实物与声像档案的数字化管理范文

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摘要：

信息化技术的飞速发展，带动了信息的高速传播，信息量也呈现出了几何递增的趋势，大数据时代随之到来。在大数据背景下，档案管理呈现出数字化管理的特点，传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言，如何适应大数据时代的要求，做好实物与声像档案的数字化管理，是需要重点研究的课题。笔者结合大数据时代的特点，对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词：

大数据时代；实物声像档案；数字化管理

由于档案是一段时期的写实，公司可以通过保存的档案还原当时的发展状况，对于以后的经营管理来说，有很大的借鉴作用。而当前大数据的到来，给了纸质档案管理很大的冲击，特别是纸质档案管理以前就存在的问题，现在更是被放大，甚至出现难以解决的局面，这就给大数据信息管理带来了发展空间，并弥补了纸质档案管理的不足之处。

1大数据背景下的档案管理特点

1.1大数据时代的特点

现在互联网上浏览的任何页面，都会留下一定的痕迹，而大数据不仅在浏览记录中留下你的信息，还包括你所看的网页，都会被大数据所收集。由于现在是信息时代的天下，因此各种新的互联网产业也是聚集出现，提到大数据，就不得不说到数据的容量。由于互联网上存有的数据越来越多，而大数据不仅要将这些数据收纳在内，还要有更大的空间冗余继续发展变大。而在传输的方式上有多种模式，上传的内容上也是各种各样，不会是单纯的文字内容，更多的是视频、语音等内容。其特点首先就是大，大到一种难以想象的地步，其次就是信息种类的多样化，最后就是传输速度快，虽然这些便利可以轻易看见，但也存在一定的问题。

1.2数字化档案管理的应运而生

大数据时代，在信息化技术飞速发展的影响下，档案信息逐渐向着数字化的方向发展，数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比，数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群，能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集，通过数字化加工存储，形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质，可以看作是对数字信息进行存储的数据库，可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储，用户能够通过连接网络的终端设备，随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展，信息存储方式也在不断变革，相比较传统的纸质载体和胶片载体，在存储同等数量信息的前提下，电子存储设备的价格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势，也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言，在实物、声像档案中实现数字化管理，应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

2传统实物、声像档案管理面临的问题及挑战

大数据背景下，档案信息化工作将会面临巨大挑战。大数据有5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）、Veracity（真实性）。同样，馆（室）藏数字档案也具有以下特点。一是数据类型复杂。馆藏数字档案包括文本、音频、图像、视频等多种形式。二是存储容量大。现在大型企业档案馆（室）藏量已由GB向TB、PB发展。随着企事业单位信息化建设的不断推进，在产生大量需归档的电子文件的同时，也给档案开发利用带来了新的问题：如何在海量数据中利用档案资源，如何在海量数据中抽取和挖掘有用的信息和知识，如何在海量数据中快捷自动地进行档案资源二次开发并提供利用，这些问题将是数字档案馆建设过程中比较突出的矛盾。

3大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

档案的管理首先就是方便被检索，而现在随着数字化时代的到来，几乎所有的信息都可以被编码成一堆数字信息，不仅可以储存，还可以发送，在这种应用背景下，只需要开发相应的管理软件，就可以将信息进行很好的管理，实时地进行还原，就数字化的完成的情况来看，可以有以下几种方式来录入。

3.1数字化采集

任何数据的转换都离不开采样，编码，发送这几个最基础的步骤。数字化的采集更是简单，以传感器为采集口，将所扫描到的信息直接发送到接受端，进行管理，而那些照片，多一道步骤就是进行分解处理，由于照片等独特的处理模块，就注定了信息的采集要慢一步，但所有的视频图像信息都要被编码成数字信息，进而在整理采集到的信息，最后把档案存到被检索的那端。

3.2数字化处理

在将信息的采集做好之后，便迎来了信息的处理工作，都知道机器语言的单一性，不可能使它像人一样自我识别信息，而二进制机器语言使它唯一认可的语言，因此，需要将所有采集好的文本。图片、语音，做出数字化处理，方便机器接受。并且在完成处理之后，还需要对这些采集的信息做出编码标记，由于所有的信息都被编码成数字，同一数字有千万种可能的数据意思，这就需要做出数据的编码，但编码也要根据关键字词来进行处理，还有一项工作注意的是，编码工作的巨大与枯燥性，需要编码人员细致耐心的工作态度，这就要求档案管理的工作人员将自身的素质提升，可以适当的参加一定的培训，以此来增进自身的业务能力，这样就为日后的检索人员提供了极大的帮助。

3.3数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在实物、声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如，在企业档案管理中，结合企业经营管理的实际需求，可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库，而为了进一步提升数据库的使用价值，在对在线数据库进行建设时，必须结合实际情况，采取针对性的措施，严格依照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。另外，考虑到实物、声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。

4大数据背景下档案利用实践

在过去的几年内，国内相关公司将数据挖掘管理系统应用到相关的网络管理中，特别是数据管理系统的使用，给相关企业带来了很大的便利，在应用这项技术之后，就发现了该数据挖掘管理系统的优势，在查找上领先于很多的以前的数据管理系统，并且具有以下的几点管理优势。就应用数据管理的企业报告反馈中，最大的优势就是想将数据挖掘与语音识别技术相结合，不再以传统的文字索引来查找数据，仅仅应用语音便可得到相应的数据，这给文献检索提供了极大的便利。其次就是增加了大致语意索引，在输入相关关键字之后，便可索引出一大篇有关内容，不用再像传统数据一样，可能索引出不相关的文献，此技术就避免很多麻烦，给索引带来了更多的方便。然后就是档案的同一归档，不仅可以在本地区查询本地区的相关文档，还可以跨地区查询，特别是当前落后的西北地区，查询档案还是根据以前的方式，不仅需要很大的功夫，还需要更多的时间，而在应用此技术之后，可以瞬时查询发达地区的相关文献，省下很多的功夫。紧接着就是视频音频档案的查找，要知道每一份视频音频档案的查询是不容易的，需要挨个打开查看是否是想要查找的内容，而在使用该技术之后，通过分类工作人员的编码，编为文本档案，这样的查询就方便多了，再加上关键字的索引，可以瞬时查到需要的内容。最后就是档案的归类，由于系统已经处于自动编码，将编码的内容转化为相关文字，再档案持续更新的情况下，仍然可以保持原有档案的不变，还在编码的效率上也比传统的数据管理有很大的进步。

5结语

不管怎样，新的数据时代到来给传统的档案管理弥补了不足之处，还进一步的推动了档案管理的步伐，朝着一个新的管理模式迈进，大数据信息的全面触及档案管理，给纸质档案管理带来了很大的影响，特别是档案的检索，从简单的手工查询，到方便的数据索引，都是大数据的优势，而档案的工作人员也需要提升自我管理职能，将新的大数据管理做好。

参考文献：

[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察,2016(1):69-70.

[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2014:55-57.

作者:徐玲 单位:国网宁夏宁东供电公司