浅谈合同管理信息系统功能设计范文

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［摘要］在当今社会，合同越来越发挥着重要作用，实现合同的高效、有序管理越来越受到重视。合同管理能力与水平的提升是综合性命题，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用现代信息技术，设计开发合同管理系统，实现合同管理的信息化，已成为合同管理的一个趋势。文章在总结多年来合同管理实践经验的基础上，充分分析合同管理的一般需求，对合同管理信息系统的功能设计进行初步研究，明确合同管理系统功能设计的基本原则、系统权限分配，并重点介绍3个流程和10个功能模块的设计思路，以期该系统可以对合同进行全生命周期动态管理和控制。

［关键词］合同管理系统；全生命周期管理；功能模块

前言

合同是平等主体之间进行资源配置、实现价值交换的基本手段，具有法律、经济、管理等多重属性。法律层面，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是对平等主体之间民事合同关系的确认；经济层面，合同是市场主体之间进行商品服务流通、资源配置、最终实现价值交换，满足多样化需求的有效方式；管理层面，合同是进行内部控制，规避风险，确保内部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何实现合同的高效、有序管理越来越受到重视，各市场主体纷纷从管理实践出发，研究提升合同管理能力与水平的途径与方法，以不断适应合同管理的现实需要。合同管理能力与水平的提升是综合性命题，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念与思路层面，合同管理一般强调制度化、流程化和专业化；在方法和工具层面，做法不一，实践中有加强培训、增加人员数量、对标学习、聘请专业顾问等多种方式，而利用现代信息技术，设计开发合同管理系统，实现合同管理的信息化，已成为合同管理的一个趋势。本文在总结多年来合同管理实践经验的基础上，充分分析合同管理的一般需求，对合同管理信息系统的功能设计进行初步研究，明确合同管理系统功能设计的基本原则、系统权限分配，并重点介绍各功能模块的设计思路。

1合同管理系统功能设计基本原则

根据多年合同管理实践经验，合同管理工作可以概括为“一个思路”、“两个层面”、“三个阶段”。一份合同从酝酿到最终履行完毕，需经历漫长的时间和过程，可能遇到各种问题，面临各种风险，鉴于此，对合同进行全过程、全生命周期动态管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全过程管理，是一个全员参与、归口管理的过程，不同的人员和部门有着不同的权限。就具体工作内容而言，合同管理包括两个层面，第一层面着眼于完成合同立项、合同签署及合同履行的过程管理，强调程序、流程和内容的管控，是动态的管理过程；第二层面着眼于对合同相关文本的管理，强调文档、知识、资源的管控，是静态的管理过程。以合同签订为划分节点，合同管理可以分为事前、事中、事后管理三个阶段。合同管理系统的设计应以实现合同的全过程动态管理为目标，通过不同的功能模块设置，对合同管理三个阶段中不同的内容和重点加以落实，以提高管理的质量和效率。系统的设计除遵循可扩展性、先进性、成熟性、标准性、数据格式统一性、安全性等信息系统的一般性开发原则外，特别强调在业务模块、流程及功能设计方面坚持简便易用、全过程控制、档案化管理、动态更新、数据完整等原则，做到明确管理权限和层次，落实归口要求，体现全员参与，保证全程记录，以实现合同的规范、严格管理。

1．1简便易用原则

合同管理系统属于基础性管理系统，潜在用户一般为开发主体的所有职工，该系统的设计必须遵循简便易用原则。在流程设计上应严格遵循现行的合同管理办法，将合同管理思想转化为业务流程，但必须强调避免流程烦琐、冗余，以提高工作效率。系统各项功能、模块的设计尽量尊重用户们已形成的工作习惯，便于广大用户接受和使用，做到全员参与，实现系统的有效推广和使用。

1．2全过程控制原则

全过程控制原则是指将合同管理工作的各个重要环节都纳入合同管理系统中，实现从立项、谈判、文本确定、审批、签署、信息统计、履行、变更、验收到成果的全过程、全生命周期管理与监控。据此，合同管理系统功能模块的设计应尽量全面，力争覆盖合同管理的各个环节。

