个工程项目，动态投资达几十亿元，建设周期6～10年。新源公司筹建期和基建期单位均面临或涉及大量的前期调研、设计监理、土石开挖、基础建设、设备采购、调试、运营管理等各类活动。新源公司根据采购计划进行项目分解，将相同或类似的项目按照批次进行分类，统一组织招标或者非招标形式的采购活动。招标采购时间从4个月到5年不等。本文重点内容是介绍招标采购过程中的任务分解、项目进度管理的分析。

1.2研究对象

结合招标实际情况，新源公司按计划进行采购，招标采购与非招标采购均需主要完成以下任务。(1)启动阶段：综合计划编制与调整，表述编制及审查，招标准备工作。(2)规划阶段：开标准备工作、工期、质量、成本、风险管理目标设定。(3)实施阶段：开标及评标工作、工期、质量、成本风险控制。(4)收尾阶段：完成评标任务，与供应商进行合同谈判和签订、退还保证金，招标采购后开展分析评估工作。

1.3采购理论综述

采购是指商品流通过程中，政府、企事业单位及个人为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、数量、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程[1]。1.4项目管理理论概述项目管理(ProjectManagement)就是把知识、技能、工具和技术应用于项目各项工作之中，满足或超过项目利益相关者对项目的要求和期望[2]。1.5招标采购与项目管理的关系招标采购工作具有项目的属性，招标采购工作本身就具有一般项目的特征，即特定目标的唯一性，临时的一次性，渐进并逐渐完善的周期性。完成一次招标采购任务也同样涉及综合、范围、时间、质量、费用、人力资源管理、沟通、风险，甚至也包括资源采购各方面的管理任务。

2公司招标采购的现状

随着新源公司跨步式发展，每年新源公司新增项目2～3家，年动态投资数十亿元，加上以前的运营单位，新源公司招标工作体现出以下特点。

2.1项目明显增多

每个新建项目开始施工建设，需要开展设计、监理、基建、设备等几个主体标段的招标工作。而生产运营单位主要是生产运行、设备检修、后勤维护的招标工作较多。根据不同的招标需求，合理安排相应批次的招标时间，保障项目顺利开展。

2.2招标时间把握不是很理想

由于国内开展招标范围刚刚扩大，许多以前不招标的项目已经纳入招标范围。而各个供应商水平参差不齐，市场信息不对称、资质要求不同，造成许多厂商未能正确投标，或者通过资质审核的厂商不足3家，造成流标、废标、二次招标现象频繁出现，一般招标项目从编制标书到合同签订一般在125天左右，一旦发生流标、废标情况，项目工期将相应延长一个月甚至几年。

3招标项目进度管理

从工期目标来看，新源招标项目时间跨度较长，其结果对工程后期建设有着决定性的影响。因此，按期完成招标项目，保障招标工作顺利进行，确定招标结果成功，且招标结果满足业主特殊要求是招标项目必须达到的，合理的估算和安排招标进度是确保招标工程按期完成的前提保证。

3.1招标项目活动时间的估算

国网新源控股有限公司的招标采购管理，技术支持人员和项目经理利用丰富的知识，采取专家判断法与类比估计法对招标时间进行估算。经过研究探讨，得出时间估算结果如下。招标准备工作，估算工期为45天，主要内容是确定招标计划。招标工作，工期30天，招标公司根据招标准备工作开展相关工作，编制招标文件；开标与评标工作，工期6天，根据招标情况决定开标；定标与备案，工期14天，新源公司根据推荐定标并留档备案；合同签订，工期30天，项目公司；与供应商谈判签订合同。上述工作就是项目的主要工作任务，具有前后的连续性，其他工作均穿插在相关工作之中。新源公司的招标采购流程一般需要经历125天，因此，务必要提前做好项目准备工作。针对招标项目进度目标控制主要内容包括项目的立项与划分、标书文件编制、审定时间、标书文件发标时间、开标、评标、定标时间的确定以及合同谈判时间的掌握。

3.2项目工期进度目标分解

在项目工期目标的控制上，除了建立工期控制总目标以外，还要根据项目的实际进度，对工期目标深入分解，设定短期目标，在项目实施中分别控制。我们将招标过程分为招标文件编制、审查流程、招标公告流程、评标专家管理流程、开标流程、评标流程、定标流程及评标结果流程，共7大流程20项工作任务，通过工作分解结构，我们分析出招标项目是一个典型的按照子项目划分的结构，因此，我们将项目工期进度目标进行分解，可以按照子项目设立分目标的方式进行。在此基础上，我们将每个子项目进行进一步的细化分解，明细情况如下。第一步：编制招标计划(15天)，编制招标文件(30天)，编制标底或限价(5天)。第二步：招标公告(或邀请招标)(1天)，开展资格预审(4天)，确定资格预审(2天)，招标文件发售(7天)，投标准备会(2天)。第三步：组建评标委员会(2天)，开标准备(2天)、开标(1天)、评标(5天)、评标报告(1天)。第四步：招标情况报告(7天)、中标候选人公示(7天)、中标通知书(30天)。第五步：编制合同文件(20天)、协助合同谈判(5天)、合同备案(2天)、投标与履约保证金(10天)。通过上述管理，我们将招标总工期分解到每一个项目任务中，明确了工期进度要求，安排了工期顺序，便于对工程进度和关键点进行管控。

