科技档案信息化建设探析范文

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摘要：科技档案的数字化、网络化建设以及现代化管理是科技档案管理的发展趋势。本文主要分析了江西省科技厅科技档案管理信息化建设的现状、必要性和建设步骤，从而探讨信息收集、利用、保密及人才培养等相关措施。

关键词：科技档案；信息管理；数字化建设

0引言

由于信息化技术的迅猛发展，现代科技档案存储形式多种多样，对于科研人员在科研活动过程中形成的文字、图表、声像等文件材料，除由原来的以纸质形式保存资料外，现在还增加了现代存储介质、网络等高新技术存储资源形式，进而还可利用互联网络和计算机技术整合相应的存储平台等。所以科技档案管理工作的形式也必须适应形势，紧跟变化，科技档案管理信息化势在必行。江西省科技厅保存的科技档案是科技厅指导下的各科研单位科研工作全过程的真实记载，是我省的无形资产，在一定程度上反映了我省科研水平的高低。而这些科技档案的管理显得尤为重要，科技档案的数字化、网络化建设必将成为我厅信息化建设的重要组成部分，也是科技档案现代化管理的发展趋势。本文主要在分析江西省科技厅科技档案管理信息化建设的基础上探讨相关措施。

1江西省科技厅科技档案信息化建设的现状

1.1档案管理意识相对较差

从科技档案成档的各阶段管理人员情况分析，有科技人员、科技管理人员、档案管理人员三种，目前科技人员、科技管理人员对于档案管理意识相对较差，他们所保管的档案内容很少，基本上都是立项与验收内容，有的只有立项内容，而与项目之初的记录，或是与研究有关的很多重要数据，几乎都没有上交备案，很多完成单位也并没有相关保存记录。而就立项与验收的档案，之前也都是存放在各个处室，档案分散，不便于管理和查阅。就现状而言，科技管理部门自身的管理不够，管理意识较差，其保管的档案查询难，利用率相对较低，这在某种程度上体现出科技档案的资源缺乏，无法发挥档案的作用，更谈不上资源共享。

1.2缺乏自身的科技档案管理制度

针对科技档案管理来说，健全制度建设是至关重要的，科技档案具有自身的特点，档案内容的专业性、动态性、复杂性等特点决定了需要制定制度来管理。目前我们的科技档案管理还存在一定的弊端，特别是管理制度还不健全，这对于档案管理来说是非常不利的，不仅加大了档案管理工作的难度，同时也难以有效推进档案管理工作，从长远角度分析，科技档案信息化管理必须要重视并执行制度管理。

2江西省科技档案信息化建设的必要性

要实现科技档案信息的高度共享和有效利用，就必须要运用现代数据化技术、网络技术来实现档案的数字化和网络化，从资料信息收集、接收与分类、信息录入及扫描、信息存储管理、资源开发利用、信息传递以及信息的统计分析等环节进行科技档案信息化管理。科技档案信息化建设是科技档案管理的必由之路。

2.1科技档案信息化建设的重要性

科技档案作为一种表现形式和存储方式，存储着科研人员在从事科技研究和生产活动中产生的科技信息及载体；而科技是发展的、连续不断的活动，需要参考、借鉴已有的科研成果，科技档案能够促进科技进步，所以科技档案来源科研及其生产活动，又服务于科研。科技档案能够被有效利用，离不开良好的科技档案管理，因此，科技档案信息化建设的研究使科技档案管理更现代化，对科技档案的开发利用、促进科技进步都具有十分重要的意义和影响。

2.2科技档案信息化建设有利于科技档案的现代化管理

要想优化档案管理及更便捷开发利用科技档案信息，就必须建设科技档案的信息化。纸质的科技档案经过反复查阅后，难免会产生一定程度的损坏，如果档案管理不到位，借阅者又没有遵守档案查询制度，则会导致档案损坏或丢失等情况，这样极大的困扰着档案的管理。而运用数字化设备、安全管理、系统管理软件等现代化技术，能够很好的保证科技档案的完整性，从而提高科技档案的管理水平和服务质量。科技档案信息化使得信息的利用更有时效性。在人工查询档案的模式中，会产生大量互不相连且不完整的信息，而数字化处理后的信息可直接集成为大型数据库，或按需转入不同的信息系统进行整合，就可对信息二次加工，科技信息得以深度挖掘利用，使得科技档案信息更具有时效性。

