高校档案管制与教学评估范文

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教学评估对档案工作的促进作用

1教学评估加强了档案基础工作

要提高档案管理工作水平，必须做好档案管理的基础工作。但从这次评估来看，仍然有少数归档部门没有或不完全按档案工作的规范要求去做，存在行文用纸规格不统一、不规范;有些重要的文件使用复印件归档;档案收集不全等情况。通过教学评估，进一步促进了我校的档案基础工作建设，使一些部门去收集、查缺补漏，补全了不少档案材料，为档案工作规范化、标准化、现代化奠定了基础，也促进了全校师生员工档案意识的提高。

2教学评估加强了档案的现代化管理

根据评估指标体系，学校在评估之前，花费了大量的人力、物力和时间去查阅利用大量的档案材料，力争根据评估要求，在确保案卷质量和档案完整的基础上，把评估指标、测评标准同案卷结合，为评估提供准确、规范、系统的档案材料。顺利通过评估之后，考虑到学校文档一体化已基本成熟，根据实际情况，通过校园网形成的电子文件，拟在短期内移交到档案馆的数据库，购置和研究专门的软件查询利用板块，实现电子档案管理，以及时提供多方面的服务，最大限度的利用档案资源为教学、科研、管理、评估等工作提供最真实、可靠、便捷的依据。

3高校教学评估工作促进了教学档案管理的规范化进程

教学评估工作的支撑材料，相当大的一部分是依据教学评估指标体系的要求，根据教学活动中保存下来的档案整理出来的，是高校教学活动最翔实的文字记载和数据统计。评估专家对学校考察和评估的重要方式之一，就是查阅近三年教学工作中保存下来的所有文档材料。教学评估工作是对教学档案的一次全面的大检查，是学校档案工作自查整改、自我提高、规范管理的一次契机。本世纪以来，青海大学分别接受了教育部的2002年本科教学合格评估和2007年本科教学水平两次评估，我们经历从盲目到理解，由被动到主动的过程，教学档案管理的规范化水平逐渐得到提高。学校根据各教学单位的具体情况建立档案室，从所有涉及教学档案资料的教学文件、师资队伍、学科建设、课程建设、教材建设、实践教学、学籍管理、课务考务等8大类主要内容，设立教学档案资料专用柜，增设专人或兼职人员进行管理，建立档案管理制度，使档案管理更加规范有序，使过去的混乱现象得到有效遏制，为以后的教学评估顺利进行打下了良好基础。

通过评估暴露出来的档案管理问题

1对档案管理工作的认识程度不够

长期以来，我校部分领导、师生对档案工作的了解和认识只停留于表面，对档案为学校发展的重要作用并没有清醒的认识，并不把档案工作看作学校重点工作之一，认为只是简单的保管事务，不如教学科研甚至基建能让学校更快地出效果和成绩。在学校的规划总结等层面，鲜有提及档案工作的。甚至有些基层部门同志认为，档案工作只是档案部门的事，跟他们本人没有什么关系，致使一些重要的文件材料不能及时归档，出现个别材料不能及时提供，对已经完成的工作没有有效的依据进行说明。究其原因就是对档案管理工作缺乏正确的认识，制约着我校档案工作的发展。

2教学档案管理人员业务素质有待提高

教学档案产生于教学管理部门和教学单位，我校各部门由于人员指标等原因，大部分教学部门都没有配备专职档案员，档案工作一般是由办公室主任、教学秘书等人员兼任。通过这次教学评估发现，一是由于兼职档案人员缺乏档案专业知识，同时他们都有自己的本职工作，有的还兼教学任务，因此档案管理更成为附属工作，有的兼职档案人员本身档案意识不强，平时不注意收集，导致一些归档材料流失，影响了教学档案管理的质量和水平;二是有的教学单位平时不重视，在评建阶段，临时抽调人员突击整理，应付了事。甚至有的部门交给勤工俭学的学生去做，影响到档案的质量;三是有的兼职档案人员专业素质不高，在评建过程中因材料收集不全，临时编写打印的情况也是存在的。这些情况导致教学档案资料的管理缺乏系统性、规范性和连续性。