3.3项目工期进度跟踪与控制措施

有了工期项目分解，各级管理人员就可以参照项目工期目标和进度计划，对项目进展情况进行执行和控制，及时发现项目进度偏差，积极纠正，保障招标项目工期进度顺利完成。

3.3.1建立以项目经理为核心的项目工期控制组织

项目经理作为项目的全面负责人，需要按照预算和工作范围以及所要求的性能水平推动招标工作进展，并尽力完成招标任务。从招标计划编制的开始到投标保证金的退还，项目经理都要管理日常的项目实施工作。招标项目中，不同角色的工作人员体现了不同的价值职能。对于工期控制而言，不同部门的工作体现如下。评标委员会：评标委员会的成员来自新源公司、项目单位、招标机构以及评标专家，他们负责整个招标项目总控制。熟知项目招标立项、标书编制、标书会审、发标、开标、评标、定标等过程，经验丰富，熟悉现场，具有较强的责任心。按照招标进度参与招标中的任务。专业归口部门：根据实际招标内容，区分招标对口部门，参与标书的审核工作，确保按期开标。项目单位：项目招标实际需求人，对标书编制尤其是技术文件的确定具有关键作用，是项目工期要求的决定人。投标人：根据法律规定，是投标过程中的参与者，自然成为了监督人，对发标开标时间、定标时间进行监督。招标机构：对招标整体项目提供项目经理人员以及服务人员保障，对招标文件商务部分编制起主要作用。通过全流程项目管理，实现了工期环环相扣，工作人员职责分明，相互监督，促进工程顺利进行。其缺点是项目经理作为总协调员，与众多机构和个人沟通协调，容易出现多重矛盾。因此，实际操作过程中，应给予项目经理更多的权利，在不违反纪律的情况下，在总费用控制内，开展管理工作。

3.3.2建立招标项目工期进度控制信息交流平台

根据主索引，将招标流程分成招标准备工作、招标工作、开标与评标工作、定标与备案、合同签订5个阶段，每个阶段结束后，项目经理人根据项目的进度，填写进度报告，对进度的控制以及完成率统计汇总，及时与评标委员会、项目公司及其他项目经理沟通，通过采用不同赶工手段，确保工期顺利进行。

4公司招标采购过程管理方案的实施效果

国网新源控股有限公司招标采购过程是一个较复杂的项目管理工作，本文对项目的工期管理、质量管理和风险管理进行了分析研究。在理论和实践过程中，我们对招标项目管理进行分析，检测实际管理提升。招标进度管理提升效果是这样的，即根据新源公司安排，2009年国网新源公司组织公开招标13个批次，共计455个项目，平均每批次项目时间为36天。为保证工期进度，各项目经理平均同时分管3个批次的项目。2010年新源公司开展招标14个批次，组织能源公司项目5批次，共计608个招标项目，平均每批次项目时间仅为20天。各项目经理平均分管批次高达4个，通过工期管理、人员编制调整，新源公司招标工作得以顺利开展。根据招标项目进度分解明细表，各单位根据新源公司采购计划结合招标批次与进度，统筹时间安排，倒排工期，及时报送采购的招标文件，及时参与招标文件会审，按时联系中标单位进行合同谈判，为本单位采购所需提供时间保障，便于各单位进一步开展经营业务。根据招标项目进度分解明细表，招标公司可以更好地控制招标采购进度，适时督促推进招标项目活动，及时有效地与项目单位或者新源物资部沟通，确保各批次的招标采购计划顺利进行，避免因个别单位延误时间导致全系统招标项目的延期。充分利用招标规则，尽量提前发标，如果遇到不满三家的投标项目，立即联系项目单位积极联系供应商参与标书购买或投标，减少流标等导致二次招标的情况。按时筹划开标准备工作，有序安排评标专家参与评标，确保开标时间、地点准确。通过2009年和2010年招标采购的对比，计划编制和标书编制时间从平均45天缩短到30天，发标时间从30天以上缩短至28天，定标时间由平均14天缩短至11天，合同谈判签订从30天缩短至20天左右。招标采购时间由原来的125天缩短到现在的95天，时间效率提升了24%，这对推进招标工作的开展提供了最有利的保证。由于有了明确的工期安排，各参与单位能够提高效率，缩减工期，确保生产工作顺利进行。

5结语

通过对招标项目的深入研究，我们采用完善的管理方法，运用项目管理知识对招标工作进行系统梳理，通过2009年和2010年招标采购实践的对比，招标工期得到了有力保障，招标产品的质量、项目公司满意度均有明显上升，法律风险下降。新源公司招标业务范围越来越广泛，专业水平越来越高，已经具备了创建行业标准的基础，并着手编制了项目建设方面的标书范本，对类似招标具有指导意义。

作者:王勋 何颖珊 单位: 国网新源控股有限公司 河北丰宁抽水蓄能有限公司

参考文献:

[1]孔晓.项目管理与招标采购[M].北京:中国计划出版社,2009.

[2]宋伟.项目管理学[M].北京:人民邮电出版社,2008.