2.3科技档案信息化建设是科研成果转化的需求

科技档案是科技水平和生产能力的真实记录和反映，充分利用科技档案信息资源，有利于科研人员掌握信息，准确把握目前科研的进展，从而指导科研活动、解决问题，可以避免科研和生产发生低水平重复，降低成本、提高效率。科技档案信息化最终目的在于利用档案信息，所以档案信息数字化、网络化之后便形成资源共享体系，有利于提高科技档案的使用价值，提高科技成果转化率和产业化率，具有十分重要的意义。

3江西省科技档案信息化建设的步骤

2014年启动的《江西省电子科技档案管理系统》项目，目前已完成调研、立项以及组织实施工作。江西省科技厅引进了清华紫光的档案管理系统，按照单位档案的实际情况和具体要求，对管理系统进行了更新与改进，力求建立一个覆盖全厅的档案信息管理平台。这个平台实现了系统内集中统一的档案业务，使得各处室档案业务规范、数据格式统一、信息展示统一，系统内档案信息资源能够安全存储和共享利用，使得档案管理工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度的自动化、档案信息访问权限得到安全控制、档案利用方式更加方便简单。该系统建设的具体步骤如下：

3.1制定科技档案的管理制度

对于科技档案管理而言，档案的保密工作非常重要，不健全的管理制度会造成档案管理工作难度加大，工作难以有效推进，且不能做到有规可依，所以必须重视科技档案管理的法律法规及管理制度的制定。首先是制定好科技档案的管理制度。江西省科技厅目前制定了关于科技档案管理的各项制度，包括档案管理工作的保密制度、移交档案制度、档案管理、借阅制度、人员管理制度及档案到期销毁制度等；并根据具体情况拟定具体的管理制度，如按相关规定设定期限，制定好档案归档及防火防盗等各种相关要求。其次是制定好科技档案信息化标准。信息化资源归档、使用都需要制定出一套完整的规定规范，从而达到科技档案的完整化、规范化，检索利用便捷化的目标。目前，档案信息化标准规范主要包括档案管理规范、业务规范以及技术规范。

3.2做好科技档案的信息收集整理应采取各种策略

做好科技档案信息收集整理工作，以提升档案的完整度。为了做好科技档案信息收集整理工作，首先，提高对科技档案信息收集整理工作的重视度，领导和档案管理部门都要有正确认识，深刻认识到档案收集整理工作的重要性。在实际工作中，通过宣传，厅领导高度重视科技档案的管理，专门向科技厅各处室发文，要求各处室的科技档案归拢统一管理。其次，加大科技档案信息收集整理的宣传力度，不能只是停留在基本的档案管理工作中，还要到技术部门及管理科技的部门宣传科技档案信息收集整理的重要性。同时要向科技人员传授如何保留档案、存储哪些档案等知识，使科技人员建立档案意识，在科技人员的配合下，科技档案收集就更具完整性。第三，在科技档案信息收集整理工作之前档案管理人员就要提前介入。目前的科技档案收集整理是在科研生产活动结束后才将相关的科技资料交给科技厅各处室进行暂时归档，然后再移交到档案部门。但是，如果档案管理人员与生产部门合作共同制定科技档案的收集整理的范围，积极参与科技产品的生产、鉴定成果、成果验收等重要环节，全程控制科技档案，就能确保科技资料收集的及时性、完整性、提高科技档案的利用率。

3.3档案信息化建设

目前，江西省科技档案信息化建设主要包括五方面内容：基础设施、档案资源、应用系统、标准规范和人才队伍的建设。

（1）基础设施建设。即科技档案信息化系统设备，包括档案书库、计算机、扫描仪、存储设备以及网络等，目前所有基本设备已到位，可以保证科技厅科技档案信息化建设的正常运行。

（2）档案资源建设。其是档案信息化系统建设的核心，主要是将纸质的科技档案数字化、将电子文件收录。档案资源需要日积月累，这是一项长期的工作。目前该项目进展顺利，已完成了文书档案、科技成果档案等一期档案数字化加工。

（3）应用系统建设。主要是对管理和利用科技档案信息的建设，以及信息安全管理的建设。利用该管理系统，可以进行档案网络化查询、检索及档案内容的浏览，使档案管理员能够进行现代档案管理，并通过网络实现各业务流程的集成和信息资源共享，将体现出档案信息化建设的成效。目前系统已通过初步测试，并进行了档案系统信息安全管理，即档案数字化前档案鉴定把关、档案数字化加工过程中的安全管理、各单位数字化档案移交的安全管理以用及档案数据库的安全管理工作。系统建立了一系列安全保护措施，包括数据库日常维护与备份管理制度、数据库加密、存取控制、备份恢复与数据库审计日志等。