3档案信息存在同一性现象

笔者提出的档案信息同一性，主要是指部分文字形成的材料，诸如安排、计划、总结等，前后不同年度的相似工作在文字上表现出高度的一致，除时间、人员有所不同以外，其余方面完全一致。形成这种同一性的主要根源实际上不在于档案管理人员，究其原因一是文秘人员的惰性，二是领导者的疏心。作为基层专兼职档案人员，在文件材料形成过程就有可能知晓，如果延伸档案管理，避免同一性现象给日后教学评估带来不必要的麻烦，完全有理由及时告知单位领导和有关人员进行纠正。

4日常档案与教学评估档案管理的矛盾

日常档案是指一个单位或部门在长期的工作实践中形成的大量的反映自我真实面貌的资料档案，对日常档案的管理方式毫无疑义地是遵循国家档案局所颁布的一系列条规执行，形成了一整套档案管理工作的规律。但在教学评建过程中一些单位却按照评估指标体系，任意打乱原有的规律，抽取出相关材料重新分卷，等待检查，由此造成整个档案系统不规范，对查找利用带来不便。

高校档案管理工作的对策

为提高我国高校办学质量，教育部决定全国各级各类高校每五年评估一次，因此高校档案管理为教育教学服务的作用也将越来越突出，越来越重要。为改变目前档案管理与教学评估不甚吻合的现状，我们必须在以下方面进行改革。

1加深领导对档案管理工作的重视程度

领导的重视，是关乎高校档案事业发展的关键。高校领导必须充分认识高校档案在学校建设中的价值、地位、作用和意义，对档案管理工作给予大力的支持，把档案管理工作纳入到学校各部门整体工作之中，做到有计划、有检查、有总结。同时带动全校师生一起重视档案工作，共同参与档案工作建设，搞好档案工作基础，从而更好地为学校的各项事业的服务。

2进一步推进教学档案管理的信息化建设

推进教学档案管理的信息化建设，是指要实现教学档案的信息化、网络化，加强教学档案的目录数据库和全文数据库的建设，使教学档案管理工作与现代办公技术相结合，实现教学档案信息资源共享。自顺利通过评估之后，青海大学在教学科研方面的信息化进程步伐大大加快，但档案管理则相对落后，高校发展对档案管理提出了适应信息化发展的要求。而且每一次教学评估的指标体系都会有所不同，文件材料的收集、整理工作量大，传统的人工操作很难完成任务。因此，要增强教学档案在教学评估中参考凭证作用和在日常教学管理中的服务功能，推进教学档案管理的信息化建设是一项重要手段。

3积极宣传档案工作的重要性

对档案工作的积极宣传是提高人们认识档案、重视档案的重要途径。只有档案工作的宣传教育到位，教职工的档案意识才能增强，档案的收集、管理才能得到大家的支持，档案事业才能顺利发展，档案的功用才能充分显示出来。高校档案部门要充分利用学校内在资源，对档案工作进行大力宣传教育，如在学校的新闻中心、宣传部等宣传窗口以文字、图片、视频等方式宣传学校档案管理的重要工作和活动;另一方面，主动向校展览室提供实物和组织沿革等编研材料，使大家充分意识到档案的利用价值，进一步提高档案的利用率，使得档案工作在学校全体师生心中树立全新的形象。

4提高管理人员素质，加强专业培训

教学档案管理工作实为一项系统工作，档案资料的管理本身也是一门学科，要提高管理质量，就必须要加强管理人员的素质建设和档案专业基本功力的培训。培养档案工作人员的高度责任心、良好的职业操守、爱岗敬业的精神、认真细致的工作态度、乐于奉献的高尚精神。同时要加强对档案管理工作人员的培训和业务指导，提升管理人员的管理水平。努力使之掌握相关的法律、法规、政策，学习掌握档案学管理和计算机等现代设备方面的知识等。

随着我国高等教育事业不断深化改革，教学评估已成为促进高校发展的重要指挥棒，高校档案管理工作必须要适应新形势发展的要求，坚持科学发展观，开拓创新，加强现代化建设，不断克服档案管理工作中存在的问题，并提出针对性地改进对策，使高校档案在评估工作中发挥更为突出的作用，从而为学校长远发展服务。

作者：牛青芬单位：青海大学综合档案室