信息结构企业组织效率范文

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摘要：信息结构是组织对信息处理、利用与分配的一种机制，不同的组织选择不同的信息机制，其组织效率也就存在差异。本文在讨论组织效率相关影响因素和企业信息结构特征的基础上，从环境状态、知识特征以及结构等视角，分析信息结构与组织效率的关系，比较了四种最基本信息结构的组织效率问题，力求为企业组织的信息进行有效管理提供指导。

关键词：信息结构；企业；组织效率

一、引言

从信息角度研究组织效率问题已经有大量的成果，但主要集中在信息资源管理方面，而且大多还是与信息技术结合来考虑问题的，较少将企业组织的信息产生、传递和分配与企业组织分工合作的模式以及组织决策和知识特征相联系。在这方面比较有代表性的研究是哈耶克，他从知识和信息的视角对企业组织效率的作用方面分析了知识和信息以什么方式进行分配能更好地协调成员之间的行动，但强调的是信息和知识与决策权的匹配问题。日本学者青木昌彦(1995)在提出六种企业信息结构的基础上，从成本角度讨论了不同信息结构的效率问题。论文百事通但是，该研究仅就企业业务单元之间的协作关系进行讨论，没有考虑各业务单元任务性质、工作流程和目标的差异，尤其是知识和认知能力的差异。

企业组织可以看作为一种信息获取、处理与利用的机制，即信息机制或信息结构。不同的企业由于知识和认知能力，以及信息传递、分配和处理方式的差异，反映在竞争优势、市场绩效等方面将是不一样的。更何况，信息是不确定性的负度量。因此，信息机制或结构就成为组织运作效率的一个关键因素。所谓信息结构，是系统或组织中由谁观察信息，观察什么信息以及信息分配的方式。按照参考文献[5]的描述，信息结构是由决策单元信息函数构成，并由决策前提控制的一种信息分配方式。其中，信息函数是由决策主体技能、经验等专门知识或组织通用知识组成的，决定着决策主体对信息认知和处理的能力。由于组织的运作受到目标、任务、环境等多种因素的影响，不同的组织可能选择不同的信息结构。但是，没有任何一个单一的信息结构无论在哪种场合与其他形式相比都具有优势。因此，本文着重分析不同状态下信息结构与组织效率的关系，比较了四种最基本信息结构的组织效率问题，力求为企业组织的信息进行有效管理提供指导。

二、企业组织效率及其影响因素

企业组织效率由两个部分组成(Farrell，1957)：一是技术效率，反映一个企业从一定投入获得最大产出的能力；二是配置效率，反映一个企业在各要素各自给定的价格和既有生产技术下最优比例利用这些要素的能力。由于企业是由人组成的，人的行为的不稳定性将对组织效率产生较大的影响。因而，在Farrell所提出的两种效率基础上，哈维?莱宾斯坦于1966年提出了X效率理论。X效率是涉及组织中人的行为调整、激励与制度安排的一种组织效率，是一种非配置效率，也是对传统效率理论的批判、继承与发展。因此，企业效率包括技术效率、配置效率和非配置效率。通常，关于组织效率，人们往往从纯效率角度来讨论效率，易忽略的一个重要因素，即组织目标。一个组织的运作只有与组织目标相关联才是有效率的，离开了组织目标，也就无所谓组织效率以及效率的高低。因此，组织效率既是组织在既定目标导向下对人员、技术、信息、知识以及机制的选择，也是组织对既定目标实行的一种能力。

企业组织是一个开放的系统，为了实现既定的目标，他必须不断与其生存的外界环境进行信息、物质与能量的交换。并根据环境的变化，不断更新技术和知识，调整人员和资源配置。因此，影响组织目标实现效率的主要因素有：

1.外部环境因素。外部环境是企业组织生存的基础，如用户市场、供应商、技术、人力资源，以及宏观经济、政治等。企业在一定的环境状态中设定组织目标，并通过组织相应的资源予以实施。当环境状态比较稳定，环境因素对企业组织目标实现，即效率的影响不大；当环境状态动荡不定，不确定因素较多时，企业就必须要有应对措施，调整资源配置和相关的政策与策略，甚至调整目标以适应环境变化。因此，动荡的环境对企业组织效率的影响较大。尤其是不确定的环境状态，对企业组织的信息获取、认知、处理以及分配方式影响较大，进而影响组织目标的实现。