（4）标准规范建设。即制订实施统一的标准、规范，使各部门的科技档案信息化建设工作遵循统一的技术规范要求，可实现所有部门的信息相互有机衔接和科技档案信息的相互共享。规范的建设是对电子文件的形成、标识、归档、查询以及网上传输和管理等方面制定出档案标准和规范，并且用规范来指导档案系统的建设与实施。（5）人才队伍建设。人才在科技档案信息化建设中也是十分关键的。在系统建设和使用中需要档案专业管理人才和计算机专业人才，而且更加需要既懂档案管理，又熟悉计算机技术，同时还对科技专业有一定了解的复合型人才。

4加强科技档案信息化管理的措施

4.1提高科研人员保存档案的意识

科研人员在科研项目的研究过程中要注意积累资料，才能确保科技档案的完整准确，并按照档案归档制度来要求，使在科研人员手中的档案及时归档。这就要求档案的上级管理部门及档案管理员积极宣传教育，并制定档案相关制度，加强科研人员的档案意识。

4.2加强科技档案资源的开发

利用充分利用已有的《科技档案信息化管理系统》为领导、为科研人员提供更高层次的档案信息资源，以此来满足科技人员对科技档案信息的需求，提高档案信息的质量。也可以对档案资源进行二次开发，或开展科技档案的编研、专题项目等工作，拓宽科技档案信息服务领域。还可以根据科技人员的特殊需求，主动的提供科技档案信息服务，或利用本管理系统做个性化服务，为成果的推广、应用提供快捷方便的信息服务。

4.3加强安全保密及知识产权的保护

实现档案资源检索的便捷化、公开化，使档案资源得到最大利用率，是我们科技档案信息化建设的目标之一。而实现这种科技档案信息的“高度共享”并不是让档案资源可以任意公开和调用，还必须要做好安全保密、知识产权保护方面的工作。江西省科技厅在科技档案信息化建设工作中对档案的安保方面作了重点研究，主要从三个方面作了改进：第一，加强科技档案队伍建设。科学制定档案负责人及工作人员的岗位职责，明确工作要求。加强各单位兼职档案员培训，提高管理技能，树立责任意识。第二，加强科技档案信息标准化的建设。档案管理部门要与其他部门协商，制订出科学统一的标准，对质量、规格、工作程序等严格规范。第三，规范科技档案管理程序和完善管理制度。做好档案收集、立卷整理和移交归档、科学编目分类保管、科技档案的开发利用和科技档案的鉴定与销毁等规范程序。建立档案借阅利用制度、科技档案信息备份管理制度和加强网络管理、科学制定档案接收、整理、修改、补充、鉴定、销毁、统计制度。

4.4加强高素质复合型人才队伍的培养

在科技档案信息化建设工作中，人才培养是十分重要的工作，也是长期的工作。不断加强档案人才的培养，进一步提高服务水平是十分必要的。因此，必须多种形式进行培训：

（1）岗位培训。加强现职档案人员的信息化知识专门培训工作，重点突出网络技术、数字化技术、信息管理技术和科技档案信息化需求等知识的培训；使管理人员掌握必要的管理技术信息，拓宽他们的知识面，提高专业技能和水平，才能适应科技档案信息化管理。

（2）专项培训。通过改善知识结构，弥补管理人员专业上的不足，让档案管理人员掌握档案信息化工作的业务知识和技术，同时还要积极追踪当前关于档案信息化发展的最前沿科技信息，启发管理人员的创造力，增加竞争力。

（3）积极开展多形式的工作交流，大力推广学习科技档案信息化建设的成功经验和做法。

（4）积极引进人才，并提供人才培养的良好条件，努力打造一个适于档案人才生存与发展的环境。

5结束语

科技档案的信息化可以促使科技信息进行最大范围的整合与共享，在完善档案信息化建设的标准与规范、保证信息安全性的基础上，使档案资源共享达到最大化，从而促进科技进步与发展。作为管理科技档案的人员，一定要有创新进取意识，把建设科技档案信息化，实现科技档案数字化、网络化，提升科技档案管理工作效率，使科技档案达到最大利用价值，当成自已应有的职责。

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作者：陈云香 单位：江西省科学技术情报研究所