1．3档案化管理原则

档案化管理原则是指为每一个合同建立档案，并在不同阶段进行实时更新，详细记录每一个合同的“前世今生”，实现散乱合同信息资料的统一化管理，力求对合同相关事项可以进行历史追踪。实现合同档案化管理有双重积极意义，对外，利于记录过程，促进合同顺利履行，若发生争议，有利于收集整理证据，有效应对合同纠纷；对内，有利于强化内部控制，防范业务风险和廉政风险。

1．4动态化管理原则

动态化管理原则主要指在合同管理系统的设计开发中通过明确管理权限和职责分工，做到责任清晰，使用系统提醒、发送待办任务等手段，督促全员参与，实现责任到人，保证合同各环节各阶段的实时数据可以得到及时更新，以便利信息的统计和掌握，为管理层进行决策提供最实时的信息支持。

1．5数据完整性、准确性原则

合同数据是重要的基础管理数据。在系统的功能设计与开发中，尽量实现同类信息一次输入后续无限次代入使用，对于其他系统中已有的数据，尽量可以实现集成和代入共享，实现分散信息的统一化集中管理，保证合同信息采集的完整性和准确性，以便于合同信息统计、查询和合同报表管理，提升合同信息和资料的集成化利用能力。

2合同管理系统权限分配

合同管理系统是一个全员参与的基础管理系统，涉及人员众多，明确系统权限分配和职责分工，是合同管理系统开发的关键。根据合同管理实践经验，合同管理系统需对主要参与部门与人员权限进行合理分配，具体模型如图1所示。领导：负责合同的审批，可根据需要随时对所有合同进行访问、监控和数据查询，以辅助决策。合同归口管理部门：对合同立项、谈判、文本确定、审批、签署、信息统计、履行、变更、验收、合同成果管理进行全过程、全生命周期管理与监控；负责合同模板的编制与推广；负责合同编号、合同信息采集、合同台账及报表管理；负责合同文本归档。合同归口管理部门设合同管理员，合同管理员拥有除个别专属于合同承办人的权限外所有功能模块的操作权限，可根据需要随时对所有合同进行访问、数据管理、执行流程部署、监控，进行必要的审核和批准。合同归口管理部门负责人可以随时对所有合同进行访问、监控和数据查询。合同承办部门：合同承办部门是具体合同的办理部门，所有内设部门都可以成为合同承办部门，所有员工都可以成为合同承办人员。合同承办部门对于合同负有直接责任，在合同的全生命周期管理中扮演重要角色，特别是事前和事后两个环节，均由合同承办部门主导。在合同管理系统中，合同承办人员对于负责办理的合同可以随时进行访问，并按要求进行规定的新建、修改、流程发起、资料管理、信息更新等工作，合同承办部门负责人可以对本部门承办的合同随时进行访问和监控，以保证本部门承办合同任务的及时完成。合同审批部门：合同审批部门在合同管理的事中环节承担着重要职责，通过完成合同审批流程，合同审批部门对合同项目及合同条款进行程序和内容把关，是落实内部控制的关键环节。合同相关部门：合同管理工作的有效开展还涉及档案管理、信息支持、合同协办部门等合同其他相关部门，该等部门根据实际需要完成合同管理系统分配的相关工作。

3合同管理系统主要功能模块设计与应用

根据合同管理实践经验，为满足对合同全过程全生命周期动态管理和控制，设计了3个审批流程和10个功能模块。

3．1合同审批流程设计与应用

合同管理系统的3个审批流程分别为合同模板流程、合同签订审批流程和合同变更审批流程。

3．1．1合同模板流程该流程适用于合同归口管理部门。为加强合同模板管理，合同模板经相关人员审核且经合同归口管理部门负责人审批后方可在系统中使用，以提升合同模板编制质量，提高合同模板的可用性。流程如下：模版编制—模版会签—意见汇总—审核—审批—模版—启用—下载使用。

