教学评估档案规范化管理思考范文

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重庆第二师范学院是一所新近升本的普通高等院校，升本后，改制办公室把接受专家组评估验收工作的专题材料移交到学院档案室。面对学院八年的辛苦工作结晶，作为档案室的一员，丝毫没有懈怠，而是沉下心来认真反复研读。经过前期的不断积累和精心准备，随后在2014年成功申报重庆市社会科学规划项目(2013YBGL172)“高校教学评估与教学档案优化管理研究”、申报重庆第二师范学院2014年教改项目(JG2014229)“新建本科院校教学档案管理工作的研究与实践”。为推进这两个项目的开展，笔者拟通过分析升本后教学类档案的总体情况及存在的主要问题，充分结合教务处、教学院系、档案馆室三方面的客观实际，同时兼顾业务流程的效率，积极探索一些切实可行的办法，促进构建规范化的教学档案管理模式。

一、专题转制升本教学类档案材料的情况汇总

根据2004年教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》通知中提出了对高校本科教学工作水平进行评估的指标体系，共有一级指标7个，二级指标18个，观察点38个。7个一级指标中均涉及到教学档案，18个二级指标中有15个涉及到教学档案，38个观察点中有25个与教学工作密不可分，从我院改制办移交专题转制升本的88盒档案来看，我院评估材料分别从专业设置、师生比、师资结构、教师荣誉、学生实习实训场所、市级教学成果、国家级市级精品课程、教学团队、质量控制、培养方案、教学效果、教学管理制度、学风建设、学生素质拓展等方面着手。从表1可见，教学类档案占评估材料的86.4%，说明教学类档案在学院转制升本中的重要性，做好教学档案既是学院档案工作的重点也是难点。教务处作为教学工作的牵头部门，如何利用部门职能功能，做好教学档案服务教学，是阐述的重点。

二、教务处做好教学档案工作，服务于教学

高校教学档案是在教学过程中形成的具有保存价值的文字材料，包括教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸项活动的原始教学记录，是教学活动从计划到组织，从规划到落实，从预测结果到信息反馈，它是普通高校办学水平和办学实力的真实写照。

(一)做好教师的课堂教学质量评价档案从我院转制升本的评估材料88盒档案中，教学质量控制有8盒，占9%，可见教学质量控制的比重。众所周知，教学质量始终是学院生存和发展的生命线。我院制定了《重庆第二师范学院课堂教学质量评估实施办法》《重庆第二师范学院关于开展学年度系部级教学工作考核的通知》以及期初、期中、期末检查等文件和办法，建立和坚持实施“三全”教学质量监控体系，即全体教师的课堂教学质量评价，全过程的教学工作检查，全方位的系部教学工作考核。我院实施系部级教学工作考核，突出了规范管理，保证了教学正常运行，加强了教学基本建设，促进了教学水平的提升。具体来说就是通过学生评教、督导评教、同行互评以及系领导评价等，客观、公正、准确的评价教师的课堂教学工作，全民参与，这样就全面客观地反映了教师的教学水平。教务处制定了学年度系(部)级教学工作考核的办法，通过对教学单位的全面考核，进一步规范院系的教学工作;制定了《重庆第二师范学院教学检查规定》，明确了开学、期中、期末检查以及随机抽查的办法和具体内容。学院狠抓教学质量，每两年举办一次“优秀教案”、“优秀多媒体课件”评选活动，通过评选活动，鼓励教师注重教学基本环节，研究教学内容和教学方法，促进教师将网络技术、多媒体技术等现代化技术应用于教学中;学院每两年举行一次中青年教师课堂教学技能竞赛，促进教师不断提高教学水平;我院开展了“五说”(即书记院长说办学、教务处长说教学、系主任说专业、教师说课程、学生说学习)系列活动，组织了教师说课竞赛，在全院范围内营造了教师研究教学内容、研究教材、研究学生、研究教学方法的良好氛围。这些教学工作包括了教学的各个环节和各个时间段，教学工作落实后都以档案保存，系统的教学质量控制档案真实反映了教学质量监控的全过程。复杂的教师课堂教学评价档案，需要教学质量科花点功夫整理档案，把学生评价、督导听课的意见和建议汇总成册，反馈给教学单位及任课教师，既是我们考核教师的佐证材料，同时又有利于教师教学水平的提高。教学质量科要根据这些重要的教学档案来探究教学改革的有效方案。教学质量科对教师的教学质量进行有效评估，而评估的主要依据就来自于教师的教学执行计划、教案、学生考试结果的分析等，把这些资料装订成册，建立档案，有利于教学质量科做好监督和提高教师教学质量的工作。

(二)做好学科专业建设档案我院始终以人才培养为根本任务，以专业建设为通览，坚持把教学作为提高学院办学质量和办学效益的重点和关键。在学院改制评估材料中，专业设置和专业建设共7盒档案，占整个评估材料的8%。学院与时俱进，根据毕业生就业情况统计，先后撤销了“声像技术”等人才需求趋于饱和的专业，新增了“学前教育”、“动漫设计与制作”、“小学教育”、“商务英语”、“食品质量与安全”和“房地产开发与管理”等人才需求紧缺专业。目前，我院已基本形成了服务地方基础教育的师范类和服务地方第三产业的应用类两大专业群。旅游管理专业建设成为教育部教改试点专业、重庆市高职教育示范专业。计算机应用技术、经济信息管理、物业管理、市场营销、工商企业管理5个专业被批准为市级高职教改试点专业。这些学科专业的建设，有利于优化学科，提高毕业生就业率。通过查阅招生就业处移交的档案，我院近几年毕业生初次就业率为80%左右，略高于重庆市同期平均水平。通过做好学科专业建设档案，既是教学本科评估的需要，同时又是下一步我院申请学士学位授予权的需要。学士学位授权单位和授权专业评审是在硬件保证的情况下评审学校本科办学的基本质量，是对学校本科办学资质的认定，对学校的生存发展具有重要的意义。可见，学科专业建设档案在申请学士学位授予权中占有相当分量。

