探究资源产业会计电算化档案管理范文

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会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。兖矿集团公司是以煤炭、煤化工、机械加工和煤电铝为主导产业的国有特大型企业，是全国百家现代企业制度试点和家企业集团试点单位，至今已有40余年的开发建设历史。近年来，通过在全集团公司推行会计电算化，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻了财会人员的劳动强度。伴随着会计电算化的实施，管好、用好会计档案，推进会计档案管理信息化已经成为企业会计电算化改革和发展的客观需要，成为时展的必然。

一、会计电算化档案工作的内容

1.机制会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2.机读会计档案。包括以机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

3.计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

二、会计电算化下档案管理特点

1.扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。

2.会计电算化档案的使用软硬件环境有所改变。

传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

3.会计电算化档案对安全性、完整性要求比较高。这主要是由于会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。同时，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

三、当前煤炭企业会计电算化下档案管理存在的问题

1.会计档案保存不够完整、规范。电算化会计虽已实施，但仍有一些财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

2.会计档案管理的软硬件建设相对滞后。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；有些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案房；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此存在的潜在风险也非同小可。

四、加强煤炭企业电算化会计档案管理的对策

1.健全和完善会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与煤炭企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的单位，应当设专人保管，落实工作责任。新晨

2.创造条件改进软硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；选用功能符合本行业、本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，利于互联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

3.加强会计数据的软盘备份管理。根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续；用于备份的软盘必须妥善保管；备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

4.加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理，以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。