农业科研档案管理信息化建设探讨范文

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摘要：农大院校是助推我国农业科学化发展的重要人才培养之地，主要负责培养农业领域的人才、农业技术研究与成果转化，在具体的实践过程中必然会有大量档案信息形成，高效的档案数据管理能在很大程度上帮助农业技术水平提升。信息化时代的到来给农大院校科研档案管理带来了全新的技术知识和挑战性发展，如何做好农业科研档案管理信息化建设是当前相关人员需要思考的问题，用高质量的档案管理为农业发展服务。

关键词：农业科研；档案管理；信息化建设；策略

农大院校科研档案管理就是全过程的记录有关科研团队、研究调查、个人技术以及生产过程在内的所有数据资料，并根据研究目的和需要进一步的管理和开发档案资源。科研档案跟普通文书档案最大的不同就在于其有着极高的信息安全保密登记要求，其中涉及开发难度很大的知识产权信息。有效的信息化建设与改革能突破档案开发中的难题，深度挖掘有关科研的农业信息，在知识经济背景下通过充分发挥档案价值为农大院校科研档案管理指明正确的发展方向。

一、信息化时代背景下农大院校科研档案管理的重要性

农大院校科研档案全面真实地记录了农业科学研究和农业技术活动的过程，其中包括农业科技工作者在各种科研活动中的实验数据、问题分析、技术参数、成果和经验等，这些都能为今后农业科研工作顺利进行提供科学依据，进一步推动农业科研活动持续开展，其不仅是实现农业科研成果广泛推广的重要载体，还是农大院校自身成长与发展的重要资源。所以，不难看出农大院校科研档案管理对农业科研活动而言是不可替代的重要组成部分[1]。在信息化时代背景下，农大院校科研档案要围绕信息资源进行网络建设与服务开发，让农业科研档案管理紧跟信息化时代的发展步伐，在各种有关农业科研活动中实现农业科研档案信息共享、资源共用，最大化地发挥档案资源的价值去服务于农业科研与生产开发，致力于创造更多的社会经济效益。

二、农大院校科研档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化建设关注度有待提升

有些农大院校科研档案管理因为人员编制方面的限制问题，负责档案管理工作的很少有专职人员，大多都身兼数职，这导致在实际工作中兼职档案管理人员无法集中精力处理档案管理工作，或者难以把握多项工作之间的平衡，这进一步加剧了档案管理的不受重视程度，根本无法确保相关管理工作得以规范开展。另有部分农大院校，尽管在主观性的思想意识层面上已经建立了档案管理信息化建设的意愿，却在信息化建设实施过程中总是陷入缺乏明确思路和科学目标的困境中，不同程度地制约着信息化档案管理。

（二）科研档案信息整合开发效率有待提升

农业发展领域中的有关学院和机构在进行档案管理信息化建设的过程中会遇到很多影响因素，比如管理队伍专业性、信息素养不高、科研过程保密性强等，所以在分析整合原始信息环节中无法直接将具有价值性、科学性的研究信息提取出来，达不到预期的信息整合开发水平，从而难以将科研档案中有关科研成果的统计数据成功转化为切实的生产力，不利于科研成果的转化。信息化档案管理建设理念虽然在一定程度上影响了传统管理模式，但不管是技术规范、真实投入，还是制度构建这些方面做得并不达标，一些习惯于纸质档案管理的档案工作者没有很好的信息化开发意识，没有统一电子文件存储形式，加之不同数据库安全级别有差异，所以无法形成联动效应，引发信息鼓捣问题[2]。此外，由于未充分发挥云计算、大数据这类现代化信息处理技术，始终停留于表层的信息化建设无法让资源功效彻底发挥出来。

（三）档案信息化管理标准统一性急需加强

目前，尽管农大院校科研档案管理信息化改革已经取得了一定的实践成果，但在科研档案共享、交互平台的建设方面仍有待加强。资源的传递、开发与更新不同步，使得部分已经取得实践成果的项目被重复研究，信息不对称问题较为严重。科研项目的建立都是采用在线申报、审核、进度汇报、提交成果的形式，但在信息同步传递方面存在迟滞性，档案信息化标准不统一等问题，所以档案工作者很难在第一时间归档、更新。即使将电子文件打印为纸质文档，由于元数据依附于原设备造成元数据缺失，难以保证电子文档的真实性和完整性。

三、农大院校科研档案管理信息化建设对策

（一）在理清思路的基础上明确工作目标

首先，要建立目标数据库，尤其是处于起步发展阶段的信息化农业科研档案管理建设，一定要客观划分本单位信息化档案管理的隶属范围；围绕电子档案制定机读目录标准；自主研发或者引入先进的检索软件，最终建立一个完整的目录数据库。其次，要逐步推进全文数字化。一是将信息化管理范畴内的档案资料高效地完成数字化转换；二是围绕多个档案资料类型构建合理的归档标准，具体有图片信息、文档信息和多媒体信息这三类；三是持续完善综合性的档案数据库[3]；四是在互联网背景下深入研究正确的农科档案信息使用准则、权限与方法；五是构建具有共享性的档案信息平台。最后，要致力于完善电子档案资料。具体需要在健全信息化档案体系的基础上，根据既定的标准归档电子档案，同时从档案安全、信息利用与服务两个方面完善规章制度。一方面，立足于农业科研档案管理需要选用能提升电子档案实用性和科学性的保存方法；另一方面，在理顺档案信息化管理流程的前提下进一步规范档案管理行为，提升电子档案利用效率和服务效率。

（二）基于风险防护机制的构建深化档案整合

实现信息资源深度开发与利用的首要前提就是建立档案信息的安全防护。所以在农大院校科研档案管理信息化建设过程中，需要档案部门就知识产权、保密登记降解、信息开发需求之间的关系进行协调，根据具体的工作需求查询关键的档案信息，同时借助自动化、智能化的信息数据分析平台统一规范的管理共享的档案资源，在确保信息规范、安全管理的情况下实行多渠道、多层次的信息开发。根据农业生产技术改革项目或科技研发成果深层次的加工电子档案信息，再度整合科技资源，最大化开发农业技术资料价值。

（三）通过优化机制来组建专业化档案管理队伍

相比于普通信息资源管理，农大院校科研档案管理与开发具有更加明显的涉密性和专业性，所以在农科档案管理信息化建设中的人员队伍组建环节，一定要致力于培育实践性人才，引进专业过硬的管理人员。首先，农大院校档案管理部门要积极引进兼具信息素养和职业能力的复合型人才，严把招聘关。其次，多为管理人员提供参与专业培训的途径，为信息化管理改革奠定坚实的人才基础，通过岗前培训让新上岗的档案管理人员快速熟悉基本业务知识和岗位技能，强化团队合作意识。最后，通过专业管理教育活动、对外交流、经验分享座谈会等，全面性的提升档案管理队伍的职业素养与实践能力。总而言之，信息化背景下的农大院校科研档案管理有必要更新工作理念，积极利用先进的信息技术改革工作模式，致力于档案管理信息化建设，实现信息资源的高效管理、共享交流，进一步深化对农业科研档案资源的开发与利用，助力农业科研事业健康发展。

参考文献：

[1]易晓梅.农业科研档案数字化管理浅析[J].江苏农村经济,2019(06):68-68.

[2]王会丽.服务农业发展视角下加强农业档案管理研究[J].农家科技,2019(08):243.

[3]张岩.农业技术档案管理工作的问题与建议——以中国农业大学档案与校史馆为例[J].农业技术与装备,2019(06):56-57.

作者：吴慧萍 单位：山西农业大学