3．1．2合同签订流程该流程适用于整个开发单位。拟签署合同必须经各相关部门审核通过，且经合同项目负责人提出审核意见后，方可报领导审批，领导完成线上审批后，方可进行合同文本的签署。通过该流程规范合同拟定、审批、签署过程，落实内控要求，规避风险。该线上审批流程与线下合同文本的拟定修改和最后的文本签署相结合，可提高合同签订审批效率，快速完成合同签订。流程如下：承办人申请合同会签—技术／需求审核—财务审核—采购执行／项目管理审核—商务法律审核—项目负责人审核—承办人汇总意见—领导审批—承办人办理合同文本签署。

3．1．3合同变更流程该流程适用于整个开发单位。加强合同变更过程管理，拟变更合同必须经各相关部门审核通过，且经合同项目负责人提出审核意见后，方可报领导审批，完成线上审批后，方可进行合同变更文本的签署。系统保证原合同与变更后的合同资料在系统中同时显现。合同变更流程与合同签订流程基本一致，变更流程启动的前提是原合同在系统中完成签署和信息采集。

3．2合同管理系统功能模块设计与应用

根据全过程控制原则，合同管理系统共设计10个功能模块，基本涵盖了合同管理各阶段主要工作内容。10个功能模块分别为合同模板管理、合同项目管理、合同建档管理、合同谈判管理、合同签订管理、合同信息管理、合同变更管理、合同收付与履行管理、合同成果查询和合同报表管理，分别对应合同事前、事中、事后三个管理环节，模块之间根据适当的工作逻辑分别管理每一环节的不同内容，共同构成一个覆盖全面的信息系统，合同管理系统10个功能模块逻辑模型见图2。值得注意的是，囿于合同管理系统的某些特性，部分合同管理工作无法完全实现系统线上操作，在相应的环节必须安排好线下的配合工作，这样才可能真正实现系统对于合同的全过程管理。

3．2．1合同模板管理合同归口管理部门负责合同模板的编制、及日常管理。合同模板的有特定审批流程，以保证合同模板质量。合同管理员负责合同模板维护，可以进行查看、添加、修改、删除、查询、发起审批流程、进行模板启／停用等操作，用户可以对处于启用状态的模板下载使用。合同模板中还包括了模板适用的合同类型、适用范围，在使用中需特别注意事项的提醒等内容，以指导模板的恰当使用。

3．2．2合同项目管理在合同管理中，合同经费的来源（支出合同）及归入（收入合同），也就是本处所提到的“合同项目”是一项重要信息，直接关系合同立项、合同数据使用、甚至未来年度预算申请等事宜，为此，合同管理系统中必须要有与财务系统相一致的项目信息。项目信息一般包括项目编号、项目名称、项目负责人等。合同项目管理模块只在管理员账户可见，合同管理员可进行查看、添加、修改、删除、导入和导出操作。普通用户可根据需要以项目数据选择适用。

3．2．3合同建档管理合同档案化管理原则集中体现在合同建档管理模块。合同建档由承办人负责，合同承办人准备申请签订合同时，首先在系统中建档，将全部基本信息登记在册，同时将建档附件上传到系统中。基本信息主要包括合同名称、合同类型、合同相对方、合同承办部门、合同承办人、合同所属项目名称及项目编号、项目预算、合同金额、合同主要内容摘要、合同背景目的、合同联系过程／谈判过程介绍等内容。合同建档后，该合同所有信息都可以在该档案下查询，并且随着后续合同谈判、合同签订、合同变更、合同信息采集等环节工作的开展，合同档案信息处于不断实时更新状态，最终呈现一份完整的合同档案。

3．2．4合同谈判管理合同谈判管理模块主要用于维护合同谈判的基本信息和谈判结果信息。谈判分为会议谈判和其他谈判两大类管理。对于会议类谈判，系统可以会议通知，并要求承办人上传同谈判纪要等成果附件；对于其他谈判，可以是电话谈判、邮件谈判等多种形式，系统的主要功能是要求承办人在相应位置将具体的联系过程和谈判情况及结果进行录入，完善合同档案，为后续的合同签订等程序的开展提供基础信息。