2.技术与知识因素。技术与知识是现代企业的重要资源。先进的工艺技术、设备和方法，可以使企业降低成本、提高质量；知识与经验的积累和利用是创造力、成长与竞争优势的基础。知识不但能促进技术更新，而且是有效决策与资源合理配置的重要因素。企业知识理论已表明，企业间的效率差来源于知识的差别。理论界也有共识，企业的核心能力来源于知识。因此，知识的存量、类别以及开发与利用是影响组织效率的一个关键因素。

3.结构与制度因素。结构因素涉及到组织结构、知识结构、决策结构与权力结构等方面，是企业组织在既定目标下的一系列任务分配、组织协调、计划设置等的制度安排。合理的制度安排能通过权威链的控制、有效的沟通与协调提高组织行为的稳定性和一致性，有利于组织目标的实现。合理的结构设计和制度安排对企业的整体运作效率有着重要的影响。通过监控与协调的有效结合，配合以合理的激励机制与信息交流方式，进而提高企业的组织效率。

三、企业信息结构概念

根据团队理论，团队的预期效用在很大程度上依赖团队的信息结构、环境状态的概率和决策问题上的结构等因素，而信息结构在很大程度上取决于团队观察和交流的方式。团队成员在选择一个行动之前，各个成员m都接受到一个信息信号，该信息信号由环境状态s决定，即ym=ηm(s)。其中，ηm就是团队成员m的信息函数，它实际上表示成员对环境状态信息的理解、消化、吸收和处理的能力。于是，团队的信息结构可描述为：

η=(η1，η2，∧，ηm)

其中，η1、η2等为团队成员的信息函数。信息函数可以看作知识的一种存储载体，知识的积累在于信息函数处理信息的类型。按照西蒙的决策分类是：程序化决策和非程序化决策。程序化决策是针对组织内部经常性和日常活动的决策。非程序化决策是针对组织内部不确定性活动的决策。在长期的经济活动过程中，当非程序化决策不断重复，决策主体就会不断积累相关知识和经验，使得这种决策不断固定化和形式化，最后变为程序化决策。由于决策主体的业务性质以及环境因素的差异，有些决策主体面对不确定性活动较多，其知识和经验的积累更有利于做非程序化决策；有些决策单元面对不确定性活动较少，其知识和经验的积累更有利于做程序化决策。因此，各信息函数不同知识的特征是信息结构在结构上具有多样性的一个重要因素。

团队成员通过信息函数将环境状态信息转换为策略信息，这个过程实际上是决策的过程。根据信息科学原理，决策过程可以理解为信息再生过程。信息再生就是对充分的信息、必要的知识、决策的目标进行综合的运算，形成用于指导问题求解的策略信息。按照西蒙的组织决策过程理论，决策是一个从前提到结论的动态推理过程。而决策前提又可分为价值要素和事实要素两个部分。价值前提是指与决策目的相关的知识和信息。事实前提是指与实现决策目的相关的行动方案及其环境等的知识和信息。由于决策前提是组织当前既定的涉及目标、职权以及业务性质等知识和信息，它将决定组织中不同决策主体信息处理的权限与类型，以及决策主体之间的协作关系。因此，决策前提给定的方式和程度将是影响信息结构构成方式的一个关键因素。根据团队理论中的描述，企业信息结构可以表达为：企业信息结构是在决策前提控制下由不同知识特征的信息函数所构成的一种信息分配机制。

四、不同信息结构与企业组织效率

不同的组织选择不同的信息机制，其组织效率也就存在差异。当环境状态发生改变时，企业获取信息并通过信息结构进行信息分配和处理，以便进行及时有效的决策。在这一过程中，知识是一个关键因素。只有信息的准确认知并结合原有知识的运用，才能达到信息再生，产生策略信息，达到决策的合理性和科学性。同时，知识的积累是通过不断的信息认知产生的，而这又与环境状态密不可分。对于不稳定的环境状态，决策主体面对的非程序化决策会更多；反之，程序化决策会更多。这样，决策主体认知信息的类型不同，其积累的知识类型就会存在差异。而且，信息在组织内部的合理分配与传递不但与决策主体知识类型相关，而且还与组织的决策前提相关，如职权与职责的安排、组织程序、目标与计划等。更何况，决策前提不仅是作为决策主体所利用信息的一部分，而且它能起到控制的作用，使得各决策主体行为达到一致性。环境状态特性、知识类型与分布特征以及结构上的因素共同决定企业组织的信息结构，因而信息结构的选择将从技术与知识积累及运用、资源配置与任务分配、决策与行为等全方位影响组织的运作效率。由于企业在知识特征和决策前提等方面存在差异，企业信息结构将呈现出不同的形态。为了说明信息结构与组织效率的关系，本文从参考文献[4]选取四种基本的形态进行讨论。