(三)做好日常的学籍管理及等级考试档案工作教务处教学档案除了教学计划、人才培养方案、质量工程、精品课程等宏观的档案，还有常规的档案管理就是学籍管理及等级考试档案。因为对于学生而言，成绩是每一位在校大学生最直接关心和关注的，最能直观感受的，所以对于等级考试科来说，教学档案的建立和管理也非常重要。我院作为师范类学校且在向应用型本科转型过程中，每学期学校都有很多不同的考试，如:期末考试、全国大学英语四六级考试、英语专业四八级、计算机等级考试、书法等级考试、职业资格鉴定考试等等。这些考试对学生来说都是非常重要的，而这些考试的档案资料也是学生们经常要查阅利用的。从查阅档案的类别统计表4可以看出，学籍类档案的查阅占整个查阅的55%，学籍类查阅主要是学生毕业证遗失补办、核实学历证明、出国留学、过级证明(英语四六级、计算机、普通话、书法等过级证明)、部队深造、考研等都需要查阅学籍档案，因此教务处运行科做好日常的学籍管理及等级考试档案工作是非常重要的和必要的。不管是教学质量科、考试考务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求和存档的必要，因此，建立科学合理的档案，能够方便各科室利用所需资料，为教学服务，为师生服务。从我院改制办移交的教学评估档案来看，它不仅仅只是来源于教务处，还来源于学校其他部门，尤其是教学单位。因此，教学档案需要在教务处的宏观指导下，携手系部教学部门做好档案工作。

三、教务处联手教学单位做好教学档案工作

(一)教务处健全规章制度，有效指导教学档案工作教务处教学档案的宏观管理，需要制度保障，学院要完善规章制度来保障教务处教学档案的管理工作。规章制度的拟定，需要根据高校教学档案的特点制定出可操作、便于执行的管理制度。有效的规章制度是教务处教学档案管理工作规范化的重要依据。教学管理制度建设是高等学校教学基本建设之一。学院以加强规范管理为目标，以增强管理的针对性和有效性为基本原则，以相关法律和法规、教育政策为依据，以依法实施教育教学管理的宗旨修订完善规章制度，使学院的教育教学管理更有利于学生成长成才、符合教育教学规律。我院相继制定和完善了《重庆第二师范学院教改项目管理办法》《重庆第二师范学院课程学习及考核管理办法》《重庆第二师范学院教学团队建设实施办法》《重庆第二师范学院特色专业建设》《重庆第二师范学院自编教材管理规定》等教学管理制度，有了规章制度的保障，教学档案管理人员的管理意识和管理能力才得到迅速提高，因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要作用。在规章制度的保障下，教学处对教学档案的建立和管理工作提纲挈领，纲举目张，各二级院系在教务处的统筹安排下，对档案工作有了大体的了解，便于教学档案的归档工作。

(二)院系教学部门实行全员化的档案管理模式实行教学档案的全员管理，有利于教学档案的收集整理。我院岗位职责对各部门都有明确的要求，对教务处各科室、二级教学部门教师各自承担的角色都进行了明确的定位，其中教学处是“领导的助手和联系各系主任和教师的桥梁”、各系主任“是联系各系教师的纽带”，分管教学的校领导是“教学管理的总指挥”。具体操作就是每位教师将本学期所上课程教学日志、教案等交给教学秘书，教学秘书负责检查验收各类教学材料并进行归档管理;各系分管教学主任负责期中教学检查材料、毕业论文、听课记录、实习实训安排等材料的检查验收，在期末或者学年度末按照教学档案管理的相关文件，部分交学院教务处，部分系上留存查阅，通过这样管理模式，教学单位任课教师、教学秘书、分管教学的系主任的通力配合，确保了教学档案的归档。

(三)档案室加强档案业务培训，提高档案归档质量目前高校教学单位档案管理工作大多由教学秘书或办公室主任兼任，没有专职的档案管理人员，其档案业务水平有待进一步提高，因此学院档案馆室必须加强对这些兼职档案员的培训，提高其业务水平。具体做法，其一，增强档案意识，培训档案管理方面的基本知识，使教学秘书或办公室主任懂得科学管理档案的具体工作方法，学会收集、整理、分类、编目、装盒等基本技能，以便提高院系教学档案的质量，发挥其利用价值，发挥院系教学档案的服务功能;其二，要求档案管理工作人员学会科学地保护档案，懂得最基本的档案保护技术;其三，结合学院教学管理软件，对教学档案管理人员进行计算机理论知识和实际操作技术的培训，提高管理人员使用计算机管理档案的水平，事半功倍，避免重复归档做无用功。做好档案工作的有序规范化管理可以说是学校千秋万代的事业，我院虽然成功转制升本，但如果要接受新一轮的本科教学水平评估以及申请学士学位授予权的合格验收，教学档案还需要协调多方面的归档工作和业务流程，特别是通过“以评促建”这样一个难得的机会，把学院的教学档案工作做得更扎实有效，从而促进学校升本后的全面规范化、标准化管理。

作者：蒋娟 罗敏 单位：重庆第二师范学院