3．2．5合同签订管理合同签订管理模块主要落合同审批制度，实现合同审批制度流程化。合同签订管理模块设计了合同签订审批流程，承办人完成合同建档（合同谈判）并完成线下合同文本草拟、确定后，将拟签署合同提交相关部门会签。各审核部门根据职责分工独立发表审核意见，系统设置各审核部门按审批表排布的次序依次完成审核，如有异议可直接退回至合同承办人修改完善，每一个节点审核通过后方可发送至下一节点进行审核。需特别强调的是，本模块的有序运行，必须与线下的合同文本拟定修改工作和合同文本的最终签署做好配合，否则，本模块不但无法提高合同签订效率，反而会使合同审核流程反复进行，严重降低效率并可能会导致合同文本的错乱。

3．2．6合同信息管理合同信息管理主要完成合同签订后的信息采集与录入，本模块的工作主要由管理员负责。签订程序终结后，合同自动进入合同信息管理模块，系统中已有的数据与信息将自动带入到合同信息表中，合同编号、合同内容、合同起止日期、合同支付节点等信息由合同管理员手动采集录入。合同编号是本模块的开发重点，合同编号应根据合同内容、经费情况等进行分类，各类合同根据“拼音缩写＋流水号”原则，由系统自动进行编号。还可根据管理需要进行二级分类，为后期制作不同统计口径的报表奠定基础。合同收支节点信息也是本模块的开发重点，收支信息的采集，可以加强对收支管理控制，对合同履行管理具有重要意义。支付信息用主子表的方式进行维护，主要信息包括节点名称、完成时间、收支金额等。

3．2．7合同变更管理合同变更不是合同管理的必然环节，只有在遇到特殊事宜，合同需进行变更时才会使用该模块，该模块下设置了合同变更审批流程，其流程的基本思路等同于合同签订审批流程。合同承办人只能对完成合同信息采集的合同进行变更，变更后的合同与原合同同时显示在系统中，不发生数据的覆盖。变更后的合同，合同编号在原合同基础上加－00N。同一个合同可以进行多次变更，所有记录均保留，实现可查询、可追踪。

3．2．8合同收付与履行管理合同收付与履行管理模块的功能主要在于对合同履行与收付情况进行实时统计与监控，本模块主要由合同承办人负责。合同承办人根据合同履行进度实时在系统中录入合同收付数据与履行情况，主要录入信息包括合同收支阶段、合同验收阶段、合同成果等信息。

3．2．9合同成果查询本模块主要管理合同的验收成果，本模块的使用依赖于合同收付与履行管理模块。在合同收付与履行管理模块下，如果合同进行了验收且提交了成果，则系统要求承办人进行合同成果维护，在系统中录入成果名称、成果形式、验收方式、成果数量、固定资产是否办理入库、成果发挥作用或应用情况等信息并上传附件。在合同成果查询模块下，可以查看某一合同各阶段的验收内容及成果，并可以实现数据导出。

3．2．10合同报表管理合同报表管理重点在于对系统中贮存的合同字段的查询和导出，管理员可以查询和导出系统中所有合同的相关数据，合同承办人可以查询和导出所承办合同的相关数据。合同报表可以全数据导出，也可以实现查询数据导出。

4结语

合同管理系统的三大审批流程和十个功能模块基本满足了对合同进行全过程、全生命周期动态管理和控制的需求，合同管理系统成功上线运行有助于提升合同管理水平和能力，但系统的有效运行需要全员的支持和参与，做好系统推广和全员培训，做好使用情况的及时反馈和相关问题的积累将是后期的工作重点。

参考文献

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［2］周克荣．合同管理系统设计与开发［J］．科技广场，2013（9）：47－50．

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［4］李鹏．合同管理系统的设计与实现［D］．天津：南开大学，2011．

［5］张张龙．中国某公司合同管理系统的设计与实现［D］．济南：山东大学，2011．

作者：吴晓燕 曹小平 史强 宋祖荣 单位：环境保护部核与辐射安全中心