1.集中信息结构与组织效率。集中信息结构是管理部门对环境状态做出事前预测来设计业务单元的工作流程与规则，并给定详细的工作计划。业务单元之间只有事先设计好流程方面的信息传递，基本没有交流，所有异常突发事件均由企业管理部门集中处理。该信息结构要求业务单元的作业流程高度的程序化，尽量不做事后的信息处理。如果环境状态稳定性高，异常突发事件就会相对较少，管理部门的经验知识基本上就能处理好这些信息。而且，在相对稳定的环境状态中，对于这种信息结构，业务单元的知识积累也相对较少。因此，对于环境比较稳定、产品与生产技术含量较低的情况，选择这种信息结构的企业就会具有相当高的效率。

2.横向信息结构与组织效率。这是所谓典型的民主式信息结构，业务单元能部分参与企业管理。当一个影响组织整体的异常事件发生时，管理部门和业务单元都能观察到。管理部门或自己处理或通过协调分配信息。而通常的情况是，业务单元能够通过单元之间信息交流与共享进行现场协作处理。对于稳定性较差的环境状态，业务单元能够通过不断的信息认知获得知识积累，并通过知识与信息的交流与共享，达到对异常突发事件的快速反应，因而具有较高的效率。但是，在这种情况中，如果产品与生产技术已经标准化，单元之间的沟通与协调要求降低，业务单元所积累的组织通用知识可能就难以应对局部的突发事件，因而就会导致局部目标与整体目标难以保持稳定的一致性，就会产生效率问题。因此，对于环境状态稳定性不高，而且生产技术标准化较差，企业选择横向信息结构就会具有较高的效率。例如，面对用户多样化需求的制造企业，选择横向信息结构就会带来较高的组织效率。

3.纵向信息结构与组织效率。这是所谓等级分权制信息结构，业务单元具有较强的专业化特征和相对的独立性。当一个影响组织整体的异常事件发生时，通常由管理部门利用其经验知识从组织全局角度进行考虑和解决。对于局部的异常事件，则由单元利用其因专业化形成的专门知识和技能独立进行解决。如果环境状态比较稳定，异常突发事件就会相当少，管理部门应有过经验知识基本上就能处理好这些信息；反之，则不能。而且，由于业务单元缺乏组织通用知识，难以从全局的角度看问题，因而就会导致目标不一致情况的出现。就业务单元来看，由于具有较好的专业化知识与技能，能够应对技术相对较复杂的专门任务。从组织整体来看，如果产品与生产技术已经标准化，就正好适合单元之间交流与沟通较少的状态。因此，对于相对较稳定的环境状态，而且生产技术标准化较好的条件，企业选择纵向信息结构就会具有较高的效率。例如，对于用户需求变化不大的大批量产品的制造企业，选择纵向信息结构就会带来较高的组织效率。新晨

4.分散信息结构与组织效率。在这种信息结构中，管理部门主要提供价值方面的决策前提，如战略目标、计划与政策等，较少直接处理异常事件。对于来自各个方向的信息都由业务单元进行观察和处理。单元之间既有独立性，也有交流与协作，通过独立决策来保持效率，通过信息交流来保持与企业目标的一致性。从理论上讲，该信息结构最具有效率，它不要求像横向信息结构中单元之间具有较强的互补性和依赖性，也没有纵向信息结构中业务单元不能处理整体异常事件的被动局面。这种信息结构要求决策单元或员工具备较高的组织通用知识与专业化知识，因而人力成本较高。如果企业的业务性质不要求如此高的知识量时，就会带来人力资本的浪费；如果员工素质达不到要求时，就可能带来更大的效率问题。因此，分散信息结构适合环境状态动荡和产品技术含量高的企业。例如，对于高技术团队如技术开发与服务的企业，选择分散信息结构就会带来较高的组织效率。

参考文献：

[1]科斯?哈特?斯蒂格利茨，著.李凤圣，译.契约经济学[M].北京：经济科学出版社，1999.

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[8]陈瑞华.信息经济学[M].天津：南开大学出版社，2003.

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