电子档案对企业管理的意义及实践范文

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一、电子档案在企业管理中的意义

1.在建立电子档案时，要对现今档案管理的发展进行全面的分析，以此构建完善的具有先进性的电子档案系统。保证电子档案系统能够有效的实现电子档案和纸张档案系统。纸张档案主要是为了保证企业档案不会出现散失，保证档案资料安全为主要目的，同时也要有效的完成电子档案的开发和利用。电子档案的应用能够在很大程度上保证企业档案的安全性，促进企业管理水平。

2.在电子档案中所配备的计算机和存储器等设备，并由专门的高科技人员进行日常的管理和维护，同时可以利用扫描仪等设备能够有效的实现纸张档案和电子档案的转换，便于企业档案的输入和管理。

3.利用电子档案可以将企业的规程、措施、图纸和文件档案全部进行数字化存档，同时在利用计算机和管理软件可以对企业档案资料进行分类和管理。另外，在查阅企业档案时，档案资料可以以电子文档的形式显示出来，便于管理人员对档案资料的查阅。

4.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统，领导者在查阅电子档案时，直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时，也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询，方便对相关资料的查询。

5.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时，为了确保企业档案的安全性，可以对档案进行保密管理，设置一定的进入和查询权限，利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅，可以设置相关的身份验证系统，要想查阅相关资料，必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时，计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对，如果验证合格后，用户就可以登陆进入，进行相关资料的查询，以此保证企业档案的安全性。

6.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时，首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术，然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术，并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术，这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。

7.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程，都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标，档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案，并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。

8.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时，都很单一，只是将档案进行存储，或者是起草档案时进行打字起草，没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机，造成档案工作的低效率，在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力，同时也浪费了大量的时间。

9.在利用电子档案时，能够在很大程度上扩大社会影响力，在一定程度上拓宽电子服务范围，提高了档案部门的地位。

10.在利用电子档案时，可以与现代社会先进的技术进行联系，这在一定程度上提高了企业的现代化水平，确保企业能够及时的跟上时展潮流。

二、电子档案在企业管理中的实践

1.电子档案在企业管理中的应用时，首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。

2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时，通常需要经过一个复杂的过程，在电子档案应用的过程中，若是没有进行合理的处理，很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此，必须要建立完善的电子档案管理制度，要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。

3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此，必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件，确保企业利益不会受到损害，可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时，要对电子档案的价值进行准确的鉴定，将具有价值的文件进行有效的保留，也要确保电子档案具备着完整性和准确性。

4.归档管理电子档案。在应用电子档案时，必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电子文件的属性进行确定，并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置，然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时，首先要保证电子档案质量的过关，保证电子档案的完整性、真实性和安全性，同时要将电子档案的属性进行确定；其次电子档案的能够与纸质档案同步归档；最后就是归档的电子档案具备着统一标准，要详细的说明电子档案管理标准，建立完善的电子档案管理制度。

5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大，有着复杂的种类，并且载体也存在着一定的不稳定性。因此，在存储电子档案时，经常会由于各种原因，会对电子档案的利用产生一定的影响，在保存和维护电子档案时也较为困难，从而需要对电子档案进行定期的维护和检测。在利用电子档案时，可以通过拷贝、网络传输和直接利用这三个方法进行利用。在利用网络传输方法时，可以通过网络向企业进行电子档案的传输。利用直接利用方法，可以在计算机上直接查询企业档案。

作者：刘美娟单位：辽宁省电力有限公司辽阳供电公司